Smart Office

Θέματα

Themes

Μορφοποιώντας το κείμενό μας, τις επικεφαλίδες, τις λίστες και άλλα στοιχεία του εγγράφου μας μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρο και κουραστικό. Με τόσες επιλογές που έχουμε να κάνουμε όπως τύπο τον γραμματοσειράς, χρώματα και διάφορα γραφικά στοιχεία ώστε να παρουσιάσουμε το έγγραφό μας με την καλύτερη δυνατή μορφή μπορεί να μας φαίνεται εξουθενωτικό.

Για αυτό και πολλοί χρήστες αρκούνται σε γραμματοσειρά τύπου Times New Roman και επικεφαλίδες με γραμματοσειρά τύπου Arial, για να είναι σίγουροι τι κάνουν. Ευτυχώς που το Word μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη συνολική εικόνα ενός εγγράφου εφαρμόζοντας ένα από τα Θέματα (Themes) που διαθέτει.

Θέμα (Themes) ονομάζεται μια ενιαία εμφάνιση στην οποία περιέχονται στυλ επικεφαλίδων, στυλ κειμένου μορφοποιημένα με εφέ γραμματοσειρών, λίστες με ειδικά σχεδιασμένους χαρακτήρες κουκκίδων, χρώματα φόντου, εφέ γεμίσματος και εικόνες.

Διαφορά Θέμα και Προτύπων

Difference Between Themes And Templates

Το Θέμα (Themes) αφορά  την εμφάνιση και το στυλ του εγγράφου, ενώ τα Πρότυπα (Templates) αφορά τα περιεχόμενα του εγγράφου. Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχει αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Στο επόμενο post μου θα περιγράψω πώς μπορούμε να κατεβάσουμε και να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο (Template).

Για να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) στο έγγραφό μας, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Θέματα (Themes) να επιλέξουμε το βέλος κάτω από την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από κάθε θέμα χωρίς να κάνουμε κλικ στο ποντίκι μας. Έτσι έχουμε μία προεπισκόπηση στο έγγραφο το πώς θα εμφανίζεται ανάλογα με το κάθε θέμα που επιλέγουμε. Όταν αποφασίσουμε για το θέμα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε απλώς κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

Όταν διαλέγουμε ένα θέμα, εφαρμόζουμε χρώμα, γραμματοσειρά, και εφέ στα στοιχεία του εγγράφου μας.

Τα Θέματα (Themes) αποτελούνται από τρία τμήματα:

• Χρώμα (Color): Το κάθε Θέμα (Theme) εφαρμόζει ένα σετ από χρώματα σε συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου. Διάφορα χρώματα εφαρμόζονται για τα Στυλ Επικεφαλίδων και άλλα για υπερσυνδέσμους.
• Γραμματοσειρές (Fonts): Κάθε θέμα χρησιμοποιεί μία ή δύο γραμματοσειρές για το κυρίως κείμενο και για τις επικεφαλίδες.
• Εφέ (Graphical Effects): Διάφορα εφέ εφαρμόζονται στα διάφορα γραφικά και στα στοιχεία σχεδίασης του εγγράφου μας.

Θέματα (Themes) μπορούμε να εφαρμόσουμε και στα προγράμματα των Υπολογιστικών Φύλλων (Excel) ενεργοποιώντας το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και στο PowerPoint ενεργοποιώντας το tab Σχεδίαση (Design).

Παρακάτω αναφέρονται μερικά παραδείγματα που μορφοποιούνται όταν διαλέγουμε ένα θέμα:

• Κυρίως κείμενο: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα
• Επικεφαλίδες: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα
• Πίνακες: Γραμματοσειρά , περιγράμματα και στυλ γραμμών, και χρώμα.
• Γραφήματα: Γραμματοσειρά, περίγραμμα, γραμμές, στυλ γραφικών του γραφήματος, και χρώμα.
• Εικόνα: Χρώμα περιγράμματος
• Smart Art: Γραμματοσειρά, χρώμα γραφικού
• Clip Art: Περίγραμμα και χρώμα περιγράμματος.
• WordArt: Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς, αλλά το στυλ παραμένει το ίδιο.

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού των Θεμάτων (Themes) βρίσκονται οι ακόλουθες εντολές:

Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο (Reset To Theme From Template):

Επιλέγοντας την εντολή αυτή το έγγραφό μας επανέρχεται στην μορφή την οποία είχαμε μορφοποιήσει αρχικώς.

Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes):

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

Επιλέγοντάς την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Θέματος ή Εγγράφου Με Θέμα (Choose Theme Or Themed Document) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε το Θέμα που έχουμε αποθηκεύσει ή δημιουργήσει και αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας. Το επιλέγουμε και απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme):

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme). Εάν έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε σαν Θέμα (Theme) μπορούμε επιλέγοντάς την αντίστοιχη εντολή να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση.

Επιλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme) με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο των θεμάτων. Πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το Θέμα (Theme) μας και πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save).

Παρατηρούμε ότι η επέκταση του αρχείου είναι .thmx που αντιστοιχεί σε Θέμα του Office (Office Theme).

Για να εφαρμόσουμε το Θέμα (Theme) που μόλις έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Θέματα (Themes) και να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Προσαρμοσμένες (Custom) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που περιγράφει πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) σε ένα έγγραφο του Word.

Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below.

