Εισαγωγή μίας βάσης δεδομένων της Access στο Excel 2010.

Πίνακας (Table), Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable Report) και Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotChart and PivotTable Report).

Ακούμε τις ορολογίες πολλές φορές και αναρωτιόμαστε τι είναι και τι κάνει το καθένα από αυτά, ποιά η χρησιμότητά τους; Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από μία βάση δεδομένων της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να τα οργανώσουμε για να δημιουργήσουμε μία αναφορά ή μία παρουσίαση.

Παρακάτω θα αναφέρω τους τρόπους με τους οποίους θα εισάγουμε μία βάση δεδομένων από την Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.

Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Access, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την βάση δεδομένων την οποία θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Εάν υπάρχουν διάφοροι πίνακες στη βάση δεδομένων μας, θα πρέπει να διαλέξουμε τον επιθυμητό πίνακα τον οποίο θέλουμε να εισάγουμε. Στο δικό μου παράδειγμα διαλέγω τον πίνακα με ονομασία “Δραστηριότητες”.

Αφού διαλέξουμε τον πίνακα και πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε πώς θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα μας στο βιβλίο εργασίας. Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις που μπορούμε να διαλέξουμε για να εισαχθούν τα δεδομένα μας, όπου θα αναλυθούν και οι τρείς περιπτώσεις ξεχωριστά.

1^η Περίπτωση – Table (Πίνακας):

Διαλέγουμε Table (Πίνακας) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έτοιμα για φιλτράρισμα.

2^η Περίπτωση – PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα):

Διαλέγουμε PivotTable Report ( Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας [εάν θέλουμε να εισαχθούν σε άλλο φύλλο εργασίας θα πρέπει να επιλέξουμε New Worksheet (Νέο Φύλλο Εργασίας)], βεβαιωνόμαστε ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε μία αναφορά PivotTable (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως η Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας μας και στη στήλη B και C αναφέρει τα αθροίσματα των στηλών. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις τιμές θα πρέπει από το παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα), και στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου που αναγράφει Values (Τιμές), να πατήσουμε στο βέλος από ποιες από τις δύο στήλες θέλουμε να αλλάξουμε του Sum of Κόστος ή του Sum of Διάρκεια. Πατώντας στο βέλος εμφανίζεται το υπομενού όπου διαλέγουμε την εντολή Value Field Settings (Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμών) όπως φαίνεται και παρακάτω.

Ενεργοποιώντας την εντολή αυτή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλουμε. Δηλαδή να αλλάξουμε τον είδος της συνάρτησης που χρησιμοποιείται, όπως για παράδειγμα Count (Καταμέτρηση), Max (Μέγιστο), κτλ. και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο ΟΚ.

3^η Περίπτωση – PivotChart and PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα):

Διαλέγουμε PivotChart και PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε ένα PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος) και μία αναφορά PivotTable Report (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας και θα δημιουργηθεί αυτόματα και το γράφημα όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα μπορούμε να κάνουμε όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε και στο Γράφημα και στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο ευπαρουσίαστα και κατανοητά.