Έχουμε τη δυνατότητα να ανταλλάξουμε δεδομένα μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel με οποιονδήποτε φάκελο του Outlook. Για παράδειγμα έχουμε ένα φύλλο εργασίας όπου έχουμε καταχωρίσει διάφορες επαφές (με αρκετές λεπτομέρειες για την κάθε επαφή όπως: Τηλέφωνο, E-mail, Διεύθυνση κτλ.), και θέλουμε να τις εισάγουμε ως Επαφές στο Outlook χωρίς να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.

Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Άνοιγμα (Οpen), και από δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Όταν διαλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) από το Outlook, ξεκινάει ο Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard) θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια που θέλουμε να πραγματοποιήσουμε όπου είναι η εντολή Εισαγωγή Από Άλλο Πρόγραμμα ή Αρχείο (Import from Another Program or File) και να πατήσουμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο του αρχείου από το οποίο θα γίνει η εισαγωγή, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε Microsoft Excel 97-2003 και έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

Στο τρίτο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να εντοπίσουμε το αρχείο του Excel που θέλουμε να εισάγουμε στο Outlook όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και τις Επιλογές (Options) που έχουμε σχετικά με τα Διπλότυπα (Duplicates), όπου επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε το φάκελο προορισμού του Outlook όπου θα εισαχθούν τα δεδομένα από το υπολογιστικό μας φύλλο. Πλοηγούμαστε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μέχρι να εντοπίσουμε το φάκελο Επαφές (Contacts), όπου το επιλέγουμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

Φτάνουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου στην περίπτωση που στο υπολογιστικό μας φύλλο έχουμε καταχωρίσει επικεφαλίδες στηλών όπως: Όνομα, Επώνυμο, Εταιρία κτλ., καλό θα ήταν να αντιστοιχίσουμε τα πεδία από το Excel με τα αντίστοιχα πεδία του Outlook. Επιλέγουμε λοιπόν την εντολή Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) για να εμφανιστεί το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.

Από το παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) θα πρέπει να επιλέξουμε το πεδίο από την περιοχή που αναγράφει Από: (From:) Microsoft Excel 97-2003 και να το σύρουμε δεξιά στην περιοχή Προς: (To:) Microsoft Office Outlook στο αντίστοιχο πεδίο που ταιριάζει. Όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα έχω σύρει το πεδίο Όνομα δίπλα στο πεδίο First Name, το πεδίο Επώνυμο δίπλα στο πεδίο Last και το πεδίο Εταιρία δίπλα στο Company.

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την Αντιστοίχιση των Πεδίων (Map Fields), πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να μεταβούμε και πάλι στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εξέλιξη Εισαγωγής ή Εξαγωγής όπου περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία μπορούμε να μεταβούμε στις Επαφές (Contacts) του Outlook, όπου θα δούμε όλες τις επαφές που είχαμε καταχωρίσει στο Excel να έχουν εισαχθεί επιτυχώς και στις Επαφές (Contacts) του Outlook.