Smart Office

How to Reduce The Size Of Picture Files Attached In Outlook

Πώς Να Μειώσουμε Το Μέγεθος Των Συνημμένων Εικόνων Στο Outlook

Πολλές φορές είμαστε έτοιμοι να στείλουμε το ηλεκτρονικό μας μήνυμα με συνημμένες εικόνες και συνειδητοποιούμε ότι το μέγεθος των εικόνων είναι πολύ μεγάλο για να σταλούν. Τι κάνουμε;

Αφού έχουμε εισάγει την εικόνα(ες) ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage. Αφού είμαστε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στα δεξιά της backstage προβολής εμφανίζεται στην περιοχή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments), η περιγραφή ότι μπορεί κάποιοι παραλήπτες να μην μπορέσουν να λάβουν αυτό το μήνυμα λόγω των συνημμένων εικόνων. Όπως επίσης ότι έχουμε τη δυνατότητα να μειώσουμε το μέγεθος για να βοηθήσουμε στην παράδοση του μηνύματος.

Όταν επιλέξουμε την εντολή να αλλάξουμε το μέγεθος μεγάλων εικόνων, όλες οι συνημμένες εικόνες μειώνονται σε μία μέγιστη ανάλυση των 1028 x768 pixel.

Ακριβώς κάτω από την περιγραφή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments) έχουμε τις εξής δύο επιλογές:

• Αλλαγή μεγέθους μεγάλων εικόνων όταν στέλνω αυτό το μήνυμα (Resize large images when I send this message)
• Να μην γίνεται αλλαγή μεγέθους εικόνων (Do not resize images)

Αφού επιλέξουμε την ρύθμιση που θέλουμε, ενεργοποιούμε το tab Μήνυμα (Message) για να επιστρέψουμε στο μήνυμα και αφού έχουμε ολοκληρώσει τη σύνταξη του μηνύματος πατάμε στο κουμπί Αποστολή (Send).

Για να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας εφόσον το έχουμε ενσωματώσει στο σώμα του μηνύματος η διαδικασία μείωσης μεγέθους της είναι διαφορετική και θα περιγραφεί σε επόμενο post μου.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/02/03/how-to-reduce-the-size-of-picture-files-attached-in-outlook/

How To Insert Page Breaks And Section Breaks

Πώς να Εισάγουμε Αλλαγές Σελίδων και Αλλαγές Ενοτήτων

Πολλές φορές καθώς έχουμε πληκτρολογήσει το έγγραφό μας, θέλουμε να ξεκινήσουμε μία καινούργια σελίδα για να συνεχίσουμε την πληκτρολόγηση. Πολλοί από εμάς για να δημιουργήσουμε μία νέα κενή σελίδα πατάμε το πλήκτρο Enter μέχρι που να εμφανιστεί μία νέα κενή σελίδα. Λάθος.

Για αυτό το Word μας παρέχει την δυνατότητα αλλαγών σελίδας καθώς και αλλαγών ενοτήτων. Τα χρησιμοποιούμε για να αλλάξουμε τη διάταξη του εγγράφου καθώς και τη μορφοποίηση του.

Για να δημιουργήσουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break), τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο τέλος της παραγράφου του εγγράφου μας και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο σημείο που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, είναι το σημείο όπου τελειώνει η σελίδα και ξεκινάει η επόμενη σελίδα.

Μία νέα κενή σελίδα έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας. Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl και Enter.

Η αλλαγή σελίδας στο έγγραφό μας εμφανίζεται όπως στην παρακάτω εικόνα:

Έχουμε και άλλες Αλλαγές (Breaks) που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στο έγγραφό μας. Για να εντοπίσουμε όλες τις υπόλοιπες Αλλαγές Σελίδας (Page Break) και Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγές (Breaks) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

Μόλις εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, βλέπουμε ότι και από μπορούμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως περιγράψαμε και παραπάνω. Επίσης μπορούμε να εισάγουμε τα εξής:

Αλλαγή Στήλης (Column Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας σε Στήλες (Columns), και θέλουμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Στήλης (Column Break) έτσι ώστε το κείμενο μετά την αλλαγή στήλης θα ξεκινήσει στην επόμενη στήλη.

Αναδίπλωση Κειμένου (Text Wrapping Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μία ιστοσελίδα με αντικείμενα, η εντολή Αλλαγή Αναδίπλωσης Κειμένου (Break Wrap Text) θα διαχωρίσει το κείμενο γύρω από το αντικείμενο, όπως για παράδειγμα το κείμενο μίας λεζάντας του αντικειμένου από το κυρίως κείμενο.

Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks):

Από το πτυσσόμενο μενού των Αλλαγών (Breaks) μπορούμε επίσης να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks). Μπορούμε να χωρίσουμε το έγγραφό μας σε κεφάλαια με τη χρήση των Αλλαγών Ενοτήτων (Section Breaks), όπως επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές Κεφαλίδες και Υποσέλιδα (Headers & Footers). Για να δούμε τι διαθέσιμες Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) έχουμε:

Επόμενη Σελίδα (Next Page): Είναι σημαντικό όταν δουλεύουμε με κεφαλίδες, υποσέλιδα και άλλες μορφοποιήσεις. Εισάγει αλλαγή ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page) , που σημαίνει ότι τελειώνει μία ενότητα του εγγράφου και ξεκινάει μία νέα ενότητα εισάγοντας μία νέα σελίδας. Χρήσιμη εντολή για διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα.

Συνεχόμενη (Continuous): Κάνει το ίδια με την Αλλαγή Ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page Section Break) αλλά δεν ξεκινάει την νέα ενότητα με την προσθήκη νέας σελίδας.

Ζυγή Σελίδα (Even Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη ζυγή σελίδα.

Μονή Σελίδα (Odd Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη μονή σελίδα.

Ο λόγος που χρησιμοποιούμε Ζυγές (Even) και Μονές (Odd) Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks), είναι ότι είναι πολύ χρήσιμο όταν θέλουμε να εκτυπώσουμε ένα φυλλάδιο, έντυπο. Για παράδειγμα γράφουμε ένα βιβλίο και θέλουμε όλα τα κεφάλαια να ξεκινούν από το δεξιό μέρος της σελίδας όταν κάποιος το διαβάζει.

Γι α να εμφανιστούν όλοι οι Μη Εκτυπώσιμοι Χαρακτήρες (Non Printing Characters), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Εμφάνιση/Απόκρυψη (Show/Hide), που βρίσκεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράγραφος (Paragraph) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Με τον ίδιο τρόπο το απενεργοποιούμε.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/01/28/how-to-insert-page-breaks-and-section-breaks/

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/01/19/functions-in-a-word-table/

Convert Text To Table And Vice Versa In Word

Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα Και Το Αντίστροφο

Πολλές φορές έχουμε πληκτρολογήσει το κείμενό μας σε ένα έγγραφο του Word και αποφασίζουμε ότι το κείμενο θα αναπαρίσταται καλύτερα σε έναν πίνακα. Αντί λοιπόν να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και έπειτα με την διαδικασία της Αποκοπής (Cut) και Επικόλλησης (Paste) να μετακινούμε το κείμενο στο αντίστοιχο κελί του πίνακα (διαδικασία χρονοβόρα) μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενό μας σε πίνακα απλά και γρήγορα.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το κείμενό μας που είναι πληκτρολογημένο και που αποφασίζουμε να μετατρέψουμε σε πίνακα.

