Jump to content

philippe

Members
  • Posts

    160
  • Joined

  • Last visited

Everything posted by philippe

  1. Το γραμματοκιβώτιο μας είναι γεμάτο από μηνύματα που προέρχονται από διαφορετικούς αποστολείς. Ψάχνουμε να βρούμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα από κάποιον παραλήπτη και δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε απλά και γρήγορα. Χάνει η μάνα το παιδί και το παιδί τη μάνα. Τι ωραία που θα ήταν κάθε φορά που έρχονταν ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη να εμφανιζόταν με μία διαφορετική μορφή έτσι ώστε να μας τραβάει την προσοχή και να μπορούμε να το ξεχωρίσουμε γρήγορα. Μην στεναχωριέστε μπορούμε να παίξουμε με τις ρυθμίσεις στο Outlook για να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των μηνυμάτων μας και το ποιό μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι. Εδώ εμφανίζεται το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) του Outlook 2010 όπου μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποιήσεις που βασίζονται σε κανόνες που έχουμε καθορίσει εμείς. Έχουμε τη δυνατότητα να επισημάνουμε μηνύματα που αξιολογούμε ως σημαντικά ή με βάση τον αποστολέα τους. Υπάρχουν αρκετοί κανόνες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός μας. Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) για να επισημάνουμε κάποια μηνύματα ως υψηλής προτεραιότητας για ανάγνωση. Στο παράδειγμα μου θα επισημάνω τα μηνύματα που προέρχονται από τον συνεργάτη μου. Ξεκινάμε λοιπόν το Outlook και ενεργοποιούμε το Tab Προβολή (View), και από την περιοχή Τρέχουσα Προβολή (Current View) στο αριστερό μέρος της κορδέλας ενεργοποιούμε την εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Πατώντας στην εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προβολής για Προχωρημένους (Advanced View Settings), όπου πατάμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting ) για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να ορίσουμε το όνομα του κανόνα στην περιοχή Όνομα (Name), και μετά μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Γραμματοσειρά (Font) για να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και το χρώμα της. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα κανόνα Chris Spanougakis και έχω εφαρμόσει την εξής μορφοποίηση: Γραμματοσειρά: Tahoma Small Cap, Χρώμα: Μπλε, Μέγεθος: 9 Στιγμών. Αφού έχουμε ολοκληρώσει την μορφοποίηση πατάμε στην εντολή Όρος (Condition) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Φίλτρου (Filter) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μηνύματα (Messages), όπου θα ρυθμίσουμε τους κανόνες που επιθυμούμε. Όπως εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το όνομα του συνεργάτη στο πεδίο Από: (From:) και έχω εφαρμόσει στην περιοχή Χρόνος: (Time:), μηνύματα που έχω λάβει οποιαδήποτε στιγμή. Μετά ενεργοποιώ την καρτέλα Περισσότερες Επιλογές (More Choices), για να κάνω κάποιες ρυθμίσεις παραπάνω. Στο δικό μου παράδειγμα ενεργοποιώ την εντολή Μόνο στοιχεία που είναι: (Only Items that are:) και διαλέγω Μη αναγνωσμένα (Unread). Παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα ότι οι ρυθμίσεις που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι αρκετές. Τι έχουμε κάνει μέχρι τώρα; Κάθε φορά που θα μου στέλνει μήνυμα ο συνεργάτης μου και που δεν θα το έχω διαβάσει ακόμα, η κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με τον τύπο, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς που έχουμε καθορίσει. Αφού έχω ολοκληρώσει όλες τις διαδικασίες πατάω στα κουμπιά ΟΚ, μέχρι να επιστρέψω στο γραμματοκιβώτιό μου για να δω τις ρυθμίσεις μου να έχουν εφαρμοστεί ανάλογα με τα κριτήρια που είχα ορίσει. Να έχουμε υπόψη ότι όποια μηνύματα πληρούν τις συνθήκες που έχουμε καθορίσει, ανεξαρτήτως σε ποιόν φάκελο του γραμματοκιβωτίου μας βρίσκονται θα επισημαίνονται επίσης σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε καθορίσει. Technorati Tags: Conditional Formattin in Outlook 2010 Technorati Tags: Μορφοποίηση Υπό Όρους στο Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office
  2. Δουλεύουμε συχνά με ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή με έναν συγκεκριμένο φάκελο που περιέχει όλα τα σημαντικά μας έγγραφα. Ξοδεύουμε άσκοπο χρόνο μέχρι να αναζητήσουμε το συγκεκριμένο έγγραφο ή τον συγκεκριμένο φάκελο που τα περιέχει; Δεν χρειάζεται πια!!! Έχουμε το δικαίωμα να καρφιτσώσουμε ένα έγγραφο ή πολλά έγγραφα ή έναν φάκελο ή πολλούς φακέλους για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση. Όσοι έχουν δώσεις εξετάσεις για να πάρουν πιστοποιητικό για γνώσεις δεξιοτήτων πληροφορικής τότε θα θυμούνται σίγουρα την εξής ερώτηση: Καρφιτσώστε την εφαρμογή Αριθμομηχανή (ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή) στο μενού Έναρξη. Απάντηση: Εντοπίζουμε την εφαρμογή και κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο όνομα του προγράμματος και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζονταν διαλέγαμε “Καρφίτσωμα στο Μενού Έναρξη”. Εδώ θα πρέπει να το καρφιτσώσουμε στην προβολή Backstage του Office Word 2010; Τί κάνουμε; Απλή διαδικασία η οποία θα περιγραφεί στα επόμενα βήματα. Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το μενού διαλέγουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στα δεξιά εμφανίζονται όλα το Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) και ακριβώς από δίπλα όλες οι Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) βλέπουμε όλα τα πρόσφατα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει στο πρόσφατο παρελθόν. Στην περιοχή Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), βλέπουμε όλες τις πρόσφατες θέσεις (φακέλους) που περιέχουν τα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα. Στα δεξιά από κάθε πρόσφατο έγγραφο και από κάθε πρόσφατη θέση υπάρχει μία Πινέζα όπου εάν πατήσουμε πάνω της μία φορά αμέσως το έγγραφο ή τη θέση του φακέλου που είχαμε επιλέξει θα έχει καρφιτσωθεί και η πινέζα θα πάρει την εξής μορφή . Τι σημαίνει αυτό; Ότι το έγγραφο και η θέση (φάκελος) θα βρίσκεται πάντα στην περιοχή των Πρόσφατων Εγγράφων (Recent Documents) και Πρόσφατων Θέσεων (Recent Places), μέχρι που να το ξεκαρφιτσώσουμε κάνοντας ακριβώς την ίδια κίνηση που ακολουθήσαμε για να το καρφιτσώσουμε. Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Έγγραφο θα ανοίξει κατευθείαν το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τη διαδικασία Αρχείο (File) + Άνοιγμα (Open), και να πλοηγηθούμε μέχρι να το αναζητήσουμε. Απλώς επιλέγουμε Πρόσφατα (Recent) από την προβολή Backstage. Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Φάκελο θα άνοιγε κατευθείαν το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Εγγράφου (Open Document) και ο φάκελος θα ήταν αυτός που είχαμε καρφιτσώσει εμείς. Για να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα για γρήγορη πρόσβαση θέλουμε να εμφανίζονται κάθε φορά που πατάμε στο Tab Αρχείο (File) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα θα πρέπει να κάνουμε τα εξής: Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) και να επιλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Γρήγορη Πρόσβαση για αυτόν τον αριθμό Πρόσφατων Εγγράφων (Quickly Access this number of Recent Documents) όπου ενεργοποιούμε το αντίστοιχο κουμπί ελέγχου, και μετά με τα βέλη αύξηση και μείωσης καθορίζουμε τον επιθυμητό αριθμό. Εάν θέλουμε να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται στην περιοχή Πρόσφατα (Recent) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα: Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και διαλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου των Επιλογών. Από τις Επιλογές του Word διαλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced), και στη δεξιά περιοχή πλοηγούμαστε μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της εντολής (Show this number of Recent Documents) καθορίζουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να καθορίσουμε αριθμό μεταξύ 0 έως 50. Η λειτουργία αυτή υποστηρίζεται και σε όλες τις άλλες εφαρμογές του Office 2010. Technorati Tags: Pin a Document for Quick Access Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  3. Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου. Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε; Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover). Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές: Microsoft Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2010 Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα: Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση. Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving). Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010. 1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. 2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified). 3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As). Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση. Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο: Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια. Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του. Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy). Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο. Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk. Technorati Tags: AutoRecover Feature Technorati Tags: Create Backup Copy Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  4. Συνήθως τα δεδομένα μας τα απεικονίζουμε με γραφήματα, ώστε να είναι πιο κατανοητά και ευπαρουσίαστα. Τώρα στο Excel 2010, έχουμε τα sparklines που είναι μικρά γραφήματα που χωράνε σε ένα κελί έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να έχουμε μία ιδέα για τα δεδομένα μας και για να μην “χανόμαστε” με τα νούμερα. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να τα δημιουργήσουμε είναι τα εξής: Πρώτον: Έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε sparklines. Δεύτερο: Μεταβαίνουμε στο μενού Insert (Εισαγωγή) και μεταβαίνουμε στην περιοχή Sparklines όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Τρίτο: Μεταβαίνουμε στο κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το γράφημα και διαλέγουμε ποιό είδος Sparkline θέλουμε. Στη διάθεση μας υπάρχουν τριών ειδών Sparklines όπως η Γραμμής (Line), Στήλης (Column) και Κέρδος/Απώλεια (Win/Loss). Αφού διαλέξουμε ένα είδος εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Create Sparkline (Δημιουργία Sparkline), όπου στην περιοχή Data Range (Περιοχή Δεδομένων), διαλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας. Στην περιοχή Location Range (Εύρος Θέσης) μπορούμε να διαλέξουμε την περιοχή στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα γραφήματα (εάν δεν το έχουμε κάνει ήδη). Τέλος πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αμέσως τα sparklines έχουν εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας στην περιοχή που είχαμε καθορίσει και το είδος που είχαμε καθορίσει. Όταν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τα sparklines, απλώς επιλέγουμε το κελί που τα περιέχει και αμέσως ενεργοποιείται το Tab της Design (Μορφοποίησης ) σχετικά με τα sparklines. Για παράδειγμα τις αρνητικές τιμές μπορούμε να τις κάνουμε να εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα και άλλες πολλές ρυθμίσεις. Όταν για κάποιο λόγο θέλουμε να διαγράψουμε ένα Sparkline ή μία περιοχή με Sparklines, εάν πατήσουμε το πλήκτρο Delete θα δούμε ότι δεν συμβαίνει τίποτα. Για να τα απαλείψουμε λοιπόν από το φύλλο εργασίας μας, θα πρέπει να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής δύο τρόπους: Α. Δεξί κλικ του ποντικιού μας στο κελί ή στην περιοχή κελιών που βρίσκονται, και από του υπομενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε Clear Selected Sparklines (Απαλοιφή Επιλεγμένου Sparkline). B. Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά, όπου αμέσως ενεργοποιείται το Tab Design (Σχεδίασης), και στην περιοχή Group (Ομάδα) αναπτύσσουμε το βελάκι δίπλα στην εντολή Απαλοιφή (Clear) και διαλέγουμε μία από τις δύο εντολές που βρίσκονται εκεί ανάλογα με το τι θέλουμε να απαλείψουμε. Technorati Tags: Sparklines Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  5. Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να αναλύσουμε τα δεδομένα μας. Παρακάτω θα αναφέρω τον τρόπο με τον οποίο θα εισάγω ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010. Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Text (Από Κείμενο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε το αρχείο απλού κειμένου το οποίο θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας. Διαλέγοντας την εντολή Import Text (Εισαγωγή Αρχείου) τα αρχεία που μπορούμε να εισάγουμε έχουνε τις εξής επεκτάσεις: *. prn – Αρχεία που έχουν δημιουργεί με την εντολή Εκτύπωση σε Αρχείο από το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης (περιέχει κείμενο και περιεχόμενο για εκτύπωση όσο και οδηγίες για τον εκτυπωτή, όπως αριθμός σελίδων κτλ.). *.txt – Αρχείο απλού κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, προσπελάσιμο από οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου) *.csv – Αρχείο οριοθετημένου κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, συνήθως οριοθετημένο με κόμματα) Στο δικό μου παράδειγμα θα διαλέξω να εισάγω ένα αρχείο .txt, και συγκεκριμένα το αρχείο 6292.txt, όπως εμφανίζεται πιο πάνω. Αφού το επιλέξω, διαλέγω την εντολή Import (Εισαγωγή) και εμφανίζεται ο Text Import Wizard (Οδηγός Εισαγωγής Κειμένου) στο πρώτο βήμα από τα συνολικά τρία όπως εμφανίζεται παρακάτω: Στο δικό μου παράδειγμα έχω διαλέξει να εισάγω ένα αρχείο οριοθετημένο (οι χαρακτήρες χωρίζονται με κόμματα ή με tabs μεταξύ του κάθε πεδίου και έχω ορίσει ως αρχείο προέλευσης να είναι Windows (ANSI). Προχωράμε στο επόμενο βήμα πατώντας στο κουμπί Next (Επόμενο), όπου εμφανίζεται το δεύτερο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω. Το δεύτερο βήμα του οδηγού μας επιτρέπει να καθορίσουμε τι είδους οριοθέτες θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα καθορίζω Tab ως οριοθέτες, όπου στο κάτω μέρος έχουμε την προεπισκόπηση όπου βλέπουμε πώς επηρεάζονται τα δεδομένα μας. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις πατάμε στο πλήκτρο Next (Επόμενο) για να προχωρήσουμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω. Στο τρίτο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε και να μορφοποιήσουμε τις στήλες ανάλογα με το τι μορφή θέλουμε να έχουν. Μπορούμε επίσης να παραβλέψουμε μία στήλη η οποία θεωρούμε ότι είναι περιττή. Στο δικό μου παράδειγμα επέλεξα την στήλη ProductType και επέλεξα την εντολή Do not import column - Skip (Μην εισάγεις την στήλη – παράβλεψη). Μπορούμε επίσης να πατήσουμε το κουμπί Advanced (Για προχωρημένους) στο τρίτο βήμα του οδηγού εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε τα διαχωριστικά των ψηφίων και των χιλιάδων να εμφανίζονται με διαφορετική μορφή όπως εμφανίζεται παρακάτω. Όποια αλλαγή κάνουμε στο παράθυρο διαλόγου εφαρμόζεται σε όλες τις στήλες στο φύλλο εργασίας.. Αφού κάνουμε όποιες ρυθμίσεις θέλουμε στις στήλες μας, πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου εκεί πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε σε ποιο κελί θα ξεκινάει η εισαγωγή δεδομένων και σε ποιο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται παρακάτω: Πριν όμως πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας ας πατήσουμε στο κουμπί Properties (Ιδιότητες). Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου External Data Range Properties (Ιδιότητες Περιοχής Εξωτερικών Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε κάποιες ρυθμίσεις: Save Query Definition – Αποθήκευση Ορισμού Ερωτήματος Εάν δεν θέλουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις κάθε φορά, αφήνουμε το κουτί ελέγχου ενεργοποιημένο. Prompt for the file name on refresh – Προτροπή για όνομα αρχείου κατά την ανανέωση Ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου, αναγκάζει το Excel να μας ζητάει να εντοπίσουμε το αρχείο κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της ανανέωσης. Μπορούμε να αφήσουμε το κουτί ελέγχου απενεργοποιημένο εάν εισάγουμε το ίδιο αρχείο ξανά και ξανά. Overwrite existing cells with new data, clear unused cells – Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα τα νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται Εδώ η επιλογή είναι σύμφωνα με το τι θέλουμε εμείς να κάνουμε. Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιούμε ένα κενό φύλλο εργασίας όταν θέλουμε να εισάγουμε δεδομένα. Fill down formulas in columns adjacent to data – Συμπλήρωση των τύπων στις στήλες που βρίσκονται δίπλα από τα δεδομένα Εάν πρόκειται να κάνουμε πράξεις σε κάθε γραμμή, αυτή η επιλογή εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή δεδομένων θα περιέχει τους τύπους. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε ΟΚ για να επιστρέψουμε στο παράθυρο Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) και πατάμε πάλι ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας όπως εμφανίζεται παρακάτω. Technorati Tags: Import Text File to Excel Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Autoexec.gr
  6. Εισαγωγή μίας βάσης δεδομένων της Access στο Excel 2010. Πίνακας (Table), Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable Report) και Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotChart and PivotTable Report). Ακούμε τις ορολογίες πολλές φορές και αναρωτιόμαστε τι είναι και τι κάνει το καθένα από αυτά, ποιά η χρησιμότητά τους; Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από μία βάση δεδομένων της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να τα οργανώσουμε για να δημιουργήσουμε μία αναφορά ή μία παρουσίαση. Παρακάτω θα αναφέρω τους τρόπους με τους οποίους θα εισάγουμε μία βάση δεδομένων από την Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010. Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Access, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την βάση δεδομένων την οποία θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας. Εάν υπάρχουν διάφοροι πίνακες στη βάση δεδομένων μας, θα πρέπει να διαλέξουμε τον επιθυμητό πίνακα τον οποίο θέλουμε να εισάγουμε. Στο δικό μου παράδειγμα διαλέγω τον πίνακα με ονομασία “Δραστηριότητες”. Αφού διαλέξουμε τον πίνακα και πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε πώς θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα μας στο βιβλίο εργασίας. Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις που μπορούμε να διαλέξουμε για να εισαχθούν τα δεδομένα μας, όπου θα αναλυθούν και οι τρείς περιπτώσεις ξεχωριστά. 1η Περίπτωση – Table (Πίνακας): Διαλέγουμε Table (Πίνακας) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αμέσως τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έτοιμα για φιλτράρισμα. 2η Περίπτωση – PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα): Διαλέγουμε PivotTable Report ( Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας [εάν θέλουμε να εισαχθούν σε άλλο φύλλο εργασίας θα πρέπει να επιλέξουμε New Worksheet (Νέο Φύλλο Εργασίας)], βεβαιωνόμαστε ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε μία αναφορά PivotTable (Συγκεντρωτικού Πίνακα). Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως η Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας μας και στη στήλη B και C αναφέρει τα αθροίσματα των στηλών. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις τιμές θα πρέπει από το παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα), και στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου που αναγράφει Values (Τιμές), να πατήσουμε στο βέλος από ποιες από τις δύο στήλες θέλουμε να αλλάξουμε του Sum of Κόστος ή του Sum of Διάρκεια. Πατώντας στο βέλος εμφανίζεται το υπομενού όπου διαλέγουμε την εντολή Value Field Settings (Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμών) όπως φαίνεται και παρακάτω. Ενεργοποιώντας την εντολή αυτή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλουμε. Δηλαδή να αλλάξουμε τον είδος της συνάρτησης που χρησιμοποιείται, όπως για παράδειγμα Count (Καταμέτρηση), Max (Μέγιστο), κτλ. και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο ΟΚ. 3η Περίπτωση – PivotChart and PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα): Διαλέγουμε PivotChart και PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε ένα PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος) και μία αναφορά PivotTable Report (Συγκεντρωτικού Πίνακα). Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας και θα δημιουργηθεί αυτόματα και το γράφημα όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα μπορούμε να κάνουμε όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε και στο Γράφημα και στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο ευπαρουσίαστα και κατανοητά. Technorati Tags: Insert an Access Database in Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  7. Ναί υπάρχει και στο Excel 2007. Μεταβαίνεις στο Tab Δεδομένα και στα αριστερά της κορδέλας έχει την εντολή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων. Πατάς στο βέλος και υπάρχει η εντολή Από το Web. Υπάρχει και στο Excel 2003. Αναπτύσσεις το μενού Δεδομένα-Εισαγωγή Εξωτερικών Δεδομένων-Δημιουργία Ερωτήματος στο Web. Τα βήματα μετά είναι τα ίδια που έχω περιγράψει.
