Δημιουργώντας συναρτήσεις στο Excel είναι σχετικά μία εύκολη διαδικασία. Μερικές φορές όμως όταν διαχειριζόμαστε μεγάλα βιβλία εργασίας με πολύπλοκες συναρτήσεις συνήθως μπερδευόμαστε, ειδικά όταν θέλουμε να έχουμε πρόσβαση σε δεδομένα καθορίζοντας ονόματα περιοχών. Με το Excel 2010 έχουμε τη βοήθεια της λειτουργίας Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείριση Ονομάτων (Name Range), μπορούμε να καθορίσουμε όνομα σε ένα κελί ή μία περιοχή κελιών μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας και μετά να το χρησιμοποιήσουμε στη συνάρτηση, χωρίς να χρειάζεται να θυμόμαστε το συγκεκριμένο κελί ή την συγκεκριμένη περιοχή κελιών.

Παρακάτω θα περιγράψω την λειτουργία της Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager). Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο υπάρχουν τα δεδομένα μας και στο οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Στην παρακάτω εικόνα έχουμε ένα φύλλο εργασίας το οποίο περιέχει διάφορες πληροφορίες για μαθητές. Στη στήλη B έχουμε το Σεμινάριο που παρακολούθησαν, στη στήλη C τους πόντους τους, στη στήλη D τον Βαθμό τους και στη στήλη E έχουμε το Αποτέλεσμα για το αν περνάει ή όχι με τη χρήση της συνάρτησης IF.

Στο κελί D11, θέλω να δημιουργήσω έναν τύπο ο οποίος θα προσθέτει την περιοχή κελιών C2:C9. Αντί λοιπόν να χρησιμοποιήσω την συνάρτηση =SUM(C2:C9) για να εμφανίσω το αποτέλεσμα, θα ονομάσω την περιοχή κελιών C2:C9 με τη χρήση της εντολής Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).

Για να εντοπίσω την εντολή θα πρέπει να μεταβώ στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Καθορισμένα Ονόματα (Defined Names) να επιλέξω την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager), όπου θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Δημιουργία (New) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (New) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα (New Name). Στο πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Όνομα (Name) πληκτρολογούμε την ονομασία για την περιοχή κελιών που θα επιλέξουμε που στο δικό μας παράδειγμα είναι Συνολικοί_Πόντοι. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δεξιά της εντολής Εύρος (Scope) καθορίζουμε που θέλουμε να εφαρμοστεί το όνομα, όπου στο δικό μου παράδειγμα θέλουμε να ισχύει για όλο το Βιβλίο Εργασίας. Μπορούμε να προσθέσουμε και σχόλια στην αντίστοιχη περιοχή για να βοηθήσουμε τους υπόλοιπους να καταλάβουν το σκεπτικό μας για την επιλογή του ονόματος.

Τέλος στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου ενεργοποιούμε το πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Αναφορά Σε: (Refers To:), όπου έπειτα με το ποντίκι μας επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε και που στο παράδειγμα είναι η περιοχή κελιών C2:C9. Αφού έχουμε επιλέξει και την περιοχή κελιών πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αφού έχουμε πληκτρολογήσει τα απαραίτητα πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπου βλέπουμε το όνομα που έχουμε ορίσει, τις τιμές που περιέχονται σε αυτή την περιοχή κελιών, το όνομα του φύλλου εργασίας σας με την περιοχή κελιών, το εύρος και σχόλιο εάν είχαμε πληκτρολογήσει. Ότι ονόματα έχουμε αναθέσει σε κελιά ή σε περιοχές κελιών όλα εμφανίζονται μέσα στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να ορίσουμε καινούργιο όνομα περιοχής, να επεξεργαστούμε τα ήδη υπάρχον ή και να διαγράψουμε κάποια. Τέλος πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close) για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Αφού έχουμε επιστρέψει στο φύλλο εργασίας μας, επιλέγω το κελί D11, όπου απλώς πληκτρολογούμε μία απλή συνάρτηση για να προσθέσουμε τους Συνολικούς Πόντους. Αφού ξεκινήσουμε να πληκτρολογήσουμε τον τύπο, αμέσως από κάτω από τα ορίσματα της συνάρτησης εμφανίζεται και η ονομασία της περιοχής όπου μπορούμε να την επιλέξουμε εάν θέλουμε και ακριβώς από δίπλα εμφανίζεται και το σχόλιο που είχαμε πληκτρολογήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως επιλέγεται αυτόματα και η περιοχή που είχαμε ορίσει όνομα.

Τέλος πατώντας το πλήκτρο Enter, κατευθείαν το αποτέλεσμα της άθροισης της συγκεκριμένης περιοχής εμφανίζεται στο κελί που είχαμε επιλέξει, και στην γραμμή τύπων βλέπουμε τον τύπο όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε αρκετές Ονομασίες Περιοχών ανάλογα με τις ανάγκες μας, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager).

Εναλλακτικός τρόπος για να δημιουργήσουμε μία ονομασία για ένα κελί ή μία περιοχή κελιών είναι ο εξής τρόπος:

Επιλέγουμε πρώτα την περιοχή κελιών που θέλουμε να ονομάσουμε, και έπειτα ενεργοποιούμε την περιοχή Πλαίσιο Ονόματος (Name Box), που βρίσκεται αριστερά από την γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Πληκτρολογούμε το όνομα που επιθυμούμε και προσοχή χωρίς κενά διαστήματα γιατί δεν τα δέχεται και πατάμε το πλήκτρο Enter. Αμέσως το επιλεγμένο κελί ή επιλεγμένα κελιά έχουν την ονομασία που είχαμε πληκτρολογήσει όπου και με αυτόν τον τρόπο το όνομα της περιοχής θα εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).

Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε τύπους ανάμεσα σε διαφορετικές ονομασίες κελιών όπως εμφανίζεται και παρακάτω.