Η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κείμενο.

Αφού επιλέξουμε το κείμενό μας μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πίνακες (Table) επιλέγουμε την αντίστοιχη εντολή για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε από το κάτω μέρος την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπου μπορούμε να κάνουμε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Μέγεθος Πίνακα (Table Size) καθορίζουμε τον Αριθμό Στηλών (Number Of Columns) και Αριθμό Γραμμών (Number Of Rows).

• Αριθμός Στηλών (Number Of Columns): Για το δικό μου παράδειγμα έχω καθορίσει τον αριθμό των στηλών σε 5.
• Αριθμός Γραμμών (Number Of Rows)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Συμπεριφορά Αυτόματης Προσαρμογής (Autofit Behavior) καθορίζουμε το είδος προσαρμογής του πίνακα:

• Σταθερό Πλάτος Στηλών (Fixed Column Width)
• Αυτόματη Προσαρμογή Στα Περιεχόμενα (AutoFit To Contents)
• Αυτόματη Προσαρμογή Στο Παράθυρο (AutoFit To Window)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Διαχωρισμός Κειμένου Κατά (Separate Text At) καθορίζουμε τι είδος διαχωρισμού θέλουμε:

• Παραγράφους (Paragraphs)
• Ερωτηματικά (Semicolons)
• Στηλοθέτες (Tabs)
• Άλλο (Other)

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενό μας έχει μετατραπεί σε πίνακα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είχαμε επιλέξει.

Convert Table To Text

Μετατροπή Πίνακα σε Κείμενο

Τώρα θα δούμε την αντίστροφη περίπτωση. Έχουμε δημιουργήσει τον πίνακά μας και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας σε αυτόν και θέλουμε να μετατρέψουμε τον πίνακά μας σε κείμενο.

Θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακά μας όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη (Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) να επιλέξουμε την εντολή Μετατροπή Σε Κείμενο (Convert To Text) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Όταν επιλέξουμε τη συγκεκριμένη εντολή εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο (Convert Table To Text), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τα δεδομένα μας να χωρίζονται από:

• Σημάδια Παραγράφου (Paragraph)
• Στηλοθέτες (Tab) (όπου είναι συνήθως προεπιλεγμένο)
• Ερωτηματικά (Semicolons)
• Άλλο (Other), όπου καταχωρούμε εμείς το διαχωριστικό που θέλουμε.

Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, παρατηρούμε ότι ο πίνακάς μας έχει μετατραπεί σε κείμενο αναλόγως με τις ρυθμίσεις που καθορίσαμε εμείς.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/01/14/convert-text-to-table-and-vice-verca-in-word/

How To Make Word Warn Us When We Save Or Print A File With Tracked Revisions

Πώς Να Κάνουμε Το Word Να Μας Προειδοποιεί Όταν Πρόκειται Να Εκτυπώσουμε Ή Να Αποθηκεύσουμε Ένα Αρχείο Με Εντοπισμένες Αναθεωρήσεις

Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την Παρακολούθηση Αλλαγών (Tracking Changes) για έγγραφά του Word, μπορεί αρκετοί από εμάς να έχουμε κάνει το λάθος να στείλουμε ένα έγγραφό μαζί με τις αναθεωρήσεις μας ακόμα στο έγγραφο, και ορατό σε όλους τους παραλήπτες που το μόνο που είχαν να κάνουν είναι να ενεργοποιήσουν το Παράθυρο της Αναθεώρησης για να εμφανιστούν οι αναθεωρήσεις και οι αλλαγές.

Μία λύση ήταν να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector )όπου είχα αναφερθεί στη δυνατότητα που μας παρέχει το Word να ελέγχουμε το έγγραφό μας για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να βρίσκονται στο έγγραφο.

Τι γίνεται όμως όταν ξεχνάμε να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector) και θέλουμε να μας προειδοποιεί το Word κάθε φορά που εντοπίζει κάτι;

Η λύση είναι να ενεργοποιήσουμε μία επιλογή στο Word η οποία θα μας προειδοποιεί κάθε φορά που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο που περιέχει αναθεωρημένες πληροφορίες, ή ακόμα και όταν προσπαθούμε να το αποστείλουμε το έγγραφό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο χρησιμοποιώντας τις επιλογές του Word.

Για να ενεργοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο Επιλογές (Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center) και έπειτα από το κάτω δεξί μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Ρυθμίσεις Κέντρου Αξιοπιστίας (Trust Center Settings).

Από το παράθυρο διαλόγου Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center Settings) επιλέγουμε από τα αριστερά του παραθύρου την κατηγορία Επιλογές Απορρήτου (Privacy Settings). Έπειτα στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ρυθμίσεις Για Συγκεκριμένο Έγγραφο (Document Specific Settings) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Προειδοποίηση Πριν Από Την Εκτύπωση, Την Αποθήκευση Ή Την Αποστολή Ενός Αρχείο Που Περιέχει Εντοπισμένες Αλλαγές Ή Σχόλια (Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments).

Αφού το ενεργοποιήσουμε πατάμε το κουμπί ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα διαλόγου για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Για να δούμε λοιπόν πώς μας προειδοποιεί το Word σε περίπτωση που υπάρχουν εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια στο έγγραφό μας: Είτε επιλέξουμε να αποθηκεύσουμε, να εκτυπώσουμε ή να αποστείλουμε το έγγραφο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις επιλογές του Word θα εμφανιστεί:

Κατά την Αποθήκευση (Save):

Κατά την Εκτύπωση (Print):

Κατά την Αποστολή (Sending):

Οπότε θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector), για να καταργηθούν όλα τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούμε εμείς απαραίτητα.

Whover wants to read this post in English can do so at the following address:

Microsoft MVP Award Renewed For 2012

Πρώτα από όλα θα ήθελα να ευχηθώ ολόψυχα Χρόνια Πολλά και Ευτυχισμένο το 2012.  Μακάρι το νέο έτος να φέρει σε όλους αυτό που επιθυμούνε, μα πάνω απ’ όλα υγεία.  Όλα τα υπόλοιπα θα έρθουν.

Φέτος λοιπόν μου απονεμήθηκε ξανά ο τίτλος του Microsoft® MVP Award για το Office System για το έτος 2012.  Ευχαριστώ λοιπόν όλα τα μέλη της κοινότητας ανεξαιρέτως,  που μου έδωσαν αυτή την ευκαιρία για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά να μου απονεμηθεί ο τίτλος αυτός.  Τίτλος ο οποίος είναι μία πρόκληση, όπως η ζωή όπου παρόλο τα προβλήματα που μας παρουσιάζονται δεν πρέπει να το βάζουμε κάτω, πρέπει να ελπίζουμε, να προσπαθούμε.

Keep On Walking.

Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2012.

