Jump to content

philippe

Members
  • Posts

    160
  • Joined

  • Last visited

Everything posted by philippe

  1. How To Insert A Watermark In A Word Document Τι είναι όμως ένα Υδατογράφημα (Watermark); Είναι κείμενο ή μία εικόνα που εμφανίζεται πίσω από το κείμενο του εγγράφου σε αχνή μορφή. Με το Υδατογράφημα (Watermark) μπορούμε να επισημάνουμε ένα έγγραφο ως Εμπιστευτικό, Πρόχειρο και άλλα πολλά. Για να μπορέσουμε να δούμε το Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να είμαστε σε προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading). Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Φόντο Σελίδας (Page Background) να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα προσχεδιασμένα υδατογραφήματα διαθέσιμα, όπως Εμπιστευτικό (Confidential), Πρόχειρο (Draft). Αφού επιλέξουμε ένα αυτά, θα εμφανιστεί αμέσως στο έγγραφό μας, το οποίο θα μπορούμε να το δούμε στην προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading). Στο κάτω μέρος του μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Υδατογράφημα (Watermark). Αφού επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark). Εφόσον δεν έχουμε ορίσει κάποιο Υδατογράφημα (Watermark) στο έγγραφό μας η επιλογή Χωρίς Υδατογράφημα (No Watermark) είναι ενεργοποιημένη. Εάν θέλουμε να ορίσουμε μία εικόνα ως Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Εικόνας (Picture Watermark). Αμέσως ενεργοποιείτε το κουμπί Επιλογή Εικόνας (Select Picture) το οποίο επιλέγουμε για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου επιλέγουμε την εικόνα που θέλουμε. Ακριβώς από κάτω υπάρχει η επιλογή Κλίμακα (Scale) όπου μπορούμε να ορίσουμε την κλίμακα της εικόνας που θα εισάγουμε ως Υδατογράφημα (Watermark). Στα δεξιά υπάρχει η εντολή Ξεθώριασμα (Washout) όπου επιλέγουμε εάν η εικόνα θα εμφανίζεται ως αχνή ή όχι. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Για να ορίσουμε κείμενο ως Υδατογράφημα (Watermark) από το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Κειμένου (Text Watermark). Αφού το ενεργοποιήσουμε έχουμε τις εξής επιλογές: Κείμενο (Text): Μπορούμε ενεργοποιώντας το πτυσσόμενο μενού στα δεξιά να επιλέξουμε κάποιο κείμενο ήδη καταχωρημένο ή να καταχωρίσουμε δικό μας κείμενο. Γραμματοσειρά (Font): Επιλέγουμε τον τύπο της γραμματοσειράς για το υδατογράφημά μας. Μέγεθος (Size): Ορίζουμε το μέγεθος του κειμένου για το υδατογράφημά μας. Χρώμα (Color): Ορίζουμε το χρώμα του κειμένου για το υδατογράφημά μας Διάταξη (Layout): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Διαγώνια (Diagonal) ή Οριζοντίως (Horizontal). Ημιδιαφανές (Semitransparent): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Ημιδιαφανές (Semitransparent) ή όχι. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και αφού είμαστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Υδατογράφημα (Watermark) έχουμε επίσης τις εξής επιλογές: Περισσότερα Υδατογραφήματα από το Office.com (More Watermarks from Office.com): Για τους χρήστες του Office 2010 υπάρχει αυτή η επιλογή, όπου επιλέγοντας την εντολή αυτή μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού Office.com, όπου μπορούμε να επιλέξουμε διαθέσιμα υδατογραφήματα για να χρησιμοποιήσουμε. Κατάργηση Υδατογραφήματος (Remove Watermark): Επιλέγοντας την εντολή αυτή αφαιρούμε το Υδατογράφημα (Watermark) από το έγγραφό μας. Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Υδατογραφημάτων (Save Selection To Watermark Gallery): Εάν επιλέξουμε κείμενο ή εικόνα στο έγγραφό μας, χρησιμοποιώντας την εντολή αυτή μπορούμε να αποθηκεύσουμε την επιλογή μας ως Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου πληκτρολογούμε το όνομα του υδατογραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) το οποίο έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) και από το πτυσσόμενο μενού να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Γενικά (General) και να το επιλέξουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με την εισαγωγή Υδατογραφήματος (Watermark) σε ένα έγγραφο του Word. Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below: Technorati Tags: Custom Watermark,Εκτύπωση Υδατογραφήματος,Κατάργηση Υδατογραφήματος,Υδατογράφημα Εικόνας,Υδατογράφημα Κειμένου,Office Smart,Picture Watermark,Printed Watermark,Remove Watermark,Smart Office,Text Watermark,Watermark,Word 2010
  2. How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs Όλοι γνωρίζουμε ότι όταν εισάγουμε εικόνες, φωτογραφίες (υψηλής ανάλυσης) στα έγγραφα, στις παρουσιάσεις, έχει σαν αποτέλεσμα το μέγεθος του αρχείου να αυξηθεί σημαντικά. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να αλλάξουμε την ανάλυση των εικόνων έτσι ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους. Παρακάτω θα περιγράψω πώς γίνεται αυτή η διαδικασία στο PowerPoint. Η ίδια διαδικασία γίνεται και εάν η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο Word και στο Excel. Το post αυτό έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 2010. Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα την οποία θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυσή της κάνοντας ένα κλικ πάνω της όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι λαβές αλλαγή μεγέθους φανερώνουν ότι η εικόνα είναι επιλεγμένη. Εφόσον επιλεγεί η εικόνα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), και έπειτα από το tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προσαρμογή (Adjust) επιλέγουμε την εντολή Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures). Κάτω από την περιοχή που αναγράφει Επιλογές Συμπίεσης (Compression Options), εάν θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυση μόνο για την επιλεγμένη εικόνα, η εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture) θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη. Εάν θέλουμε να συμπιέσουμε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture). Κάτω από την περιοχή Προορισμός Εκτύπωσης (Target Output), μπορούμε να επιλέξουμε την ανάλυση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής: Εκτύπωση (Print) - (220ppi): Εξαιρετική ποιότητα στους περισσότερους εκτυπωτές και οθόνες. Οθόνη (Screen) - (150ppi): Καλή για ιστοσελίδες και συσκευές προβολείς. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-mail) - (96ppi): Ελαχιστοποίηση του μεγέθους εγγράφου για κοινή χρήση. Χρήση Ανάλυσης Εγγράφου (Use Document Resolution): Εξορισμού το PowerPoint καθορίζει την ανάλυση των εικόνων στα 220 dpi. Εάν οι εισαγμένες εικόνες μας έχουν μικρότερη ανάλυση, τότε αυτή η ανάλυση θα είναι ότι πρέπει. (ppi): Pixels per inch or pixel density Όποιες ρυθμίσεις και να κάνουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Αυτό είναι, οι εικόνες μας έχουν συμπιεστεί. Στο παρακάτω video και στο τέλος του, μπορείτε να δείτε την διαφορά μεγέθους δύο αρχείων (στο ένα δεν έχουν συμπιεστεί οι εικόνες ενώ στο άλλο έχουν συμπιεστεί). Πολλές φορές όταν επιλέγουμε μία εικόνα, αντί να εμφανίζεται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools) εμφανίζεται το tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) ή το tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools). Ο λόγος είναι ότι η εικόνα δεν αντιμετωπίζεται ως εικόνα, αλλά ως έναν τύπο σχεδίου, όπως ένα ενσωματωμένο αντικείμενο όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να αλλάξουμε την ανάλυση μιας εικόνας στο PowerPoint. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address. http://officesmart.wordpress.com/2012/05/08/how-to-change-the-resolution-of-a-picture-in-office-programs/ Technorati Tags: Change Resolution Of An Image,Compress Pictures,Compression Options,Format Tab,Επιλογές Συμπίεσης,Εργαλεία Εικόνας,Προορισμός Εκτύπωσης,Συμπίεση Εικόνων,Office Smart,Picture Tools,PowerPoint 2010,Smart Office,Target Output
