Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    Συνέχιση Ανάγνωσης Στο Word 13


     
    Επεξεργαζόμαστε ένα έγγραφο στο Word αλλά για κάποιο λόγο πρέπει να κλείσουμε το έγγραφο για να συνεχίσουμε την επεξεργασία του αργότερα. Ωραία, Κανένα Πρόβλημα. Αλλά ποιο σημείο του εγγράφου επεξεργαζόμασταν την τελευταία φορά; Δεν θυμόμαστε!!!
    Το Word 13 το έχει προνοήσει!!!
    Όταν κλείσουμε το έγγραφό μας στο Microsoft Word 13, την επόμενη φορά που θα το ανοίξουμε εμφανίζεται το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) στο δεξιό μέρος της οθόνης όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.
    Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας καλωσορίζει πίσω και μας συμβουλεύει να συνεχίσουμε από εκεί που το αφήσαμε την τελευταία φορά.
    Αναφέρει τον αριθμό της σελίδας στην οποία δουλεύαμε την τελευταία φορά και το ακριβές σημείο. Επίσης μας αναφέρει και το χρονικό διάστημα που προηγήθηκε πριν την τελευταία επεξεργασία του συγκεκριμένου εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα μας ειδοποιεί ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν μερικά δευτερόλεπτα.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω κλείσει το έγγραφο και το έχω ξανά ανοίξει αργότερα. Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας ειδοποιεί και πάλι ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100, πριν απόΈξι (6) λεπτά.
     

    Για μία ακόμα φορά στην παρακάτω εικόνα έχω κλείσει και ξανά ανοίξει το έγγραφο αργότερα. Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας ειδοποιεί και πάλι ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν από Μία (1) ώρα.

    Ξανά συνεχίζουμε από εκεί που το είχαμε αφήσει απλά και γρήγορα. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) και θα μεταφερθούμε στο ακριβές σημείο του εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας πληροφορεί ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν Τέσσερις (4) ώρες.

    Εάν ανοίξουμε το έγγραφο και δεν κάνουμε χρήση του Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης), αυτό συρρικνώνεται στην μορφή που βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα και εάν πλοηγηθούμε από πάνω του ξαναεμφανίζει όλες τις πληροφορίες που έχω περιγράψει παραπάνω.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με το Resume Reading(Συνέχιση Ανάγνωσης) στο Word 13.
     




     
     
     

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:


     




  2. philippe
    Πρόκειται να διανείμουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου του Word σε συναδέλφους ή σε πελάτες; Μία καλή ιδέα θα ήταν να αναθεωρήσουμε το έγγραφό μας και να το ελέγχουμε για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να έχουν αποθηκευτεί στο ίδιο το έγγραφο ή να βρίσκονται στις ιδιότητες του εγγράφου. Γιατί κρυμμένες πληροφορίες μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες για την επιχείρησή μας ή λεπτομέρειες για το ίδιο το έγγραφό, λεπτομέρειες τις οποίες δεν θέλουμε να μοιραστούμε. Μία λύση λοιπόν είναι να χρησιμοποιήσουμε τον Document Inspector.
    Το χαρακτηριστικό Document Inspector στο Office ελέγχει το έγγραφό μας για κρυφές ιδιότητες και για προσωπικά στοιχεία.
    Πριν εφαρμόσουμε το Document Inspector, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο από το έγγραφο γιατί μερικές αλλαγές που θα εφαρμοστούν δεν θα μπορούμε να τις αναιρέσουμε. Τα βήματα που πρέπει να κάνουμε είναι τα εξής:
    Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο), και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Info και στην δεξιά περιοχή όπου αναγράφει Prepare for Sharing ( Προετοιμασία για Διανομή), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα) και διαλέγουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου).

    Αφού επιλέξουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου), εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου απλώς τσεκάρουμε τα κουτάκια από τις διαθέσιμες επιλογές που θέλουμε να ελέγξουμε.

    Οι κατηγορίες ελέγχου είναι οι εξής:
    Comments, Revisions, Versions and Annotations – Σχόλια, Αναθεωρήσεις, Εκδόσεις και Επισημειώσεις: Ελέγχει το έγγραφο για σχόλια, εκδόσεις, σημάδια αναθεώρησης και σχόλια μελανιού.
    Document Properties and Personal Information – Ιδιότητες Εγγράφου και Προσωπικές Πληροφορίες: Ελέγχει για κρυφά μετα-δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.
    Custom XML Data – Δεδομένα Προσαρμοσμένης XML (Extensible Markup Language): Ελέγχει για δεδομένα προσαρμοσμένης XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.
    Headers, Footers and Watermarks – Κεφαλίδες, Υποσέλιδα και Υδατογραφήματα: Ελέγχει το έγγραφο για πληροφορίες σε κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα.
    Invisible Content – Κρυφό Περιεχόμενο: Ελέγχει το έγγραφο για αντικείμενα που δεν είναι ορατά γιατί έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφά. Αυτό δεν περιλαμβάνει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.
    Hidden Text – Κρυφό Κείμενο: Ελέγχει το έγγραφο για κείμενο που έχει μορφοποιηθεί κρυφό.
    Όταν πατήσουμε το κουμπί Inspect ( Έλεγχος) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την πορεία ελέγχου του εγγράφου. Ο χρόνος ελέγχου εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου και από τα περιεχόμενα του. Εδώ βλέπουμε ότι έχει φτάσει στην τελευταία κατηγορία ελέγχου και που πρόκειται για κρυφό κείμενο.

    Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου μας αναφέρει τι έχει βρεθεί στο έγγραφό μας. Τα κόκκινα θαυμαστικά εμφανίζονται στις κατηγορίες όπου έχουν βρεθεί κάποια στοιχεία. Τα μπλε σημάδια ελέγχου μας αναφέρουν ότι δεν έχει εντοπιστεί τίποτα. Από δίπλα εμφανίζεται το κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) σε κάθε κατηγορία όπου έχουν εντοπιστεί στοιχεία, όπου εάν το πατήσουμε για να αφαιρεθούν τα στοιχεία πιθανόν να μην μπορούμε να τα ανακτήσουμε, όπως μας προειδοποιεί στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.

    Το κουμπί Inspect (Έλεγχος) έχει αλλάξει σε Reinspect (Ξανά Έλεγχος), όπου μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το έγγραφο μας. Αφού πατήσουμε στο κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) στην κατηγορία που θέλουμε, περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία αφαίρεσης. Αφού ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας αναφέρει ότι όλα τα στοιχεία έχουν αφαιρεθεί επιτυχώς.

    Ο Document Inspector είναι διαθέσιμος και στο Word 2007 και στο Word 2010.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Document Inspector Technorati Tags: Έλεγχος Εγγράφου
  3. philippe
    Πρώτα από όλα θα ήθελα να ευχηθώ ολόψυχα Χρόνια Πολλά και Ευτυχισμένο το 2012. Μακάρι το νέο έτος να φέρει σε όλους αυτό που επιθυμούνε, μα πάνω απ’ όλα υγεία. Όλα τα υπόλοιπα θα έρθουν.
    Φέτος λοιπόν μου απονεμήθηκε ξανά ο τίτλος του Microsoft® MVP Award για το Office System για το έτος 2012. Ευχαριστώ λοιπόν όλα τα μέλη της κοινότητας ανεξαιρέτως, που μου έδωσαν αυτή την ευκαιρία για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά να μου απονεμηθεί ο τίτλος αυτός. Τίτλος ο οποίος είναι μία πρόκληση, όπως η ζωή όπου παρόλο τα προβλήματα που μας παρουσιάζονται δεν πρέπει να το βάζουμε κάτω, πρέπει να ελπίζουμε, να προσπαθούμε.
    Keep On Walking.
    Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2012.
    Technorati Tags: Microsoft MVP Award Renewed For 2012,MVP,MVP Office System
  4. philippe
    How can I turn on/off Auto Keyboard switching?
    Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο.
    Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό;
    Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word.
    Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text).

    Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/08/31/how-can-i-turn-onoff-auto-keyboard-switching/
    Ετικέτες Technorati: Keyboard Language Display,Word Options,How To Change Automatically Language Display,Word,Office 2010,SystemPLus,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr Ετικέτες Technorati: Automatically switch keyboard to match language of surrounding text
  5. philippe
    Πώς να Ενεργοποιήσουμε ή να Απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Καταχώριση Ονομάτων στο Outlook 2010.
    Πολλές φορές όταν πάμε να πληκτρολογήσουμε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς:, Κοινοποίηση, Ιδιαίτερη Κοινοποίηση, βλέπουμε το Outlook να προτείνει ονόματα διευθύνσεων ανάλογα με το γράμμα που έχουμε πληκτρολογήσει. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη για κάποιους και ενοχλητική για άλλους. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το γράμμα c και αμέσως εμφανίζεται η λίστα με τα προτεινόμενα ονόματα διευθύνσεων όπου απλώς επιλέγω με το ποντίκι μου το όνομα που θέλω να καταχωρίσω και αμέσως έχει εισαχθεί στο πεδίο Προς: (To).

    Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το ενεργοποιήσουμε ή να το απενεργοποιήσουμε την λειτουργία αυτή αντίστοιχα.
    1. Εφόσον έχω ξεκινήσει το Outlook 2010, επιλέγω το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το μενού με τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγω την εντολή Επιλογές (Options).

    2. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) του Outlook όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τα αριστερά του παραθύρου διαλόγου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    3. Εφόσον έχουμε επιλέξει την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τις Επιλογές (Options) του Outlook πλοηγούμαστε προς τα κάτω μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Αποστολή Μηνυμάτων (Send Messages), όπου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την εντολή Χρήση Λίστας αυτόματης καταχώρησης για πρόταση ονομάτων κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές “Προς”, “Κοιν.”, “Ιδιαίτ. κοιν.”. (Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines)

    Έχουμε επίσης τη δυνατότητα να καθαρίσουμε την Λίστα Αυτόματης Καταχώρησης απλώς επιλέγοντας το κουμπί Άδειασμα Λίστας Αυτόματης Καταχώρησης (Empty Auto-Complete List). Εφόσον το πατήσουμε θα εμφανιστεί ένα Προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου για το εάν είμαστε σίγουροι να το καθαρίσουμε όπου επιλέγουμε Ναι (Yes) ή Όχι (No).

    Technorati Tags: Enable or Disable Names Autocomplete in Outlook 2010,Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση της Αυτόματης Καταχώρισης Ονόματος στο Outlook 2010,Autocomplete List,Λίστα Καταχώρισης,Outlook 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  6. philippe
    How to View Multiple Documents in Microsoft Office Word 2010
    Πολλές φορές καθώς δουλεύουμε σε πολλαπλά έγγραφα του Word μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά όταν τα επεξεργαζόμαστε σε μία οθόνη, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Με το Microsoft Office όμως έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε τη δουλειά μας πιο εύκολα και ευχάριστα καθώς δουλεύουμε με πολλαπλά έγγραφα, με διάφορες προβολές εγγραφών και κυριότερα όλα ταυτοχρόνως. Για παράδειγμα, μπορούμε να συγκρίνουμε έγγραφα το ένα δίπλα από το άλλο, αντί να ελαχιστοποιούμε και να μεγιστοποιούμε τα έγγραφα ξανά και ξανά, ή ακόμα να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα στην οθόνης μας, ή ακόμα να χωρίσουμε ένα μεγάλο έγγραφο σε δύο κυλιόμενα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορούμε να δούμε δύο διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα.
    Για να μπορέσουμε να δούμε όλες τις λειτουργίες θα πρέπει να ανοίξουμε τουλάχιστο δύο ή περισσότερα έγγραφα του Word, και τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας Παράθυρο (Window) θα μπορούμε να κάνουμε τα εξής:
    1. Τακτοποίηση Όλων (Arrange All): Όλα τα έγγραφα θα τακτοποιηθούν σε παράθεση το ένα κάτω από το άλλο για να αναθεωρήσουμε το περιεχόμενό τους. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει και στο Excel 2010, μόνο που όταν το επιλέγουμε μας ρωτάει πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα.

