Jump to content

Admin

  • entries
    124
  • comments
    78
  • views
    33168

Public Folders στον Exchange 2010


i-away

825 views

 Share

 

Με αφορμή μια συζήτηση που είχα το πρωί με τον εκλεκτό συνάδερφο κ.Σίμο μεταξύ άλλων τέθηκε το θέμα του μέλλοντος των Public Folders στον επερχόμενο Exchange 2010 καθώς και η χρήση ή μη των Windows Sharepoint Services αντί των Public Folders.

 

Ας δούμε όμως λίγα πράγματα για τους Public Folders. Αρχιτεκτονικά οι Public Folders είναι ένα θα λέγαμε "ειδικό" mailbox. Όπως τα υπόλοιπα mailboxes έχει την ίδια δομή, αλλά σε αντίθεση με τα υπόλοιπα mailboxes, αποθηκεύεται σε ξεχωριστή βάση και το περιεχόμενο τους μπορεί να γίνει replicate μεταξύ των servers. Οι administrators μπορούν να διαχειριστούν κεντρικά τους PFs επιτρέποντας στους χρήστες να διαχειρίζονται την δομή και τα περιεχόμενα τους .

Γιατί χρησιμοποιούνται?

Οι Public Folders εμφανίστηκαν στην πρώτη έκδοση του Exchange ως μία λύση διαμοιρασμού αρχείων , συζητήσεων και ώς πλατφόρμα για custom applications.

Όλες οι εκδόσεις του Outlook (απο το 97 μέχρι το 2003) χρησιμοποιούν επίσης τους Public Folders για τους εξής λόγους:

1) Offline address book distribution

2) Free/busy lookups

3) Organizational form library

4) Outlook Security settings

 

Στον Exchange 2003 SP2, έγινε μεγάλη προσπάθεια όσον αφορά την διαχείριση των Public Folders, εμφανίζοντας κάποιες επιπλέον δυνατότητες για τους διαχειριστές όπως:

1) stop and resume content replication

2) apply delta changes recursively through a hierarchy

3) synchronize the hierarchy

4) ensure safe movement and/or removal of servers and stores

5) log public folder deletions

Επίσης ταυτόχρονα με το SP2 εμφανίστηκε και ένα εργαλείο . Το PFDavAdmin, το οποίο εκτός απο καταπληκτικό εργαλείο διαχείρισης των Public Folder , επιλύει και ένα σημαντικό πρόβλημα που υπήρχε μέχρι τότε: Πως θα διακρίνουμε τους φακέλους που δεν χρησιμοποιούνται .

Τα προγράμματα antivirus με τον έλεγχο που κάνουν για κακόβουλο λογισμικό στους Public Folders δημιουργούν σύγχυση σχετικά με το πότε οι φάκελοι χρησιμοποιούνται απο αυτά και πότε απο τους χρήστες καθώς οι τρέχουσες εκδόσεις Exchange δεν έχουν κάποιο τρόπο διάκρισης. Το PFDavAdmin έρχεται να λύσει αυτό το πρόβλημα δίνοντας μια σωστή εικόνα για το πότε τα περιεχόμενα των Public Folders έχουν τροποποιηθεί απο τους χρήστες και πότε.

Όπως έχει ανακοινώσει η developement team του Exchange 2010, θα υπάρχει υποστήριξη για τους Public Folders και σε αυτή την έκδοση του Exchange . Βέβαια η Microsoft δείχνει ότι δίνει πολύ βάση στην ανάπτυξη των Sharepoint Services είτε μέσω της δωρεάν λύσης Windows Sharepoint Services είτε μέσω του πολύ πιο εξειδικευμένου προγράμματος Microsoft Office Sharepoint Server ( MOSS ).