  3. How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint Στο PowerPoint όταν καταχωρούμε κείμενο σε θέσεις αντικειμένου, το κείμενο αυτόματα συρρικνώνεται έτσι ώστε να χωράει στο πλαίσιο ελέγχου αντικειμένου. Η Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit) συρρικνώνει το κείμενο καθώς το πληκτρολογούμε, όπου έχει ως αποτέλεσμα η γραμματοσειρά να είναι πολύ μικρή για να μπορεί να τη δει το κοινό. Αρκετοί άνθρωποι βρίσκουν αυτό το χαρακτηριστικό ενοχλητικό και εκνευριστικό. Το πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτή τη λειτουργία θα περιγραφεί παρακάτω: Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το Κουμπί του Office για τους χρήστες του PowerPoint 2007 και για τους χρήστες του PowerPoint 2010 θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File). Χρήστες του 2007: Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από το κάτω αριστερό μέρος. Χρήστες του 2010: Αφού περάσουμε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού. Όποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) εμφανίζεται όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) και έπειτα από τα δεξιά του παραθύρου επιλέγουμε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options), Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση ( AutoCorrect), όπου επιλέγουμε την καρτέλα Αυτόματη Μορφοποίηση Κατά Την Πληκτρολόγηση (AutoFormat As You Type), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εφαρμογή Κατά Την Πληκτρολόγηση (Apply As You Type), απενεργοποιούμε τα σημάδια ελέγχου αριστερά των εντολών Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Title Text To Placeholder) και Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Body Text To Placeholder) εάν θέλουμε να τα απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) και για τον τίτλο και για το σώμα κειμένου. Αφού το απενεργοποιήσουμε, πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε σε μία θέση αντικειμένου το κείμενό μας, το κείμενο δεν θα συρρικνώνεται αυτόματα για να χωρέσει στο πλαίσιο, αλλά θα πρέπει εμείς να μειώνουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς εάν αυτό είναι απαραίτητο. Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) στο PowerPoint. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/05/03/how-to-disable-auto-resize-of-fonts-in-powerpoint/ Technorati Tags: AutoCorrect,AutoFit Body Text To Placeholder,AutoFit Title Text To Placeholder,AutoFormat As You Type,Disable Auto Resize Text,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου,Office 2010,Office Smart,Smart Office
  4. Selection And Visibility Pane Στο PowerPoint υπάρχει το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), που ελέγχει όλα τα περιεχόμενα (σχήματα, αντικείμενα, πλαίσια κειμένου) σε μία διαφάνεια. Μερικές φορές όταν αυτά τα περιεχόμενα επικαλύπτουν το ένα το άλλο, είναι πολύ δύσκολη η επιλογή του καθενός από αυτά. Για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), να επιλέξουμε το βέλος δεξιά της εντολής Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Άλλος τρόπος για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), είναι να διαλέξουμε ένα αντικείμενο μέσα στην διαφάνεια. Αμέσως ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), όπου στο tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Οποιονδήποτε τρόπο και να διαλέξουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης. Στην περιοχή του παραθύρου Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection and Visibility), βρίσκεται η περιοχή που αναγράφει Σχήματα Σε Αυτήν Τη Διαφάνεια (Shapes On This Slide), εμφανίζονται όλα τα περιεχόμενα της τρέχουσας διαφάνειας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Με την επιλογή ενός στοιχείου από το παράθυρο εργασιών, το αντίστοιχο στοιχείο επιλέγεται και μέσα στη διαφάνεια. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει 6 – Γελαστό Πρόσωπο από το παράθυρο εργασιών και αμέσως έχει επιλεγεί το αντίστοιχο στοιχείο μέσα στη διαφάνεια όπως μπορούμε να δούμε. Για να μετονομάσουμε ένα στοιχείο από το παράθυρο εργασιών, απλώς επιλέγουμε το όνομα του στοιχείου και με ένα διπλό κλικ πάνω στο πλαίσιο ονόματος με το ποντίκι μας μπορούμε να το επεξεργαστούμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εάν θέλουμε να κρύψουμε ένα στοιχείο από τη διαφάνεια και όχι να το διαγράψουμε, στα δεξιά του ονόματος του στοιχείου στο παράθυρο εργασιών, μπορούμε να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο εικονίδιο του ματιού που εμφανίζεται. Αμέσως το συγκεκριμένο στοιχείο κρύβεται από την διαφάνεια, και το μάτι στο παράθυρο εργασιών δεν εμφανίζεται. Με την ίδια διαδικασία ενεργοποιούμε την εμφάνιση του στοιχείου. Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχουν τα εξής κουμπιά: Εμφάνιση Όλων (Show All): Με την επιλογή αυτής της εντολής όλα τα στοιχεία που ήταν κρυμμένα στην διαφάνεια ξανά-εμφανίζονται. Απόκρυψη Όλων (Hide All): Με την επιλογή αυτής της εντολής κρύβουμε όλα τα στοιχεία στη διαφάνεια. Κουμπιά Αναδιάταξης (Re-order Buttons): Επιλέγοντας το πάνω ή κάτω βέλος, όταν έχουμε επιλέξει ένα στοιχείο στη διαφάνεια, αναδιοργανώνουμε τη σειρά εμφάνισης του στοιχείου σε σχέση με κάποιο άλλο στοιχείο. Η σειρά εμφάνισης ενός στοιχείου έχει νόημα όταν κάποιο στοιχείο υπερκαλύπτει κάποιο άλλο, όπου σε αυτήν την περίπτωση αποφασίζουμε ποιό στοιχείο θα είναι μπροστά και ποιό πίσω. Τα κουμπιά της αναδιάταξης είναι χρήσιμα στο PowerPoint όταν θέλουμε να αναδιοργανώσουμε την σειρά εμφάνισης στοιχείων σε μία παρουσίαση. Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει το παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane) δίπλα στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility). Εδώ μπορούμε να δούμε τις ίδιες ονομασίες στα στοιχεία που είχαμε μετονομάσει στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) να ισχύουν και στο παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane). Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Word, εμφανίζεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane). Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Excel, εμφανίζεται στο tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane). Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility). Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/04/27/selection-and-visibility-pane-2/ Technorati Tags: Hide All,Απόκρυψη Όλων,Αναδιάταξη,Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα,Εμφάνιση Όλων,Παράθυρο Επιλογής,Office 2010,Office Smart,Selection And Visibility Pane,Selection Pane,Shapes On This Slide,Show All,Smart Office
  5. Backup and Restore Your Office 2010 Ribbon And Quick Access Toolbar Όπως όλοι γνωρίζουμε στο Microsoft Office 2010, μπορούμε να προσαρμόσουμε την Κορδέλα και την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Μπορούμε να δημιουργήσουμε το δικό μας tab με όλες τις εντολές που χρησιμοποιούμε συχνά, και μπορούμε να προσθέσουμε εντολές που χρησιμοποιούμε πιο συχνά στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Δεν είναι κρίμα που θα πρέπει να τις προσαρμόσουμε ξανά και ξανά, εάν χρησιμοποιούμε κάποιον καινούργιο υπολογιστή ή φορητό. Ευτυχώς, ότι προσαρμογές έχουμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, μπορούμε να τις αποθηκεύσουμε σε ένα αρχείο, και να τις εισάγουμε στο Office 2010 σε άλλον υπολογιστή. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το κάνουμε. Να γνωρίζετε ότι μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για μόνο ένα πρόγραμμα του Office. Για παράδειγμα, παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για το πρόγραμμα του Excel. Τα ίδια ακριβώς βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουμε και για τα άλλα προγράμματα του Office. Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), για να περάσουμε σε προβολή backstage. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το κάτω αριστερό μέρος όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize Ribbon), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Όποια κατηγορία και εάν διαλέξουμε οι προσαρμογές που έχουμε κάνει και για την Κορδέλα και για την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης θα εξαχθούν. Στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου Προσαρμογή Κορδέλας (Customize Ribbon), βρίσκεται η περιοχή Προσαρμογές (Customizations). Επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών (Export All Customizations) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Αρχείου (File Save), όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο μέρος που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο, και τότε να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα. Τέλος, πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα την επέκταση του αρχείου που είναι .exportedUI (user interface). Αυτό ήταν, έχουμε εξάγει επιτυχώς τις προσαρμόσεις που είχαμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Τώρα μπορούμε να την εισάγουμε σε κάποιον άλλο υπολογιστή. Για να εισάγουμε την προσαρμογή της Κορδέλας και της Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα με πιο πάνω. Να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), από την προβολή backstage να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) να επιλέξουμε την κατηγορία Προσαρμογή Κορδέλας ή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και στο κάτω μέρος να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών (Import Customization File) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Αρχείου (File Open) εμφανίζεται όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε και να εντοπίσουμε το αρχείο, και τότε να επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open). Αφού επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open), εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου, όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να αντικαταστήσουμε τις ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης - Αντικατάσταση Όλων Των Υπάρχοντων Προσαρμογών Της Κορδέλας Και Της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Για Αυτό Το Πρόγραμμα; (Replace All Existing Ribbon And Quick Access Toolbar Customizations For This Program). Επιλέγουμε Ναι (Yes) για να ολοκληρωθεί η εισαγωγή. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options). Να έχουμε υπόψη, όταν εισάγουμε ένα προσαρμοσμένο αρχείο για την Κορδέλα και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, όλες οι ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις θα χαθούν. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και για τις άλλες εφαρμογές του Office 2010. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, που δείχνει τα βήματα για το πώς μπορούμε να Εισάγουμε/Εξάγουμε όλες τις προσαρμογές της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Technorati Tags: Backup And Restore Ribbon And Quick Access Toolbar,Customize Ribbon,Export All Customizations,Import All Customizations,Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών,Εισαγωγή/Εξαγωγή Προσαρμογών Κορδέλας,Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών,Office 2010,Office Smart,Smart Office