    Αυτό το παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί όταν επιλέξουμε την ίδια εντολή στο Excel.

    2. Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side): Μας επιτρέπει να συγκρίνουμε δύο έγγραφα ταυτοχρόνως. Εάν έχουμε ανοίξει περισσότερα από δύο έγγραφα, θα μας ζητηθεί να επιλέξουμε το έγγραφο με το οποίο θέλουμε να το συγκρίνουμε.
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το παράθυρο Σύγκριση Με Παράθεση (Compare Side by Side), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να συγκρίνουμε απλώς επιλέγοντάς το και πατώντας το κουμπί ΟΚ.

    2a. Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling): Ενεργοποιείται αυτόματα έτσι ώστε να μπορούμε να κυλίσουμε μέσα στα ανοιχτά έγγραφα την ίδια χρονική στιγμή ώστε να μπορέσουμε να δούμε και να αναλύσουμε τα περιεχόμενα του εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τις εντολές Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side) και την Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling), που βρίσκονται στην περιοχή Παράθυρο (Window) της κορδέλας, του Tab Προβολή (View).

    2b. Επαναφορά Θέσης Παραθύρου (Reset Window Position): θα αλλάξει τη θέση του παραθύρου των εγγράφων, των οποίων γίνεται σύγκριση έτσι ώστε να καταλαμβάνουν τον ίδιο χώρο στην οθόνη μας. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει η εντολή Προβολή με Παράθεση (View Side by Side) να είναι ενεργοποιημένη.

    3. Διαίρεση (Split): Θα μας επιτρέψει να διαιρέσουμε ένα τρέχον παράθυρο σε δύο μέρη, ώστε να μπορούμε να προβάλλουμε ταυτόχρονα διαφορετικές ενότητες του εγγράφου.

    Όταν έχουμε διαλέξει την εντολή Διαίρεση (Split), η εντολή αλλάζει και γίνεται Κατάργηση Διαίρεσης (Remove Split).
    4. Δημιουργία Παραθύρου (New Window): Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που περιέχει μια προβολή του τρέχοντος εγγράφου.

    5. Εναλλαγή Παραθύρων (Switch Windows): Μας επιτρέπει να εναλλαχθούμε σε άλλο ανοιχτό παράθυρο απλώς επιλέγοντάς το με το ποντίκι μας. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά ενός παραθύρου υποδηλώνει ότι είναι το ενεργό έγγραφο.
    Whoever wants to read this post in english can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-view-multiple-documents/.

    Technorati Tags: Autoexec.gr,Δημιουργία Παραθύρου,Διαίρεση,Επαναφορά Θέσης Παραθύρων,Προβολές Πολλαπλών Εγγράφων Στο Office 2010,Προβολή Με Παράθεση,Σύγχρονη Κύλιση,Τακτοποίηση Όλων,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Word 2010
  7. philippe
    Θέλουμε να απεικονίσουμε όλα τα ραντεβού και meetings που έχουμε στο Ημερολόγιο του Outlook σε μορφή Γραφημάτων και Αναλυτών (Slicers) σε ένα Υπολογιστικό Φύλλο του Excel 2010;
    Θέλουμε να δούμε πληροφορίες για ραντεβού που έχουν παρέλθει ή που πρόκειται να συμβούν στο μέλλον σε όσο γίνεται λεπτομερή μορφή;
    Θέλουμε να δούμε Ποιός, Πότε, Γιατί, Τι, και άλλες πληροφορίες διαθέσιμες που βρίσκονται στο ημερολόγιό μας στο Outlook στο Excel;
    Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Calendar Analytics, όπου μας επιτρέπει να συνδεθούμε στο Ημερολόγιο του Microsoft Exchange με αποτέλεσμα να έχουμε διάφορες απόψεις και προβολές από στατιστικά συνεδριάσεων, συσκέψεων μέσα στο Microsoft Office Excel 2010.
    Με αυτό το δωρεάν εργαλείο μπορούμε να:
    Να ανακτήσουμε αυτόματα τον χρόνο που έχουμε δαπανήσει στο ημερολόγιο. Να επισκοπήσουμε και να αναλύσουμε τον χρόνο των συσκέψεων, είτε κατά ημέρα, ώρα, κατηγορία και επαγγελματική προτεραιότητα. Να επισκοπήσουμε πληροφορίες για περασμένες συσκέψεις και για μελλοντικές προγραμματισμένες συσκέψεις. Να προσαρμόσουμε τις προβολές με τη χρήση του Αναλυτή (Slicers), με τη χρήση συναρτήσεων DAX (Data Analysis Expressions) ή με Αναφορές Πίνακα (Table References).. Να έχουμε πρόσβαση στην ανάλυση εμείς οι ίδιοι και όποιος άλλος/η μοιράζεται το ημερολόγιο του/της με όλες τις λεπτομέρειες. Το Calendar Analytics είναι ένα εκτελέσιμο αρχείο το οποίο αφού το εγκαταστήσομε αμέσως δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας του Excel με το όνομα “Calendar Analytics.xlsx” στην επιφάνεια εργασίας. Το εκτελέσιμο αρχείο μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6
    Πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Calendar Analytics δουλεύει μόνο με την τελευταία έκδοση του Microsoft Excel 2010 και του Microsoft PowerPivot για το Excel 2010. Για να κατεβάσετε το PowerPivot για το Excel 2010 μπορείτε να το κάνετε από την παρακάτω διεύθυνση και ανάλογα με την έκδοση του Office 2010 που χρησιμοποιείται κατεβάζετε και το ανάλογο αρχείο.
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el
    Το Calendar Analytics αξιοποιεί τις υπηρεσίες Exchange Web (EWS-Exchange Web Services), όπου το Exchange Web Services δουλεύει με τον Exchange Server
    Για να το δούμε λοιπόν στην πράξη:
    Εντοπίζουμε το αρχείο Calendar Analytics.xlsx και το ανοίγουμε. Η οθόνη του Excel θα πρέπει να εμφανίζεται ίδια με την παρακάτω εικόνα και να αποτελείται από τα ίδια φύλλα εργασίας:

    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) ή Who (Ποιός) πατάμε στο κουμπί Refresh Calendar (Ενημέρωση Ημερολογίου) όπου αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός του Calendar Analytics. Στο πλαίσιο κειμένου E-mail Address πληκτρολογούμε την δικιά μας ηλεκτρονική διεύθυνση και πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο).

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού που ονομάζεται Date Selector (Επιλογή Ημερομηνιών) επιλέγουμε το εύρος των ημερομηνιών τις οποίες θέλουμε να επισκοπήσουμε. Δηλαδή έχουμε την Ημερομηνία Έναρξης (Start Date) 1 Μαρτίου, 2011 και Ημερομηνία Λήξης (End Date) 31 Μαΐου, 2011 για το δικό μου παράδειγμα.

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού ονομαζόμενο Alias List μπορούμε να προσθέσουμε και έναν συνεργάτη μας (Alias) σε περίπτωση που έχουμε το δικαίωμα να έχουμε πρόσβαση στο ημερολόγιό του. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, βλέπουμε να αναγράφεται το δικό μου όνομα. Εάν ήθελα να προσθέσω κάποιον Alias θα πατούσα στο κουμπί Add (Προσθήκη) και εάν ήθελα να αφαιρέσω κάποιον από τη λίστα θα πατούσα στο κουμπί Remove (Αφαίρεση). Αφού ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να μεταφερθούμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Status (Κατάσταση) όπου ενημερωνόμαστε για τη διαδικασία σύνδεσης στον διακομιστή και επεξεργασίας των δεδομένων, όπου θα πρέπει να περιμένουμε κάποια λεπτά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

    Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Information (Πληροφοριών) όπου μας ενημερώνει για τα επόμενα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε και τα οποία είναι τα εξής:

    1. Επιλέγουμε το Tab που ονομάζεται PowerPivot, και στην περιοχή Δεδομένα του Excel (Excel Data) επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Όλων (Update All).

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο του PowerPivot όπου ενημερωνόμαστε για την προετοιμασία του παραθύρου του PowerPivot.

    2. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία και δούμε τα δεδομένα εντός του φύλλου εργασίας, κλείνουμε το παράθυρο του PowerPivot όπου επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας του Calendar Analytics.xlsx. Στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data) και στην περιοχή Συνδέσεις (Connections) επιλέγουμε την εντολή Ανανέωση Όλων (Refresh All) από το πτυσσόμενο μενού.

    Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ημερολογίου μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας Calendar Analytics όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) βλέπουμε τον συνολικό αριθμό των συναντήσεων μου, όπως και σε απεικονίσεις γραφημάτων οι συναντήσεις που έχουν παρέλθει όπως και οι μελλοντικές συναντήσεις.

    Τα Γραφήματα και οι Αναλυτές (Slicers) είναι αρκετά μέσα στο φύλλο εργασίας What (Τι) και αφορούν είτε τις Ημέρες, Μήνες, Ώρες με τις περισσότερες συναντήσεις.

    Στο φύλλο εργασίας Who (Ποιος) έχουμε κάποια στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις συναντήσεις μας, όπως με τους Πρώτους 10 Συμμετέχοντες (Top 10 Participants) και τους Πρώτους 10 Οργανωτές (Top 10 Organizers). Επιλέγοντας δεδομένα από τους Αναλυτές (Slicers) δεξιά του φύλλου εργασίας, απευθείας ενημερώνονται και τα γραφήματα ανάλογα με τον αναλυτή που επιλέξαμε.

    Στο φύλλο εργασίας Details (Λεπτομέρειες) εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των συναντήσεων όπως και ποιος είναι ο οργανωτής καθώς και η Ώρα Έναρξης (Start Time) και η Ώρα Λήξης (End Time).

    Στο φύλλο εργασίας Categories (Λεπτομέρεις) βλέπουμε τα ονόματα των κατηγοριών που έχουμε αναθέσει στις συναντήσεις του Ημερολογίου μας.
    Whoever wants to read this post, can do so at the following url:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/05/18/calendar-analytics-for-excel-2010/
    Technorati Tags: Calendar Statistics.xlsx,Calendar Statistics For Excel 2010,Στατιστικά Ημερολογίου στο Excel 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010
  8. philippe
    Batman, Superman, Spiderman όλοι τους ήρωες. Γνωρίστε τώρα και τον Ribbon Hero!!!!
    Το Ribbon Hero είναι ένα παιχνίδι για το Office 2007 και για το Office 2010 και περιλαμβάνει τις εφαρμογές Word, PowerPoint, Excel και OneNote. Έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορέσουμε βελτιώσουμε τις ικανότητες μας και τις γνώσεις μας στο Office. Εάν νοιώθετε ότι το Office μπορεί να κάνει πολύ πιο περισσότερα από ότι εσείς γνωρίζετε τότε το Ribbon Hero είναι για εσάς. Παίξτε παιχνίδια, κοντραριστείτε με άλλους, μαζέψτε πόντους, καθώς θα βελτιώνεται τις γνώσεις σας στο Office και διασκεδάστε μαθαίνοντας τα καινούργια χαρακτηριστικά..
    Το Ribbon Hero κατασκευάστηκε στα Office Labs και είναι διαθέσιμο για κατέβασμα από την εξής διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/ribbonhero
    Αφού κατεβάσουμε το εκτελέσιμο αρχείο, το τρέχουμε για να το εγκαταστήσουμε. Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου πατάμε στο κουμπί Finish. Προς το παρόν ο Ribbon Hero είναι διαθέσιμο μόνο στην Αγγλική γλώσσα.
    Όταν ανοίξουμε είτε το Word, Excel, PowerPoint ή το OneNote, ο Ribbon Hero εμφανίζεται στα δεξιά της Κορδέλας στο Tab Αρχικό.Πατώντας στο εικονίδιο του Ribbon Hero, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου.
    Στο συγκεκριμένο παράδειγμα έχω πατήσει στο Ribbon Hero από την εφαρμογή του Word. Βλέπουμε ότι το Σκορ Επίτευξης μου στο Word είναι 0 από 432, γιατί το τρέχω για πρώτη φορά. Ακριβώς από κάτω βλέπω τις κατηγορίες των πόντων και τους συνολικούς πόντους που θα πρέπει να συγκεντρώσω σε κάθε κατηγορία. Στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται μία πρόκληση που μπορώ να δεχτώ να παίξω.
    Πατάω λοιπόν στο κουμπί Play Challenge για να ξεκινήσει η πρόκληση.