Turning Photos into PowerPoint Slide Shows

Δημιουργία Άλμπουμ Φωτογραφιών στο PowerPoint

Πολλές φορές θα έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να δημιουργήσουμε μία Προβολή Παρουσίασης από τις ψηφιακές φωτογραφίες μας. Αντί λοιπόν να εισάγουμε κάθε ψηφιακή εικόνα μία, μία σε διαφορετική διαφάνεια κάθε φορά χρησιμοποιώντας την εντολή Εισαγωγή Εικόνας και έπειτα να τις αλλάζουμε μέγεθος, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) απλά και γρήγορα. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτήν την εντολή:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το PowerPoint (η ίδια διαδικασία ισχύει για το PowerPoint 2010 και για το PowerPoint 2007). Θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και έπειτα από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) για το PowerPoint 2007 ή περιοχή Εικόνες (Images) για το PowerPoint 2010 επιλέγουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Νέο Άλμπουμ Φωτογραφιών (New Photo Album).

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου από την περιοχή Εισαγωγή Εικόνας Από (Insert Picture From) το κουμπί Αρχείο/Δίσκος (File/Disk).

Το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Νέων Εικόνων (Insert New Pictures) εμφανίζεται, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε τις εικόνες που θέλουμε να εισάγουμε και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert).

Από τη στιγμή που οι εικόνες έχουν εισαχθεί επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου μπορούμε να δούμε όλες τις εικόνες να έχουν εισαχθεί στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μαζί με την ονομασία τους όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

Επιλέγοντας την εντολή Δημιουργία Πλαισίου Κειμένου (New Text Box) από την περιοχή Εισαγωγή Κειμένου (Insert Text), μία νέα διαφάνεια πλασίου κειμένου θα εισαχθεί για να μπορούμε να προσθέσουμε κείμενο σε αυτή εάν το θελήσουμε.

Από την περιοχή Επιλογές Εικόνας (Picture Options) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Λεζάντες Κάτω Από Όλες Τις Εικόνες (Captions Below All Pictures ) όπως επίσης να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Όλες Οι Εικόνες Ασπρόμαυρες (All Pictures Black And White).

Στο μέσο του παραθύρου, από τη στιγμή που μία εικόνα είναι επιλεγμένη στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα κουμπιά Πάνω (Up) Κάτω (Down) για να αναδιοργανώσουμε τη σειρά των εικόνων. Μπορούμε επίσης να καταργήσουμε μία εικόνα επιλέγοντας το κουμπί Κατάργηση (Remove) και στα δεξιά του παραθύρου μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Περιστροφής (Rotate), Κοντράστ (Contrast) και τη Φωτεινότητα (Brightness) όπως μπορούμε αν δούμε και πιο κάτω.

Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Διάταξη Εικόνας (Picture Layout) έτσι ώστε να έχουμε μία, δύο, τέσσερις εικόνες σε μία διαφάνεια ή πάλι το ίδιο μαζί με τίτλο στις διαφάνειες.

Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Σχήμα Πλαισίου (Frame Shape) έτσι ώστε να μορφοποιήσουμε το πλαίσιο του σχήματος.

Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse) δεξιά της εντολής Θέμα (Theme) για να εφαρμόσουμε ένα θέμα στην παρουσίαση μας.

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις απλώς πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και όλες οι εικόνες έχουν εισαχθεί στην παρουσίασή μας μαζί με όλες τις ρυθμίσεις μας.

Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) μπορούμε να το επεξεργαστούμε χρησιμοποιώντας την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album), εντολή που βρίσκεται στο tab Εισαγωγή (Insert), στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) ή Εικόνες (Images) ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint όπου επιλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album) όπου κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση (Update) για να εφαρμοστούν οι αλλαγές.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/12/26/turning-photos-into-powerpoint-slide-shows/

Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο

Slide Show In A Window For PowerPoint

Έχετε βρεθεί στην ανάγκη να ξεκινήσετε μία προβολή παρουσίασης του PowerPoint σε ένα ξεχωριστό παράθυρο;

Αυτό μπορεί εύκολα να γίνει με την προσθήκη ενός μικρού κουμπιού στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης που ονομάζεται Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window).

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε στη backstage προβολή και να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το πτυσσόμενο μενού. Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή (Adjust). Έπειτα από την περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Επιλογή Εντολών Από (Select Commands From) επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού και διαλέγουμε είτε την εντολή Χωρίς Εντολές Στην Κορδέλα (Commands Not In The Ribbon) είτε Όλες Οι Εντολές (All Commands). 

Από τη στιγμή που έχουμε διαλέξει κάνουμε κύλιση μέσα στις διαθέσιμες εντολές μέχρι να βρούμε την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window), όπου το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού το προσθέσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Παρατηρούμε τότε στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar)την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Εάν έχουμε ήδη ανοιχτή την παρουσίασή μας, απλώς πατάμε στην εντολή και αμέσως η παρουσίασή μας εμφανίζεται σε ένα νέο ξεχωριστό παράθυρο όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω

Εάν θελήσουμε να επιστρέψουμε στις διαφάνειες μας απλώς πατάμε στο κουμπί Escape.

Τα screenshots είναι από το Ελληνικό Office 2007 γι’ αυτό και οι Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) διαφέρουν με τις επιλογές που έχουμε στο PowerPoint 2010, όπου έχουμε και την κατηγορία Προσαρμογή Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar).

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/12/16/slide-show-in-a-window-for-powerpoint/

How To Change The Default View Of PowerPoint When We Open It

Αλλαγή Της Προκαθορισμένης Εμφάνισης Προβολής Του PowerPoint Όταν Το Ανοίγουμε

Πιστεύω πως ο καθένας μας θα έχει αναρωτηθεί εάν υπάρχει ο τρόπος για να αλλάξει η προβολή του PowerPoint κάθε φορά που ανοίγουμε την εφαρμογή. Δηλαδή εάν έχουμε τη δυνατότητα να ανοίγει η εφαρμογή και να εμφανίζεται η προβολή Ταξινόμηση Διαφανειών, η προβολή Μόνο Διάθρωση και άλλες.

Υπάρχει λοιπόν ο τρόπος με το οποίο μπορούμε να ρυθμίσουμε το PowerPoint να το κάνει.

Αφού ξεκινήσουμε το PowerPoint θα πρέπει να διαλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να διαλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε κυλάμε μέσα στο παράθυρο για να βρούμε το τμήμα που αναγράφει Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Άνοιγμα Όλων Των Εγγράφων Με Χρήση Αυτής Της Προβολής (Open All Documents Using This View), εμφανίζουμε το πτυσσόμενο μενού με όλες τις διαθέσιμες επιλογές. Αφού επιλέξουμε την προβολή πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να εφαρμοστούν οι αλλαγές.

Οι διαθέσιμες προβολές που έχουμε είναι οι εξής:

• Την Προβολή Που Αποθηκεύτηκε Στο Αρχείο (The View Saved In The File)
• Κανονική – Διάρθρωση, Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Outline, Notes And Slide)
• Κανονική – Μικρογραφίες, Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Thumbnails, Notes And Slide)
• Κανονική – Διάρθρωση Και Διαφάνεια (Normal – Outline And Slide)
• Κανονική – Μικρογραφίες Και Διαφάνεια (Normal – Thumbnails And Slide)
• Κανονική – Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Notes And Slide)
• Κανονική – Μόνο Διαφάνεια (Normal – Slide Only)
• Μόνο Διάρθρωση (Outline Only)
• Ταξινόμηση Διαφανειών (Slide Sorter)
• Σημειώσεις (Notes)

Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε το PowerPoint θα εμφανιστεί με την προβολή που είχαμε επιλέξει.