  6. Office 2010 “Getting Started” Screensaver Δεν γνωρίζουμε αρκετά πράγματα για το Office 2010 ακόμα; Προσπαθούμε να το μάθουμε ψάχνοντας για συμβουλές και οδηγίες στο διαδίκτυο; Η λύση βρίσκεται ακριβώς μπροστά στην οθόνη μας. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κατεβάσουμε το Office 2010 “Getting Started” Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης). Τι κάνει; Αυτός ο δωρεάν Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης) κατεβάζει σύντομες συμβουλές χρονικής διάρκειας 60 – 90 δευτερολέπτων από το Office.com, και τα εμφανίζει όταν δεν χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας. Με αυτόν τον τρόπο παίρνουμε συμβουλές για τη χρήση του Office 2010 ακόμα και όταν δεν δουλεύουμε στον υπολογιστή μας. Επίσης, υποθέτουμε ότι μας αρέσει μία συγκεκριμένη συμβουλή, ένα απλό κλικ μας μεταφέρει στην τοποθεσία ιστού για να ξαναδούμε το video, όπως και παρόμοια video, όπως και να διαβάσουμε ένα άρθρο για να μάθουμε περισσότερα. Κάντε ένα κλικ στο παρακάτω κουμπί για να κατεβάσετε το Office 2010 Getting Started Screensaver. Αφού το κατεβάσουμε, εκτελούμε το ScreensaverSetup.exe για να ξεκινήσει η εγκατάσταση. Θα μας ζητηθεί να εγκαταστήσουμε το Microsoft .NET Framework 4.0, σε περίπτωση που δεν το έχουμε ήδη εγκατεστημένο. Απλώς πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση) για να συνεχίσουμε. Αφού εγκατασταθεί το Microsoft .NET Framework 4.0, μας ζητείτε να συμφωνήσουμε με τους Όρους Χρήσης (License Agreement), και έπειτα πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να εμφανιστεί ο Οδηγός Εγκατάστασης του Office 2010 Screensaver. Τελείωσε, ο Office 2010 Screensaver έχει εγκατασταθεί. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει στον Πίνακα Ελέγχου (Control Panel), την επόμενη φορά που δεν θα χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας και ξεκινήσει η Προφύλαξη Οθόνης (Screensaver), θα μας ενημερώνει με χρήσιμες συμβουλές όπως μπορείτε να παρακολουθήσετε στο παρακάτω video. Εάν θέλουμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις για το Office Screensaver, θα πρέπει να μεταφερθούμε στον Πίνακα Ελέγχου (Control) και από την κατηγορία Εμφάνιση (Appearance), Οθόνη (Screen) να επιλέξουμε Αλλαγή Προφύλαξης Οθόνης (Change Screensaver). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προφύλαξης Οθόνης (Screen Saver Settings) όπου πατάμε στο κουμπί Ρυθμίσεις (Settigns), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι επιλογές για το Office 2010 Screensaver εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα, όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τις Ρυθμίσεις Ειδοποιήσεων (Notification Settings) και την Διαφάνεια (Transparency) που θα έχουν οι ειδοποιήσεις της επιφάνειας εργασίας. Πώς δουλεύει; Έχουν κωδικοποιήσει τη προφύλαξη οθόνης έτσι ώστε να τραβάει video από μία τροφοδοσία RSS. Με αυτόν τον τρόπο οι συμβουλές είναι πάντα φρέσκιες. Όταν επιστρέψουμε στον υπολογιστή μας και παρακάμψουμε την προφύλαξη οθόνης, μία μικρή αναδυόμενη συμβουλή εμφανίζεται στην οθόνη μας, ενημερώνοντάς μας ότι μπορούμε να κάνουμε κλικ πάνω της για να μάθουμε περισσότερα, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Technorati Tags: Προφύλαξη Οθόνης,Microsoft Office 2010,Office 2010 “Getting Started” Screensaver,Office Smart,Smart Office
  7. How To Find Office 2003 Commands In Office 2007 And 2010 Ακόμα ψάχνετε για εντολές στο Office 2007 και 2010; Είστε καινούργιοι στην κορδέλα του Office 2007 και 2010; Νοσταλγείτε τα μενού στο Office2003, και δεν γνωρίζετε τα κατατόπια με τις καινούργιες εκδόσεις; Μην ανησυχείτε!!! Η Microsoft έχει δημιουργήσει έναν οδηγό για το Office 2007 και 2010. Αυτός ο οδηγός βοηθάει τους χρήστες να εξοικειωθούν με την κορδέλα. Είναι πολύ απλό στη χρήση του. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ξεκινήσουμε την εφαρμογή που θέλουμε να εξασκηθούμε, και τότε να επιλέξουμε μία εντολή από το παλιό Office. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, δείχνοντάς μας πού μπορούμε να βρούμε την συγκεκριμένη εντολή στην νέα έκδοση του Office. Για να ξεκινήσουμε την εξάσκηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τον παρακάτω σύνδεσμο: http://office2010.microsoft.com/en-us/word-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-HA101794130.aspx?CTT=5&origin=HA010370239#_Toc256784678 Αφού έχει ενεργοποιηθεί ο σύνδεσμος μεταφερόμαστε στην ιστοσελίδα της Microsoft Office 2010. Πλοηγούμαστε μέσα στην σελίδα μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή που αναφέρει Use An Interactive Guide To Find My Commands. Κάτω από την περιοχή αυτή μπορούμε να ξεκινήσουμε τον οδηγό κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τα παρακάτω εικονίδια, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Word-Excel-Outlook-PowerPoint-Project-Access-InfoPath-OneNote-Publisher-Visio Για να δουλέψει ο οδηγός, θα πρέπει να εγκαταστήσουμε το Silverlight (μας το ζητάει εάν δεν το έχουμε εγκαταστήσει). Αφού ξεκινήσει ο οδηγός για την εφαρμογή που είχαμε επιλέξει πατάμε στο κουμπί Start (Έναρξη), όπως εμφανίζεται και παρακάτω: Αφού ξεκινήσει ο οδηγός, βλέπουμε το παλιό περιβάλλον του Word. Τότε επιλέγουμε μία εντολή την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε που βρίσκεται στο Word 2010, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, το οποίο αναφέρει που βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή στο Word 2010. Αφού επιλέξουμε την εντολή, το περιβάλλον του Word 2010 εμφανίζεται, δείχνοντάς μας που ακριβώς βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Παρακάτω εμφανίζονται κάποια παραδείγματα από διάφορες εφαρμογές. Excel 2003 Excel 2010 Outlook 2003 Outlook 2010 PowerPoint 2003 PowerPoint 2010 Πατώντας το κουμπί Try Another Command (Δοκίμασε Άλλη Εντολή), μπορούμε να επιστρέψουμε και να επιλέξουμε μία άλλη εντολή. Έχουμε τη δυνατότητα να εγκαταστήσουμε τους οδηγούς στον υπολογιστή μας, έτσι ώστε να έχουμε πρόσβαση οποιαδήποτε στιγμή. Επιλέγουμε τον οδηγό που θέλουμε να εγκαταστήσουμε και από την πάνω δεξιά γωνία της οθόνης μας πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση). Το παράθυρο διαλόγου Install Application (Εγκατάσταση Εφαρμογής)εμφανίζεται, όπου μας ζητάει να διαλέξουμε σε ποιο σημείο να εγκατασταθούν οι συντομεύσεις. Επιλέγουμε μία από τις δύο διαθέσιμες επιλογές και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Μπορούμε επίσης να κατεβάσουμε τα Office Reference Workbooks (Βιβλία Αναφοράς Του Office), όπου μας δείχνουν τον τρόπο πρόσβασης κάθε εντολής από το Office 2003 στο Office 2010. Ακολουθήστε τον παρακάτω σύνδεσμο για να κατεβάσετε το Office Reference Workbook (Βιβλία Αναφοράς Του Office) που σας χρειάζεται. http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CL101817133.aspx Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τον Βιβλίο Αναφοράς του Outlook, όπου μας δείχνει τις εντολές του Outlook 2003 και που βρίσκονται στο Outlook 2010. Η Microsoft επίσης παρέχει και έναν οδηγό για τους χρήστες του Office 2007 στην παρακάτω διεύθυνση. http://office.microsoft.com/en-us/training/guides-to-the-ribbon-use-office-2003-menus-to-learn-the-office-2007-user-interface-HA010229584.aspx Στην παρακάτω εικόνα έχω ξεκινήσει τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που σας δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office Interactive Guide. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το video με όλα τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω . Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/04/09/how-to-find-office-2003-commands-in-office-2007-and-2010/ Technorati Tags: Microsoft Office 2007 Interactive Guides,Microsoft Office 2010,Microsoft Office Intereactive Guide,Microsoft Office Reference Workbooks,Office Smart,Smart Office,Βιβλία Αναφορών για το Microsoft Office 2007 και 2010
