Στο παρόν Post θα δούμε και θα γνωρίσουμε τις δυνατότητες του Exchange Server 2007 (και αργότερα θα μιλήσουμε για Exchange 2010) Send on Behalf και Send As permissions.

Send on Behalf: Με την δυνατότητα του Send on Behalf επιτρέπουμε στον χρήστη Α να στέλνει μηνύματα εκ μέρους του χρήστης Β.

Τι σημαίνει αυτό?

“Send on Behalf” ή «Αποστολή εκ μέρους του», επιτρέπει σε ένα χρήστη να είναι σε θέση να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμό άλλου. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να στείλετε μήνυμα ως ένα άλλο πρόσωπο και δεν θέλετε ο παραλήπτης να γνωρίζει σχετικά με το ποιος πραγματικά έστειλε το μήνυμα.

Το πιο συνηθισμένο σενάριο στο οποίο χρησιμοποιείται αυτή η δυνατότητα είναι ένας διευθυντής και η βοηθός του. Η βοηθός μπορεί να είναι υπεύθυνη για τη διατήρηση του χρονοδιαγράμματος του διευθυντή, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας προσκλήσεων σε σύσκεψη και της απάντησης σε προσκλήσεις σε σύσκεψη. Ορισμένοι βοηθοί μπορεί επίσης να παρακολουθούν το φάκελο Εισερχόμενα του διευθυντή τους.

Η κοινή χρήση φακέλων είναι ένας τρόπος παροχής πρόσβασης μεταξύ δύο ατόμων, αλλά διαφέρει από τη δυνατότητα Send on Behalf και Send As, επειδή δεν περιλαμβάνει δικαιώματα εκτέλεσης ενεργειών εκ μέρους ενός άλλου ατόμου. Η κοινή χρήση φακέλων είναι χρήσιμη όταν θέλετε να παραχωρήσετε σε ένα άτομο πρόσβαση σε έναν από τους φακέλους σας, ενδεχομένως όταν βρίσκεστε σε διακοπές, αλλά δεν θέλετε το άτομο αυτό να απαντά εκ μέρους σας σε προσκλήσεις σε σύσκεψη ή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Send on Behalf

Υπάρχουν τρείς μέθοδοι για να ρυθμίσουμε την δυνατότητα Send on Behalf.

• Η πρώτη μέθοδος: Χρησιμοποιώντας το Outlook Delegates, που παραχωρεί σε έναν χρήστη Α να στέλνει μηνύματα «Send on Behalf» εκ μέρους του χρήστης Β.
• Η δεύτερη μέθοδος: Έχοντας δικαιώματα Exchange Administrator, πάμε μέσα από Exchange Management Shell (EMS) και παραχωρούμε σε έναν χρήστη Α να στέλνει μηνύματα «Send on Behalf» εκ μέρους του χρήστης Β.
• Η τρίτη μέθοδος: και τελευταία, πραγματοποιείτε μέσα από Exchange Management Console (EMC).

Πρώτη μέθοδος: Outlook Delegates

Υπάρχουν μερικά σημαντικά βήματα στην περίπτωση που χρησιμοποιήσουμε το Outlook Delegates. Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξουμε τον χρήστη και να τον προσθέσουμε σαν delegate, έπειτα θα πρέπει να κάνουμε κοινή χρήση το mailbox μας σε αυτόν τον χρήστη.

1. Πάμε Tools και επιλέγουμε Options.

2. Πάμε στο Tab Delegates και κάνουμε κλικ στο Add.

3. Επιλέξτε τον χρήστη που επιθυμείτε να του δώσετε πρόσβαση και επιλέξτε Add και Ok.