Οι ρυθμίσεις αυτές μπορούν να γίνουν και στο PowerPoint 2003 (μενού Εργαλεία (Tools) – Επιλογές (Options) – tab Προβολή (View) – Προκαθορισμένη Προβολή (Default View) και στο PowerPoint 2007 (PowerPoint Επιλογές (Options) – Για Προχωρημένους (Advanced) – Προβολή (Display).

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/12/09/how-to-change-the-way-powerpoint-looks-when-we-open-it/

Chart Advisor

Σύμβουλος Γραφήματος

Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας;

Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor.

Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά.

Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx

Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007.

Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά.

Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007.

Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας.

Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει.

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω  τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα.

Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις.

Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following adddress:

http://officesmart.wordpress.com/2011/12/01/chart-advisor/

Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Σε Ένα Υπολογιστικό Φύλλο

Outlining Worksheets In Excel 2010

Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας.

Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας.

Δημιουργία Ομαδοποίησης

Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline).

Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα.

Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων.

Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση.

Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου.

Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο.

Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης

Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά.

Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles).

Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα.

Κατάργηση Ομαδοποίησης

Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας.

Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης

Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας.

Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή - Δύση, και μία για Βορράς - Νότος.

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή - Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς - Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/11/27/outlining-worksheets-in-excel-2010/

Υπερσύνδεσμοι Στο Excel

Hyperlinks in Excel

Ένα χαρακτηριστικό του Παγκόσμιου Ιστού είναι οι υπερσύνδεσμοι, δηλαδή οι συνδέσεις από ένα έγγραφο προς άλλα σημεία του ίδιου εγγράφου, ή σε άλλα αρχεία που βρίσκονται σε άλλο σημείο του δικτύου και όπου έχει πρόσβαση ο χρήστης. Στο Excel 2010, έχουμε το δικαίωμα να δημιουργήσουμε υπερσυνδέσμους που να οδηγούν σε άλλα κελιά ή φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας. Ακόμα να δημιουργήσουμε συνδέσεις σε άλλα αρχεία του Office, ακόμα και να δημιουργήσουμε συνδέσεις που να οδηγούν στον Παγκόσμιο Ιστό, ή σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέτοιες υπερσυνδέσεις μπορούν να τοποθετηθούν σε κείμενο, σε γραφικό ή σε κουμπιά. Το πιο σημαντικό στοιχείο των υπερσυνδέσεων είναι ότι φτάνουμε κατευθείαν στον προορισμό, κάνοντας ένα κλικ πάνω στο κείμενο ή στο κουμπί που έχει ανατεθεί.

Υπερσύνδεσμοι

Για να προσθέσουμε υπερσυνδέσμους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει να ορίσουμε δύο πράγματα:

✦ Το αντικείμενο στο οποίο θέλουμε να αγκυρώσουμε τη σύνδεση και στη συνέχεια κάνοντάς κλικ πάνω του για να το ενεργοποιήσουμε.

✦ Ο προορισμός στον οποίο η σύνδεση θα καταλήγει από την στιγμή που την ενεργοποιήσουμε.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για συνδέσεις εντός του βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι μία αναφορά κελιού, μία περιοχή κελιών ή ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για υπερσυνδέσεις που μας οδηγούν εκτός του ίδιο βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι ένα ήδη υπάρχον αρχείο οποιουδήποτε τύπου, μία διεύθυνση URL που θέλουμε να επισκεφτούμε όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία νέου μηνύματος όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Τέλος για τη δημιουργία ενός καινούργιο αρχείου(Excel, Word, PowerPoint, κτλ.)

Υπερσύνδεσμοι: Θέση Μέσα Στο Έγγραφο

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο στο κείμενο ενός κελιού ή ενός γραφικού ακολουθούμε τα τρία παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσης (Insert Hyperlink).

Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to) διαλέγουμε Θέση μέσα στο έγγραφο (Place in this document).

Τότε στην περιοχή Πληκτρολογήστε την αναφορά του κελιού (Type the cell reference), πληκτρολογούμε το κελί προορισμού που θέλουμε να μεταβαίνουμε όταν ενεργοποιούμε τον υπερσύνδεσμο.

Ακριβώς από κάτω αναγράφει Επιλέξτε μια θέση σε αυτό το έγγραφο (Select a place in this document), όπου εμφανίζονται τα φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας μας και τα ονόματα περιοχών που έχουμε ορίσει. Έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε μία άλλη θέση προορισμού του υπερσύνδεσμου εκτός του ενεργού φύλλου εργασίας.

Πατώντας στο κουμπί Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip), ενεργοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός συμβουλής οθόνης για υπερ-σύνδεση (Set Hyperlink Screen Tip), όπου θα μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή της υπερσύνδεσης.

Δηλαδή κάθε φορά που περνάμε με το ποντίκι μας πάνω από την υπερσύνδεση θα εμφανίζεται και η συμβουλή της οθόνης.

3. Αφού ορίσουμε συμβουλή οθόνης πατάμε το πλήκτρο ΟΚ, και αφού έχουμε καθορίσει το σημείο προορισμού της υπερσύνδεσης πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ. Όταν επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας θα δούμε ότι το κείμενο του επιλεγμένου κελιού έχει γίνει μπλε μαζί με μία υπογράμμιση. Καθώς μεταβαίνουμε εκεί με το ποντίκι μας το βέλος μας παίρνει τη μορφή χεριού και εμφανίζεται και η συμβουλή οθόνης που είχαμε πληκτρολογήσει.

Αφού έχουμε μεταβεί πάνω στην υπερσύνδεση, ένα αριστερό κλικ του ποντικιού μας φτάνει για να μεταβούμε στον προορισμό της υπερσύνδεσης.

Υπερσύνδεσμοι: Υπάρχον Αρχείο Ή Ιστοσελίδα

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα υπάρχον αρχείο η ιστοσελίδα κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Υπάρχον αρχείο ή ιστοσελίδα (Existing file or web page).

3a. Για υπάρχον αρχείο, μπορούμε να πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διερεύνηση σε: (Look in) για να πλοηγηθούμε σε άλλο μέρος του υπολογιστή μας. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι είναι επιλεγμένη η επιφάνεια εργασίας, και ακριβώς από κάτω βλέπουμε όλα τα αρχεία ανεξαρτήτως τύπου που βρίσκονται εκεί. Δεν έχει παρά να διαλέξουμε σε ποιο αρχείο θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

3b. Για ιστοσελίδα, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης (Insert Hyperlink) και στην περιοχή Διεύθυνση (Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση URL, που θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

Έχουμε τη δυνατότητα και εδώ να χρησιμοποιήσουμε τη Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip) εάν το επιθυμούμε.

