philippe

At TechEd that was held in Atlanta, they announced that Service Pack 1 will be available for both Office client suites and SharePoint Server products at the end of June. At the same time the language versions of Service Pack 1 will be also available. Service Pack 1, at first will be accessible as a manual download from Microsoft Update and Download Center, and later on will be available as an Automatic Update. With Service Pack 1, each Office Product and each Server capability area will have changes. There will be a lot interesting changes and in the list below you can read the most significant ones. In the list there are things that couldn’t be done previously, and things that have been improved from the original release. The Use Presenter View option in PowerPoint behavior is going to be changed to display the slide show on the secondary monitor. (Use Presenter View option is a way to view our presentation with speaker notes on one computer and at the same time the audience views the notes-free presentation on a different monitor) The issue in Outlook where Snooze Time wouldn’t reset between appointments, it is now fixed. The Word Web Application extends printing support to Edit Mode. We would be able to insert Charts in Excel Workbooks with the use of Excel Web Application. Support will be available in Search Server for PPSX (Microsoft Office Open XML Format Presentation Slide Show) files. We would be able to Preview an Attachment in Outlook Web Application (only with Exchange Online). For the languages: Canadian English, French, Swedish and European Portuguese the Proofing Tools will be improved with suggestions. Synchronizing scheduled tasks from Project Professional with SharePoint task lists. There will be Office Web Applications support for Chrome. SharePoint’s’ Server Backup and Restore functions will be improve. Visio fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export. Integrated community content in the Access Application Part Gallery. Better alignment between Project Server and SharePoint Server browser support. Internet Explorer 9 “Native” support for Office Web Applications and SharePoint. Visio Fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export Office client suites using “Add Remove Programs” Control Panel, building on our work from Office 2007 SP2. Technorati Tags: Service Pack 1,Service Pack 1 for Office 2010 and SharePoint 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010,SystemPlus,Autoexec.gr

Θέλουμε να απεικονίσουμε όλα τα ραντεβού και meetings που έχουμε στο Ημερολόγιο του Outlook σε μορφή Γραφημάτων και Αναλυτών (Slicers) σε ένα Υπολογιστικό Φύλλο του Excel 2010; Θέλουμε να δούμε πληροφορίες για ραντεβού που έχουν παρέλθει ή που πρόκειται να συμβούν στο μέλλον σε όσο γίνεται λεπτομερή μορφή; Θέλουμε να δούμε Ποιός, Πότε, Γιατί, Τι, και άλλες πληροφορίες διαθέσιμες που βρίσκονται στο ημερολόγιό μας στο Outlook στο Excel; Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Calendar Analytics, όπου μας επιτρέπει να συνδεθούμε στο Ημερολόγιο του Microsoft Exchange με αποτέλεσμα να έχουμε διάφορες απόψεις και προβολές από στατιστικά συνεδριάσεων, συσκέψεων μέσα στο Microsoft Office Excel 2010. Με αυτό το δωρεάν εργαλείο μπορούμε να: Να ανακτήσουμε αυτόματα τον χρόνο που έχουμε δαπανήσει στο ημερολόγιο. Να επισκοπήσουμε και να αναλύσουμε τον χρόνο των συσκέψεων, είτε κατά ημέρα, ώρα, κατηγορία και επαγγελματική προτεραιότητα. Να επισκοπήσουμε πληροφορίες για περασμένες συσκέψεις και για μελλοντικές προγραμματισμένες συσκέψεις. Να προσαρμόσουμε τις προβολές με τη χρήση του Αναλυτή (Slicers), με τη χρήση συναρτήσεων DAX (Data Analysis Expressions) ή με Αναφορές Πίνακα (Table References).. Να έχουμε πρόσβαση στην ανάλυση εμείς οι ίδιοι και όποιος άλλος/η μοιράζεται το ημερολόγιο του/της με όλες τις λεπτομέρειες. Το Calendar Analytics είναι ένα εκτελέσιμο αρχείο το οποίο αφού το εγκαταστήσομε αμέσως δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας του Excel με το όνομα “Calendar Analytics.xlsx” στην επιφάνεια εργασίας. Το εκτελέσιμο αρχείο μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω διεύθυνση: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6 Πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Calendar Analytics δουλεύει μόνο με την τελευταία έκδοση του Microsoft Excel 2010 και του Microsoft PowerPivot για το Excel 2010. Για να κατεβάσετε το PowerPivot για το Excel 2010 μπορείτε να το κάνετε από την παρακάτω διεύθυνση και ανάλογα με την έκδοση του Office 2010 που χρησιμοποιείται κατεβάζετε και το ανάλογο αρχείο. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el Το Calendar Analytics αξιοποιεί τις υπηρεσίες Exchange Web (EWS-Exchange Web Services), όπου το Exchange Web Services δουλεύει με τον Exchange Server Για να το δούμε λοιπόν στην πράξη: Εντοπίζουμε το αρχείο Calendar Analytics.xlsx και το ανοίγουμε. Η οθόνη του Excel θα πρέπει να εμφανίζεται ίδια με την παρακάτω εικόνα και να αποτελείται από τα ίδια φύλλα εργασίας: Στο φύλλο εργασίας What (Τι) ή Who (Ποιός) πατάμε στο κουμπί Refresh Calendar (Ενημέρωση Ημερολογίου) όπου αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός του Calendar Analytics. Στο πλαίσιο κειμένου E-mail Address πληκτρολογούμε την δικιά μας ηλεκτρονική διεύθυνση και πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο). Στο επόμενο βήμα του οδηγού που ονομάζεται Date Selector (Επιλογή Ημερομηνιών) επιλέγουμε το εύρος των ημερομηνιών τις οποίες θέλουμε να επισκοπήσουμε. Δηλαδή έχουμε την Ημερομηνία Έναρξης (Start Date) 1 Μαρτίου, 2011 και Ημερομηνία Λήξης (End Date) 31 Μαΐου, 2011 για το δικό μου παράδειγμα. Στο επόμενο βήμα του οδηγού ονομαζόμενο Alias List μπορούμε να προσθέσουμε και έναν συνεργάτη μας (Alias) σε περίπτωση που έχουμε το δικαίωμα να έχουμε πρόσβαση στο ημερολόγιό του. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, βλέπουμε να αναγράφεται το δικό μου όνομα. Εάν ήθελα να προσθέσω κάποιον Alias θα πατούσα στο κουμπί Add (Προσθήκη) και εάν ήθελα να αφαιρέσω κάποιον από τη λίστα θα πατούσα στο κουμπί Remove (Αφαίρεση). Αφού ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να μεταφερθούμε στο επόμενο βήμα του οδηγού. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Status (Κατάσταση) όπου ενημερωνόμαστε για τη διαδικασία σύνδεσης στον διακομιστή και επεξεργασίας των δεδομένων, όπου θα πρέπει να περιμένουμε κάποια λεπτά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Information (Πληροφοριών) όπου μας ενημερώνει για τα επόμενα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε και τα οποία είναι τα εξής: 1. Επιλέγουμε το Tab που ονομάζεται PowerPivot, και στην περιοχή Δεδομένα του Excel (Excel Data) επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Όλων (Update All). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο του PowerPivot όπου ενημερωνόμαστε για την προετοιμασία του παραθύρου του PowerPivot. 2. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία και δούμε τα δεδομένα εντός του φύλλου εργασίας, κλείνουμε το παράθυρο του PowerPivot όπου επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας του Calendar Analytics.xlsx. Στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data) και στην περιοχή Συνδέσεις (Connections) επιλέγουμε την εντολή Ανανέωση Όλων (Refresh All) από το πτυσσόμενο μενού. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ημερολογίου μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας Calendar Analytics όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο φύλλο εργασίας What (Τι) βλέπουμε τον συνολικό αριθμό των συναντήσεων μου, όπως και σε απεικονίσεις γραφημάτων οι συναντήσεις που έχουν παρέλθει όπως και οι μελλοντικές συναντήσεις. Τα Γραφήματα και οι Αναλυτές (Slicers) είναι αρκετά μέσα στο φύλλο εργασίας What (Τι) και αφορούν είτε τις Ημέρες, Μήνες, Ώρες με τις περισσότερες συναντήσεις. Στο φύλλο εργασίας Who (Ποιος) έχουμε κάποια στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις συναντήσεις μας, όπως με τους Πρώτους 10 Συμμετέχοντες (Top 10 Participants) και τους Πρώτους 10 Οργανωτές (Top 10 Organizers). Επιλέγοντας δεδομένα από τους Αναλυτές (Slicers) δεξιά του φύλλου εργασίας, απευθείας ενημερώνονται και τα γραφήματα ανάλογα με τον αναλυτή που επιλέξαμε. Στο φύλλο εργασίας Details (Λεπτομέρειες) εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των συναντήσεων όπως και ποιος είναι ο οργανωτής καθώς και η Ώρα Έναρξης (Start Time) και η Ώρα Λήξης (End Time). Στο φύλλο εργασίας Categories (Λεπτομέρεις) βλέπουμε τα ονόματα των κατηγοριών που έχουμε αναθέσει στις συναντήσεις του Ημερολογίου μας. Whoever wants to read this post, can do so at the following url: http://officesmart.wordpress.com/2011/05/18/calendar-analytics-for-excel-2010/ Technorati Tags: Calendar Statistics.xlsx,Calendar Statistics For Excel 2010,Στατιστικά Ημερολογίου στο Excel 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010

