philippe

Η προβολή Conversations στο Outlook 2010 δεν είναι καινούργιο χαρακτηριστικό, αλλά σε αυτήν την έκδοση του Office είναι πιο πολύ αποτελεσματική. Συμπυκνώνει πολλαπλά μηνύματα σε μόνο ένα, ανοίγει το thread μόλις κάνουμε κλικ πάνω του. Αυτό σημαίνει, ότι εάν ο φάκελος των εισερχομένων μας είναι γεμάτος από threads από μία συζήτηση, γίνεται πιο εύκολο να τα διαχειριστούμε. Όταν μία συζήτηση σταματάει να έχει ενδιαφέρον, μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ και να αγνοήσουμε τα threads ή ακόμα και ολόκληρο τον διάλογο. Η προβολή Conversation, συμπυκνώνει και μηνύματα πού έχουν το ίδιο θέμα, ακόμα και όταν δεν είναι μέρος της ίδιας συζήτησης. Υπάρχουν πέντε επιλογές για να προσαρμόσουμε τα Conversations. Εάν θέλουμε να φαίνονται τα μηνύματα μας με Conversations απλώς το ενεργοποιούμε. Εάν μας φαίνεται ενοχλητικό απλώς το απενεργοποιούμε. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented. Για να δούμε αυτά τα χαρακτηριστικά, μεταβαίνουμε στο tab View και στην περιοχή Arrangement κάνουμε κλικ στο Conversations. 2. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους Εξ’ ορισμού η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, είναι ενεργοποιημένο. Φανταστείτε ότι παρακολουθούμε ένα Conversation μέσα στο φάκελο των Εισερχομένων. Για να δούμε λοιπόν πότε απαντήσαμε σε αυτό το μήνυμα, έπρεπε να μεταφερθούμε στα Απεσταλμένα και να το εντοπίσουμε. Τώρα λοιπόν αφού είναι ενεργοποιημένο η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, απλώς επιλέγουμε το Conversation και το αναπτύσσουμε για να δούμε όλα τα μηνύματα από τους άλλους φακέλους. Βλέπουμε στο παράδειγμα, πότε λάβαμε το μήνυμα, το μέγεθός του και ότι το ίδιο το μήνυμα το προωθήσαμε και βρίσκεται στο φάκελο των απεσταλμένων. 3. Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα Εάν επικεντρώνουμε την προσοχή μας στο Ποιός μας στέλνει το μήνυμα και όχι στο Θέμα του μηνύματος, μπορούμε να επιλέξουμε αυτήν την προβολή για τα Conversations. Αυτή η προβολή κάνει πιο εύκολο να βρούμε μηνύματα που βασίζονται στον Αποστολέα και όχι στο Θέμα τους. 4. Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations Μπορούμε να επιλέξουμε ώστε να Εμφανίζονται όλα τα Conversations, έτσι ώστε όταν πατάμε πάνω σε κάποιο μήνυμα να εμφανίζονται και όλες οι σχετικές πληροφορίες που έχουμε σχετικά με αυτό το μήνυμα. 5. Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented. Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει προγενέστερες εκδόσεις του Outlook, αυτή η προβολή θα μας φαίνεται γνωστή. Ενεργοποιούμε την Προβολή Κλασική Indented, και βλέπουμε ότι όπου έχουμε απαντήσει σε κάποιο μήνυμα εμφανίζονται με μία εσοχή.