    Στην περιοχή με τα κόκκινα γράμματα αναγράφεται η πρόκληση την οποία θα πρέπει να αντιμετωπίσουμε. Στο συγκεκριμένο μου έχει ανατεθεί εάν μπορώ να κάνω έναν ορθογραφικό έλεγχο. Υπάρχουν τριών ειδών λαθών τα οποία θα πρέπει να διορθώσω χρησιμοποιώντας το δεξί κλικ του ποντικιού μου.
    Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών σχετικά με το Ribbon Hero και την κατηγορία της ερώτησης. Εάν δεν γνωρίζω την απάντηση μπορώ να πατήσω πάνω στο κουμπί Hint (Υπόδειξη), για να με βοηθήσει.
    Κάνω λοιπόν δεξί κλικ στο πρώτο λάθος το οποίο πρόκειται για γραμματικό λάθος και το διορθώνω.
    Αφού έχω επιλέξει τη σωστή απάντηση, αμέσως ακούγεται ένας ήχος επιβράβευσης και μπαλόνια αιωρούνται στο παράθυρο εργασιών όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εδώ έχω διορθώσει δύο λάθη από τα τρία που μου ζητούσε η πρόκληση και βλέπουμε από την έντονη γραφή ότι έχουμε κάνει τις σωστές επιλογές.
    Αφού εκτελέσω και την τρίτη πρόκληση και την κάνω σωστά αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου επιβράβευσης.
    Δέχομαι λοιπόν τα Συγχαρητήρια για τη συγκεκριμένα κατηγορία της πρόκλησης. Μπορώ να ξαναδοκιμάσω πάλι την ίδια πρόκληση, ή να μεταβώ πίσω στο Ribbon Hero για μία καινούργια πρόκληση. Επίσης αναγράφονται και οι βαθμοί που κέρδισα από την συγκεκριμένη πρόκληση.Αφού επιστρέψουμε στο Ribbon Hero, εμφανίζεται η το αρχικό πλαίσιο διαλόγου όπου παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει η βαθμολογία μου και εάν θέλω να δεχτώ την νέα πρόκληση.
    Εάν επιθυμούμε μπορούμε να επιλέξουμε να συνδεθούμε στο Facebook πατώντας στο πάνω αριστερό μέρος του παραθύρου για να προκαλέσουμε φίλους ή συναδέλφους.
    Πατώντας στο εικονίδιο του Facebook, πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας για να συνδεθεί ο Ribbon Hero με το Facebook.

    Αφού συνδεθούμε επιτυχώς, το πλαίσιο διαλόγου του Ribbon Hero μας επιτρέπει να προσκαλέσουμε άτομα για να “κοντραριστούμε”.
    Για να διαλέξουμε άλλη εφαρμογή εκτός από το Word, για παράδειγμα PowerPoint, θα πρέπει να αναζητήσουμε από το μενού Έναρξη – Όλα τα Προγράμματα – Microsoft Labs και Ribbon Hero.
    Αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε την εφαρμογή με την οποία θέλουμε να παίξουμε.
    Όλοι μας λοιπόν μπορούμε να γίνουμε Ήρωες!!!!!!!!!!!!!
    Technorati Tags: Ribbon Hero Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office  
     
    Μπορείτε να δείτε και ένα demo που έφτιαξα σχετικά με τον Ribbon Hero για τις εφαρμογές του Word και PowerPoint παρακάτω :
  9. philippe
    Πρόσφατα βρέθηκα αντιμέτωπος με μία πολύ δύσκολη εξίσωση η οποία φαινόταν άλυτη. Αφιέρωσα αρκετό χρόνο και κόπο για την επίλυσή της. Έλα όμως που η λύση της ήταν πολύ απλή. Στην επόμενη εικόνα παραθέτω την εξίσωση με την λύση της.

    Η λύση:
    Microsoft Office 365
    Έτοιμοι για εργασία, οπουδήποτε κι αν βρισκόμαστε.
    Με λίγα λόγια το Microsoft Office 365 μας επιτρέπει να εργαζόμαστε από οπουδήποτε και με όλες τις συσκευές, είτε είμαστε επαγγελματίας είτε έχουμε μια μικρή επιχείρηση.
    Τι είναι όμως το Office 365;
    Το Microsoft Office 365 παραδίδει τη δύναμη της παραγωγικότητας στο σύννεφο, σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, βοηθώντας μας να εξοικονομήσουμε χρόνο και χρήματα. Το Office 365 είναι μία συνδρομητική υπηρεσία που συνδυάζει τις εφαρμογές Microsoft Web Apps με εργαλεία που έχουν δυνατότητες Web. Συνεργάζεται με το υπάρχον υλικό μας και υποστηρίζεται από ισχυρή ασφάλεια, αξιοπιστία και τον έλεγχο που θέλουμε να έχουμε εμείς οι ίδιοι για να διευθύνουμε την επιχείρησή μας. Είναι απλό στη χρήση και εύκολο στη διαχείριση - όλα υποστηρίζονται από την ισχυρή ασφάλεια και εγγυημένη αξιοπιστία
    Γιατί χρειάζομαι το Office 365;
    Στη σημερινή ανταγωνιστική παγκόσμια αγορά, οι επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους χρειάζονται τεχνολογίες που διευκολύνουν την ευελιξία και προσθέτουν αξία στην επιχείρηση με οικονομικά αποτελεσματικό τρόπο. Οι υπηρεσίες που βασίζονται στο νέφος παρέχουν τον τρόπο για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι. Παρέχουν στους χρήστες εργαλεία παραγωγικότητας με πολλές δυνατότητες ενώ βοηθούν στην ελάφρυνση των βαρών για τη διαχείριση και συντήρηση επαγγελματικών συστημάτων — απελευθερώνοντας τα τμήματα πληροφορικής και τις επιχειρήσεις ώστε να συγκεντρωθούν σε πρωτοβουλίες που μπορούν να φέρουν πραγματικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
    Ποιες υπηρεσίες και ποια εργαλεία περιλαμβάνονται στο Office 365;
    Συνδυάζει τη γνωστή σουίτα γραφείου Office με τις cloud-based εκδόσεις των επικοινωνιών επόμενης γενιάς: Exchange Online, SharePoint Online και Lync Online.
    Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του Office 365;
    Πρόσβαση στο email από οπουδήποτε Business-class χαρακτηριστικά, όπως τηλεφωνική υποστήριξη, με την εγγύηση uptime 99,9% Pay-as-you-go επιλογές τιμολόγησης που σας δίνουν την ευελιξία για το σύνολο ή μέρος του οργανισμού σας Τελευταία έκδοση του Business Productivity Suite Online (BPOs), η οποία έχει σήμερα εκατομμύρια επιχειρηματικούς χρήστες Γίνετε ένας από τους πρώτους που θα διερευνήσει τις cloud-based δυνατότητες και τα οφέλη του Office 365! Κατεβάστε την έκδοση Beta τώρα!

    Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/el-gr/office365/online-software.aspx
    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με το Office 365.
    Microsoft Office 365
    Technorati Tags: Office 365,Autoexec.gr,SystemPlus,Κέντρο Πληροφορικής,Smart Office
  10. philippe
    Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt
    Πολλοί από εμάς όταν θελήσουμε να εισάγουμε ένα γραφικό SmartArt σε μία Παρουσίαση, πρώτα εισάγουμε το γραφικό SmartArt και μετά πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να μετατρέψουμε το κείμενο που ήδη υπάρχει στην παρουσίασή μας σε Γραφικό SmartArt με ένα μόνο κλικ. Για παράδειγμα, εάν έχουμε μία αριθμημένη λίστα στην Παρουσίασή μας όπου για λόγους έμφασης θελήσουμε να την μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται η επιλεγμένη διαφάνεια με την αριθμημένη λίστα κειμένου, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο κειμένου που θέλουμε να μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt.

    Αφού έχουμε επιλέξει το πλαίσιο κειμένου, επιλέγουμε το Tab Κεντρικό (Home) και στην περιοχή Παράγραφος (Paragraph) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt (Convert Text to SmartArt), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής εμφανίζονται τα πιο δημοφιλή Γραφικά SmartArt στο πτυσσόμενο μενού, ενώ εάν θελήσουμε κάποια άλλα γραφικά, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Περισσότερα Γραφικά SmartArt (More SmartArt Graphics), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Γραφικού SmartArt (Choose A SmartArt Graphic), όπου όλα τα γραφικά είναι χωρισμένα σε κατηγορίες και η κάθε κατηγορία έχει και τις δικές της υποκατηγορίες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Στο παρακάτω παράδειγμα έχω διαλέξει την κατηγορία Διεργασία (Process) και από τις υποκατηγορίες έχω διαλέξει Κατακόρυφη Λίστα Διάσημων (Vertical Chevron List).

    Αφού έχω επιλέξει το είδος του γραφικού SmartArt πατάω στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενο του επιλεγμένου πλαισίου κειμένου έχει μετατραπεί στο αντίστοιχο Γραφικό όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Αμέσως μόλις το κείμενο μας μετατραπεί σε Γραφικό SmartArt, εμφανίζεται και το ενσωματωμένο Tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools), που χωρίζεται σε δύο κατηγορίες οι οποίες είναι το Tab Σχεδίαση (Design) και το Tab Μορφή (Format), όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε και να μορφοποιήσουμε το γραφικό ώστε να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες μας.
    Εάν παρόλο αυτά δεν έχουμε μείνει ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορούμε απλά και γρήγορα να μετατρέψουμε το γραφικό SmartArt κατευθείαν σε κείμενο. Επιλέγουμε το γραφικό SmartArt και επιλέγουμε το Tab Σχεδίαση (Design) και από την περιοχή Επαναφορά (Reset) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή (Convert), όπου από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text) και αμέσως εμφανίζεται μόνο το κείμενό μας.