Για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ακολουθούμε τα ίδια βήματα που περιγράψαμε για την εισαγωγή υπερσύνδεσης σε θέση μέσα στο έγγραφο. Η διαφορά θα είναι ότι εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε υπάρχον αρχείο, όταν το ενεργοποιήσουμε θα ανοίξει εκείνο το αρχείο, και εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε διεύθυνση του παγκόσμιο ιστού θα μεταβούμε στη διεύθυνση που είχαμε καταχωρίσει όταν το ενεργοποιήσουμε.

Υπερσύνδεσμοι: Δημιουργία Νέου Εγγράφου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο έτσι ώστε να δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Δημιουργία νέου εγγράφου (Create New Document).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Όνομα του νέου εγγράφου (Name of new document), πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το νέο μας έγγραφο. Εάν πατήσουμε στο κουμπί Αλλαγή (Change), έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη θέση που θα έχει το νέο μας έγγραφο (στην παραπάνω εικόνα η θέση του αρχείου θα βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας). Στην περιοχή Χρόνος επεξεργασίας (When to edit), μπορούμε να διαλέξουμε εάν θέλουμε να κάνουμε την επεξεργασία του νέου εγγράφου αργότερα ή τώρα ενεργοποιώντας αντίστοιχα τα κουμπιά ελέγχου τους. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, αμέσως δημιουργείται ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας του Excel.

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο που να μας οδηγεί σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Address).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Θέμα (Subject), πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο θέμα του ηλεκτρονικού μας μηνύματος.

Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, και ενεργοποιήσουμε την υπερσύνδεση δημιουργείται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο Προς: (To), και το κείμενο που είχαμε αναγράψει στο πεδίο Θέμα (Subject) να εμφανίζεται στο αντίστοιχο πεδίο.

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Επεξεργασία

Για να επεξεργαστούμε έναν υπερσύνδεσμο, σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάτι λάθος, ή θέλουμε να τον αλλάξουμε ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), από το οποίο μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

Υπερσύνδεσμοι: Κατάργηση

Στην περίπτωση που θέλουμε να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση, ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως η υπερσύνδεση έχει καταργηθεί από το κελί.

Άλλος τρόπος για να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση είναι να διαλέξουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), και από το πλαίσιο διαλόγου να διαλέξουμε την εντολή στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου που αναφέρει Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink).

Συνάρτηση HYPERLINK

Αντί να χρησιμοποιούμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink), που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση Hyperlink για να δημιουργήσουμε έναν υπερσύνδεσμο. Η συνάρτηση Hyperlink βρίσκεται στην κατηγορία Αναζήτηση & Αναφορά (Lookup & Reference) ττης περιοχής της κορδέλας Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library) του Tab Συναρτήσεις (Functions). Δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση αυτή σε γραφικό ή σε αντικείμενο.

Η συνάρτηση HYPERLINK χρησιμοποιεί τα ακόλουθα ορίσματα:

HYPERLINK(Τοποθεσία_σύνδεσης,[Φιλικό_όνομα])

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

Στην Τοποθεσία_σύνδεσης (link_location), καθορίζουμε το όνομα του εγγράφου για να το ανοίξουμε από τον σκληρό μας δίσκο, σε έναν διακομιστή δικτύου, ή σε μία διεύθυνση URL του Παγκόσμιο Ιστού. Το Φιλικό_όνομα (Friendly_name), είναι το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο κελί όταν εισάγουμε την συνάρτηση

Εάν παραβλέψουμε αυτό το όρισμα, το Excel εμφανίζει το κείμενο που καταχωρίσαμε στο όρισμα Τοποθεσία_σύνδεσης (Link_location).

Ένα παράδειγμα συνάρτησης Hyperlink που θα μπορούσαμε να καταχωρίσουμε είναι και το ακόλουθο:

=HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”)

Αποθήκευση Προσαρμοσμένου Γραφήματος Ως Πρότυπο

Έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα με πολύ κόπο και χρόνο. Το έχουμε επεξεργαστεί το έχουμε μορφοποιήσει, το έχουμε κάνει σχεδόν τέλειο. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα καινούργιο γράφημα το οποίο να βασίζεται σε αυτό το “Τέλειο” γράφημα. Με το Excel έχουμε τη δυνατότητα να αποθηκεύσουμε τον προσαρμοσμένο τύπο γραφήματος που δημιουργήσαμε έτσι ώστε να μπορέσουμε να τον χρησιμοποιήσουμε πάλι αλλά αυτή τη φορά με διαφορετικά δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε όλα τα βήματα για να φτάσουμε στην τελική του μορφή. Με το Excel η διαδικασία είναι πολύ απλή, γιατί έχουμε το δικαίωμα να αποθηκεύσουμε το γράφημά μας σαν πρότυπο.

Για να αποθηκεύσουμε λοιπόν ένα γράφημα ως πρότυπο θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα επόμενα βήματα.

1. Να επιλέξουμε το γράφημα που βρίσκεται στο φύλλο εργασίας μας, ή να κάνουμε κλικ στην καρτέλα του σε περίπτωση που καταλαμβάνει ένα φύλλο εργασίας από μόνο του.

2. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools), όπου πρέπει να επιλέξουμε το δευτερεύον Tab Σχεδίαση (Design). Έπειτα στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τύπος (Type) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως Προτύπου (Save As Template) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Το πρόγραμμα αυτόματα μας προτείνει ως όνομα αρχείου Γράφημα1.crtx, και τύπο αρχείου .crtx, (όπου crtx σημαίνει Chart Template Files-Αρχείο Προτύπου Γραφήματος) και προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης τον φάκελο Charts μέσα στον φάκελο Προτύπων της Microsoft.

3. Πληκτρολογούμε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο γραφήματος χωρίς να διαγράψουμε την επέκταση .crtx.

4. Πατάμε στο κουμπί της Αποθήκευσης (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template).

Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο γραφήματος με αυτήν την διαδικασία, θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή το θελήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο γράφημα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα νέο γράφημα που θα βασίζεται στο πρότυπο γραφήματος.

2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Παράθυρο Διαλόγου Εκκίνησης που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Γραφήματα (Charts) που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart).

3. Από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart) όπου εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες των γραφημάτων, επιλέγουμε την κατηγορία Πρότυπα (Templates).

Από την κατηγορία Πρότυπα (Templates) στην περιοχή πλοήγησης στα δεξιά εμφανίζεται η μικρογραφία των προτύπων γραφημάτων που έχουμε δημιουργήσει. Σε περίπτωση που έχουμε δημιουργήσει πολλά πρότυπα γραφημάτων, και ο μόνος τρόπος για να ξέρουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από τις μικρογραφίες των γραφημάτων και αμέσως εμφανίζεται το όνομά του. Καλό θα ήταν λοιπόν να χρησιμοποιούμε κατάλληλα ονόματα για τα πρότυπα γραφημάτων.

4. Επιλέγουμε την μικρογραφία του προτύπου γραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Την στιγμή που θα πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, το Excel εφαρμόζει τη διάταξη και όλες τις μορφοποιήσεις που είχαν αποθηκευτεί στο πρότυπο γραφήματος στο νέο γράφημα που μόλις δημιουργήθηκε με τα νέα δεδομένα που είχαμε επιλέξει.

