Αφού λοιπόν έχουμε δημιουργήσει το Retention Tag αυτό που μας απομένει είναι να το κάνουμε link σε ένα Retention Policy.  Αφου δημιουργηθεί και το Retention Policy μπορούμε να το κάνουμε link σε οποιονδήποτε χρήστη έχει ενεργοποιημένο το archiving στον λογαριασμό του.

Όπως καταλάβατε οι Retention Policies κάνουν apply τα retention tags στα mailboxes. Μπορούμε να έχουμε πολλά  retention tags επάνω σε ένα Retention Policy όπως έχουμε πει στα προηγούμενα post. Ας δούμε όμως τι retention tags μπορεί να δεχτεί ένα retention policy:

• Μία ή περισσότερες RPTs για τους folders
• Μία DPT με παράμετρο type All (Η καλύτερη λύση για archiving)
• Απεριόριστο αριθμό personal tags

Να επισημάνουμε ότι δεν μπορούμε να έχουμε παραπάνω απο μία RPT για τον ίδιο folder σε μία Retention policy.

Για την δημιουργία μιας Retention Policy χρειαζόμαστε Powershell και την New-RetentionPolicy εντολή:

Η παραπάνω εντολή μας δημιουργεί μια Retention Policy η οποία ονομάζεται  “Users-RP” και την κάνει στην  DPT  “Users-RPT” που δημιουργήσαμε πριν. 

Μπορούμε βέβαια να δημιουργήσουμε το retention policy αλλά να μην κάνουμε άμεσα link κάποιο tag επάνω του.Μπορούμε να προσθέσουμε το tag αργότερα αν και δεν προτείνετε να μένει retention policy χωρίς tag.Η προσθήκη γίνετε με την χρήση της εντολής:

Set-RetentionPolicy –Identity “Users-RP” –RetentionPolicyTagLinks “Users-RPT”

Εφόσον ο χρήστης έχει ενεργοποιημένο το archiving πρέπει να εφαρμόσουμε το Retention Policy που φτιάξαμε παραπάνω στο mailbox. Αυτό γίνεται με την χρήση της εντολής:

Και βάζοντας την τελευταία εντολή έρχεται και η οπτική αλλαγή

Προ Archiving:

Μετά την ενεργοποίηση του  Archiving:

Το πρώτο που παρατηρούμε είναι ότι στο  archive mailbox δεν υπάρχει τίποτα.Αυτό συμβαίνει διότι δεν έχει τρέξει ακόμα ο Managed Folder Assistant ( απο default τρέχει μεταξύ 1am – 4am καθημερινά ) αλλά μπορεί να τρέξει και χειροκίνητα με την χρήση της εντολής: “Start-ManagedFolderAssistant”.  ΝΑ σημειωθεί οτι η διαδικασία γίνεται χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να είναι Online σε αντίθεση με το παλιό  Auto Archive που υπήρχε μέχρι τώρα.

Και όπως βλέπουμε παρακάτω έχουν δημιουργηθεί και η εξτρά φάκελοι που έχουμε δημιουργήσει.

Οκ ενεργοποιήσαμε το Archiving και νιώθουμε ευτυχισμένοι και χαμογελάμε διάπλατα για λίγα δευτερόλεπτα πριν συνειδητοποιήσουμε ότι δεν έχουμε ρυθμίσει 2 πράγματα:Το Archiving warning quota και το archive quota.  ;Όμως δεν χρειάζεται να ανησυχούμε διότι εξ ορισμού το archive warning quota και το archive quota είναι ρυθμισμένα στο Unlimited ( Ακούς Miss Marple? ).  Εφόσον με τις βελτιώσεις του Exchange έχουμε μεγάλη ευελιξία στο Storage μπορούμε αν δεν έχουμε πρόβλημα χώρου να το αφήσουμε έτσι , αλλιώς μπορούμε να το ρυθμίσουμε μέσω  EMS με την παρακάτω εντολή:

Έχετε υπόψην σας ότι το recommended DB size για τον Exchange 2010 είναι στα 16TB όπως επίσης το recommended μέγεθος για τις DAG είναι 2TB και 200GB για τις non DAG DB.

Ελπίζω να σε διαφώτισα Miss Marple.

Στο επόμενο Post θα δούμε τι συμβαίνει στο account όταν κάνουμε disable το archive