Άλλα δύο καινούργια χαρακτηριστικά διαθέσιμα στο Outlook 2010 είναι το κουμπί Ignore (Αγνόηση) και οι Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές). Πρώτο: Ignore – Αγνόηση Τι κάνει αυτό το κουμπί; Καταρχήν μας επιτρέπει να διαλέξουμε κάποια μηνύματα που είναι ανεπιθύμητα και αυτομάτως τα μεταφέρνει στο φάκελο των Διαγραμμένων, οπότε δεν ασχολούμαστε με αυτά. Το καλό όμως είναι ότι όσα μηνύματα λάβουμε στο μέλλον από την ίδια διεύθυνση αυτόματα θα μεταφέρονται και αυτά στο φάκελο των Διαγραμμένων. Γι’ αυτό προσοχή ποιά μηνύματα θα επιλέξουμε για να κάνουμε Ignore. Όταν πατήσουμε στο κουμπί Αγνόηση (ignore) εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου. Αγνόηση Συζήτησης Ο επιλεγμένος διάλογος και όλα τα μελλοντικά μηνύματα θα μεταφέρονται στο φάκελο των Διαγραμμένων. Δεύτερο: Suggested Contacts – Προτεινόμενες Επαφές Εάν κοιτάξουμε στις επαφές μας στο Outlook 2010, θα παρατηρήσουμε έναν νέο φάκελο ονομαζόμενο Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές). Είναι μία λίστα με όλους όσους έχουμε ανταλλάξει αλληλογραφία στο παρελθόν, τους οποίους όμως δεν τους έχουμε προσθέσει στις επαφές μας. Όταν λοιπόν, πληκτρολογούμε ένα όνομα σε ένα νέο μήνυμα, το Outlook ψάχνει εδώ για να δει εάν μπορεί να βρει τη διεύθυνση για μας. Μπορούμε επίσης με μεταφορά και απόθεση να σύρουμε από εδώ μία επαφή στον βασικό κατάλογο των επαφών μας. Είναι λιγότερο ενοχλητικό από το να μας ρωτάει το Outlook κάθε φορά εάν θέλουμε να αποθηκεύουμε κάθε αποστολέα ηλεκτρονικού μηνύματος ως επαφή. Θα ήταν και πολύ χρονοβόρο όταν έφτανε η στιγμή να βάλουμε μία διεύθυνση στον παραλήπτη του μηνύματος να ψάχνουμε τις επαφές μας για αρκετή ώρα, ώστε να βρούμε την σωστή επαφή. Προσοχή όμως στα κεφαλαία! Το Outlook θεωρεί διαφορετικές επαφές τις διευθύνσεις Chris@ και chris@.

Συνήθως πραγματοποιούμε, βασικές εργασίες στο Outlook σε καθημερινή βάση όπως: έλεγχος νέων μηνυμάτων, να απαντάμε ή να προωθούμε μηνύματα, να κανονίζουμε εργασίες και άλλα πολλά. Για αυτό το λόγο στο Outlook 2010 έχουμε την περιοχή Quick Steps (Γρήγορα Βήματα). Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού μπορούμε να εκτελέσουμε μία πολυσύνθετη εργασία. Για παράδειγμα, μπορούμε να προωθήσουμε ένα μήνυμα στον συνεργάτη μας, να απαντήσουμε σε ένα ραντεβού, ή να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία Λίστα Διανομής. Όλα αυτά και πολλά άλλα με ένα κλικ του ποντικιού εντελώς αυτοματοποιημένα. Το Outlook 2010 περιλαμβάνει κάποια Γρήγορα Βήματα έτοιμα για χρήση. Μπορούμε όμως και εμείς εύκολα να δημιουργήσουμε τα δικά μας Quick Steps για κινήσεις που κάνουμε σε καθημερινή βάση και συνήθως αποτελούνταν από πολλά βήματα. Ο παρακάτω πίνακας μας ενημερώνει για το τι κάνει η κάθε εντολή που βρίσκεται έτοιμη στην περιοχή των Quick Steps: Quick Step (Γρήγορο Βήμα) Περιγραφή Move to:? Να μετακινήσουμε ένα μήνυμα σε φάκελο, τον οποίο καθορίζουμε εμείς. Forward: FYI (For Your Information) Προωθεί τα επιλεγμένα μηνύματα, και προσθέτει “FYI”στην αρχή της γραμμής θέματος. Team E-Mail Δημιουργούμε ένα μήνυμα με πολλούς αποδέκτες (π.χ. των συνεργατών μας) Reply & Delete Εμφανίζει το παράθυρο της Απάντησης, και διαγράφει το υπάρχον μήνυμα μόλις πατήσουμε το κουμπί Αποστολή Create New Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε καινούργιο Quick Step Meeting Reply Στέλνει απάντηση συνάντησης στον αποστολέα To Manager Στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα στον Manager Done Μετακινεί το τρέχον μήνυμα σε φάκελο που καθορίζουμε εμείς, και εμφανίζει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο Team Meeting Δημιουργεί μία καινούργια αίτηση συνάντησης για τους συνεργάτες μας Για να δημιουργήσουμε ένα Quick Step ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: 1. Στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Quick Steps, πατάμε στο βελάκι και εμφανίζεται το παράθυρο Manage Quick Steps, πατάμε στο κουμπί New και επιλέγουμε Custom. 2. Πληκτρολογούμε ένα όνομα για το Γρήγορο Βήμα 3. Στην περιοχή Actions, κάνουμε κλικ στο βέλος στη δεξιά περιοχή για να διαλέξουμε ένα Action, και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα: 4. Διαλέγουμε το Action που θέλουμε απλώς επιλέγοντάς το. 5. Εάν θέλουμε μπορούμε να διαλέξουμε μία συντόμευση πληκτρολογίου για το Action. 6. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή του Action στο κουτί Tooltip Text box. 7. Πατάμε Finish. Αμέσως έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Στο παράδειγμα, το όνομα του Quick Step είναι Chris, το Action είναι Forward message as an attachment (Προώθηση μηνύματος ως συνημμένο), Importance High (Σπουδαιότητα Υψηλή) στην περιοχή Text (Κείμενο) πληκτρολόγησα Check this out, και αφού τελειώσω πατάω Finish και έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Μετά στα μηνύματά μου διαλέγω ένα μήνυμα, επιλέγω Chris από την περιοχή Quick Steps και αμέσως δημιουργείτε ένα μήνυμα με όλες τις ρυθμίσεις που ανέφερα παραπάνω και το μήνυμα που είχα επιλέξει έχει μπει σαν συνημμένο στο καινούργιο μήνυμα και το μόνο που μένει είναι αποστολή.