Εάν θελήσουμε να διαγράψουμε ή να μετονομάσουμε κάποια πρότυπα γραφημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήσει στο παρελθόν, θα πρέπει να ξεκινήσουμε την διαδικασία εισαγωγής γραφήματος και από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου βρίσκεται η εντολή Διαχείριση Προτύπων (Manage Templates).

Εφόσον διαλέξουμε την εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο όπου είναι αποθηκευμένα όλα τα γραφήματά μας που είχαμε αποθηκεύσει σαν Πρότυπα (Template). Εδώ μπορούμε να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ή οτιδήποτε άλλο θελήσουμε να κάνουμε στα γραφήματά μας.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/11/06/how-to-save-a-chart-as-a-template/

Συγχώνευση Αλληλογραφίας Με Τη Χρήση Της Κορδέλας

Mail Merge With The Use Of The Ribbon

Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου και μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) της κορδέλας, πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge).

Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Επιστολές (Letters) και το τρέχον έγγραφο που έχουμε ήδη δημιουργήσει ορίζεται ως Κύριο Έγγραφο (Main Document). Το επόμενο βήμα είναι να το συνδέσουμε με ένα Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File). Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στο κουμπί Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) από την περιοχή της κορδέλας Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge). Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), διαδικασία που έχω περιγράψει στο προηγούμενό μου post, επιλέγουμε την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Διαλέγοντας την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων (Select Data Source) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε πού βρίσκεται το αρχείο δεδομένων. Αφού το εντοπίσουμε το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Έχουμε συνδέσει λοιπόν το Κύριο Έγγραφο (Main Document) με το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File).

Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ή να τροποποιήσουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών (Edit Recipient List). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients) που έχω περιγράψει στο προηγούμενο post, έτσι ώστε να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε ή να προσθέσουμε κάποιον παραλήπτη.

Αφού έχουμε επεξεργαστεί ή τροποποιήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), το μόνο που μένει είναι να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης που θέλουμε να εμφανίζονται στο έγγραφό μας. Για αυτό το λόγο μεταβαίνουμε στην περιοχή Εγγραφή και Εισαγωγή Πεδίων (Write & Insert Fields) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Διαλέγοντας την εντολή Εισαγωγή Πεδίων Συγχώνευσης (Insert Merge Field), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα πεδία που είχαμε δημιουργήσει προηγουμένως και απλώς επιλέγουμε αυτό που θέλουμε να εισάγουμε και αμέσως το πεδίο συγχώνευσης εισάγεται στο έγγραφό μας.

Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφό μας, δεν μας μένει τίποτα άλλο από το να προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας με τα πεδία συγχώνευσης. Μεταβαίνουμε λοιπόν στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων (Preview Results) όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Πατώντας στο δεξί μονό βέλος, μεταβαίνουμε ανάμεσα στις εγγραφές μας ένα προς ένα. Πατώντας στο δεξί βέλος με την κάθετη γραμμή, μεταβαίνουμε στην τελευταία εγγραφή μας και αντίστοιχα για το αριστερό. Αφού προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας και είμαστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα δεν μας μένει παρά να ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή απευθείας. Πατάμε απλώς στο κουμπί Ολοκλήρωση και Συγχώνευση (Finish And Merge) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, διαλέγοντας το κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων (Edit Individual Documents), η συγχώνευση θα ολοκληρωθεί σε ένα νέο έγγραφο όπου θα μπορούσαμε να το επεξεργαστούμε περεταίρω. Εάν επιλέγαμε Εκτύπωση Εγγράφων (Print Documents), το συγχωνευμένο έγγραφο θα εκτυπωνόταν από τον εκτυπωτή.

Εάν επιλέγαμε την εντολή Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send E-Mail Messages), θα εμφανιζόταν το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (Merge To E-Mail Messages), όπου θα έπρεπε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε για τα μηνύματά μας. Απαραίτητη προϋπόθεση όμως θα ήταν πώς στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) να είχαμε καταχωρίσει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των παραληπτών.

Εκτός από τα πεδία συγχώνευσης που εισάγουμε στο έγγραφο μας, πεδία που είχαμε ορίσει εμείς, έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε ένα Μπλοκ Διευθύνσεων (Address Block) είτε μία Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) στο έγγραφό μας.

Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block)

Το πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block), αντιστοιχεί στις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης της προέλευσης δεδομένων. Πατώντας στο πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων εμφανίζεται το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου με διάφορα διαθέσιμα μπλοκ διευθύνσεων.

Απλώς επιλέγουμε το βιβλίο διεύθυνσης της αρεσκείας μας, εμφανίζεται η προεπισκόπηση στα δεξιά και εάν είναι αυτό το επιθυμητό μπλοκ διεύθυνσης που θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line)

Έχουμε τη δυνατότητα, πατώντας στο κουμπί Εισαγωγή Γραμμής Χαιρετισμού (Insert Greeting Line), να επιλέξουμε ένα στυλ χαιρετισμού από τα διαθέσιμα που υπάρχουν. Διαλέγουμε μία γραμμή χαιρετισμού από τις υπάρχουσες ή πληκτρολογούμε ένα νέο χαιρετισμό της αρεσκείας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Το πεδίο συγχώνευσης Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας.

Έλεγχος Της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Auto Check For Errors)

Το πρόγραμμα μας επιτρέπει να ελέγξουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας έτσι ώστε να είμαστε ενήμεροι για τυχόν σφάλματα στη διαδικασία της και για να τα αποφύγουμε. Απλώς, πριν ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή, δηλαδή πριν το τελευταίο βήμα πατάμε στο κουμπί Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα (Auto Check For Errors).

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος και Αναφορά Σφαλμάτων (Checking And Reporting Errors) όπου επιλέγουμε το είδος του ελέγχου σφαλμάτων που θέλουμε να εκτελεστεί.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/10/25/mail-merge-with-the-use-of-the-ribbon/

Συγχώνευση Αλληλογραφίας Με Τη Χρήση Του Οδηγού

  How To Use The Mail Merge Step By Step Wizard

Πολλές επιχειρήσεις και άλλοι οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω επιστολών, δελτίων τύπων, διαφημιστικών επιστολών τα οποία αποστέλλονται σε όλα τα άτομα μέσω μιας λίστας διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια επιστολή σε όλα τα μέλη μας λίστας διανομής για να διαφημίσει τις καινούργιες εκπαιδευτικές της υπηρεσίες.

Το Word μας παρέχει τη δυνατότητα να δημιουργούμε ομαδικές επιστολές που περιέχουν ένα σταθερό κείμενο και διαφορετικά προσωπικά στοιχεία για κάθε παραλήπτη ή ετικέτες.

Η λειτουργία αυτή ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Η λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία:

Το Κύριο Έγγραφο, το οποίο περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα που θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε επιστολή ή το έγγραφό στο οποίο θα δημιουργηθούν οι ετικέτες.

Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, το οποίο περιέχει τα στοιχεία των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία εκείνα που αλλάζουν σε κάθε επιστολή ή ετικέτα. Όπως για παράδειγμα, το όνομα, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας και άλλα πολλά.

