Το γραμματοκιβώτιο μας είναι γεμάτο από μηνύματα που προέρχονται από διαφορετικούς αποστολείς. Ψάχνουμε να βρούμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα από κάποιον παραλήπτη και δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε απλά και γρήγορα. Χάνει η μάνα το παιδί και το παιδί τη μάνα. Τι ωραία που θα ήταν κάθε φορά που έρχονταν ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη να εμφανιζόταν με μία διαφορετική μορφή έτσι ώστε να μας τραβάει την προσοχή και να μπορούμε να το ξεχωρίσουμε γρήγορα.

Μην στεναχωριέστε μπορούμε να παίξουμε με τις ρυθμίσεις στο Outlook για να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των μηνυμάτων μας και το ποιό μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι.

Εδώ εμφανίζεται το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) του Outlook 2010 όπου μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποιήσεις που βασίζονται σε κανόνες που έχουμε καθορίσει εμείς. Έχουμε τη δυνατότητα να επισημάνουμε μηνύματα που αξιολογούμε ως σημαντικά ή με βάση τον αποστολέα τους. Υπάρχουν αρκετοί κανόνες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός μας.

Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) για να επισημάνουμε κάποια μηνύματα ως υψηλής προτεραιότητας για ανάγνωση. Στο παράδειγμα μου θα επισημάνω τα μηνύματα που προέρχονται από τον συνεργάτη μου.

Ξεκινάμε λοιπόν το Outlook και ενεργοποιούμε το Tab Προβολή (View), και από την περιοχή Τρέχουσα Προβολή (Current View) στο αριστερό μέρος της κορδέλας ενεργοποιούμε την εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Πατώντας στην εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προβολής για Προχωρημένους (Advanced View Settings), όπου πατάμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting ) για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να ορίσουμε το όνομα του κανόνα στην περιοχή Όνομα (Name), και μετά μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Γραμματοσειρά (Font) για να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και το χρώμα της. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα κανόνα Chris Spanougakis και έχω εφαρμόσει την εξής μορφοποίηση: Γραμματοσειρά: Tahoma Small Cap, Χρώμα: Μπλε, Μέγεθος: 9 Στιγμών.

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την μορφοποίηση πατάμε στην εντολή Όρος (Condition) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Φίλτρου (Filter) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μηνύματα (Messages), όπου θα ρυθμίσουμε τους κανόνες που επιθυμούμε.

Όπως εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το όνομα του συνεργάτη στο πεδίο Από: (From:) και έχω εφαρμόσει στην περιοχή Χρόνος: (Time:), μηνύματα που έχω λάβει οποιαδήποτε στιγμή. Μετά ενεργοποιώ την καρτέλα Περισσότερες Επιλογές (More Choices), για να κάνω κάποιες ρυθμίσεις παραπάνω. Στο δικό μου παράδειγμα ενεργοποιώ την εντολή Μόνο στοιχεία που είναι: (Only Items that are:) και διαλέγω Μη αναγνωσμένα (Unread).

Παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα ότι οι ρυθμίσεις που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι αρκετές.

Τι έχουμε κάνει μέχρι τώρα; Κάθε φορά που θα μου στέλνει μήνυμα ο συνεργάτης μου και που δεν θα το έχω διαβάσει ακόμα, η κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με τον τύπο, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς που έχουμε καθορίσει.

Αφού έχω ολοκληρώσει όλες τις διαδικασίες πατάω στα κουμπιά ΟΚ, μέχρι να επιστρέψω στο γραμματοκιβώτιό μου για να δω τις ρυθμίσεις μου να έχουν εφαρμοστεί ανάλογα με τα κριτήρια που είχα ορίσει.

Να έχουμε υπόψη ότι όποια μηνύματα πληρούν τις συνθήκες που έχουμε καθορίσει, ανεξαρτήτως σε ποιόν φάκελο του γραμματοκιβωτίου μας βρίσκονται θα επισημαίνονται επίσης σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε καθορίσει.