Jump to content
  • entries
    132
  • comments
    82
  • views
    48957

MailTips in Outlook 2010


philippe

670 views

 Share

Mail Tips Πόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα.

Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά.

Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων.

Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση.

01

Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου.

Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All.

02

Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος.

03

Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές).

04

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω.

05

Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής)

  • Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ.
  • Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής.

Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα)

  • Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια.
  • Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη.
  • Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε.
  • Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί.

Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά)

  • Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator.
  • Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”.
  • External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού.
  • External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού.

Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής:

  • Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει.
  • Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια.
  • Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips.

Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα.

Ετικέτες Technorati: MailTips
Ετικέτες Technorati: Outlook 2010
Ετικέτες Technorati: SystemPlus
Ετικέτες Technorati: Office 2010
Ετικέτες Technorati: Κέντρο Πληροφορικής
 Share

3 Comments


Recommended Comments

Πολύ καλό χαρακτηριστικό!!! και πολύ ωραίο άρθρο, Αλλά μάλλον για να δουλέψει το Outlook 2010 με αυτό το χαρακτηριστικό, πρέπει να είναι Connected σε Exchange Server 2010. Εγώ έχω Exchange 2007 και outlook 2010 αλλά αυτό το option, "mail tips" μέσα στο file > options > Mail Δεν υπάρχει.

Link to comment

Ειδικά αυτό το mailtip που ο παραλήπτης είναι Out of Office είναι το καλύτερο. Φυσικά ο Philip δουλεύει με Exchange 2010...

Link to comment
Guest
Add a comment...

×   Pasted as rich text.   Paste as plain text instead

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

Loading...
×
×
  • Create New...