Την πιο συνηθισμένη κίνηση που κάνει ο καθένας μας στο Office είναι η αντιγραφή και η επικόλληση. Συνήθως όταν κάνουμε επικόλληση δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα και αναιρούμε την εντολή. Το πρόβλημα συνήθως εντοπίζεται στην μορφοποίηση, όπου μπορούσαμε να τις αλλάξουμε με τις Επιλογές Επικόλλησης. Πιστεύω όλοι θα θυμόμαστε το εικονίδιο που εμφανιζόταν κάτω από την επικόλλησή μας στις προγενέστερες εκδόσεις του Office και μας έδινε την δυνατότητά να διαλέξουμε τι θα θέλαμε να επικολλήσουμε με λίγες ωστόσο επιλογές;<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> <?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /> Ας δούμε λοιπόν τις διάφορες επιλογές επικόλλησης που έχουμε στο Office 2010 και συγκριμένα για το Word, το Excel και το PowerPoint. Στο Office 2010 έχουμε όμως τη δυνατότητα να προεπισκοπούμε “ζωντανά” τις επικολλήσεις μας. Καθώς θα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τις διαθέσιμες επιλογές αμέσως θα εμφανίζεται και μία προεπισκόπηση των επικολλημένων στοιχείων. Στο Word 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης: Έχω αντιγράψει μία περιοχή κελιών από ένα φύλλο εργασίας του Excel, και θέλω να το επικολλήσω σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας το δεξί κλικ στο σημείο που θέλω και διαλέγοντας την εντολή της επικόλλησης εμφανίζονται οι Επιλογές Επικόλλησης. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις διαθέσιμες επιλογές τις οποίες εξηγώ παρακάτω: Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης. Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού. Το τρίτο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του. Το τέταρτο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του. Το πέμπτο θα το επικολλήσει ως εικόνα Το έκτο θα επικολλήσει μόνο το κείμενο. Στο Excel 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης: Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα πάντα, δηλαδή και μορφοποίηση και τύπους, κτλ. Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τις τιμές και το κείμενο χωρίς καθόλου μορφοποιήσεις και όχι τους τύπους παρά μόνο το αποτέλεσμα. Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τις τιμές και το κείμενο χωρίς τις μορφοποιήσεις, αλλά τώρα επικολλάει και τους τύπους. Το τέταρτο εικονίδιο είναι της αντιμετάθεσης (Transpose) και θα επικολλήσει τα περιεχόμενα με άλλη διάταξη, δηλαδή οι στήλες γίνονται γραμμές, και οι γραμμές στήλες. Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο την μορφοποίηση που έχουμε εφαρμόσει στην περιοχή αυτή που αντιγράψαμε. Δηλαδή περιγράμματα και σκίαση, δεκαδικά ψηφία, νομισματική μονάδα κτλ. Το έκτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα περιεχόμενα αλλά με υπερσύνδεση, έτσι ώστε όταν αλλάζουν τα δεδομένα από την προέλευση να ενημερώνονται και τα επικολλημένα στοιχεία. Εάν διαλέξουμε τις επιπρόσθετες επιλογές επικόλλησης εμφανίζονται περισσότερες επιλογές, όπως το εικονίδιο που θα επικολλήσει και θα διατηρήσει σταθερό το πλάτος των στηλών: Στο PowerPoint 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης: Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους. Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα και θα εφαρμόσει μορφοποίηση σύμφωνα με τον προορισμό τους. Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους αλλά θα ενσωματώσει και υπερσύνδεση με την προέλευση των δεδομένων. Το τέταρτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα σε μορφή εικόνας. Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τα δεδομένα χωρίς καμία μορφοποίηση.