  8. Πώς θα ήταν αν είχαν ανακαλυφθεί τη δεκαετία του 90. Τσεκάρετε τα παρακάτω video για να δείτε. Πολύ καλό!!! Facebook: Twitter: Google: Angry Birds: DrawSomething:
  9. Create Handouts From PowerPoint In Word Αρκετοί από εμάς πιστεύω πώς θέλουμε να γνωρίζουμε εάν υπήρχε ο τρόπος να εισάγουμε Διαφάνειες του PowerPoint σε ένα έγγραφο του Word. Η λύση είναι πολύ απλή και περιγράφεται παρακάτω: Πρώτα από όλα θα πρέπει να ανοίξουμε την Παρουσίαση του PowerPoint που θέλουμε να μετατρέψουμε σε έγγραφο του Word. Για του χρήστες του PowerPoint 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί του Office στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται από αριστερά να επιλέξουμε την κατηγορία Δημοσίευση (Publish) κα έπειτα από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων Ακροατηρίου Στο Microsoft Word (Create Handouts in Microsoft Office Word). Για τους χρήστες του PowerPoint 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων (Create Handouts). Με οποιαδήποτε έκδοση διαθέτουμε το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Στο Microsoft Word (Send To Microsoft Office Word) εμφανίζεται όπου μπορούμε να επιλέξουμε τη διάταξη σελίδας στο Microsoft Office Word. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής: Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides) Κενές Γραμμές Δίπλα Σε Διαφάνειες (Blank Lines Next To Slides) Σημειώσεις Κάτω Από Διαφάνειες (Notes Below Slides) Κενές Γραμμές Κάτω Από Διαφάνειες (Blank Lines Below Slides) Μόνο Διάρθρωση (Outline Only) Στην περιοχή του παραθύρου διαλόγου Προσθήκη Διαφανειών Σε Έγγραφο Του Microsoft Office Word (Add Slides To Microsoft Word Document) έχουμε τις εξής δύο επιλογές: Επικόλληση (Paste): Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα, όπου είχα επιλέξει Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides). Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στις διαφάνειές μας στο PowerPoint, αυτές δεν ενημερώνονται στο έγγραφο του Word. Επικόλληση Σύνδεσης (Past Link): Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγοντας όμως Επικόλληση Σύνδεσης (Paste Link), μπορούμε να ενημερώσουμε τις διαφάνειες στο έγγραφο του Word με οποιαδήποτε αλλαγή κάναμε στο PowerPoint, κάνοντας ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας σε μία μικρογραφία διαφάνειας και επιλέγοντας από το μενού συντόμευσης την εντολή Ενημέρωση Σύνδεσης (Update Link) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Κάνοντας επίσης ένα δεξί κλικ σε μία μικρογραφία διαφάνειας στο Word, και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο: Συνδεδεμένο Διαφάνεια ( Linked Slide Object), όπου εμφανίζεται ένα νέο μενού που περιέχει τις εξής εντολές: Επεξεργασία Σύνδεσης (Edit Link): Εμφανίζεται το PowerPoint για να επεξεργαστούμε τις διαφάνειες. Άνοιγμα Σύνδεσης (Open Link): Ανοίγει το PowerPoint. Μετατροπή (Convert): Μπορούμε να μετατρέψουμε τη σύνδεση σε αντικείμενο. Συνδέσεις (Links): Στην παρακάτω εικόνα έχει επιλεγεί η εντολή Συνδέσεις (Links) από το μενού συντόμευσης, όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις (Links). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που επιθυμούμε επιλέγοντας τις αντίστοιχες εντολές. Επίσης εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε μία μικρογραφία διαφάνειας, αμέσως θα ξεκινήσει η εφαρμογή του PowerPoint όπου θα εμφανιστεί και πάλι η παρουσίαση έτοιμη για επεξεργασία. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video με τα βήματα που περιέγραψα : Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/04/02/create-handouts-from-powerpoint-in-word/ Technorati Tags: Create Handouts,Create Handouts From PowerPoint In Word,Δημιουργία Σημειώσεων,Δημιουργία Σημειώσεων Από Το PowerPoint Στο Word,Microsoft Office PowerPoint,PowerPoint
  10. Transpose Function with Linked Data Όπως ανέφερα και σε προηγούμενο post, όταν επιλέγουμε να χρησιμοποιήσουμε την Αντιμετάθεση (Transpose) από τις Επιλογές Επικόλλησης (Paste Options), τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να Αντιμεταθέσουμε δεδομένα, έτσι ώστε όποιο δεδομένο αλλάξουμε στον πρώτο πίνακα, αμέσως το δεδομένο να αλλάξει και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να μετρήσουμε τις Γραμμές (Rows) και τις Στήλες (Columns) του πίνακα τον οποίο θέλουμε να αντιμεταθέσουμε. Στο παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, η περιοχή του πίνακα είναι η A2:E9, όπου σημαίνει ότι αποτελείτε από 5 στήλες και 8 γραμμές. Τώρα θα πρέπει να επιλέξουμε μία κενή περιοχή του φύλλου εργασίας με τις διαστάσεις του αρχικού πίνακα αντιμετατιθέμενες. Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξουμε μία περιοχή η οποία να αποτελείται από 8 στήλες και 5 γραμμές όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Τώρα στην πάνω αριστερή γωνία της επιλεγμένης περιοχής θα πρέπει να καταχωρίσουμε την συνάρτηση =TRANSPOSE(A2:E9), όπου A2:E9 είναι η διεύθυνση του πίνακα. Αφού έχουμε καταχωρίσει την συνάρτηση, θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter (γνωστή ως Συνάρτηση Σειράς) Τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί, και εάν παρατηρήσουμε στην γραμμή τύπων, θα δούμε την συνάρτησή μας να περικλείεται από αγκύλες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω υποδεικνύοντας ότι είναι Συνάρτηση Σειράς. Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τα αντιμετατιθέμενα δεδομένα, και οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στον αρχικό μας πίνακα, θα εμφανιστούν αμέσως και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση. Δεν μπορούμε να κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στην αντιμετατιθεμένη έκδοση του πίνακα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και σε video τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/03/26/transpose-function-for-linked-data/ Technorati Tags: Array Formula,Ctrl+Alt+Delete,Μετατροπή Στηλών Σε Γραμμές και Αντίστροφα,Συνάρτηση Αντιμετάθεσης,Συνάρτηση Σειράς,Σύνδεση Δεδομένων,Linked Data,Microsoft Office,Office Smart,Transpose Function
  11. How To Use Paste Transpose Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel. Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο. Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω: Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy). Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special). Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Οποιονδήποτε τρόπο και να ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών. Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω : Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/03/19/how-to-use-paste-transpose/ Technorati Tags: Excel,Αντιμετάθεση,Επικόλληση Αντιμετάθεσης,Μετατροπή Στηλών Σε Γραμμές και Αντίστροφα,MVP Office System. Columns To Rows,Office System,Paste Tranpose
  12. Format Multiple Sheets At The Same Time Αρκετές φορές θέλουμε να μορφοποιήσουμε περισσότερα από ένα φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλα με την ίδια μορφή. Για παράδειγμα, θέλουμε να γεμίσουμε με χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) και στα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα. Επίσης, θέλουμε όταν θα καταχωρίσουμε δεδομένα στο κελί αυτά να εμφανίζονται με έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο. Δεν θα πρέπει λοιπόν, να κάνουμε τις όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε τόσες φορές όσα είναι και τα φύλλα εργασίας μας. Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Κλικ (Ctrl+click) στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Από τη στιγμή που το κάνουμε, τα φύλλα εργασίας μας ομαδοποιούνται, και το χρώμα από τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας γίνεται άσπρο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν βρίσκουμε δύσκολη τη διαδικασία Ctrl+Κλικ (Ctrl+click), μπορούμε επίσης να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε ένα φύλλο εργασίας και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Όλων Των Φύλλων (Select All Sheets) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αφού έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, οτιδήποτε κάνουμε σε ένα φύλλο εργασίας, αμέσως γίνεται και στα υπόλοιπα. Ακόμα και εάν καταχωρίσουμε δεδομένα σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας, το ίδιο δεδομένο θα εμφανιστεί στο ίδιο κελί και στα άλλα φύλλα εργασίας. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, θέλουμε να γεμίσουμε με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως επίσης και τα δεδομένα που θα καταχωρηθούν να έχουν έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο. Στην παρακάτω εικόνα έχω τακτοποιήσει και τα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας ώστε να εμφανίζονται οριζοντίως ταυτοχρόνως. Καθώς έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, επιλέγω την Πρώτη Γραμμή (First Row) και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγω και την Πρώτη Στήλη (First Column). Έπειτα έχω επιλέξει το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Γραμματοσειρά (Font) επιλέγω την εντολή Χρώμα Γεμίσματος (Color Fill) και επιλέγω το χρώμα γεμίσματος που θέλω. Στην παρακάτω εικόνα έχω κάνει όλες τις μορφοποιήσεις που ήθελα, όπως επίσης καταχώρισα το κείμενο January στο κελί Α1 του πρώτου φύλλου εργασίας, και αμέσως όλες οι μορφοποιήσεις και δεδομένα εμφανίζονται και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας. Εφόσον έχουμε τελειώσει με την μορφοποίηση των ομαδοποιημένων φύλλων εργασίας, θα πρέπει να θυμηθούμε να κάνουμε κλικ πάνω στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας για να μην είναι πια ομαδοποιημένα, ή να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω τους και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων (Ungroup Sheets). Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και σε βίντεο τα βήματα ενεργοποιώντας τον σύνδεσμο . Whover wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/03/13/format-multiple-sheets-at-the-same-time/ Technorati Tags: Excel,Format Multiple Sheets At The Same Time,Επιλογή Όλων Των Φύλλων,Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων,Office Smart,Select All Sheets,Smart Office,Ungroup Sheets