Όλες οι πληροφορίες που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη στο αρχείο προέλευσης δεδομένων αποτελούν μία εγγραφή δεδομένων. Σε κάθε εγγραφή, μια μεμονωμένη πληροφορία στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, όπως για παράδειγμα το όνομα, ή το επώνυμο ονομάζεται πεδίο.

Τα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να δημιουργήσουμε ομαδικές επιστολές με τη λειτουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα παρακάτω:

• Να δημιουργήσουμε ή να ανοίξουμε το κύριο έγγραφο.
• Να δημιουργήσουμε ή να ανοίξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων.
• Να επιλέξουμε τα πεδία τα οποία θα περιέχουν οι επιστολές.
• Να συγχωνεύσουμε τα δεδομένα του αρχείου προέλευσης με τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου, για να δημιουργηθεί η μοναδική επιστολή για τον κάθε παραλήπτη.

Δημιουργία του κύριου εγγράφου (Creating the Main Document)

Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κύριο εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου.

Αφού πληκτρολογήσουμε το κείμενο μας, μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings), και στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) επιλέγουμε την εντολή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές.

Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Οδηγός Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Βήμα Προς Βήμα (Step by Step Mail Merge Wizard) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος. Διαλέγοντας την εντολή ενεργοποιείται στα δεξιά της οθόνης μας το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Οδηγός Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge).

Επιλέγουμε το είδος του κύριου εγγράφου που θα χρησιμοποιήσουμε, όπου στην δική μας περίπτωση είναι Επιστολές (Letters). Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών, παρατηρούμε ότι βρισκόμαστε στο Πρώτο Βήμα του οδηγού που ονομάζεται Επιλογή Τύπου Εγγράφου (Select Document Type), και από την στιγμή που ορίσαμε τι είδος εγγράφου θα χρησιμοποιήσουμε πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Έγγραφο Εκκίνησης (Next: Starting Document).

Αμέσως βρισκόμαστε στο δεύτερο βήμα του οδηγού, όπου εδώ θα πρέπει να ορίσουμε ποιο έγγραφο θα χρησιμοποιηθεί ως Κύριο Έγγραφο.

Από τη στιγμή που το έγγραφό μας το έχουμε ήδη ανοιχτό, βεβαιωνόμαστε ότι η επιλογή Χρήση Τρέχοντος Εγγράφου (Use the current document) είναι ενεργοποιημένη. Εάν δεν το είχαμε ήδη ανοιχτό το κυρίως έγγραφο αλλά το είχαμε δημιουργήσει πιο παλιά και το είχαμε αποθηκεύσει σε κάποιο σημείο του υπολογιστή μας θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Έναρξη Από Υπάρχον Έγγραφο (Start From Existing Document) και να το αναζητούσαμε. Αφού έχουμε βρει ή έχουμε ήδη ανοιχτό το έγγραφο στην περιοχή Επιλογή Εγγράφου Έναρξης (Select Starting Document). πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Επιλογή Παραληπτών (Next: Select Recipients) που βρίσκεται στο κάτω μέρος του οδηγού για να βρεθούμε στο Τρίτο Βήμα του οδηγού.

Δημιουργία Αρχείου Προέλευσης (Typing A New List)

Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το κύριο έγγραφο, επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε το αρχείο προέλευσης. Δηλαδή το αρχείο με όλα τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στην επιστολή μας. Τα δεδομένα του αρχείου προέλευσης μπορούν να αποθηκευτούν σε μορφή βάσης δεδομένων, ή σε μορφή πίνακα σε ένα έγγραφο του Word ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Τα στοιχεία που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη ενός αρχείου δεδομένων αποτελούν μία εγγραφή δεδομένων.

Η πρώτη γραμμή ονομάζεται γραμμή επικεφαλίδων, ενώ ξεχωριστές πληροφορίες για κάθε παραλήπτη ονομάζεται πεδίο.

Παράδειγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων με τρεις εγγραφές.

Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι τα εξής: Στο τρίτο βήμα του οδηγού Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, στην περιοχή Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας (Type A New List). Αμέσως ο οδηγός αλλάζει μορφή και εμφανίζει την εντολή Δημιουργία (Create) στην περιοχή Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας (Type A New List).

Πατώντας πάνω στο κουμπί Δημιουργία (Create) εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα Λίστα Διευθύνσεων (New Address List), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να τροποποιήσουμε τα πεδία της γραμμής επικεφαλίδων που θέλουμε να περιλαμβάνονται στη λίστα μας. Για παράδειγμα, θα μπορούσαμε να ορίσουμε ότι δεν θέλουμε να εμφανίζεται το πεδίο Τίτλος (Title).

Για να το κάνουμε αυτό πατάμε στο κουμπί Προσαρμογή Στηλών (Customize Columns) για να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμογή Λίστας Διευθύνσεων (Customize Address List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιλέγουμε το όνομα του κάθε πεδίου που θέλουμε να αφαιρέσουμε και πατάμε στο κουμπί Διαγραφή (Delete). Μπορούμε επίσης να μετονομάσουμε ένα πεδίο. Ότι αλλαγές κάνουμε σε αυτό το αρχείο προέλευσης δεδομένων τίθεται σε εφαρμογή μόνο για το συγκεκριμένο αρχείο. Δηλαδή, την επόμενη φορά που θα δημιουργήσουμε ένα νέο αρχείο προέλευσης δεδομένων όλα τα πεδία θα είναι διαθέσιμα.

Στο δικό μας παράδειγμα, διαγράφουμε τα πεδία Τίτλος, Εταιρία, Διεύθυνση2, Ταχυδρομικός Κώδικας, Τηλέφωνο Σπιτιού. Επιλέγουμε τα πεδία ένα ένα και πατάμε στο κουμπί της Διαγραφής.

Αφού τελειώσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να καταχωρίσουμε τις πληροφορίες του αρχείου προέλευσης δεδομένων στα κατάλληλα πεδία.

Πληκτρολογούμε τα παρακάτω στοιχεία:

Για να μετακινηθούμε μεταξύ των διαφόρων πεδίων, απλώς πληκτρολογούμε το επώνυμο Ρουβάς στο πρώτο πεδίο και μετά πατάμε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθούμε στο επόμενο πεδίο Όνομα και να πληκτρολογήσουμε Σάκης. Ακολουθούμε αυτή τη διαδικασία μέχρι να έχουμε πληκτρολογήσει όλα τα στοιχεία που θέλουμε.

Όταν ολοκληρώσουμε την καταχώριση των εγγραφών, πατώντας στο κουμπί ΟΚ εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευσης Λίστας Διευθύνσεων (Save Address List), όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το όνομα αρχείου (στο δικό μας παράδειγμα Διευθύνσεις Πελατών) και μετά το αποθηκεύουμε στον προτεινόμενο φάκελο Προσωπικά Αρχεία Προέλευσης Δεδομένων (My Data Sources) εάν το επιθυμούμε. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων σε οποιαδήποτε θέση θέλουμε.