    Μπορούμε επίσης να διαλέξουμε την εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes), όπου αμέσως απενεργοποιείται το Tab της Σχεδίασης (Design) και το γραφικό SmartArt θα αντιμετωπίζεται σαν ένα απλό αντικείμενο.
    Η εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes) υπάρχει και στο Excel 2010, όπου δεν υπάρχει η εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text).
    Technorati Tags: SystemPlus
  11. philippe
    Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία του Word, όπου κάποια στιγμή θα θελήσουμε να τα συνδυάσουμε και να συγχωνεύσουμε πολλά έγγραφα σε ένα ενιαίο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας αποθηκεύει κάθε κεφάλαιο που δημιουργεί ως ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word. Οπότε όταν θα ολοκληρώσει την συγγραφή για όλα τα κεφάλαια, θα έχει τόσα έγγραφα του Word όσο και τα κεφάλαια. Για παράδειγμα έχω δημιουργήσει οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word, που το καθένα αποτελείται από διαφορετικό αριθμό σελίδων. Αυτό που πρέπει να κάνω είναι να δημιουργήσω ένα ενιαίο έγγραφο που θα αποτελείται από τα οκτώ διαφορετικά αρχεία.
    Πολλοί από εμάς θα δημιουργούσαμε ένα καινούργιο έγγραφο και έπειτα θα ανοίγαμε ένα ένα όλα τα άλλα έγγραφα και θα χρησιμοποιούσαμε την διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης μέχρι που να είχε δημιουργηθεί το ενιαίο έγγραφο. Διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική. Η διαδικασία είναι πολύ απλή και τα αποτελέσματα πολύ γρήγορα αρκεί να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:
    Πρώτον: Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και να ρυθμίσουμε τη Διάταξη της Σελίδας (Page Layout) και τα Περιθώρια (Margins) της σελίδας ώστε να είναι ίδια με τα άλλα έγγραφα που θα συγχωνεύσουμε.
    Δεύτερο: Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις στο νέο κενό έγγραφο, μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τρίτο: Αφού έχουμε μεταβεί στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας μεταβαίνουμε στην περιοχή Κείμενο (Text) της κορδέλας και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αντικείμενο (Object) και από το μενού διαλέγουμε την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τέταρτο: Επιλέγοντας την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου (Insert File), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε τα έγγραφα του Word που θέλουμε να συγχωνεύσουμε σε ένα ενιαίο έγγραφο.

    Όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα έχω εντοπίσει τα οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word και τα έχω επιλέξει.
    (Για να επιλέξουμε μη συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέγουμε τα άλλα έγγραφα ένα, ένα. Για να επιλέξουμε συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέγουμε το τελευταίο της σειράς όπου επιλέγονται και τα υπόλοιπα έγγραφα που βρίσκονται ενδιάμεσα του πρώτου και του τελευταίου).
    Πέμπτο: Αφού έχουμε επιλέξει τα επιθυμητά έγγραφα, πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert), όπου ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν στο έγγραφό μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα όπου έχουν εισαχθεί 580 σελίδες, διατηρώντας την μορφοποίηση προέλευσης τους και όλες τις αλλαγές ενοτήτων που είχαν δημιουργηθεί.

    Technorati Tags: Merge Multiple Documents into One Technorati Tags: Συγχώνευση Πολλαπλών Εγγράφων Σε Ένα Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  12. philippe
    Νέα χρονιά, νέες προσδοκίες, νέοι στόχοι για όλους μας μα πάνω από όλα υγεία. Θα ήθελα λοιπόν να ευχηθώ σε όλους Χρόνια Πολλά και ένα Ευτυχισμένο Νέο Έτος.
    Φέτος λοιπόν δεν περίμενα τίποτα από τον Άγιο Βασίλη (λόγω ηλικίας), αλλά χάρη στην παρότρυνση κάποιων ατόμων και ειδικά του Χρήστου Σπανουγάκη, ο οποίος με “έψησε” να ασχοληθώ με το Office (τομέας στον οποίο δεν ασχολούνται και τόσοι), κατάφερε να με επισκεφθεί ο Άγιος Βασίλης.
    Το δώρο μου ποιό ήταν;
    2011 Microsoft® MVP Award για το Office System.
    Τιμή μεγάλη για εμένα και χαρά απερίγραπτη που στον χρόνο συμμετοχής μου στην κοινότητα, μου απονεμήθηκε ο τίτλος του MVP για τον συγκεκριμένο τομέα. Ελπίζω να φανώ και στο μέλλον αντάξιος του τίτλου αυτού έτσι ώστε να μπορέσω να ανταποκριθώ σε αυτήν την τιμή.
    Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω και τα μέλη της κοινότητας που με πρότειναν όπου χωρίς την αρωγή τους, τίποτα δεν θα είχε συμβεί.
    Microsoft Most Valuable Professional Poem
    Say it Loud, Say it Proud
    I don’t live in the Cloud
    I’m a Most Valuable Professional
    Which i will become Obsessional
    Thank you all for the Oppurtunity
    I Promise You, I won’t let down the Community!!!
    Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2011.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Office 2010
  13. philippe
    Το πρόγραμμα της εβδομάδας όλων μας είναι αρκετά επιβαρημένο και δεν μπορούμε να έρθουμε σε συνεννόηση με τους συνεργάτες μας ή τους φίλους μας. Έχουμε κλείσει ραντεβού, συσκέψεις, μαθήματα και ένα σωρό άλλα ζητήματα τα οποία απαιτούν την παρουσία μας. Τι ωραία που θα ήταν να γνωρίζανε και οι συνεργάτες μας ή οι φίλοι μας το εβδομαδιαίο μας πρόγραμμα, έτσι ώστε και αυτοί να το έχουν υπόψη και να γνωρίζουνε ποιες είναι οι ελεύθερες ώρες ή ημέρες που μπορούνε να μας ενοχλήσουν.
    Από την στιγμή που τα έχουμε καταχωρίσει όλα στο ημερολόγιο του Outlook, δεν έχουμε κανένα πρόβλημα. Μπορούμε να τους στείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ημερολόγιο μας, καθορίζοντας ακριβώς τι και πώς θέλουμε να εμφανίζονται όλες οι πληροφορίες του εβδομαδιαίου μας προγράμματος.
    Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:
    Ξεκινάμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συμπερίληψη (Include) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Ημερολόγιο (Calendar) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail), όπου μπορούμε να καθορίσουμε τις πληροφορίες του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar), θα μπορούσαμε να επιλέξουμε ανάμεσα στα διαθέσιμα ημερολόγια που έχουμε, όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Περιοχή Ημερομηνιών (Date Range) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Σήμερα (Today), μπορούμε να ρυθμίσουμε ποιες ημέρες του ημερολογίου μας θέλουμε να εισαχθούν στο μήνυμά μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε, όπως επίσης πώς μπορούμε να καθορίσουμε εμείς κάποιες συγκεκριμένες ημερομηνίες πατώντας στην εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates).

    Επιλέγοντας την εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates), εμφανίζονται και τα στοιχεία ελέγχου όπου καθορίζουμε την έναρξη και τη λήξη των ημερομηνιών του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Λεπτομέρεια (Detail), εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only), θα εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές που έχουμε για το πώς θέλουμε να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του ημερολογίου μας. Εντολές τις οποίες θα επιλέξω και τις τρείς για να δούμε πώς θα εμφανίζονται στο μήνυμά μας.

    Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν τα δεδομένα στο μήνυμά μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    1η Λεπτομέρεια: Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only).
    Στην παρακάτω εικόνα έχουν εισαχθεί τα δεδομένα του ημερολογίου και βλέπουμε να αναγράφονται μόνο οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και οι ώρες που είμαστε Απασχολημένοι (Busy), χωρίς να εμφανίζονται περισσότερες λεπτομέρειες. Όπως επίσης βλέπουμε και το ημερολόγιο μας να έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο.

    2η Λεπτομέρεια: Περιορισμένες Λεπτομέρειες (Limited Details).
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), αλλά τώρα βλέπουμε ότι για τις ώρες που είμαστε απασχολημένοι να εμφανίζεται και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν.

    3η Λεπτομέρεια: Πλήρεις Λεπτομέρειες (Full Details).
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), όπως επίσης και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. Τώρα όμως στις επικεφαλίδες των Θεμάτων, υπάρχει και ένας υπερσύνδεσμος όπου εάν τον ενεργοποιήσουμε θα μεταβούμε στις λεπτομέρειες του συγκεκριμένου συμβάν όπου υπάρχουν και όλες οι λεπτομέρειες αναλυτικά.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail) εμφανίζεται και η περιοχή Για Προχωρημένους (Advanced), όπου εάν πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) εμφανίζονται και οι επιπρόσθετες επιλογές που έχουμε στη διάθεσή μας οι οποίες είναι οι εξής:
    Να συμπεριλαμβάνονται λεπτομέρειες στοιχείων που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά (Include details of items marked private). Να συμπεριλαμβάνονται συνημμένα στα στοιχεία ημερολογίου (Include attachments within calendar items). Όπως επίσης να ορίσουμε την διάταξη των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Ημερήσιο Πρόγραμμα (Daily Schedule) ή Λίστα Συμβάντων (List of Events).

    Technorati Tags: Insert and Send a Calendar using Outlook 2010 Technorati Tags: Εισαγωγή και Αποστολή Ημερολογίου με τη χρήση του Outlook 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  14. philippe

    Text to Speech

    By philippe,

    Σε προηγούμενο post μου, είχα αναφερθεί για τις δυνατότητες που μας δίνει το Word 2010 σχετικά με τις επιλογές Μετάφρασης. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να εκφωνήσουμε αυτά που μεταφράσαμε και δεν διαθέτουμε και την πιο κατάλληλη προφορά; Don’t worry be happy!!! Το Office 2010 είναι εδώ.
    Η Microsoft έχει ενσωματώσει το εργαλείο Speak που χρησιμοποιεί το Microsoft’s Text-to-Speech (TTS) engine. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας, να πληκτρολογήσουμε την πρόταση μας και αφού την επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Speak και ακούμε την εκφώνηση. Η φωνή είναι γυναικεία, οπότε οι πιθανότητες να προσελκύσουμε την προσοχή των αναγνωστών είναι περισσότερες από μία αντρική φωνή.
    Θα περιγράψω τα βήματα για να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak και πώς θα ακούσουμε την μετάφραση.
    Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο) και επιλέγουμε Options (Επιλογές) για να ενεργοποιήσουμε τις επιλογές του Word.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Word Options (Επιλογές του Word), όπου μεταβαίνουμε στην κατηγορία Customize Ribbon (Προσαρμογής της Κορδέλας), διαδικασία την οποία έχω περιγράψει σε προηγούμενο Post.
    Από το την περιοχή Choose commands from: (Επιλογή εντολών από, αναπτύσσουμε το πτυσσόμενο μενού και επιλέγουμε να εμφανιστούν όλες οι εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα (Commands Not in the Ribbon). Με τη λαβή κύλισης, προχωράμε προς τα κάτω για να βρούμε την εντολή Speak (οι εντολές είναι σε αλφαβητική σειρά, οπότε κυλάμε αρκετά προς τα κάτω) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.
    Για να προσθέσουμε την εντολή θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα Custom Group (Προσαρμοσμένο Γκρουπ) σε ένα ήδη υπάρχον Tab της Κορδέλας ή να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Tab, ειδάλλως εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας προειδοποιεί πως οι Εντολές μπορούν να προστεθούν μόνο σε προσαρμοσμένα γκρουπ.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω προσθέσει την εντολή Speak στο Tab Review (Αναθεώρηση).
    Αφού πατήσω ΟΚ στα πλαίσια διαλόγου και επιστρέψω στο έγγραφό μου μεταβαίνω στο Tab Review για να εντοπίσω την εντολή Speak.



    Τα δύσκολα περάσανε, οπότε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πληκτρολογήσουμε το κείμενο μας εάν δεν το έχουμε ήδη κάνει, να επιλέξουμε την λέξη, πρόταση ή παραγράφους που θέλουμε να εκφωνηθούν και να πατήσουμε στην εντολή Speak και να απολαύσουμε την αφήγησή μας.
    Άλλος τρόπος για να ακούσουμε την εκφώνηση της αφήγησης, είναι να έχουμε ενεργοποιήσει τον Mini Translator και απλώς επιλέγοντας την πρόταση περιμένουμε να ενεργοποιηθεί ο Mini Translator με την μετάφραση του επιλεγμένου κειμένου και να πατήσουμε στο κουμπί Play, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορούμε επίσης να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak με τη χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου.
    Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + R (ενεργοποιείται το Tab Review) και μετά πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + Y και ακούμε την εκφώνηση. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε επιλέξει το κείμενο.
    Η εντολή Speak υπάρχει και στο Excel 2010, και στο PowerPoint 2010. Για να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας ακολουθούμε τα ίδια βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Παρακάτω εμφανίζεται η εντολή Speak στο Excel 2010.