Στην σημερινή εποχή, βρισκόμαστε στην ανάγκη να επικοινωνήσουμε με κόσμο που βρίσκεται σε διαφορετικά σημεία του πλανήτη, που όμως είναι αδύνατο να παρευρεθούν όλοι σε μία αίθουσα για να παρακολουθήσουν μία παρουσίαση. Όταν παρουσιάζουμε, θέλουμε όλοι να βλέπουνε τις διαφάνειές μας την ίδια χρονική στιγμή είτε κάθονται δίπλα μας είτε βρίσκονται στην άλλη άκρη της τηλεφωνικής μας γραμμής. Με το PowerPoint 2010 τώρα έχουμε αυτή τη δυνατότητα, δηλαδή να αναμεταδώσουμε μία παρουσίαση σε οποιονδήποτε και οπουδήποτε θέλουμε μέσω διαδικτύου. Αυτό που κάνουμε είναι να στείλουμε ένα url στους αποδέκτες μας και όλοι μαζί συγχρονισμένοι παρακολουθούν την παρουσίασή μας, μόνο που δεν καλύπτει το ηχητικό μέρος οπότε είμαστε αναγκασμένοι μέσω τηλεφώνου να αφηγούμαστε την παρουσίαση μας. Αυτό που χρειαζόμαστε είναι να έχουμε έναν λογαριασμό στο Windows Live. Βήμα 1. Έχουμε έτοιμη την παρουσίασή μας και απλώς πρέπει να εντοπίσουμε την εντολή Broadcast Slide Show. Η εντολή βρίσκεται είτε στο μενού Slide Show (Προβολή Παρουσίασης) είτε από το μενού File (Αρχείο) και να διαλέξουμε την εντολή Share (Διανομή) και από εκεί πάλι Broadcast Slide Show. Βήμα 2. Όταν διαλέξουμε την εντολή Broadcast Slide Show εμφανίζεται το παράθυρο όπου πρέπει να διαλέξουμε την υπηρεσία που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε για να αναμεταδώσουμε την παρουσίασή μας και εφόσον διαλέξουμε την υπηρεσία της Microsoft PowerPoint Live (που προϋποθέτει Windows Live ID), θα μας ζητηθεί να πληκτρολογήσουμε τα στοιχεία εισόδου μας. Βήμα 3. Ανοίγει ένα παράθυρο με ένα URL από το οποίο μπορούμε να το στείλουμε στους αποδέκτες μας μέσω mail ή να το αντιγράψουμε και να το στείλουμε όταν είμαστε έτοιμοι για να ξεκινήσουμε την παρουσίαση μας. Εάν διαλέξουμε να το στείλουμε μέσω Email, το μήνυμα που εμφανίζεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος είναι το εξής: Open this link to view my PowerPoint slide show broadcast: http://co1-pptbroadcast.officeapps.live.com/PowerPointBroadcast.aspx?pptbid=0a99bf3c-0e26-4f14-9f3b-70a18fb714ad Το τελευταίο που μένει είναι να διαλέξουμε τις επαφές στις οποίες θέλουμε να προβάλλουμε την παρουσίαση μας και όταν όλοι είναι συγχρονισμένοι ξεκινάμε την παρουσίασή μας. Εάν για κάποιο λόγο θέλουμε να διακόψουμε την παρουσίαση, απλώς πατάμε στο κουμπί End Broadcast και εμφανίζεται το μήνυμα: Όλοι οι απομακρυσμένοι θεατές θα αποσυνδεθούν εάν συνεχίσετε. Θέλετε να διακόψετε την αναμετάδοση;

Καινούργιο χαρακτηριστικό στο Excel 2010 είναι το slicer, όπου έχεις τον έλεγχο στα χέρια σου για να φιλτράρεις τα δεδομένα σου γρήγορα και εύκολα. Όταν δημιουργηθεί το slicer εμφανίζονται μικρά παραθυράκια που επιπλέουν στο φύλλο εργασίας. Παρακάτω βλέπετε το ίδιο slicer με διαφορετικές εταιρίες. Μπορούμε να επιλέξουμε μία εταιρία, όλες τις εταιρίες ή μερικές εταιρίες. Το slicer λειτουργεί σαν ένα φίλτρο αναφοράς, όπου μπορούμε να το προσθέσουμε σε ένα PivotTable ή Γράφημα Pivot για να δημιουργήσουμε μία επαγγελματική αναφορά. 