Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel

Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας.

Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε;

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα.

Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List).

Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε:

Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω.

Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete).

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/excel-english/