    Ενεργοποιώντας την εντολή By Columns (Με Στήλες) ξεκινάει η εκφώνηση με βάση τα περιεχόμενα της πρώτης στήλης και ακολούθως μεταφέρεται στην επόμενη στήλη κτλ.
    Ενεργοποιώντας την εντολή By Rows (Με Γραμμές), ξεκινάει η εκφώνηση από το πρώτο κελί της πρώτης γραμμής που υπάρχουν δεδομένα, ακολουθεί το επόμενο κελί κτλ. Όταν φτάσει στο τελευταίο κελί της γραμμής ξεκινάει από την αμέσως επόμενη γραμμή και συνεχίζει.
    Ενεργοποιώντας την εντολή On Enter, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε κάτι, πατώντας το πλήκτρο Enter θα ακούγεται και η εκφώνηση.
    Στο παρακάτω video μπορείτε να το διαπιστώσετε και εσείς οι ίδιοι.
    Υποστηριζόμενα λειτουργικά συστήματα είναι τα εξής: Windows 7; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista
    Μπορείτε να το κατεβάσετε από την παρακάτω διεύθυνση σε περίπτωση που δεν έχετε το Office 2010:
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=674356c4-e742-4855-b3cc-fc4d5522c449&displaylang=en
    Για να εγκαταστήσετε και άλλες γλώσσες αφήγησης μεταβείτε στην ακόλουθη διεύθυνση και διαλέξτε αυτή που θεωρείται κατάλληλη. Προς το παρόν δεν υπάρχει στα ελληνικά.
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=F704CD64-1DBF-47A7-BA49-27C5843A12D5&displaylang=en

    Technorati Tags: Text to Speech Technorati Tags: Microsoft Office 2010  
    Technorati Tags: Εκφώνηση Κειμένου Technorati Tags: SystemPlus
  15. philippe
    Εισαγωγή μίας βάσης δεδομένων της Access στο Excel 2010.
    Πίνακας (Table), Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable Report) και Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotChart and PivotTable Report).
    Ακούμε τις ορολογίες πολλές φορές και αναρωτιόμαστε τι είναι και τι κάνει το καθένα από αυτά, ποιά η χρησιμότητά τους; Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από μία βάση δεδομένων της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να τα οργανώσουμε για να δημιουργήσουμε μία αναφορά ή μία παρουσίαση.
    Παρακάτω θα αναφέρω τους τρόπους με τους οποίους θα εισάγουμε μία βάση δεδομένων από την Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.
    Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Access, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την βάση δεδομένων την οποία θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

    Εάν υπάρχουν διάφοροι πίνακες στη βάση δεδομένων μας, θα πρέπει να διαλέξουμε τον επιθυμητό πίνακα τον οποίο θέλουμε να εισάγουμε. Στο δικό μου παράδειγμα διαλέγω τον πίνακα με ονομασία “Δραστηριότητες”.

    Αφού διαλέξουμε τον πίνακα και πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε πώς θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα μας στο βιβλίο εργασίας. Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις που μπορούμε να διαλέξουμε για να εισαχθούν τα δεδομένα μας, όπου θα αναλυθούν και οι τρείς περιπτώσεις ξεχωριστά.
    1η Περίπτωση – Table (Πίνακας):
    Διαλέγουμε Table (Πίνακας) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αμέσως τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έτοιμα για φιλτράρισμα.

    2η Περίπτωση – PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα):

    Διαλέγουμε PivotTable Report ( Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας [εάν θέλουμε να εισαχθούν σε άλλο φύλλο εργασίας θα πρέπει να επιλέξουμε New Worksheet (Νέο Φύλλο Εργασίας)], βεβαιωνόμαστε ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε μία αναφορά PivotTable (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

    Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως η Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας μας και στη στήλη B και C αναφέρει τα αθροίσματα των στηλών. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις τιμές θα πρέπει από το παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα), και στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου που αναγράφει Values (Τιμές), να πατήσουμε στο βέλος από ποιες από τις δύο στήλες θέλουμε να αλλάξουμε του Sum of Κόστος ή του Sum of Διάρκεια. Πατώντας στο βέλος εμφανίζεται το υπομενού όπου διαλέγουμε την εντολή Value Field Settings (Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμών) όπως φαίνεται και παρακάτω.

    Ενεργοποιώντας την εντολή αυτή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλουμε. Δηλαδή να αλλάξουμε τον είδος της συνάρτησης που χρησιμοποιείται, όπως για παράδειγμα Count (Καταμέτρηση), Max (Μέγιστο), κτλ. και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο ΟΚ.

    3η Περίπτωση – PivotChart and PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα):

    Διαλέγουμε PivotChart και PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε ένα PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος) και μία αναφορά PivotTable Report (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

    Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας και θα δημιουργηθεί αυτόματα και το γράφημα όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα μπορούμε να κάνουμε όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε και στο Γράφημα και στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο ευπαρουσίαστα και κατανοητά.

    Technorati Tags: Insert an Access Database in Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  16. philippe
    Με το Excel 2010, έχουμε ένα πολύ εύκολο τρόπο για να εισάγουμε δεδομένα από το διαδίκτυο μέσα ένα φύλλο εργασίας. Μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας για να τα αναλύσουμε, για να τα αξιολογήσουμε ή ακόμα και για να τα φιλτράρουμε.
    Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:
    1. Ανοίγουμε την επιθυμητή ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε τα δεδομένα μας. Στην δικιά μου περίπτωση έχω ανοίξει την εξής σελίδα:
    http://www.systemplus.gr/windowsserver2008/ ,όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    2. Ανοίγουμε την εφαρμογή Excel 2010, ώστε να δημιουργηθεί ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας.
    3. Εφόσον έχουμε ανοίξει το βιβλίο εργασίας μας, μεταφερόμαστε στο Tab Data (Δεδομένα) της κορδέλας και διαλέγουμε από την περιοχή Get external data (Λήψη εξωτερικών δεδομένων) επιλέγουμε την εντολή From Web (Από Διαδίκτυο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    4. Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου New Web Query (Νέο Ερώτημα Διαδικτύου), όπου στο πεδίο της διεύθυνσης μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το URL, ή να ανοίξουμε το πτυσσόμενο μενού και να διαλέξουμε την διεύθυνση που υπάρχει ήδη στο μενού. Στη δικιά μου περίπτωση θα διαλέξω τη διεύθυνση που αναγράφει systemplus.

    Διαλέγοντας την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω, μεταφέρομαι στην αρχική σελίδα της τοποθεσίας οπότε πλοηγούμαι κανονικά στην ιστοσελίδα ώστε να μεταφερθώ στην επιθυμητή τοποθεσία. Στο δικό μου παράδειγμα μεταφέρομαι στην σελίδα Σεμινάρια και από εκεί θα επιλέξω τον υπερσύνδεσμο που αναφέρει τα σεμινάρια σχετικά με τον Windows Server 2008 / R2.

    Εφόσον έχουμε ανοίξει την ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε δεδομένα, παρατηρούμε ότι κάτω από το πεδίο της διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου υπάρχει η εντολή Click next to the tables you want to select, then click import ( Κλικ δίπλα στους πίνακες που θέλουμε να επιλέξουμε, και τότε κλικ στην εντολή Εισαγωγή).

    5. Πατώντας την εντολή Import (Εισαγωγή) εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου μας ρωτάει σε ποιο φύλλο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας και από ποιο κελί να ξεκινήσει. Εάν θέλουμε να αλλάξουμε κελί απλώς πατάμε σε ένα οποιοδήποτε κελί μέσα στο φύλλο εργασίας μας και πατάμε ΟΚ.







    Περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα για να “κατέβουν” τα δεδομένα (εξαρτάται από το μέγεθος τους), όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού έχουν “κατέβει'” όλα τα δεδομένα μας, εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας όπως παρακάτω:

    Μπορεί να φαίνονται λίγο ακατάστατα, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας και να τα μορφοποιήσουμε ώστε να γίνουν πιο κατανοητά.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Import Data
  17. philippe
    Είχα αναφερθεί σε προηγούμενο Post σχετικά με το Outlook Social Connector που μας συνδέει με διάφορα κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn και το MySpace. Τώρα όμως ήρθε και η ώρα του Facebook και του Windows Live. Έτσι δεν θα χρειάζεται να μπαίνουμε συνέχεια στο λογαριασμό μας στο Facebook για να βλέπουμε τις ενημερώσεις που υπάρχουν αλλά όλα θα είναι διαθέσιμα μέσα από το Outlook.
    Η εμπειρία είναι σαφώς καλύτερη από ότι ήταν με το Outlook και LinkedIn. Όχι μόνο παίρνει φωτογραφίες από το προφίλ της επαφής μας από το Facebook ώστε να μπορούμε να το συσχετίσουμε με την επαφή μας, αλλά παίρνει και τις τελευταίες ενημερώσεις της επαφής μας στο γραμματοκιβώτιο μας. Όταν κοιτάμε σε κάποιο μήνυμα από μία επαφή μας, κατευθείαν βλέπουμε και τις ενημερώσεις του, φωτογραφίες, αναρτήσεις τοίχου και όλες τις δραστηριότητες του.
    Χάρη σε μία καινούργια ενημέρωση για το Social Connector, οι ενημερώσεις για τις επαφές μας θα γίνονται αυτομάτως χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε εμείς τίποτα. Το Facebook integration έχει όμως και περιορισμούς. Εκτός από τις αιτήσεις φιλίας, το Outlook μπορεί μόνο να τραβάει δεδομένα από το Facebook, δεν μπορούμε να ενημερώνουμε το προφίλ μας μέσα από το Outlook. Αυτά μόνο προς το παρόν γιατί από ότι υπόσχονται οι άνθρωποι της Microsoft το επόμενο βήμα είναι να μας παρέχουν μία πιο πλούσια εμπειρία με το να τροφοδοτούμε δεδομένα και σε άλλα κοινωνικά δίκτυα.
    Για να δούμε λοιπόν τα βήματα τα οποία πρέπει να ακολουθήσουμε ώστε να συνδέσουμε το Outlook με το Facebook.
    Ανοίγουμε το μήνυμα μιας επαφής μας που γνωρίζουμε ότι έχει λογαριασμό στο Facebook. Στο κάτω μέρος του μηνύματος στην περιοχή του Social Connector υπάρχει ένα κουμπί Προσθήκης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας την εντολή Add, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να προσθέσουμε κοινωνικά δίκτυα στο Outlook. Για να εντοπίσουμε τα άλλα διαθέσιμα που υπάρχουν πατάμε στον υπερσύνδεσμο “View social network providers available online”.

    Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού, όπου μπορούμε να διαλέξουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε. Στην περίπτωση μας διαλέγουμε Facebook.

    Αφού διαλέξουμε το δίκτυο που θέλουμε αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού όπου κατεβάζουμε το αντίστοιχο εκτελέσιμο αρχείο το οποίο είναι κατάλληλο για εμάς και το εκτελούμε.

    Αφού εγκατασταθεί επιτυχώς, ανοίγουμε ξανά το Outlook και ανοίγουμε ένα μήνυμα από την επαφή που θέλουμε να συνδέσουμε και αφού πατήσουμε πάλι στην εντολή Add, όπου εμφανίζεται ο οδηγός όπως στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγουμε το κοινωνικό δίκτυο του Facebook, όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το όνομα χρήση και τον κωδικό πρόσβασής μας.

