Εάν χρησιμοποιούμε συναρτήσεις στο Excel αρκετά συχνά, θα πρέπει να έχουμε υπόψη ότι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιες πιο προχωρημένες λειτουργίες. Εδώ κάνει την εμφάνισή της ο τύπος Array (Σειράς).

Η συντομία του τύπου Array (Σειράς) είναι CSE, γιατί θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να καταχωρηθεί στο βιβλίο εργασίας μας..

Τι κάνει ο τύπος Array;

Είναι ένας τύπος που μπορεί να εκτελέσει πολλαπλούς υπολογισμούς σε ένα ή περισσότερα κελιά από τα στοιχεία ενός πίνακα. Για παράδειγμα, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array σε μία περιοχή κελιών και να υπολογίσουμε το μερικό άθροισμα μιας στήλης ή μίας γραμμής. Με λίγα λόγια αντί να δημιουργούμε έναν τύπο σε ένα υπολογιστικό φύλλο και έπειτα με την λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (Auto Fill) να τον συμπληρώνουμε στα άλλα γειτονικά κελιά με την χρήση σχετικών αναφορών κελίων για να αντιγραφεί ο τύπος χρησιμοποιούμε τον τύπο Array. Με τη χρήση του τύπου Αrray μπορούμε να δημιουργήσουμε τον αρχικό τύπο, έτσι ώστε το Excel να εκτελέσει τον επιθυμητό υπολογισμό όχι μόνο στο ενεργό κελί, αλλά επίσης και σε όλα τα άλλα κελιά στα οποία θα αντιγράφαμε κανονικά τον τύπο. Αυτό μπορούμε να το πετύχουμε με τη δημιουργία ενός τύπου Array (Σειράς). Ένας τύπος Array (Σειράς) είναι ένας ειδικός τύπος, ο οποίος λειτουργεί σε ένα εύρος κελιών.

Εάν μια περιοχή κελιών τροφοδοτεί αυτό το εύρος, αναφέρεται ως περιοχή σειράς. Εάν αυτή η περιοχή παρέχεται από μία λίστα με αριθμητικές τιμές, είναι γνωστές ως σταθερά σειράς.

Παρόλο που ο τύπος Array (Σειράς) φαίνεται πολύπλοκος είναι πολύ εύκολος στη δημιουργία του και θα μας φανεί πολύ χρήσιμο στο μέλλον. Γλιτώνουμε αρκετό χρόνο με τη δημιουργία του, αντίθετα με τη διαδικασία να αντιγράφουμε τον τύπο που δημιουργήσαμε στην επιθυμητή περιοχή κελιών.

Δημιουργία Τύπου Σειράς

Για να καταλάβουμε πώς θα δημιουργήσουμε ένα τύπο σειράς σε ένα φύλλο εργασίας, θα δούμε την παρακάτω εικόνα. Αυτό το φύλλο εργασίας έχει σχεδιαστεί για να υπολογίζει τους μισθούς ανά δεκαπενθήμερου για κάθε υπάλληλο. Θα το κάνει αυτό με το να πολλαπλασιάσει τις τιμές ώρας κάθε υπαλλήλου με το σύνολο των ωρών που έχουν δουλέψει σε κάθε περίοδο πληρωμής.

Για να δημιουργήσουμε τον τύπο Array σε μία περιοχή κελιών, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην παραπάνω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί C11, και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών C11:C14 και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς.

Πάντα ξεκινάμε ένα τύπο σειράς με την επιλογή του κελιού ή την περιοχή κελιών που θέλουμε να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Επίσης οι τύποι σειράς ξεκινάνε με το σύμβολο ίσον όπως και όλοι οι υπόλοιποι τύποι.

2. Ανοίγουμε παρένθεση και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα και κλείνουμε την παρένθεση. Έπειτα πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*), όπου πάλι ανοίγουμε παρένθεση και επιλέγουμε την περιοχή C4:C7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Πρώτη Περίοδο και κλείνουμε την παρένθεση.

3. Αφού έχουμε επιλέξει τις περιοχές κελίων και έχουμε ορίσει την πράξη που θα εκτελέσουμε πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς. Όταν πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να ολοκληρώσουμε τον τύπο αμέσως το αποτέλεσμα εμφανίζεται στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και , το Excel βάζει αγκύλες γύρω από τον τύπο σειράς {(=A4:A7)*(C4:C7)} στη γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Θα πρέπει να θυμόμαστε να πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter αντί του πλήκτρου Enter, γιατί αυτός ο ειδικός συνδυασμός πλήκτρων λέει στο Excel ότι δημιουργούμε έναν τύπο σειράς, έτσι ώστε το πρόγραμμα να κλείσει τον τύπο σε αγκύλες και για να το αντιγράψει σε κάθε κελί της περιοχής σειράς. Ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσουμε έναν τύπο σειράς λοιπόν είναι ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter.

Στην παρακάτω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί D10 και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή σειράς D10:D13, και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς.

Επιλέγουμε την περιοχή Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*) και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή D4:D7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Δεύτερη Περίοδος.

Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς, όπου εμφανίζεται και το αποτέλεσμα στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και στη γραμμή τύπων ο τύπος περικλείεται από τις αγκύλες {=(A4:A7)*(D4:D7)}.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει πάλι έναν Τύπο Σειράς (Array), ώστε να υπολογίσουμε τις συνολικές τιμές που θα πρέπει να πληρωθούν οι υπάλληλοι με βάση την τιμή ώρας του κάθε υπαλλήλου και τις συνολικές ώρες για όλον τον μήνα επιλέγοντας απλώς διαφορετική περιοχή σειράς.

Όποιο κελί και να επιλέξουμε από την περιοχή που έχουμε χρησιμοποιήσει τον τύπο Array, στη γραμμή τύπων θα εμφανίζεται πάντα ο ίδιος τύπος.

Κανόνες Δημιουργίας Τύπου Array

• Έχουμε ήδη αναφέρει τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + Enter, για να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array, αλλά και με τον ίδιο συνδυασμό πλήκτρων θα μπορέσουμε να τον επεξεργαστούμε τον τύπο.
• Πρέπει να επιλέξουμε πρώτα την περιοχή κελιών στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα αποτελέσματα.
• Δεν μπορούμε να αλλάξομε τα περιεχόμενα ενός μεμονωμένου κελιού σε μία περιοχή κελιών τύπου Array. Δηλαδή εάν επιλέξουμε ένα μεμονωμένο κελί που εμφανίζεται το αποτέλεσμα και πατήσουμε το πλήκτρο Delete εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου:

• Μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε έναν ολόκληρο τύπο σειράς, αλλά δεν μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε ένα μέρος του. Θα πρέπει δηλαδή να διαγράψουμε ολόκληρο τον τύπο και να ξεκινήσουμε την δημιουργία του από την αρχή.
• Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και κενά κελιά σε έναν τύπο Array.

Όταν χρησιμοποιούμε τύπους Array σε ένα βιβλίο εργασίας αντί να χρησιμοποιούμε ξεχωριστούς τύπους για τα δεδομένα μας, γλιτώνουμε και χρόνο, κόπο αλλά μειώνεται και το μέγεθος του αρχείου.

Τύπους Array (Σειράς) μπορούμε να τους χρησιμοποιήσουμε και για άλλες συναρτήσεις που γνωρίζουμε όπως τις SUM, COUNT κτλ.