Σημαίες Στο Outlook

Γιατί να επισημαίνουμε με σημαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ο λόγος είναι προφανέστατος! Για να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα.

Πώς μπορούμε λοιπόν να επισημάνουμε ένα μήνυμα με σημαία απλά και γρήγορα;

Μεταβαίνουμε λοιπόν στον φάκελο των Εισερχομένων (Inbox), όπου στο δεξιό μέρος της γραμμής θέματος του μηνύματος παρατηρούμε μία γκρίζα σκίαση σημαίας. Εάν κάνουμε ένα αριστερό κλικ με το ποντίκι μας πάνω στη σκίαση αυτό επισημαίνεται κατευθείαν με μία κόκκινη σημαία.

Κάθε φορά λοιπόν που θα κοιτάμε στα μηνύματά μας, θα γνωρίζουμε σε ποια μηνύματα θα πρέπει να δώσουμε την προσοχή μας. Τα μηνύματά που επισημαίνουμε με σημαία εμφανίζονται επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do) που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook.

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επισκόπηση του μηνύματος, εάν επιλέξουμε με το ποντίκι μας τη σημαία, η σημαία θα αντικατασταθεί με ένα σημάδι ελέγχου, που σημαίνει ότι έχουμε τελειώσει με το μήνυμα αυτό.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, όταν επισημαίνουμε ένα μήνυμα με σημαία, αυτό εμφανίζεται και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do), μαζί με άλλες εργασίες που έχουμε προγραμματισμένες. Τι γίνεται όμως όταν δεν θέλουμε να διαβάσουμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα, αλλά την επόμενη μέρα ή ακόμα και την επόμενη εβδομάδα;

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ στο εικονίδιο της σημαίας, θα εμφανιστεί μία λίστα από πιθανές ημερομηνίες λήξης που περιλαμβάνουν Σήμερα (Today), Αύριο (Tomorrow), Αυτήν την Εβδομάδα (This Week), Επόμενη Εβδομάδα (Next Week), Χωρίς Ημερομηνία (No Date) και Προσαρμογή (Custom).

Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία ημερομηνία από τη λίστα. Αυτό μπορεί να γίνει και με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης από την περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Για παράδειγμα μπορούμε να σύρουμε μία ημερομηνία από το γκρουπ Σήμερα (Today) στο γκρουπ Επόμενη Εβδομάδα (Next Week) με μεταφορά και απόθεση.

Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης χωρίς να έχουμε κάνει κάποια αλλαγή στο μήνυμα, τότε η επικεφαλίδα του μηνύματος επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα όπως επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do).

Εάν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη σημαία λήξης, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click) όπου επιλέγουμε αυτό που επιθυμούμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Εάν θέλουμε να απαλείψουμε ένα μήνυμα από σημαία που βάλαμε κατά λάθος, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στη σημαία του μηνύματος και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Σημαίας (Clear Flag) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/2012/02/15/flags-in-outlook/