Θέλουμε να εισάγουμε έναν μεγάλο αριθμό εξωτερικών δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο και δεν γνωρίζουμε πώς; Θέλουμε να αναλύσουμε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων και να δημιουργήσουμε αναφορές (reports) για το επερχόμενο meeting που έχουμε με τον Big Boss; Θέλουμε όλα αυτά να τα παρουσιάσουμε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel σε χρόνο de te; Θέλουμε να αξιοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες του Excel 2010 έτσι ώστε οι αναφορές (reports) να είναι και έγκυρες και κατανοητές στο κοινό; Σε όλες αυτές τις ερωτήσεις η απάντηση είναι μία‼! Όλα μπορούμε να τα κάνουμε με το δωρεάν εργαλείο (πρόσθετο) της Microsoft που ονομάζεται PowerPivot. Τι μπορούμε να κάνουμε με το PowerPivot: Να χειριστούμε απλά και γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων. Επιτρέπει δηλαδή την διερεύνηση και πραγματοποίηση υπολογισμών με αλληλεπιδραστικό τρόπο για μεγάλα σύνολα δεδομένων. Να ενσωματώσουμε δεδομένα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel απλά και γρήγορα. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να είναι εταιρικές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα του Excel, δεδομένα αναφορών και τροφοδοσιών. Έχουμε την πρόσβαση στην δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων, και σε άλλες δυνατότητες ανάλυσης που μας παρέχει το Excel για να δημιουργήσουμε αναφορές. Εξάγουμε τα συμπεράσματα από την ανάλυση των δεδομένων μας χωρίς να μπλεκόμαστε με κώδικες και λειτουργίες άλλες τις οποίες δεν γνωρίζουμε. Με λίγα λόγια το PowerPivot του Excel είναι ΤΟ Εργαλείο Ανάλυσης Δεδομένων που εμφανίζει τα αποτελέσματα της ανάλυσης μέσα στο Excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε χαρακτηριστικά του Excel που ήδη γνωρίζουμε για την καλύτερη οπτικοποίηση των δεδομένων μας όπως με τη δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων( Pivot Tables), Συγκεντρωτικών Γραφημάτων (Pivot Charts) και Αναλυτές (Slicers). Είναι ο πιο απλός και εύχρηστος τρόπος για να δημιουργήσουμε εργαλεία ανάλυσης εμπλουτισμένα και με αλληλεπιδραστική δράση. Για να βρούμε και να κατεβάσουμε το πρόσθετο PowerPivot για το Excel 2010 θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω διεύθυνση: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el Θα πρέπει να κατεβάσουμε την κατάλληλη έκδοση αναλόγως με την έκδοση του Office που χρησιμοποιούμε, όπως και με την γλώσσα της έκδοσης. Για να μάθετε πώς δουλεύει το PowePivot μπορείτε να επισκεφθείτε την τοποθεσία ιστού http://www.powerpivot.com/ όπου μπορείτε να: Παρακολουθήσετε Videos Παρακολουθήσετε Demos Try Hands on Lab Αφού κατεβάσουμε και εγκαταστήσουμε το πρόσθετο PowerPivot, θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Excel και αμέσως στα δεξιά της κορδέλας παρατηρούμε ένα νέο Tab που ονομάζεται PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Για να εισάγουμε δεδομένα στο υπολογιστικό μας φύλλο θα πρέπει να πατήσουμε στην εντολή Παράθυρο PowerPivot (PowerPivot Window) της περιοχής Εκκίνησης (Launch) όπως εμφανίζεται και παραπάνω. Αφού πατήσουμε την ομώνυμη εντολή θα εμφανιστεί ένα νέο βιβλίο εργασίας που ονομάζεται PowerPivot για Excel. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο Tab. Το πρώτο Tab ονομάζεται Αρχική Σελίδα (Home) και το δεύτερο Tab Σχεδίαση (Design). Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα από τα εξής: 1. Επιλέγοντας την εντολή Από τη Βάση Δεδομένων (From Database), και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε μία από τις διαθέσιμες τρεις επιλογές: Από τον SQL Server (From SQL Server) Από την Access (From Access) Από τις Υπηρεσίες Ανάλυσης ή το PowerPivot (From Analysis Services PowerPivot) 2. Επιλέγοντας την εντολή Από Αναφορά (From Report) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου θα πρέπει να καταχωρίσουμε την Διαδρομή της Αναφοράς (Report Path). Όπως βλέπουμε και στην παραπάνω εικόνα οι Αναφορές (Reports) θα πρέπει να έχουμε επέκταση rdl (report definition language). 3. Επιλέγοντας την εντολή Από το Azure DataMarket, μπορούμε να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων δωρεάν όπως και εμπορικά δεδομένα από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου. Αφού επιλέξουμε την εντολή Από Azure DataMarket (From Azure DataMarket) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Διεύθυνση URL Συνόλου Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket dataset URL) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ή να επικολλήσουμε την διεύθυνση URL για να περάσουμε στον επόμενο βήμα του οδηγού Εάν δεν γνωρίζουμε τι μας προσφέρει και τι είναι το Windows Azure DataMarket, μπορούμε να επιλέξουμε τον σύνδεσμο που αναγράφεται στην παραπάνω εικόνα στο παράθυρο διαλόγου Προβολή των Διαθέσιμων Συνόλων Azure DataMarket (View Available Azure DataMarket datasets). Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού του Windows Azure Marketplace DataMarket, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Όταν βρισκόμαστε στην τοποθεσία ιστού, θα πρέπει να συνδεθούμε με το Windows Live Account μας, έτσι ώστε να αποκτήσουμε πρόσβαση στα δεδομένα. Από τη στιγμή που έχουμε συνδεθεί και θελήσουμε να κατεβάσουμε κάποια δεδομένα θα πρέπει να συμφωνήσουμε και με τους όρους χρήσης. Στον σύνδεσμο My Data μας παρέχεται ένα Account Key (Κλειδί Λογαριασμού), όπου θα το χρησιμοποιήσουμε αργότερα όταν θα θελήσουμε να κατεβάσουμε τα δεδομένα από την τοποθεσία ιστού. Θα πρέπει είτε να τον πληκτρολογήσουμε ή να τον επικολλήσουμε τον κωδικό στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) του παραθύρου διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard). Η τοποθεσία ιστού προσφέρει αρκετά δωρεάν δεδομένα, πολλά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην ζώνη μας. Όταν θα έχουμε διαλέξει τα δεδομένα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε τον σύνδεσμο Explore This Data Set. Εδώ μπορούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας εάν το θελήσουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Export to Program: Excel PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου του PowerPivot όπου επιλέγουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα. Αφού επιλέξουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) βάζουμε τον κωδικό που μας έχει δοθεί και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next). Αμέσως εμφανίζεται το επόμενο βήμα του οδηγού Επιλογή Πινάκων και Προβολών (Select Tables and Views) όπου στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) επιλέγουμε τον πίνακα που θέλουμε να εισάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι υπάρχει μόνο ένας πίνακας όπου είναι αυτόματα επιλεγμένος. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσουν να κατεβαίνουν τα δεδομένα. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι τα δεδομένα μας έχουν κατέβει με Επιτυχία, οπότε δεν μένει παρά να πατήσουμε το κουμπί Κλείσιμο (Close). Θα πρέπει να περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων μας, όπου έπειτα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 4. Πατώντας το εικονίδιο Λήψη εξωτερικών δεδομένων από μια Τροφοδοσία Δεδομένων (RSS Feeds - Really Simple Syndication) (From Data Feeds) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) σχετικά με την σύνδεση σε τροφοδοσία δεδομένων. Στην περιοχή Διεύθυνση URL Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) θα πρέπει να καταχωρίσουμε την διεύθυνση τροφοδοσίας για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού. 5. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων από Κείμενο (From Text) θα εμφανιστεί ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου στην περιοχή Διαδρομή Αρχείου (File Path) θα πρέπει να καταχωρήσουμε την διαδρομή του αρχείου κειμένου που θέλουμε να κάνουμε λήψη των δεδομένων για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού. 6. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) με όλες τις διαθέσιμες πηγές που έχουμε για την εισαγωγή δεδομένων στο υπολογιστικό μας φύλλο. Οι πηγές που έχουμε στην διάθεση μας για να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων είναι οι εξής: Σχεσιακές Βάσεις Δεδομένων (Relational Databases): Microsoft SQL Server Microsoft SQL Azure Παράλληλη Αποθήκη Δεδομένων του Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse) Microsoft Access Oracle Teradata Sybase Informix IBM DB2 Άλλες (Others) (OLEDB/ODBC) Προελεύσεις Πολλών Δεδομένων (Multidimensional Sources): Υπηρεσίες Ανάλυσης της Microsoft (Microsoft Analysis Services) Τροφοδοσίες Δεδομένων (Data Feeds): Αναφορά (Reports) Σύνολο Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket Dataset) Άλλες Τροφοδοσίες (Other Feeds) Αρχεία Κειμένου (Text Files): Αρχείο Excel (Excel Files) Αρχείο Κειμένου (Text Files) Παρακάτω περιγράφω κάποια παραδείγματα Εισαγωγής Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη χρήση του PowerPivot. Για το πρώτο παράδειγμα έχω κατεβάσει αρχεία εξάσκησης από την παρακάτω τοποθεσία ιστού: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441 1ο Παράδειγμα: Αρχείο Excel. Επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Data Source). Πλοηγούμε στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και επιλέγω την εντολή Αρχείο Excel (Excel File) και έπειτα επιλέγω το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβώ στο επόμενο βήμα του οδηγού. Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να αναζητήσω και να επιλέξω το Αρχείο Excel από το οποίο θέλω να εισάγω δεδομένα. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει ένα αρχείο εξάσκησης από την τοποθεσία που ανέφερα πιο πάνω. Εφόσον έχω επιλέξει το Αρχείο Excel που θέλουμε, πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next)για να περάσουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού. Στο τρίτο βήμα του οδηγού στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) εμφανίζονται όλα τα ονόματα των φύλλων εργασιών που θα εισαχθούν στο βιβλίο εργασίας. Επιλέγουμε τα φύλλα που θέλουμε να εισάγουμε και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish). Αμέσως αρχίζει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Αμέσως όλα τα φύλλα εργασίας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Με τα δεδομένα που έχουμε εισάγει, μπορούμε να τα φιλτράρουμε, να τα ταξινομήσουμε, να δημιουργήσουμε Συγκεντρωτικά Γραφήματα (Pivot Charts) , και να κάνουμε χρήση του Αναλυτή (Slicers), ώστε να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα μας. 2ο Παράδειγμα: RSS Feeds. Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Από Μία Τροφοδοσία Δεδομένων (From Data Feeds) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard). Στην περιοχή Διεύθυνση Url Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) πληκτρολογώ ή επικολλώ τη διεύθυνση τροφοδοσίας δεδομένων, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Πατάμε το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού όπου περιμένουμε για να ολοκληρωθεί η σύνδεση του PowerPivot με την προέλευση δεδομένων. Αφού ολοκληρωθεί η σύνδεση, βλέπουμε στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) τον πίνακα ή πίνακες που έχουμε από τη σύνδεσή μας με την προέλευση δεδομένων. Στο δικό μου παράδειγμα έχω μόνο έναν πίνακα με δεδομένα ο οποίος είναι και επιλεγμένος αυτόματα από μόνος του. Πατάω στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου και παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Αμέσως ο πίνακας με τα δεδομένα έχει εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Whoever wants to read this post in the English Version can do so at the following link: http://officesmart.wordpress.com/2011/05/15/powerpivot-for-excel-2010/ Technorati Tags: PowerPivot,PowerPivot for Excel 2010,Office 2010,Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων με τη χρήση του PowerPivot,Smart Office,Office Smart,SystemPlus,Autoexec.gr

RH2: Η Δεύτερη Ευκαιρία του Clippy Δεν πρόκειται για sequel ή prequel κάποιας κινηματογραφικής ταινίας αλλά για το sequel του Ribbon Hero. Η ομάδα του Microsoft Labs λοιπόν μας ετοίμασε το πολυαναμενόμενο sequel του Ribbon Hero με την ονομασία Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance. Κεντρικός χαρακτήρας βέβαια είναι ο Clippy, όπου όλοι μας θα θυμόμαστε τον κινούμενο χαρακτήρα που μας βοηθούσε στις διάφορες εργασίες μας στο Office και μας κρατούσε συντροφιά. Χαρακτήρας που έχει καταργηθεί πλέον από τις νεότερες εκδόσεις του Office. Σκοπός του sequel λοιπόν είναι να εκπαιδευθούμε σε κάποια καινούργια χαρακτηριστικά στις νέες εκδόσεις του Office ολοκληρώνοντας κάποιες εργασίες που μας ζητούνται, βελτιώνοντάς έτσι τις γνώσεις και τις ικανότητές μας, διασκεδάζοντας ταυτόχρονα. Πρέπει να μαζέψουμε τους περισσότερους πόντους που μπορούμε ώστε ολοκληρώνοντας εργασίες στο Word, Excel, PowerPoint και OneNote να φτάσουμε στο τελευταίο Level του παιχνιδιού. Φτάνοντας στο τέλος των Levels έχουμε βοηθήσει τον φίλο μας τον Clippy να βελτιώσει το βιογραφικό του σημείωμα, γιατί τώρα που είναι άνεργος και οι καιροί δύσκολοι μόνο κάποιος που κατέχει και γνώσεις Microsoft Office 2010 μπορεί να έχει κάποιες ελπίδες για να βρει εργασία. Για να κατεβάσουμε λοιπόν το RH2: Clippy’s Second Chance θα πρέπει να μεταβούμε στην εξής τοποθεσία: http://www.ribbonhero.com/ Αφού επισκεφθούμε την τοποθεσία ιστού επιλέγουμε την εντολή Download Now, για να κατεβάσουμε και να εγκαταστήσουμε το πακέτο. Καθώς εκτελούμε το εκτελέσιμο αρχείου RHSetup.msi εμφανίζεται ο οδηγός ο οποίος μας ενημερώνει για την πορεία εγκατάστασης. Θα πρέπει να αποδεχτούμε τους όρους χρήσης και να επιλέξουμε την εντολή Accept and Install (Αποδοχή και Εγκατάσταση) για να συνεχίσει ο οδηγός την εγκατάσταση. Μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση (βλέπουμε ότι έχει εγκατασταθεί επιτυχώς) πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος). Για να ξεκινήσουμε λοιπόν τον Ribbon Hero 2, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Start (Έναρξη), μετά All Programs (Όλα τα Προγράμματα) και έπειτα να εντοπίσουμε τον φάκελο Microsoft Office Labs και από εκεί να επιλέξουμε Ribbon Hero 2. Άλλος τρόπος για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι είναι να ανοίξουμε μία από τις εφαρμογές του Office που ανέφερα πιο πάνω (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) και στα αριστερά της κορδέλας να επιλέξουμε το κουμπί του Ribbon Hero 2, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Οποιονδήποτε τρόπο και να χρησιμοποιήσουμε εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου απλώς επιλέγουμε το κουμπί Play για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι των γνώσεων αλλά πάνω από όλα να βοηθήσουμε τον φίλο μας τον Clippy. Πριν ξεκινήσει το παιχνίδι λοιπόν εμφανίζεται ένα εισαγωγικό βίντεο που μας ενημερώνει για την σταδιοδρομία του Clippy στην επαγγελματική του καριέρα και για την σημερινή του κατάσταση. Για παράδειγμα βλέπουμε τον Clippy να έχει πάρει τον Αγγελιοφόρο και να ψάχνει για δουλειά. Δεν έχουμε λοιπόν παρά να τον βοηθήσουμε πατώντας στο κουμπί Help Clippy! όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Το Ribbon Hero 2 αποτελείται από έξι διαφορετικά level, όπου θα πρέπει να τα ολοκληρώσουμε όλα για να συγκεντρώσουμε όσο το δυνατό περισσότερους πόντους μπορούμε για να βοηθήσουμε τον φίλο μας. Τα level αυτά είναι τα εξής: 1. The Middle Ages (Μεσαιωνική Εποχή). 2. Ancient Egypt (Αρχαία Αίγυπτος) 3. The 1960’s 4. Ancient Greece (Αρχαία Ελλάδα) για να μην παραπονιόμαστε‼! 5. The Renaissance (Εποχή της Αναγέννησης) 6. The Future (Το Μέλλον) Για να ξεκινήσει λοιπόν το παιχνίδι γνώσεων απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε κάποιον χαρακτήρα ή εικόνα από τα διάφορα level. Μεταβαίνοντας πάνω από κάθε χαρακτήρα ή εικόνα ενημερωνόμαστε για το πόσους πόντους θα μαζέψουμε εάν εκτελέσουμε σωστά την εργασία και σε ποια εφαρμογή θα είναι αυτή η εργασία. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχω επιλέξει τον χαρακτήρα που ονομάζεται Rat-A-Phooey, οι πόντοι θα είναι 60 που θα μαζέψουμε και η εργασία αφορά το Excel. Επιλέγοντας λοιπόν κάποιον χαρακτήρα ξεκινάει και η αντίστοιχη εφαρμογή. Στην παρακάτω εικόνα έχει ξεκινήσει η εφαρμογή του Excel και στα δεξιά της οθόνης μας στο παράθυρο εργασιών αναγράφεται η εργασία που θα πρέπει να εκτελέσουμε. Έχω ήδη εκτελέσει επιτυχώς την πρώτη εργασία που έπρεπε να κάνω και ήταν να Παρουσιάσω τα Δεδομένα με ένα Γράφημα Πίτας (Present the data in a Pie). Η δεύτερη εργασία είναι να αλλάξω την διάταξη του γραφήματος με ένα μόνο κλικ (Change the chart layout with one click). Εάν δυσκολευόμαστε να εκτελέσουμε την εργασία μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Need A Hing? (Χρειάζεστε Υπόδειξη για να πάρουμε βοήθεια. Παίρνοντας όμως βοήθεια θα έχει σαν αποτέλεσμα να μας αφαιρούνται και βαθμοί. Εάν προσπαθούμε να ολοκληρώσουμε αυτό που μας έχει ζητηθεί με λάθος τρόπο εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μας ενημερώνει ότι ακολουθούμε λάθος βήματα. Αφού ολοκληρώσουμε λοιπόν επιτυχώς τις εργασίες που μας έχουν ζητηθεί εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και πατάμε στο κουμπί Continue (Συνέχιση) για να συνεχίσουμε το παιχνίδι. Θα πρέπει να επιλέξουμε άλλον χαρακτήρα τώρα από το πρώτο level για να συνεχίσουμε να μαζεύουμε βαθμούς. Όταν συμπληρώσουμε τους απαραίτητους πόντους που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μπορούμε να συνεχίσουμε εάν θέλουμε πατώντας στο κουμπί Continue (Συνέχιση). Εάν επιλέξουμε να συνεχίσουμε εμφανίζεται και πάλι ένα βίντεο με άλλα στιγμιότυπα από την ζωή του Clippy. Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το δεύτερο level όπου θα πρέπει να ακολουθήσουμε την ίδια διαδικασία. Όταν κάποια στιγμή ολοκληρώσουμε και τα έξι level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και ότι έχουμε ολοκληρώσει το παιχνίδι. Επειδή όλα τα level τα περνάμε χωρίς να έχουμε επιλέξει όλους τους χαρακτήρες που βρίσκονται σε αυτά, μπορούμε να συνεχίσουμε και πάλι το παιχνίδι για να μαζέψουμε όλους τους πόντους που είναι διαθέσιμους. Εφόσον έχουμε ολοκληρώσει τα level όλα και πάμε να ξεκινήσουμε το παιχνίδι από την αρχή εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα που μας εμφανίζει όλα τα level και τι υπόλοιπο πόντων έχουμε διαθέσιμους σε κάθε level που μπορούμε να μαζέψουμε. Όλοι μας λοιπόν θα πρέπει να βοηθήσουμε τον φίλο μας το Clippy να σταθεί και πάλι στα πόδια του. Οι φίλοι στις δύσκολες στιγμές φαίνονται εξάλλου. Σε παλιότερο post μου είχα αναφερθεί για το original Ribbon Hero όπου μπορείτε να το δείτε στο παρακάτω link: http://autoexec.gr/blogs/philip/archive/2010/07/02/do-you-want-to-be-a-hero.aspx. Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance: The Author of the song is Peter John Ross Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορεί κάποιος να διαβάσει το post στα Αγγλικά: http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/office-2010-english/ Technorati Tags: Ribbon Hero 2: Clippy's Second Chance,Ribbon Hero 2,Office 2010,SystemPlus,Autoexec.gr,Office Smart,Smart Office,Microsoft Office 2010