    Αυτό ήταν, δεν μένει παρά μόνο να ανοίξουμε ένα μήνυμα από την επαφή μας, και στην κάτω περιοχή του Social Connector, βλέπουμε όλη την δραστηριότητα της συγκεκριμένης επαφής μας στο Facebook όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.


    Technorati Tags: Facebook Social Connector Technorati Tags: Outlook 2010
    Technorati Tags: SystemPlus
    ”You don’t get to 500 million friends without making a few enemies”
  18. philippe
    Ωραία, έχουμε δημιουργήσει το έγγραφό μας ή μία παρουσίαση και είμαστε έτοιμοι να το στείλουμε στους αποδέκτες μας. Τι γίνεται όμως όταν κάποιος από τους αποδέκτες μας είναι άτομο με ειδικές ανάγκες; Εδώ, επεμβαίνει το Office 2010 και ο Accessibility Checker.
    Όπως ο ορθογραφικός έλεγχος που μας προειδοποιεί για τυχόν ορθογραφικά λάθη, έτσι και ο Accessibility Checker, μας προειδοποιεί για συγκεκριμένα θέματα προσβασιμότητας ή για θέματα ανάγνωσης στα αρχεία μας. Κάνοντας έναν Έλεγχο Προσβασιμότητας έχουμε τη δυνατότητα να επιδιορθώσουμε πιθανά προβλήματα που μπορεί να αποτρέπουν άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πρόσβαση στα περιεχόμενα.
    Επιδιορθώνοντας κάποια θέματα, πιθανόν να χρειαστεί να αλλάξουμε, να μορφοποιήσουμε ή να ενημερώσουμε τα περιεχόμενα των αρχείων μας. Ο Accessibility Checker, μας ενημερώνει για τα θέματα που εντοπίζει, και μας οδηγεί βήμα-βήμα για το πώς θα μπορέσουμε να κάνουμε τα περιεχόμενά μας πιο κατανοητά και αναγνώσιμα από τα άτομα με ειδικές ανάγκες. Μπορεί να υπάρξουν και θέματα τα οποία δεν θέλουμε να επιδιορθώσουμε, γιατί τα έχουμε εκεί για κάποιον συγκεκριμένο λόγο. Απλώς θα παραβλέψουμε τις οδηγίες του Accessibility Checker.
    O Accessibility Checker, ελέγχει το έγγραφο μας με μία σειρά από πιθανά θέματα όπου οι χρήστες με ειδικές ανάγκες μπορεί να αντιμετωπίσουν. Κάθε θέμα ταξινομείται σαν Errors, Warnings ή Tips.
    Errors: Ένα μήνυμα Error (Λάθος) παρουσιάζεται όταν το περιεχόμενο από ένα αρχείο το κάνει πολύ δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

    Warnings: Ένα μήνυμα Warnings (Προειδοποίηση) παρουσιάζεται για περιεχόμενο που στις περισσότερες περιπτώσεις αν όχι για όλες, κάνει το αρχείο δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

    Tips: Ένα μήνυμα Tips (Συμβουλή) παρουσιάζεται για περιεχόμενο, όπου ένα άτομο με ειδικές ανάγκες κατανοεί, αλλά θα μπορούσε να παρουσιαστεί ή να οργανωθεί κάπως διαφορετικά για την βελτιστοποιηθεί.

    Όταν ο Accessibility Checker εντοπίζει ένα θέμα, το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας, παρέχει πληροφορίες γιατί το περιεχόμενο μπορεί να είναι μη κατανοητό. Επιλέγοντας το θέμα, εμφανίζονται οδηγίες για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε ή να το αναθεωρήσουμε.
    Για να ενεργοποιήσουμε τον Accessibility Checker, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab File (Αρχείο). Επιλέγουμε Info και στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για Διανομή), βλέπουμε στο κάτω μέρος, την προειδοποίηση “Content that people with disabilities find difficult to read”, (Περιεχόμενο όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν).

    Πατώντας στο βέλος στο κάτω μέρος της εντολής Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα), εμφανίζεται, το πτυσσόμενο μενού όπου επιλέγουμε την εντολή Check Accessibility (Έλεγχος Προσβασιμότητας).

    Από τη στιγμή που έχουμε κάποια θέματα στο έγγραφο μας, όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν θα εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών με τα θέματα.
    Για να δούμε λοιπόν και τα τρία μηνύματα προσβασιμότητας που μπορεί να μας προκύψουν:
    Errors
    Έχω εισάγει μια εικόνα στο έγγραφο και έχω γράψει και κάποιο κείμενο. Τρέχω τον Accessibility Checker και στο παράθυρο εργασιών εμφανίζονται δύο θέματα. Ας δούμε πρώτα το μήνυμα Error. Εμφανίζεται το κείμενο Missing Alt Text, και από κάτω ακριβώς μας αναφέρει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

    Στις επιπρόσθετες πληροφορίες μας περιγράφει τι είναι ακριβώς το Alternate Text (Εναλλακτικό Κείμενο), και ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε.
    Αφού ακολουθήσουμε τα βήματα που μας περιγράφει το θέμα Error δεν εμφανίζεται πια.
    Alternate Text: (Εναλλακτικό Κείμενο). Χρησιμοποιείτε για φυλλομετρητές ιστού, έτσι ώστε όταν περιηγούμαστε πάνω από μία εικόνα εμφανίζεται το κείμενο που έχουμε ορίσει εμείς. Μπορούμε να προσθέσουμε Alt Text σε σχήματα, γραφικά, γραφήματα, πίνακες, εξισώσεις και σε άλλα αντικείμενα. Για να προσθέσουμε Alt Text, απλώς επιλέγουμε το αντικείμενο και με το δεξί κλικ του ποντικιού μας, εμφανίζεται το μενού συντόμευσης Format Picture (Μορφοποίηση Εικόνας) και από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή Alt Text, και στην περιοχή Τίτλος πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Θα πρέπει να αποθηκεύσουμε το έγγραφο μας ως HTML, και μετά να ανοίξουμε το έγγραφο μας από τον φυλλομετρητή ιστού για να μπορέσουμε να δούμε το Alt Text, όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Warnings
    Από κάτω από το θέμα Warnings εμφανίζεται η προειδοποίηση Objects not Inline (Αντικείμενα όχι σε ευθεία), και από κάτω ακριβώς εμφανίζει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

    Στις επιπρόσθετες πληροφορίες αναγράφει τον λόγο για τον οποίο θα πρέπει να το διορθώσουμε γιατί άτομα με προβλήματα όρασης θα είναι δύσκολο να περιηγηθούν σε κείμενο που δεν είναι σε ευθεία με το αντικείμενο.
    Ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το διορθώσουμε, δηλαδή να εφαρμόσουμε αναδίπλωση κειμένου στο αντικείμενο σε Ευθεία με το Αντικείμενο.
    Tips
    Τα Tips (Συμβουλή), δεν εμφανίζονται πάντα, αλλά μόνο όταν ο Accessibility Checker, θεωρεί ότι θα μπορούσαμε να αναδιοργανώσουμε κάπως τη δομή ή συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου ώστε να γίνουν πιο κατανοητά σε άτομα με ειδικές ανάγκες.

    Στην πιο πάνω εικόνα βλέπουμε να εμφανίζεται τα Tips, και συγκεκριμένα για δύο πίνακες που έχω εισάγει στο έγγραφό μου. Πατώντας πάνω στην πρώτη περίπτωση του πίνακα, στην κάτω περιοχή με τις επιπρόσθετες πληροφορίες, μου αναφέρει γιατί να τα φτιάξω. “Η διάταξη από έναν πίνακα θα πρέπει να παρουσιάζει πληροφορίες σε μία κατανοητή σειρά από το πρώτο κελί έως το τελευταίο”. Στην περιοχή How to Fix αναφέρει πώς πρέπει να βεβαιωθούμε πώς το κείμενο στον πίνακα μας είναι σε μία σειρά έτσι ώστε να είναι κατανοητό.
    Επίσης υπάρχει και μία σημείωση, που αναφέρει ότι θα μπορούσαμε να εφαρμόσουμε διάφορα Στυλ Πίνακα, για την καλύτερη εμφάνιση των πληροφοριών μας.
    Ο αριθμός των Errors, Warnings, και Tips που εμφανίζει ο Accessibility Checker δεν είναι περιορισμένος.

    Technorati Tags: Accessibility Checker Technorati Tags: Έλεγχος Προσβασιμότητας
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
  19. philippe
    Τα Data bars (Γραμμές Δεδομένων) μας προσφέρουν ένα είδος προσαρμοσμένης μορφοποίησης ή μορφοποίησης υπό όρους, όπου έχουμε τη δυνατότητα να αναλύσουμε τις τιμές των δεδομένων σε μία περιοχή κελιών στο Excel 2010. Οι βελτιώσεις στα data bars μας επιτρέπουν να συμπεριλάβουμε και αρνητικές τιμές, όπου εφαρμόζοντας μία μορφοποίηση με τη χρήση τους, έχουμε τη δυνατότητα να κατανοήσουμε και να αναλύσουμε τα δεδομένα μας πιο εύκολα.
    Με ποιές από τις παρακάτω δύο εικόνες μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τις τιμές των δεδομένων;
    Α περίπτωση.

    Β περίπτωση.

    Κάπως καλύτερα τα πράγματα στη δεύτερη περίπτωση. Μπορούμε να παρατηρήσουμε τα εικονίδια στη στήλη Συνόλου και με μία ματιά καταλαβαίνουμε ότι με το πράσινο σημάδι ελέγχου οι πωλήσεις πάνε καλά, ενώ με το κόκκινο Χ καταλαβαίνουμε ότι οι πωλήσεις πήραν την κάτω βόλτα. Τα εικονίδια αυτά δεν είναι σύμβολα που έχω εισάγει σε κάθε κελί, αλλά όλη η στήλη έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με κάποια κριτήρια που έχω ορίσει εγώ, φυσικά με την βοήθεια των Data Bars.
    Παρακάτω περιγραφώ τα βήματα για να δημιουργήσουμε τα data bars που εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα.
    Επιλέγουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε να μορφοποιήσουμε με data bars. Αφού έχει επιλεγεί η περιοχή, από το Tab Home (Αρχικό) μεταβαίνουμε στην περιοχή Styles (Στυλ) και πατάμε στο βελάκι δεξιά της εντολής Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) για να αναπτύξουμε το διαθέσιμο μενού. Από το μενού διαλέγουμε Data Bars (Γραμμές Δεδομένων) και από το υπομενού επιλέγουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν εκεί. Καθώς πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από κάποιο στυλ βλέπουμε και την προεπισκόπηση στην περιοχή κελιών που έχουμε επιλέξει.
    Κάνουμε κλικ στο στυλ που θέλουμε. Αφού έχουμε εφαρμόσει ένα στυλ Data Bars στην περιοχή που θέλαμε, όπως είναι η περιοχή επιλεγμένη μεταβαίνουμε πάλι στην εντολή Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) και διαλέγουμε την εντολή Manage Rules (Διαχείριση Κανόνων), όπου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου του Conditional Formatting Rules Manager.

    Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε το κουμπί Edit Rule (Επεξεργασία Κανόνα), όπου εμφανίζεται το επόμενο πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.
    Στην περιοχή Select a Rule Type “Επιλογή τύπου κανόνα” επιλέγω Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους”.
    Στην περιοχή Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση την τιμή τους” αναπτύσσω το βέλος δεξιά της εντολής Format Style “Στυλ Μορφοποίησης” και διαλέγω από τις κατηγορίες τα Icon Sets (Σύνολα Εικονιδίων).
    Ακριβώς από κάτω αναπτύσσω το βέλος στα δεξιά της εντολής Icon Style “Στυλ Εικονιδίων” και επιλέγω το στυλ που επιθυμούμε.
    Αφού έχω κάνει τις ρυθμίσεις με τα στυλ εικονιδίων που θέλουμε μένει μόνο να ορίσουμε τα κριτήρια μας, περιοχή που βρίσκεται στο δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου.