1ο Παράδειγμα: Δείχνει πληροφορίες για όλες τις εταιρίες. 2ο Παράδειγμα: Επιλέγοντας την εταιρία Gemini Productions στο slicer μας αναφέρει τα δεδομένα μόνο για τη συγκεκριμένη εταιρία. 3ο Παράδειγμα: Έχω επιλέξει τρεις διαφορετικές εταιρίες, τη Gemini Productions, την Icon Plus και την Lion’s Ark Productions από το slicer και απευθείας βλέπουμε τις πληροφορίες που έχουμε στο φύλλο εργασίας μας για αυτές τις εταιρίες. Για να δημιουργήσουμε slicer, προϋπόθεση είναι να έχουμε δημιουργήσει ένα PivotTable με τα δεδομένα μας. Μετά μεταβαίνουμε στην καρτέλα Εισαγωγή (Insert) και διαλέγουμε slicer, όπου διαλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται. Στην προκειμένη περίπτωση διάλεξα: Χώρα, Εταιρεία Παραγωγής, Ποσό, ΦΠΑ και Σύνολο. Από τη στιγμή που έχει δημιουργηθεί το slicer, μπορούμε απλώς να τσεκάρουμε τις επικεφαλίδες από το slicer που επιθυμούμε, για να φιλτράρουμε το PivotTable. Όπως βλέπουμε, απλώς και μόνο κάνοντας κλικ στην χώρα Ελλάδα, επισημαίνονται στο slicer Εταιρία Παραγωγής οι Εταιρίες που ανήκουν σε αυτή τη χώρα, για παράδειγμα η Audiovisual και η Village Films και αντίστοιχα επισημαίνονται και τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολο που αντιστοιχούν σε αυτές τις δύο εταιρίες. Πλεονεκτήματα των Slicer: Το γεγονός ότι μπορούμε να δούμε τη δεδομένη στιγμή το φιλτράρισμα των δεδομένων μας. Για, παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, διάλεξα τις χώρες Αμερική, Γαλλία, Ηνωμένο Βασίλειο και Ισπανία. Κατευθείαν επισημαίνονται οι αντίστοιχες εταιρίες που ανήκουν στις χώρες αυτές καθώς επίσης και όλα τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολα που ανήκουν σε αυτές. Απλώς με ένα πάτημα του ποντικιού έχω φιλτράρει τα δεδομένα μου και βλέπω ότι ακριβώς θέλω εγώ την οποιαδήποτε στιγμή. Άλλο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι το slicer μπορούμε να τα συνδέσουμε με περισσότερα από ένα PivotTable. Με λίγα λόγια όποιο φιλτράρισμα έχουμε κάνει στο slicer μας, μπορεί να εκτελεστεί και σε περισσότερα από ένα PivotTable. Για να συνδέσουμε ένα slicer σε περισσότερα του ενός PivotTable, απλώς κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο slicer και ενεργοποιούμε το παράθυρο διαλόγου σχετικά με τη σύνδεση με PivotTable (PivotTable Connection). Τότε απλώς τσεκάρουμε σε ποιο PivotTable θέλουμε να εφαρμόσουμε το φίλτρο (στο παράδειγμα χρησιμοποίησα το slicer σχετικά με τη Χώρα). Από αυτό το σημείο και μετά, όποιο φίλτρο χρησιμοποιήσουμε στο slicer, θα εφαρμοστεί και σε όλα τα συνδεδεμένα PivotTable. Το πλεονέκτημα λοιπόν είναι ότι slicers υπερισχύουν το συνηθισμένο φιλτράρισμα, γιατί μπορούν να ελέγχουν το φιλτράρισμα πολλών PivotTables σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, ενώ τα φίλτρα μπορούν να ελέγχουν δεδομένα μόνο μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας.