Πώς να Εισάγουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων σε ένα Έγγραφο του Word Το Microsoft Word μας παρέχει την δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) απλά και γρήγορα για τα έγγραφά μας. Δυνατότητα αρκετή χρήσιμη ειδικά για έγγραφα που αποτελούνται από πολλές σελίδες. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα που απαιτούνται για να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Βήμα 1: Ετοιμάζουμε ή ανοίγουμε το έγγραφο για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για το δικό μου παράδειγμα έχω ένα έγγραφο το οποίο αποτελείται από 155 Σελίδες το οποίο έχω χωρίσει σε οκτώ κεφάλαια, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Βήμα 2: Έπειτα θα πρέπει να επιλέξω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) για το κάθε κεφάλαιο του εγγράφου. Στο δικό μου παράδειγμα εφόσον έχω οκτώ διαφορετικά κεφάλαια θα πρέπει να ακολουθήσω την ίδια διαδικασία οκτώ φορές για τα άλλα κεφάλαια ή να εφαρμόσω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) στο πρώτο κεφάλαιο και μετά με το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) να αντιγράψω τη μορφή και να το εφαρμόσω στα εναπομείναντα κεφάλαια. Επιλέγω το κείμενο του κεφαλαίου 1 και από το Tab Κεντρικό (Home) μεταβαίνω στην περιοχή Στυλ (Style) και επιλέγω το βέλος δεξιά της περιοχής Στυλ για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Στυλ. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 1 (Heading Style 1) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Ακολουθούμε τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω για τις επικεφαλίδες των άλλων κεφαλαίων. Βήμα 2Α: Εάν επιθυμούμε στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) να περιλαμβάνονται και οι διάφορες ενότητες του κάθε κεφαλαίου, θα πρέπει να επιλέξουμε την αντίστοιχη επικεφαλίδα της ενότητας και να εφαρμόσουμε ένα άλλο Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style), όπου για το παράδειγμα μου επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 2 (Heading Style 2). Ακολουθούμε τα ίδια βήματα και για τις ενότητες των άλλων κεφαλαίων που θέλουμε να προσθέσουμε στον Πίνακα Περιεχομένων. Η Επικεφαλίδα 1 (Heading 1) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα των κεφαλαίων. Η Επικεφαλίδα 2 (Heading 2) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα της κάθε ενότητας, και ούτω καθεξής. Στην παρακάτω εικόνα φαίνεται ένα παράδειγμα με τον διαφόρων ειδών επικεφαλίδων που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε ένα έγγραφο. Βλέπουμε επίσης ότι υπάρχουν διαθέσιμα αρκετά στυλ επικεφαλίδων. Για να εμφανίσουμε το παράθυρο εργασιών στην οθόνης μας αρκεί να επιλέξουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω δεξιά της περιοχής Στυλ (Style). Βήμα 3: Αφού έχουμε εφαρμόσει τα διάφορα στυλ επικεφαλίδων στο έγγραφό μας, είναι η ώρα να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Μεταβαίνουμε στο τέλος του εγγράφου μας (σε μία κενή σελίδα κατά προτίμηση) και έπειτα επιλέγουμε το Tab Αναφορές (References). Στην αριστερή πλευρά της κορδέλας και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) πατάμε στο βέλος δεξιά της ομώνυμης εντολής και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να διαλέξουμε ένα έτοιμο διαθέσιμο στυλ Πίνακα Περιεχομένων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα που βλέπουμε στην προεπισκόπηση, στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Πίνακα Περιεχομένων (Insert Table of Contents) όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να τροποποιήσουμε έναν από τους διαθέσιμους πίνακες περιεχομένων ή να διαλέξουμε μία άλλη μορφή για τον πίνακα περιεχομένων. Βήμα 4. Αφού έχουμε καταλήξει ποιόν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας, εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας πάνω στην προεπισκόπηση του πίνακα περιεχομένων εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης όπου έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε σε ποια θέση θέλουμε να τοποθετηθεί ο πίνακας σε περίπτωση που δεν θυμόμαστε που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας. Μετά από λίγο και ανάλογα με το μέγεθος του εγγράφου ο Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) εισάγεται στο έγγραφό μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εφόσον έχουμε εισάγει αρίθμηση σελίδων στο έγγραφό μας, εμφανίζονται και στον πίνακα περιεχομένων. Όλες οι επικεφαλίδες του Πίνακα Περιεχομένων περιέχουν υπερσυνδέσμοι οι οποίοι μας μεταφέρουν στο συγκεκριμένο κεφάλαιο ή ενότητα (πατώντας τον συνδυασμό πλήκτρων ctrl + κλικ). Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων Εάν έχουμε κάνει κάποιες αλλαγές στο έγγραφό μας, σε ότι αφορά τους τίτλους των κεφαλαίων, τις ενότητες (για παράδειγμα έχουμε μετονομάσει μία επικεφαλίδα ή έχουμε αλλάξει την δομή των κεφαλαίων), θα πρέπει να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για να το κάνουμε αυτό ακολουθούμε την απλή εξής διαδικασία. Τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table) Επιλέγοντας την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων (Update Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου έχουμε τις εξής δύο επιλογές: α) Να ενημερώσουμε μόνο την αρίθμηση των σελίδων (Update Page Numbers Only). β) Ενημέρωση όλου του πίνακα (Update Entire Table). Ανάλογα με το τι αλλαγή έχουμε κάνει ενεργοποιούμε την αντίστοιχη εντολή και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ενημερωθούν τα δεδομένα μας. Άλλος τρόπος για να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) είναι να επιλέξουμε το Tab Αναφορές (Review) και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) δεξιά της κορδέλας να επιλέξουμε την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table) όπου εμφανίζεται το ίδιο παράθυρο διαλόγου που περιέγραψα πιο πάνω. Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων Για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων, απλώς τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table). Ακριβώς στα αριστερά πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού και στο κάτω μέρος επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents). Ένας άλλος τρόπος για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων είναι να μεταφερθούμε στο Tab Αναφορές (References) και στα αριστερά της κορδέλας στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή που βρίσκεται στο κάτω μέρος του μενού και επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents). Από εδώ και στο εξής θα μεταφράζω τα post μου και στα Αγγλικά. Όποιος θέλει να τα διαβάσει και με το Αγγλικό Office, μπορεί να το κάνει στην παρακάτω διεύθυνση: From now on I will be translating my post in English also. Whoever wants to read them in the English language and in the English Environment of Office they can do so at the following URL: http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/word-english/ Technorati Tags: How to Insert a Table of Contents in a Word Document Technorati Tags: Πώς να Εισάγουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων σε ένα έγγραφο του Word Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: officesmart

Πρόσφατα βρέθηκα αντιμέτωπος με μία πολύ δύσκολη εξίσωση η οποία φαινόταν άλυτη. Αφιέρωσα αρκετό χρόνο και κόπο για την επίλυσή της. Έλα όμως που η λύση της ήταν πολύ απλή. Στην επόμενη εικόνα παραθέτω την εξίσωση με την λύση της. Η λύση: Microsoft Office 365 Έτοιμοι για εργασία, οπουδήποτε κι αν βρισκόμαστε. Με λίγα λόγια το Microsoft Office 365 μας επιτρέπει να εργαζόμαστε από οπουδήποτε και με όλες τις συσκευές, είτε είμαστε επαγγελματίας είτε έχουμε μια μικρή επιχείρηση. Τι είναι όμως το Office 365; Το Microsoft Office 365 παραδίδει τη δύναμη της παραγωγικότητας στο σύννεφο, σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, βοηθώντας μας να εξοικονομήσουμε χρόνο και χρήματα. Το Office 365 είναι μία συνδρομητική υπηρεσία που συνδυάζει τις εφαρμογές Microsoft Web Apps με εργαλεία που έχουν δυνατότητες Web. Συνεργάζεται με το υπάρχον υλικό μας και υποστηρίζεται από ισχυρή ασφάλεια, αξιοπιστία και τον έλεγχο που θέλουμε να έχουμε εμείς οι ίδιοι για να διευθύνουμε την επιχείρησή μας. Είναι απλό στη χρήση και εύκολο στη διαχείριση - όλα υποστηρίζονται από την ισχυρή ασφάλεια και εγγυημένη αξιοπιστία Γιατί χρειάζομαι το Office 365; Στη σημερινή ανταγωνιστική παγκόσμια αγορά, οι επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους χρειάζονται τεχνολογίες που διευκολύνουν την ευελιξία και προσθέτουν αξία στην επιχείρηση με οικονομικά αποτελεσματικό τρόπο. Οι υπηρεσίες που βασίζονται στο νέφος παρέχουν τον τρόπο για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι. Παρέχουν στους χρήστες εργαλεία παραγωγικότητας με πολλές δυνατότητες ενώ βοηθούν στην ελάφρυνση των βαρών για τη διαχείριση και συντήρηση επαγγελματικών συστημάτων — απελευθερώνοντας τα τμήματα πληροφορικής και τις επιχειρήσεις ώστε να συγκεντρωθούν σε πρωτοβουλίες που μπορούν να φέρουν πραγματικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Ποιες υπηρεσίες και ποια εργαλεία περιλαμβάνονται στο Office 365; Συνδυάζει τη γνωστή σουίτα γραφείου Office με τις cloud-based εκδόσεις των επικοινωνιών επόμενης γενιάς: Exchange Online, SharePoint Online και Lync Online. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του Office 365; Πρόσβαση στο email από οπουδήποτε Business-class χαρακτηριστικά, όπως τηλεφωνική υποστήριξη, με την εγγύηση uptime 99,9% Pay-as-you-go επιλογές τιμολόγησης που σας δίνουν την ευελιξία για το σύνολο ή μέρος του οργανισμού σας Τελευταία έκδοση του Business Productivity Suite Online (BPOs), η οποία έχει σήμερα εκατομμύρια επιχειρηματικούς χρήστες Γίνετε ένας από τους πρώτους που θα διερευνήσει τις cloud-based δυνατότητες και τα οφέλη του Office 365! Κατεβάστε την έκδοση Beta τώρα! Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση: http://www.microsoft.com/el-gr/office365/online-software.aspx Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με το Office 365. Microsoft Office 365 Technorati Tags: Office 365,Autoexec.gr,SystemPlus,Κέντρο Πληροφορικής,Smart Office

Έχετε σκεφτεί έναν εναλλακτικό τρόπο παρουσίασης των διαφανειών σας; Εάν όχι, εδώ μπορεί να σας φανεί χρήσιμο το πρόσθετο pptPlex. Ξέρω ακούγεται σαν όνομα δεινόσαυρου. Δεν είναι όμως, είναι ένα addin (πρόσθετο) που έχει δημιουργηθεί από την ομάδας της Microsoft Office Labs, το οποίο έχει δημιουργηθεί ως ένας άλλος εναλλακτικός τρόπος για την παρουσίαση των διαφανειών μας. Τι σημαίνει όμως η ονομασία pptPlex; Η επέκταση ppt υποδηλώνει την εφαρμογή του PowerPoint. Το όνομα Plex (plasma exchange) είναι η ονομασία του λογισμικού για το Microsoft Touchwall. Τι διαφορετικό κάνει; Το pptPlex χρησιμοποιεί τεχνολογία Plex για να μπορούμε να κάνουμε ζουμ μέσα και έξω από ενότητες της παρουσίασής μας και να μετακινούμαστε μεταξύ διαφανειών απλά και γρήγορα χωρίς να βρίσκονται απαραίτητα συνεχόμενες. Με μια σύντομη περιγραφή, η παρουσίασή μας απλώνεται σε έναν μεγάλο καμβά σχεδίασης, μαζί με άλλες συμπληρωματικές εικόνες, και ο παρουσιαστής μπορεί να μετακινείτε και να ζουμάρει σε διαφορετικές διαφάνειες, ανεξάρτητα από την σειρά τους. Για να κατεβάσουμε το πρόσθετο θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω τοποθεσία: http://www.officelabs.com/pptplex 1ο. Εντοπίζουμε που βρίσκεται το εκτελέσιμο αρχείο και το τρέχουμε. 2οΕμφανίζεται το παράθυρο Καλωσορίσματος, όπου ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου ότι συμφωνούμε για τη συμμετοχή μας. 3ο. Ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου όπου αποδεχόμαστε τους όρους της συμφωνίας και πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση). 4ο. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με την πορεία εγκατάστασης του πρόσθετου pptPlex. 5ο. Μετά από σύντομο χρονικό διάστημα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου ότι το πρόσθετο pptPlex έχει εγκατασταθεί επιτυχώς, όπου απλώς πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος). 6ο. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του πρόσθετου ξεκινάμε την εφαρμογή του PowerPoint. Καθώς ξεκινάει η εφαρμογή εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορούμε να δούμε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση του πρόσθετου. Αφού ξεκινήσει η εφαρμογή εντοπίζουμε στην κορδέλα της εφαρμογής το Tab pptPlex, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Για το δικό μου παράδειγμα έχω ανοίξει μία δική μου παρουσίαση.. Για να δούμε λοιπόν πώς θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρόσθετο pptPlex για γρήγορη πλοήγηση και εύκολο ζουμ. Το πρώτο που θα πρέπει να κάνουμε είναι να χωρίσουμε την παρουσίασή μας σε διαφορετικές ενότητες χρησιμοποιώντας την εντολή Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) της κορδέλας και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αφού έχουμε χωρίσει την παρουσίαση μας σε ενότητες το δεύτερο που θα θελήσουμε να κάνουμε είναι να δούμε τι είδους μοτίβου καμβά θέλουμε να έχουμε. Θα πρέπει λοιπόν να μεταφερθούμε στο Tab pptPlex και να επιλέξουμε την εντολή Canvas Background (Φόντο Καμβά), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Βλέπουμε ότι έχουμε αρκετά φόντα στη διάθεσή μας , από τα οποία απλώς επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς. Αφού διαλέξουμε ένα μοτίβο για τον καμβά μας, αμέσως εμφανίζεται μία νέα διαφάνεια ως πρώτη που το μοτίβο της είναι αυτό που είχαμε επιλέξει. Αφού έχουμε διαλέξει το φόντο καμβά που επιθυμούμε είμαστε έτοιμοι για την παρουσίασή μας. Έχουμε το δικαίωμα να διαλέξουμε μεταξύ τριών προβολών από το Tab pptPlex, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Πρώτα θα περιγράψω τις προβολές και έπειτα θα περιγράψω πώς μπορούμε να πλοηγηθούμε από μία διαφάνεια σε μία άλλη, και πώς να αυξομειώσουμε το ζουμ απλά και γρήγορα. From Overview (Από Ταξινόμηση Διαφανειών): Η οθόνη μας θα εμφανίζεται όπως παρακάτω. Δηλαδή θα έχουμε μία μικρογραφία των διαφανειών μας στην οθόνη και γύρω, γύρω θα έχουμε το μοτίβο το οποίο είχαμε επιλέξει. From First Slide (Από την Πρώτη Διαφάνεια): Η προβολή θα ξεκινήσει από την πρώτη διαφάνεια και θα εμφανίζεται όπως παρακάτω (έχω μικρύνει το ζουμ για να καταλάβουμε πώς εμφανίζεται η διαφάνεια σε σύγκριση με το φόντο σχεδίασης. Κανονικά η διαφάνεια θα καταλάμβανε ολόκληρη την οθόνη μας.): From Current Slide (Από την Τρέχουσα Διαφάνεια): Ξεκινάει την προβολή από την ενεργή διαφάνεια ( όπου πάλι έχω ελαχιστοποιήσει το ζουμ στην παρακάτω εικόνα). Για να πλοηγηθούμε και για να αυξομειώσουμε το ζουμ μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή View Navigation Help (Προβολή Βοήθειας Πλοήγησης), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, όπου αναγράφονται όλοι οι τρόποι να πλοηγηθούμε και για να αυξομειώσουμε το ζουμ. Για μένα προσωπικά ο καλύτερος τρόπος είναι για την αυξομείωση του ζουμ είναι ο τροχός του ποντικιού και για να μετακινούμαστε από μία διαφάνεια σε μία άλλη είναι το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Για να εμφανιστεί ολόκληρος ο καμβάς αρκεί να κάνουμε δεξί κλικ το ποντίκι. Το πρόσθετο αυτό είναι συμβατό για τις εκδόσεις PowerPoint 2007 και 2010. Επίσης εάν έχουμε συσκευή με δυνατότητα multi-touch θα μπορούμε με τα δάκτυλά μας να πλοηγηθούμε μεταξύ των διαφανειών. Για όσους θέλουν να δούνε ένα βίντεο και να κατεβάσουμε την έκδοση που υπάρχει αυτή η δυνατότητα επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση: http://www.officelabs.com/Lists/Posts/Post.aspx?ID=78 Για συνήθεις ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με τη λειτουργία του πρόσθετου μπορείτε να επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση: http://www.officelabs.com/projects/pptPlex/Pages/FAQ.aspx Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορείτε να δείτε ένα βίντεο στο οποίο βασίστηκε η ιδέα για τη δημιουργία του πρόσθετου pptPlex: http://techcrunch.com/2008/05/14/microsoft-touchwall-can-inexpensively-turn-any-flat-surface-into-a-multi-touch-display/ Technorati Tags: pptPlex Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: PowerPoint 2010

