Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να αναλύσουμε τα δεδομένα μας.

Παρακάτω θα αναφέρω τον τρόπο με τον οποίο θα εισάγω ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.

Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Text (Από Κείμενο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε το αρχείο απλού κειμένου το οποίο θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Διαλέγοντας την εντολή Import Text (Εισαγωγή Αρχείου) τα αρχεία που μπορούμε να εισάγουμε έχουνε τις εξής επεκτάσεις:

*. prn – Αρχεία που έχουν δημιουργεί με την εντολή Εκτύπωση σε Αρχείο από το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης (περιέχει κείμενο και περιεχόμενο για εκτύπωση όσο και οδηγίες για τον εκτυπωτή, όπως αριθμός σελίδων κτλ.).

*.txt – Αρχείο απλού κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, προσπελάσιμο από οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου)

*.csv – Αρχείο οριοθετημένου κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, συνήθως οριοθετημένο με κόμματα)

Στο δικό μου παράδειγμα θα διαλέξω να εισάγω ένα αρχείο .txt, και συγκεκριμένα το αρχείο 6292.txt, όπως εμφανίζεται πιο πάνω. Αφού το επιλέξω, διαλέγω την εντολή Import (Εισαγωγή) και εμφανίζεται ο Text Import Wizard (Οδηγός Εισαγωγής Κειμένου) στο πρώτο βήμα από τα συνολικά τρία όπως εμφανίζεται παρακάτω:

Στο δικό μου παράδειγμα έχω διαλέξει να εισάγω ένα αρχείο οριοθετημένο (οι χαρακτήρες χωρίζονται με κόμματα ή με tabs μεταξύ του κάθε πεδίου και έχω ορίσει ως αρχείο προέλευσης να είναι Windows (ANSI). Προχωράμε στο επόμενο βήμα πατώντας στο κουμπί Next (Επόμενο), όπου εμφανίζεται το δεύτερο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Το δεύτερο βήμα του οδηγού μας επιτρέπει να καθορίσουμε τι είδους οριοθέτες θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα καθορίζω Tab ως οριοθέτες, όπου στο κάτω μέρος έχουμε την προεπισκόπηση όπου βλέπουμε πώς επηρεάζονται τα δεδομένα μας. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις πατάμε στο πλήκτρο Next (Επόμενο) για να προχωρήσουμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Στο τρίτο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε και να μορφοποιήσουμε τις στήλες ανάλογα με το τι μορφή θέλουμε να έχουν. Μπορούμε επίσης να παραβλέψουμε μία στήλη η οποία θεωρούμε ότι είναι περιττή. Στο δικό μου παράδειγμα επέλεξα την στήλη ProductType και επέλεξα την εντολή Do not import column - Skip (Μην εισάγεις την στήλη – παράβλεψη).

Μπορούμε επίσης να πατήσουμε το κουμπί Advanced (Για προχωρημένους) στο τρίτο βήμα του οδηγού εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε τα διαχωριστικά των ψηφίων και των χιλιάδων να εμφανίζονται με διαφορετική μορφή όπως εμφανίζεται παρακάτω.

Όποια αλλαγή κάνουμε στο παράθυρο διαλόγου εφαρμόζεται σε όλες τις στήλες στο φύλλο εργασίας..

Αφού κάνουμε όποιες ρυθμίσεις θέλουμε στις στήλες μας, πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου εκεί πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε σε ποιο κελί θα ξεκινάει η εισαγωγή δεδομένων και σε ποιο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται παρακάτω:

Πριν όμως πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας ας πατήσουμε στο κουμπί Properties (Ιδιότητες). Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου External Data Range Properties (Ιδιότητες Περιοχής Εξωτερικών Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε κάποιες ρυθμίσεις:

Save Query Definition – Αποθήκευση Ορισμού Ερωτήματος

Εάν δεν θέλουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις κάθε φορά, αφήνουμε το κουτί ελέγχου ενεργοποιημένο.

Prompt for the file name on refresh – Προτροπή για όνομα αρχείου κατά την ανανέωση

Ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου, αναγκάζει το Excel να μας ζητάει να εντοπίσουμε το αρχείο κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της ανανέωσης. Μπορούμε να αφήσουμε το κουτί ελέγχου απενεργοποιημένο εάν εισάγουμε το ίδιο αρχείο ξανά και ξανά.

Overwrite existing cells with new data, clear unused cells – Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα τα νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται

Εδώ η επιλογή είναι σύμφωνα με το τι θέλουμε εμείς να κάνουμε. Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιούμε ένα κενό φύλλο εργασίας όταν θέλουμε να εισάγουμε δεδομένα.

Fill down formulas in columns adjacent to data – Συμπλήρωση των τύπων στις στήλες που βρίσκονται δίπλα από τα δεδομένα

Εάν πρόκειται να κάνουμε πράξεις σε κάθε γραμμή, αυτή η επιλογή εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή δεδομένων θα περιέχει τους τύπους.

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε ΟΚ για να επιστρέψουμε στο παράθυρο Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) και πατάμε πάλι ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας όπως εμφανίζεται παρακάτω.