  8. Με το Excel 2010, έχουμε ένα πολύ εύκολο τρόπο για να εισάγουμε δεδομένα από το διαδίκτυο μέσα ένα φύλλο εργασίας. Μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας για να τα αναλύσουμε, για να τα αξιολογήσουμε ή ακόμα και για να τα φιλτράρουμε. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής: 1. Ανοίγουμε την επιθυμητή ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε τα δεδομένα μας. Στην δικιά μου περίπτωση έχω ανοίξει την εξής σελίδα: http://www.systemplus.gr/windowsserver2008/ ,όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. 2. Ανοίγουμε την εφαρμογή Excel 2010, ώστε να δημιουργηθεί ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας. 3. Εφόσον έχουμε ανοίξει το βιβλίο εργασίας μας, μεταφερόμαστε στο Tab Data (Δεδομένα) της κορδέλας και διαλέγουμε από την περιοχή Get external data (Λήψη εξωτερικών δεδομένων) επιλέγουμε την εντολή From Web (Από Διαδίκτυο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. 4. Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου New Web Query (Νέο Ερώτημα Διαδικτύου), όπου στο πεδίο της διεύθυνσης μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το URL, ή να ανοίξουμε το πτυσσόμενο μενού και να διαλέξουμε την διεύθυνση που υπάρχει ήδη στο μενού. Στη δικιά μου περίπτωση θα διαλέξω τη διεύθυνση που αναγράφει systemplus. Διαλέγοντας την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω, μεταφέρομαι στην αρχική σελίδα της τοποθεσίας οπότε πλοηγούμαι κανονικά στην ιστοσελίδα ώστε να μεταφερθώ στην επιθυμητή τοποθεσία. Στο δικό μου παράδειγμα μεταφέρομαι στην σελίδα Σεμινάρια και από εκεί θα επιλέξω τον υπερσύνδεσμο που αναφέρει τα σεμινάρια σχετικά με τον Windows Server 2008 / R2. Εφόσον έχουμε ανοίξει την ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε δεδομένα, παρατηρούμε ότι κάτω από το πεδίο της διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου υπάρχει η εντολή Click next to the tables you want to select, then click import ( Κλικ δίπλα στους πίνακες που θέλουμε να επιλέξουμε, και τότε κλικ στην εντολή Εισαγωγή). 5. Πατώντας την εντολή Import (Εισαγωγή) εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου μας ρωτάει σε ποιο φύλλο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας και από ποιο κελί να ξεκινήσει. Εάν θέλουμε να αλλάξουμε κελί απλώς πατάμε σε ένα οποιοδήποτε κελί μέσα στο φύλλο εργασίας μας και πατάμε ΟΚ. Περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα για να “κατέβουν” τα δεδομένα (εξαρτάται από το μέγεθος τους), όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουν “κατέβει'” όλα τα δεδομένα μας, εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας όπως παρακάτω: Μπορεί να φαίνονται λίγο ακατάστατα, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας και να τα μορφοποιήσουμε ώστε να γίνουν πιο κατανοητά. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Import Data
  9. Έχουμε μία λίστα με Ονοματεπώνυμα σε ένα έγγραφο του Word και θέλουμε να τα εισάγουμε όλα σε μία παρουσίαση που έχει δημιουργηθεί για να είναι πτυχία. Θέλουμε το κάθε ονοματεπώνυμο να μπαίνει και σε μια διαφάνεια και όλοι γνωρίζουμε πώς το PowerPoint δεν διαθέτει τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Τι κάνουμε; Είναι πολύ απλό. Ανοίγουμε το έγγραφο που έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμά που θέλουμε. Επιλέγουμε όλα τα ονοματεπώνυμα και εφαρμόζουμε ένα στυλ επικεφαλίδας (στο δικό μου παράδειγμα έχω εφαρμόσει Στυλ Επικεφαλίδας Heading 1, όπως εμφανίζεται και στην εικόνα). Εφόσον έχουμε εφαρμόσει ένα Στυλ Επικεφαλίδας μεταβαίνουμε σε Προβολή Outline όπως εμφανίζεται παρακάτω και αποθηκεύουμε το έγγραφό μας. Αυτά είναι βήματα που χρειάζεται να κάνουμε στο Word. Μετά ανοίγουμε την παρουσίαση που έχουμε φτιάξει και μορφοποιήσει για τα πτυχία μας και στο Tab Home και στην περιοχή Slides (Διαφάνειες), αναπτύσσουμε το βέλος στο κάτω μέρος της εντολής διαφάνειες και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Slides from Outline. Μετά εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Outline, όπου απλώς εντοπίζουμε το έγγραφο που θέλουμε να εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αφού το επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Insert (Εισαγωγή), και αμέσως όλα τα ονοματεπώνυμα που υπήρχαν στο έγγραφο του Word, έχουν εισαχθεί στη παρουσίαση μας. Κάθε ονοματεπώνυμο καταλαμβάνει μία διαφάνεια. Technorati Tags: Insert Outline in PowerPoint Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office
  10. Συνήθως διατηρούμε τα δεδομένα μας σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, και κάθε φορά που επιθυμούμε να τα ελέγξουμε πρέπει να μεταφερόμαστε από φύλλο σε φύλλο, πράγμα κουραστικό, χρονοβόρο και στο τέλος δεν βγάζουμε και πολύ άκρη. Δεν θα ήταν καλό να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να τα αναλύσουμε; Εδώ έρχεται η εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Η εντολή μας επιτρέπει να “τραβήξουμε” κάθε εγγραφή από τα φύλλα εργασίας στο φύλλο που ορίζουμε εμείς ως συγκεντρωτικό. Χρησιμοποιώντας την εντολή, μπορούμε να συνοψίσουμε όλα τα δεδομένα μας από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε αυτό που έχουμε ορίσει εμείς ως συγκεντρωτικό. Με το να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να τα αναλύσουμε απλά και γρήγορα. Δημιουργούμε ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 για να δούμε πώς θα εφαρμόσουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Στο δικό μου παράδειγμα έχω δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας. Τα τρία φύλλα εργασίας είναι Τετραμήνου και το κάθε φύλλο περιέχει τα ίδια Σεμινάρια που διεξάγουμε, στη στήλη Β αναγράφονται οι ενδιαφερόμενοι και στη στήλη C αναγράφονται οι εγγραφές που παρακολούθησαν το συγκεκριμένο σεμινάριο για το Τετράμηνο. Α’ Τετράμηνο: Β’ Τετράμηνο: Γ’ Τετράμηνο: Τώρα θέλουμε να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, γι’ αυτό το λόγο θα πρέπει να δώσουμε στην περιοχή κελιών κάθε τετραμήνου ένα name range (όνομα περιοχής). Πηγαίνουμε λοιπόν στο πρώτο φύλλο εργασίας, δηλαδή Α’ Τετράμηνο και επιλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας ξεκινώντας από το κελί Α1 έως C17. Αφού επιλέξουμε την περιοχή μας στην περιοχή Πλαίσιο Ονόματος όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα πληκτρολογούμε το Name Range (Όνομα Περιοχής) που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα πληκτρολόγησα ως όνομα περιοχής Semester1. (Ο πιο εύκολος τρόπος για να δώσεις Όνομα Περιοχής). Προσοχή: Στο Πλαίσιο Ονόματος δεν επιτρέπονται κενά διαστήματα και πατάμε το πλήκτρο Enter στο τέλος. Κάνουμε το ίδιο και για τα άλλα φύλλα εργασίας, δίνοντας σε κάθε περιοχή κελιών και διαφορετικό όνομα. Αφού τελειώσουμε με τις ονομασίες περιοχών μεταβαίνουμε στο τελευταίο φύλλο εργασίας το οποίο έχω μετονομάσει σε Total. Μεταβαίνουμε στο Tab Data (Δεδομένα) και διαλέγουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Πατώντας την εντολή Consolidate, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, όπου κάτω από την εντολή Functions (Συναρτήσεις), διαλέγουμε την εντολή Sum (Άθροισμα) καθώς θέλουμε να δείξουμε το άθροισμα από τα δεδομένα μας που πρόκειται να συγκεντρωθούν. Τώρα κάνουμε κλικ στην περιοχή References (Αναφορές), για να διαλέξουμε τις αναφορές. Πατώντας το πλήκτρο F3, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου με τα Ονόματα Περιοχών που ορίσαμε πιο μπροστά και απλώς επιλέγουμε, αντί να μεταφερόμαστε σε κάθε φύλλο εργασίας και να τα διαλέγουμε. Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι το εξής όπου επιλέγουμε Semester1 και πατάμε ΟΚ, για να μπει η αναφορά στην περιοχή Reference (Αναφορές) και μετά πατάμε στο κουμπί Add (Προσθήκη) για να μπει το όνομα περιοχής στην περιοχή All References (Όλες οι αναφορές). Με το κλικ, θα παρατηρήσουμε ότι το όνομα περιοχής έχει εισαχθεί στην περιοχή Reference (Αναφορά), και στο κάτω αριστερό μέρος του πλαίσιο διαλόγου Consolidate στην περιοχή Use labels in (Χρήση Ετικετών σε) ενεργοποιούμε τις εντολές Top Row (Πρώτη Γραμμή) και Left Column (Αριστερή Στήλη) για να εμφανίζονται οι ετικέτες των στηλών και των γραμμών. Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και την εντολή Create links to source data (Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων). Τώρα θα πρέπει να κάνουμε την ίδια διαδικασία που περιέγραψα πιο πάνω και για τα υπόλοιπα ονόματα περιοχών που είχαμε ορίσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού τελειώσουμε την διαδικασία πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ για να συνεχίσουμε. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας Total, όλα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί (ονομασίες στηλών και γραμμών) και εμφανίζονται όλα τα συνολικά μας νούμερα στις στήλες Ενδιαφερόμενοι και Εγγραφές που αντιστοιχούν στα τρία τετράμηνα. Η εντολή Consolidate υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του Excel. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Consolidate Function Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  11. Πρόκειται να διανείμουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου του Word σε συναδέλφους ή σε πελάτες; Μία καλή ιδέα θα ήταν να αναθεωρήσουμε το έγγραφό μας και να το ελέγχουμε για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να έχουν αποθηκευτεί στο ίδιο το έγγραφο ή να βρίσκονται στις ιδιότητες του εγγράφου. Γιατί κρυμμένες πληροφορίες μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες για την επιχείρησή μας ή λεπτομέρειες για το ίδιο το έγγραφό, λεπτομέρειες τις οποίες δεν θέλουμε να μοιραστούμε. Μία λύση λοιπόν είναι να χρησιμοποιήσουμε τον Document Inspector. Το χαρακτηριστικό Document Inspector στο Office ελέγχει το έγγραφό μας για κρυφές ιδιότητες και για προσωπικά στοιχεία. Πριν εφαρμόσουμε το Document Inspector, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο από το έγγραφο γιατί μερικές αλλαγές που θα εφαρμοστούν δεν θα μπορούμε να τις αναιρέσουμε. Τα βήματα που πρέπει να κάνουμε είναι τα εξής: Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο), και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Info και στην δεξιά περιοχή όπου αναγράφει Prepare for Sharing ( Προετοιμασία για Διανομή), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα) και διαλέγουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου). Αφού επιλέξουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου), εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου απλώς τσεκάρουμε τα κουτάκια από τις διαθέσιμες επιλογές που θέλουμε να ελέγξουμε. Οι κατηγορίες ελέγχου είναι οι εξής: Comments, Revisions, Versions and Annotations – Σχόλια, Αναθεωρήσεις, Εκδόσεις και Επισημειώσεις: Ελέγχει το έγγραφο για σχόλια, εκδόσεις, σημάδια αναθεώρησης και σχόλια μελανιού. Document Properties and Personal Information – Ιδιότητες Εγγράφου και Προσωπικές Πληροφορίες: Ελέγχει για κρυφά μετα-δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο. Custom XML Data – Δεδομένα Προσαρμοσμένης XML (Extensible Markup Language): Ελέγχει για δεδομένα προσαρμοσμένης XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο. Headers, Footers and Watermarks – Κεφαλίδες, Υποσέλιδα και Υδατογραφήματα: Ελέγχει το έγγραφο για πληροφορίες σε κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα. Invisible Content – Κρυφό Περιεχόμενο: Ελέγχει το έγγραφο για αντικείμενα που δεν είναι ορατά γιατί έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφά. Αυτό δεν περιλαμβάνει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα. Hidden Text – Κρυφό Κείμενο: Ελέγχει το έγγραφο για κείμενο που έχει μορφοποιηθεί κρυφό. Όταν πατήσουμε το κουμπί Inspect ( Έλεγχος) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την πορεία ελέγχου του εγγράφου. Ο χρόνος ελέγχου εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου και από τα περιεχόμενα του. Εδώ βλέπουμε ότι έχει φτάσει στην τελευταία κατηγορία ελέγχου και που πρόκειται για κρυφό κείμενο. Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου μας αναφέρει τι έχει βρεθεί στο έγγραφό μας. Τα κόκκινα θαυμαστικά εμφανίζονται στις κατηγορίες όπου έχουν βρεθεί κάποια στοιχεία. Τα μπλε σημάδια ελέγχου μας αναφέρουν ότι δεν έχει εντοπιστεί τίποτα. Από δίπλα εμφανίζεται το κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) σε κάθε κατηγορία όπου έχουν εντοπιστεί στοιχεία, όπου εάν το πατήσουμε για να αφαιρεθούν τα στοιχεία πιθανόν να μην μπορούμε να τα ανακτήσουμε, όπως μας προειδοποιεί στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου. Το κουμπί Inspect (Έλεγχος) έχει αλλάξει σε Reinspect (Ξανά Έλεγχος), όπου μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το έγγραφο μας. Αφού πατήσουμε στο κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) στην κατηγορία που θέλουμε, περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία αφαίρεσης. Αφού ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας αναφέρει ότι όλα τα στοιχεία έχουν αφαιρεθεί επιτυχώς. Ο Document Inspector είναι διαθέσιμος και στο Word 2007 και στο Word 2010. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Document Inspector Technorati Tags: Έλεγχος Εγγράφου