Πώς Να Εισάγουμε Ένα Υδατογράφημα Σε Ένα Έγγραφο

How To Insert A Watermark In A Word Document

Τι είναι όμως ένα Υδατογράφημα (Watermark);

Είναι κείμενο ή μία εικόνα που εμφανίζεται πίσω από το κείμενο του εγγράφου σε αχνή μορφή. Με το Υδατογράφημα (Watermark) μπορούμε να επισημάνουμε ένα έγγραφο ως Εμπιστευτικό, Πρόχειρο και άλλα πολλά. Για να μπορέσουμε να δούμε το Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να είμαστε σε προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).

Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Φόντο Σελίδας (Page Background) να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα προσχεδιασμένα υδατογραφήματα διαθέσιμα, όπως Εμπιστευτικό (Confidential), Πρόχειρο (Draft). Αφού επιλέξουμε ένα αυτά, θα εμφανιστεί αμέσως στο έγγραφό μας, το οποίο θα μπορούμε να το δούμε στην προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).

Στο κάτω μέρος του μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Υδατογράφημα (Watermark).

Αφού επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark). Εφόσον δεν έχουμε ορίσει κάποιο Υδατογράφημα (Watermark) στο έγγραφό μας η επιλογή Χωρίς Υδατογράφημα (No Watermark) είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλουμε να ορίσουμε μία εικόνα ως Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Εικόνας (Picture Watermark). Αμέσως ενεργοποιείτε το κουμπί Επιλογή Εικόνας (Select Picture) το οποίο επιλέγουμε για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου επιλέγουμε την εικόνα που θέλουμε. Ακριβώς από κάτω υπάρχει η επιλογή Κλίμακα (Scale) όπου μπορούμε να ορίσουμε την κλίμακα της εικόνας που θα εισάγουμε ως Υδατογράφημα (Watermark). Στα δεξιά υπάρχει η εντολή Ξεθώριασμα (Washout) όπου επιλέγουμε εάν η εικόνα θα εμφανίζεται ως αχνή ή όχι.

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Για να ορίσουμε κείμενο ως Υδατογράφημα (Watermark) από το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Κειμένου (Text Watermark).

Αφού το ενεργοποιήσουμε έχουμε τις εξής επιλογές:

• Κείμενο (Text): Μπορούμε ενεργοποιώντας το πτυσσόμενο μενού στα δεξιά να επιλέξουμε κάποιο κείμενο ήδη καταχωρημένο ή να καταχωρίσουμε δικό μας κείμενο.
• Γραμματοσειρά (Font): Επιλέγουμε τον τύπο της γραμματοσειράς για το υδατογράφημά μας.
• Μέγεθος (Size): Ορίζουμε το μέγεθος του κειμένου για το υδατογράφημά μας.
• Χρώμα (Color): Ορίζουμε το χρώμα του κειμένου για το υδατογράφημά μας
• Διάταξη (Layout): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Διαγώνια (Diagonal) ή Οριζοντίως (Horizontal).
• Ημιδιαφανές (Semitransparent): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Ημιδιαφανές (Semitransparent) ή όχι.

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και αφού είμαστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Υδατογράφημα (Watermark) έχουμε επίσης τις εξής επιλογές:

Περισσότερα Υδατογραφήματα από το Office.com (More Watermarks from Office.com): Για τους χρήστες του Office 2010 υπάρχει αυτή η επιλογή, όπου επιλέγοντας την εντολή αυτή μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού Office.com, όπου μπορούμε να επιλέξουμε διαθέσιμα υδατογραφήματα για να χρησιμοποιήσουμε.

Κατάργηση Υδατογραφήματος (Remove Watermark): Επιλέγοντας την εντολή αυτή αφαιρούμε το Υδατογράφημα (Watermark) από το έγγραφό μας.

Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Υδατογραφημάτων (Save Selection To Watermark Gallery): Εάν επιλέξουμε κείμενο ή εικόνα στο έγγραφό μας, χρησιμοποιώντας την εντολή αυτή μπορούμε να αποθηκεύσουμε την επιλογή μας ως Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου πληκτρολογούμε το όνομα του υδατογραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) το οποίο έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) και από το πτυσσόμενο μενού να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Γενικά (General) και να το επιλέξουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με την εισαγωγή Υδατογραφήματος (Watermark) σε ένα έγγραφο του Word.

Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below:

Πώς Να Αλλάξουμε Την Ανάλυση Εικόνας Σε Προγράμματα Του Office

How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs

Όλοι γνωρίζουμε ότι όταν εισάγουμε εικόνες, φωτογραφίες (υψηλής ανάλυσης) στα έγγραφα, στις παρουσιάσεις, έχει σαν αποτέλεσμα το μέγεθος του αρχείου να αυξηθεί σημαντικά. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να αλλάξουμε την ανάλυση των εικόνων έτσι ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς γίνεται αυτή η διαδικασία στο PowerPoint. Η ίδια διαδικασία γίνεται και εάν η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο Word και στο Excel. Το post αυτό έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 2010.

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα την οποία θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυσή της κάνοντας ένα κλικ πάνω της όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι λαβές αλλαγή μεγέθους φανερώνουν ότι η εικόνα είναι επιλεγμένη.

Εφόσον επιλεγεί η εικόνα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), και έπειτα από το tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προσαρμογή (Adjust) επιλέγουμε την εντολή Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures).