  13. Save As Workspace Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική. Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!! Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει. Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας. Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal). Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως. Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace). Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει. Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel. Whovever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/03/07/save-as-workspace/ Technorati Tags: Arrange All,Excel,Αποθήκευση Χώρου Εργασίας,Τακτοποίηση Όλων,Office Smart,Save Workspace,xlw
  14. Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας. Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε; Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα. Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List). Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε: Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists). Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists). Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω. Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add). Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete). Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/excel-english/ Technorati Tags: Autoexec.gr,AutoFill,Custom Lists,Excel,Αυτόματη Συμπλήρωση,Προσαρμοσμένες Λίστες,SystemPlus
  15. Πώς να Δημιουργήσουμε Φόρμες Επιστολών στο Outlook Τι είναι όμως μία Φόρμα Επιστολών (Form Letter); Είναι ένα γράμμα με τυποποιημένο κείμενο που έχει εκτυπωθεί ξανά και ξανά, αλλά με ένα διαφορετικό όνομα και διεύθυνση εκτυπωμένο σε κάθε αντίγραφο. Για να δημιουργήσουμε μία Φόρμα Επιστολής (Form Letter) στο Outlook θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: Πρώτα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και από το κάτω αριστερό μέρος της οθόνης μας να επιλέξουμε το εικονίδιο που αναγράφει Επαφές (Contacts), για να εμφανιστούν οι επαφές μας. Τότε από την περιοχή της κορδέλας που αναγράφει Ενέργειες (Actions) επιλέγουμε το κουμπί Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για τους χρήστες του Outlook 2010. Για τους χρήστες του Outlook 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το μενού Εργαλεία (Tools) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge). Οποιαδήποτε έκδοση χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts) εμφανίζεται. Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts), από την περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Επιλογές Συγχώνευσης (Merge Options) και που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Φόρμα Επιστολών (Form Letters) από το πτυσσόμενο μενού. Αφού το επιλέξουμε θα δούμε να αναγράφεται Φόρμα Επιστολών (Form Letters) στην περιοχή αυτή. Τώρα η επιλογή Συγχώνευση Σε (Merge To) βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά της επιλογής Τύπος Εγγράφου (Document Type), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία Εγγράφου (New Document) από το πτυσσόμενο μενού. Συνήθως εμφανίζεται αυτόματα εκεί, αλλά καλό είναι να το τσεκάρουμε. Αφού έχουμε τελειώσει με όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου όπου μας ενημερώνει ότι υπάρχουν Λίστες Διανομής (Contact Groups) στις επαφές μας και οι οποίες δεν θα συμπεριληφθούν στη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Για να προχωρήσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Το Outlook εξάγει τις επαφές μας και μετά από λίγο ξεκινάει η εφαρμογή του Microsoft Word, εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. Εδώ θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο για την Φόρμα Επιστολής (Form Letter). Αφού τελειώσουμε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε τα Πεδία Συγχώνευσης (Insert Merge Fields) οπουδήποτε θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα από το Βιβλίο Διευθύνσεων του Outlook (Outlook Address Book) στη Φόρμα Επιστολές (Form Letter) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οποιοσδήποτε θελήσει να διαβάσει για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) που έχω περιγράψει σε προηγούμενα Post, μπορεί να το κάνει στις ακόλουθες συνδέσεις: Σύνδεση 1: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση της Κορδέλας Σύνδεση 2: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/outlook-english/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Contacts,Form Letters,How to Create Form Letters in Outlook,Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Outlook,Φόρμα Επιστολής Στο Outlook,Mail Merge,MVP Office System,Outlook,SystemPlus
  16. Σημαίες Στο Outlook Γιατί να επισημαίνουμε με σημαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Ο λόγος είναι προφανέστατος! Για να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα. Πώς μπορούμε λοιπόν να επισημάνουμε ένα μήνυμα με σημαία απλά και γρήγορα; Μεταβαίνουμε λοιπόν στον φάκελο των Εισερχομένων (Inbox), όπου στο δεξιό μέρος της γραμμής θέματος του μηνύματος παρατηρούμε μία γκρίζα σκίαση σημαίας. Εάν κάνουμε ένα αριστερό κλικ με το ποντίκι μας πάνω στη σκίαση αυτό επισημαίνεται κατευθείαν με μία κόκκινη σημαία. Κάθε φορά λοιπόν που θα κοιτάμε στα μηνύματά μας, θα γνωρίζουμε σε ποια μηνύματα θα πρέπει να δώσουμε την προσοχή μας. Τα μηνύματά που επισημαίνουμε με σημαία εμφανίζονται επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do) που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook. Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επισκόπηση του μηνύματος, εάν επιλέξουμε με το ποντίκι μας τη σημαία, η σημαία θα αντικατασταθεί με ένα σημάδι ελέγχου, που σημαίνει ότι έχουμε τελειώσει με το μήνυμα αυτό. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, όταν επισημαίνουμε ένα μήνυμα με σημαία, αυτό εμφανίζεται και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do), μαζί με άλλες εργασίες που έχουμε προγραμματισμένες. Τι γίνεται όμως όταν δεν θέλουμε να διαβάσουμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα, αλλά την επόμενη μέρα ή ακόμα και την επόμενη εβδομάδα; Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ στο εικονίδιο της σημαίας, θα εμφανιστεί μία λίστα από πιθανές ημερομηνίες λήξης που περιλαμβάνουν Σήμερα (Today), Αύριο (Tomorrow), Αυτήν την Εβδομάδα (This Week), Επόμενη Εβδομάδα (Next Week), Χωρίς Ημερομηνία (No Date) και Προσαρμογή (Custom). Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία ημερομηνία από τη λίστα. Αυτό μπορεί να γίνει και με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης από την περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Για παράδειγμα μπορούμε να σύρουμε μία ημερομηνία από το γκρουπ Σήμερα (Today) στο γκρουπ Επόμενη Εβδομάδα (Next Week) με μεταφορά και απόθεση. Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης χωρίς να έχουμε κάνει κάποια αλλαγή στο μήνυμα, τότε η επικεφαλίδα του μηνύματος επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα όπως επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Εάν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη σημαία λήξης, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click) όπου επιλέγουμε αυτό που επιθυμούμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν θέλουμε να απαλείψουμε ένα μήνυμα από σημαία που βάλαμε κατά λάθος, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στη σημαία του μηνύματος και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Σημαίας (Clear Flag) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/02/15/flags-in-outlook/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Flags in Outlook,Επισήμανση Σημαίας,Σημαίες Στο Outlook,MVP Office System,Outlook 2010,SystemPlus.
