Ένα απο τα νέα χαρακτηριστικά του Exchange 2010 είναι η δυνατότητα να κάνουμε archiving τα user mailboxes που βρίσκονται στον Exchange.Αυτό σε συνδυασμό με την δυνατότητα του Outlook 2010 να δείχνει στον χρήστη το κανονικό και το archiving mailbox ταυτόχρονα έκανε πράξη την ιδέα που είχε η Microsoft στο πως αφενώς απο την μια θα μειωθεί το μέγεθος του mailbox άρα θα γίνει και πιο γρήγορο και απο την άλλη πως θα διατηρείται εύκολα προσβάσιμος ο τεράστιος όγκος tvn μηνυμάτων.Το όφελος της παραπάνω ιδέας για τις εταιρείες είναι οτι πλέον δεν χρειάζονται λύσεις 3ων εταιρειών για το Archiving τους.Το μόνο τους χρειάζεται είναι Outlook 2010 Enterprise CAL.

Η παραπάνω καινοτομία δεν επέφερε καμιά οπτική αλλαγή στον χρήστη.Το archived mailbox εμφανίζεται στον χρήστη με το ίδιο τρόπο που εμφανιζόταν στο Outlook 2007 το mailbox ενός άλλου χρήστη που ανοίγαμε.Το εμφανές πλεονέκτημα είναι ότι εφόσον τα Archived mailboxes αποθηκεύονται πλέον στον server η διαχείρηση τους γίνεται εξαιρετικά απλή και εύκολη.

Τεχνικά πλέον το archiving, εντάσεται στο γενικότερο σύνολο του Messaging Records Management και αυτό γιατί πλέον ο χρήστης ή ο administrator μπορεί να επιλέξει τι και πότε θα κάνει με τα data του mailbox του. Το Records Management προσφέρει αρκετές επιλογές που μπορούν να ρυθμιστούν μέσω των Retention Policy Tags.

Ας τις δούμε όμως αναλυτικά:

MoveToArchive: Μεταφέρει το μήνυμα στο archive mailbox. Τα μηνύματα μετακινούνται στο ίδιο archived-φάκελο με τον αρχικό.

MoveToDeletedItems: Μεταφέρει τα μηνύματα στον Deleted Items folder. Τα μηνύματα στον Deleted Items folder μπορούν να επαναφερθούν σε οποιονδήποτε άλλον folder.

DeleteAndAllowRecovery: Μας επιτρέπει την επαναφορά των μηνυμάτων όταν ο Deleted Items folder αδειάσει ή ο χρήστης κάνει hard deletes ένα μήνυμα. Όταν αυτό συμβεί και έχει οριστεί deleted item retention το μήνυμα μετακινείται στον Recoverable Items folder ( aka dumpster ) δίνοντας μας την δυνατότητα επαναφοράς του.

PermanentlyDelete: Οριστική και αμετάκλητη διαγραφή ενός μηνύματος.

MarkAsPastRetentionLimit: Όρίζει πότε ένα μήνυμα έχει υπερβεί το retention limit. Τα Outlook 2010 και Outlook 2007 εμφανίζουν τα μηνύματα αυτά χρησιμοποιώντας strikethrough text. Ο χρήστης έχει την επιλογή είτε να το σβήσει οριστικά είτε να το μετακινήσει στο Archive.

Στο επόμενο Post θα μιλήσουμε για τα Retention Tags.