Κάτω από την περιοχή που αναγράφει Επιλογές Συμπίεσης (Compression Options), εάν θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυση μόνο για την επιλεγμένη εικόνα, η εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture) θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλουμε να συμπιέσουμε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture).

Κάτω από την περιοχή Προορισμός Εκτύπωσης (Target Output), μπορούμε να επιλέξουμε την ανάλυση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:

• Εκτύπωση (Print) - (220ppi): Εξαιρετική ποιότητα στους περισσότερους εκτυπωτές και οθόνες.
• Οθόνη (Screen) - (150ppi): Καλή για ιστοσελίδες και συσκευές προβολείς.
• Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-mail) - (96ppi): Ελαχιστοποίηση του μεγέθους εγγράφου για κοινή χρήση.
• Χρήση Ανάλυσης Εγγράφου (Use Document Resolution): Εξορισμού το PowerPoint καθορίζει την ανάλυση των εικόνων στα 220 dpi. Εάν οι εισαγμένες εικόνες μας έχουν μικρότερη ανάλυση, τότε αυτή η ανάλυση θα είναι ότι πρέπει.

(ppi): Pixels per inch or pixel density

Όποιες ρυθμίσεις και να κάνουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας.  Αυτό είναι, οι εικόνες μας έχουν συμπιεστεί.  Στο παρακάτω video  και στο τέλος του, μπορείτε να δείτε την διαφορά μεγέθους δύο αρχείων (στο ένα δεν έχουν συμπιεστεί οι εικόνες ενώ στο άλλο έχουν συμπιεστεί).

Πολλές φορές όταν επιλέγουμε μία εικόνα, αντί να εμφανίζεται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools) εμφανίζεται το tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) ή το tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools). Ο λόγος είναι ότι η εικόνα δεν αντιμετωπίζεται ως εικόνα, αλλά ως έναν τύπο σχεδίου, όπως ένα ενσωματωμένο αντικείμενο όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να αλλάξουμε την ανάλυση μιας εικόνας στο PowerPoint.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address.

http://officesmart.wordpress.com/2012/05/08/how-to-change-the-resolution-of-a-picture-in-office-programs/

Πώς Να Απενεργοποιήσουμε Την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου

How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint

Στο PowerPoint όταν καταχωρούμε κείμενο σε θέσεις αντικειμένου, το κείμενο αυτόματα συρρικνώνεται έτσι ώστε να χωράει στο πλαίσιο ελέγχου αντικειμένου. Η Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit) συρρικνώνει το κείμενο καθώς το πληκτρολογούμε, όπου έχει ως αποτέλεσμα η γραμματοσειρά να είναι πολύ μικρή για να μπορεί να τη δει το κοινό. Αρκετοί άνθρωποι βρίσκουν αυτό το χαρακτηριστικό ενοχλητικό και εκνευριστικό. Το πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτή τη λειτουργία θα περιγραφεί παρακάτω:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το Κουμπί του Office για τους χρήστες του PowerPoint 2007 και για τους χρήστες του PowerPoint 2010 θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File).

Χρήστες του 2007: Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από το κάτω αριστερό μέρος.

Χρήστες του 2010: Αφού περάσουμε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού.

Όποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) εμφανίζεται όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) και έπειτα από τα δεξιά του παραθύρου επιλέγουμε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options),

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση ( AutoCorrect), όπου επιλέγουμε την καρτέλα Αυτόματη Μορφοποίηση Κατά Την Πληκτρολόγηση (AutoFormat As You Type), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εφαρμογή Κατά Την Πληκτρολόγηση (Apply As You Type), απενεργοποιούμε τα σημάδια ελέγχου αριστερά των εντολών Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Title Text To Placeholder) και Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Body Text To Placeholder) εάν θέλουμε να τα απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) και για τον τίτλο και για το σώμα κειμένου.

Αφού το απενεργοποιήσουμε, πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε σε μία θέση αντικειμένου το κείμενό μας, το κείμενο δεν θα συρρικνώνεται αυτόματα για να χωρέσει στο πλαίσιο, αλλά θα πρέπει εμείς να μειώνουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς εάν αυτό είναι απαραίτητο.

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) στο PowerPoint.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/05/03/how-to-disable-auto-resize-of-fonts-in-powerpoint/

Παράθυρο Επιλογής Και Αναγνωσιμότητας

Selection And Visibility Pane

Στο PowerPoint υπάρχει το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And  Visibility), που ελέγχει όλα τα περιεχόμενα (σχήματα, αντικείμενα, πλαίσια κειμένου) σε μία διαφάνεια.  Μερικές φορές όταν αυτά τα περιεχόμενα επικαλύπτουν το ένα το άλλο, είναι πολύ δύσκολη η επιλογή του καθενός από αυτά.

Για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), να επιλέξουμε το βέλος δεξιά της εντολής Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Άλλος τρόπος για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), είναι να διαλέξουμε ένα αντικείμενο μέσα στην διαφάνεια.  Αμέσως ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), όπου στο tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Οποιονδήποτε τρόπο και να διαλέξουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης.  Στην περιοχή του παραθύρου Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection and Visibility), βρίσκεται η περιοχή που αναγράφει Σχήματα Σε Αυτήν Τη Διαφάνεια (Shapes On This Slide), εμφανίζονται όλα τα περιεχόμενα της τρέχουσας διαφάνειας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Με την επιλογή ενός στοιχείου από το παράθυρο εργασιών, το αντίστοιχο στοιχείο επιλέγεται και μέσα στη διαφάνεια.  Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει 6 – Γελαστό Πρόσωπο από το παράθυρο εργασιών και αμέσως έχει επιλεγεί το αντίστοιχο στοιχείο μέσα στη διαφάνεια όπως μπορούμε να δούμε.