Εισαγωγή Σελιδοδεικτών για Γρήγορη Πλοήγηση σε Έγγραφα του Word Πολλές φορές θα μας τύχει να έχουμε μεγάλα έγγραφα του Word, όπου θα βρεθούμε στην ανάγκη να μεταφερθούμε σε ένα συγκεκριμένο σημείο του εγγράφου απλά και γρήγορα. Εδώ κάνουν την εμφάνιση τους οι Σελιδοδείκτες (Bookmarks). Η λειτουργία αυτή είναι διαθέσιμη και στις προγενέστερες εκδόσεις του Word. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να προσθέσουμε Σελιδοδείκτες (Bookmarks) σε ένα έγγραφο του Word. Ανοίγουμε το έγγραφο στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τους Σελιδοδείκτες (Bookmarks) και απλώς τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο το οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον Σελιδοδείκτη (Bookmark) ή επιλέγουμε το κείμενο. Έπειτα επιλέγουμε το Tab της κορδέλας Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Συνδέσεις (Links) επιλέγουμε την εντολή Σελιδοδείκτης (Bookmark). Αφού διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Σελιδοδείκτης (Bookmark), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από την εντολή Όνομα σελιδοδείκτη (Bookmark Name), πληκτρολογούμε το όνομα του Σελιδοδείκτη που επιθυμούμε. Προσοχή όμως: Πρέπει να χρησιμοποιούμε γράμματα ή αριθμοί χωρίς κενά διαστήματα ή ειδικούς χαρακτήρες. Στην πιο πάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα Σελιδοδείκτη (Bookmark) το κείμενο Κεφάλαιο_1. Αφού έχουμε πληκτρολογήσει το όνομα πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να μπει στη λίστα. Με τον ίδιο τρόπο μεταβαίνω στο επόμενο τμήμα κειμένου που θέλω να εισάγω Σελιδοδείκτη (Bookmark) και ακολουθώ τα ίδια βήματα που περιγράφηκαν πιο πάνω. Στην παρακάτω εικόνα για το δεύτερο τμήμα κειμένου έχω πληκτρολογήσει το κείμενο Κεφάλαιο_2 και το έχω προσθέσει στη λίστα κειμένου πατώντας στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπου τώρα αναγράφονται οι δύο σελιδοδείκτες. Με την ίδια διαδικασία για το παράδειγμά μου όπου έχω οκτώ διαφορετικά κεφάλαια ακολουθώ τα ίδια βήματα έτσι ώστε στο τέλος της διαδικασίας να έχω οκτώ διαφορετικούς σελιδοδείκτες όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα. Ωραία, έχουμε δημιουργήσει τους σελιδοδείκτες, πώς όμως μεταφερόμαστε σε αυτούς; Για να μεταβούμε λοιπόν σε έναν συγκεκριμένο Σελιδοδείκτη (Bookmark) μπορούμε να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής τρόπους: Πρώτος Τρόπος: Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συνδέσεις (Links) διαλέγουμε την εντολή Σελιδοδείκτες (Bookmarks). Από το παράθυρο διαλόγου Σελιδοδείκτες (Bookmarks) επιλέγουμε την ονομασία του σελιδοδείκτη που θέλουμε να μεταφερθούμε και πατάμε στο κουμπί Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως έχουμε μεταφερθεί στο συγκεκριμένο σημείο του εγγράφου μας. Δεύτερος Τρόπος: Μεταβαίνουμε στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Επεξεργασία (Edit) που βρίσκεται δεξιά της κορδέλας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Εύρεση (Find) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και Αντικατάσταση (Find and Replace) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μετάβαση (Go To), όπου στην περιοχή Μετάβαση σε: (Go To:) στο κάτω μέρος της λίστας διαλέγουμε Σελιδοδείκτη (Bookmark) και δεξιά στην περιοχή Όνομα Σελιδοδείκτη (Enter Bookmark Name) αναπτύσσουμε το βέλος δεξιά της εντολής και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε το όνομα του Σελιδοδείκτη (Bookmark) και πατάμε στο κουμπί Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Τρίτος Τρόπος: Στην κάτω δεξιά γωνία της εφαρμογής του Word (δίπλα στη λαβή αυξομείωσης μεγέθους ζουμ), υπάρχει ένα στρογγυλό κουμπί που ονομάζεται Επιλογή Αντικειμένου Αναζήτησης (Select Browse Object) όπου εάν το επιλέξουμε εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου υπάρχει η δυνατότητα να πλοηγηθούμε απλά και γρήγορα στο έγγραφό μας επιλέγοντας το κατάλληλο εικονίδιο. Για να μεταβούμε σε σελιδοδείκτη (bookmark) επιλέγουμε το πρώτο εικονίδιο που ονομάζεται Μετάβαση Σε (Go Το), όπου και πάλι εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και Αντικατάσταση (Find and Replace) όπου ακολουθούμε τα βήματα που περιγράφηκαν στον Δεύτερο Τρόπο. Οι σελιδοδείκτες που εισάγουμε σε ένα έγγραφο του Word 2010 είναι διαθέσιμοι όταν θα ανοίξουμε το έγγραφο στο Word 2007 και 2003. Θα μπορούσαμε επίσης για ένα μεγάλο έγγραφο να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents), για να έχουμε γρήγορη πρόσβαση σε διάφορα σημεία του εγγράφου. Την διαδικασία δημιουργίας Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) θα το περιγράψω σε επόμενο post. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Word 2010

Πληροφορίες για τη Συμβατότητα του Office 2010 στη διάθεσή μας. Ψάχνοντας στο Διαδίκτυο έπεσα πάνω σε ένα σημειωματάριο του OneNote που περιέχει πληροφορίες συμβατότητας για το Office 2010 και συγκεκριμένα για: Access 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 και Word 2010. Έχω κάνει μία πρόχειρη μετάφραση για τα περιεχόμενα της ιστοσελίδας, αλλά τα περιεχόμενα του σημειωματάριου OneNote (διαθέσιμο για κατέβασμα) είναι γραμμένο στην Αγγλική γλώσσα. Όλες αυτές τις πληροφορίες θα μπορούσαμε να τις βρούμε διασκορπισμένες στο Office.com και στη TechNet, αλλά εδώ είναι συγκεντρωμένα όλα σε ένα σημείο και αναφέρει διαφορές όπως οι εξής: Αλλαγές μορφοποίησης και λειτουργικότητας που συμβαίνουν όταν ένα αρχείο 2010 ανοίγει σε μία προγενέστερη έκδοση της εφαρμογής, ή όταν το αρχείο το επεξεργαζόμαστε σε λειτουργία Συμβατότητας (Compatibility Mode). Όρια και Προδιαγραφές. Τι είναι νέο, τι έχει αλλάξει, και τι έχει αφαιρεθεί. Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων. Διαφορές μορφές αρχείων με τα αρχεία OpenDocument Spreadsheet (.ods), OpenDocument Presentation(.odp), και OpenDocument Text(.odt). Το σημειωματάριο του OneNote με όλες αυτές τις πληροφορίες αποτελεί μία εναλλακτική λύση από όλα τα διαθέσιμα βιβλία για κατέβασμα από την ομάδα του Office Resource Kit και μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση: http://blogs.technet.com/b/office_resource_kit/archive/2011/02/09/office-2010-document-compatibility-information-at-your-fingertips-in-a-onenote-notebook.aspx Το αρχείο βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας και ονομάζεται Office 2010 Compatibility.zip. Η πλοήγηση είναι πολύ εύκολη και η αναζήτηση για κάτι συγκεκριμένο είναι πολύ πιο εύκολη από ότι σε ένα έγγραφο του Word. Παρακάτω μπορείτε να δείτε κάποιες εικόνες με τα περιεχόμενα του Notebook, για να πειστείτε και να το κατεβάσετε: Access 2010 Excel 2010 PowerPoint 2010 Word 2010 Appendix Search Pane (Εύρεση) Κάθε σελίδα περιέχει συνδέσμους που μας οδηγούν στην αρχική προέλευση του περιεχομένου. Μην χάνετε χρόνο λοιπόν κατεβάστε το γιατί είναι ένα πολύ χρήσιμο manual, πού αργά η γρήγορα θα χρησιμεύσει σε όλους μας. Technorati Tags: Office 2010 Document Compatibility Information Technorati Tags: Πληροφορίες για τη Συμβατότητα του Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office

Do and Don’t in Presentations Το marketing τμήμα της Microsoft ακόμα συνεχίζει και δουλεύει πυρετωδώς και ασταμάτητα για την προώθηση του Office 2010. Το συγκεκριμένο site αναφέρεται για το τι δεν πρέπει να κάνουμε όταν δημιουργούμε Παρουσιάσεις. Τα tutorial αυτά είναι εκπαιδευτικά βίντεο και είναι πράγματι απολαυστικά και ταυτόχρονα εκπαιδευτικά. Θέλετε να βελτιώσετε την αισθητική και κατανόηση των παρουσιάσεών σας; Επισκεφθείτε την παρακάτω διεύθυνση και παρακολουθήστε τα βίντεο. http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/do-and-dont.aspx Προς το παρόν υπάρχουν τα εξής βίντεο: Βίντεο 1: The Graph Gaffe Βίντεο 2: Bullet Pointless Βίντεο 3: Animation Aggravation Βίντεο 4: Repeating Offender Βίντεο 5: Color Clasher Τα βίντεο δεν παίζουν εδώ, οπότε θα πρέπει να επισκεφθείτε τον παραπάνω σύνδεσμο. Σας λέω ότι πράγματι αξίζει τον κόπο, γι’ αυτό μην χάνετε χρόνο. Εάν θέλετε να εξασκηθείτε περισσότερο στην δημιουργία και επεξεργασία των παρουσιάσεών σας, μπορείτε να εξασκηθείτε στο Slide School 101: http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/slide-school-101.aspx Εδώ έχετε την δυνατότητα να κατεβάσετε κάποιες παρουσιάσεις, όπως και να δείτε κάποια άλλα εκπαιδευτικά βίντεο όπως και κάποιες άλλες πηγές όπου θα σας βοηθήσουν πραγματικά να βελτιώσετε τις ικανότητές σας στο PowerPoint. Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Do and Don'ts in Presentations Technorati Tags: Microsoft PowerPoint Slidefest

