Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας στο Outlook 2010
Η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας και η προσθήκη της στα μηνύματά μας προσδίδει μια ελκυστική και επαγγελματική εμφάνιση στο μήνυμα μας. Επίσης εμφανίζει και αρκετές κατατοπιστικές πληροφορίες σχετικά με εμάς στον αποδέκτη του μηνύματος.

Στα παρακάτω βήματα θα περιγράψω πώς να δημιουργήσουμε μία επαφή και πώς να την επεξεργαστούμε για να την κάνουμε να φαίνεται πιο επαγγελματική.

Α. Ξεκινάμε το Outlook, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή Επαφές (Contacts) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Β. Αφού έχουμε διαλέξει Επαφές (Contacts), αμέσως η κορδέλα αλλάζει μορφή, όπου θα πρέπει να διαλέξουμε την εντολή Δημιουργία Επαφής (Create Contact).

Γ. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), από όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής μας κάρτας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Δ. Αφού έχουμε καταχωρίσει όλα τα απαραίτητα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα στα δεξιά του παραθύρου έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα στοιχεία μας. Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και μια φωτογραφία μας στην επαγγελματική μας κάρτα εάν το θέλουμε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

Με το ποντίκι μας μεταβαίνουμε πάνω στην προεπισκόπηση της επαγγελματικής μας κάρτας και κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης και από εκεί διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το παράθυρο διαλόγου πατώντας στο κουμπί Αλλαγή (Change) δεξιά της εντολής Εικόνα (Image), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Εικόνας Κάρτας (Add Card Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε στην επαγγελματική μας κάρτα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθεί.

Αμέσως η φωτογραφία μας έχει εισαχθεί στην κάρτα μας, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής Διάταξη (Layout), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τα διάφορα είδη διατάξεων που μπορούμε να ορίσουμε για τη φωτογραφία μας. Όπως να εμφανίζεται αριστερά, δεξιά, κάτω κτλ.

Μπορούμε πατώντας στο κουμπί δεξιά της εντολής Φόντο (Background) να ορίσουμε ένα χρώμα φόντου για την κάρτα μας. Με τις λαβές αυξομείωσης δεξιά της εντολής Περιοχή Εικόνας (Image Area), έχουμε τη δυνατότητα να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας μας. Πατώντας το βέλος δεξιά της εντολής Στοίχιση Εικόνας (Image Align), εμφανίζεται το πτυσσόμενου μενού με τις επιλογές που έχουμε για να στοιχίσουμε την εικόνα μας.

Στην περιοχή Πεδία (Fields) του παραθύρου διαλόγου βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία που έχουμε στη διάθεση μας καθώς και κενές γραμμές. Πατώντας σε κάποιο από τα πεδία αμέσως στα δεξιά του παραθύρου στο πλαίσιο κειμένου εμφανίζεται και το κείμενο που έχουμε πληκτρολογήσει για το συγκεκριμένο πεδίο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Ονοματεπώνυμο και αμέσως έχει εμφανιστεί το κείμενο Homer Simpson. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές της περιοχή Επεξεργασίας (Edit) που βρίσκεται ακριβώς από πάνω από το όνομα που αναγράφεται στο πλαίσιο κειμένου, μπορούμε να επεξεργαστούμε το κείμενο του ονοματεπωνύμου. Μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Μπορούμε να εφαρμόσουμε έντονη, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσουμε. Μπορούμε να στοιχίσουμε το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή και δεξιά, όπως μπορούμε και να αλλάξουμε και το χρώμα της γραμματοσειράς, όπως έχω κάνει και στην παρακάτω εικόνα που έχει γίνει σκούρο μπλε.

Έχουμε φτάσει στο σημείο που η επαγγελματική μας κάρτα έχει πάρα πολλές λεπτομέρειες να αναγράφονται και θέλουμε να διαγράψουμε κάποια από αυτά. Επιλέγουμε το Πεδίο (Field) που θέλουμε να διαγραφεί και πατάμε στο κουμπί Κατάργηση (Remove) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Εταιρική Σελίδα για να καταργηθεί.

Όταν καταργούμε κάποια πεδία αυτά δεν καταργούνται από τις λεπτομέρειες της επαφής μας, απλώς δεν θα εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα.
Όταν θέλουμε να προσθέσουμε μία κενή γραμμή ενδιάμεσα από κάποια πεδία για να μην είναι και τόσο στριμωγμένο το κείμενο, θα πρέπει να διαλέξουμε το πεδίο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε κενή γραμμή ακριβώς από κάτω και να πατήσουμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) και να διαλέξουμε την εντολή Κενή Γραμμή (Blank Line). Στην παρακάτω εικόνα είχα επιλέξει Ηλεκτρονική Διεύθυνση (E-Mail) και μετά επέλεξα Κενή Γραμμή (Blank Line) και όλα τα υπόλοιπα πεδία που βρίσκονταν από κάτω μεταφερθήκανε κατά μία κενή γραμμή.

Η επαγγελματική μας κάρτα είναι έτοιμη τώρα, και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχουμε εφαρμόσει.

Αμέσως επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), όπου θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close), για να αποθηκεύσουμε όλα τα στοιχεία της επαφής μας μαζί με την επαγγελματική μας κάρτα.

Για να εισάγουμε την επαγγελματική μας κάρτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα και να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και να επιλέξουμε την εντολή Επαγγελματική Κάρτα (Business Card), όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις επαγγελματικές κάρτες που έχουμε δημιουργήσει, την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματός μας και έχει εισαχθεί και ως συνημμένο.

Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε το Outlook να συμπεριλαμβάνει την επαγγελματική μας κάρτα αυτόματα στο μήνυμά μας όταν δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές επαγγελματικές κάρτες ανάλογα με το πού θέλουμε να την χρησιμοποιήσουμε.

Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα templates Επαγγελματικών Καρτών τα οποία μπορούμε να κατεβάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε στην εξής διεύθυνση:

http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010253053.aspx