  17. Αποστολή Επαναλαμβανόμενων Μηνυμάτων Στο Outlook Αρκετοί από εμάς στέλνουν επανειλημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν το ίδιο κείμενο, ξανά και ξανά. Για παράδειγμα, εάν ήθελα να ευχαριστήσω κάποιον για την παραγγελία τους και την ενημέρωσή τους σχετικά με την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος, αποθηκεύω το κείμενο του μηνύματος ως ένα Γρήγορο Τμήμα (Quick Parts). Για να προσθέσουμε κείμενο ως κομμάτι ενός Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts), θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Γρήγορων Τμημάτων (Save Selection To Quick Part Gallery). Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα, απλώς πληκτρολόγησα το όνομα του Γρήγορου Τμήματος (Quick Part). Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Την επόμενη φορά που θα θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε το Γρήγορο Τμήμα (Quick Part) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: Δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα και κάνουμε ενεργό το κυρίως σώμα του μηνύματος. Μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts), όπου επιλέγουμε την ονομασία του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) που θέλουμε να εισάγουμε στο μήνυμα. Για το δικό μου παράδειγμα επιλέγω το Επιβεβαίωση Παραγγελίας, και το κείμενο έχει εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματος. Το μήνυμά μας είναι έτοιμο για αποστολή, από τη στιγμή που έχουμε καταχωρίσει τη διεύθυνση του παραλήπτη και θέμα στο μήνυμα. Για να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τις ιδιότητες του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) ή για να το διαγράψουμε, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στο Γρήγορο Τμήμα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή που θέλουμε. Μόλις εμφανιστεί το μενού συντόμευσης μπορούμε να κάνουμε τα εξής: Εισαγωγή στην Τρέχουσα Θέση του Εγγράφου (Insert at Current Document Position) Εισαγωγή στην Αρχή του Εγγράφου (Insert at Beginning of Document) Εισαγωγή στο Τέλος του Εγγράφου (Insert at End of Document) Επεξεργασία Ιδιοτήτων (Edit Properties) Οργάνωση και Διαγραφή (Organize and Delete) Προσθήκη Συλλογής στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Add Gallery to Quick Access Toolbar) Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε περισσότερες επιλογές (όπως κεφαλίδα, υποσέλιδο, ενότητα κλπ.) γιατί είναι από το Outlook 2007, ενώ στο Outlook 2010 δεν υπάρχουν: Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Οργάνωση Και Διαγραφή (Organize And Delete), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οργάνωση Μπλοκ Διεύθυνσης (Building Blocks Organizer). Εδώ βλέπουμε μία προεπισκόπηση του γρήγορου τμήματος στα δεξιά του παραθύρου, και στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Επεξεργαστούμε τις Ιδιότητες (Edit Properties), να Διαγράψουμε (Delete) ή να Εισάγουμε (Insert) το γρήγορο τμήμα. Τα Γρήγορα Τμήματα είναι διαθέσιμα και στο Word και βρίσκονται στο ίδιο σημείο της κορδέλας. Δηλαδή tab Εισαγωγή (Insert), περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) και επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/02/08/sending-repeat-messages-in-outlook/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Building Blocks,Γρήγορα Τμήματα,Δημιουργία Νέου Μπλοκ Διεύθυνσης,MVP Office System,Outlook 2010,Quick Parts
  18. Πώς Να Μειώσουμε Το Μέγεθος Των Συνημμένων Εικόνων Στο Outlook Πολλές φορές είμαστε έτοιμοι να στείλουμε το ηλεκτρονικό μας μήνυμα με συνημμένες εικόνες και συνειδητοποιούμε ότι το μέγεθος των εικόνων είναι πολύ μεγάλο για να σταλούν. Τι κάνουμε; Αφού έχουμε εισάγει την εικόνα(ες) ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage. Αφού είμαστε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στα δεξιά της backstage προβολής εμφανίζεται στην περιοχή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments), η περιγραφή ότι μπορεί κάποιοι παραλήπτες να μην μπορέσουν να λάβουν αυτό το μήνυμα λόγω των συνημμένων εικόνων. Όπως επίσης ότι έχουμε τη δυνατότητα να μειώσουμε το μέγεθος για να βοηθήσουμε στην παράδοση του μηνύματος. Όταν επιλέξουμε την εντολή να αλλάξουμε το μέγεθος μεγάλων εικόνων, όλες οι συνημμένες εικόνες μειώνονται σε μία μέγιστη ανάλυση των 1028 x768 pixel. Ακριβώς κάτω από την περιγραφή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments) έχουμε τις εξής δύο επιλογές: Αλλαγή μεγέθους μεγάλων εικόνων όταν στέλνω αυτό το μήνυμα (Resize large images when I send this message) Να μην γίνεται αλλαγή μεγέθους εικόνων (Do not resize images) Αφού επιλέξουμε την ρύθμιση που θέλουμε, ενεργοποιούμε το tab Μήνυμα (Message) για να επιστρέψουμε στο μήνυμα και αφού έχουμε ολοκληρώσει τη σύνταξη του μηνύματος πατάμε στο κουμπί Αποστολή (Send). Για να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας εφόσον το έχουμε ενσωματώσει στο σώμα του μηνύματος η διαδικασία μείωσης μεγέθους της είναι διαφορετική και θα περιγραφεί σε επόμενο post μου. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/02/03/how-to-reduce-the-size-of-picture-files-attached-in-outlook/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Image Attachments,Info,Αλλαγή Μεγέθους Μεγάλων Εικόνων στο Outlook,Συνημμένα Εικόνας,MVP Office System,Outlook 2010,Resize Large Images,SystemPlus
  19. Πώς να Εισάγουμε Αλλαγές Σελίδων και Αλλαγές Ενοτήτων Πολλές φορές καθώς έχουμε πληκτρολογήσει το έγγραφό μας, θέλουμε να ξεκινήσουμε μία καινούργια σελίδα για να συνεχίσουμε την πληκτρολόγηση. Πολλοί από εμάς για να δημιουργήσουμε μία νέα κενή σελίδα πατάμε το πλήκτρο Enter μέχρι που να εμφανιστεί μία νέα κενή σελίδα. Λάθος. Για αυτό το Word μας παρέχει την δυνατότητα αλλαγών σελίδας καθώς και αλλαγών ενοτήτων. Τα χρησιμοποιούμε για να αλλάξουμε τη διάταξη του εγγράφου καθώς και τη μορφοποίηση του. Για να δημιουργήσουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break), τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο τέλος της παραγράφου του εγγράφου μας και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο σημείο που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, είναι το σημείο όπου τελειώνει η σελίδα και ξεκινάει η επόμενη σελίδα. Μία νέα κενή σελίδα έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας. Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl και Enter. Η αλλαγή σελίδας στο έγγραφό μας εμφανίζεται όπως στην παρακάτω εικόνα: Έχουμε και άλλες Αλλαγές (Breaks) που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στο έγγραφό μας. Για να εντοπίσουμε όλες τις υπόλοιπες Αλλαγές Σελίδας (Page Break) και Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγές (Breaks) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα: Μόλις εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, βλέπουμε ότι και από μπορούμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως περιγράψαμε και παραπάνω. Επίσης μπορούμε να εισάγουμε τα εξής: Αλλαγή Στήλης (Column Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας σε Στήλες (Columns), και θέλουμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Στήλης (Column Break) έτσι ώστε το κείμενο μετά την αλλαγή στήλης θα ξεκινήσει στην επόμενη στήλη. Αναδίπλωση Κειμένου (Text Wrapping Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μία ιστοσελίδα με αντικείμενα, η εντολή Αλλαγή Αναδίπλωσης Κειμένου (Break Wrap Text) θα διαχωρίσει το κείμενο γύρω από το αντικείμενο, όπως για παράδειγμα το κείμενο μίας λεζάντας του αντικειμένου από το κυρίως κείμενο. Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks): Από το πτυσσόμενο μενού των Αλλαγών (Breaks) μπορούμε επίσης να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks). Μπορούμε να χωρίσουμε το έγγραφό μας σε κεφάλαια με τη χρήση των Αλλαγών Ενοτήτων (Section Breaks), όπως επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές Κεφαλίδες και Υποσέλιδα (Headers & Footers). Για να δούμε τι διαθέσιμες Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) έχουμε: Επόμενη Σελίδα (Next Page): Είναι σημαντικό όταν δουλεύουμε με κεφαλίδες, υποσέλιδα και άλλες μορφοποιήσεις. Εισάγει αλλαγή ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page) , που σημαίνει ότι τελειώνει μία ενότητα του εγγράφου και ξεκινάει μία νέα ενότητα εισάγοντας μία νέα σελίδας. Χρήσιμη εντολή για διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα. Συνεχόμενη (Continuous): Κάνει το ίδια με την Αλλαγή Ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page Section Break) αλλά δεν ξεκινάει την νέα ενότητα με την προσθήκη νέας σελίδας. Ζυγή Σελίδα (Even Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη ζυγή σελίδα. Μονή Σελίδα (Odd Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη μονή σελίδα. Ο λόγος που χρησιμοποιούμε Ζυγές (Even) και Μονές (Odd) Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks), είναι ότι είναι πολύ χρήσιμο όταν θέλουμε να εκτυπώσουμε ένα φυλλάδιο, έντυπο. Για παράδειγμα γράφουμε ένα βιβλίο και θέλουμε όλα τα κεφάλαια να ξεκινούν από το δεξιό μέρος της σελίδας όταν κάποιος το διαβάζει. Γι α να εμφανιστούν όλοι οι Μη Εκτυπώσιμοι Χαρακτήρες (Non Printing Characters), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Εμφάνιση/Απόκρυψη (Show/Hide), που βρίσκεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράγραφος (Paragraph) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Με τον ίδιο τρόπο το απενεργοποιούμε. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/01/28/how-to-insert-page-breaks-and-section-breaks/ Technorati Tags: Αλλαγή Σελίδας,Αναδίπλωση Κειμένου,Ζυγή Σελίδα,Μονή Σελίδα,MVP Office System,Next Page,Odd Page,Office 2010,Page Breaks,Section Breaks,SystemPlus