Στον ακόλουθο σύνδεσμο περιγράφετε βήμα προς βήμα η διαδικασία Delegate Access

• Delegate Access: Let someone else mind your busyness

Δεύτερη μέθοδος: Μέσω Exchange Management Shell (EMS)

Η ακόλουθη διαδικασία είναι μία από της εύκολες διαδικασίες και ο λόγος είναι γιατί εκτελείτε μόνο μια εντολή και τελειώσατε. Η εντολή είναι η ακόλουθη:

Set-Mailbox UserMailbox -GrantSendOnBehalfTo UserWhoSends

Τρίτη μέθοδος: Μέσω Exchange Management Console (EMC)

1. Μέσα στην κονσόλας EMC, επιλέγουμε Recipient Management—>Mailbox

2. Στην συνέχεια επιλέγουμε το mailbox που θέλουμε και κάνουμε δεξί κλικ, επιλέγουμε Properties.

3. Στην καρτέλα Mail Flow Settings επιλέγουμε Delivery Options

4. Κάνουμε κλικ στην επιλογή Add και επιλέγουμε τον user που θέλουμε να δώσουμε πρόσβαση, επιλέγουμε Add και έπειτα Ok.

Send As

Με την έκδοση του Exchange 2007 SP1, υπάρχουν δύο τρόποι για να ρυθμίσουμε την δυνατότητα Send As.

• Η πρώτη μέθοδος: Έχοντας δικαιώματα Exchange Administrator πάμε μέσα από Exchange Management Shell (EMS) και παραχωρούμε σε έναν χρήστη δικαίωμα Send As σαν άλλος χρήστης.
• Η δεύτερη μέθοδος: Η δεύτερη μέθοδος προστέθηκε με την έκδοση του (SP1) και ρυθμίζετε μέσα από την κονσόλα Exchange Management Console (EMC).

Exchange Management Shell (EMS)

Αυτή η μέθοδος δίνει την δυνατότητα σε έναν χρήστη να μπορεί να στείλει με τα στοιχεία ενός άλλου χρήστη «Send As». Η ακόλουθη διαδικασία είναι μία από της εύκολες διαδικασίες και ο λόγος είναι γιατί εκτελείτε μόνο μια εντολή και τελειώσατε. Η εντολή είναι η ακόλουθη:

Add-ADPermission UserMailbox -ExtendedRights Send-As -user UserWhoSends

Exchange Management Console (EMC)

1. Μέσα στην κονσόλας EMC, επιλέγουμε Recipient ManagementàMailbox

2. Στην συνέχεια επιλέγουμε το mailbox που θέλουμε και κάνουμε δεξί κλικ, επιλέγουμε Manage Send As Permissions.

3. Στην καρτέλα Mail Flow Settings επιλέγουμε Delivery Options

4. Επιλέγουμε τον user που θέλουμε να δώσουμε πρόσβαση, επιλέγουμε Add και έπειτα Ok.

Επιπρόσθετες Πληροφορίες

Προκειμένου ένας χρήστης να στήλη ένα μήνυμα «Send on Behalf ή Send As», το προφίλ του θα πρέπει να είναι ρυθμισμένο και να έχει εμφανή την επιλογή From. Εξ’ ορισμού, στο Outlook δεν είναι εμφανή η επιλογή From.

Εμφάνιση της επιλογής From στο Outlook:

Replies

Εάν αποστείλετε κάποιο μήνυμα σαν άλλος χρήστης, ο παραλήπτης μπορεί να θέλει να απαντήσει σε αυτό το μήνυμα. Εξ’ ορισμού, το Outlook είναι ρυθμισμένο σαν reply address να έχει ρυθμισμένη την διεύθυνση του χρήστη που αποστέλλει το μήνυμα.

Παράδειγμα:

Είμαι ο χρήστης A και στέλνω email “behalf of” εκ μέρους του χρήστη B, η reply address θα έχει οριστεί στον χρήστη B.

Χρήσιμοι σύνδεσμοι:

• Παραχώρηση δυνατοτήτων διαχείρισης της αλληλογραφίας και του ημερολογίου σας σε κάποιο άλλο άτομο
• Delegate Access: Let someone else mind your busyness