Θέλουμε να εισάγουμε έναν μεγάλο αριθμό εξωτερικών δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο και δεν γνωρίζουμε πώς;

Θέλουμε να αναλύσουμε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων και να δημιουργήσουμε αναφορές (reports) για το επερχόμενο meeting που έχουμε με τον Big Boss;

Θέλουμε όλα αυτά να τα παρουσιάσουμε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel σε χρόνο de te;

Θέλουμε να αξιοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες του Excel 2010 έτσι ώστε οι αναφορές (reports) να είναι και έγκυρες και κατανοητές στο κοινό;

Σε όλες αυτές τις ερωτήσεις η απάντηση είναι μία‼! Όλα μπορούμε να τα κάνουμε με το δωρεάν εργαλείο (πρόσθετο) της Microsoft που ονομάζεται PowerPivot.

Τι μπορούμε να κάνουμε με το PowerPivot:

Να χειριστούμε απλά και γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων. Επιτρέπει δηλαδή την διερεύνηση και πραγματοποίηση υπολογισμών με αλληλεπιδραστικό τρόπο για μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Να ενσωματώσουμε δεδομένα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel απλά και γρήγορα. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να είναι εταιρικές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα του Excel, δεδομένα αναφορών και τροφοδοσιών.

Έχουμε την πρόσβαση στην δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων, και σε άλλες δυνατότητες ανάλυσης που μας παρέχει το Excel για να δημιουργήσουμε αναφορές. Εξάγουμε τα συμπεράσματα από την ανάλυση των δεδομένων μας χωρίς να μπλεκόμαστε με κώδικες και λειτουργίες άλλες τις οποίες δεν γνωρίζουμε.

Με λίγα λόγια το PowerPivot του Excel είναι ΤΟ Εργαλείο Ανάλυσης Δεδομένων που εμφανίζει τα αποτελέσματα της ανάλυσης μέσα στο Excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε χαρακτηριστικά του Excel που ήδη γνωρίζουμε για την καλύτερη οπτικοποίηση των δεδομένων μας όπως με τη δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων( Pivot Tables), Συγκεντρωτικών Γραφημάτων (Pivot Charts) και Αναλυτές (Slicers). Είναι ο πιο απλός και εύχρηστος τρόπος για να δημιουργήσουμε εργαλεία ανάλυσης εμπλουτισμένα και με αλληλεπιδραστική δράση.

Για να βρούμε και να κατεβάσουμε το πρόσθετο PowerPivot για το Excel 2010 θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Θα πρέπει να κατεβάσουμε την κατάλληλη έκδοση αναλόγως με την έκδοση του Office που χρησιμοποιούμε, όπως και με την γλώσσα της έκδοσης.

Για να μάθετε πώς δουλεύει το PowePivot μπορείτε να επισκεφθείτε την τοποθεσία ιστού http://www.powerpivot.com/ όπου μπορείτε να:

Παρακολουθήσετε Videos

Παρακολουθήσετε Demos

Try Hands on Lab

Αφού κατεβάσουμε και εγκαταστήσουμε το πρόσθετο PowerPivot, θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Excel και αμέσως στα δεξιά της κορδέλας παρατηρούμε ένα νέο Tab που ονομάζεται PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

Για να εισάγουμε δεδομένα στο υπολογιστικό μας φύλλο θα πρέπει να πατήσουμε στην εντολή Παράθυρο PowerPivot (PowerPivot Window) της περιοχής Εκκίνησης (Launch) όπως εμφανίζεται και παραπάνω. Αφού πατήσουμε την ομώνυμη εντολή θα εμφανιστεί ένα νέο βιβλίο εργασίας που ονομάζεται PowerPivot για Excel. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο Tab. Το πρώτο Tab ονομάζεται Αρχική Σελίδα (Home) και το δεύτερο Tab Σχεδίαση (Design).