  12. Πολλές φορές όταν έχουμε ένα μεγάλο έγγραφο, δυσκολευόμαστε στο να μετακινηθούμε μέσα σε αυτό. Ψάχνουμε για κάτι το συγκεκριμένο και δυσκολευόμαστε να το εντοπίσουμε. Επιθυμούμε να κάνουμε μία ανακατάταξη στις επικεφαλίδες μας ή στη δομή του εγγράφου αλλά σκεφτόμαστε ότι είναι μία διαδικασία χρονοβόρα. Θέλουμε να αναζητήσουμε ή να αντικαταστήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη. Με τις προγενέστερες εκδόσεις του Word μπορούσαμε να τα κάνουμε αυτά είτε με τη λειτουργία της Εύρεσης είτε με το Χάρτη Εγγράφου ή με άλλες διαθέσιμες λειτουργίες. Το καινούργιο Navigation Pane συγκεντρώνει όλα αυτά τα εργαλεία σε ένα μόνο μέρος. Για να ενεργοποιήσουμε το Navigation Pane, πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab View (Προβολή) και στην περιοχή Show (Εμφάνιση) να ενεργοποιήσουμε την αντίστοιχη εντολή, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Όταν το ενεργοποιήσουμε τοποθετείτε στα αριστερά της οθόνης μας, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να το μεταφέρουμε δεξιά ή να το έχουμε να επιπλέει στο έγγραφό μας απλώς επιλέγοντας το και μετακινώντας το με τη χρήση του ποντικιού. Τα κυρίως μέρη του Navigation pane έχουν ως εξής: Περιήγηση Επικεφαλίδων Η προβολή Επικεφαλίδων στο Navigation Pane, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, αντικαθιστά τον Χάρτη Εγγράφου. Όλες οι επικεφαλίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται εδώ. Εάν επεξεργαστούμε την επικεφαλίδα μας στο έγγραφο, εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο και στο Navigation Pane. Δεν μπορούμε όμως να επεξεργαστούμε τις επικεφαλίδες μας μέσα από το Navigation Pane. Μπορούμε όμως με μεταφορά και απόθεση από την περιοχή του Navigation Pane να μεταφέρουμε την Επικεφαλίδα με την παράγραφό του σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε. Οπότε δεν χρειάζεται να κάνουμε αποκοπή ή αντιγραφή. Tip: Για να δημιουργήσουμε Επικεφαλίδες θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται ως επικεφαλίδα και να διαλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν στο Tab Home (Αρχική) και στην περιοχή Styles (Στυλ) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Περιήγηση Σελίδων (Μικρογραφίες) Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περιήγηση Σελίδων, όλες οι σελίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται σε μικρογραφίες στο Navigation Pane, και απλώς κάνοντας ένα κλικ σε οποιαδήποτε σελίδα μεταφερόμαστε απευθείας στη σελίδα αυτή και ο εισαγωγέας μας αναβοσβήνει στην αρχή της σελίδας έτοιμος για επεξεργασία. Μπορούμε επίσης να αυξομειώσουμε το μέγεθος του Navigation Pane, έτσι ώστε να εμφανίζονται περισσότερες σελίδες. Πληκτρολόγηση Αναζήτησης Όταν θέλουμε να αναζητήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη στο έγγραφο μας, μεταβαίνουμε στην εύρεση του Navigation Pane και πληκτρολογούμε την λέξη μας. Μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε μία λέξη χρησιμοποιώντας την εντολή Εύρεση που βρίσκεται στο Tab Home (Αρχική) και στην δεξιά γωνία της κορδέλας στην περιοχή Editing (Επεξεργασία). Πατάμε πάνω στην εντολή και απευθείας ενεργοποιείται το Navigation Pane και εμφανίζει την περιοχή της Εύρεσης όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τη λέξη που αναζητάμε. Αποτελέσματα Εύρεσης Αφού έχουμε πληκτρολογήσει την λέξη την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε, αμέσως στο Navigation Pane εμφανίζεται με έντονη γραφή η συγκεκριμένη λέξη και στο σημείο που βρίσκεται, και παρατηρούμε ότι στο έγγραφό μας έχει επισημανθεί η συγκεκριμένη λέξη σε όλα τα σημεία που βρίσκεται και αναγράφεται ο αριθμός των περιπτώσεων όπου αναφέρεται η συγκεκριμένη λέξη. Εάν πατήσουμε πάνω σε μια περίπτωση της λέξης που αναζητούμε στο Navigation Pane, αμέσως μεταφερόμαστε εκεί. Επιλογές Αναζήτησης Πατώντας στο βελάκι στην περιοχή Search Document, εμφανίζονται οι επιλογές που έχουμε στη διάθεση μας. Όπως Εύρεση, Αντικατάσταση, Μετάβαση. Εάν αναζητούμε Γραφικά, Πίνακες, Τύπους, Υποσημειώσεις, Σχόλια κτλ, απλώς επιλέγουμε αυτό και αμέσως επιλέγεται η πρώτη περίπτωση από αυτό που αναζητούσαμε. Για παράδειγμα εάν είχα δύο πίνακες στο έγγραφό μου, χρησιμοποιώντας τις επιλογές Εύρεσης και διαλέγοντας Πίνακας, ο πρώτος πίνακας που θα εντοπιζόταν θα επιλέγονταν και για να μεταφερόμουν στο επόμενο πίνακα θα έπρεπε να χρησιμοποιήσω το πάνω και κάτω βελάκι του Navigation Pane για να μεταφερθώ στην αμέσως επόμενη περίπτωση. Επικεφαλίδες Στην περιοχή αυτή αναγράφονται όλες οι επικεφαλίδες που έχουμε στο έγγραφό μας. Πατώντας πάνω σε μία επικεφαλίδα αμέσως μεταφερόμαστε στην σελίδα αυτή. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε μία επικεφαλίδα, εμφανίζεται το υπομενού όπου βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα τι επιλογές έχουμε. Όπως για παράδειγμα: Προαγωγή, Υποβάθμιση, Εκτύπωση Κεφαλίδας και Περιεχομένου και άλλες πολλές λειτουργίες. Επόμενο/Προηγούμενο/Αποτελέσματα Αναλόγως με το τι χρησιμοποιούμε στην περιοχή του Navigation Pane μπορούμε να μετακινηθούμε στο έγγραφο μας χρησιμοποιώντας τα βελάκια στη δεξιά γωνία της περιοχής του. Με το επάνω βελάκι μεταφερόμαστε μία σελίδα πιο πάνω, με το κάτω μία σελίδα πιο κάτω όταν έχουμε τη λειτουργία Μικρογραφίες Εγγράφου ενεργοποιημένο. Εάν έχουμε βρει περιπτώσεις λέξεις μέσα στο έγγραφό μας, μεταφερόμαστε στις περιπτώσεις αυτές. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Navigation Pane
  13. Είχα αναφερθεί σε προηγούμενο Post σχετικά με το Outlook Social Connector που μας συνδέει με διάφορα κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn και το MySpace. Τώρα όμως ήρθε και η ώρα του Facebook και του Windows Live. Έτσι δεν θα χρειάζεται να μπαίνουμε συνέχεια στο λογαριασμό μας στο Facebook για να βλέπουμε τις ενημερώσεις που υπάρχουν αλλά όλα θα είναι διαθέσιμα μέσα από το Outlook. Η εμπειρία είναι σαφώς καλύτερη από ότι ήταν με το Outlook και LinkedIn. Όχι μόνο παίρνει φωτογραφίες από το προφίλ της επαφής μας από το Facebook ώστε να μπορούμε να το συσχετίσουμε με την επαφή μας, αλλά παίρνει και τις τελευταίες ενημερώσεις της επαφής μας στο γραμματοκιβώτιο μας. Όταν κοιτάμε σε κάποιο μήνυμα από μία επαφή μας, κατευθείαν βλέπουμε και τις ενημερώσεις του, φωτογραφίες, αναρτήσεις τοίχου και όλες τις δραστηριότητες του. Χάρη σε μία καινούργια ενημέρωση για το Social Connector, οι ενημερώσεις για τις επαφές μας θα γίνονται αυτομάτως χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε εμείς τίποτα. Το Facebook integration έχει όμως και περιορισμούς. Εκτός από τις αιτήσεις φιλίας, το Outlook μπορεί μόνο να τραβάει δεδομένα από το Facebook, δεν μπορούμε να ενημερώνουμε το προφίλ μας μέσα από το Outlook. Αυτά μόνο προς το παρόν γιατί από ότι υπόσχονται οι άνθρωποι της Microsoft το επόμενο βήμα είναι να μας παρέχουν μία πιο πλούσια εμπειρία με το να τροφοδοτούμε δεδομένα και σε άλλα κοινωνικά δίκτυα. Για να δούμε λοιπόν τα βήματα τα οποία πρέπει να ακολουθήσουμε ώστε να συνδέσουμε το Outlook με το Facebook. Ανοίγουμε το μήνυμα μιας επαφής μας που γνωρίζουμε ότι έχει λογαριασμό στο Facebook. Στο κάτω μέρος του μηνύματος στην περιοχή του Social Connector υπάρχει ένα κουμπί Προσθήκης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Πατώντας την εντολή Add, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να προσθέσουμε κοινωνικά δίκτυα στο Outlook. Για να εντοπίσουμε τα άλλα διαθέσιμα που υπάρχουν πατάμε στον υπερσύνδεσμο “View social network providers available online”. Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού, όπου μπορούμε να διαλέξουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε. Στην περίπτωση μας διαλέγουμε Facebook. Αφού διαλέξουμε το δίκτυο που θέλουμε αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού όπου κατεβάζουμε το αντίστοιχο εκτελέσιμο αρχείο το οποίο είναι κατάλληλο για εμάς και το εκτελούμε. Αφού εγκατασταθεί επιτυχώς, ανοίγουμε ξανά το Outlook και ανοίγουμε ένα μήνυμα από την επαφή που θέλουμε να συνδέσουμε και αφού πατήσουμε πάλι στην εντολή Add, όπου εμφανίζεται ο οδηγός όπως στην παρακάτω εικόνα. Διαλέγουμε το κοινωνικό δίκτυο του Facebook, όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το όνομα χρήση και τον κωδικό πρόσβασής μας. Αυτό ήταν, δεν μένει παρά μόνο να ανοίξουμε ένα μήνυμα από την επαφή μας, και στην κάτω περιοχή του Social Connector, βλέπουμε όλη την δραστηριότητα της συγκεκριμένης επαφής μας στο Facebook όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Technorati Tags: Facebook Social Connector Technorati Tags: Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus ”You don’t get to 500 million friends without making a few enemies”
