Σε ένα προηγούμενο post είχα αναφερθεί στο χαρακτηριστικό Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) – Automatic Replies (Out of Office) που υπάρχει στο Outlook 2010. Σε αυτό το post θα περιγράψω την διαδικασία για το πώς θα χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο μηνύματος για να αποσταλεί ως μία Αυτόματη Απάντηση.

Εάν φεύγουμε για διακοπές ή για ένα επαγγελματικό ταξίδι, θα δούμε ότι θα παρουσιαστεί η ανάγκη να στέλνουμε μηνύματα αλληλογραφίας αυτοματοποιημένα που να υποδηλώνουν εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί μας. Με το Outlook 2010, μπορούμε να χειριστούμε εισερχόμενη αλληλογραφία με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, δημιουργώντας ένα πρότυπο που να περιέχει σημαντικά τηλέφωνα επικοινωνίας, διευθύνσεις κτλ, για άμεση επικοινωνία. Όταν θα επικοινωνήσουν μαζί μας, το συγκεκριμένο πρότυπο μηνύματος θα αποσταλεί ως απάντηση. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα δημιουργία ενός απλού κανόνα που θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε μία αυτόματη απάντηση. Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον κανόνα θα χρειαστούμε να έχουμε τον Microsoft Exchange Server καθώς και το Outlook 2010.

Πρώτα θα χρειαστούμε να δημιουργήσουμε το πρότυπο το οποίο θα αποστέλλεται αυτόματα στη διεύθυνση του αποστολέα. Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook 2010 και έπειτα από το Tab Αρχείο (Home) να επιλέξουμε την εντολή Νέο Μήνυμα (New Mail). Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου του Δημιουργία Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (New Mail) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία και κείμενο που θέλουμε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω:

Αφού έχουμε καταχωρίσει ότι θέλουμε να εμφανίζεται, από το μενού Αρχείο (File) του μηνύματος επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως (Save As) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Ως (Save As), θα πρέπει από την περιοχή που αναγράφει τον τύπο του αρχείου και να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού τον τύπο Πρότυπα του Outlook (*.oft) - (Outlook Template - *.oft). Έπειτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα κατάλληλο όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

Αφού έχουμε αποθηκεύσει το μήνυμα ως Πρότυπο Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, το κλείνουμε (δεν αποθηκεύουμε τίποτα πάλι) και επιλέγουμε το Tab Αρχείο (Home) της κορδέλας. Εντοπίζουμε την περιοχή Μετακίνηση (Move) και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Κανόνες (Rules) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Διαχείριση Κανόνων & Προειδοποιήσεων (Manage Rules & Alerts).

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία Κανόνα (New Rule), και εμφανίζεται ο Οδηγός Κανόνων (New Rule Wizard). Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα (Start from a blank rule) επιλέγουμε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω (Apply rule on messages I receive) και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

Σε αυτό το βήμα του οδηγού ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δεξιά της εντολής Που Στάλθηκε Μόνο Σε Εμένα (Sent Only To Me) και επιλέγουμε έπειτα το κουμπί Επόμενο (Next).

Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Απάντηση με χρήση καθορισμένο πρότυπο (Reply using a specific template) και στο κάτω μέρος του οδηγού επιλέγουμε την εντολή Καθορισμένα Πρότυπα (A Specific Template). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων (Select a reply Template). Στην περιοχή Διερεύνηση Σε (Look-in) θα πρέπει να επιλέξουμε Πρότυπα Χρήστη στο Σύστημα Αρχείων (User Templates in File System). Αμέσως εμφανίζονται τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε αποθηκεύσει, επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε και πατάμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

Αφού πατήσουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open) για το πρότυπό μας, επιστρέφουμε στον Οδηγό Κανόνων (Rule Wizard) όπου στο κάτω μέρος του παραθύρου και δεξιά της περιοχή που αναγράφει Απάντηση με Χρήση (Reply Using) βλέπουμε να αναγράφεται η διαδρομή και η θέση του αρχείου που χρησιμοποιήσαμε. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να κλείσουμε τον Οδηγό Κανόνων.

Πατώντας στο κουμπί Τέλος (Finish) επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου μπορούμε να δούμε τον κανόνα που μόλις έχουμε δημιουργήσει με όνομα Που στάλθηκε μόνο σε εμένα (Sent Only to me). Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

Όταν κάποιος μας στείλει ένα μήνυμα, μία αυτοματοποιημένη απάντηση θα σταλθεί στη διεύθυνση του αποστολέα με βάση το πρότυπο που είχαμε ορίσει.

Πρέπει να προσέχουμε τι αναγράφουμε σε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα απάντησης, γιατί ενδέχεται να παραδοθεί στον οποιονδήποτε, ακόμα και spammers. Καλό θα ήταν να αποφεύγουμε να δίνουμε ακριβείς πληροφορίες για το διάστημα της απουσίας μας, έτσι ώστε κάποιοι να μην γνωρίζουν τον ακριβή χρόνο της απουσίας μας από το γραφείο ή του σπιτιού μας.

Whoever wants to read this post in English can do at the link below:

http://officesmart.wordpress.com/2011/06/06/how-to-use-a-template-as-an-automatic-reply-in-outlook/