Για να μετονομάσουμε ένα στοιχείο από το παράθυρο εργασιών, απλώς επιλέγουμε το όνομα του στοιχείου και με ένα διπλό κλικ πάνω στο πλαίσιο ονόματος με το ποντίκι μας μπορούμε να το επεξεργαστούμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Εάν θέλουμε να κρύψουμε ένα στοιχείο από τη διαφάνεια και όχι να το διαγράψουμε, στα δεξιά του ονόματος του στοιχείου στο παράθυρο εργασιών, μπορούμε να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο εικονίδιο του ματιού που εμφανίζεται.  Αμέσως το συγκεκριμένο στοιχείο κρύβεται από την διαφάνεια, και το μάτι στο παράθυρο εργασιών δεν εμφανίζεται.  Με την ίδια διαδικασία ενεργοποιούμε την εμφάνιση του στοιχείου.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχουν τα εξής κουμπιά:

Εμφάνιση Όλων (Show All): Με την επιλογή αυτής της εντολής όλα τα στοιχεία που ήταν κρυμμένα στην διαφάνεια ξανά-εμφανίζονται.

Απόκρυψη Όλων (Hide All): Με την επιλογή αυτής της εντολής κρύβουμε όλα τα στοιχεία στη διαφάνεια.

Κουμπιά Αναδιάταξης (Re-order Buttons): Επιλέγοντας το πάνω ή κάτω βέλος, όταν έχουμε επιλέξει ένα στοιχείο στη διαφάνεια, αναδιοργανώνουμε τη σειρά εμφάνισης του στοιχείου σε σχέση με κάποιο άλλο στοιχείο.  Η σειρά εμφάνισης ενός στοιχείου έχει νόημα όταν κάποιο στοιχείο υπερκαλύπτει κάποιο άλλο, όπου σε αυτήν την περίπτωση αποφασίζουμε ποιό στοιχείο θα είναι μπροστά και ποιό πίσω.  Τα κουμπιά της αναδιάταξης είναι χρήσιμα στο PowerPoint όταν θέλουμε να αναδιοργανώσουμε την σειρά εμφάνισης στοιχείων σε μία παρουσίαση.

Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει το παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane) δίπλα στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility).  Εδώ μπορούμε να δούμε τις ίδιες ονομασίες στα στοιχεία που είχαμε μετονομάσει στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) να ισχύουν και στο παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane).

Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Word, εμφανίζεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).

Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Excel, εμφανίζεται στο tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility).

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/04/27/selection-and-visibility-pane-2/

Πώς να Εξάγουμε και Να Εισάγουμε Όλες Τις Προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης

Backup and Restore Your Office 2010 Ribbon And Quick Access Toolbar

Όπως όλοι γνωρίζουμε στο Microsoft Office 2010, μπορούμε να προσαρμόσουμε την Κορδέλα και την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Μπορούμε να δημιουργήσουμε το δικό μας tab με όλες τις εντολές που χρησιμοποιούμε συχνά, και μπορούμε να προσθέσουμε εντολές που χρησιμοποιούμε πιο συχνά στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Δεν είναι κρίμα που θα πρέπει να τις προσαρμόσουμε ξανά και ξανά, εάν χρησιμοποιούμε κάποιον καινούργιο υπολογιστή ή φορητό.

Ευτυχώς, ότι προσαρμογές έχουμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, μπορούμε να τις αποθηκεύσουμε σε ένα αρχείο, και να τις εισάγουμε στο Office 2010 σε άλλον υπολογιστή.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το κάνουμε. Να γνωρίζετε ότι μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για μόνο ένα πρόγραμμα του Office. Για παράδειγμα, παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για το πρόγραμμα του Excel. Τα ίδια ακριβώς βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουμε και για τα άλλα προγράμματα του Office.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), για να περάσουμε σε προβολή backstage. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το κάτω αριστερό μέρος όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize Ribbon), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Όποια κατηγορία και εάν διαλέξουμε οι προσαρμογές που έχουμε κάνει και για την Κορδέλα και για την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης θα εξαχθούν.

Στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου Προσαρμογή Κορδέλας (Customize Ribbon), βρίσκεται η περιοχή Προσαρμογές (Customizations). Επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών (Export All Customizations) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Αρχείου (File Save), όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο μέρος που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο, και τότε να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα. Τέλος, πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα την επέκταση του αρχείου που είναι .exportedUI (user interface).

Αυτό ήταν, έχουμε εξάγει επιτυχώς τις προσαρμόσεις που είχαμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Τώρα μπορούμε να την εισάγουμε σε κάποιον άλλο υπολογιστή.

Για να εισάγουμε την προσαρμογή της Κορδέλας και της Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα με πιο πάνω.

Να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), από την προβολή backstage να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) να επιλέξουμε την κατηγορία Προσαρμογή Κορδέλας ή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και στο κάτω μέρος να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών (Import Customization File) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Αρχείου (File Open) εμφανίζεται όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε και να εντοπίσουμε το αρχείο, και τότε να επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

Αφού επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open), εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου, όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να αντικαταστήσουμε τις ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης  - Αντικατάσταση Όλων Των Υπάρχοντων Προσαρμογών Της Κορδέλας Και Της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Για Αυτό Το Πρόγραμμα; (Replace All Existing Ribbon And Quick Access Toolbar Customizations For This Program). Επιλέγουμε Ναι (Yes) για να ολοκληρωθεί η εισαγωγή.