  14. Ωραία, έχουμε δημιουργήσει το έγγραφό μας ή μία παρουσίαση και είμαστε έτοιμοι να το στείλουμε στους αποδέκτες μας. Τι γίνεται όμως όταν κάποιος από τους αποδέκτες μας είναι άτομο με ειδικές ανάγκες; Εδώ, επεμβαίνει το Office 2010 και ο Accessibility Checker. Όπως ο ορθογραφικός έλεγχος που μας προειδοποιεί για τυχόν ορθογραφικά λάθη, έτσι και ο Accessibility Checker, μας προειδοποιεί για συγκεκριμένα θέματα προσβασιμότητας ή για θέματα ανάγνωσης στα αρχεία μας. Κάνοντας έναν Έλεγχο Προσβασιμότητας έχουμε τη δυνατότητα να επιδιορθώσουμε πιθανά προβλήματα που μπορεί να αποτρέπουν άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πρόσβαση στα περιεχόμενα. Επιδιορθώνοντας κάποια θέματα, πιθανόν να χρειαστεί να αλλάξουμε, να μορφοποιήσουμε ή να ενημερώσουμε τα περιεχόμενα των αρχείων μας. Ο Accessibility Checker, μας ενημερώνει για τα θέματα που εντοπίζει, και μας οδηγεί βήμα-βήμα για το πώς θα μπορέσουμε να κάνουμε τα περιεχόμενά μας πιο κατανοητά και αναγνώσιμα από τα άτομα με ειδικές ανάγκες. Μπορεί να υπάρξουν και θέματα τα οποία δεν θέλουμε να επιδιορθώσουμε, γιατί τα έχουμε εκεί για κάποιον συγκεκριμένο λόγο. Απλώς θα παραβλέψουμε τις οδηγίες του Accessibility Checker. O Accessibility Checker, ελέγχει το έγγραφο μας με μία σειρά από πιθανά θέματα όπου οι χρήστες με ειδικές ανάγκες μπορεί να αντιμετωπίσουν. Κάθε θέμα ταξινομείται σαν Errors, Warnings ή Tips. Errors: Ένα μήνυμα Error (Λάθος) παρουσιάζεται όταν το περιεχόμενο από ένα αρχείο το κάνει πολύ δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν. Warnings: Ένα μήνυμα Warnings (Προειδοποίηση) παρουσιάζεται για περιεχόμενο που στις περισσότερες περιπτώσεις αν όχι για όλες, κάνει το αρχείο δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν. Tips: Ένα μήνυμα Tips (Συμβουλή) παρουσιάζεται για περιεχόμενο, όπου ένα άτομο με ειδικές ανάγκες κατανοεί, αλλά θα μπορούσε να παρουσιαστεί ή να οργανωθεί κάπως διαφορετικά για την βελτιστοποιηθεί. Όταν ο Accessibility Checker εντοπίζει ένα θέμα, το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας, παρέχει πληροφορίες γιατί το περιεχόμενο μπορεί να είναι μη κατανοητό. Επιλέγοντας το θέμα, εμφανίζονται οδηγίες για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε ή να το αναθεωρήσουμε. Για να ενεργοποιήσουμε τον Accessibility Checker, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab File (Αρχείο). Επιλέγουμε Info και στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για Διανομή), βλέπουμε στο κάτω μέρος, την προειδοποίηση “Content that people with disabilities find difficult to read”, (Περιεχόμενο όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν). Πατώντας στο βέλος στο κάτω μέρος της εντολής Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα), εμφανίζεται, το πτυσσόμενο μενού όπου επιλέγουμε την εντολή Check Accessibility (Έλεγχος Προσβασιμότητας). Από τη στιγμή που έχουμε κάποια θέματα στο έγγραφο μας, όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν θα εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών με τα θέματα. Για να δούμε λοιπόν και τα τρία μηνύματα προσβασιμότητας που μπορεί να μας προκύψουν: Errors Έχω εισάγει μια εικόνα στο έγγραφο και έχω γράψει και κάποιο κείμενο. Τρέχω τον Accessibility Checker και στο παράθυρο εργασιών εμφανίζονται δύο θέματα. Ας δούμε πρώτα το μήνυμα Error. Εμφανίζεται το κείμενο Missing Alt Text, και από κάτω ακριβώς μας αναφέρει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος. Στις επιπρόσθετες πληροφορίες μας περιγράφει τι είναι ακριβώς το Alternate Text (Εναλλακτικό Κείμενο), και ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε. Αφού ακολουθήσουμε τα βήματα που μας περιγράφει το θέμα Error δεν εμφανίζεται πια. Alternate Text: (Εναλλακτικό Κείμενο). Χρησιμοποιείτε για φυλλομετρητές ιστού, έτσι ώστε όταν περιηγούμαστε πάνω από μία εικόνα εμφανίζεται το κείμενο που έχουμε ορίσει εμείς. Μπορούμε να προσθέσουμε Alt Text σε σχήματα, γραφικά, γραφήματα, πίνακες, εξισώσεις και σε άλλα αντικείμενα. Για να προσθέσουμε Alt Text, απλώς επιλέγουμε το αντικείμενο και με το δεξί κλικ του ποντικιού μας, εμφανίζεται το μενού συντόμευσης Format Picture (Μορφοποίηση Εικόνας) και από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή Alt Text, και στην περιοχή Τίτλος πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα. Θα πρέπει να αποθηκεύσουμε το έγγραφο μας ως HTML, και μετά να ανοίξουμε το έγγραφο μας από τον φυλλομετρητή ιστού για να μπορέσουμε να δούμε το Alt Text, όπως εμφανίζεται παρακάτω. Warnings Από κάτω από το θέμα Warnings εμφανίζεται η προειδοποίηση Objects not Inline (Αντικείμενα όχι σε ευθεία), και από κάτω ακριβώς εμφανίζει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος. Στις επιπρόσθετες πληροφορίες αναγράφει τον λόγο για τον οποίο θα πρέπει να το διορθώσουμε γιατί άτομα με προβλήματα όρασης θα είναι δύσκολο να περιηγηθούν σε κείμενο που δεν είναι σε ευθεία με το αντικείμενο. Ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το διορθώσουμε, δηλαδή να εφαρμόσουμε αναδίπλωση κειμένου στο αντικείμενο σε Ευθεία με το Αντικείμενο. Tips Τα Tips (Συμβουλή), δεν εμφανίζονται πάντα, αλλά μόνο όταν ο Accessibility Checker, θεωρεί ότι θα μπορούσαμε να αναδιοργανώσουμε κάπως τη δομή ή συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου ώστε να γίνουν πιο κατανοητά σε άτομα με ειδικές ανάγκες. Στην πιο πάνω εικόνα βλέπουμε να εμφανίζεται τα Tips, και συγκεκριμένα για δύο πίνακες που έχω εισάγει στο έγγραφό μου. Πατώντας πάνω στην πρώτη περίπτωση του πίνακα, στην κάτω περιοχή με τις επιπρόσθετες πληροφορίες, μου αναφέρει γιατί να τα φτιάξω. “Η διάταξη από έναν πίνακα θα πρέπει να παρουσιάζει πληροφορίες σε μία κατανοητή σειρά από το πρώτο κελί έως το τελευταίο”. Στην περιοχή How to Fix αναφέρει πώς πρέπει να βεβαιωθούμε πώς το κείμενο στον πίνακα μας είναι σε μία σειρά έτσι ώστε να είναι κατανοητό. Επίσης υπάρχει και μία σημείωση, που αναφέρει ότι θα μπορούσαμε να εφαρμόσουμε διάφορα Στυλ Πίνακα, για την καλύτερη εμφάνιση των πληροφοριών μας. Ο αριθμός των Errors, Warnings, και Tips που εμφανίζει ο Accessibility Checker δεν είναι περιορισμένος. Technorati Tags: Accessibility Checker Technorati Tags: Έλεγχος Προσβασιμότητας Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
  15. Τα Data bars (Γραμμές Δεδομένων) μας προσφέρουν ένα είδος προσαρμοσμένης μορφοποίησης ή μορφοποίησης υπό όρους, όπου έχουμε τη δυνατότητα να αναλύσουμε τις τιμές των δεδομένων σε μία περιοχή κελιών στο Excel 2010. Οι βελτιώσεις στα data bars μας επιτρέπουν να συμπεριλάβουμε και αρνητικές τιμές, όπου εφαρμόζοντας μία μορφοποίηση με τη χρήση τους, έχουμε τη δυνατότητα να κατανοήσουμε και να αναλύσουμε τα δεδομένα μας πιο εύκολα. Με ποιές από τις παρακάτω δύο εικόνες μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τις τιμές των δεδομένων; Α περίπτωση. Β περίπτωση. Κάπως καλύτερα τα πράγματα στη δεύτερη περίπτωση. Μπορούμε να παρατηρήσουμε τα εικονίδια στη στήλη Συνόλου και με μία ματιά καταλαβαίνουμε ότι με το πράσινο σημάδι ελέγχου οι πωλήσεις πάνε καλά, ενώ με το κόκκινο Χ καταλαβαίνουμε ότι οι πωλήσεις πήραν την κάτω βόλτα. Τα εικονίδια αυτά δεν είναι σύμβολα που έχω εισάγει σε κάθε κελί, αλλά όλη η στήλη έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με κάποια κριτήρια που έχω ορίσει εγώ, φυσικά με την βοήθεια των Data Bars. Παρακάτω περιγραφώ τα βήματα για να δημιουργήσουμε τα data bars που εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα. Επιλέγουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε να μορφοποιήσουμε με data bars. Αφού έχει επιλεγεί η περιοχή, από το Tab Home (Αρχικό) μεταβαίνουμε στην περιοχή Styles (Στυλ) και πατάμε στο βελάκι δεξιά της εντολής Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) για να αναπτύξουμε το διαθέσιμο μενού. Από το μενού διαλέγουμε Data Bars (Γραμμές Δεδομένων) και από το υπομενού επιλέγουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν εκεί. Καθώς πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από κάποιο στυλ βλέπουμε και την προεπισκόπηση στην περιοχή κελιών που έχουμε επιλέξει. Κάνουμε κλικ στο στυλ που θέλουμε. Αφού έχουμε εφαρμόσει ένα στυλ Data Bars στην περιοχή που θέλαμε, όπως είναι η περιοχή επιλεγμένη μεταβαίνουμε πάλι στην εντολή Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) και διαλέγουμε την εντολή Manage Rules (Διαχείριση Κανόνων), όπου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου του Conditional Formatting Rules Manager. Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε το κουμπί Edit Rule (Επεξεργασία Κανόνα), όπου εμφανίζεται το επόμενο πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στην περιοχή Select a Rule Type “Επιλογή τύπου κανόνα” επιλέγω Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους”. Στην περιοχή Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση την τιμή τους” αναπτύσσω το βέλος δεξιά της εντολής Format Style “Στυλ Μορφοποίησης” και διαλέγω από τις κατηγορίες τα Icon Sets (Σύνολα Εικονιδίων). Ακριβώς από κάτω αναπτύσσω το βέλος στα δεξιά της εντολής Icon Style “Στυλ Εικονιδίων” και επιλέγω το στυλ που επιθυμούμε. Αφού έχω κάνει τις ρυθμίσεις με τα στυλ εικονιδίων που θέλουμε μένει μόνο να ορίσουμε τα κριτήρια μας, περιοχή που βρίσκεται στο δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου. Αφού ορίσω τα κριτήρια μου όπως εμφανίζονται και στην πιο πάνω εικόνα, πατάω το πλήκτρο ΟΚ και στα δύο παράθυρα και επιστρέφω στο φύλλο εργασίας για να δω τα αποτελέσματα. Τι συμβαίνει όμως όταν έχουμε και αρνητικές τιμές στο φύλλο εργασίας μου; Ακολουθούμε τα τρία πρώτα βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Δηλαδή επιλέγω την περιοχή μου, διαλέγω την εντολή Conditional Formatting, και επιλέγουμε από την περιοχή Data Bars ένα από τα διαθέσιμα Στυλ και αμέσως στην περιοχή με τα δεδομένα μας βλέπουμε την πιο κάτω εικόνα. Στα κελιά που υπάρχουν οι τιμές βλέπουμε ότι έχει χωριστεί από μία διακεκομμένη γραμμή, και οι τιμές που έχουν το αρνητικό πρόσημο εμφανίζουν μία κόκκινη μπάρα προς τα αριστερά, οπότε καταλαβαίνουμε ότι πρόκειται για αρνητικές τιμές. Εάν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τις στήλες με διαφορετικά χρώματα επιλέγουμε την περιοχή μας και διαλέγουμε πάλι την εντολή Manage Rules. Εμφανίζεται το γνωστό παράθυρο Conditional Formatting Rules Manager όπου επιλέγουμε την εντολή Edit Rule. Διαλέγοντας την εντολή Edit Rule εμφανίζεται το παράθυρο Edit Formatting Rule “Επιλογή Τύπου Κανόνα”. Στο κάτω μέρος πατάμε στο κουμπί Negative Value and Axis για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε πώς θα θέλαμε να εμφανίζονται οι αρνητικές τιμές μας. Ολοκληρώνουμε τι ρυθμίσεις μας και πατάμε ΟΚ σε όλα τα πλαίσια διαλόγου για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας για να δούμε τα αποτελέσματα. Η Μορφοποίηση Υπό Όρους με τα περισσότερα χαρακτηριστικά υπήρχε και στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel, απλώς στο Excel 2010 υπάρχει η δυνατότητα της προχωρημένης μορφοποίησης για τους αρνητικούς αριθμούς. Όταν θελήσουμε να απαλείψουμε τις Μορφοποιήσεις απλώς μεταβαίνουμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους και στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού υπάρχει η εντολή Clear Rules (Απαλοιφή Κανόνων) και διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Όπως απαλοιφή από επιλεγμένα κελιά ή απαλοιφή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας. Technorati Tags: Data Bars Technorati Tags: Conditional Formatting Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