Εάν χρησιμοποιούμε συναρτήσεις στο Excel αρκετά συχνά, θα πρέπει να έχουμε υπόψη ότι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιες πιο προχωρημένες λειτουργίες. Εδώ κάνει την εμφάνισή της ο τύπος Array (Σειράς). Η συντομία του τύπου Array (Σειράς) είναι CSE, γιατί θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να καταχωρηθεί στο βιβλίο εργασίας μας.. Τι κάνει ο τύπος Array; Είναι ένας τύπος που μπορεί να εκτελέσει πολλαπλούς υπολογισμούς σε ένα ή περισσότερα κελιά από τα στοιχεία ενός πίνακα. Για παράδειγμα, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array σε μία περιοχή κελιών και να υπολογίσουμε το μερικό άθροισμα μιας στήλης ή μίας γραμμής. Με λίγα λόγια αντί να δημιουργούμε έναν τύπο σε ένα υπολογιστικό φύλλο και έπειτα με την λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (Auto Fill) να τον συμπληρώνουμε στα άλλα γειτονικά κελιά με την χρήση σχετικών αναφορών κελίων για να αντιγραφεί ο τύπος χρησιμοποιούμε τον τύπο Array. Με τη χρήση του τύπου Αrray μπορούμε να δημιουργήσουμε τον αρχικό τύπο, έτσι ώστε το Excel να εκτελέσει τον επιθυμητό υπολογισμό όχι μόνο στο ενεργό κελί, αλλά επίσης και σε όλα τα άλλα κελιά στα οποία θα αντιγράφαμε κανονικά τον τύπο. Αυτό μπορούμε να το πετύχουμε με τη δημιουργία ενός τύπου Array (Σειράς). Ένας τύπος Array (Σειράς) είναι ένας ειδικός τύπος, ο οποίος λειτουργεί σε ένα εύρος κελιών. Εάν μια περιοχή κελιών τροφοδοτεί αυτό το εύρος, αναφέρεται ως περιοχή σειράς. Εάν αυτή η περιοχή παρέχεται από μία λίστα με αριθμητικές τιμές, είναι γνωστές ως σταθερά σειράς. Παρόλο που ο τύπος Array (Σειράς) φαίνεται πολύπλοκος είναι πολύ εύκολος στη δημιουργία του και θα μας φανεί πολύ χρήσιμο στο μέλλον. Γλιτώνουμε αρκετό χρόνο με τη δημιουργία του, αντίθετα με τη διαδικασία να αντιγράφουμε τον τύπο που δημιουργήσαμε στην επιθυμητή περιοχή κελιών. Δημιουργία Τύπου Σειράς Για να καταλάβουμε πώς θα δημιουργήσουμε ένα τύπο σειράς σε ένα φύλλο εργασίας, θα δούμε την παρακάτω εικόνα. Αυτό το φύλλο εργασίας έχει σχεδιαστεί για να υπολογίζει τους μισθούς ανά δεκαπενθήμερου για κάθε υπάλληλο. Θα το κάνει αυτό με το να πολλαπλασιάσει τις τιμές ώρας κάθε υπαλλήλου με το σύνολο των ωρών που έχουν δουλέψει σε κάθε περίοδο πληρωμής. Για να δημιουργήσουμε τον τύπο Array σε μία περιοχή κελιών, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: 1. Στην παραπάνω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί C11, και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών C11:C14 και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς. Πάντα ξεκινάμε ένα τύπο σειράς με την επιλογή του κελιού ή την περιοχή κελιών που θέλουμε να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Επίσης οι τύποι σειράς ξεκινάνε με το σύμβολο ίσον όπως και όλοι οι υπόλοιποι τύποι. 2. Ανοίγουμε παρένθεση και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα και κλείνουμε την παρένθεση. Έπειτα πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*), όπου πάλι ανοίγουμε παρένθεση και επιλέγουμε την περιοχή C4:C7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Πρώτη Περίοδο και κλείνουμε την παρένθεση. 3. Αφού έχουμε επιλέξει τις περιοχές κελίων και έχουμε ορίσει την πράξη που θα εκτελέσουμε πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς. Όταν πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να ολοκληρώσουμε τον τύπο αμέσως το αποτέλεσμα εμφανίζεται στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και , το Excel βάζει αγκύλες γύρω από τον τύπο σειράς {(=A4:A7)*(C4:C7)} στη γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Θα πρέπει να θυμόμαστε να πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter αντί του πλήκτρου Enter, γιατί αυτός ο ειδικός συνδυασμός πλήκτρων λέει στο Excel ότι δημιουργούμε έναν τύπο σειράς, έτσι ώστε το πρόγραμμα να κλείσει τον τύπο σε αγκύλες και για να το αντιγράψει σε κάθε κελί της περιοχής σειράς. Ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσουμε έναν τύπο σειράς λοιπόν είναι ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter. Στην παρακάτω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί D10 και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή σειράς D10:D13, και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς. Επιλέγουμε την περιοχή Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*) και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή D4:D7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Δεύτερη Περίοδος. Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς, όπου εμφανίζεται και το αποτέλεσμα στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και στη γραμμή τύπων ο τύπος περικλείεται από τις αγκύλες {=(A4:A7)*(D4:D7)}. Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει πάλι έναν Τύπο Σειράς (Array), ώστε να υπολογίσουμε τις συνολικές τιμές που θα πρέπει να πληρωθούν οι υπάλληλοι με βάση την τιμή ώρας του κάθε υπαλλήλου και τις συνολικές ώρες για όλον τον μήνα επιλέγοντας απλώς διαφορετική περιοχή σειράς. Όποιο κελί και να επιλέξουμε από την περιοχή που έχουμε χρησιμοποιήσει τον τύπο Array, στη γραμμή τύπων θα εμφανίζεται πάντα ο ίδιος τύπος. Κανόνες Δημιουργίας Τύπου Array Έχουμε ήδη αναφέρει τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + Enter, για να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array, αλλά και με τον ίδιο συνδυασμό πλήκτρων θα μπορέσουμε να τον επεξεργαστούμε τον τύπο. Πρέπει να επιλέξουμε πρώτα την περιοχή κελιών στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα αποτελέσματα. Δεν μπορούμε να αλλάξομε τα περιεχόμενα ενός μεμονωμένου κελιού σε μία περιοχή κελιών τύπου Array. Δηλαδή εάν επιλέξουμε ένα μεμονωμένο κελί που εμφανίζεται το αποτέλεσμα και πατήσουμε το πλήκτρο Delete εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου: Μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε έναν ολόκληρο τύπο σειράς, αλλά δεν μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε ένα μέρος του. Θα πρέπει δηλαδή να διαγράψουμε ολόκληρο τον τύπο και να ξεκινήσουμε την δημιουργία του από την αρχή. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και κενά κελιά σε έναν τύπο Array. Όταν χρησιμοποιούμε τύπους Array σε ένα βιβλίο εργασίας αντί να χρησιμοποιούμε ξεχωριστούς τύπους για τα δεδομένα μας, γλιτώνουμε και χρόνο, κόπο αλλά μειώνεται και το μέγεθος του αρχείου. Τύπους Array (Σειράς) μπορούμε να τους χρησιμοποιήσουμε και για άλλες συναρτήσεις που γνωρίζουμε όπως τις SUM, COUNT κτλ. Technorati Tags: Array Formula in Excel Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office

Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt Πολλοί από εμάς όταν θελήσουμε να εισάγουμε ένα γραφικό SmartArt σε μία Παρουσίαση, πρώτα εισάγουμε το γραφικό SmartArt και μετά πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να μετατρέψουμε το κείμενο που ήδη υπάρχει στην παρουσίασή μας σε Γραφικό SmartArt με ένα μόνο κλικ. Για παράδειγμα, εάν έχουμε μία αριθμημένη λίστα στην Παρουσίασή μας όπου για λόγους έμφασης θελήσουμε να την μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα: Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται η επιλεγμένη διαφάνεια με την αριθμημένη λίστα κειμένου, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο κειμένου που θέλουμε να μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt. Αφού έχουμε επιλέξει το πλαίσιο κειμένου, επιλέγουμε το Tab Κεντρικό (Home) και στην περιοχή Παράγραφος (Paragraph) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt (Convert Text to SmartArt), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής εμφανίζονται τα πιο δημοφιλή Γραφικά SmartArt στο πτυσσόμενο μενού, ενώ εάν θελήσουμε κάποια άλλα γραφικά, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Περισσότερα Γραφικά SmartArt (More SmartArt Graphics), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Γραφικού SmartArt (Choose A SmartArt Graphic), όπου όλα τα γραφικά είναι χωρισμένα σε κατηγορίες και η κάθε κατηγορία έχει και τις δικές της υποκατηγορίες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Στο παρακάτω παράδειγμα έχω διαλέξει την κατηγορία Διεργασία (Process) και από τις υποκατηγορίες έχω διαλέξει Κατακόρυφη Λίστα Διάσημων (Vertical Chevron List). Αφού έχω επιλέξει το είδος του γραφικού SmartArt πατάω στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενο του επιλεγμένου πλαισίου κειμένου έχει μετατραπεί στο αντίστοιχο Γραφικό όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αμέσως μόλις το κείμενο μας μετατραπεί σε Γραφικό SmartArt, εμφανίζεται και το ενσωματωμένο Tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools), που χωρίζεται σε δύο κατηγορίες οι οποίες είναι το Tab Σχεδίαση (Design) και το Tab Μορφή (Format), όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε και να μορφοποιήσουμε το γραφικό ώστε να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες μας. Εάν παρόλο αυτά δεν έχουμε μείνει ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορούμε απλά και γρήγορα να μετατρέψουμε το γραφικό SmartArt κατευθείαν σε κείμενο. Επιλέγουμε το γραφικό SmartArt και επιλέγουμε το Tab Σχεδίαση (Design) και από την περιοχή Επαναφορά (Reset) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή (Convert), όπου από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text) και αμέσως εμφανίζεται μόνο το κείμενό μας. Μπορούμε επίσης να διαλέξουμε την εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes), όπου αμέσως απενεργοποιείται το Tab της Σχεδίασης (Design) και το γραφικό SmartArt θα αντιμετωπίζεται σαν ένα απλό αντικείμενο. Η εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes) υπάρχει και στο Excel 2010, όπου δεν υπάρχει η εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text). Technorati Tags: SystemPlus

Δημιουργώντας συναρτήσεις στο Excel είναι σχετικά μία εύκολη διαδικασία. Μερικές φορές όμως όταν διαχειριζόμαστε μεγάλα βιβλία εργασίας με πολύπλοκες συναρτήσεις συνήθως μπερδευόμαστε, ειδικά όταν θέλουμε να έχουμε πρόσβαση σε δεδομένα καθορίζοντας ονόματα περιοχών. Με το Excel 2010 έχουμε τη βοήθεια της λειτουργίας Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείριση Ονομάτων (Name Range), μπορούμε να καθορίσουμε όνομα σε ένα κελί ή μία περιοχή κελιών μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας και μετά να το χρησιμοποιήσουμε στη συνάρτηση, χωρίς να χρειάζεται να θυμόμαστε το συγκεκριμένο κελί ή την συγκεκριμένη περιοχή κελιών. Παρακάτω θα περιγράψω την λειτουργία της Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager). Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο υπάρχουν τα δεδομένα μας και στο οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Στην παρακάτω εικόνα έχουμε ένα φύλλο εργασίας το οποίο περιέχει διάφορες πληροφορίες για μαθητές. Στη στήλη B έχουμε το Σεμινάριο που παρακολούθησαν, στη στήλη C τους πόντους τους, στη στήλη D τον Βαθμό τους και στη στήλη E έχουμε το Αποτέλεσμα για το αν περνάει ή όχι με τη χρήση της συνάρτησης IF. Στο κελί D11, θέλω να δημιουργήσω έναν τύπο ο οποίος θα προσθέτει την περιοχή κελιών C2:C9. Αντί λοιπόν να χρησιμοποιήσω την συνάρτηση =SUM(C2:C9) για να εμφανίσω το αποτέλεσμα, θα ονομάσω την περιοχή κελιών C2:C9 με τη χρήση της εντολής Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Για να εντοπίσω την εντολή θα πρέπει να μεταβώ στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Καθορισμένα Ονόματα (Defined Names) να επιλέξω την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager), όπου θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Δημιουργία (New) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (New) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα (New Name). Στο πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Όνομα (Name) πληκτρολογούμε την ονομασία για την περιοχή κελιών που θα επιλέξουμε που στο δικό μας παράδειγμα είναι Συνολικοί_Πόντοι. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δεξιά της εντολής Εύρος (Scope) καθορίζουμε που θέλουμε να εφαρμοστεί το όνομα, όπου στο δικό μου παράδειγμα θέλουμε να ισχύει για όλο το Βιβλίο Εργασίας. Μπορούμε να προσθέσουμε και σχόλια στην αντίστοιχη περιοχή για να βοηθήσουμε τους υπόλοιπους να καταλάβουν το σκεπτικό μας για την επιλογή του ονόματος. Τέλος στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου ενεργοποιούμε το πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Αναφορά Σε: (Refers To:), όπου έπειτα με το ποντίκι μας επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε και που στο παράδειγμα είναι η περιοχή κελιών C2:C9. Αφού έχουμε επιλέξει και την περιοχή κελιών πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αφού έχουμε πληκτρολογήσει τα απαραίτητα πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπου βλέπουμε το όνομα που έχουμε ορίσει, τις τιμές που περιέχονται σε αυτή την περιοχή κελιών, το όνομα του φύλλου εργασίας σας με την περιοχή κελιών, το εύρος και σχόλιο εάν είχαμε πληκτρολογήσει. Ότι ονόματα έχουμε αναθέσει σε κελιά ή σε περιοχές κελιών όλα εμφανίζονται μέσα στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να ορίσουμε καινούργιο όνομα περιοχής, να επεξεργαστούμε τα ήδη υπάρχον ή και να διαγράψουμε κάποια. Τέλος πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close) για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Αφού έχουμε επιστρέψει στο φύλλο εργασίας μας, επιλέγω το κελί D11, όπου απλώς πληκτρολογούμε μία απλή συνάρτηση για να προσθέσουμε τους Συνολικούς Πόντους. Αφού ξεκινήσουμε να πληκτρολογήσουμε τον τύπο, αμέσως από κάτω από τα ορίσματα της συνάρτησης εμφανίζεται και η ονομασία της περιοχής όπου μπορούμε να την επιλέξουμε εάν θέλουμε και ακριβώς από δίπλα εμφανίζεται και το σχόλιο που είχαμε πληκτρολογήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως επιλέγεται αυτόματα και η περιοχή που είχαμε ορίσει όνομα. Τέλος πατώντας το πλήκτρο Enter, κατευθείαν το αποτέλεσμα της άθροισης της συγκεκριμένης περιοχής εμφανίζεται στο κελί που είχαμε επιλέξει, και στην γραμμή τύπων βλέπουμε τον τύπο όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Μπορούμε να δημιουργήσουμε αρκετές Ονομασίες Περιοχών ανάλογα με τις ανάγκες μας, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager). Εναλλακτικός τρόπος για να δημιουργήσουμε μία ονομασία για ένα κελί ή μία περιοχή κελιών είναι ο εξής τρόπος: Επιλέγουμε πρώτα την περιοχή κελιών που θέλουμε να ονομάσουμε, και έπειτα ενεργοποιούμε την περιοχή Πλαίσιο Ονόματος (Name Box), που βρίσκεται αριστερά από την γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Πληκτρολογούμε το όνομα που επιθυμούμε και προσοχή χωρίς κενά διαστήματα γιατί δεν τα δέχεται και πατάμε το πλήκτρο Enter. Αμέσως το επιλεγμένο κελί ή επιλεγμένα κελιά έχουν την ονομασία που είχαμε πληκτρολογήσει όπου και με αυτόν τον τρόπο το όνομα της περιοχής θα εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε τύπους ανάμεσα σε διαφορετικές ονομασίες κελιών όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Name Manager Technorati Tags: Autoexec.gr