  20. Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word. Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator); Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα. Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο. Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω). Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες. Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί. Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας; Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα. Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής: Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν. Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9. Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/01/19/functions-in-a-word-table/ Technorati Tags: Functions in Table of Word,Table Tools,Layout,Data,Formula,Update Field,Office 2010,MVP Office System,Word 2010,Autoexec.gr,SystemPlus,Edit Field,SUM(ABOVE),Paste Function,Number Format,Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word,Εργαλεία Πίνακα,Διάταξη Πίνακα,Δεδομένα,Τύπος,Ενημέρωση Πεδίου,Μορφή Αριθμών,Επικόλληση Συνάρτησης
  21. Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα Και Το Αντίστροφο Πολλές φορές έχουμε πληκτρολογήσει το κείμενό μας σε ένα έγγραφο του Word και αποφασίζουμε ότι το κείμενο θα αναπαρίσταται καλύτερα σε έναν πίνακα. Αντί λοιπόν να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και έπειτα με την διαδικασία της Αποκοπής (Cut) και Επικόλλησης (Paste) να μετακινούμε το κείμενο στο αντίστοιχο κελί του πίνακα (διαδικασία χρονοβόρα) μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενό μας σε πίνακα απλά και γρήγορα. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το κείμενό μας που είναι πληκτρολογημένο και που αποφασίζουμε να μετατρέψουμε σε πίνακα. Η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κείμενο. Αφού επιλέξουμε το κείμενό μας μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πίνακες (Table) επιλέγουμε την αντίστοιχη εντολή για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε από το κάτω μέρος την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπου μπορούμε να κάνουμε τις ακόλουθες ρυθμίσεις: Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Μέγεθος Πίνακα (Table Size) καθορίζουμε τον Αριθμό Στηλών (Number Of Columns) και Αριθμό Γραμμών (Number Of Rows). Αριθμός Στηλών (Number Of Columns): Για το δικό μου παράδειγμα έχω καθορίσει τον αριθμό των στηλών σε 5. Αριθμός Γραμμών (Number Of Rows) Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Συμπεριφορά Αυτόματης Προσαρμογής (Autofit Behavior) καθορίζουμε το είδος προσαρμογής του πίνακα: Σταθερό Πλάτος Στηλών (Fixed Column Width) Αυτόματη Προσαρμογή Στα Περιεχόμενα (AutoFit To Contents) Αυτόματη Προσαρμογή Στο Παράθυρο (AutoFit To Window) Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Διαχωρισμός Κειμένου Κατά (Separate Text At) καθορίζουμε τι είδος διαχωρισμού θέλουμε: Παραγράφους (Paragraphs) Ερωτηματικά (Semicolons) Στηλοθέτες (Tabs) Άλλο (Other) Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενό μας έχει μετατραπεί σε πίνακα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είχαμε επιλέξει. Convert Table To Text Μετατροπή Πίνακα σε Κείμενο Τώρα θα δούμε την αντίστροφη περίπτωση. Έχουμε δημιουργήσει τον πίνακά μας και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας σε αυτόν και θέλουμε να μετατρέψουμε τον πίνακά μας σε κείμενο. Θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακά μας όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη (Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) να επιλέξουμε την εντολή Μετατροπή Σε Κείμενο (Convert To Text) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Όταν επιλέξουμε τη συγκεκριμένη εντολή εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο (Convert Table To Text), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τα δεδομένα μας να χωρίζονται από: Σημάδια Παραγράφου (Paragraph) Στηλοθέτες (Tab) (όπου είναι συνήθως προεπιλεγμένο) Ερωτηματικά (Semicolons) Άλλο (Other), όπου καταχωρούμε εμείς το διαχωριστικό που θέλουμε. Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, παρατηρούμε ότι ο πίνακάς μας έχει μετατραπεί σε κείμενο αναλόγως με τις ρυθμίσεις που καθορίσαμε εμείς. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2012/01/14/convert-text-to-table-and-vice-verca-in-word/ Technorati Tags: Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα,Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο,Εισαγωγή Πίνακα,Εργαλεία Πίνακα,Διάταξη Πίνακα,Convert Text To Table,Convert Table To Text,Insert Table,Table Tools,Table Layout,Office 2010,Autoexec.gr,SystemPlus,Smart Office,Office Smart,MVP Office System,Μετατροπή Σε Κείμενο,Convert To Text
  22. Πώς Να Κάνουμε Το Word Να Μας Προειδοποιεί Όταν Πρόκειται Να Εκτυπώσουμε Ή Να Αποθηκεύσουμε Ένα Αρχείο Με Εντοπισμένες Αναθεωρήσεις Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την Παρακολούθηση Αλλαγών (Tracking Changes) για έγγραφά του Word, μπορεί αρκετοί από εμάς να έχουμε κάνει το λάθος να στείλουμε ένα έγγραφό μαζί με τις αναθεωρήσεις μας ακόμα στο έγγραφο, και ορατό σε όλους τους παραλήπτες που το μόνο που είχαν να κάνουν είναι να ενεργοποιήσουν το Παράθυρο της Αναθεώρησης για να εμφανιστούν οι αναθεωρήσεις και οι αλλαγές. Μία λύση ήταν να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector )όπου είχα αναφερθεί στη δυνατότητα που μας παρέχει το Word να ελέγχουμε το έγγραφό μας για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να βρίσκονται στο έγγραφο. Τι γίνεται όμως όταν ξεχνάμε να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector) και θέλουμε να μας προειδοποιεί το Word κάθε φορά που εντοπίζει κάτι; Η λύση είναι να ενεργοποιήσουμε μία επιλογή στο Word η οποία θα μας προειδοποιεί κάθε φορά που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο που περιέχει αναθεωρημένες πληροφορίες, ή ακόμα και όταν προσπαθούμε να το αποστείλουμε το έγγραφό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο χρησιμοποιώντας τις επιλογές του Word. Για να ενεργοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο Επιλογές (Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center) και έπειτα από το κάτω δεξί μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Ρυθμίσεις Κέντρου Αξιοπιστίας (Trust Center Settings). Από το παράθυρο διαλόγου Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center Settings) επιλέγουμε από τα αριστερά του παραθύρου την κατηγορία Επιλογές Απορρήτου (Privacy Settings). Έπειτα στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ρυθμίσεις Για Συγκεκριμένο Έγγραφο (Document Specific Settings) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Προειδοποίηση Πριν Από Την Εκτύπωση, Την Αποθήκευση Ή Την Αποστολή Ενός Αρχείο Που Περιέχει Εντοπισμένες Αλλαγές Ή Σχόλια (Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments). Αφού το ενεργοποιήσουμε πατάμε το κουμπί ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα διαλόγου για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Για να δούμε λοιπόν πώς μας προειδοποιεί το Word σε περίπτωση που υπάρχουν εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια στο έγγραφό μας: Είτε επιλέξουμε να αποθηκεύσουμε, να εκτυπώσουμε ή να αποστείλουμε το έγγραφο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις επιλογές του Word θα εμφανιστεί: Κατά την Αποθήκευση (Save): Κατά την Εκτύπωση (Print): Κατά την Αποστολή (Sending): Οπότε θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector), για να καταργηθούν όλα τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούμε εμείς απαραίτητα. Whover wants to read this post in English can do so at the following address: Technorati Tags: Autoexec.gr,Document Inspector,Document Specific Settings,Έλεγχο Εγγράφου,Επιλογές Ρυθμίσεις Κέντρου Αξιοπιστίας,Κέντρο Αξιοπιστίας,Προειδοποίηση Πριν Από Την Εκτύπωση,Παρακολούθηση Αλλαγών,Ρυθμίσεις Για Συγκεκριμένο Έγγραφο,Την Αποθήκευση Ή Την Αποστολή Ενός Αρχείο Που Περιέχει Εντοπισμένες,MVP Office System,Office Smart,Office System,Options,Privacy Settings,Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments,Smart Office,SystemPlus,Tracking Changes,Trust Center,Trust Center Settings,Warn Before Printing,Word Options
