Το πρόγραμμα της εβδομάδας όλων μας είναι αρκετά επιβαρημένο και δεν μπορούμε να έρθουμε σε συνεννόηση με τους συνεργάτες μας ή τους φίλους μας. Έχουμε κλείσει ραντεβού, συσκέψεις, μαθήματα και ένα σωρό άλλα ζητήματα τα οποία απαιτούν την παρουσία μας. Τι ωραία που θα ήταν να γνωρίζανε και οι συνεργάτες μας ή οι φίλοι μας το εβδομαδιαίο μας πρόγραμμα, έτσι ώστε και αυτοί να το έχουν υπόψη και να γνωρίζουνε ποιες είναι οι ελεύθερες ώρες ή ημέρες που μπορούνε να μας ενοχλήσουν.

Από την στιγμή που τα έχουμε καταχωρίσει όλα στο ημερολόγιο του Outlook, δεν έχουμε κανένα πρόβλημα. Μπορούμε να τους στείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ημερολόγιο μας, καθορίζοντας ακριβώς τι και πώς θέλουμε να εμφανίζονται όλες οι πληροφορίες του εβδομαδιαίου μας προγράμματος.

Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:

Ξεκινάμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συμπερίληψη (Include) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Ημερολόγιο (Calendar) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail), όπου μπορούμε να καθορίσουμε τις πληροφορίες του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε.

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar), θα μπορούσαμε να επιλέξουμε ανάμεσα στα διαθέσιμα ημερολόγια που έχουμε, όπως και στην παρακάτω εικόνα.

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Περιοχή Ημερομηνιών (Date Range) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Σήμερα (Today), μπορούμε να ρυθμίσουμε ποιες ημέρες του ημερολογίου μας θέλουμε να εισαχθούν στο μήνυμά μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε, όπως επίσης πώς μπορούμε να καθορίσουμε εμείς κάποιες συγκεκριμένες ημερομηνίες πατώντας στην εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates).

Επιλέγοντας την εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates), εμφανίζονται και τα στοιχεία ελέγχου όπου καθορίζουμε την έναρξη και τη λήξη των ημερομηνιών του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε όπως και στην παρακάτω εικόνα.

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Λεπτομέρεια (Detail), εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only), θα εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές που έχουμε για το πώς θέλουμε να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του ημερολογίου μας. Εντολές τις οποίες θα επιλέξω και τις τρείς για να δούμε πώς θα εμφανίζονται στο μήνυμά μας.

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν τα δεδομένα στο μήνυμά μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

1^η Λεπτομέρεια: Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only).

Στην παρακάτω εικόνα έχουν εισαχθεί τα δεδομένα του ημερολογίου και βλέπουμε να αναγράφονται μόνο οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και οι ώρες που είμαστε Απασχολημένοι (Busy), χωρίς να εμφανίζονται περισσότερες λεπτομέρειες. Όπως επίσης βλέπουμε και το ημερολόγιο μας να έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο.

2^η Λεπτομέρεια: Περιορισμένες Λεπτομέρειες (Limited Details).

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), αλλά τώρα βλέπουμε ότι για τις ώρες που είμαστε απασχολημένοι να εμφανίζεται και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν.

3^η Λεπτομέρεια: Πλήρεις Λεπτομέρειες (Full Details).

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), όπως επίσης και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. Τώρα όμως στις επικεφαλίδες των Θεμάτων, υπάρχει και ένας υπερσύνδεσμος όπου εάν τον ενεργοποιήσουμε θα μεταβούμε στις λεπτομέρειες του συγκεκριμένου συμβάν όπου υπάρχουν και όλες οι λεπτομέρειες αναλυτικά.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail) εμφανίζεται και η περιοχή Για Προχωρημένους (Advanced), όπου εάν πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) εμφανίζονται και οι επιπρόσθετες επιλογές που έχουμε στη διάθεσή μας οι οποίες είναι οι εξής:

• Να συμπεριλαμβάνονται λεπτομέρειες στοιχείων που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά (Include details of items marked private).
• Να συμπεριλαμβάνονται συνημμένα στα στοιχεία ημερολογίου (Include attachments within calendar items).

Όπως επίσης να ορίσουμε την διάταξη των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Ημερήσιο Πρόγραμμα (Daily Schedule) ή Λίστα Συμβάντων (List of Events).