Πρόσβαση στα αρχεία μας από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας το Windows Live SkyDrive Δημιουργούμε μία Παρουσίαση στο PowerPoint 2010 όπου την έχουμε αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας και πρόκειται να την παρουσιάσουμε σε μία εκδήλωση. Δεν έχουμε όμως διαθέσιμο κάποιο αποθηκευτικό μέσο μαζί μας γιατί έχουμε χάσει το Usb drive μας και δεν θέλουμε να κουβαλήσουμε μαζί μας το φορητό. Τι κάνουμε; 1. Πρέπει να έχουμε λογαριασμό στο Windows Live – Sky Drive. 2. Απλώς μεταφερόμαστε στο μενού File (Αρχείο) και επιλέγουμε Share (Μοίρασμα) 3. Διαλέγουμε να το μοιραστούμε στο Sky Drive. 4. Πληκτρολογούμε τον Όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. 5. Διαλέγουμε σε ποιόν φάκελο θέλουμε να το αποθηκεύσουμε (προσωπικό ή κοινόχρηστο). Προσωπικοί φάκελοι (όπως Τα έγγραφά μου και αγαπημένα) δικαίωμα πρόσβασης έχουμε μόνο εμείς. Κοινόχρηστοι φάκελοι έχουν όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο Να δημιουργήσουμε φάκελους όπου ρυθμίζουμε την πρόσβαση των ατόμων που επιλέγουμε εμείς. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και έναν φάκελο με την ονομασία απόρρητος όπου έχει ρυθμιστεί να έχουν έχουν πρόσβαση επιλεγμένα άτομα που έχουμε καθορίσει εμείς. Μέσα σε λίγα λεπτά η παρουσίαση μας έχει “ανέβει” στο Sky Drive, και το έχουμε στη διάθεση μας από οποιονδήποτε υπολογιστή θελήσουμε. To μοίρασμα αρχείων στο Sky Drive υποστηρίζεται από όλες τις εφαρμογές του Office, και μας παρέχει 25 GB χώρο αποθήκευσης. Άλλη δυνατότητα είναι ότι μπορούμε να επεξεργαστούμε τα αρχεία μας μέσω του Sky Drive με οποιονδήποτε φυλλομετρητή ιστού, χωρίς να χρειαζόμαστε να έχουμε εγκατεστημένο το Office. 6. Εδώ φαίνονται τα αρχεία μας ανεβασμένα στο Sky Drive έτοιμα για προβολή ή επεξεργασία.

Η Microsoft έχει προσθέσει ένα καινούργιο χαρακτηριστικό στο Office 2010, σχετικά με την ασφάλεια. Αρκετοί από εμάς θα το αντιμετωπίσουμε όταν θα κατεβάσουμε κάποιο έγγραφο από το διαδίκτυο ή θα λάβουμε κάποιο συνημμένο αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν θα ανοίξουμε το αρχείο για πρώτη φορά η κορδέλα δεν θα είναι ενεργοποιημένη και η επεξεργασία του εγγράφου θα είναι αδύνατη. Μία κόκκινη κορδέλα Προστασία Προβολής (Protected View) εμφανίζεται, που μας ενημερώνει ότι το έγγραφο προήλθε από το Διαδίκτυο και ότι μπορεί να μην είναι ασφαλές να το ανοίξουμε. Έχουμε την επιλογή ωστόσο να επιτρέψουμε την επεξεργασία πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί Ενεργοποίηση Επεξεργασίας (Enable Editing). Εδώ βλέπουμε πληροφορίες που μας εξηγεί ότι το αρχείο προήλθε ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης μας ενημερώνει ότι δεν έχουμε βεβαιώσει ότι εμπιστευόμαστε τα περιεχόμενα αυτού του αρχείου. Για να το εμπιστευτούμε πρέπει να επιλέξουμε Enable Editing (Ενεργοποίηση Επεξεργασίας). Μπορούμε να επεξεργαστούμε ποιοί τύποι αρχείων επιθυμούμε να ανοίγουν σε προστασία προβολής χρησιμοποιώντας το Trust Center Panel που βρίσκεται στις επιλογές του Word. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε διαθέσιμες: Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για αρχεία που αποτυγχάνουν στην επικύρωση. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από το διαδίκτυο. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από επικίνδυνες τοποθεσίες. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα συνημμένα αρχεία του Outlook.