  23. Πρώτα από όλα θα ήθελα να ευχηθώ ολόψυχα Χρόνια Πολλά και Ευτυχισμένο το 2012. Μακάρι το νέο έτος να φέρει σε όλους αυτό που επιθυμούνε, μα πάνω απ’ όλα υγεία. Όλα τα υπόλοιπα θα έρθουν. Φέτος λοιπόν μου απονεμήθηκε ξανά ο τίτλος του Microsoft® MVP Award για το Office System για το έτος 2012. Ευχαριστώ λοιπόν όλα τα μέλη της κοινότητας ανεξαιρέτως, που μου έδωσαν αυτή την ευκαιρία για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά να μου απονεμηθεί ο τίτλος αυτός. Τίτλος ο οποίος είναι μία πρόκληση, όπως η ζωή όπου παρόλο τα προβλήματα που μας παρουσιάζονται δεν πρέπει να το βάζουμε κάτω, πρέπει να ελπίζουμε, να προσπαθούμε. Keep On Walking. Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2012. Technorati Tags: Microsoft MVP Award Renewed For 2012,MVP,MVP Office System
  24. Δημιουργία Άλμπουμ Φωτογραφιών στο PowerPoint Πολλές φορές θα έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να δημιουργήσουμε μία Προβολή Παρουσίασης από τις ψηφιακές φωτογραφίες μας. Αντί λοιπόν να εισάγουμε κάθε ψηφιακή εικόνα μία, μία σε διαφορετική διαφάνεια κάθε φορά χρησιμοποιώντας την εντολή Εισαγωγή Εικόνας και έπειτα να τις αλλάζουμε μέγεθος, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) απλά και γρήγορα. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτήν την εντολή: Πρώτα από όλα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το PowerPoint (η ίδια διαδικασία ισχύει για το PowerPoint 2010 και για το PowerPoint 2007). Θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και έπειτα από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) για το PowerPoint 2007 ή περιοχή Εικόνες (Images) για το PowerPoint 2010 επιλέγουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Νέο Άλμπουμ Φωτογραφιών (New Photo Album). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου από την περιοχή Εισαγωγή Εικόνας Από (Insert Picture From) το κουμπί Αρχείο/Δίσκος (File/Disk). Το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Νέων Εικόνων (Insert New Pictures) εμφανίζεται, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε τις εικόνες που θέλουμε να εισάγουμε και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert). Από τη στιγμή που οι εικόνες έχουν εισαχθεί επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου μπορούμε να δούμε όλες τις εικόνες να έχουν εισαχθεί στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μαζί με την ονομασία τους όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Επιλέγοντας την εντολή Δημιουργία Πλαισίου Κειμένου (New Text Box) από την περιοχή Εισαγωγή Κειμένου (Insert Text), μία νέα διαφάνεια πλασίου κειμένου θα εισαχθεί για να μπορούμε να προσθέσουμε κείμενο σε αυτή εάν το θελήσουμε. Από την περιοχή Επιλογές Εικόνας (Picture Options) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Λεζάντες Κάτω Από Όλες Τις Εικόνες (Captions Below All Pictures ) όπως επίσης να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Όλες Οι Εικόνες Ασπρόμαυρες (All Pictures Black And White). Στο μέσο του παραθύρου, από τη στιγμή που μία εικόνα είναι επιλεγμένη στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα κουμπιά Πάνω (Up) Κάτω (Down) για να αναδιοργανώσουμε τη σειρά των εικόνων. Μπορούμε επίσης να καταργήσουμε μία εικόνα επιλέγοντας το κουμπί Κατάργηση (Remove) και στα δεξιά του παραθύρου μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Περιστροφής (Rotate), Κοντράστ (Contrast) και τη Φωτεινότητα (Brightness) όπως μπορούμε αν δούμε και πιο κάτω. Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Διάταξη Εικόνας (Picture Layout) έτσι ώστε να έχουμε μία, δύο, τέσσερις εικόνες σε μία διαφάνεια ή πάλι το ίδιο μαζί με τίτλο στις διαφάνειες. Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Σχήμα Πλαισίου (Frame Shape) έτσι ώστε να μορφοποιήσουμε το πλαίσιο του σχήματος. Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse) δεξιά της εντολής Θέμα (Theme) για να εφαρμόσουμε ένα θέμα στην παρουσίαση μας. Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις απλώς πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και όλες οι εικόνες έχουν εισαχθεί στην παρουσίασή μας μαζί με όλες τις ρυθμίσεις μας. Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) μπορούμε να το επεξεργαστούμε χρησιμοποιώντας την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album), εντολή που βρίσκεται στο tab Εισαγωγή (Insert), στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) ή Εικόνες (Images) ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint όπου επιλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album) όπου κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση (Update) για να εφαρμοστούν οι αλλαγές. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/12/26/turning-photos-into-powerpoint-slide-shows/ Technorati Tags: Photo Album,Insert,Illustrations,PowerPoint,File/Disk,Insert Pictures From,Edit Photo Album,Theme,Album Layout,Images In Album,Insert New Images,All Images Black And White,Rotate,Contrast,Brightness,Layout,Office 2010. Smart,Office,Office Smart,Autoexec.gr,SystemPlus,Άλμπουμ Φωτογραφιών,Εισαγωγή,Απεικονίσεις,Εισαγωγή Εικόνας Από,Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών,Περιεχόμενο Άλμπουμ,Όλες Οι Εικόνες Ασπρόμαυρες,Περιστροφή,Φωτεινότητα,Αντίθεση,Διάταξη
  25. Slide Show In A Window For PowerPoint Έχετε βρεθεί στην ανάγκη να ξεκινήσετε μία προβολή παρουσίασης του PowerPoint σε ένα ξεχωριστό παράθυρο; Αυτό μπορεί εύκολα να γίνει με την προσθήκη ενός μικρού κουμπιού στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης που ονομάζεται Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window). Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε στη backstage προβολή και να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το πτυσσόμενο μενού. Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή (Adjust). Έπειτα από την περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Επιλογή Εντολών Από (Select Commands From) επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού και διαλέγουμε είτε την εντολή Χωρίς Εντολές Στην Κορδέλα (Commands Not In The Ribbon) είτε Όλες Οι Εντολές (All Commands). Από τη στιγμή που έχουμε διαλέξει κάνουμε κύλιση μέσα στις διαθέσιμες εντολές μέχρι να βρούμε την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window), όπου το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού το προσθέσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Παρατηρούμε τότε στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar)την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Εάν έχουμε ήδη ανοιχτή την παρουσίασή μας, απλώς πατάμε στην εντολή και αμέσως η παρουσίασή μας εμφανίζεται σε ένα νέο ξεχωριστό παράθυρο όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω Εάν θελήσουμε να επιστρέψουμε στις διαφάνειες μας απλώς πατάμε στο κουμπί Escape. Τα screenshots είναι από το Ελληνικό Office 2007 γι’ αυτό και οι Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) διαφέρουν με τις επιλογές που έχουμε στο PowerPoint 2010, όπου έχουμε και την κατηγορία Προσαρμογή Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/12/16/slide-show-in-a-window-for-powerpoint/ Technorati Tags: Add,Adjust,Adjust Quick Access Toolbar,Autoexec.gr,backstage view,Commands Not In The Ribbon,Customize,Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης,Δημοφιλείς Εντολές,Επιλογές,Προσθήκη,Προβολή Παρουσίασης,Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο,Χωρίς Εντολές Στην Κορδέλα,Office Smart,Options,Popular Commands,PowerPoint,Quick Access Toolbar,Slide Show,Slide Show In A Window,Smart Office,SystemPlus
×
×
  • Create New...