    Αφού ορίσω τα κριτήρια μου όπως εμφανίζονται και στην πιο πάνω εικόνα, πατάω το πλήκτρο ΟΚ και στα δύο παράθυρα και επιστρέφω στο φύλλο εργασίας για να δω τα αποτελέσματα. Τι συμβαίνει όμως όταν έχουμε και αρνητικές τιμές στο φύλλο εργασίας μου;
    Ακολουθούμε τα τρία πρώτα βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Δηλαδή επιλέγω την περιοχή μου, διαλέγω την εντολή Conditional Formatting, και επιλέγουμε από την περιοχή Data Bars ένα από τα διαθέσιμα Στυλ και αμέσως στην περιοχή με τα δεδομένα μας βλέπουμε την πιο κάτω εικόνα.
    Στα κελιά που υπάρχουν οι τιμές βλέπουμε ότι έχει χωριστεί από μία διακεκομμένη γραμμή, και οι τιμές που έχουν το αρνητικό πρόσημο εμφανίζουν μία κόκκινη μπάρα προς τα αριστερά, οπότε καταλαβαίνουμε ότι πρόκειται για αρνητικές τιμές.
    Εάν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τις στήλες με διαφορετικά χρώματα επιλέγουμε την περιοχή μας και διαλέγουμε πάλι την εντολή Manage Rules. Εμφανίζεται το γνωστό παράθυρο Conditional Formatting Rules Manager όπου επιλέγουμε την εντολή Edit Rule. Διαλέγοντας την εντολή Edit Rule εμφανίζεται το παράθυρο Edit Formatting Rule “Επιλογή Τύπου Κανόνα”.
    Στο κάτω μέρος πατάμε στο κουμπί Negative Value and Axis για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε πώς θα θέλαμε να εμφανίζονται οι αρνητικές τιμές μας.
    Ολοκληρώνουμε τι ρυθμίσεις μας και πατάμε ΟΚ σε όλα τα πλαίσια διαλόγου για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας για να δούμε τα αποτελέσματα.

    Η Μορφοποίηση Υπό Όρους με τα περισσότερα χαρακτηριστικά υπήρχε και στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel, απλώς στο Excel 2010 υπάρχει η δυνατότητα της προχωρημένης μορφοποίησης για τους αρνητικούς αριθμούς.
    Όταν θελήσουμε να απαλείψουμε τις Μορφοποιήσεις απλώς μεταβαίνουμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους και στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού υπάρχει η εντολή Clear Rules (Απαλοιφή Κανόνων) και διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Όπως απαλοιφή από επιλεγμένα κελιά ή απαλοιφή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

    Technorati Tags: Data Bars
    Technorati Tags: Conditional Formatting Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
  20. philippe
    Δεν πρόκειται για το έργο Lost in Translation που πρωταγωνιστούσε ο Bill Murray, αλλά για τις δυνατότητες μετάφρασης που μας παρέχει το Word 2010.
    Το αναβαθμισμένο εργαλείο μετάφρασης του Office είναι το καταλληλότερο για να παίρνετε την ουσία ενός εγγράφου και για να ελέγχεται φράσεις σε ξένες γλώσσες. Μπορείτε να στείλετε ένα ολόκληρο έγγραφο για μετάφραση στον φυλλομετρητή σας, να μεταφράσετε μία περιοχή και να εμφανιστεί η μετάφραση στο research pane, ή να χρησιμοποιήσετε τον καινούργιο Mini-Translator για κείμενο που βρίσκεται μέσα στο έγγραφο. Τα εργαλεία βρίσκονται στο Tab Review (Αναθεώρηση) στο Word, Excel και PowerPoint. Στο Outlook βρίσκεται στο Tab Μηνύματος (Message). Μόνο όμως στο Word υπάρχουν και τα τρία εργαλεία.
    Μετάφραση Εγγράφου, Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου, Mini Μεταφραστής. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τις τρεις αυτές επιλογές. Θα πρέπει όμως να καθορίσουμε από ποιά σε ποιά γλώσσα θα μεταφραστεί το κείμενο (όπου εξηγώ στο τέλος) και θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί. Το Office μπορεί να διαχειριστεί μία μεγάλη γκάμα από γλώσσες, περιλαμβάνοντας και γλώσσες που γράφονται από δεξιά στα αριστερά.
    Πρώτη Επιλογή:

    Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί και από το Tab Review (Αναθεώρησης), επιλέγουμε από ποια σε ποια γλώσσα θα μεταφραστεί και μετά διαλέγουμε Μετάφραση Γλώσσας, όπου εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα που μας ενημερώνει ότι το Word θα στείλει το έγγραφο για μετάφραση στο Διαδίκτυο και εάν επιθυμούμε να σταλεί ή όχι.

    Έπειτα ανοίγει ο Explorer και το κείμενό μας εμφανίζεται μεταφρασμένο στο Wordlingo.

    Δεύτερη Επιλογή:

    Διαλέγουμε μία λέξη ή ένα μέρος κειμένου και διαλέγουμε Translate Selected Text (Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου) και δεξιά ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών όπου εμφανίζεται η μετάφραση.
    Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την παρακάτω πρόταση, έχω διαλέξει την εντολή μετάφραση επιλεγμένης πρότασης και αμέσως στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται η μετάφραση.

    Τρίτη Επιλογή:

    Πολύ απλό και πολύ χρήσιμο εργαλείο. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να διαλέξουμε την εντολή Mini translator και πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τη λέξη ή την πρόταση και αμέσως εμφανίζεται η μετάφραση, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όπως βλέπουμε στην πιο πάνω εικόνα, εάν διαλέξω Expand, αμέσως ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών με την μετάφραση του κειμένου εκεί.
    Έχω επίσης τη δυνατότητα να αντιγράψω το μεταφρασμένο κείμενο απλώς πατώντας πάνω στο κουμπί της αντιγραφής και μετά να το επικολλήσω στο σημείο που θέλω.


     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις γλώσσες από και προς μετάφραση για τις επιλογές μετάφρασης του Εγγράφου και για τον Mini Translator, απλώς διαλέγουμε Translate (Μετάφραση) και διαλέγουμε Choose Translation Language (Επιλογές Μετάφρασης Γλώσσας) και κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010  
     
     
     
    Technorati Tags: Mini Translator Technorati Tags: Μετάφραση στο Word
  21. philippe
    .doc to .docx .xls to .xlsx .ppt to .pptx Εάν ανοίξουμε κάποιο έγγραφο που έχει δημιουργηθεί σε προγενέστερη έκδοση του Word, τότε αυτό ανοίγει σε compatibility mode (Κατάσταση Συμβατότητας). Ωστόσο, έχουμε τη δυνατότητα να το μετατρέψουμε πολύ απλά και γρήγορα σε Word 2010, ώστε να ενεργοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες που μας προσφέρει η καινούργια έκδοση της επεξεργασίας κειμένου.
    Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μία παρουσίαση που έχουμε δημιουργήσει με μία παλιότερη έκδοση, το Office 2010 το ανοίγει κανονικά εμφανίζοντας τα περιεχόμενά του, απλώς δίπλα από το όνομα του αρχείου στη γραμμή τίτλου, εμφανίζεται το κείμενο Compatibility Mode (Κατάσταση Συμβατότητας), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Τι κάνουμε από εδώ και στο εξής;
    Όπως έχουμε ανοιχτό το έγγραφό μας, μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο, και διαλέγουμε την κατηγορία Info (Πληροφορίες), όπου εδώ μπορούμε να δούμε πληροφορίες για το έγγραφό μας. Από δεξιά βλέπουμε κάποιες πληροφορίες, αλλά βλέπουμε και το κείμενο που αναγράφει Compatibility Mode. Εάν διαβάσουμε ακριβώς την περιγραφή θα δούμε ότι αναφέρει τα εξής : “Κάποια χαρακτηριστικά έχουν απενεργοποιηθεί για να αποτραπούν πιθανά προβλήματα καθώς δουλεύουμε με προγενέστερες εκδόσεις του Office. Εάν μετατρέψουμε αυτό το αρχείο, θα ενεργοποιηθούν αυτά τα χαρακτηριστικά, αλλά μπορεί να υπάρχουν επιπτώσεις στη διάταξη του εγγράφου μας”.
     
    Όταν λοιπόν πατήσουμε στο κουμπί convert (μετατροπή), εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας αναφέρει τα εξής:
    “Αυτή η ενέργεια θα μετατρέψει το έγγραφό στην πιο καινούργια του μορφή. Η διάταξη του εγγράφου ενδέχεται να αλλάξει. Η μετατροπή μας επιτρέπει να χρησιμοποιήσουμε όλα τα νέα χαρακτηριστικά του Word, και μειώνει το μέγεθος του αρχείου. Αυτό το έγγραφο θα αντικατασταθεί από την καινούργια του εκδοχή”.

    Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, παρατηρούμε ότι στη γραμμή τίτλου δεν έχει αλλάξει ακόμα η επέκταση του εγγράφου. Όταν όμως πατήσουμε στο κουμπί αποθήκευση θα δούμε ότι αλλάζει και αντικαθιστάτε με τη μορφή .docx.
    Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο στο Word 2010, ανοίγει σε μία από τις τρείς ακόλουθες μορφές:
    Word 2010 Word 2007 Compatibility Mode Word 97-2003 Compatibility Mode Για να διαπιστώσουμε σε ποιό mode είναι το έγγραφο, απλώς ελέγχουμε την γραμμή τίτλου για να δούμε εάν αναγράφει Compatibility Mode, μετά το όνομα του αρχείου. Εάν ναι, τότε το έγγραφο είναι είτε σε μορφή Word 2007 ή σε μορφή Word 97-2003. Για να διαπιστώσουμε σε ποιό είναι ακλουθούμε τα παρακάτω βήματα.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο. Κάνουμε κλικ στην κατηγορία Info. Στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για διανομή), κάνουμε κλικ στο Check for Issues (έλεγχος για θέματα), και μετά κάνουμε κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας) .
    4. Κάνοντας κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας), εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο διαλόγου. Ένα σημάδι ελέγχου εμφανίζεται δίπλα στο όνομα από τη συμβατότητα που βρίσκεται το έγγραφο.

    Εάν στη γραμμή τίτλου δεν εμφανίζεται το Compatibility Mode σημαίνει ότι βρισκόμαστε στην έκδοση του Word 2010 και όλα τα χαρακτηριστικά του προγράμματος είναι διαθέσιμα.
    Compatibility Mode για το Excel
    Όταν έχουμε ένα βιβλίο εργασίας του Excel προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω. Μόλις φτάσουμε στο τελικό βήμα και πατήσουμε το πλήκτρο OΚ, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου που μας αναφέρει ότι η αλλαγή έγινε επιτυχώς, και ότι για να χρησιμοποιήσουμε τα καινούργια χαρακτηριστικά της νέας μορφής αρχείων θα πρέπει να κλείσουμε και να ξανανοίξουμε το βιβλίο εργασίας. Πατώντας ΟΚ, το βιβλίο εργασίας κλείνει και ξανανοίγει με τη καινούργια του μορφή. Η προγενέστερη έκδοση έχει αντικατασταθεί από την νεότερη.
     
    Compatibility Mode για το PowerPoint
    Όταν έχουμε μία παρουσίαση του PowerPoint προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα, μόλις πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, με επιλεγμένο τύπο αρχείου της νέας έκδοσης. Εδώ θα πρέπει να καθορίσουμε όνομα και θέση αρχείου, με αποτέλεσμα όταν πατήσουμε ΟΚ για αποθήκευση, να έχουμε δύο εκδόσεις του ίδιου αρχείου.