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options).

Να έχουμε υπόψη, όταν εισάγουμε ένα προσαρμοσμένο αρχείο για την Κορδέλα και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, όλες οι ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις θα χαθούν.

Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και για τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, που δείχνει τα βήματα για το πώς μπορούμε να Εισάγουμε/Εξάγουμε όλες τις προσαρμογές της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Office 2010 “Getting Started” Προφύλαξη Οθόνης

Office 2010 “Getting Started” Screensaver

Δεν γνωρίζουμε αρκετά πράγματα για το Office 2010 ακόμα; Προσπαθούμε να το μάθουμε ψάχνοντας για συμβουλές και οδηγίες στο διαδίκτυο;

Η λύση βρίσκεται ακριβώς μπροστά στην οθόνη μας. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κατεβάσουμε το Office 2010 “Getting Started” Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης). Τι κάνει; Αυτός ο δωρεάν Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης) κατεβάζει σύντομες συμβουλές χρονικής διάρκειας 60 – 90 δευτερολέπτων από το Office.com, και τα εμφανίζει όταν δεν χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας. Με αυτόν τον τρόπο παίρνουμε συμβουλές για τη χρήση του Office 2010 ακόμα και όταν δεν δουλεύουμε στον υπολογιστή μας.

Επίσης, υποθέτουμε ότι μας αρέσει μία συγκεκριμένη συμβουλή, ένα απλό κλικ μας μεταφέρει στην τοποθεσία ιστού για να ξαναδούμε το video, όπως και παρόμοια video, όπως και να διαβάσουμε ένα άρθρο για να μάθουμε περισσότερα.

Κάντε ένα κλικ στο παρακάτω κουμπί για να κατεβάσετε το Office 2010 Getting Started Screensaver.

Αφού το κατεβάσουμε, εκτελούμε το ScreensaverSetup.exe για να ξεκινήσει η εγκατάσταση. Θα μας ζητηθεί να εγκαταστήσουμε το Microsoft .NET Framework 4.0, σε περίπτωση που δεν το έχουμε ήδη εγκατεστημένο. Απλώς πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση) για να συνεχίσουμε.

Αφού εγκατασταθεί το Microsoft .NET Framework 4.0, μας ζητείτε να συμφωνήσουμε με τους Όρους Χρήσης (License Agreement), και έπειτα πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να εμφανιστεί ο Οδηγός Εγκατάστασης του Office 2010 Screensaver.

Τελείωσε, ο Office 2010 Screensaver έχει εγκατασταθεί.

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει στον Πίνακα Ελέγχου (Control Panel), την επόμενη φορά που δεν θα χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας και ξεκινήσει η Προφύλαξη Οθόνης (Screensaver), θα μας ενημερώνει με χρήσιμες συμβουλές όπως μπορείτε να παρακολουθήσετε στο παρακάτω video.

Εάν θέλουμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις για το Office Screensaver, θα πρέπει να μεταφερθούμε στον Πίνακα Ελέγχου (Control) και από την κατηγορία Εμφάνιση (Appearance), Οθόνη (Screen) να επιλέξουμε Αλλαγή Προφύλαξης Οθόνης (Change Screensaver).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προφύλαξης Οθόνης (Screen Saver Settings) όπου πατάμε στο κουμπί Ρυθμίσεις (Settigns), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Οι επιλογές για το Office 2010 Screensaver εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα, όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τις Ρυθμίσεις Ειδοποιήσεων (Notification Settings) και την Διαφάνεια (Transparency) που θα έχουν οι ειδοποιήσεις της επιφάνειας εργασίας.

Πώς δουλεύει; Έχουν κωδικοποιήσει τη προφύλαξη οθόνης έτσι ώστε να τραβάει video από μία τροφοδοσία RSS. Με αυτόν τον τρόπο οι συμβουλές είναι πάντα φρέσκιες.

Όταν επιστρέψουμε στον υπολογιστή μας και παρακάμψουμε την προφύλαξη οθόνης, μία μικρή αναδυόμενη συμβουλή εμφανίζεται στην οθόνη μας, ενημερώνοντάς μας ότι μπορούμε να κάνουμε κλικ πάνω της για να μάθουμε περισσότερα, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Πώς Μπορείτε Να Βρείτε Εντολές Του Office 2003 Στο Office 2007 Και Office 2010

How To Find Office 2003 Commands In Office 2007 And 2010

Ακόμα ψάχνετε για εντολές στο Office 2007 και 2010; Είστε καινούργιοι στην κορδέλα του Office 2007 και 2010; Νοσταλγείτε τα μενού στο Office2003, και δεν γνωρίζετε τα κατατόπια με τις καινούργιες εκδόσεις;

Μην ανησυχείτε!!! Η Microsoft έχει δημιουργήσει έναν οδηγό για το Office 2007 και 2010. Αυτός ο οδηγός βοηθάει τους χρήστες να εξοικειωθούν με την κορδέλα. Είναι πολύ απλό στη χρήση του. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ξεκινήσουμε την εφαρμογή που θέλουμε να εξασκηθούμε, και τότε να επιλέξουμε μία εντολή από το παλιό Office. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, δείχνοντάς μας πού μπορούμε να βρούμε την συγκεκριμένη εντολή στην νέα έκδοση του Office.

