Παρακολούθηση Αλλαγών Ενός Εγγράφου

Έχουμε στείλει ένα έγγραφο για αναθεώρηση και θέλουμε να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας, και εάν συμφωνούμε ή διαφωνούμε με τις αλλαγές αυτές. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), όπου μας επιτρέπει να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο. Η χρησιμότητά του είναι εξαιρετική όταν δύο ή περισσότερα άτομα επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση θα θέλουμε να γνωρίζουμε ποιες αλλαγές έχουν γίνει στο έγγραφο ή και ποια περιεχόμενα του έχουν διαγραφεί, εισαχθεί ή μορφοποιηθεί. Με το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) μπορούμε να παρακολουθήσουμε σχεδόν όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς λειτουργεί το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes).

Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο το οποίο θα θελήσουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές. Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), και από το υπομενού που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Αλλαγή Επιλογών Παρακολούθησης (Change Tracking Options) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε εμείς τις επιλογές επισήμανσης αλλαγών με τον δικό μας επιθυμητό τρόπο.

Στην περιοχή Σήμανση (Markup), μπορούμε να καθορίσουμε τις επισημάνσεις που θα εμφανίζονται για Εισαγωγές (Insertions), Διαγραφές (Deletions), Γραμμές Επισήμανσης Αλλαγών (Changed Lines) και για Σχόλια (Comments). Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε διαφορετικά χρώματα για το καθένα από αυτά.

Στην περιοχή Κινήσεις (Moves), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Κινήσεων (Track Changes), για να ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση κίνησης του περιεχομένου. Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε τον τρόπο με τον οποίο το Word θα εμφανίζει τις πρόσφατες κινήσεις, όπως εάν Μετακινήθηκε Από: (Moved From:) και Μετακινήθηκε Προς: (Moved To:) κάποιο σημείο του εγγράφου, μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετικά χρώματα. Από την περιοχή Επισήμανση Κελιού Πίνακα (Table Cell Highlighting), μπορούμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές, εάν έχουν εισαχθεί κελιά και εάν έχουν διαγραφεί κελιά σε έναν πίνακα με την ανάθεση διαφορετικών χρωμάτων για τις αντίστοιχες κινήσεις.

Εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές για τις Μορφοποιήσεις (Formatting), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Μορφοποίησης (Track Formatting), έπειτα διαλέγουμε το είδος της μορφοποίησης που θέλουμε να παρακολουθήσουμε και έπειτα διαλέγουμε ένα χρώμα για να διαφέρει η αλλαγή μορφοποίησης από άλλες αλλαγές που έχουν εντοπιστεί.

Στην περιοχή Πλαίσια (Balloons) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικές επιλογές για να εντοπίσουμε τις αλλαγές για σχετικά με τη Χρήση Πλαισίων στη Διάταξη Εκτύπωσης και Web (Print & Web Layout).

Όπως επίσης εάν θέλουμε να ορίσουμε Προσανατολισμό Χαρτιού (Page Orientation), μπορούμε να επιλέξουμε είτε Αυτόματα (Auto), Διατήρηση (Preserve) ή Οριζόντιος (Force Landscape) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις μας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options) πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Έπειτα πάλι από το Tab της Αναθεώρησης (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας εάν εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εμφάνιση Σημειώσεων (Show Markup) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές επιλογές για να διατηρήσουμε την παρακολούθηση αλλαγών εναντίον τους. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε αλλαγές που έχουν σχέση με Εισαγωγές και Διαγραφές περιεχομένου, τότε απενεργοποιούμε όλα τα πλαίσια ελέγχου εκτός από το Εισαγωγές και Διαγραφές (Insertions and Deletions).

Αφού έχουμε ρυθμίσει ποιες αλλαγές θέλουμε να παρακολουθήσουμε θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) για να ξεκινήσει η παρακολούθηση, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα υποτίθεται ότι έχουμε διανείμει το έγγραφό μας για αναθεώρηση και επεξεργασία και το έχουμε στη διάθεσή μας για να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας. Όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στο έγγραφό μας αυτές επισημαίνονται σύμφωνα με τα κριτήρια που είχαμε ορίσει και στα δεξιά του εγγράφου μας εμφανίζει περιγράφεται η αλλαγή που έχει γίνει.

Εάν επιθυμούμε να δούμε την παλιά έκδοση του εγγράφου, ή να επαναφέρουμε το αρχικό μας έγγραφο, από την περιοχή της παρακολούθησης αναπτύσσουμε το μενού που αναγράφει Τελική Έκδοση: Εμφάνιση Σημειώσεων (Final: Show Markup) και έπειτα επιλέγουμε Αρχικό (Original) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το αρχικό μας έγγραφο πριν από οποιεσδήποτε αλλαγές.

Εάν συμφωνούμε με μερικές αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας ή με όλες τις αλλαγές στο έγγραφό μας στην περιοχή Αλλαγές (Changes) που βρίσκεται στο Tab Αναθεώρηση (Review), πατάμε στο βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Αποδοχή (Accept) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εάν δεν μας αρέσουν κάποιες αλλαγές ή όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Απόρριψη (Reject) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Εάν θέλουμε να συγκρίνουμε τις δύο εκδόσεις ενός εγγράφου επιλέγουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) από το Tab της κορδέλας Αναθεώρηση (Review), όπου από το πτυσσόμενο μενού μπορούμε να επιλέξουμε είτε να τα Συγκρίνουμε (Compare) τα έγγραφα είτε να τα Συνδυάσουμε (Combine) σε ένα ενιαίο έγγραφο, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Διαλέγοντάς μία από τις δύο εντολές θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Σύγκριση Εγγράφων (Compare Documents), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και έπειτα το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου στο αριστερό μέρος της οθόνης μας βρίσκονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. Στο κεντρικό τμήμα βρίσκεται το Συγκρινόμενο Έγγραφο (Compared Document), στο πάνω δεξιό μέρος βρίσκεται το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και στο κάτω δεξιό το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) όπου και πάλι κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.