Το PowerPoint 2010, προσφέρει απλά αλλά χρήσιμα εργαλεία επεξεργασίας video. Μπορείτε να “κόψετε” την αρχή και το τέλος ενός video (να μικρύνετε το μέγεθος του αρχείου κόβοντας όλα όσα δεν χρειάζεστε), μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα, την φωτεινότητα και την αντίθεση Μπορούμε επίσης να βάλουμε το βίντεο σε κορνίζα, και να προσθέσουμε σκίαση, να το περικόψουμε να δημιουργήοσυμε απαλές άκρες, ή ακόμα και ωα αυξομειώσουμε την φωτεινότητα και να το κάνουμε να εμφανίζεται τρισδιάστατο. Το PowerPoint, σου δίνει τη δυνατότητα να δουλέψετε με περισσότερη ποικιλία video format, από ότι με τις προηγούμενες εκδόσεις, περιλαμβάνοντας επίσης και Flash και MPEG-4, γιατί τα codecs είναι ενσωματωμένα δίνοντας σου το δικαίωμα να τα αναπαράγεις και μέσα στην παρουσίαση. Όταν επιλέγουμε το video εμφανίζεται το μενού επεξεργασίας Video, με όλες τις διαθέσιμες εντολές, όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα. Εδώ βλέπουμε το παράθυρο όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε το video και να αλλάξουμε τους χρόνους αρχής και τέλους. Άλλη μία δυνατότητα είναι ότι υποστηρίζει επίσης και ενσωματωμένα video από τοποθεσίες όπως το YouTube. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να μεταφερθούμε στην τοποθεσία ιστού και να αντιγράψουμε τον ενσωματωμένο κωδικό που αναγράφεται εκεί. <?XML:NAMESPACE PREFIX = O /> Μεταφερόμαστε στην παρουσίασή μας και διαλέγουμε την εντολή Insert (Εισαγωγή) μετά Video και την εντολή Video από Τοποθεσία Ιστού. Στο καινόυργιο παράθυρο που εμφανίζεται επικολλούμε τον κωδικό και πατάμε OK. Περιμένουμε λίγο και το Video είναι στην Παρουσίαση μας. Απλώς όταν θα δείχνουμε το video από την παρουσίαση μας θα πρέπει να είμαστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο.

Μία νέα ευχάριστη δυνατότητα στο Office 2010 είναι το Screen Clipping. Όλοι έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να εισάγουμε στην παρουσίαση μας ή σε κάποιο έγγραφο ένα στοιχείο της οθόνης μας, Έπρεπε να πατήσουμε λοιπόν τα πλήκτρα Prtsc ή Alt + Prtsc ή χρησιμοποιούσαμε κάποιο άλλο πρόγραμμα (για να αντιγράψουμε ένα στοιχείο της οθόνης ή το ενεργό παράθυρο) και μετά το επικολλούσαμε ή το εισαγάγαμε. Το Office 2010 όμως, μας παρέχει τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε την επιφάνεια εργασία μας ή μία οποιαδήποτε εφαρμογή που τρέχει ή κάποιο συγκεκριμένο στοιχείο της οθόνης μας χρησιμοποιώντας το Screenshot Clipping button. Αρκεί να μεταφερθούμε στο tab Insert (Εισαγωγή) και να διαλέξουμε την εντολή Screenshot, όπου έχουμε τη δυνατότητα να δούμε ποια είναι τα διαθέσιμα παράθυρα εκείνη την στιγμή και αναλόγως διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Με την εντολή Screen Clipping μπορούμε να διαλέξουμε εμείς το τμήμα οθόνης που επιθυμούμε. Philippe Panagiotidis Microsoft Office Specialist Master

Το Excel δεν είναι μία βάση δεδομένων, αλλά χρησιμοποιείται σαν τέτοια. Το χρησιμοποιούμε για λίστες εξόδων, λίστες βιβλίων και για οτιδήποτε άλλο είναι χρήσιμο ώστε να έχουμε τα δεδομένα μας σε έναν μεγάλο πίνακα που επίσης μπορεί και να προσθέτει ή οποιαδήποτε άλλη πράξη θέλουμε. Τι γίνεται όμως όταν έχουμε μία μεγάλη λίστα με διαφορετικά δεδομένα που θέλουμε να τα διαλέξουμε και να τα φιλτράρουμε; Για παράδειγμα θέλουμε να δούμε όλα τα βιβλία από έναν συγκεκριμένο συγγραφέα; Το φίλτρο μας αφήνει να το κάνουμε αυτό αλλά θα πρέπει να κυλήσουμε ανάμεσα σε εκατοντάδες συγγραφείς ώστε να βρούμε το επιθυμητό. Το νέο φίλτρο στο Excel 2010 μας επιτρέπει να πληκτρολογήσουμε το συγκεκριμένο όνομα ώστε να βρούμε τις εγγραφές που επιθυμούμε. Απλώς πατάμε πάνω στο κουμπί του φίλτρου και αντί να ψάξουμε σε όλες τις εγγραφές, πληκτρολογούμε