Ο παρακάτω πίνακας αποτελεί έναν "οδηγό" τρόπον τινά για το τι είναι καλύτερο να ακλουθούμε σε κάθε περίπτωση

 

 

Scenario Use PF's Currently? New to PF's?
Document Sharing SharePoint may be better option SharePoint is better option
Calendar Sharing No need to move Use either
Contact Sharing No need to move Use either
Discussion Forums No need to move Use either

Distribution Group Archive

No need to move Use either
Custom Applications SharePoint may be better option SharePoint may be better option
Organizational Forms No need to move

Use InfoPath

Μία ακόμα εναλλακτική λύση θα ήταν να δημιουργήσουμε μια custom SQL Server εφαρμογή για να αντικαταστήσουμε τα Public Folders

 

Τα δυνατά σημεία του SharePoint:

  • Team Workspaces: Το SharePoint βοηθάει τους χρήστες να επικοινωνούν εύκολα μεταξύ τους , παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα και πληροφορίες.
  • Documentation Management : Οι PF δεν είναι καθαρά σχεδιασμένοι για διαμοιρασμό αρχείων και συνεργασία . Το SharePoint παρέχει πολλές επιλογές διαχείρησης εγγράφων με σημαντικότερη αυτή του versionning όπως και της αυτόματης ειδοποίησης σε περίπτωση αλλαγής του εγγράφου.
  • Workflow Applications: Το SharePoint παρέχει πάρα πολλά templates που βοηθάνε τους διαχειριστές να υλοποίησουν εξειδικευμένες λύσεις και να διαμορφώσουν φόρμες ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Exchange Server Public Folders :

  • Outlook integration : Οι Public Folders είναι πλήρως ενσωματωμένοι στο Outlook και στο Outlook Web Access.
  • Replication: Οι Exchange Public Folders έχουν πραγματική multi-master replication architecture, επιτρέποντας το replication της δομής και των περιεχομένων τους σε πολλούς servers εξασφαλίζοντας παραγωγικότητα και αδιάλειπτη λειτουργία.

Οι Exchange Public Folders θα υποστηρίζονται για τουλάχιστον 10 χρόνια απο την επόμενη έκδοση του Exchange Server. Η μετάβαση απο τους Exchange Public Folders στο SharePoint, δεν είναι υποχρεωτική αλλά εαν γίνει πρέπει να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω:

  • Δομή και οργάνωση των Public Folder – Η πολυπλοκότητα και το μέγεθος όπως και η δομή των PF hierarchy, έχει σημαντικό αντίκτυπο στο χρόνο που θα απαιτηθεί για να γίνει η μετάβαση απο τους PF στο Sharepoint. Ένας μικρός αριθμός PF's, οργανωμένος σωστά ( λέγε με σωστό Planning και design πριν να υλοποίησεις οτιδήποτε ) θα απαιτήσει λιγότερο χρόνο και σχεδιασμό για την υλοποίηση του/. Σε αντίθετη περίπτωση θα χρειαστεί σημαντικά μεγαλύτερος χρόνος και υπάρχι μεγάλη πιθανότητα το τελικό αποτέλεσμα στο Sharepoint να διαφέρει σημαντικά απο την υπάρχουσα δομή των PF's.
  • Περιεχόμενο των Public Folder – Το περιεχόμενο των Public Folders έχει άμεση σχέση με το πώς θα υλοποιήσουμε το migration.

     