Για να ξεκινήσουμε την εξάσκηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τον παρακάτω σύνδεσμο:

http://office2010.microsoft.com/en-us/word-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-HA101794130.aspx?CTT=5&origin=HA010370239#_Toc256784678

Αφού έχει ενεργοποιηθεί ο σύνδεσμος μεταφερόμαστε στην ιστοσελίδα της Microsoft Office 2010. Πλοηγούμαστε μέσα στην σελίδα μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή που αναφέρει Use An Interactive Guide To Find My Commands. Κάτω από την περιοχή αυτή μπορούμε να ξεκινήσουμε τον οδηγό κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τα παρακάτω εικονίδια, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

Word-Excel-Outlook-PowerPoint-Project-Access-InfoPath-OneNote-Publisher-Visio

Για να δουλέψει ο οδηγός, θα πρέπει να εγκαταστήσουμε το Silverlight (μας το ζητάει εάν δεν το έχουμε εγκαταστήσει).

Αφού ξεκινήσει ο οδηγός για την εφαρμογή που είχαμε επιλέξει πατάμε στο κουμπί Start (Έναρξη), όπως εμφανίζεται και παρακάτω:

Αφού ξεκινήσει ο οδηγός, βλέπουμε το παλιό περιβάλλον του Word. Τότε επιλέγουμε μία εντολή την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε που βρίσκεται στο Word 2010, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, το οποίο αναφέρει που βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή στο Word 2010.

Αφού επιλέξουμε την εντολή, το περιβάλλον του Word 2010 εμφανίζεται, δείχνοντάς μας που ακριβώς βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Παρακάτω εμφανίζονται κάποια παραδείγματα από διάφορες εφαρμογές.

Excel 2003

Excel 2010

Outlook 2003

Outlook 2010

PowerPoint 2003

PowerPoint 2010

Πατώντας το κουμπί Try Another Command (Δοκίμασε Άλλη Εντολή), μπορούμε να επιστρέψουμε και να επιλέξουμε μία άλλη εντολή.

Έχουμε τη δυνατότητα να εγκαταστήσουμε τους οδηγούς στον υπολογιστή μας, έτσι ώστε να έχουμε πρόσβαση οποιαδήποτε στιγμή. Επιλέγουμε τον οδηγό που θέλουμε να εγκαταστήσουμε και από την πάνω δεξιά γωνία της οθόνης μας πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση).

Το παράθυρο διαλόγου Install Application (Εγκατάσταση Εφαρμογής)εμφανίζεται, όπου μας ζητάει να διαλέξουμε σε ποιο σημείο να εγκατασταθούν οι συντομεύσεις. Επιλέγουμε μία από τις δύο διαθέσιμες επιλογές και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Μπορούμε επίσης να κατεβάσουμε τα Office Reference Workbooks (Βιβλία Αναφοράς Του Office), όπου μας δείχνουν τον τρόπο πρόσβασης κάθε εντολής από το Office 2003 στο Office 2010.

Ακολουθήστε τον παρακάτω σύνδεσμο για να κατεβάσετε το Office Reference Workbook (Βιβλία Αναφοράς Του Office) που σας χρειάζεται.

http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CL101817133.aspx

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τον Βιβλίο Αναφοράς του Outlook, όπου μας δείχνει τις εντολές του Outlook 2003 και που βρίσκονται στο Outlook 2010.

Η Microsoft επίσης παρέχει και έναν οδηγό για τους χρήστες του Office 2007 στην παρακάτω διεύθυνση.

http://office.microsoft.com/en-us/training/guides-to-the-ribbon-use-office-2003-menus-to-learn-the-office-2007-user-interface-HA010229584.aspx

Στην παρακάτω εικόνα έχω ξεκινήσει τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που σας δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office Interactive Guide.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το video με όλα τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω εδώ.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/04/09/how-to-find-office-2003-commands-in-office-2007-and-2010/

Δημιουργία Σημειώσεων Από Το PowerPoint Στο Word

Create Handouts From PowerPoint In Word

Αρκετοί από εμάς πιστεύω πώς θέλουμε να γνωρίζουμε εάν υπήρχε ο τρόπος να εισάγουμε Διαφάνειες του PowerPoint σε ένα έγγραφο του Word. Η λύση είναι πολύ απλή και περιγράφεται παρακάτω:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να ανοίξουμε την Παρουσίαση του PowerPoint που θέλουμε να μετατρέψουμε σε έγγραφο του Word.

Για του χρήστες του PowerPoint 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί του Office στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται από αριστερά να επιλέξουμε την κατηγορία Δημοσίευση (Publish) κα έπειτα από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων Ακροατηρίου Στο Microsoft Word (Create Handouts in Microsoft Office Word).

Για τους χρήστες του PowerPoint 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων (Create Handouts).