το όνομα και αμέσως θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε μία πιο σύνθετη αναζήτηση για τις διάφορες εγγραφές στις οποίες έχουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το φίλτρο αυτό υπήρχε και στο Excel 2007, αλλά ήταν κρυμμένο με αποτέλεσμα οι περισσότεροι χρήστες να μην το γνωρίζουν. Τώρα είναι ακριβώς εκεί που πρέπει να είναι. Έχω ένα φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει δεδομένα σε 2114 γραμμές, οπότε για να βγάλω άκρη εκεί, μάλλον χλωμό. Τι κάνω λοιπόν ώστε να βρω μόνο τις εγγραφές που αφορούν μόνο το Pack Type και μόνο στη γλώσσα English; Πρώτο βήμα: Έχουμε ανοίξει το επιθυμητό βιβλίο εργασίας μας, και μετά στο Αρχικό Tab (Home) στη δεξιά πλευρά υπάρχει το κουμπί του Φίλτρου. Δεύτερο βήμα: Ενεργοποιούμε το φίλτρο και μεταβαίνουμε στη στήλη με την οποία θέλουμε να φιλτράρουμε τις εγγραφές μας, στην προκειμένη περίπτωση τη στήλη C (με βάση το Pack Type). Εκεί πληκτρολογούμε τη λέξη κλειδί με την οποία θέλουμε να φιλτράρουμε (στο παράδειγμα με βάση το Class Pack) και αμέσως εμφανίζονται οι εγγραφές μόνο για το συγκεκριμένο. Τρίτο βήμα: Εάν θέλω να ξανα-φιλτράρω τα δεδομένα μου, μεταβαίνω στην επόμενη στήλη D (με βάση τη γλώσσα (language) και ξαναπληκτρολογώ τη λέξη κλειδί (στο παράδειγμα Γλώσσα En). Απευθείας εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές που αφορούν το Class Pack και γλώσσα En. Στο κάτω μέρος της οθόνης μας ενημερώνει και πόσες εγγραφές έχουν βρεθεί με βάση τα κριτήριά μας από το σύνολο των εγγραφών πού έχουμε στο φύλλο εργασίας μας (480 από 2113 εγγραφές).

Δεν σας αρέσει η Κορδέλα (Ribbon) έτσι όπως εμφανίζεται; Ψάχνετε αρκετή ώρα για να βρείτε τις εντολές που χρησιμοποιείται συνχνότερα. Τώρα μπορείτε να αναδιοργανώσετε ολόκληρη την κορδέλα, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε εντολές, να δημιουργήσετε ένα δικό σας γκρουπ εντολών σε κάποιο Tab. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ολόκληρο Tab εάν θέλετε με τις εντολές που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Αυτό ισχύει σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010. <?XML:NAMESPACE PREFIX = O /> Το μόνο που χρειάζεται είναι να κάνεις δεξί κλικ πάνω στην κορδέλα, ή πατώντας στο κουμπί του Office επιλέγοντας Επιλογές (Options), και να επιλέξεις Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize the Ribbon) και να επιλέξετε Νέο Tab (new tab) και μένει μόνο να προσθέσετε τις αγαπημένες σας εντολές ή αντίστοιχα να αναδιοργανώσετε κάποιο ήδη υπάρχον Tab. 1ο Παράδειγμα: Ένα ολόκληρο group εντολών με αγαπημένες εντολές στο Tab Home με ονομασία Philippe Group 2ο Παράδειγμα: Καινούργιο Tab στο Outlook με το όνομα Philippe και με τις εντολές που χρησιμοποιώ συνχότερα

Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης. Ενώ προορίζεται για να παρουσιάζει τα έγγραφα να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους.<?XML:NAMESPACE PREFIX = O /> Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Πατήστε στο Κουμπί του Office και μετά Επιλογές του Word και στη κατηγορία Δημοφιλείς. Απενεργοποιήστε το σημείο που λέει: “Άνοιγμα συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προβολή Ανάγνωσης Πλήρης Οθόνης”. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να κλείσετε το παράθυρο Διαλόγου. ΠαρεμποδίζονταΣ την Διάταξη ΑνάγνωσηΣ στο Word 2003 Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης. Ενώ προορίζεται να παρουσιάζει τα έγγραφα για να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους. Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Από το μενού Εργαλεία επιλέξτε Επιλογές και μεταφερθείτε στην καρτέλα Γενικά. Εδώ απενεργοποιήστε την εντολή Έναρξη σε διάταξη ανάγνωσης.