Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    Νέα χρονιά, νέες προσδοκίες, νέοι στόχοι για όλους μας μα πάνω από όλα υγεία. Θα ήθελα λοιπόν να ευχηθώ σε όλους Χρόνια Πολλά και ένα Ευτυχισμένο Νέο Έτος.
    Φέτος λοιπόν δεν περίμενα τίποτα από τον Άγιο Βασίλη (λόγω ηλικίας), αλλά χάρη στην παρότρυνση κάποιων ατόμων και ειδικά του Χρήστου Σπανουγάκη, ο οποίος με “έψησε” να ασχοληθώ με το Office (τομέας στον οποίο δεν ασχολούνται και τόσοι), κατάφερε να με επισκεφθεί ο Άγιος Βασίλης.
    Το δώρο μου ποιό ήταν;
    2011 Microsoft® MVP Award για το Office System.
    Τιμή μεγάλη για εμένα και χαρά απερίγραπτη που στον χρόνο συμμετοχής μου στην κοινότητα, μου απονεμήθηκε ο τίτλος του MVP για τον συγκεκριμένο τομέα. Ελπίζω να φανώ και στο μέλλον αντάξιος του τίτλου αυτού έτσι ώστε να μπορέσω να ανταποκριθώ σε αυτήν την τιμή.
    Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω και τα μέλη της κοινότητας που με πρότειναν όπου χωρίς την αρωγή τους, τίποτα δεν θα είχε συμβεί.
    Microsoft Most Valuable Professional Poem
    Say it Loud, Say it Proud
    I don’t live in the Cloud
    I’m a Most Valuable Professional
    Which i will become Obsessional
    Thank you all for the Oppurtunity
    I Promise You, I won’t let down the Community!!!
    Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2011.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Office 2010
  2. philippe

    Office SkyDrive

    By philippe,

    Πρόσβαση στα αρχεία μας από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας το Windows Live SkyDrive
    Δημιουργούμε μία Παρουσίαση στο PowerPoint 2010 όπου την έχουμε αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας και πρόκειται να την παρουσιάσουμε σε μία εκδήλωση. Δεν έχουμε όμως διαθέσιμο κάποιο αποθηκευτικό μέσο μαζί μας γιατί έχουμε χάσει το Usb drive μας και δεν θέλουμε να κουβαλήσουμε μαζί μας το φορητό. Τι κάνουμε;
    1. Πρέπει να έχουμε λογαριασμό στο Windows Live – Sky Drive.
    2. Απλώς μεταφερόμαστε στο μενού File (Αρχείο) και επιλέγουμε Share (Μοίρασμα)
    3. Διαλέγουμε να το μοιραστούμε στο Sky Drive.

    4. Πληκτρολογούμε τον Όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης.

    5. Διαλέγουμε σε ποιόν φάκελο θέλουμε να το αποθηκεύσουμε (προσωπικό ή κοινόχρηστο).
    Προσωπικοί φάκελοι (όπως Τα έγγραφά μου και αγαπημένα) δικαίωμα πρόσβασης έχουμε μόνο εμείς. Κοινόχρηστοι φάκελοι έχουν όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο Να δημιουργήσουμε φάκελους όπου ρυθμίζουμε την πρόσβαση των ατόμων που επιλέγουμε εμείς.
    Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και έναν φάκελο με την ονομασία απόρρητος όπου έχει ρυθμιστεί να έχουν έχουν πρόσβαση επιλεγμένα άτομα που έχουμε καθορίσει εμείς. Μέσα σε λίγα λεπτά η παρουσίαση μας έχει “ανέβει” στο Sky Drive, και το έχουμε στη διάθεση μας από οποιονδήποτε υπολογιστή θελήσουμε.
    To μοίρασμα αρχείων στο Sky Drive υποστηρίζεται από όλες τις εφαρμογές του Office, και μας παρέχει 25 GB χώρο αποθήκευσης. Άλλη δυνατότητα είναι ότι μπορούμε να επεξεργαστούμε τα αρχεία μας μέσω του Sky Drive με οποιονδήποτε φυλλομετρητή ιστού, χωρίς να χρειαζόμαστε να έχουμε εγκατεστημένο το Office.
    6. Εδώ φαίνονται τα αρχεία μας ανεβασμένα στο Sky Drive έτοιμα για προβολή ή επεξεργασία.

  3. philippe
    Το καινούργιο Outlook Social Connector μας συνδέει με τα κοινωνικά και επαγγελματικά δίκτυα που χρησιμοποιούμε, συμπεριλαμβάνοντας το Microsoft SharePoint, LinkedIn, MySpace, και άλλες δημοφιλείς τοποθεσίες ιστού ενώ αναμένεται και σύντομα για το Facebook. Έτσι αποκτάμε περισσότερες πληροφορίες και είμαστε συνέχεια σε επαφή με άτομα στο δίκτυό μας. Με αυτό το χαρακτηριστικό μπορούμε να βλέπουμε την κατάσταση ενημέρωσης μιας επαφής μας μέσα στα μηνύματά μας.
    Είναι διαθέσιμο στην κάτω δεξιά γωνία του μηνύματός μας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

    Η περιοχή αυτή ονομάζεται People Pane όπου μπορούμε να δούμε επιλογές σχετικά με τις ενημερώσεις της κατάστασης μιας επαφής.
     