Παρακολούθηση Αλλαγών Ενός Εγγράφου Έχουμε στείλει ένα έγγραφο για αναθεώρηση και θέλουμε να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας, και εάν συμφωνούμε ή διαφωνούμε με τις αλλαγές αυτές. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), όπου μας επιτρέπει να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο. Η χρησιμότητά του είναι εξαιρετική όταν δύο ή περισσότερα άτομα επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση θα θέλουμε να γνωρίζουμε ποιες αλλαγές έχουν γίνει στο έγγραφο ή και ποια περιεχόμενα του έχουν διαγραφεί, εισαχθεί ή μορφοποιηθεί. Με το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) μπορούμε να παρακολουθήσουμε σχεδόν όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. Παρακάτω θα περιγράψω πώς λειτουργεί το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes). Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο το οποίο θα θελήσουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές. Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), και από το υπομενού που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Αλλαγή Επιλογών Παρακολούθησης (Change Tracking Options) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε εμείς τις επιλογές επισήμανσης αλλαγών με τον δικό μας επιθυμητό τρόπο. Στην περιοχή Σήμανση (Markup), μπορούμε να καθορίσουμε τις επισημάνσεις που θα εμφανίζονται για Εισαγωγές (Insertions), Διαγραφές (Deletions), Γραμμές Επισήμανσης Αλλαγών (Changed Lines) και για Σχόλια (Comments). Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε διαφορετικά χρώματα για το καθένα από αυτά. Στην περιοχή Κινήσεις (Moves), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Κινήσεων (Track Changes), για να ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση κίνησης του περιεχομένου. Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε τον τρόπο με τον οποίο το Word θα εμφανίζει τις πρόσφατες κινήσεις, όπως εάν Μετακινήθηκε Από: (Moved From:) και Μετακινήθηκε Προς: (Moved To:) κάποιο σημείο του εγγράφου, μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετικά χρώματα. Από την περιοχή Επισήμανση Κελιού Πίνακα (Table Cell Highlighting), μπορούμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές, εάν έχουν εισαχθεί κελιά και εάν έχουν διαγραφεί κελιά σε έναν πίνακα με την ανάθεση διαφορετικών χρωμάτων για τις αντίστοιχες κινήσεις. Εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές για τις Μορφοποιήσεις (Formatting), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Μορφοποίησης (Track Formatting), έπειτα διαλέγουμε το είδος της μορφοποίησης που θέλουμε να παρακολουθήσουμε και έπειτα διαλέγουμε ένα χρώμα για να διαφέρει η αλλαγή μορφοποίησης από άλλες αλλαγές που έχουν εντοπιστεί. Στην περιοχή Πλαίσια (Balloons) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικές επιλογές για να εντοπίσουμε τις αλλαγές για σχετικά με τη Χρήση Πλαισίων στη Διάταξη Εκτύπωσης και Web (Print & Web Layout). Όπως επίσης εάν θέλουμε να ορίσουμε Προσανατολισμό Χαρτιού (Page Orientation), μπορούμε να επιλέξουμε είτε Αυτόματα (Auto), Διατήρηση (Preserve) ή Οριζόντιος (Force Landscape) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις μας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options) πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Έπειτα πάλι από το Tab της Αναθεώρησης (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας εάν εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εμφάνιση Σημειώσεων (Show Markup) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές επιλογές για να διατηρήσουμε την παρακολούθηση αλλαγών εναντίον τους. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε αλλαγές που έχουν σχέση με Εισαγωγές και Διαγραφές περιεχομένου, τότε απενεργοποιούμε όλα τα πλαίσια ελέγχου εκτός από το Εισαγωγές και Διαγραφές (Insertions and Deletions). Αφού έχουμε ρυθμίσει ποιες αλλαγές θέλουμε να παρακολουθήσουμε θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) για να ξεκινήσει η παρακολούθηση, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Τώρα υποτίθεται ότι έχουμε διανείμει το έγγραφό μας για αναθεώρηση και επεξεργασία και το έχουμε στη διάθεσή μας για να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας. Όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στο έγγραφό μας αυτές επισημαίνονται σύμφωνα με τα κριτήρια που είχαμε ορίσει και στα δεξιά του εγγράφου μας εμφανίζει περιγράφεται η αλλαγή που έχει γίνει. Εάν επιθυμούμε να δούμε την παλιά έκδοση του εγγράφου, ή να επαναφέρουμε το αρχικό μας έγγραφο, από την περιοχή της παρακολούθησης αναπτύσσουμε το μενού που αναγράφει Τελική Έκδοση: Εμφάνιση Σημειώσεων (Final: Show Markup) και έπειτα επιλέγουμε Αρχικό (Original) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το αρχικό μας έγγραφο πριν από οποιεσδήποτε αλλαγές. Εάν συμφωνούμε με μερικές αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας ή με όλες τις αλλαγές στο έγγραφό μας στην περιοχή Αλλαγές (Changes) που βρίσκεται στο Tab Αναθεώρηση (Review), πατάμε στο βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Αποδοχή (Accept) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν δεν μας αρέσουν κάποιες αλλαγές ή όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Απόρριψη (Reject) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Εάν θέλουμε να συγκρίνουμε τις δύο εκδόσεις ενός εγγράφου επιλέγουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) από το Tab της κορδέλας Αναθεώρηση (Review), όπου από το πτυσσόμενο μενού μπορούμε να επιλέξουμε είτε να τα Συγκρίνουμε (Compare) τα έγγραφα είτε να τα Συνδυάσουμε (Combine) σε ένα ενιαίο έγγραφο, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Διαλέγοντάς μία από τις δύο εντολές θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Σύγκριση Εγγράφων (Compare Documents), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και έπειτα το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ. Αμέσως εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου στο αριστερό μέρος της οθόνης μας βρίσκονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. Στο κεντρικό τμήμα βρίσκεται το Συγκρινόμενο Έγγραφο (Compared Document), στο πάνω δεξιό μέρος βρίσκεται το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και στο κάτω δεξιό το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) όπου και πάλι κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Track Changes of your Document

Συναρτήσεις LEFT και RIGHT Όπως περιέγραψα και στο προηγούμενο post μπορούμε να μετατρέψουμε κείμενο που βρίσκεται σε μία ενιαία στήλη σε πολλές στήλες με την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Στήλες (Convert Text To Columns). Την ίδια περίπου διαδικασία μπορούμε να κάνουμε και μη τη χρήση των συναρτήσεων Left (Αριστερά) και Right (Δεξιά). Για παράδειγμα σε ένα κελί έχουμε καταχωρίσει το κείμενο Φίλιππος Παναγιωτίδης και θέλουμε να εξάγουμε σε ένα άλλο κελί το κείμενο Φίλιππος ή Παναγιωτίδης. Οι συναρτήσεις αυτές βρίσκονται στην κατηγορία συναρτήσεων Κειμένου (Text) του Tab Τύποι (Formulas), στην περιοχή Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library). Η συνάρτηση LEFT αποδίδει το καθορισμένο πλήθος χαρακτήρων από την αρχή μιας ακολουθίας χαρακτήρων και έχει τα εξής ορίσματα: =LEFT(Κείμενο;Αριθμός_χαρακτήρων) =LEFT(Text;Num_Chars) Το όρισμα της συνάρτησης Κείμενο (Text) είναι η ακολουθία χαρακτήρων του κειμένου που περιέχει τους χαρακτήρες που θέλουμε να εξάγουμε. Το όρισμα της συνάρτησης Αριθμός_χαρακτήρων (Num_Chars), είναι το πλήθος των χαρακτήρων που θέλουμε να εξάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων σε ένα μόνο κελί της στήλης Α. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εξάγουμε το κείμενο και πού στην περίπτωση αυτή είναι το κελί Β3. Έπειτα εντοπίζουμε την συνάρτηση LEFT και από το παράθυρο διαλόγου Ορίσματα Συνάρτησης (Function Arguments) κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Κείμενο (Text) και επιλέγουμε το κελί Α3 που περιέχει το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου. Έπειτα κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Αριθμός_χαρακτήρων (Num_chars) και πληκτρολογούμε τον αριθμό των χαρακτήρων κειμένου που θέλουμε να εξάγουμε ξεκινώντας από αριστερά. Στο παράδειγμά μας το όνομα που θέλουμε να εξάγουμε είναι το Φίλιππος και αποτελείται από οκτώ (8) γράμματα όπου και το πληκτρολογούμε. Αμέσως στο παράθυρο διαλόγου ορίσματα συνάρτησης εμφανίζεται και το αποτέλεσμα το οποίο είναι το κείμενο Φίλιππος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Για να εξάγουμε το επώνυμο του υπαλλήλου θα πρέπει κάνουμε χρήση της συνάρτησης RIGHT. Η συνάρτηση RIGHT αποδίδει το καθορισμένο πλήθος χαρακτήρων από το τέλος μιας ακολουθίας χαρακτήρων και έχει τα εξής ορίσματα: =RIGHT(Κείμενο;Αριθμός_χαρακτήρων) =RIGHT(Text;Num_Chars) Το όρισμα της συνάρτησης Κείμενο (Text) είναι η ακολουθία χαρακτήρων του κειμένου που περιέχει τους χαρακτήρες που θέλουμε να εξάγουμε. Το όρισμα της συνάρτησης Αριθμός_χαρακτήρων (Num_Chars), είναι το πλήθος των χαρακτήρων που θέλουμε να εξάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων σε ένα μόνο κελί της στήλης Α. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εξάγουμε το κείμενο και πού στην περίπτωση αυτή είναι το κελί Β8. Έπειτα εντοπίζουμε την συνάρτηση RIGHT και από το παράθυρο διαλόγου Ορίσματα Συνάρτησης (Function Arguments) κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Κείμενο (Text) και επιλέγουμε το κελί Α8 που περιέχει το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου. Έπειτα κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Αριθμός_χαρακτήρων (Num_chars) και πληκτρολογούμε τον αριθμό των χαρακτήρων κειμένου που θέλουμε να εξάγουμε ξεκινώντας από το τέλος, δηλαδή από δεξιά. Στο παράδειγμά μας το επώνυμο που θέλουμε να εξάγουμε είναι το Αδάμου και αποτελείται από έξι (6) γράμματα όπου και το πληκτρολογούμε. Αμέσως στο παράθυρο διαλόγου ορίσματα συνάρτησης εμφανίζεται και το αποτέλεσμα το οποίο είναι το κείμενο Αδάμου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής

Στο Excel 2010 υπάρχει η εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) όπου μας επιτρέπει να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών. Αυτή η εντολή είναι πολύ χρήσιμη όταν θα βρεθούμε στην ανάγκη να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών, όπως είναι τα ονόματα και τα επώνυμα σε διαφορετικές στήλες χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή. Τι κάνουμε; Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να χωρίσουμε. Έπειτα θα πρέπει να επιλέξουμε την στήλη με τα δεδομένα κειμένου που θέλουμε να διαχωρίσουμε όπου στο παράδειγμά μου είναι η στήλη Β όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Αφού έχουμε επιλέξει την στήλη μας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data), και στην περιοχή Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Κείμενο σε Στήλες (Text to Columns) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το πρώτο βήμα του Οδηγού Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns Wizard). Σε αυτό το βήμα του οδηγού επιλέγουμε ως αρχικό τύπο δεδομένων Οριοθετημένο (Delimited), και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού. Στο δεύτερο βήμα του οδηγού στην περιοχή Οριοθέτες (Delimeted) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Διάστημα (Space) και ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Χειρισμός Διαδοχικών Οριοθετών ως Ενός (Treat Consecutive Delimeters as One). Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου του οδηγού έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα μας. Έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού. Στο τελευταίο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε μία στήλη και να επιλέξουμε τι είδους μορφοποίηση θα έχουν τα δεδομένα μας, όπου στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει Γενική (General), και στην περιοχή Προορισμός (Destination) δεν έχω επιλέξει τίποτα γιατί είχα επιλέξει την στήλη από την αρχή. Εάν θέλαμε να αλλάξουμε τον προορισμό για τα δεδομένα μας θα έπρεπε να πατήσουμε στο κουμπί δεξιά της εντολής Προορισμός (Destination) όπου μετά θα έπρεπε να επιλέξουμε την νέα θέση. Στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να προεπισκοπήσουμε τα δεδομένα μας για το πώς θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας. Αφού έχουμε ολοκληρώσει όλες τις ρυθμίσεις μας πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να ολοκληρώσουμε την διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αμέσως στο φύλλο εργασίας μας βλέπουμε και το κείμενο μας να έχει χωριστεί σε δύο στήλες. Στην περίπτωση που δίπλα στην στήλη Β είχαμε καταχωρίσει δεδομένα,, όταν θα φτάναμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού και πατούσαμε στο κουμπί Τέλος (Finish) θα εμφανίζονταν ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου που θα μας ενημέρωνε ότι εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, τα περιεχόμενα των κελιών προορισμού θα αντικατασταθούν. Καλό θα ήταν λοιπόν πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) να εισάγουμε μία στήλη στα δεξιά της επιλεγμένης στήλης ή στο τρίτο βήμα του οδηγού να έχουμε επιλέξει μία άλλη θέση Προορισμού (Destination). Μπορούμε επίσης να εξάγουμε συγκεκριμένα μέρη κειμένου από ένα κελί με τη χρήση των συναρτήσεων Left και Right, το οποίο θα περιγράψω στο επόμενο post. Technorati Tags: Convert Text To Columns in Excel 2010 Technorati Tags: Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες στο Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: officesmart

Θέλουμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε τη θέση του αρχείου που έχουμε ανοιχτό και επεξεργαζόμαστε; Θέλουμε να αποστείλουμε το ανοιχτό έγγραφό μας απευθείας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνουμε σε προβολή Backstage και έπειτα να επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send), όπου θα πρέπει μετά να επιλέξουμε Αποστολή ως Συνημμένο (Send as Attachment). Δεν θέλουμε επίσης να ακολουθήσουμε τη γνωστή διαδικασία όταν δημιουργούμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα και θέλουμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο ψάχνουμε για αρκετό χρονικό διάστημα μέχρι να εντοπίσουμε το επιθυμητό. Υπάρχει μία εντολή πού μπορεί να μας βοηθήσει ώστε να μην κουραζόμαστε και να μην σπαταλάμε χρόνο άσκοπα. Η εντολή αυτή ονομάζεται Θέση Εγγράφου (Document Location), όπου θα πρέπει να την ενεργοποιήσουμε πρώτα, βήματα τα οποία θα περιγράψω παρακάτω. Δηλαδή πώς θα την τοποθετήσουμε στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) και θα την χρησιμοποιήσουμε για να στείλουμε το έγγραφό μας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρώτο: Θα πρέπει να μεταβούμε στις Επιλογές του Word πηγαίνοντας στο Tab Αρχείο (File) και από την προβολή Backstage να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Έπειτα από την περιοχή Επιλογή Εντολών Από: ( Choose Commands From) πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές και επιλέγουμε Όλες οι εντολές (All Commands). Αφού εμφανιστούν όλες οι διαθέσιμες εντολές στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου εντοπίζουμε την εντολή Θέση Εγγράφου (Document Location), την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options) για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Αφού επιστρέψουμε στο έγγραφο μας, ακριβώς δίπλα στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), εμφανίζεται η θέση και το όνομα του ανοιχτού εγγράφου μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση και το όνομα του αρχείου μπορούμε να την επιλέξουμε, να την αντιγράψουμε και να την επικολλήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε. Δεύτερο: Μπορούμε επίσης να επικολλήσουμε τη θέση του αρχείου ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν κάνουμε ένα κλικ με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση του αρχείου, αμέσως επιλέγεται όλη η διαδρομή οπότε κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης διαλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy). Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει αντιγραφή, δημιουργούμε ένα νέο ηλεκτρονικό μήνυμα και πατάμε στο εικονίδιο της επισύναψης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου, όπου αντί να πλοηγούμαστε για να αναζητήσουμε και να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε, μεταβαίνουμε στο πλαίσιο κειμένου Όνομα Αρχείου (File Location), και κάνουμε ένα δεξί κλικ το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Επικόλληση (Paste). Αμέσως εμφανίζεται η θέση και το όνομα του αρχείου μας στην περιοχή Θέση Αρχείου (File Location), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το αρχείο μας έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι έτοιμο για αποστολή. Technorati Tags: Document Location Technorati Tags: Θέση Εγγράφου Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής

Ανάλογα με την ονομασία που θα δώσεις. Εάν έχεις doc1, doc2, doc3 κτλ., ανεξαρτήτως με τη σειρά που τα επιλέξεις θα τα εισάγει αριθμητικά 1,2,3,. Το ίδια αρχεία που χρησιμοποίησα στο παράδειγμα τα μετονόμασα στα εξής: Κεφάλαιο 5, Κεφάλαιο 6, Κεφάλαιο 7, Κεφάλαιο A, Κεφάλαιο Β, Κεφάλαιο C, Κεφάλαιο D, και έκανα ξανά την ίδια διαδικασία συγχώνευσης και η σειρά με την οποία τοποθετήθηκαν είναι πρώτα τα κεφάλαια με βάση τον αριθμό (5,6,7) και έπειτα τα κεφάλαια με βάση το γράμμα της αλφαβήτου (A,B,C,D)

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία του Word, όπου κάποια στιγμή θα θελήσουμε να τα συνδυάσουμε και να συγχωνεύσουμε πολλά έγγραφα σε ένα ενιαίο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας αποθηκεύει κάθε κεφάλαιο που δημιουργεί ως ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word. Οπότε όταν θα ολοκληρώσει την συγγραφή για όλα τα κεφάλαια, θα έχει τόσα έγγραφα του Word όσο και τα κεφάλαια. Για παράδειγμα έχω δημιουργήσει οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word, που το καθένα αποτελείται από διαφορετικό αριθμό σελίδων. Αυτό που πρέπει να κάνω είναι να δημιουργήσω ένα ενιαίο έγγραφο που θα αποτελείται από τα οκτώ διαφορετικά αρχεία. Πολλοί από εμάς θα δημιουργούσαμε ένα καινούργιο έγγραφο και έπειτα θα ανοίγαμε ένα ένα όλα τα άλλα έγγραφα και θα χρησιμοποιούσαμε την διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης μέχρι που να είχε δημιουργηθεί το ενιαίο έγγραφο. Διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική. Η διαδικασία είναι πολύ απλή και τα αποτελέσματα πολύ γρήγορα αρκεί να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: Πρώτον: Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και να ρυθμίσουμε τη Διάταξη της Σελίδας (Page Layout) και τα Περιθώρια (Margins) της σελίδας ώστε να είναι ίδια με τα άλλα έγγραφα που θα συγχωνεύσουμε. Δεύτερο: Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις στο νέο κενό έγγραφο, μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Τρίτο: Αφού έχουμε μεταβεί στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας μεταβαίνουμε στην περιοχή Κείμενο (Text) της κορδέλας και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αντικείμενο (Object) και από το μενού διαλέγουμε την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Τέταρτο: Επιλέγοντας την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου (Insert File), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε τα έγγραφα του Word που θέλουμε να συγχωνεύσουμε σε ένα ενιαίο έγγραφο. Όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα έχω εντοπίσει τα οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word και τα έχω επιλέξει. (Για να επιλέξουμε μη συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέγουμε τα άλλα έγγραφα ένα, ένα. Για να επιλέξουμε συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέγουμε το τελευταίο της σειράς όπου επιλέγονται και τα υπόλοιπα έγγραφα που βρίσκονται ενδιάμεσα του πρώτου και του τελευταίου). Πέμπτο: Αφού έχουμε επιλέξει τα επιθυμητά έγγραφα, πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert), όπου ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν στο έγγραφό μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα όπου έχουν εισαχθεί 580 σελίδες, διατηρώντας την μορφοποίηση προέλευσης τους και όλες τις αλλαγές ενοτήτων που είχαν δημιουργηθεί. Technorati Tags: Merge Multiple Documents into One Technorati Tags: Συγχώνευση Πολλαπλών Εγγράφων Σε Ένα Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr

Έχουμε τη δυνατότητα να ανταλλάξουμε δεδομένα μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel με οποιονδήποτε φάκελο του Outlook. Για παράδειγμα έχουμε ένα φύλλο εργασίας όπου έχουμε καταχωρίσει διάφορες επαφές (με αρκετές λεπτομέρειες για την κάθε επαφή όπως: Τηλέφωνο, E-mail, Διεύθυνση κτλ.), και θέλουμε να τις εισάγουμε ως Επαφές στο Outlook χωρίς να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή. Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Άνοιγμα (Οpen), και από δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Όταν διαλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) από το Outlook, ξεκινάει ο Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard) θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια που θέλουμε να πραγματοποιήσουμε όπου είναι η εντολή Εισαγωγή Από Άλλο Πρόγραμμα ή Αρχείο (Import from Another Program or File) και να πατήσουμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού. Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο του αρχείου από το οποίο θα γίνει η εισαγωγή, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε Microsoft Excel 97-2003 και έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next). Στο τρίτο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να εντοπίσουμε το αρχείο του Excel που θέλουμε να εισάγουμε στο Outlook όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και τις Επιλογές (Options) που έχουμε σχετικά με τα Διπλότυπα (Duplicates), όπου επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού. Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε το φάκελο προορισμού του Outlook όπου θα εισαχθούν τα δεδομένα από το υπολογιστικό μας φύλλο. Πλοηγούμαστε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μέχρι να εντοπίσουμε το φάκελο Επαφές (Contacts), όπου το επιλέγουμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next). Φτάνουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου στην περίπτωση που στο υπολογιστικό μας φύλλο έχουμε καταχωρίσει επικεφαλίδες στηλών όπως: Όνομα, Επώνυμο, Εταιρία κτλ., καλό θα ήταν να αντιστοιχίσουμε τα πεδία από το Excel με τα αντίστοιχα πεδία του Outlook. Επιλέγουμε λοιπόν την εντολή Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) για να εμφανιστεί το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου. Από το παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) θα πρέπει να επιλέξουμε το πεδίο από την περιοχή που αναγράφει Από: (From:) Microsoft Excel 97-2003 και να το σύρουμε δεξιά στην περιοχή Προς: (To:) Microsoft Office Outlook στο αντίστοιχο πεδίο που ταιριάζει. Όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα έχω σύρει το πεδίο Όνομα δίπλα στο πεδίο First Name, το πεδίο Επώνυμο δίπλα στο πεδίο Last και το πεδίο Εταιρία δίπλα στο Company. Αφού έχουμε ολοκληρώσει την Αντιστοίχιση των Πεδίων (Map Fields), πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να μεταβούμε και πάλι στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εξέλιξη Εισαγωγής ή Εξαγωγής όπου περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία μπορούμε να μεταβούμε στις Επαφές (Contacts) του Outlook, όπου θα δούμε όλες τις επαφές που είχαμε καταχωρίσει στο Excel να έχουν εισαχθεί επιτυχώς και στις Επαφές (Contacts) του Outlook. Technorati Tags: Import Contacts From Excel To Outlook Technorati Tags: Εισαγωγή Επαφών Από Excel Στο Outlook Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής

Έχουμε αφιερώσει αρκετό χρόνο για να δημιουργήσουμε μία ωραία παρουσίαση με τη χρήση του PowerPoint 2010. Έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ εναλλαγής διαφανειών, έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ κίνησης, έχουμε εισάγει ήχο και τώρα θέλουμε την παρουσίασή μας να την μετατρέψουμε σε βίντεο; Η δυνατότητα αυτή υπάρχει στο PowerPoint 2010, ώστε μία παρουσίαση να μετατραπεί σε αρχείο βίντεο .wmv (Windows Media Video). Τα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής: Πρώτο: Να έχουμε ετοιμάσει την παρουσίαση μας και να την έχουμε ανοιχτή ώστε να μπορέσουμε να την μετατρέψουμε σε βίντεο. Εάν θέλουμε να καθορίσουμε χρονισμό εναλλαγής των διαφανειών που θα εμφανίζονται στο βίντεο, θα πρέπει να τους καθορίσουμε κάνοντας χρήση της κατάλληλης εντολής. Δεύτερο: Αφού είμαστε έτοιμοι για την μετατροπή της παρουσίασής μας σε βίντεο, επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) για να μεταβούμε σε προβολή Backstage, όπου διαλέγουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά του μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία Βίντεο (Create Video), όπως εμφανίζεται παρακάτω. Εφόσον διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή αμέσως στα δεξιά του μενού εμφανίζονται οι επιλογές που μπορούμε να καθορίσουμε σχετικά με την ποιότητα ανάλυσης του βίντεο όπου οι επιλογές είναι οι εξής: Υπολογιστής & Οθόνες HD (Computer & HD Display) - Μεγάλη Ανάλυση Internet & DVD - Μεσαία Ανάλυση Φορητές Συσκευές (Portable Devices) - Μικρή Ανάλυση Σε περίπτωση που έχουμε χρησιμοποιήσει χρονισμοί εναλλαγής διαφανειών και αφηγήσεις που τυχόν έχουμε κάνει έχουμε την επιλογή να συμπεριληφθούν και αυτά στο βίντεο ή όχι επιλέγοντας την κατάλληλη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις που θέλουμε για το βίντεό μας πατάμε στο κουμπί Δημιουργία Βίντεο (Create Video) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα για να ξεκινήσει η δημιουργία του. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει να ορίσουμε την τοποθεσία που θα αποθηκευτεί το αρχείο μας, και όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα θα αποθηκευτεί ως τύπου Βίντεο Windows Media (*.wmv). Από την στιγμή που έχουμε αποθηκεύσει την παρουσίασή μας δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε Όνομα Αρχείου (File Name) γιατί παίρνει το όνομα της παρουσίασής μας, εκτός εάν θέλουμε να του δώσουμε άλλη ονομασία. Ανάλογα με το μέγεθος της παρουσίασής μας απαιτείται και κάποιο χρονικό διάστημα ώστε να ολοκληρωθεί η μετατροπή σε βίντεο. Για την πορεία μετατροπής της παρουσίασής μας σε αρχείο βίντεο ενημερωνόμαστε από την γραμμή κατάστασής της εφαρμογής όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου και μπορούμε να διακόψουμε την μετατροπή του πατώντας στο εικονίδιο δεξιά. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία μετατροπής της παρουσίασής μας σε βίντεο, το αρχείο μας είναι έτοιμο για αναπαραγωγή. Όταν έχουμε όμως πολλά αρχεία ήχου ή βίντεο στην παρουσίαση μας, η μετατροπή σε βίντεο ενδέχεται να διαρκέσει αρκετά λεπτά και το μέγεθος της παρουσίασής μας να καταλαμβάνει αρκετό χώρο στον σκληρό μας δίσκο. Εδώ κάνει την εμφάνισή της η εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media). Η εντολή αυτή συμπιέζει τα αρχεία ήχου και εικόνας που υπάρχουν στην παρουσίαση μας για εξοικονόμηση χώρου στον δίσκο μας και για βελτιστοποιήσουμε την αναπαραγωγή τους. Για να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), θα πρέπει να μεταβούμε σε προβολή Backstage και να επιλέξουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info), όπου στα δεξιά του μενού επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι για την προηγούμενη παρουσίαση που μετέτρεψα σε βίντεο τα αρχεία πολυμέσων που βρίσκονται σε αυτή καταλαμβάνουν μέγεθος 13MB. Πατώντας στην εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές Συμπίεσης που έχουμε στη διάθεσή μας όπου είναι οι εξής: Ποιότητα για Παρουσίαση (Presentation Quality) Ποιότητα για το Διαδίκτυο (Internet Quality) Χαμηλή Ποιότητα (Low Quality) Διαλέγουμε μία ποιότητα συμπίεσης που ανταποκρίνεται τις απαιτήσεις μας και αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) όπου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις ονομασίες των πολυμέσων, σε ποιες διαφάνειες βρίσκονται και το αρχικό μέγεθος του κάθε πολυμέσου. Επίσης βλέπουμε και την πορεία εξέλιξης συμπίεσης του κάθε πολυμέσου. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπίεσης των πολυμέσων της παρουσίασης μας, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) εμφανίζεται και το συνολικό μέγεθος που εξοικονομήσαμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Create a Video from your Presentation Technorati Tags: Compress Media in your Presentation Technorati Tags: PowerPoint 2010

Νέα χρονιά, νέες προσδοκίες, νέοι στόχοι για όλους μας μα πάνω από όλα υγεία. Θα ήθελα λοιπόν να ευχηθώ σε όλους Χρόνια Πολλά και ένα Ευτυχισμένο Νέο Έτος. Φέτος λοιπόν δεν περίμενα τίποτα από τον Άγιο Βασίλη (λόγω ηλικίας), αλλά χάρη στην παρότρυνση κάποιων ατόμων και ειδικά του Χρήστου Σπανουγάκη, ο οποίος με “έψησε” να ασχοληθώ με το Office (τομέας στον οποίο δεν ασχολούνται και τόσοι), κατάφερε να με επισκεφθεί ο Άγιος Βασίλης. Το δώρο μου ποιό ήταν; 2011 Microsoft® MVP Award για το Office System. Τιμή μεγάλη για εμένα και χαρά απερίγραπτη που στον χρόνο συμμετοχής μου στην κοινότητα, μου απονεμήθηκε ο τίτλος του MVP για τον συγκεκριμένο τομέα. Ελπίζω να φανώ και στο μέλλον αντάξιος του τίτλου αυτού έτσι ώστε να μπορέσω να ανταποκριθώ σε αυτήν την τιμή. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω και τα μέλη της κοινότητας που με πρότειναν όπου χωρίς την αρωγή τους, τίποτα δεν θα είχε συμβεί. Microsoft Most Valuable Professional Poem Say it Loud, Say it Proud I don’t live in the Cloud I’m a Most Valuable Professional Which i will become Obsessional Thank you all for the Oppurtunity I Promise You, I won’t let down the Community!!! Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2011. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Office 2010

Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας στο Outlook 2010 Η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας και η προσθήκη της στα μηνύματά μας προσδίδει μια ελκυστική και επαγγελματική εμφάνιση στο μήνυμα μας. Επίσης εμφανίζει και αρκετές κατατοπιστικές πληροφορίες σχετικά με εμάς στον αποδέκτη του μηνύματος. Στα παρακάτω βήματα θα περιγράψω πώς να δημιουργήσουμε μία επαφή και πώς να την επεξεργαστούμε για να την κάνουμε να φαίνεται πιο επαγγελματική. Α. Ξεκινάμε το Outlook, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή Επαφές (Contacts) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Β. Αφού έχουμε διαλέξει Επαφές (Contacts), αμέσως η κορδέλα αλλάζει μορφή, όπου θα πρέπει να διαλέξουμε την εντολή Δημιουργία Επαφής (Create Contact). Γ. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), από όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής μας κάρτας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Δ. Αφού έχουμε καταχωρίσει όλα τα απαραίτητα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα στα δεξιά του παραθύρου έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα στοιχεία μας. Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και μια φωτογραφία μας στην επαγγελματική μας κάρτα εάν το θέλουμε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα. Με το ποντίκι μας μεταβαίνουμε πάνω στην προεπισκόπηση της επαγγελματικής μας κάρτας και κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης και από εκεί διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το παράθυρο διαλόγου πατώντας στο κουμπί Αλλαγή (Change) δεξιά της εντολής Εικόνα (Image), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Εικόνας Κάρτας (Add Card Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε στην επαγγελματική μας κάρτα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθεί. Αμέσως η φωτογραφία μας έχει εισαχθεί στην κάρτα μας, όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής Διάταξη (Layout), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τα διάφορα είδη διατάξεων που μπορούμε να ορίσουμε για τη φωτογραφία μας. Όπως να εμφανίζεται αριστερά, δεξιά, κάτω κτλ. Μπορούμε πατώντας στο κουμπί δεξιά της εντολής Φόντο (Background) να ορίσουμε ένα χρώμα φόντου για την κάρτα μας. Με τις λαβές αυξομείωσης δεξιά της εντολής Περιοχή Εικόνας (Image Area), έχουμε τη δυνατότητα να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας μας. Πατώντας το βέλος δεξιά της εντολής Στοίχιση Εικόνας (Image Align), εμφανίζεται το πτυσσόμενου μενού με τις επιλογές που έχουμε για να στοιχίσουμε την εικόνα μας. Στην περιοχή Πεδία (Fields) του παραθύρου διαλόγου βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία που έχουμε στη διάθεση μας καθώς και κενές γραμμές. Πατώντας σε κάποιο από τα πεδία αμέσως στα δεξιά του παραθύρου στο πλαίσιο κειμένου εμφανίζεται και το κείμενο που έχουμε πληκτρολογήσει για το συγκεκριμένο πεδίο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Ονοματεπώνυμο και αμέσως έχει εμφανιστεί το κείμενο Homer Simpson. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές της περιοχή Επεξεργασίας (Edit) που βρίσκεται ακριβώς από πάνω από το όνομα που αναγράφεται στο πλαίσιο κειμένου, μπορούμε να επεξεργαστούμε το κείμενο του ονοματεπωνύμου. Μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Μπορούμε να εφαρμόσουμε έντονη, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσουμε. Μπορούμε να στοιχίσουμε το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή και δεξιά, όπως μπορούμε και να αλλάξουμε και το χρώμα της γραμματοσειράς, όπως έχω κάνει και στην παρακάτω εικόνα που έχει γίνει σκούρο μπλε. Έχουμε φτάσει στο σημείο που η επαγγελματική μας κάρτα έχει πάρα πολλές λεπτομέρειες να αναγράφονται και θέλουμε να διαγράψουμε κάποια από αυτά. Επιλέγουμε το Πεδίο (Field) που θέλουμε να διαγραφεί και πατάμε στο κουμπί Κατάργηση (Remove) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Εταιρική Σελίδα για να καταργηθεί. Όταν καταργούμε κάποια πεδία αυτά δεν καταργούνται από τις λεπτομέρειες της επαφής μας, απλώς δεν θα εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα. Όταν θέλουμε να προσθέσουμε μία κενή γραμμή ενδιάμεσα από κάποια πεδία για να μην είναι και τόσο στριμωγμένο το κείμενο, θα πρέπει να διαλέξουμε το πεδίο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε κενή γραμμή ακριβώς από κάτω και να πατήσουμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) και να διαλέξουμε την εντολή Κενή Γραμμή (Blank Line). Στην παρακάτω εικόνα είχα επιλέξει Ηλεκτρονική Διεύθυνση (E-Mail) και μετά επέλεξα Κενή Γραμμή (Blank Line) και όλα τα υπόλοιπα πεδία που βρίσκονταν από κάτω μεταφερθήκανε κατά μία κενή γραμμή. Η επαγγελματική μας κάρτα είναι έτοιμη τώρα, και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχουμε εφαρμόσει. Αμέσως επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), όπου θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close), για να αποθηκεύσουμε όλα τα στοιχεία της επαφής μας μαζί με την επαγγελματική μας κάρτα. Για να εισάγουμε την επαγγελματική μας κάρτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα και να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και να επιλέξουμε την εντολή Επαγγελματική Κάρτα (Business Card), όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις επαγγελματικές κάρτες που έχουμε δημιουργήσει, την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματός μας και έχει εισαχθεί και ως συνημμένο. Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε το Outlook να συμπεριλαμβάνει την επαγγελματική μας κάρτα αυτόματα στο μήνυμά μας όταν δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές επαγγελματικές κάρτες ανάλογα με το πού θέλουμε να την χρησιμοποιήσουμε. Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα templates Επαγγελματικών Καρτών τα οποία μπορούμε να κατεβάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε στην εξής διεύθυνση: http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010253053.aspx Technorati Tags: Create an Electronic Business Card Technorati Tags: Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας Technorati Tags: Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr

Το πρόγραμμα της εβδομάδας όλων μας είναι αρκετά επιβαρημένο και δεν μπορούμε να έρθουμε σε συνεννόηση με τους συνεργάτες μας ή τους φίλους μας. Έχουμε κλείσει ραντεβού, συσκέψεις, μαθήματα και ένα σωρό άλλα ζητήματα τα οποία απαιτούν την παρουσία μας. Τι ωραία που θα ήταν να γνωρίζανε και οι συνεργάτες μας ή οι φίλοι μας το εβδομαδιαίο μας πρόγραμμα, έτσι ώστε και αυτοί να το έχουν υπόψη και να γνωρίζουνε ποιες είναι οι ελεύθερες ώρες ή ημέρες που μπορούνε να μας ενοχλήσουν. Από την στιγμή που τα έχουμε καταχωρίσει όλα στο ημερολόγιο του Outlook, δεν έχουμε κανένα πρόβλημα. Μπορούμε να τους στείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ημερολόγιο μας, καθορίζοντας ακριβώς τι και πώς θέλουμε να εμφανίζονται όλες οι πληροφορίες του εβδομαδιαίου μας προγράμματος. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής: Ξεκινάμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συμπερίληψη (Include) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Ημερολόγιο (Calendar) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail), όπου μπορούμε να καθορίσουμε τις πληροφορίες του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε. Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar), θα μπορούσαμε να επιλέξουμε ανάμεσα στα διαθέσιμα ημερολόγια που έχουμε, όπως και στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Περιοχή Ημερομηνιών (Date Range) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Σήμερα (Today), μπορούμε να ρυθμίσουμε ποιες ημέρες του ημερολογίου μας θέλουμε να εισαχθούν στο μήνυμά μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε, όπως επίσης πώς μπορούμε να καθορίσουμε εμείς κάποιες συγκεκριμένες ημερομηνίες πατώντας στην εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates). Επιλέγοντας την εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates), εμφανίζονται και τα στοιχεία ελέγχου όπου καθορίζουμε την έναρξη και τη λήξη των ημερομηνιών του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε όπως και στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Λεπτομέρεια (Detail), εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only), θα εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές που έχουμε για το πώς θέλουμε να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του ημερολογίου μας. Εντολές τις οποίες θα επιλέξω και τις τρείς για να δούμε πώς θα εμφανίζονται στο μήνυμά μας. Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν τα δεδομένα στο μήνυμά μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 1η Λεπτομέρεια: Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only). Στην παρακάτω εικόνα έχουν εισαχθεί τα δεδομένα του ημερολογίου και βλέπουμε να αναγράφονται μόνο οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και οι ώρες που είμαστε Απασχολημένοι (Busy), χωρίς να εμφανίζονται περισσότερες λεπτομέρειες. Όπως επίσης βλέπουμε και το ημερολόγιο μας να έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο. 2η Λεπτομέρεια: Περιορισμένες Λεπτομέρειες (Limited Details). Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), αλλά τώρα βλέπουμε ότι για τις ώρες που είμαστε απασχολημένοι να εμφανίζεται και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. 3η Λεπτομέρεια: Πλήρεις Λεπτομέρειες (Full Details). Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), όπως επίσης και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. Τώρα όμως στις επικεφαλίδες των Θεμάτων, υπάρχει και ένας υπερσύνδεσμος όπου εάν τον ενεργοποιήσουμε θα μεταβούμε στις λεπτομέρειες του συγκεκριμένου συμβάν όπου υπάρχουν και όλες οι λεπτομέρειες αναλυτικά. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail) εμφανίζεται και η περιοχή Για Προχωρημένους (Advanced), όπου εάν πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) εμφανίζονται και οι επιπρόσθετες επιλογές που έχουμε στη διάθεσή μας οι οποίες είναι οι εξής: Να συμπεριλαμβάνονται λεπτομέρειες στοιχείων που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά (Include details of items marked private). Να συμπεριλαμβάνονται συνημμένα στα στοιχεία ημερολογίου (Include attachments within calendar items). Όπως επίσης να ορίσουμε την διάταξη των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Ημερήσιο Πρόγραμμα (Daily Schedule) ή Λίστα Συμβάντων (List of Events). Technorati Tags: Insert and Send a Calendar using Outlook 2010 Technorati Tags: Εισαγωγή και Αποστολή Ημερολογίου με τη χρήση του Outlook 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής

Η προστασία ενός σημαντικού εγγράφου από οποιαδήποτε επεξεργασία και μετατροπή από κάποιον άλλο χρήστη είναι πάρα πολύ σημαντική. Με το Word 2010 έχουμε τη δυνατότητα να προστατεύσουμε το έγγραφό μας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να διασφαλίσουμε το περιεχόμενο του εγγράφου μας, τρόποι τους οποίους θα περιγράψω σε άλλα post. Σε αυτό το post θα περιγράψω πώς να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία και στην μορφοποίηση του εγγράφου μας. 1. Ανοίγουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία του και μεταβαίνουμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και στην περιοχή Προστασία (Protect) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing). 2. Αμέσως στα δεξιά της οθόνης μας εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών με το όνομα Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing). Το παράθυρο εργασιών χωρίζεται σε τρία μέρη τα οποία είναι τα εξής: a. Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), b. Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), c. Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement). Στο παράθυρο εργασιών και εκεί που αναγράφει Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) επιλέγω την εντολή Ρυθμίσεις (Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), όπου έχουμε τη δυνατότητα να περιορίσουμε τη μορφοποίηση στα επιθυμητά στυλ και να αποτρέψουμε άλλους χρήστες να τα τροποποιήσουν και να αλλάξουν την μορφοποίησή τους. Θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε τα κουτιά ελέγχου από τη λίστα με τα επιλεγμένα στυλ ώστε να εφαρμοστεί ο περιορισμός της μορφοποίησης. Μπορούμε να επιλέξουμε και το κουμπί Συνιστώμενος Ελάχιστος Αριθμός (Recommended Minimum), όπου το Word θα απενεργοποιήσει κάποια από τα επιλεγμένα στυλ της λίστας αυτόματα. Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) υπάρχουν τρία κουμπιά ελέγχου που έχουμε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε και είναι τα εξής: Παράβλεψη περιορισμών μορφοποίησης από την Αυτόματη Μορφοποίηση (Allow AutoFormat to override Formatting Restrictions) Αποκλεισμός εναλλαγής θέματος ή συνδυασμού (Block Theme or Scheme) Αποκλεισμός εναλλαγής συνόλου γρήγορων στυλ (Block Quick Style Set) Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ. 3. Αφού έχουμε επιλέξει τους Περιορισμούς Μορφοποίησης, ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που βρίσκεται στην εντολή Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), όπου αμέσως ενεργοποιείται και το πτυσσόμενο μενού που βρίσκεται ακριβώς από κάτω και περιέχει τις εξής εντολές όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές από το πτυσσόμενο μενού. Με την επιλογή μιας από τους διαθέσιμους περιορισμούς επεξεργασίας, στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται και η περιοχή Εξαιρέσεις (Exceptions), όπου έχουμε το δικαίωμα να επιλέξουμε μέρη του εγγράφου και να επιτρέψουμε την επεξεργασία από συγκεκριμένους χρήστες όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα , όπου έχω επιλέξει δύο χρήστες απλώς πατώντας την εντολή Περισσότεροι χρήστες (More users) και πληκτρολογώντας τα ονόματά τους. 4. Τώρα έχουμε φτάσει στο τελικό βήμα όπου θα πρέπει να ξεκινήσουμε την ενεργοποίηση της προστασίας πατώντας στο κουμπί Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη Εφαρμογής Προστασίας (Start Enforcing Protection. Τώρα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε κωδικό πρόσβασης για να προστατέψουμε το έγγραφό μας. Εάν θέλουμε να κρυπτογραφήσουμε το έγγραφό μας και να επιτρέπουμε τους εξουσιοδοτημένους χρήστες να αφαιρούν την προστασία όταν θέλουνε, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Έλεγχος Ταυτότητας Χρήστη (User Authentication). Ανάλογα με το είδος προστασίας που επιλέγουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Όταν κάποιος χρήστης ανοίξει το έγγραφο οι εντολές στην κορδέλα είναι απενεργοποιημένες και όταν προσπαθήσει να τροποποιήσει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται το κείμενο Αυτή η τροποποίηση δεν επιτρέπεται, επειδή η περιοχή είναι κλειδωμένη όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Ενεργοποιείται και το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing), όπου μας ενημερώνει σχετικά με τα δικαιώματα που έχουμε για το έγγραφο. Εάν κάποιες περιοχές του εγγράφου δεν είναι προστατευμένες, μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εύρεση της επόμενης περιοχής όπου είναι δυνατή η επεξεργασία (Find Next Region That I Can Edit) για να το εντοπίσει το Word. Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχει το κουμπί Διακοπή Προστασίας (Stop Protection), όπου εάν το πατήσουμε θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό που είχαμε βάλει πιο μπροστά. Technorati Tags: Restrict Formatting and Editing in Word 2010 Technorati Tags: Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας στο Word 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office