    • 1. Ο τύπος του περιεχομένου σε ένα Public Folder επηρεάζει τον τύπο της λίστας πο διημιουργειται στο SharePoint. Οι Public Folders που χρησιμοποιούνται για ομαδικό calendaring ή contact sharing μπορούν να εισαχθούν σε παρόμοιες λίστες στο SharePoint.
    • 2. Σύνθετα έγγραφα ( πχ έγγραφα με attachments) πρέπει να προσεχτούν.Στο SharePoint, κάθε document library είναι μια λίστα με ξεχωριστά αντικείμενα. Αυτό βέβαια δεν αποτελέι πρόβλημα καθώς τα Exchange items μπορύν να εξαχθούν ως .msg files, αλλά εάν θέλουμε να τα χωρίσουμε σε πολλά κομμάτια θα πρέπει να έχουμε μια στρατηική για να διατηρούμε την συνέχεια των κομματιών αυτών.
  • Public Folder Permissions – Όπως είναι λογικό οι ιδοκτήτες των Public Folders θα θέλουν να διατηρήσουν τα permissions τους στις καινούργιες SharePoint λίστες.Το PFDavAdmin μπορεί να βοηθήσει και εδώ εξάγοντας τα permissions κάθε PF (αλλά δεν υποστηρίζει το import τους στο SharePoint).
  • Ονομασία Public Folder – Το SharePoint έχει κάποιους περιορισμούς όσον αφορά την ονομασία , το μέγεθος και το μήκος των αρχείων όπως και κάποιους περιορισμούς χαρακτήρων. Αυτοί οι περιορισμοί θα επιδράσουν στους Public Folders που γίνονται migrate,όπως επίσης και στα περιεχόμενα τους.
  • Mail-enabled SharePoint Document Library's – Ενώ οι libraries μπορούν να αποθηκεύουν οποιονδήποτε τύπο αρχείου , τα e-mail που στέλνονται στις mail-enabled libraries συνήθως εμφανίζονται σε μορφή .eml (Outlook Express format). Εαν προσπαθήσουμε να ανοίξουμε τα αρχεία αυτά, αυτά ανοίγουν μέσω του web browser και θα περιέχουν μόνο το κείμενο και όχι την επικεφαλίδα ή τα attachment.Μποούμε να διημιουργήσουμε μια δικιά μας εφαρμογή που θα μετατρέπει τα .eml σε .msg ή να χρησιμοποιήσουμε μια απο τις πολλές που υπάρχουν στο internet.
  • Public Folder Replication – Ο Exchange Server επιτρέπει το replication των περιεχομένων των Public Folders σε άλλους Exchange Servers. Το SharePoint δεν έχει αυτή την multi-master replication αρχιτεκτονική. Εαν το replication του περιεχομένου είναι σημαντικό τότε θα πρέπει μετά την μετάβαση στο Sharepoiny να καταφύγουμε σε 3rd Party εφαρμογές

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για την μετάβαση μας στο SharePoint αν και σε κάποιες περιπτώσεις η χρήση των Public Folders ίσως εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες μας.Καλό θα ήταν βέβαια να προετοιμαστούμε για την μετάβαση στα Sharepoint Services καθώς αν και οι Public Folders θα υποστηρίζονται μέχρι το 2016 τα Sharepoint Services αναπτύσονται συνεχώς από την Microsoft και στο μέλλον θα αποτελέσουν μάλλον την μόνη λύση για τις ανάγκες μας.

Το μόνο "δωρεάν" migration tool για την μετάβαση στο SharePoint, είναι ένα community-based tool, απο τον Kimmo Forss. Οι χρήστες που ενδιαφέρονται για migration από Exchange Public Folders σε SharePoint , μπορούν να χρησιμοποιήσουν κάποια 3rd Party εφαρμογή που επιλύει τα παραπάνω προβλήματα.Διαθέσιμα εργαλεία migration διατίθενται απο τις παρακάτω εταιρείες:

 

Συνοψίζοντας μπορούμε να πούμε ότι :

  1. Οι Public Folders χρησιμοποιούνται ευρέως ως λύση διαμοιρασμού αρχείων, calendar, επαφών και εργασιών όπως και για το archiving των distribution lists.
  2. Ο Exchange 12 και το Outlook 2007 θα έχουν υποστήριξη για public folder – με βελτιώσεις στην διαχείρηση μειωμένο κόστος αποθήκευσης και θα παρέχεται υποστήριξη τουλάχιστον μέχρι το 2016.
  3. Τα Windows SharePoint Services είναι μια εναλλακτική μέθοδος απο την Microsoft που εκτός των άλλων περιλαμβάνει και τις δυνατότητες των Public Folders. Το DL archiving και το Outlook synchronization είναι νέα features των Windows SharePoint Services v3.
  4. Για την ανάπτυξη νέων εφαρμογών προτείνεται η χρήση των WSS v3 καθώς και οι υπηρεσίες web του Exchange 2010.
  5. Όλες οι εκδόσεις του Outlook (από 97 μέχρι 2003) και του Exchange (4.0 μέχρι 2003) απαιτούν Public Folders – Οι Public Folders προαπαιτούνται σε ένα organization μέχρι όλοι οι Outlook clients να αναβαθμιστούν σε Outlook 2007 και όλα τα mailboxes να μεταφερθούν στον Exchange 2010

Τι καινούργιο έρχεται στον Exchange 2010?

