Συνήθως διατηρούμε τα δεδομένα μας σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, και κάθε φορά που επιθυμούμε να τα ελέγξουμε πρέπει να μεταφερόμαστε από φύλλο σε φύλλο, πράγμα κουραστικό, χρονοβόρο και στο τέλος δεν βγάζουμε και πολύ άκρη. Δεν θα ήταν καλό να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να τα αναλύσουμε;

Εδώ έρχεται η εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Η εντολή μας επιτρέπει να “τραβήξουμε” κάθε εγγραφή από τα φύλλα εργασίας στο φύλλο που ορίζουμε εμείς ως συγκεντρωτικό. Χρησιμοποιώντας την εντολή, μπορούμε να συνοψίσουμε όλα τα δεδομένα μας από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε αυτό που έχουμε ορίσει εμείς ως συγκεντρωτικό. Με το να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να τα αναλύσουμε απλά και γρήγορα.

Δημιουργούμε ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 για να δούμε πώς θα εφαρμόσουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Στο δικό μου παράδειγμα έχω δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας. Τα τρία φύλλα εργασίας είναι Τετραμήνου και το κάθε φύλλο περιέχει τα ίδια Σεμινάρια που διεξάγουμε, στη στήλη Β αναγράφονται οι ενδιαφερόμενοι και στη στήλη C αναγράφονται οι εγγραφές που παρακολούθησαν το συγκεκριμένο σεμινάριο για το Τετράμηνο.

Α’ Τετράμηνο:

Β’ Τετράμηνο:

Γ’ Τετράμηνο:

Τώρα θέλουμε να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, γι’ αυτό το λόγο θα πρέπει να δώσουμε στην περιοχή κελιών κάθε τετραμήνου ένα name range (όνομα περιοχής). Πηγαίνουμε λοιπόν στο πρώτο φύλλο εργασίας, δηλαδή Α’ Τετράμηνο και επιλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας ξεκινώντας από το κελί Α1 έως C17. Αφού επιλέξουμε την περιοχή μας στην περιοχή Πλαίσιο Ονόματος όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα πληκτρολογούμε το Name Range (Όνομα Περιοχής) που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα πληκτρολόγησα ως όνομα περιοχής Semester1. (Ο πιο εύκολος τρόπος για να δώσεις Όνομα Περιοχής).

Προσοχή: Στο Πλαίσιο Ονόματος δεν επιτρέπονται κενά διαστήματα και πατάμε το πλήκτρο Enter στο τέλος.

Κάνουμε το ίδιο και για τα άλλα φύλλα εργασίας, δίνοντας σε κάθε περιοχή κελιών και διαφορετικό όνομα.

Αφού τελειώσουμε με τις ονομασίες περιοχών μεταβαίνουμε στο τελευταίο φύλλο εργασίας το οποίο έχω μετονομάσει σε Total.

Μεταβαίνουμε στο Tab Data (Δεδομένα) και διαλέγουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

Πατώντας την εντολή Consolidate, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, όπου κάτω από την εντολή Functions (Συναρτήσεις), διαλέγουμε την εντολή Sum (Άθροισμα) καθώς θέλουμε να δείξουμε το άθροισμα από τα δεδομένα μας που πρόκειται να συγκεντρωθούν.

Τώρα κάνουμε κλικ στην περιοχή References (Αναφορές), για να διαλέξουμε τις αναφορές. Πατώντας το πλήκτρο F3, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου με τα Ονόματα Περιοχών που ορίσαμε πιο μπροστά και απλώς επιλέγουμε, αντί να μεταφερόμαστε σε κάθε φύλλο εργασίας και να τα διαλέγουμε.

Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι το εξής όπου επιλέγουμε Semester1 και πατάμε ΟΚ, για να μπει η αναφορά στην περιοχή Reference (Αναφορές) και μετά πατάμε στο κουμπί Add (Προσθήκη) για να μπει το όνομα περιοχής στην περιοχή All References (Όλες οι αναφορές).

Με το κλικ, θα παρατηρήσουμε ότι το όνομα περιοχής έχει εισαχθεί στην περιοχή Reference (Αναφορά), και στο κάτω αριστερό μέρος του πλαίσιο διαλόγου Consolidate στην περιοχή Use labels in (Χρήση Ετικετών σε) ενεργοποιούμε τις εντολές Top Row (Πρώτη Γραμμή) και Left Column (Αριστερή Στήλη) για να εμφανίζονται οι ετικέτες των στηλών και των γραμμών.

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και την εντολή Create links to source data (Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων).

Τώρα θα πρέπει να κάνουμε την ίδια διαδικασία που περιέγραψα πιο πάνω και για τα υπόλοιπα ονόματα περιοχών που είχαμε ορίσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού τελειώσουμε την διαδικασία πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ για να συνεχίσουμε.

Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας Total, όλα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί (ονομασίες στηλών και γραμμών) και εμφανίζονται όλα τα συνολικά μας νούμερα στις στήλες Ενδιαφερόμενοι και Εγγραφές που αντιστοιχούν στα τρία τετράμηνα.

Η εντολή Consolidate υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του Excel.