  16. Batman, Superman, Spiderman όλοι τους ήρωες. Γνωρίστε τώρα και τον Ribbon Hero!!!! Το Ribbon Hero είναι ένα παιχνίδι για το Office 2007 και για το Office 2010 και περιλαμβάνει τις εφαρμογές Word, PowerPoint, Excel και OneNote. Έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορέσουμε βελτιώσουμε τις ικανότητες μας και τις γνώσεις μας στο Office. Εάν νοιώθετε ότι το Office μπορεί να κάνει πολύ πιο περισσότερα από ότι εσείς γνωρίζετε τότε το Ribbon Hero είναι για εσάς. Παίξτε παιχνίδια, κοντραριστείτε με άλλους, μαζέψτε πόντους, καθώς θα βελτιώνεται τις γνώσεις σας στο Office και διασκεδάστε μαθαίνοντας τα καινούργια χαρακτηριστικά.. Το Ribbon Hero κατασκευάστηκε στα Office Labs και είναι διαθέσιμο για κατέβασμα από την εξής διεύθυνση: http://www.officelabs.com/ribbonhero Αφού κατεβάσουμε το εκτελέσιμο αρχείο, το τρέχουμε για να το εγκαταστήσουμε. Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου πατάμε στο κουμπί Finish. Προς το παρόν ο Ribbon Hero είναι διαθέσιμο μόνο στην Αγγλική γλώσσα. Όταν ανοίξουμε είτε το Word, Excel, PowerPoint ή το OneNote, ο Ribbon Hero εμφανίζεται στα δεξιά της Κορδέλας στο Tab Αρχικό.Πατώντας στο εικονίδιο του Ribbon Hero, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα έχω πατήσει στο Ribbon Hero από την εφαρμογή του Word. Βλέπουμε ότι το Σκορ Επίτευξης μου στο Word είναι 0 από 432, γιατί το τρέχω για πρώτη φορά. Ακριβώς από κάτω βλέπω τις κατηγορίες των πόντων και τους συνολικούς πόντους που θα πρέπει να συγκεντρώσω σε κάθε κατηγορία. Στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται μία πρόκληση που μπορώ να δεχτώ να παίξω. Πατάω λοιπόν στο κουμπί Play Challenge για να ξεκινήσει η πρόκληση. Στην περιοχή με τα κόκκινα γράμματα αναγράφεται η πρόκληση την οποία θα πρέπει να αντιμετωπίσουμε. Στο συγκεκριμένο μου έχει ανατεθεί εάν μπορώ να κάνω έναν ορθογραφικό έλεγχο. Υπάρχουν τριών ειδών λαθών τα οποία θα πρέπει να διορθώσω χρησιμοποιώντας το δεξί κλικ του ποντικιού μου. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών σχετικά με το Ribbon Hero και την κατηγορία της ερώτησης. Εάν δεν γνωρίζω την απάντηση μπορώ να πατήσω πάνω στο κουμπί Hint (Υπόδειξη), για να με βοηθήσει. Κάνω λοιπόν δεξί κλικ στο πρώτο λάθος το οποίο πρόκειται για γραμματικό λάθος και το διορθώνω. Αφού έχω επιλέξει τη σωστή απάντηση, αμέσως ακούγεται ένας ήχος επιβράβευσης και μπαλόνια αιωρούνται στο παράθυρο εργασιών όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εδώ έχω διορθώσει δύο λάθη από τα τρία που μου ζητούσε η πρόκληση και βλέπουμε από την έντονη γραφή ότι έχουμε κάνει τις σωστές επιλογές. Αφού εκτελέσω και την τρίτη πρόκληση και την κάνω σωστά αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου επιβράβευσης. Δέχομαι λοιπόν τα Συγχαρητήρια για τη συγκεκριμένα κατηγορία της πρόκλησης. Μπορώ να ξαναδοκιμάσω πάλι την ίδια πρόκληση, ή να μεταβώ πίσω στο Ribbon Hero για μία καινούργια πρόκληση. Επίσης αναγράφονται και οι βαθμοί που κέρδισα από την συγκεκριμένη πρόκληση.Αφού επιστρέψουμε στο Ribbon Hero, εμφανίζεται η το αρχικό πλαίσιο διαλόγου όπου παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει η βαθμολογία μου και εάν θέλω να δεχτώ την νέα πρόκληση. Εάν επιθυμούμε μπορούμε να επιλέξουμε να συνδεθούμε στο Facebook πατώντας στο πάνω αριστερό μέρος του παραθύρου για να προκαλέσουμε φίλους ή συναδέλφους. Πατώντας στο εικονίδιο του Facebook, πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας για να συνδεθεί ο Ribbon Hero με το Facebook. Αφού συνδεθούμε επιτυχώς, το πλαίσιο διαλόγου του Ribbon Hero μας επιτρέπει να προσκαλέσουμε άτομα για να “κοντραριστούμε”. Για να διαλέξουμε άλλη εφαρμογή εκτός από το Word, για παράδειγμα PowerPoint, θα πρέπει να αναζητήσουμε από το μενού Έναρξη – Όλα τα Προγράμματα – Microsoft Labs και Ribbon Hero. Αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε την εφαρμογή με την οποία θέλουμε να παίξουμε. Όλοι μας λοιπόν μπορούμε να γίνουμε Ήρωες!!!!!!!!!!!!! Technorati Tags: Ribbon Hero Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Μπορείτε να δείτε και ένα demo που έφτιαξα σχετικά με τον Ribbon Hero για τις εφαρμογές του Word και PowerPoint παρακάτω :
  17. philippe

    Text to Speech

    Σε προηγούμενο post μου, είχα αναφερθεί για τις δυνατότητες που μας δίνει το Word 2010 σχετικά με τις επιλογές Μετάφρασης. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να εκφωνήσουμε αυτά που μεταφράσαμε και δεν διαθέτουμε και την πιο κατάλληλη προφορά; Don’t worry be happy!!! Το Office 2010 είναι εδώ. Η Microsoft έχει ενσωματώσει το εργαλείο Speak που χρησιμοποιεί το Microsoft’s Text-to-Speech (TTS) engine. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας, να πληκτρολογήσουμε την πρόταση μας και αφού την επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Speak και ακούμε την εκφώνηση. Η φωνή είναι γυναικεία, οπότε οι πιθανότητες να προσελκύσουμε την προσοχή των αναγνωστών είναι περισσότερες από μία αντρική φωνή. Θα περιγράψω τα βήματα για να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak και πώς θα ακούσουμε την μετάφραση. Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο) και επιλέγουμε Options (Επιλογές) για να ενεργοποιήσουμε τις επιλογές του Word. Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Word Options (Επιλογές του Word), όπου μεταβαίνουμε στην κατηγορία Customize Ribbon (Προσαρμογής της Κορδέλας), διαδικασία την οποία έχω περιγράψει σε προηγούμενο Post. Από το την περιοχή Choose commands from: (Επιλογή εντολών από, αναπτύσσουμε το πτυσσόμενο μενού και επιλέγουμε να εμφανιστούν όλες οι εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα (Commands Not in the Ribbon). Με τη λαβή κύλισης, προχωράμε προς τα κάτω για να βρούμε την εντολή Speak (οι εντολές είναι σε αλφαβητική σειρά, οπότε κυλάμε αρκετά προς τα κάτω) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Για να προσθέσουμε την εντολή θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα Custom Group (Προσαρμοσμένο Γκρουπ) σε ένα ήδη υπάρχον Tab της Κορδέλας ή να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Tab, ειδάλλως εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας προειδοποιεί πως οι Εντολές μπορούν να προστεθούν μόνο σε προσαρμοσμένα γκρουπ. Στην παρακάτω εικόνα έχω προσθέσει την εντολή Speak στο Tab Review (Αναθεώρηση). Αφού πατήσω ΟΚ στα πλαίσια διαλόγου και επιστρέψω στο έγγραφό μου μεταβαίνω στο Tab Review για να εντοπίσω την εντολή Speak. Τα δύσκολα περάσανε, οπότε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πληκτρολογήσουμε το κείμενο μας εάν δεν το έχουμε ήδη κάνει, να επιλέξουμε την λέξη, πρόταση ή παραγράφους που θέλουμε να εκφωνηθούν και να πατήσουμε στην εντολή Speak και να απολαύσουμε την αφήγησή μας. Άλλος τρόπος για να ακούσουμε την εκφώνηση της αφήγησης, είναι να έχουμε ενεργοποιήσει τον Mini Translator και απλώς επιλέγοντας την πρόταση περιμένουμε να ενεργοποιηθεί ο Mini Translator με την μετάφραση του επιλεγμένου κειμένου και να πατήσουμε στο κουμπί Play, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε επίσης να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak με τη χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου. Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + R (ενεργοποιείται το Tab Review) και μετά πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + Y και ακούμε την εκφώνηση. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε επιλέξει το κείμενο. Η εντολή Speak υπάρχει και στο Excel 2010, και στο PowerPoint 2010. Για να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας ακολουθούμε τα ίδια βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Παρακάτω εμφανίζεται η εντολή Speak στο Excel 2010. Ενεργοποιώντας την εντολή By Columns (Με Στήλες) ξεκινάει η εκφώνηση με βάση τα περιεχόμενα της πρώτης στήλης και ακολούθως μεταφέρεται στην επόμενη στήλη κτλ. Ενεργοποιώντας την εντολή By Rows (Με Γραμμές), ξεκινάει η εκφώνηση από το πρώτο κελί της πρώτης γραμμής που υπάρχουν δεδομένα, ακολουθεί το επόμενο κελί κτλ. Όταν φτάσει στο τελευταίο κελί της γραμμής ξεκινάει από την αμέσως επόμενη γραμμή και συνεχίζει. Ενεργοποιώντας την εντολή On Enter, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε κάτι, πατώντας το πλήκτρο Enter θα ακούγεται και η εκφώνηση. Στο παρακάτω video μπορείτε να το διαπιστώσετε και εσείς οι ίδιοι. Υποστηριζόμενα λειτουργικά συστήματα είναι τα εξής: Windows 7; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista Μπορείτε να το κατεβάσετε από την παρακάτω διεύθυνση σε περίπτωση που δεν έχετε το Office 2010: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=674356c4-e742-4855-b3cc-fc4d5522c449&displaylang=en Για να εγκαταστήσετε και άλλες γλώσσες αφήγησης μεταβείτε στην ακόλουθη διεύθυνση και διαλέξτε αυτή που θεωρείται κατάλληλη. Προς το παρόν δεν υπάρχει στα ελληνικά. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=F704CD64-1DBF-47A7-BA49-27C5843A12D5&displaylang=en Technorati Tags: Text to Speech Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Εκφώνηση Κειμένου Technorati Tags: SystemPlus
  18. Δεν πρόκειται για το έργο Lost in Translation που πρωταγωνιστούσε ο Bill Murray, αλλά για τις δυνατότητες μετάφρασης που μας παρέχει το Word 2010. Το αναβαθμισμένο εργαλείο μετάφρασης του Office είναι το καταλληλότερο για να παίρνετε την ουσία ενός εγγράφου και για να ελέγχεται φράσεις σε ξένες γλώσσες. Μπορείτε να στείλετε ένα ολόκληρο έγγραφο για μετάφραση στον φυλλομετρητή σας, να μεταφράσετε μία περιοχή και να εμφανιστεί η μετάφραση στο research pane, ή να χρησιμοποιήσετε τον καινούργιο Mini-Translator για κείμενο που βρίσκεται μέσα στο έγγραφο. Τα εργαλεία βρίσκονται στο Tab Review (Αναθεώρηση) στο Word, Excel και PowerPoint. Στο Outlook βρίσκεται στο Tab Μηνύματος (Message). Μόνο όμως στο Word υπάρχουν και τα τρία εργαλεία. Μετάφραση Εγγράφου, Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου, Mini Μεταφραστής. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τις τρεις αυτές επιλογές. Θα πρέπει όμως να καθορίσουμε από ποιά σε ποιά γλώσσα θα μεταφραστεί το κείμενο (όπου εξηγώ στο τέλος) και θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί. Το Office μπορεί να διαχειριστεί μία μεγάλη γκάμα από γλώσσες, περιλαμβάνοντας και γλώσσες που γράφονται από δεξιά στα αριστερά. Πρώτη Επιλογή: Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί και από το Tab Review (Αναθεώρησης), επιλέγουμε από ποια σε ποια γλώσσα θα μεταφραστεί και μετά διαλέγουμε Μετάφραση Γλώσσας, όπου εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα που μας ενημερώνει ότι το Word θα στείλει το έγγραφο για μετάφραση στο Διαδίκτυο και εάν επιθυμούμε να σταλεί ή όχι. Έπειτα ανοίγει ο Explorer και το κείμενό μας εμφανίζεται μεταφρασμένο στο Wordlingo. Δεύτερη Επιλογή: Διαλέγουμε μία λέξη ή ένα μέρος κειμένου και διαλέγουμε Translate Selected Text (Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου) και δεξιά ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών όπου εμφανίζεται η μετάφραση. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την παρακάτω πρόταση, έχω διαλέξει την εντολή μετάφραση επιλεγμένης πρότασης και αμέσως στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται η μετάφραση. Τρίτη Επιλογή: Πολύ απλό και πολύ χρήσιμο εργαλείο. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να διαλέξουμε την εντολή Mini translator και πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τη λέξη ή την πρόταση και αμέσως εμφανίζεται η μετάφραση, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Όπως βλέπουμε στην πιο πάνω εικόνα, εάν διαλέξω Expand, αμέσως ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών με την μετάφραση του κειμένου εκεί. Έχω επίσης τη δυνατότητα να αντιγράψω το μεταφρασμένο κείμενο απλώς πατώντας πάνω στο κουμπί της αντιγραφής και μετά να το επικολλήσω στο σημείο που θέλω. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις γλώσσες από και προς μετάφραση για τις επιλογές μετάφρασης του Εγγράφου και για τον Mini Translator, απλώς διαλέγουμε Translate (Μετάφραση) και διαλέγουμε Choose Translation Language (Επιλογές Μετάφρασης Γλώσσας) και κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Mini Translator Technorati Tags: Μετάφραση στο Word