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα από τα εξής:

1. Επιλέγοντας την εντολή Από τη Βάση Δεδομένων (From Database), και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε μία από τις διαθέσιμες τρεις επιλογές:

• Από τον SQL Server (From SQL Server)
• Από την Access (From Access)
• Από τις Υπηρεσίες Ανάλυσης ή το PowerPivot (From Analysis Services PowerPivot)

2. Επιλέγοντας την εντολή Από Αναφορά (From Report) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου θα πρέπει να καταχωρίσουμε την Διαδρομή της Αναφοράς (Report Path).

Όπως βλέπουμε και στην παραπάνω εικόνα οι Αναφορές (Reports) θα πρέπει να έχουμε επέκταση rdl (report definition language).

3. Επιλέγοντας την εντολή Από το Azure DataMarket, μπορούμε να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων δωρεάν όπως και εμπορικά δεδομένα από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου.

Αφού επιλέξουμε την εντολή Από Azure DataMarket (From Azure DataMarket) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Διεύθυνση URL Συνόλου Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket dataset URL) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ή να επικολλήσουμε την διεύθυνση URL για να περάσουμε στον επόμενο βήμα του οδηγού

Εάν δεν γνωρίζουμε τι μας προσφέρει και τι είναι το Windows Azure DataMarket, μπορούμε να επιλέξουμε τον σύνδεσμο που αναγράφεται στην παραπάνω εικόνα στο παράθυρο διαλόγου Προβολή των Διαθέσιμων Συνόλων Azure DataMarket (View Available Azure DataMarket datasets). Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού του Windows Azure Marketplace DataMarket, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Όταν βρισκόμαστε στην τοποθεσία ιστού, θα πρέπει να συνδεθούμε με το Windows Live Account μας, έτσι ώστε να αποκτήσουμε πρόσβαση στα δεδομένα. Από τη στιγμή που έχουμε συνδεθεί και θελήσουμε να κατεβάσουμε κάποια δεδομένα θα πρέπει να συμφωνήσουμε και με τους όρους χρήσης. Στον σύνδεσμο My Data μας παρέχεται ένα Account Key (Κλειδί Λογαριασμού), όπου θα το χρησιμοποιήσουμε αργότερα όταν θα θελήσουμε να κατεβάσουμε τα δεδομένα από την τοποθεσία ιστού. Θα πρέπει είτε να τον πληκτρολογήσουμε ή να τον επικολλήσουμε τον κωδικό στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) του παραθύρου διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard).

Η τοποθεσία ιστού προσφέρει αρκετά δωρεάν δεδομένα, πολλά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην ζώνη μας. Όταν θα έχουμε διαλέξει τα δεδομένα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε τον σύνδεσμο Explore This Data Set. Εδώ μπορούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας εάν το θελήσουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Export to Program: Excel PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου του PowerPivot όπου επιλέγουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα.

Αφού επιλέξουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) βάζουμε τον κωδικό που μας έχει δοθεί και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

Αμέσως εμφανίζεται το επόμενο βήμα του οδηγού Επιλογή Πινάκων και Προβολών (Select Tables and Views) όπου στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) επιλέγουμε τον πίνακα που θέλουμε να εισάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι υπάρχει μόνο ένας πίνακας όπου είναι αυτόματα επιλεγμένος. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσουν να κατεβαίνουν τα δεδομένα.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι τα δεδομένα μας έχουν κατέβει με Επιτυχία, οπότε δεν μένει παρά να πατήσουμε το κουμπί Κλείσιμο (Close).

Θα πρέπει να περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων μας, όπου έπειτα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

4. Πατώντας το εικονίδιο Λήψη εξωτερικών δεδομένων από μια Τροφοδοσία Δεδομένων (RSS Feeds - Really Simple Syndication) (From Data Feeds) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) σχετικά με την σύνδεση σε τροφοδοσία δεδομένων. Στην περιοχή Διεύθυνση URL Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) θα πρέπει να καταχωρίσουμε την διεύθυνση τροφοδοσίας για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

5. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων από Κείμενο (From Text) θα εμφανιστεί ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου στην περιοχή Διαδρομή Αρχείου (File Path) θα πρέπει να καταχωρήσουμε την διαδρομή του αρχείου κειμένου που θέλουμε να κάνουμε λήψη των δεδομένων για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

6. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) με όλες τις διαθέσιμες πηγές που έχουμε για την εισαγωγή δεδομένων στο υπολογιστικό μας φύλλο.

