Message tracking

[GeorgeC]

Καλησπέρα παιδία και συχγαρητήρια για τη δουλειά που κάνετε.

 

Θα ήθελα λίγο τη βοήθειά σας σε κάτι.

Θέλω να στήσω Exchange 2003 στην εταιρεία που εργάζομαι αλλά έχω κάποια προβληματάκια.

Οι χρήστες μέχρι τώρα χρησιμοποιηούν ένα άλλο messaging πρόγραμμα το οποιό δε μας καλύπτει πλέον αλλά έχει κάποια features που θα ήθελα να τα εξωμοιώσω στον Exchange.

Και εξηγώ.

Θα βόλευε πολύ για λόγους αναζήτησεις τον μυνημάτων (filling, ας πούμε) να μπορούσε να προστεθεί κάτι στο subject manually από το χρήστη ώστε μέτα η αναζήτηση να είναι πιό εύκολη.

Αυτό ξέρω ότι γίνεται σε επίπεδο χρήστη (δηλαδή ότι αλλαγή κάνει ο χρήστης στο subject αφορά μόνο το δικό του mailbox και άρα οι υπόλοιποι χρήστες δεν το βλέπουν), αλλά όχι public που με ενδιαφέρει.

Θα με εξυπηρετούσε αν μπορούσα πχ να βάζουν οι χρήστες ένα είδος keyword στα μυνήματα που θέλουν ώστε πχ αν βάλλουν το ίδιο keyword σε μιά ομάδα μυνημάτων μετά ζητώντας τα μυνήματα με το συγκεκριμένο keyword να μπορεί να τους τα φέρει.

Ίσως αν υπήρχε τρόπος να μπεί κάτι μόνομο στο body των μυνημάτων (εισερχόμενα ή εξερχώμενα)....

 

Αν έχει κάποιος καμμιά ιδέα θα χαρώ πολύ.

 

Ευχαριστώ εκ των προταίρων.

 

[Akladakis]

Μια γρήγορη ιδέα,

που  μου έρχετε στο μυαλό είναι οτι εφόσον χρησιμοποιήσεις exchange, τα κοινού ενδιαφέροντος μηνύματα θα μπορούσαν να δρομολογούνται KAI προς ένα public folder του exchange είτε είναι εισερχόμενα είτε εξερχόμενα, όπου έτσι κι αλλιώς μπορούν να έχουν έχουν πρόσβαση όλοι, και που υπάρχει εύκολη αναζήτηση έτοιμη τόσο στο εσωτερικό (message body) όσο και στους τίτλους των μηνυμάτων με το Afvanced Find του outlook 2003. Αυτό είναι κάτι που γίνεται εύκολα και γρήγορα.

Τώρα για μόνιμες εγγραφές στο body των μηνυμάτων υπάρχει η λύση της δημιουργίας custom φορμας  στην οποία μπορείς να εισάγεις custom attributes ή ακόμη και η λύση της ...υπογραφής (?!) που μπορεί να φτιάξει ο κάθε χρήστης για τα εξερχόμενα μηνύματα.

Τέλος αν τα μηνύματα θέλεις να τα αναζητεί μόνο ένας, υπάρχει η δυνατότητα να γίνονται archive σε ένα mailbox και ο υπεύθυνος να τα ελέγχει μέσω του advanced find.

Φυσικά υπάρχουν και 3rd party λυσεις. Εγώ χρησιμοποιώ ένα antispam σύστημα που εκτός των άλλων κρατάει για όσο χρονικό διάστημα ορίσω όλα τα mail (in-out) σε sql server,με ευνότητα οφέλη...

Αααα ξέχασα και την χρήση CRM που συνεργάζεται με τον Exchange και που εισάγει από custom attributes μέχρι custom body στα emails.

Δεν μπορείς να πεις απο ιδεές άλλο τιποτα

[GeorgeC]

Κατ' αρχήν σε ευχαριστώ πολύ για την απάντηση.

 

Δυστυχώς το θέμα είναι ότι τα μηνύματα που θα ήθελα να χαρακτηριστούν δεν είναι συγκεκριμένα και έτσι δεν είναι εύκολο να φτιάξω κάποιο rule ώστε να τα πηγαίνω σε κάποιο folder.

 

Για τον ίδιο λόγο δε μπορώ να εισάγω κάποια μόνιμη εγγραφή στο body κατά την είσοδο των μυνημάτων. Για να καταλάβεις τι εννοώ ας υποθέσουμε ότι λαμβάνω 10 μηνύματα από τον ίδιο αποστολέα όμως 3 μόνο από αυτά αφορούν μιά συγκερκιμένη υπόθεση και αυτά θα ήθελα με κάποιο τρόπο να τα "μαρκάρω" με ένα κωδικό ας πούμε, πχ. να μπορώ να βάλω κάπου την πληροφορία "ΥΠΟΘ01" (υπόθεση 01), ώστε μετά να μπορώ να ψάξω με "ΥΠΟΘ01" και να μου βγάλει όλα τα μηνύματα που αφορούν σε αυτήν την υπόθεση. Θα πρέπει να είναι δυναμική αυτή η εισαγωγή.

 

Μια λύση θα ήταν να τα βάζουμε manually σε folders αλλά εκεί δυστυχώς πρέπει να αρκεστείς ότι ο χρήστης θα κάνει σωστή δουλειά και δε θα βάλει το μήνυμα σε λάθος folder με αποτέλσμα να μη μπορείς να το βρεις ποτέ.

 

 

Ποιά 3rd party χρησιμοποιείς που τα βάζει σε SQL; Μήπως με βοηθάει αυτό; Τι οφέλη έχεις μετά....;

 

 

[Akladakis]

Αυτο που θέλεις, εγω το υλοποιώ μέσω custom φόρμας+custom πεδίου το οποίο έχω προσθέσει στο outlook και φαίνεται  σε κάθε μήνυμα και οι χρήστες βάζουν κατι σαν αυτό που λεs (π.χ. υποθ01). Αυτό το πεδίο στη συνέχεια εμφανίζεται στο outlook και μπορείς να σορτάρεις κιολας με αυτό και φυσικά να αναζητήσεις.

Αλλά στην τελική δεν γλιτώνεις απο την επιλογή του xρήστη, είτε θα το βάλει σε λάθος folder είτε ξεχάσει να το μαρκάρει, εξαρτάσαι απο αυτόν πάντα. Και φυσικά εννοείται ότι για να ψάξεις κάπου με την λέξη κελιδί, θα πρέπει αυτό το κάπου να είναι public folder αλλιώς πως θα ψάξεις σε όλα τα mailbox?

Η σύνδεση των mail με μία υπόθεση-πελάτη, ακόμη και με αυτόματο τρόπο, γίνεται καλύτερα με συνδιασμό CRM που αλληλεπιδρά με exchange και outllook. Αν σε ενδιαφέρει κάτι τέτοιο κάνε μου pm

Το anti-spam είναι το Policy Patrol της Redearth και αν όλα τα mail είναι σε sql server μπορείς με κατάλληλο query να ψάχνεις για λέξεις κλειδιά στο body των μηνυμάτων, ειδικά αν χρησιμοποιήσεις και το text-indexing του sql server.