  19. .doc to .docx .xls to .xlsx .ppt to .pptx Εάν ανοίξουμε κάποιο έγγραφο που έχει δημιουργηθεί σε προγενέστερη έκδοση του Word, τότε αυτό ανοίγει σε compatibility mode (Κατάσταση Συμβατότητας). Ωστόσο, έχουμε τη δυνατότητα να το μετατρέψουμε πολύ απλά και γρήγορα σε Word 2010, ώστε να ενεργοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες που μας προσφέρει η καινούργια έκδοση της επεξεργασίας κειμένου. Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μία παρουσίαση που έχουμε δημιουργήσει με μία παλιότερη έκδοση, το Office 2010 το ανοίγει κανονικά εμφανίζοντας τα περιεχόμενά του, απλώς δίπλα από το όνομα του αρχείου στη γραμμή τίτλου, εμφανίζεται το κείμενο Compatibility Mode (Κατάσταση Συμβατότητας), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Τι κάνουμε από εδώ και στο εξής; Όπως έχουμε ανοιχτό το έγγραφό μας, μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο, και διαλέγουμε την κατηγορία Info (Πληροφορίες), όπου εδώ μπορούμε να δούμε πληροφορίες για το έγγραφό μας. Από δεξιά βλέπουμε κάποιες πληροφορίες, αλλά βλέπουμε και το κείμενο που αναγράφει Compatibility Mode. Εάν διαβάσουμε ακριβώς την περιγραφή θα δούμε ότι αναφέρει τα εξής : “Κάποια χαρακτηριστικά έχουν απενεργοποιηθεί για να αποτραπούν πιθανά προβλήματα καθώς δουλεύουμε με προγενέστερες εκδόσεις του Office. Εάν μετατρέψουμε αυτό το αρχείο, θα ενεργοποιηθούν αυτά τα χαρακτηριστικά, αλλά μπορεί να υπάρχουν επιπτώσεις στη διάταξη του εγγράφου μας”. Όταν λοιπόν πατήσουμε στο κουμπί convert (μετατροπή), εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας αναφέρει τα εξής: “Αυτή η ενέργεια θα μετατρέψει το έγγραφό στην πιο καινούργια του μορφή. Η διάταξη του εγγράφου ενδέχεται να αλλάξει. Η μετατροπή μας επιτρέπει να χρησιμοποιήσουμε όλα τα νέα χαρακτηριστικά του Word, και μειώνει το μέγεθος του αρχείου. Αυτό το έγγραφο θα αντικατασταθεί από την καινούργια του εκδοχή”. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, παρατηρούμε ότι στη γραμμή τίτλου δεν έχει αλλάξει ακόμα η επέκταση του εγγράφου. Όταν όμως πατήσουμε στο κουμπί αποθήκευση θα δούμε ότι αλλάζει και αντικαθιστάτε με τη μορφή .docx. Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο στο Word 2010, ανοίγει σε μία από τις τρείς ακόλουθες μορφές: Word 2010 Word 2007 Compatibility Mode Word 97-2003 Compatibility Mode Για να διαπιστώσουμε σε ποιό mode είναι το έγγραφο, απλώς ελέγχουμε την γραμμή τίτλου για να δούμε εάν αναγράφει Compatibility Mode, μετά το όνομα του αρχείου. Εάν ναι, τότε το έγγραφο είναι είτε σε μορφή Word 2007 ή σε μορφή Word 97-2003. Για να διαπιστώσουμε σε ποιό είναι ακλουθούμε τα παρακάτω βήματα. Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο. Κάνουμε κλικ στην κατηγορία Info. Στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για διανομή), κάνουμε κλικ στο Check for Issues (έλεγχος για θέματα), και μετά κάνουμε κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας) . 4. Κάνοντας κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας), εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο διαλόγου. Ένα σημάδι ελέγχου εμφανίζεται δίπλα στο όνομα από τη συμβατότητα που βρίσκεται το έγγραφο. Εάν στη γραμμή τίτλου δεν εμφανίζεται το Compatibility Mode σημαίνει ότι βρισκόμαστε στην έκδοση του Word 2010 και όλα τα χαρακτηριστικά του προγράμματος είναι διαθέσιμα. Compatibility Mode για το Excel Όταν έχουμε ένα βιβλίο εργασίας του Excel προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω. Μόλις φτάσουμε στο τελικό βήμα και πατήσουμε το πλήκτρο OΚ, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου που μας αναφέρει ότι η αλλαγή έγινε επιτυχώς, και ότι για να χρησιμοποιήσουμε τα καινούργια χαρακτηριστικά της νέας μορφής αρχείων θα πρέπει να κλείσουμε και να ξανανοίξουμε το βιβλίο εργασίας. Πατώντας ΟΚ, το βιβλίο εργασίας κλείνει και ξανανοίγει με τη καινούργια του μορφή. Η προγενέστερη έκδοση έχει αντικατασταθεί από την νεότερη. Compatibility Mode για το PowerPoint Όταν έχουμε μία παρουσίαση του PowerPoint προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα, μόλις πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, με επιλεγμένο τύπο αρχείου της νέας έκδοσης. Εδώ θα πρέπει να καθορίσουμε όνομα και θέση αρχείου, με αποτέλεσμα όταν πατήσουμε ΟΚ για αποθήκευση, να έχουμε δύο εκδόσεις του ίδιου αρχείου. Technorati Tags: Compatibilty Mode Technorati Tags: .doc to .docx Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus
  20. Μικρό αλλά θαυματουργό. Όλοι πιστεύω ότι γνωρίζετε την περιοχή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), στο πάνω αριστερό μέρος των προγραμμάτων του Office 2007 και 2010. Αυτήν την περιοχή μπορούμε να την αναδιοργανώσουμε και να βάλουμε κάποιες εντολές εκεί που χρησιμοποιούμε συχνά. Για να παράδειγμα όταν είμαστε στο Outlook και θέλουμε να πατήσουμε στο κουμπί Αποστολή και Λήψη όλων των Μηνυμάτων, πρέπει να μεταφερθούμε στο τμήμα της Κορδέλας που αναφέρεται ως Αποστολή/Λήψη ( Send / Receive) και να διαλέξουμε εκεί την κατάλληλη εντολή. Με την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης όμως, έχουμε τη δυνατότητα να προσθαφαιρέσουμε όποια εντολή θέλουμε στη στιγμή. Για να το κάνουμε αυτό έχουμε τις εξής δύο επιλογές: Πρώτον: Να αναπτύξουμε το βελάκι στα δεξιά της περιοχής και να ενεργοποιήσουμε κάποιες ήδη υπάρχουσες εντολές, όπου αμέσως θα εμφανιστούν στη γραμμή εργαλείων. Μπορούμε εάν το επιθυμούμε να ενεργοποιήσουμε όλες τις εντολές. Δεύτερο: Να αναπτύξουμε το βελάκι πάλι στα δεξιά της περιοχής και να διαλέξουμε την εντολή Προσαρμογή της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Customize Quick Access Toolbar) ή να διαλέξουμε την εντολή Περισσότερες Εντολές (More Commands) στο κάτω μέρος του μενού. Διαλέγοντας είτε το έναν τρόπο είτε τον άλλον, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου, όπου υπάρχουν μερικές ακόμα διαθέσιμες εντολές. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι έχει επιλεγεί η κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και δίπλα τις διαθέσιμες εντολές. Εάν θέλουμε περισσότερες εντολές απλώς ανοίγουμε το πτυσσόμενο μενού όπου εμφανίζονται οι εντολές από όλα τα μενού που έχουμε διαθέσιμα. Στο σημείο αυτό προσθέτουμε ή αφαιρούμε αντίστοιχες εντολές από τη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης πατώντας αντίστοιχα στα κουμπιά Προσθήκη ή Αφαίρεση. Όταν έχουμε ολοκληρώσει τη διαδικασία πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και ότι έχουμε επιλέξει εμφανίζεται στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Μία ακόμα δυνατότητα της περιοχής αυτής είναι να εμφανίζεται η περιοχή αυτή κάτω από την κορδέλα και όχι στο πάνω αριστερό μέρος όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Πολύ καλή εντολή της περιοχής αυτής για το Outlook είναι η εντολή Εύρεση Επαφής (Find a Contact), όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μία διεύθυνση ή το όνομα μιας επαφής απλά και γρήγορα και αμέσως εμφανίζεται μπροστά σας. Εάν έχετε παραπάνω από μία επαφή ή διεύθυνση με τα ίδια στοιχεία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου απλώς επιλέγετε την κατάλληλη επαφή και αμέσως εμφανίζεται η επαφή με όλες τις λεπτομέρειες στην οθόνη. Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Quick Access Toolbar Technorati Tags: Γρήγορη Πρόσβαση Technorati Tags: Microsoft Office
  21. Το Outlook Hotmail Connector, επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση και διαχείριση του λογαριασμού τους στο Windows Live Hotmail ή στο Microsoft Office Live Mail. Πρόσβαση και διαχείριση όχι μόνο της αλληλογραφίας τους αλλά και των επαφών τους και του ημερολογίου τους. Όλα αυτά, χωρίς να φεύγουμε καθόλου από το Outlook. Είναι συμβατό με το Outlook 2003, 2007 και το 2010. Τι ακριβώς μας προσφέρει; Εύκολη διαχείριση του λογαριασμού μας στο Windows Live Hotmail. Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα και μόνο μέρος. Διαχείριση των επαφών μας από το Windows Live Account. Διαχείριση και συγχρονισμός των ημερολογίων μας μέσα από το Outlook. Επιπρόσθετες επιλογές για να μην λαμβάνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα. Όταν είχαμε μηνύματα στο Windows Live, έπρεπε να συνδεθούμε εκεί για να τα δούμε, όπως επίσης και τις επαφές μας και το ημερολόγιό μας. Μετά ξαναπηγαίναμε στο Outlook για να δούμε και εκεί τα ίδια πράγματα. Όλες αυτές οι κινήσεις είναι πια παρελθόν.. Παρακολούθηση των μηνυμάτων μας μέσα στο Outlook μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε. Με τη σύνδεση και την οργάνωση των μηνυμάτων μας, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητες που μας παρέχει, όπως Απευθείας Αναζήτηση και επίσης να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας ακόμα και όταν είμαστε offline. Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το τοπικό μου γραμματοκιβώτιο και πιο κάτω τον λογαριασμό μου στο Windows Live. Βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε το Hotmail Connector. 1. Μεταβαίνουμε στην τοποθεσία ιστού για να το κατεβάσουμε: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en Ανάλογα με έκδοση του λειτουργικού πού έχουμε διαλέγουμε 32bit ή 64bit. 2. Αφού το εγκαταστήσουμε και ανοίξουμε το Outlook ξανά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα λογαριασμό Hotmail. 3. Στο επόμενο βήμα προσθέτουμε τα στοιχεία του λογαριασμού μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για την ολοκλήρωση. Τόσο απλή διαδικασία. Μετά από λίγο θα εμφανιστεί και ο άλλος μας λογαριασμός κάτω από το τοπικό γραμματοκιβώτιο. Γιατί να μπούμε σε όλη αυτή τη διαδικασία; Πρώτον: Ο λογαριασμός μας στο Hotmail, εμφανίζεται και μέσα στο Outlook, οπότε μπορούμε να μεταφερόμαστε ανά πάσα στιγμή από τον έναν λογαριασμό στον άλλο γρήγορα και απλά για έλεγχο νέων μηνυμάτων. Δεύτερον: Οι επαφές μας από το Windows Live Hotmail είναι διαθέσιμες και στο Outlook. Μπορούμε να δούμε όλες τις επαφές που έχουμε στο λογαριασμό Windows Live Hotmail και μέσα στο Outlook. Με την οργάνωση των επαφών μας στο Outlook, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα τις διαχείρισης των επαφών μας. Όπως την καινούργια Business Card View, Άμεση Αναζήτηση και τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τις επαφές μας με διαφορετικά κριτήρια, όπως για παράδειγμα τοποθεσία ή χρώμα κατηγορίας. Επιπρόσθετα ότι αλλαγές εφαρμόσουμε σε μία επαφή, θα συγχρονιστεί αυτόματα με το λογαριασμό μας στο Windows Live Hotmail. Τρίτον: Συγχρονισμός του ημερολογίου μας από το Windows Live Calendar στο Outlook Με το Outlook Hotmail Connector, μπορούμε να δούμε τα ημερολόγια μας από το Windows Live Calendar μέσα στο Microsoft Office Outlook, συμπεριλαμβανομένου και ημερολόγια ατόμων που το έχουν μοιραστεί μαζί μας. Με την διαχείριση του ημερολογίου μας στο Outlook μπορούμε να: Εκμεταλλευτούμε το πλεονέκτημα που μας προσφέρει η Διαχείριση Χρόνου (time management) χαρακτηριστικό που μας προσφέρει το Outlook, όπου μπορούμε να δούμε πολλαπλά ημερολόγια στο Outlook ταυτόχρονα. Μπορούμε να δούμε εργασίες με σημαίες από κάτω από τις συναντήσεις μας στις ημέρες που πρόκειται να λήξουν. Να κατηγοριοποιήσουμε ραντεβού με διαφορετικές κατηγορίες χρωμάτων. Επιπρόσθετα, ότι αλλαγές κάνουμε στο ημερολόγιο μας στο Windows Live μέσα από το Outlook, αυτές αυτόματα θα συγχρονιστούν με την έκδοση του ημερολογίου που διαθέτουμε λογαριασμό στο Windows Live. Μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε το ημερολόγιο Windows Live στο Outlook, ωστόσο το ημερολόγιο μας στο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Windows Live. Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει δύο ημερολόγια. Το πρώτο είναι το ημερολόγιο του Outlook, και το δεύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο που διαθέτω στο Windows Live. Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτω ένα συμβάν στο ημερολόγιο του Windows Live. Καταχωρώ όλα τα στοιχεία που θέλω και μετά πατάω στο κουμπί Αποθήκευση, όπου βλέπω το συμβάν να προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live. Μετά μεταβαίνω στο γραμματοκιβώτιο μου στο Outlook, όπου μετά από λίγα δευτερόλεπτα ενημερώνεται και αμέσως το συμβάν προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live μέσα στο Outlook και εμφανίζεται η προεπισκόπηση του μηνύματος από το Windows Live Alerts. Όταν θα πλησιάσει η χρονική διάρκεια που έχω καθορίσει, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου της υπενθύμισης κανονικά όπως θα έκανε και στο Outlook. Άλλα πλεονεκτήματα: Όσους έχουμε σε Ασφαλή Λίστα Αποστολέων και σε Αποκλεισμένους Αποστολείς είναι συγχρονισμένοι και με το Outlook και με το Hotmail. Αποστολή / Παραλαβή εργασιών όπως κάνουμε κανονικά στο Outlook. Ο λογαριασμός του Hotmail, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Outlook. Οι κανόνες που έχουμε εφαρμόσει στο Hotmail, εφαρμόζονται και στο Outlook, ακόμα και εάν δεν είναι ο πρωτεύον λογαριασμός μας. Technorati Tags: Outlook Hotmail Connector Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Mail
  22. Πόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα. Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά. Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων. Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση. Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου. Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All. Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος. Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω. Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής) Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ. Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής. Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα) Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια. Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη. Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε. Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί. Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά) Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator. Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”. External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού. External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού. Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής: Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει. Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια. Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips. Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα. Ετικέτες Technorati: MailTips Ετικέτες Technorati: Outlook 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: Κέντρο Πληροφορικής
  23. philippe

    It is coming…

    Επιτέλους κυκλοφορεί… Όλοι αναμένουν την επίσημη κυκλοφορία του Microsoft Office 2010 και το promotion καλά κρατεί. Ανακάλυψα αυτό το βίντεο στο Youtube, όπου είναι πράγματι απολαυστικό Ούτε το Matrix να ήταν, μιλάμε για υπερπαραγωγή. Απλώς απολαύστε το trailer πατώντας στο παρακάτω link ή δείτε το trailer απευθείας από εδώ εάν δουλεύει. Office 2010 Trailer Επίσης μπορείτε να γίνετε και fan στο Facebook, στο παρακάτω link για να κάνετε help spread office 2010: http://www.facebook.com/pages/Office-2010/210058800384?ref=ts&v=wall#!/notes/office-2010/help-spread-office-2010-the-movie/108686100457 Ετικέτες Technorati: The Movie Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus
  24. Ένα πολύ καλό χαρακτηριστικό στο Outlook 2010 έχει σχέση με τις επαφές μας. Εάν πλοηγηθούμε πάνω στο όνομα μιας επαφής μας στο πεδίο Από: μέσα σε ένα μήνυμα, παρατηρούμε ότι εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο με κάποιες ενέργειες τις οποίες μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για αυτήν την επαφή. Εάν αναπτύξουμε το βελάκι στη κάτω δεξιά γωνία θα φανούν και κάποιες επιπρόσθετες πληροφορίες όπως τηλέφωνο, κινητό και άλλα πολλά. Μπορείτε να τα δείτε στην παρακάτω εικόνα: Έχουμε τη δυνατότητα όμως να χρησιμοποιήσουμε και κάποιες ενέργειες οι οποίες είναι διαθέσιμες.Οι ενέργειες αυτές είναι οι εξής: Πρώτον: Πατώντας το πρώτο εικονίδιο έχουμε τη δυνατότητα να στείλουμε ένα καινούργιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείο στην επαφή μας. Δεύτερον: Πατώντας το δεύτερο εικονίδιο μπορούμε να ανταλλάξουμε ένα άμεσο μήνυμα με την επαφή μας χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger. Τρίτον: Πατώντας το τρίτο εικονίδιο μπορούμε να καλέσουμε την επαφή μας μέσω τηλεφώνου. Για να δουλέψει πρέπει να έχει υποδομή Office Communication Server. Τέταρτον: Εάν πατήσουμε στο βέλος από το τέταρτο εικονίδιο θα εμφανιστεί το μενού του οποίου έχουμε τις εξής επιλογές: Α. Να κανονίσουμε ένα ραντεβού. Β. Να προσθέσουμε την επαφή μας για άμεσα μηνύματα χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger. Γ. Να προσθέσουμε την επαφή μας στο Business Contact Manager. Δ. Να το προσθέσουμε σαν επαφή στο Outlook σε περίπτωση που δεν τον έχουμε. Ε. Να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου με την επαφή μας για περισσότερες πληροφορίες με όλες τις λεπτομέρειες.. Ζ. Ιδιότητες του Outlook για την συγκεκριμένη επαφή όπου εμφανίζεται εξής παράθυρο διαλόγου: Για να μπορέσουμε να ανταλλάξουμε ένα άμεσο μήνυμα με την επαφή μας χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger, θα πρέπει να προσθέσουμε την επαφή μας για Άμεση Ανταλλαγή Μηνυμάτων, πατώντας στην αντίστοιχη εντολή όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα: Πατώντας στην αντίστοιχη εντολή ενεργοποιείται ο Windows Live Messenger όπου μας ζητάει να καταχωρίσουμε τα στοιχεία του ατόμου που θέλουμε να προσθέσουμε στις επαφές μας. Αμέσως μετά θα αποσταλεί πρόσκληση στην επαφή μας για το εάν αποδέχεται την πρόσκληση μας. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία θα μπορούμε να ανταλλάσουμε άμεσα μηνύματα με την επαφή μας απλώς πατώντας πάνω στο κατάλληλο εικονίδιο. Εάν κάποιες εικόνες δεν είναι διαθέσιμες στο δικό σας Outlook είναι επειδή έχω εγκαταστήσει τον Business Contact Manager, ο οποίος είναι ένα πρόγραμμα σαν τον CRM, δηλαδή ένα πρόγραμμα όπου καταχωρούμε τις επαφές μας, δημιουργούμε λίστες διανομής, προωθητικές ενέργειες κτλ. Εάν θέλετε να κατεβάσετε τον Business Contact Manager μπορείτε να το κάνετε από την εξής διεύθυνση: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8d1ec5f2-b771-4f88-8023-62f2a0b08967&displaylang=en Ετικέτες Technorati: Contacts Action Ετικέτες Technorati: SystemPlus
  25. Το καινούργιο Outlook Social Connector μας συνδέει με τα κοινωνικά και επαγγελματικά δίκτυα που χρησιμοποιούμε, συμπεριλαμβάνοντας το Microsoft SharePoint, LinkedIn, MySpace, και άλλες δημοφιλείς τοποθεσίες ιστού ενώ αναμένεται και σύντομα για το Facebook. Έτσι αποκτάμε περισσότερες πληροφορίες και είμαστε συνέχεια σε επαφή με άτομα στο δίκτυό μας. Με αυτό το χαρακτηριστικό μπορούμε να βλέπουμε την κατάσταση ενημέρωσης μιας επαφής μας μέσα στα μηνύματά μας. Είναι διαθέσιμο στην κάτω δεξιά γωνία του μηνύματός μας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Η περιοχή αυτή ονομάζεται People Pane όπου μπορούμε να δούμε επιλογές σχετικά με τις ενημερώσεις της κατάστασης μιας επαφής. Υπάρχουν 6 διαθέσιμα tab στην περιοχή αυτή: All items – Εδώ συμπεριλαμβάνονται όλη η κίνηση και τα μηνύματα από την επιλεγμένη επαφή. Activities – Εδώ συμπεριλαμβάνεται ότι έχει αναρτήσει η επαφή σε κάποιο κοινωνικό δίκτυο, όπως σχόλια ή μηνύματα. Mail – Εδώ εμφανίζεται μία λίστα από πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε ανταλλάξει με την επαφή. Attachments – Εδώ εμφανίζονται όλα τα συνημμένα αρχεία πού έχουμε στείλει ή έχουμε λάβει από την επαφή. Status updates – Εδώ εμφανίζεται τα πιο πρόσφατα status updates που έχει αναρτήσει η συγκεκριμένη επαφή. Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα καινούργιο κοινωνικό δίκτυο, πατάμε στο κουμπί από την εικόνα του προφίλ. Τα διαθέσιμα δίκτυα είναι προς το παρόν ο SharePoint, το LinkedIn και το MySpace. Πατάμε στο κουμπί next για να πάμε στο επόμενο βήμα του οδηγού. Διαλέγουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε όπου ήδη έχουμε λογαριασμό και πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας και πατάμε στο κουμπί Σύνδεση. Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο όπου δεχόμαστε τα Συγχαρητήρια που συνδεθήκαμε με το συγκεκριμένο δίκτυο. Επίσης μας αναφέρει ότι εάν ανταλλάξουμε mail με μέλη του συγκεκριμένου δικτύου, οι ενημερώσεις για τη συγκεκριμένη επαφή θα εμφανίζεται στο Outlook. Μετά στο Outlook ανοίγω ένα μήνυμα από κάποια επαφή που γνωρίζω ότι έχει λογαριασμό στο LinkedIn και πατάω στο κουμπί Add και εκεί διαλέγω το δίκτυο με τον οποίο θέλω να τον συνδέσω. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε αυτό το άτομο στο LinkedIn και ένα μήνυμα πηγαίνει στην επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε ζητώντας την έγκρισή του. Το τελικό αποτέλεσμα όπως εμφανίζεται για την συγκεκριμένη επαφή τώρα, και διαλέγοντας Activities μας αναφέρει όλες τις ενημερώσεις της επαφής μας στο LinkedIn. Προσοχή: Πριν εγκαταστήσετε τα απαραίτητα αρχεία που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε την εγκατάσταση να απεγκαταστήσετε τον OSC που περιλαμβάνονταν στο Outlook 2010 Beta. Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στον πίνακα ελέγχου, κάνουμε κλικ πάνω στο Microsoft Office 2010 και διαλέγουμε Change και όταν εμφανίζεται ο οδηγός εγκατάστασης διαλέγουμε Add or Remove Features, εντοπίζουμε που βρίσκεται ο φάκελος Microsoft Outlook και μετά τσεκάρουμε το σύμβολο + για να αναπτύξουμε το φάκελο Outlook Add-ins, για να δούμε το Outlook Social Connector. Τελευταία κάνουμε κλικ στο σύμβολο + για να αναπτύξουμε το Outlook Social Connector, και επιλέγουμε Not Available. Διαλέγουμε Continue για να ολοκληρώσουμε την αλλαγή. Ετικέτες Technorati: Social Connector Ετικέτες Technorati: Outlook 2010 Ετικέτες Technorati: Thessaloniki Ετικέτες Technorati: SystemPlus Ετικέτες Technorati: Microsoft Office
×
×
  • Create New...