    Υπάρχουν 6 διαθέσιμα tab στην περιοχή αυτή:
    All items – Εδώ συμπεριλαμβάνονται όλη η κίνηση και τα μηνύματα από την επιλεγμένη επαφή.
    Activities – Εδώ συμπεριλαμβάνεται ότι έχει αναρτήσει η επαφή σε κάποιο κοινωνικό δίκτυο, όπως σχόλια ή μηνύματα.
    Mail – Εδώ εμφανίζεται μία λίστα από πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε ανταλλάξει με την επαφή.
    Attachments – Εδώ εμφανίζονται όλα τα συνημμένα αρχεία πού έχουμε στείλει ή έχουμε λάβει από την επαφή.
    Status updates – Εδώ εμφανίζεται τα πιο πρόσφατα status updates που έχει αναρτήσει η συγκεκριμένη επαφή.
    Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα καινούργιο κοινωνικό δίκτυο, πατάμε στο κουμπί από την εικόνα του προφίλ. Τα διαθέσιμα δίκτυα είναι προς το παρόν ο SharePoint, το LinkedIn και το MySpace. Πατάμε στο κουμπί next για να πάμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.
    Διαλέγουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε όπου ήδη έχουμε λογαριασμό και πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας και πατάμε στο κουμπί Σύνδεση.
    Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο όπου δεχόμαστε τα Συγχαρητήρια που συνδεθήκαμε με το συγκεκριμένο δίκτυο. Επίσης μας αναφέρει ότι εάν ανταλλάξουμε mail με μέλη του συγκεκριμένου δικτύου, οι ενημερώσεις για τη συγκεκριμένη επαφή θα εμφανίζεται στο Outlook.
    Μετά στο Outlook ανοίγω ένα μήνυμα από κάποια επαφή που γνωρίζω ότι έχει λογαριασμό στο LinkedIn και πατάω στο κουμπί Add και εκεί διαλέγω το δίκτυο με τον οποίο θέλω να τον συνδέσω.

    Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε αυτό το άτομο στο LinkedIn και ένα μήνυμα πηγαίνει στην επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε ζητώντας την έγκρισή του.

    Το τελικό αποτέλεσμα όπως εμφανίζεται για την συγκεκριμένη επαφή τώρα, και διαλέγοντας Activities μας αναφέρει όλες τις ενημερώσεις της επαφής μας στο LinkedIn.

    Προσοχή: Πριν εγκαταστήσετε τα απαραίτητα αρχεία που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε την εγκατάσταση να απεγκαταστήσετε τον OSC που περιλαμβάνονταν στο Outlook 2010 Beta. Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στον πίνακα ελέγχου, κάνουμε κλικ πάνω στο Microsoft Office 2010 και διαλέγουμε Change και όταν εμφανίζεται ο οδηγός εγκατάστασης διαλέγουμε Add or Remove Features, εντοπίζουμε που βρίσκεται ο φάκελος Microsoft Outlook και μετά τσεκάρουμε το σύμβολο + για να αναπτύξουμε το φάκελο Outlook Add-ins, για να δούμε το Outlook Social Connector. Τελευταία κάνουμε κλικ στο σύμβολο + για να αναπτύξουμε το Outlook Social Connector, και επιλέγουμε Not Available. Διαλέγουμε Continue για να ολοκληρώσουμε την αλλαγή.

     
     