Αφού έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο προέλευσης δεδομένων, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Στο πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients), εμφανίζονται τα στοιχεία που περιέχονται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά μας ενημερώνει ότι αυτή η εγγραφή θα συμπεριληφθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για να εξαιρέσουμε μία εγγραφή, απλώς απενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου. Με τους υπερσυνδέσμους στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Ταξινομήσουμε (Sort), να Φιλτράρουμε (Filter), να βρούμε Διπλότυπες Εγγραφές (Find Duplicates), να βρούμε παραλήπτη, και να ελέγξουμε την ορθότητα της διεύθυνσης. Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, ή να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή, στα αριστερά του πλαισίου διαλόγου στην περιοχή Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, θα πρέπει να επιλέξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλουμε να επεξεργαστούμε και αμέσως στο κάτω μέρος θα ενεργοποιηθεί το κουμπί Επεξεργασία (Edit).

Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων (Using An Existing List)

Εάν είχαμε ήδη κάποιο αρχείο το οποίο περιείχε δεδομένα, θα μπορούσαμε να το χρησιμοποιήσουμε ως αρχείο προέλευσης για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων θα μπορούσε να ήταν εκτός του Word,να ήταν μία λίστα επαφών του Outlook, ένα φύλλο εργασίας του Excel και όπως στο δικό μας παράδειγμα μία βάση δεδομένων της Access.

Τα βήματα που θα έπρεπε να ακολουθήσουμε είναι τα ίδια που ακολουθήσαμε πιο πάνω. Δηλαδή, δημιουργούμε το Κύριο Έγγραφο, αλλά όταν φτάνουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού, ενεργοποιούμε το κουμπί που αναγράφει Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use An Existing List) και στη συνέχεια πατάμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse), για να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο προέλευσης δεδομένων και να το ανοίξουμε.

Εισαγωγή Πεδίων συγχώνευσης (Adding Recipient Information)

Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το κύριο έγγραφο, έχουμε δημιουργήσει και το αρχείο προέλευσης δεδομένων, θα πρέπει να ενημερώσουμε το Word σε ποια σημεία του κύριο εγγράφου μας θέλουμε να τοποθετήσουμε τα πεδία συγχώνευσης. Δηλαδή τα πεδία εκείνα που περιέχουν τις προσωπικές πληροφορίες για κάθε παραλήπτη. Αυτό μπορούμε να το κάνουμε με τον εξής τρόπο:

Όταν δημιουργούσαμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων βρισκόμασταν στο τρίτο βήμα του οδηγού, πατάμε λοιπόν στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Σύνταξη της Επιστολής (Next: Write Your Letter) στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου για να μεταφερθούμε στο τέταρτο βήμα του οδηγού, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε να εισαχθεί το πρώτο πεδίο συγχώνευσης, στο αριστερό μέρος του εγγράφου.

Από τον οδηγό Συγχώνευσης αλληλογραφίας πατάμε στον υπερσύνδεσμο Άλλα Στοιχεία (More Items), όπου εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Πεδίου Συγχώνευσης (Insert Merge Field). Επιλέγουμε το πεδίο που θέλουμε, για το παράδειγμά μας Όνομα και πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert).

Το όνομα του πεδίου Συγχώνευσης εμφανίζεται στο έγγραφο με εισαγωγικά. Με τον ίδιο τρόπο εισάγουμε και τα άλλα πεδία και αφού ολοκληρώσουμε την εισαγωγή των πεδίων πατάμε στο κουμπί κλείσιμο. Για να προσθέσουμε κενό χώρο ή κενές παραγράφους ανάμεσα στα εισαγόμενα πεδία, πρέπει κάθε φορά να κλείνουμε το πλαίσιο διαλόγου και να μεταφερόμαστε στο έγγραφο. Τοποθετούμε και όλα τα υπόλοιπα πεδία συγχώνευσης έτσι ώστε να έχει την παρακάτω μορφή:

Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφο, από τον οδηγό Συγχώνευση Αλληλογραφίας, πατάμε στον υπερσύνδεσμο Προεπισκόπηση των Επιστολών (Preview Your Letters) για να περάσουμε στο πέμπτο βήμα του οδηγού.

Σε αυτό το βήμα του οδηγού μπορούμε να πατήσουμε στα κουμπιά του διπλού αριστερού και διπλού δεξιού βέλους στην περιοχή Προεπισκόπηση Των Επιστολών (Preview Your Letters), για να εμφανίσουμε στο κύριο έγγραφο τους παραλήπτες που είχαμε ορίσει.

Μπορούμε αντίστοιχα να Εξαιρέσουμε Έναν Παραλήπτη (Exclude This Recipient), πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί.

Αφού επισκοπήσουμε το έγγραφό μας με τους παραλήπτες μας, πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Ολοκλήρωση της Συγχώνευσης (Next: Complete the Merge) για να μεταβούμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού.

Αφού έχουμε κάνει όλα τα απαραίτητα βήματα για την συγχώνευση αλληλογραφίας, έχουμε επεξεργαστεί τους παραλήπτες μας, είμαστε έτοιμοι να εκτελέσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Δηλαδή να συγχωνεύσουμε το κύριο έγγραφο με το αρχείο προέλευσης δεδομένων και να δημιουργήσουμε από μία επιστολή για κάθε παραλήπτη. Αυτό που θα προκύψει από την όλη διαδικασία μπορούμε να το εμφανίσουμε σε νέο έγγραφο ή να το στείλουμε κατευθείαν στον εκτυπωτή.

Για να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας σε ένα νέο έγγραφο, θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Επιστολών (Edit Individual Letters). Πατώντας το κουμπί εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση Σε Νέο Έγγραφο (Merge To New Document).

Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να διαλέξουμε εάν θα συγχωνεύσουμε όλες τις εγγραφές από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μόνο την τρέχουσα εγγραφή ή να καθορίσουμε κάποιες συγκεκριμένες εγγραφές.

Πατώντας στο κουμπί ΟΚ, το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο με όνομα Επιστολές1. Στο δικό μας παράδειγμα το έγγραφό μας θα αποτελείται από 10 σελίδες, μία για κάθε παραλήπτη. Η κάθε σελίδα που έχει δημιουργηθεί έχει διαφορετικά στοιχεία στα πεδία συγχώνευσης αλλά όλο το υπόλοιπο κυρίως κείμενο είναι το ίδιο για όλους. Εάν θέλουμε μπορούμε να επεξεργαστούμε και να τροποποιήσουμε κάποια σημεία του νέου εγγράφου σε κάποιους παραλήπτες και στη συνέχεια να το εκτυπώσουμε και να το αποθηκεύσουμε.

Εάν θέλαμε να στείλουμε το αποτέλεσμα της αλληλογραφίας στον εκτυπωτή θα πατούσαμε στο κουμπί Εκτύπωση (Print). Με τον τρόπο αυτόν, τυπώνουμε απευθείας το αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας στον εκτυπωτή. Σε αυτήν την περίπτωση εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση Στον Εκτυπωτή (Merge To Printer).

Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, έχουμε τη δυνατότητα εάν θα εκτυπώσουμε όλες τις εγγραφές από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μόνο την τρέχουσα εγγραφή ή να καθορίσουμε κάποιες συγκεκριμένες εγγραφές.

Στο επόμενο post θα περιγράψω πώς μπορούμε να κάνουμε Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της κορδέλας.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2011/10/22/how-to-use-the-mail-merge-step-by-step-wizard/