Οι πηγές που έχουμε στην διάθεση μας για να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων είναι οι εξής:

Σχεσιακές Βάσεις Δεδομένων (Relational Databases):

• Microsoft SQL Server
• Microsoft SQL Azure
• Παράλληλη Αποθήκη Δεδομένων του Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse)
• Microsoft Access
• Oracle
• Teradata
• Sybase
• Informix
• IBM DB2
• Άλλες (Others) (OLEDB/ODBC)

Προελεύσεις Πολλών Δεδομένων (Multidimensional Sources):

• Υπηρεσίες Ανάλυσης της Microsoft (Microsoft Analysis Services)

Τροφοδοσίες Δεδομένων (Data Feeds):

• Αναφορά (Reports)
• Σύνολο Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket Dataset)
• Άλλες Τροφοδοσίες (Other Feeds)

Αρχεία Κειμένου (Text Files):

• Αρχείο Excel (Excel Files)
• Αρχείο Κειμένου (Text Files)

Παρακάτω περιγράφω κάποια παραδείγματα Εισαγωγής Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη χρήση του PowerPivot. Για το πρώτο παράδειγμα έχω κατεβάσει αρχεία εξάσκησης από την παρακάτω τοποθεσία ιστού:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441

1^ο Παράδειγμα: Αρχείο Excel.

Επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Data Source). Πλοηγούμε στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και επιλέγω την εντολή Αρχείο Excel (Excel File) και έπειτα επιλέγω το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβώ στο επόμενο βήμα του οδηγού.

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να αναζητήσω και να επιλέξω το Αρχείο Excel από το οποίο θέλω να εισάγω δεδομένα. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει ένα αρχείο εξάσκησης από την τοποθεσία που ανέφερα πιο πάνω.

Εφόσον έχω επιλέξει το Αρχείο Excel που θέλουμε, πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next)για να περάσουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού. Στο τρίτο βήμα του οδηγού στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) εμφανίζονται όλα τα ονόματα των φύλλων εργασιών που θα εισαχθούν στο βιβλίο εργασίας. Επιλέγουμε τα φύλλα που θέλουμε να εισάγουμε και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).

Αμέσως αρχίζει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close).

Αμέσως όλα τα φύλλα εργασίας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Με τα δεδομένα που έχουμε εισάγει, μπορούμε να τα φιλτράρουμε, να τα ταξινομήσουμε, να δημιουργήσουμε Συγκεντρωτικά Γραφήματα (Pivot Charts) , και να κάνουμε χρήση του Αναλυτή (Slicers), ώστε να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα μας.

2^ο Παράδειγμα: RSS Feeds.

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Από Μία Τροφοδοσία Δεδομένων (From Data Feeds) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard). Στην περιοχή Διεύθυνση Url Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) πληκτρολογώ ή επικολλώ τη διεύθυνση τροφοδοσίας δεδομένων, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Πατάμε το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού όπου περιμένουμε για να ολοκληρωθεί η σύνδεση του PowerPivot με την προέλευση δεδομένων.

Αφού ολοκληρωθεί η σύνδεση, βλέπουμε στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) τον πίνακα ή πίνακες που έχουμε από τη σύνδεσή μας με την προέλευση δεδομένων.

Στο δικό μου παράδειγμα έχω μόνο έναν πίνακα με δεδομένα ο οποίος είναι και επιλεγμένος αυτόματα από μόνος του. Πατάω στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου και παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Αμέσως ο πίνακας με τα δεδομένα έχει εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Whoever wants to read this post in the English Version can do so at the following link:

http://officesmart.wordpress.com/2011/05/15/powerpivot-for-excel-2010/