     
    Ετικέτες Technorati: Social Connector Ετικέτες Technorati: Outlook 2010 Ετικέτες Technorati: Thessaloniki Ετικέτες Technorati: SystemPlus Ετικέτες Technorati: Microsoft Office
  4. philippe
    Batman, Superman, Spiderman όλοι τους ήρωες. Γνωρίστε τώρα και τον Ribbon Hero!!!!
    Το Ribbon Hero είναι ένα παιχνίδι για το Office 2007 και για το Office 2010 και περιλαμβάνει τις εφαρμογές Word, PowerPoint, Excel και OneNote. Έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορέσουμε βελτιώσουμε τις ικανότητες μας και τις γνώσεις μας στο Office. Εάν νοιώθετε ότι το Office μπορεί να κάνει πολύ πιο περισσότερα από ότι εσείς γνωρίζετε τότε το Ribbon Hero είναι για εσάς. Παίξτε παιχνίδια, κοντραριστείτε με άλλους, μαζέψτε πόντους, καθώς θα βελτιώνεται τις γνώσεις σας στο Office και διασκεδάστε μαθαίνοντας τα καινούργια χαρακτηριστικά..
    Το Ribbon Hero κατασκευάστηκε στα Office Labs και είναι διαθέσιμο για κατέβασμα από την εξής διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/ribbonhero
    Αφού κατεβάσουμε το εκτελέσιμο αρχείο, το τρέχουμε για να το εγκαταστήσουμε. Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου πατάμε στο κουμπί Finish. Προς το παρόν ο Ribbon Hero είναι διαθέσιμο μόνο στην Αγγλική γλώσσα.
    Όταν ανοίξουμε είτε το Word, Excel, PowerPoint ή το OneNote, ο Ribbon Hero εμφανίζεται στα δεξιά της Κορδέλας στο Tab Αρχικό.Πατώντας στο εικονίδιο του Ribbon Hero, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου.
    Στο συγκεκριμένο παράδειγμα έχω πατήσει στο Ribbon Hero από την εφαρμογή του Word. Βλέπουμε ότι το Σκορ Επίτευξης μου στο Word είναι 0 από 432, γιατί το τρέχω για πρώτη φορά. Ακριβώς από κάτω βλέπω τις κατηγορίες των πόντων και τους συνολικούς πόντους που θα πρέπει να συγκεντρώσω σε κάθε κατηγορία. Στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται μία πρόκληση που μπορώ να δεχτώ να παίξω.
    Πατάω λοιπόν στο κουμπί Play Challenge για να ξεκινήσει η πρόκληση.

    Στην περιοχή με τα κόκκινα γράμματα αναγράφεται η πρόκληση την οποία θα πρέπει να αντιμετωπίσουμε. Στο συγκεκριμένο μου έχει ανατεθεί εάν μπορώ να κάνω έναν ορθογραφικό έλεγχο. Υπάρχουν τριών ειδών λαθών τα οποία θα πρέπει να διορθώσω χρησιμοποιώντας το δεξί κλικ του ποντικιού μου.
    Στη δεξιά πλευρά της οθόνης, εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών σχετικά με το Ribbon Hero και την κατηγορία της ερώτησης. Εάν δεν γνωρίζω την απάντηση μπορώ να πατήσω πάνω στο κουμπί Hint (Υπόδειξη), για να με βοηθήσει.
    Κάνω λοιπόν δεξί κλικ στο πρώτο λάθος το οποίο πρόκειται για γραμματικό λάθος και το διορθώνω.
    Αφού έχω επιλέξει τη σωστή απάντηση, αμέσως ακούγεται ένας ήχος επιβράβευσης και μπαλόνια αιωρούνται στο παράθυρο εργασιών όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εδώ έχω διορθώσει δύο λάθη από τα τρία που μου ζητούσε η πρόκληση και βλέπουμε από την έντονη γραφή ότι έχουμε κάνει τις σωστές επιλογές.
    Αφού εκτελέσω και την τρίτη πρόκληση και την κάνω σωστά αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου επιβράβευσης.
    Δέχομαι λοιπόν τα Συγχαρητήρια για τη συγκεκριμένα κατηγορία της πρόκλησης. Μπορώ να ξαναδοκιμάσω πάλι την ίδια πρόκληση, ή να μεταβώ πίσω στο Ribbon Hero για μία καινούργια πρόκληση. Επίσης αναγράφονται και οι βαθμοί που κέρδισα από την συγκεκριμένη πρόκληση.Αφού επιστρέψουμε στο Ribbon Hero, εμφανίζεται η το αρχικό πλαίσιο διαλόγου όπου παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει η βαθμολογία μου και εάν θέλω να δεχτώ την νέα πρόκληση.
    Εάν επιθυμούμε μπορούμε να επιλέξουμε να συνδεθούμε στο Facebook πατώντας στο πάνω αριστερό μέρος του παραθύρου για να προκαλέσουμε φίλους ή συναδέλφους.
    Πατώντας στο εικονίδιο του Facebook, πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας για να συνδεθεί ο Ribbon Hero με το Facebook.

    Αφού συνδεθούμε επιτυχώς, το πλαίσιο διαλόγου του Ribbon Hero μας επιτρέπει να προσκαλέσουμε άτομα για να “κοντραριστούμε”.
    Για να διαλέξουμε άλλη εφαρμογή εκτός από το Word, για παράδειγμα PowerPoint, θα πρέπει να αναζητήσουμε από το μενού Έναρξη – Όλα τα Προγράμματα – Microsoft Labs και Ribbon Hero.
    Αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε την εφαρμογή με την οποία θέλουμε να παίξουμε.
    Όλοι μας λοιπόν μπορούμε να γίνουμε Ήρωες!!!!!!!!!!!!!
    Technorati Tags: Ribbon Hero Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office  
     