    Technorati Tags: Compatibilty Mode Technorati Tags: .doc to .docx Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus
  22. philippe
    Πόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα.
    Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά.
    Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων.
    Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση.

    Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου.
    Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All.

    Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος.

    Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές).

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω.

    Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής)
    Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ. Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής. Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα)
    Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια. Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη. Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε. Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί. Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά)
    Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator. Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”. External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού. External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού. Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής:
    Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει. Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια. Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips. Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα.
    Ετικέτες Technorati: MailTips Ετικέτες Technorati: Outlook 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: Κέντρο Πληροφορικής
  23. philippe
    Το Outlook Hotmail Connector, επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση και διαχείριση του λογαριασμού τους στο Windows Live Hotmail ή στο Microsoft Office Live Mail. Πρόσβαση και διαχείριση όχι μόνο της αλληλογραφίας τους αλλά και των επαφών τους και του ημερολογίου τους. Όλα αυτά, χωρίς να φεύγουμε καθόλου από το Outlook.
    Είναι συμβατό με το Outlook 2003, 2007 και το 2010.
    Τι ακριβώς μας προσφέρει;
    Εύκολη διαχείριση του λογαριασμού μας στο Windows Live Hotmail. Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα και μόνο μέρος. Διαχείριση των επαφών μας από το Windows Live Account. Διαχείριση και συγχρονισμός των ημερολογίων μας μέσα από το Outlook. Επιπρόσθετες επιλογές για να μην λαμβάνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα. Όταν είχαμε μηνύματα στο Windows Live, έπρεπε να συνδεθούμε εκεί για να τα δούμε, όπως επίσης και τις επαφές μας και το ημερολόγιό μας. Μετά ξαναπηγαίναμε στο Outlook για να δούμε και εκεί τα ίδια πράγματα. Όλες αυτές οι κινήσεις είναι πια παρελθόν..
    Παρακολούθηση των μηνυμάτων μας μέσα στο Outlook μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε. Με τη σύνδεση και την οργάνωση των μηνυμάτων μας, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητες που μας παρέχει, όπως Απευθείας Αναζήτηση και επίσης να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας ακόμα και όταν είμαστε offline.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το τοπικό μου γραμματοκιβώτιο και πιο κάτω τον λογαριασμό μου στο Windows Live.
    Βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε το Hotmail Connector.
    1. Μεταβαίνουμε στην τοποθεσία ιστού για να το κατεβάσουμε: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en
    Ανάλογα με έκδοση του λειτουργικού πού έχουμε διαλέγουμε 32bit ή 64bit.
    2. Αφού το εγκαταστήσουμε και ανοίξουμε το Outlook ξανά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα λογαριασμό Hotmail.
    3. Στο επόμενο βήμα προσθέτουμε τα στοιχεία του λογαριασμού μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για την ολοκλήρωση.

    Τόσο απλή διαδικασία. Μετά από λίγο θα εμφανιστεί και ο άλλος μας λογαριασμός κάτω από το τοπικό γραμματοκιβώτιο.
    Γιατί να μπούμε σε όλη αυτή τη διαδικασία;
    Πρώτον: Ο λογαριασμός μας στο Hotmail, εμφανίζεται και μέσα στο Outlook, οπότε μπορούμε να μεταφερόμαστε ανά πάσα στιγμή από τον έναν λογαριασμό στον άλλο γρήγορα και απλά για έλεγχο νέων μηνυμάτων.
    Δεύτερον: Οι επαφές μας από το Windows Live Hotmail είναι διαθέσιμες και στο Outlook.
    Μπορούμε να δούμε όλες τις επαφές που έχουμε στο λογαριασμό Windows Live Hotmail και μέσα στο Outlook. Με την οργάνωση των επαφών μας στο Outlook, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα τις διαχείρισης των επαφών μας. Όπως την καινούργια Business Card View, Άμεση Αναζήτηση και τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τις επαφές μας με διαφορετικά κριτήρια, όπως για παράδειγμα τοποθεσία ή χρώμα κατηγορίας. Επιπρόσθετα ότι αλλαγές εφαρμόσουμε σε μία επαφή, θα συγχρονιστεί αυτόματα με το λογαριασμό μας στο Windows Live Hotmail.

    Τρίτον: Συγχρονισμός του ημερολογίου μας από το Windows Live Calendar στο Outlook
    Με το Outlook Hotmail Connector, μπορούμε να δούμε τα ημερολόγια μας από το Windows Live Calendar μέσα στο Microsoft Office Outlook, συμπεριλαμβανομένου και ημερολόγια ατόμων που το έχουν μοιραστεί μαζί μας. Με την διαχείριση του ημερολογίου μας στο Outlook μπορούμε να:
    Εκμεταλλευτούμε το πλεονέκτημα που μας προσφέρει η Διαχείριση Χρόνου (time management) χαρακτηριστικό που μας προσφέρει το Outlook, όπου μπορούμε να δούμε πολλαπλά ημερολόγια στο Outlook ταυτόχρονα. Μπορούμε να δούμε εργασίες με σημαίες από κάτω από τις συναντήσεις μας στις ημέρες που πρόκειται να λήξουν. Να κατηγοριοποιήσουμε ραντεβού με διαφορετικές κατηγορίες χρωμάτων. Επιπρόσθετα, ότι αλλαγές κάνουμε στο ημερολόγιο μας στο Windows Live μέσα από το Outlook, αυτές αυτόματα θα συγχρονιστούν με την έκδοση του ημερολογίου που διαθέτουμε λογαριασμό στο Windows Live. Μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε το ημερολόγιο Windows Live στο Outlook, ωστόσο το ημερολόγιο μας στο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Windows Live.
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει δύο ημερολόγια. Το πρώτο είναι το ημερολόγιο του Outlook, και το δεύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο που διαθέτω στο Windows Live.

    Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτω ένα συμβάν στο ημερολόγιο του Windows Live. Καταχωρώ όλα τα στοιχεία που θέλω και μετά πατάω στο κουμπί Αποθήκευση, όπου βλέπω το συμβάν να προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live.
    Μετά μεταβαίνω στο γραμματοκιβώτιο μου στο Outlook, όπου μετά από λίγα δευτερόλεπτα ενημερώνεται και αμέσως το συμβάν προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live μέσα στο Outlook και εμφανίζεται η προεπισκόπηση του μηνύματος από το Windows Live Alerts.
     

    Όταν θα πλησιάσει η χρονική διάρκεια που έχω καθορίσει, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου της υπενθύμισης κανονικά όπως θα έκανε και στο Outlook.
    Άλλα πλεονεκτήματα:
    Όσους έχουμε σε Ασφαλή Λίστα Αποστολέων και σε Αποκλεισμένους Αποστολείς είναι συγχρονισμένοι και με το Outlook και με το Hotmail. Αποστολή / Παραλαβή εργασιών όπως κάνουμε κανονικά στο Outlook. Ο λογαριασμός του Hotmail, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Outlook.
    Οι κανόνες που έχουμε εφαρμόσει στο Hotmail, εφαρμόζονται και στο Outlook, ακόμα και εάν δεν είναι ο πρωτεύον λογαριασμός μας. Technorati Tags: Outlook Hotmail Connector Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010  
     
     
    Technorati Tags: Mail
  24. philippe
    Μικρό αλλά θαυματουργό.

    Όλοι πιστεύω ότι γνωρίζετε την περιοχή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), στο πάνω αριστερό μέρος των προγραμμάτων του Office 2007 και 2010. Αυτήν την περιοχή μπορούμε να την αναδιοργανώσουμε και να βάλουμε κάποιες εντολές εκεί που χρησιμοποιούμε συχνά. Για να παράδειγμα όταν είμαστε στο Outlook και θέλουμε να πατήσουμε στο κουμπί Αποστολή και Λήψη όλων των Μηνυμάτων, πρέπει να μεταφερθούμε στο τμήμα της Κορδέλας που αναφέρεται ως Αποστολή/Λήψη ( Send / Receive) και να διαλέξουμε εκεί την κατάλληλη εντολή. Με την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης όμως, έχουμε τη δυνατότητα να προσθαφαιρέσουμε όποια εντολή θέλουμε στη στιγμή.
    Για να το κάνουμε αυτό έχουμε τις εξής δύο επιλογές:
    Πρώτον: Να αναπτύξουμε το βελάκι στα δεξιά της περιοχής και να ενεργοποιήσουμε κάποιες ήδη υπάρχουσες εντολές, όπου αμέσως θα εμφανιστούν στη γραμμή εργαλείων. Μπορούμε εάν το επιθυμούμε να ενεργοποιήσουμε όλες τις εντολές.

    Δεύτερο: Να αναπτύξουμε το βελάκι πάλι στα δεξιά της περιοχής και να διαλέξουμε την εντολή Προσαρμογή της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Customize Quick Access Toolbar) ή να διαλέξουμε την εντολή Περισσότερες Εντολές (More Commands) στο κάτω μέρος του μενού.
     
     
     
    Διαλέγοντας είτε το έναν τρόπο είτε τον άλλον, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου, όπου υπάρχουν μερικές ακόμα διαθέσιμες εντολές. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι έχει επιλεγεί η κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και δίπλα τις διαθέσιμες εντολές.

    Εάν θέλουμε περισσότερες εντολές απλώς ανοίγουμε το πτυσσόμενο μενού όπου εμφανίζονται οι εντολές από όλα τα μενού που έχουμε διαθέσιμα. Στο σημείο αυτό προσθέτουμε ή αφαιρούμε αντίστοιχες εντολές από τη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης πατώντας αντίστοιχα στα κουμπιά Προσθήκη ή Αφαίρεση. Όταν έχουμε ολοκληρώσει τη διαδικασία πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και ότι έχουμε επιλέξει εμφανίζεται στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.
     
    Μία ακόμα δυνατότητα της περιοχής αυτής είναι να εμφανίζεται η περιοχή αυτή κάτω από την κορδέλα και όχι στο πάνω αριστερό μέρος όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πολύ καλή εντολή της περιοχής αυτής για το Outlook είναι η εντολή Εύρεση Επαφής (Find a Contact), όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μία διεύθυνση ή το όνομα μιας επαφής απλά και γρήγορα και αμέσως εμφανίζεται μπροστά σας.
    Εάν έχετε παραπάνω από μία επαφή ή διεύθυνση με τα ίδια στοιχεία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου απλώς επιλέγετε την κατάλληλη επαφή και αμέσως εμφανίζεται η επαφή με όλες τις λεπτομέρειες στην οθόνη.
     

    Technorati Tags: SystemPlus  
    Technorati Tags: Quick Access Toolbar Technorati Tags: Γρήγορη Πρόσβαση Technorati Tags: Microsoft Office
  25. philippe

    It is coming…

    By philippe,

    Επιτέλους κυκλοφορεί…

    Όλοι αναμένουν την επίσημη κυκλοφορία του Microsoft Office 2010 και το promotion καλά κρατεί. Ανακάλυψα αυτό το βίντεο στο Youtube, όπου είναι πράγματι απολαυστικό Ούτε το Matrix να ήταν, μιλάμε για υπερπαραγωγή.
    Απλώς απολαύστε το trailer πατώντας στο παρακάτω link ή δείτε το trailer απευθείας από εδώ εάν δουλεύει.

     
    Office 2010 Trailer  
     
     
    Επίσης μπορείτε να γίνετε και fan στο Facebook, στο παρακάτω link για να κάνετε help spread office 2010:
    http://www.facebook.com/pages/Office-2010/210058800384?ref=ts&v=wall#!/notes/office-2010/help-spread-office-2010-the-movie/108686100457
    Ετικέτες Technorati: The Movie Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus
×
×
  • Create New...