Με οποιαδήποτε έκδοση διαθέτουμε το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Στο Microsoft Word (Send To Microsoft Office Word) εμφανίζεται όπου μπορούμε να επιλέξουμε τη διάταξη σελίδας στο Microsoft Office Word. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:

• Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides)
• Κενές Γραμμές Δίπλα Σε Διαφάνειες (Blank Lines Next To Slides)
• Σημειώσεις Κάτω Από Διαφάνειες (Notes Below Slides)
• Κενές Γραμμές Κάτω Από Διαφάνειες (Blank Lines Below Slides)
• Μόνο Διάρθρωση (Outline Only)

Στην περιοχή του παραθύρου διαλόγου Προσθήκη Διαφανειών Σε Έγγραφο Του Microsoft Office Word (Add Slides To Microsoft Word Document) έχουμε τις εξής δύο επιλογές:

Επικόλληση (Paste):

Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα, όπου είχα επιλέξει Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides). Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στις διαφάνειές μας στο PowerPoint, αυτές δεν ενημερώνονται στο έγγραφο του Word.

Επικόλληση Σύνδεσης (Past Link):

Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγοντας όμως Επικόλληση Σύνδεσης (Paste Link), μπορούμε να ενημερώσουμε τις διαφάνειες στο έγγραφο του Word με οποιαδήποτε αλλαγή κάναμε στο PowerPoint, κάνοντας ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας σε μία μικρογραφία διαφάνειας και επιλέγοντας από το μενού συντόμευσης την εντολή Ενημέρωση Σύνδεσης (Update Link) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Κάνοντας επίσης ένα δεξί κλικ σε μία μικρογραφία διαφάνειας στο Word, και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο: Συνδεδεμένο Διαφάνεια ( Linked Slide Object), όπου εμφανίζεται ένα νέο μενού που περιέχει τις εξής εντολές:

• Επεξεργασία Σύνδεσης (Edit Link): Εμφανίζεται το PowerPoint για να επεξεργαστούμε τις διαφάνειες.
• Άνοιγμα Σύνδεσης (Open Link): Ανοίγει το PowerPoint.
• Μετατροπή (Convert): Μπορούμε να μετατρέψουμε τη σύνδεση σε αντικείμενο.
• Συνδέσεις (Links):

Στην παρακάτω εικόνα έχει επιλεγεί η εντολή Συνδέσεις (Links) από το μενού συντόμευσης, όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις (Links). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που επιθυμούμε επιλέγοντας τις αντίστοιχες εντολές.

Επίσης εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε μία μικρογραφία διαφάνειας, αμέσως θα ξεκινήσει η εφαρμογή του PowerPoint όπου θα εμφανιστεί και πάλι η παρουσίαση έτοιμη για επεξεργασία.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video με τα βήματα που περιέγραψα εδώ:

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/04/02/create-handouts-from-powerpoint-in-word/

Συνάρτηση Αντιμετάθεσης Για Συνδεδεμένα Δεδομένα

Transpose Function with Linked Data

Όπως ανέφερα και σε προηγούμενο post, όταν επιλέγουμε να χρησιμοποιήσουμε την Αντιμετάθεση (Transpose) από τις Επιλογές Επικόλλησης (Paste Options), τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να Αντιμεταθέσουμε δεδομένα, έτσι ώστε όποιο δεδομένο αλλάξουμε στον πρώτο πίνακα, αμέσως το δεδομένο να αλλάξει και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση.

Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να μετρήσουμε τις Γραμμές (Rows) και τις Στήλες (Columns) του πίνακα τον οποίο θέλουμε να αντιμεταθέσουμε. Στο παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, η περιοχή του πίνακα είναι η A2:E9, όπου σημαίνει ότι αποτελείτε από 5 στήλες και 8 γραμμές.

Τώρα θα πρέπει να επιλέξουμε μία κενή περιοχή του φύλλου εργασίας με τις διαστάσεις του αρχικού πίνακα αντιμετατιθέμενες. Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξουμε μία περιοχή η οποία να αποτελείται από 8 στήλες και 5 γραμμές όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Τώρα στην πάνω αριστερή γωνία της επιλεγμένης περιοχής θα πρέπει να καταχωρίσουμε την συνάρτηση =TRANSPOSE(A2:E9), όπου A2:E9 είναι η διεύθυνση του πίνακα.

Αφού έχουμε καταχωρίσει την συνάρτηση, θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter (γνωστή ως Συνάρτηση Σειράς)

Τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί, και εάν παρατηρήσουμε στην γραμμή τύπων, θα δούμε την συνάρτησή μας να περικλείεται από αγκύλες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω υποδεικνύοντας ότι είναι Συνάρτηση Σειράς.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τα αντιμετατιθέμενα δεδομένα, και οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στον αρχικό μας πίνακα, θα εμφανιστούν αμέσως και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση. Δεν μπορούμε να κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στην αντιμετατιθεμένη έκδοση του πίνακα.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και σε video τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω εδώ

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/03/26/transpose-function-for-linked-data/

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

How To Use Paste Transpose

Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel.

Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο.

Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special).

Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Οποιονδήποτε τρόπο και να ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών.

Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω εδώ:

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/03/19/how-to-use-paste-transpose/

Ταυτόχρονη Μορφοποίηση Πολλαπλών Φύλλων Εργασίας

Format Multiple Sheets At The Same Time

Αρκετές φορές θέλουμε να μορφοποιήσουμε περισσότερα από ένα φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλα με την ίδια μορφή. Για παράδειγμα, θέλουμε να γεμίσουμε με χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) και στα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα. Επίσης, θέλουμε όταν θα καταχωρίσουμε δεδομένα στο κελί αυτά να εμφανίζονται με έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Δεν θα πρέπει λοιπόν, να κάνουμε τις όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε τόσες φορές όσα είναι και τα φύλλα εργασίας μας.

Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Κλικ (Ctrl+click) στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Από τη στιγμή που το κάνουμε, τα φύλλα εργασίας μας ομαδοποιούνται, και το χρώμα από τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας γίνεται άσπρο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εάν βρίσκουμε δύσκολη τη διαδικασία Ctrl+Κλικ (Ctrl+click), μπορούμε επίσης να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε ένα φύλλο εργασίας και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Όλων Των Φύλλων (Select All Sheets) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Αφού έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, οτιδήποτε κάνουμε σε ένα φύλλο εργασίας, αμέσως γίνεται και στα υπόλοιπα. Ακόμα και εάν καταχωρίσουμε δεδομένα σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας, το ίδιο δεδομένο θα εμφανιστεί στο ίδιο κελί και στα άλλα φύλλα εργασίας. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, θέλουμε να γεμίσουμε με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως επίσης και τα δεδομένα που θα καταχωρηθούν να έχουν έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Στην παρακάτω εικόνα έχω τακτοποιήσει και τα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας ώστε να εμφανίζονται οριζοντίως ταυτοχρόνως.

Καθώς έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, επιλέγω την Πρώτη Γραμμή (First Row) και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγω και την Πρώτη Στήλη (First Column). Έπειτα έχω επιλέξει το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Γραμματοσειρά (Font) επιλέγω την εντολή Χρώμα Γεμίσματος (Color Fill) και επιλέγω το χρώμα γεμίσματος που θέλω.

Στην παρακάτω εικόνα έχω κάνει όλες τις μορφοποιήσεις που ήθελα, όπως επίσης καταχώρισα το κείμενο January στο κελί Α1 του πρώτου φύλλου εργασίας, και αμέσως όλες οι μορφοποιήσεις και δεδομένα εμφανίζονται και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας.

Εφόσον έχουμε τελειώσει με την μορφοποίηση των ομαδοποιημένων φύλλων εργασίας, θα πρέπει να θυμηθούμε να κάνουμε κλικ πάνω στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας για να μην είναι πια ομαδοποιημένα, ή να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω τους και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων (Ungroup Sheets).

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και σε βίντεο τα βήματα ενεργοποιώντας τον σύνδεσμο εδώ.

Whover wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/03/13/format-multiple-sheets-at-the-same-time/

Αποθήκευση Χώρου Εργασίας

Save As Workspace

Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.

Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!

Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.

Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

Whovever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/03/07/save-as-workspace/

Custom Lists in Excel

Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel

Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας.

Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε;

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα.

Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List).

Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε:

Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω.

Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete).

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/excel-english/

How to Create Form Letters in Outlook

Πώς να Δημιουργήσουμε Φόρμες Επιστολών στο Outlook

Τι είναι όμως μία Φόρμα Επιστολών (Form Letter); Είναι ένα γράμμα με τυποποιημένο κείμενο που έχει εκτυπωθεί ξανά και ξανά, αλλά με ένα διαφορετικό όνομα και διεύθυνση εκτυπωμένο σε κάθε αντίγραφο.

Για να δημιουργήσουμε μία Φόρμα Επιστολής (Form Letter) στο Outlook θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και από το κάτω αριστερό μέρος της οθόνης μας να επιλέξουμε το εικονίδιο που αναγράφει Επαφές (Contacts), για να εμφανιστούν οι επαφές μας. Τότε από την περιοχή της κορδέλας που αναγράφει Ενέργειες (Actions) επιλέγουμε το κουμπί Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για τους χρήστες του Outlook 2010. Για τους χρήστες του Outlook 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το μενού Εργαλεία (Tools) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge). Οποιαδήποτε έκδοση χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts) εμφανίζεται.

Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts), από την περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Επιλογές Συγχώνευσης (Merge Options) και που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Φόρμα Επιστολών (Form Letters) από το πτυσσόμενο μενού. Αφού το επιλέξουμε θα δούμε να αναγράφεται Φόρμα Επιστολών (Form Letters) στην περιοχή αυτή.

Τώρα η επιλογή Συγχώνευση Σε (Merge To) βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά της επιλογής Τύπος Εγγράφου (Document Type), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία Εγγράφου (New Document) από το πτυσσόμενο μενού. Συνήθως εμφανίζεται αυτόματα εκεί, αλλά καλό είναι να το τσεκάρουμε.

Αφού έχουμε τελειώσει με όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου όπου μας ενημερώνει ότι υπάρχουν Λίστες Διανομής (Contact Groups) στις επαφές μας και οι οποίες δεν θα συμπεριληφθούν στη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Για να προχωρήσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Το Outlook εξάγει τις επαφές μας και μετά από λίγο ξεκινάει η εφαρμογή του Microsoft Word, εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. Εδώ θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο για την Φόρμα Επιστολής (Form Letter). Αφού τελειώσουμε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε τα Πεδία Συγχώνευσης (Insert Merge Fields) οπουδήποτε θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα από το Βιβλίο Διευθύνσεων του Outlook (Outlook Address Book) στη Φόρμα Επιστολές (Form Letter) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Οποιοσδήποτε θελήσει να διαβάσει για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) που έχω περιγράψει σε προηγούμενα Post, μπορεί να το κάνει στις ακόλουθες συνδέσεις:

Σύνδεση 1: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση της Κορδέλας

Σύνδεση 2: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/outlook-english/