    Μπορείτε να δείτε και ένα demo που έφτιαξα σχετικά με τον Ribbon Hero για τις εφαρμογές του Word και PowerPoint παρακάτω :
  5. philippe
    Στην σημερινή εποχή, βρισκόμαστε στην ανάγκη να επικοινωνήσουμε με κόσμο που βρίσκεται σε διαφορετικά σημεία του πλανήτη, που όμως είναι αδύνατο να παρευρεθούν όλοι σε μία αίθουσα για να παρακολουθήσουν μία παρουσίαση. Όταν παρουσιάζουμε, θέλουμε όλοι να βλέπουνε τις διαφάνειές μας την ίδια χρονική στιγμή είτε κάθονται δίπλα μας είτε βρίσκονται στην άλλη άκρη της τηλεφωνικής μας γραμμής. Με το PowerPoint 2010 τώρα έχουμε αυτή τη δυνατότητα, δηλαδή να αναμεταδώσουμε μία παρουσίαση σε οποιονδήποτε και οπουδήποτε θέλουμε μέσω διαδικτύου.
    Αυτό που κάνουμε είναι να στείλουμε ένα url στους αποδέκτες μας και όλοι μαζί συγχρονισμένοι παρακολουθούν την παρουσίασή μας, μόνο που δεν καλύπτει το ηχητικό μέρος οπότε είμαστε αναγκασμένοι μέσω τηλεφώνου να αφηγούμαστε την παρουσίαση μας.
    Αυτό που χρειαζόμαστε είναι να έχουμε έναν λογαριασμό στο Windows Live.
    Βήμα 1. Έχουμε έτοιμη την παρουσίασή μας και απλώς πρέπει να εντοπίσουμε την εντολή Broadcast Slide Show. Η εντολή βρίσκεται είτε στο μενού Slide Show (Προβολή Παρουσίασης) είτε από το μενού File (Αρχείο) και να διαλέξουμε την εντολή Share (Διανομή) και από εκεί πάλι Broadcast Slide Show.

     
    Βήμα 2. Όταν διαλέξουμε την εντολή Broadcast Slide Show εμφανίζεται το παράθυρο όπου πρέπει να διαλέξουμε την υπηρεσία που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε για να αναμεταδώσουμε την παρουσίασή μας και εφόσον διαλέξουμε την υπηρεσία της Microsoft PowerPoint Live (που προϋποθέτει Windows Live ID), θα μας ζητηθεί να πληκτρολογήσουμε τα στοιχεία εισόδου μας.

    Βήμα 3. Ανοίγει ένα παράθυρο με ένα URL από το οποίο μπορούμε να το στείλουμε στους αποδέκτες μας μέσω mail ή να το αντιγράψουμε και να το στείλουμε όταν είμαστε έτοιμοι για να ξεκινήσουμε την παρουσίαση μας.
    Εάν διαλέξουμε να το στείλουμε μέσω Email, το μήνυμα που εμφανίζεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος είναι το εξής:
    Open this link to view my PowerPoint slide show broadcast: http://co1-pptbroadcast.officeapps.live.com/PowerPointBroadcast.aspx?pptbid=0a99bf3c-0e26-4f14-9f3b-70a18fb714ad
    Το τελευταίο που μένει είναι να διαλέξουμε τις επαφές στις οποίες θέλουμε να προβάλλουμε την παρουσίαση μας και όταν όλοι είναι συγχρονισμένοι ξεκινάμε την παρουσίασή μας.
    Εάν για κάποιο λόγο θέλουμε να διακόψουμε την παρουσίαση, απλώς πατάμε στο κουμπί End Broadcast και εμφανίζεται το μήνυμα:
    Όλοι οι απομακρυσμένοι θεατές θα αποσυνδεθούν εάν συνεχίσετε. Θέλετε να διακόψετε την αναμετάδοση;
  6. philippe
    Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία του Word, όπου κάποια στιγμή θα θελήσουμε να τα συνδυάσουμε και να συγχωνεύσουμε πολλά έγγραφα σε ένα ενιαίο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας αποθηκεύει κάθε κεφάλαιο που δημιουργεί ως ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word. Οπότε όταν θα ολοκληρώσει την συγγραφή για όλα τα κεφάλαια, θα έχει τόσα έγγραφα του Word όσο και τα κεφάλαια. Για παράδειγμα έχω δημιουργήσει οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word, που το καθένα αποτελείται από διαφορετικό αριθμό σελίδων. Αυτό που πρέπει να κάνω είναι να δημιουργήσω ένα ενιαίο έγγραφο που θα αποτελείται από τα οκτώ διαφορετικά αρχεία.
    Πολλοί από εμάς θα δημιουργούσαμε ένα καινούργιο έγγραφο και έπειτα θα ανοίγαμε ένα ένα όλα τα άλλα έγγραφα και θα χρησιμοποιούσαμε την διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης μέχρι που να είχε δημιουργηθεί το ενιαίο έγγραφο. Διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική. Η διαδικασία είναι πολύ απλή και τα αποτελέσματα πολύ γρήγορα αρκεί να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:
    Πρώτον: Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και να ρυθμίσουμε τη Διάταξη της Σελίδας (Page Layout) και τα Περιθώρια (Margins) της σελίδας ώστε να είναι ίδια με τα άλλα έγγραφα που θα συγχωνεύσουμε.
    Δεύτερο: Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις στο νέο κενό έγγραφο, μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τρίτο: Αφού έχουμε μεταβεί στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας μεταβαίνουμε στην περιοχή Κείμενο (Text) της κορδέλας και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αντικείμενο (Object) και από το μενού διαλέγουμε την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τέταρτο: Επιλέγοντας την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου (Insert File), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε τα έγγραφα του Word που θέλουμε να συγχωνεύσουμε σε ένα ενιαίο έγγραφο.

    Όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα έχω εντοπίσει τα οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word και τα έχω επιλέξει.
    (Για να επιλέξουμε μη συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέγουμε τα άλλα έγγραφα ένα, ένα. Για να επιλέξουμε συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέγουμε το τελευταίο της σειράς όπου επιλέγονται και τα υπόλοιπα έγγραφα που βρίσκονται ενδιάμεσα του πρώτου και του τελευταίου).
    Πέμπτο: Αφού έχουμε επιλέξει τα επιθυμητά έγγραφα, πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert), όπου ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν στο έγγραφό μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα όπου έχουν εισαχθεί 580 σελίδες, διατηρώντας την μορφοποίηση προέλευσης τους και όλες τις αλλαγές ενοτήτων που είχαν δημιουργηθεί.

    Technorati Tags: Merge Multiple Documents into One Technorati Tags: Συγχώνευση Πολλαπλών Εγγράφων Σε Ένα Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  7. philippe
    Πρόκειται να διανείμουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου του Word σε συναδέλφους ή σε πελάτες; Μία καλή ιδέα θα ήταν να αναθεωρήσουμε το έγγραφό μας και να το ελέγχουμε για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να έχουν αποθηκευτεί στο ίδιο το έγγραφο ή να βρίσκονται στις ιδιότητες του εγγράφου. Γιατί κρυμμένες πληροφορίες μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες για την επιχείρησή μας ή λεπτομέρειες για το ίδιο το έγγραφό, λεπτομέρειες τις οποίες δεν θέλουμε να μοιραστούμε. Μία λύση λοιπόν είναι να χρησιμοποιήσουμε τον Document Inspector.
    Το χαρακτηριστικό Document Inspector στο Office ελέγχει το έγγραφό μας για κρυφές ιδιότητες και για προσωπικά στοιχεία.
    Πριν εφαρμόσουμε το Document Inspector, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο από το έγγραφο γιατί μερικές αλλαγές που θα εφαρμοστούν δεν θα μπορούμε να τις αναιρέσουμε. Τα βήματα που πρέπει να κάνουμε είναι τα εξής:
    Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο), και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Info και στην δεξιά περιοχή όπου αναγράφει Prepare for Sharing ( Προετοιμασία για Διανομή), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα) και διαλέγουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου).

    Αφού επιλέξουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου), εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου απλώς τσεκάρουμε τα κουτάκια από τις διαθέσιμες επιλογές που θέλουμε να ελέγξουμε.

    Οι κατηγορίες ελέγχου είναι οι εξής:
    Comments, Revisions, Versions and Annotations – Σχόλια, Αναθεωρήσεις, Εκδόσεις και Επισημειώσεις: Ελέγχει το έγγραφο για σχόλια, εκδόσεις, σημάδια αναθεώρησης και σχόλια μελανιού.
    Document Properties and Personal Information – Ιδιότητες Εγγράφου και Προσωπικές Πληροφορίες: Ελέγχει για κρυφά μετα-δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.
    Custom XML Data – Δεδομένα Προσαρμοσμένης XML (Extensible Markup Language): Ελέγχει για δεδομένα προσαρμοσμένης XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.
    Headers, Footers and Watermarks – Κεφαλίδες, Υποσέλιδα και Υδατογραφήματα: Ελέγχει το έγγραφο για πληροφορίες σε κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα.
    Invisible Content – Κρυφό Περιεχόμενο: Ελέγχει το έγγραφο για αντικείμενα που δεν είναι ορατά γιατί έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφά. Αυτό δεν περιλαμβάνει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.
    Hidden Text – Κρυφό Κείμενο: Ελέγχει το έγγραφο για κείμενο που έχει μορφοποιηθεί κρυφό.
    Όταν πατήσουμε το κουμπί Inspect ( Έλεγχος) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την πορεία ελέγχου του εγγράφου. Ο χρόνος ελέγχου εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου και από τα περιεχόμενα του. Εδώ βλέπουμε ότι έχει φτάσει στην τελευταία κατηγορία ελέγχου και που πρόκειται για κρυφό κείμενο.

    Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου μας αναφέρει τι έχει βρεθεί στο έγγραφό μας. Τα κόκκινα θαυμαστικά εμφανίζονται στις κατηγορίες όπου έχουν βρεθεί κάποια στοιχεία. Τα μπλε σημάδια ελέγχου μας αναφέρουν ότι δεν έχει εντοπιστεί τίποτα. Από δίπλα εμφανίζεται το κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) σε κάθε κατηγορία όπου έχουν εντοπιστεί στοιχεία, όπου εάν το πατήσουμε για να αφαιρεθούν τα στοιχεία πιθανόν να μην μπορούμε να τα ανακτήσουμε, όπως μας προειδοποιεί στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.

    Το κουμπί Inspect (Έλεγχος) έχει αλλάξει σε Reinspect (Ξανά Έλεγχος), όπου μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το έγγραφο μας. Αφού πατήσουμε στο κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) στην κατηγορία που θέλουμε, περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία αφαίρεσης. Αφού ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας αναφέρει ότι όλα τα στοιχεία έχουν αφαιρεθεί επιτυχώς.

    Ο Document Inspector είναι διαθέσιμος και στο Word 2007 και στο Word 2010.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Document Inspector Technorati Tags: Έλεγχος Εγγράφου
  8. philippe
    Πόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα.
    Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά.
    Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων.
    Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση.

    Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου.
    Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All.

    Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος.

    Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές).

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω.

    Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής)
    Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ. Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής. Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα)
    Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια. Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη. Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε. Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί. Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά)
    Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator. Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”. External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού. External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού. Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής:
    Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει. Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια. Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips. Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα.
    Ετικέτες Technorati: MailTips Ετικέτες Technorati: Outlook 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: Κέντρο Πληροφορικής
  9. philippe
    .doc to .docx .xls to .xlsx .ppt to .pptx Εάν ανοίξουμε κάποιο έγγραφο που έχει δημιουργηθεί σε προγενέστερη έκδοση του Word, τότε αυτό ανοίγει σε compatibility mode (Κατάσταση Συμβατότητας). Ωστόσο, έχουμε τη δυνατότητα να το μετατρέψουμε πολύ απλά και γρήγορα σε Word 2010, ώστε να ενεργοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες που μας προσφέρει η καινούργια έκδοση της επεξεργασίας κειμένου.
    Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο, ένα υπολογιστικό φύλλο ή μία παρουσίαση που έχουμε δημιουργήσει με μία παλιότερη έκδοση, το Office 2010 το ανοίγει κανονικά εμφανίζοντας τα περιεχόμενά του, απλώς δίπλα από το όνομα του αρχείου στη γραμμή τίτλου, εμφανίζεται το κείμενο Compatibility Mode (Κατάσταση Συμβατότητας), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Τι κάνουμε από εδώ και στο εξής;
    Όπως έχουμε ανοιχτό το έγγραφό μας, μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο, και διαλέγουμε την κατηγορία Info (Πληροφορίες), όπου εδώ μπορούμε να δούμε πληροφορίες για το έγγραφό μας. Από δεξιά βλέπουμε κάποιες πληροφορίες, αλλά βλέπουμε και το κείμενο που αναγράφει Compatibility Mode. Εάν διαβάσουμε ακριβώς την περιγραφή θα δούμε ότι αναφέρει τα εξής : “Κάποια χαρακτηριστικά έχουν απενεργοποιηθεί για να αποτραπούν πιθανά προβλήματα καθώς δουλεύουμε με προγενέστερες εκδόσεις του Office. Εάν μετατρέψουμε αυτό το αρχείο, θα ενεργοποιηθούν αυτά τα χαρακτηριστικά, αλλά μπορεί να υπάρχουν επιπτώσεις στη διάταξη του εγγράφου μας”.
     
    Όταν λοιπόν πατήσουμε στο κουμπί convert (μετατροπή), εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας αναφέρει τα εξής:
    “Αυτή η ενέργεια θα μετατρέψει το έγγραφό στην πιο καινούργια του μορφή. Η διάταξη του εγγράφου ενδέχεται να αλλάξει. Η μετατροπή μας επιτρέπει να χρησιμοποιήσουμε όλα τα νέα χαρακτηριστικά του Word, και μειώνει το μέγεθος του αρχείου. Αυτό το έγγραφο θα αντικατασταθεί από την καινούργια του εκδοχή”.

    Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, παρατηρούμε ότι στη γραμμή τίτλου δεν έχει αλλάξει ακόμα η επέκταση του εγγράφου. Όταν όμως πατήσουμε στο κουμπί αποθήκευση θα δούμε ότι αλλάζει και αντικαθιστάτε με τη μορφή .docx.
    Όταν ανοίγουμε ένα έγγραφο στο Word 2010, ανοίγει σε μία από τις τρείς ακόλουθες μορφές:
    Word 2010 Word 2007 Compatibility Mode Word 97-2003 Compatibility Mode Για να διαπιστώσουμε σε ποιό mode είναι το έγγραφο, απλώς ελέγχουμε την γραμμή τίτλου για να δούμε εάν αναγράφει Compatibility Mode, μετά το όνομα του αρχείου. Εάν ναι, τότε το έγγραφο είναι είτε σε μορφή Word 2007 ή σε μορφή Word 97-2003. Για να διαπιστώσουμε σε ποιό είναι ακλουθούμε τα παρακάτω βήματα.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο. Κάνουμε κλικ στην κατηγορία Info. Στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για διανομή), κάνουμε κλικ στο Check for Issues (έλεγχος για θέματα), και μετά κάνουμε κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας) .
    4. Κάνοντας κλικ στην εντολή Check Compatibility (Έλεγχος Συμβατότητας), εμφανίζεται το επόμενο παράθυρο διαλόγου. Ένα σημάδι ελέγχου εμφανίζεται δίπλα στο όνομα από τη συμβατότητα που βρίσκεται το έγγραφο.

    Εάν στη γραμμή τίτλου δεν εμφανίζεται το Compatibility Mode σημαίνει ότι βρισκόμαστε στην έκδοση του Word 2010 και όλα τα χαρακτηριστικά του προγράμματος είναι διαθέσιμα.
    Compatibility Mode για το Excel
    Όταν έχουμε ένα βιβλίο εργασίας του Excel προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω. Μόλις φτάσουμε στο τελικό βήμα και πατήσουμε το πλήκτρο OΚ, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου που μας αναφέρει ότι η αλλαγή έγινε επιτυχώς, και ότι για να χρησιμοποιήσουμε τα καινούργια χαρακτηριστικά της νέας μορφής αρχείων θα πρέπει να κλείσουμε και να ξανανοίξουμε το βιβλίο εργασίας. Πατώντας ΟΚ, το βιβλίο εργασίας κλείνει και ξανανοίγει με τη καινούργια του μορφή. Η προγενέστερη έκδοση έχει αντικατασταθεί από την νεότερη.
     
    Compatibility Mode για το PowerPoint
    Όταν έχουμε μία παρουσίαση του PowerPoint προγενέστερης έκδοσης, και θελήσουμε να αλλάξουμε τη συμβατότητα, μόλις πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, με επιλεγμένο τύπο αρχείου της νέας έκδοσης. Εδώ θα πρέπει να καθορίσουμε όνομα και θέση αρχείου, με αποτέλεσμα όταν πατήσουμε ΟΚ για αποθήκευση, να έχουμε δύο εκδόσεις του ίδιου αρχείου.

    Technorati Tags: Compatibilty Mode Technorati Tags: .doc to .docx Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus
  10. philippe
    Πώς να Ενεργοποιήσουμε ή να Απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Καταχώριση Ονομάτων στο Outlook 2010.
    Πολλές φορές όταν πάμε να πληκτρολογήσουμε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς:, Κοινοποίηση, Ιδιαίτερη Κοινοποίηση, βλέπουμε το Outlook να προτείνει ονόματα διευθύνσεων ανάλογα με το γράμμα που έχουμε πληκτρολογήσει. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη για κάποιους και ενοχλητική για άλλους. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το γράμμα c και αμέσως εμφανίζεται η λίστα με τα προτεινόμενα ονόματα διευθύνσεων όπου απλώς επιλέγω με το ποντίκι μου το όνομα που θέλω να καταχωρίσω και αμέσως έχει εισαχθεί στο πεδίο Προς: (To).

    Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το ενεργοποιήσουμε ή να το απενεργοποιήσουμε την λειτουργία αυτή αντίστοιχα.
    1. Εφόσον έχω ξεκινήσει το Outlook 2010, επιλέγω το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το μενού με τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγω την εντολή Επιλογές (Options).

    2. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) του Outlook όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τα αριστερά του παραθύρου διαλόγου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    3. Εφόσον έχουμε επιλέξει την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τις Επιλογές (Options) του Outlook πλοηγούμαστε προς τα κάτω μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Αποστολή Μηνυμάτων (Send Messages), όπου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την εντολή Χρήση Λίστας αυτόματης καταχώρησης για πρόταση ονομάτων κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές “Προς”, “Κοιν.”, “Ιδιαίτ. κοιν.”. (Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines)

    Έχουμε επίσης τη δυνατότητα να καθαρίσουμε την Λίστα Αυτόματης Καταχώρησης απλώς επιλέγοντας το κουμπί Άδειασμα Λίστας Αυτόματης Καταχώρησης (Empty Auto-Complete List). Εφόσον το πατήσουμε θα εμφανιστεί ένα Προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου για το εάν είμαστε σίγουροι να το καθαρίσουμε όπου επιλέγουμε Ναι (Yes) ή Όχι (No).