 

  1. Exchange 2010 64-bit storage optimizations
  2. Exchange 2010 MONAD command line experience η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το deployment των public folder.
  3. Το Outlook 2007 και ο Exchange 2010 έχουν βελτιωμένη λογική συνδεσιμότητας και συγχρονισμού σε περιβάλλοντα πολλών mailboxes και Public Folders.
  4. Ο Exchange 2010 είναι η πρώτη έκδοση του Exchange που επιτρέπει στους χρήστες να απενεργοποιήσουν τους Public Folders. Όταν οι Public Folders δεν είναι ενεργοί το Outlook 2007 είναι η μόνη έκδοση του Outlook που υποστηρίζει:
    1. Offline address book distribution μέσω BITS http connection με τον Exchange 2010 client access server.
    2. Free/busy lookups through μέσω της Exchange 2010 availability web service
    3. Outlook Security settings από την registry μέσω Group Policy
    4. Οι Organizational forms δεν θα είναι διαθέσιμες (Προτείνεται η χρήση των Infopath forms )
  5. Τα WSS v3 προσθέτουν υποστήριξη για DL archiving και Outlook synchronization.
  6. Το Exchange 2010 OWA θα υποστηρίζει την προβολή documents που διαμοιράζονται μέσω των SharePoint sites.
  7. Ο Exchange 2010 client access server έχει κάποιους περιορισμούς όσον αφορά την υποστήριξη των public folder : δεν υποστηρίζεται IMAP, NNTP, ούτε και OWA access στους Exchange 2010 public folders (Η OWA πρόσβαση σε Exchange 2000 και Exchange 2003 public folders θα είναι δυνατή για τους χρήστες του Exchange 2010 ).
  8. Ο Exchange 2010 θα συνεχίσει να υποστηρίζει το replication των Public Folders μεταξύ γεωγραφικά κατανεμημένων sites. Τα WSS v3 έχουν περιορισμένη υποστήριξη για αυτές τις τοπολογίες.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

pixy.gif?x-id=9a3052b6-0cff-4fcc-9d21-792946958321
 Share

5 Comments


Recommended Comments

Εξαιρετική πληροφόρηση, είχα ακούσει παλιότερα ότι η Microsoft σκόπευε σιγά σιγά να αποσύρει τα public folders, μένει να δούμε τι θα γίνει.

Link to comment

Μπορώ να σας ενημερώσω οτι η πρόθεση της MS να αποσύρει τα public folders υπήρχε μετά τον exch 2007 και ειδικά για τον 2010. Ομως πέρσι στο Redmond που είχα πάει ως exchange MVP, η ομάδα του exchange ....ταπεινά ζήτησε συγνώμη για αυτή την πρόθεση και ορκίστηκε οτι δεν θα τα αποσύρει ποτέεεεεεεε. Τέτοια ήταν η αντίδραση που προκλήθηκε. !!!!

Link to comment

Εξαιρετικό το post Γιώργο.

Ο λόγος που παρότρυνα το Γιώργο να γράψει γι' αυτό είναι ότι τουλάχιστον στη δική μου περίπτωση δε θέλω να μπω στη διαδικασία να κάνω Migration τα Public folders σε SharePoint, ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΙΔΙΟ ΠΡΑΓΜΑ!

Νάσο ευχαριστούμε για την ενημέρωση, νομίζω ότι θα γλυτώσουμε πολλά εγκεφαλικά με αυτό που δήλωσαν οι Devs του Exchange.

Thank you

Thank you

Thank you!

Link to comment
Guest
Add a comment...

×   Pasted as rich text.   Paste as plain text instead

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

Loading...
×
×
  • Create New...