Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου στο Outlook 2010

Τι συμβαίνει όταν είμαστε σε μία σημαντική σύσκεψη και δεν θέλουμε να απασχοληθούμε καθόλου με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα;

Τι γίνεται όταν δεν διαθέτουμε την πολυτέλεια του χρόνου για να τους απαντήσουμε απευθείας, και ευχόμασταν να υπήρχε κάποιος τρόπος ώστε να ειδοποιηθούν οι αποστολείς ότι βρισκόμαστε σε μία συνεδρίαση, και ότι με την πρώτη ευκαιρία που θα βρούμε θα τους απαντήσουμε;

Ακόμα και στις διακοπές μας, δεν θέλουμε να αποσπάτε η προσοχή μας με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Ευχόμαστε να υπήρχε κάποιος τρόπος, έτσι ώστε όλα τα μηνύματα να αρχειοθετούνταν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο κατά τη διάρκεια της απουσίας μας, ώστε να μπορέσουμε να τα αναγνώσουμε και να τα απαντήσουμε όταν επιστρέψουμε στο γραφείο μας.

Εδώ κάνει την εμφάνισής της η επιλογή Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου (Automatic Replies - Out of Office) στο Outlook. Το χαρακτηριστικό αυτό λειτουργεί στο Outlook 2010 μαζί με τον Exchange Server. Παρακάτω θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό προς όφελος δικό μας πρωτίστως και έπειτα για όλους τους άλλους.

Αφού έχουμε ξεκινήσει το Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) στα αριστερά της οθόνης μας. Στην περιοχή κάτω από τις Πληροφορίες Λογαριασμού (Account Information) επιλέγουμε την εντολή Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) - Automatic Replies (Out of Office), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπου βλέπουμε ότι έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε αυτόματες απαντήσεις για άτομα που βρίσκονται Μέσα στην Εταιρεία Μου (Inside My Organization) και για άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization).

Στην παραπάνω εικόνα έχω ενεργοποιήσει την εντολή Να Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις (Send Automatic Replies) και ενεργοποίησα την εντολή Να Αποστέλλονται Μόνο Σε Αυτή Τη Χρονική Στιγμή ( Only Send During This Time Range). Εφόσον γνωρίζω την ημερομηνία και τις ώρες που θα είμαι απασχολημένος το καθορίζω στις αντίστοιχες περιοχές Ώρα Έναρξης (Start Time) και Ώρα Λήξης (End Time), πληκτρολογώ το κείμενο που θέλω να εμφανίζεται σαν αυτοματοποιημένη απάντηση και τέλος επιλέγω το κουμπί ΟΚ για να κλείσω το παράθυρο διαλόγου.

Όταν θα πλησιάζει η ώρα που θα είμαι απασχολημένος στο φάκελο του Outlook βλέπω μία λωρίδα πληροφοριών που με ενημερώνει ότι Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις Για Αυτόν Τον Λογαριασμό (Automatic Replies Are Being Sent For This Account) . Εάν για κάποιο λόγο επιστρέψω πιο νωρίτερα στο γραφείο μου από τις ώρες που είχα καθορίσει απλώς επιλέγω την εντολή Απενεργοποίηση (Turn Off).

Στην παρακάτω εικόνα στα εισερχόμενά μου έχω λάβει μία αυτοματοποιημένη απάντηση σύμφωνα με τα κριτήρια και το κείμενο που είχα καθορίσει.

Όταν θελήσουμε να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την καρτέλα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization) και έπειτα ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Αυτόματη Απάντηση Σε Άτομα Εκτός Της Εταιρείας Μου (Auto-reply to people outside my organization). Έχουμε την επιλογή να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις Μόνο στις Επαφές Μου (My Contacts Only) και Σε Οποιονδήποτε Εκτός Της Εταιρείας Μου (Anyone outside my organization), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Δημιουργία Κανόνα Σε Αυτοματοποιημένες Απαντήσεις

(Creating a Rule for Automatic Replies)

Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για τα μηνύματα που θα λαμβάνουμε στο διάστημα απουσίας μας από το γραφείο, θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κανόνες (Rules), που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) όπου επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Κανόνα (Add Rule). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κανόνα με πολλά κριτήρια.

Στην παραπάνω εικόνα έχω επιλέξει Όσα Στάλθηκαν Απευθείας στον Χρήστη (Sent Directly To Me) και έχω επιλέξει το ονοματεπώνυμό μου επιλέγοντας το κουμπί Έλεγχος Ονομάτων (Check Names).

Έπειτα επιλέγω την εντολή Μετακίνηση Σε (Move To) και πατάω το κουμπί Φάκελος (Folder) και από το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση Μηνύματος (Move Message To) επιλέγω το φάκελο Διακοπές και πατάω το κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου επιλέγω και πάλι ΟΚ για να κλείσει.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) με τον κανόνα που μόλις δημιουργήσαμε να αναγράφεται με τις Συνθήκες (Condition) του κανόνα και τις Ενέργειες (Actions) που θα γίνουν στα μηνύματα. Επιλέγουμε και πάλι ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

Αυτό είναι όλο. Όσα μηνύματα λάβουμε στις συγκεκριμένες ημέρες και ώρες που θα απουσιάζουμε, θα μεταφερθούν αυτόματα στο φάκελο Διακοπές και μία Αυτοματοποιημένη Απάντηση θα αποσταλεί στους αποστολείς που θα τους ειδοποιεί για την απουσία μας.

Θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί στο τι θα πληκτρολογούμε στο κείμενου του αυτόματου μηνύματος, γιατί πιθανόν το μήνυμα θα αποσταλεί σε οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένου και spammers. Θα ήταν καλό για εμάς, να μην περιλαμβάνουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες της απουσίας μας, έτσι ώστε κανένας να μην μπορεί να γνωρίζει τις καθορισμένες ώρες και ημερομηνίες της απουσίας μας από το γραφείο ή το σπίτι.

Whoever wants to read this post in English, can do so at the following url:

http://officesmart.wordpress.com/2011/06/01/automatic-replies-out-of-office-in-outlook-2010/