    Technorati Tags: Enable or Disable Names Autocomplete in Outlook 2010,Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση της Αυτόματης Καταχώρισης Ονόματος στο Outlook 2010,Autocomplete List,Λίστα Καταχώρισης,Outlook 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  11. philippe
    How can I turn on/off Auto Keyboard switching?
    Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο.
    Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό;
    Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word.
    Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text).

    Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/08/31/how-can-i-turn-onoff-auto-keyboard-switching/
    Ετικέτες Technorati: Keyboard Language Display,Word Options,How To Change Automatically Language Display,Word,Office 2010,SystemPLus,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr Ετικέτες Technorati: Automatically switch keyboard to match language of surrounding text
  12. philippe
    Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης.  Ενώ προορίζεται για να παρουσιάζει τα έγγραφα  να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί  πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους.<?XML:NAMESPACE PREFIX = O />


    Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. 


    Πατήστε στο Κουμπί του Office και μετά Επιλογές του Word και στη κατηγορία Δημοφιλείς.





     Απενεργοποιήστε το σημείο που λέει: “Άνοιγμα συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προβολή Ανάγνωσης Πλήρης Οθόνης”. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να κλείσετε το παράθυρο Διαλόγου.









    ΠαρεμποδίζονταΣ την Διάταξη ΑνάγνωσηΣ στο Word 2003


    Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης.  Ενώ προορίζεται να παρουσιάζει τα έγγραφα για να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί  πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους.


    Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. 


    Από το μενού Εργαλεία επιλέξτε Επιλογές και μεταφερθείτε στην καρτέλα Γενικά.


    Εδώ απενεργοποιήστε την εντολή Έναρξη σε διάταξη ανάγνωσης.






  13. philippe

    Excel 2010: Slicer

    By philippe,

    Καινούργιο χαρακτηριστικό στο Excel 2010 είναι το slicer, όπου έχεις τον έλεγχο στα χέρια σου για να φιλτράρεις τα δεδομένα σου γρήγορα και εύκολα. Όταν δημιουργηθεί το slicer εμφανίζονται μικρά παραθυράκια που επιπλέουν στο φύλλο εργασίας.
    Παρακάτω βλέπετε το ίδιο slicer με διαφορετικές εταιρίες. Μπορούμε να επιλέξουμε μία εταιρία, όλες τις εταιρίες ή μερικές εταιρίες. Το slicer λειτουργεί σαν ένα φίλτρο αναφοράς, όπου μπορούμε να το προσθέσουμε σε ένα PivotTable ή Γράφημα Pivot για να δημιουργήσουμε μία επαγγελματική αναφορά.
    1ο Παράδειγμα: Δείχνει πληροφορίες για όλες τις εταιρίες.

    2ο Παράδειγμα: Επιλέγοντας την εταιρία Gemini Productions στο slicer μας αναφέρει τα δεδομένα μόνο για τη συγκεκριμένη εταιρία.

    3ο Παράδειγμα: Έχω επιλέξει τρεις διαφορετικές εταιρίες, τη Gemini Productions, την Icon Plus και την Lion’s Ark Productions από το slicer και απευθείας βλέπουμε τις πληροφορίες που έχουμε στο φύλλο εργασίας μας για αυτές τις εταιρίες.

    Για να δημιουργήσουμε slicer, προϋπόθεση είναι να έχουμε δημιουργήσει ένα PivotTable με τα δεδομένα μας. Μετά μεταβαίνουμε στην καρτέλα Εισαγωγή (Insert) και διαλέγουμε slicer, όπου διαλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται. Στην προκειμένη περίπτωση διάλεξα: Χώρα, Εταιρεία Παραγωγής, Ποσό, ΦΠΑ και Σύνολο.
    Από τη στιγμή που έχει δημιουργηθεί το slicer, μπορούμε απλώς να τσεκάρουμε τις επικεφαλίδες από το slicer που επιθυμούμε, για να φιλτράρουμε το PivotTable.
     
     
     
     
     
     
     
    Όπως βλέπουμε, απλώς και μόνο κάνοντας κλικ στην χώρα Ελλάδα, επισημαίνονται στο slicer Εταιρία Παραγωγής οι Εταιρίες που ανήκουν σε αυτή τη χώρα, για παράδειγμα η Audiovisual και η Village Films και αντίστοιχα επισημαίνονται και τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολο που αντιστοιχούν σε αυτές τις δύο εταιρίες.

    Πλεονεκτήματα των Slicer:
    Το γεγονός ότι μπορούμε να δούμε τη δεδομένη στιγμή το φιλτράρισμα των δεδομένων μας. Για, παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, διάλεξα τις χώρες Αμερική, Γαλλία, Ηνωμένο Βασίλειο και Ισπανία. Κατευθείαν επισημαίνονται οι αντίστοιχες εταιρίες που ανήκουν στις χώρες αυτές καθώς επίσης και όλα τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολα που ανήκουν σε αυτές. Απλώς με ένα πάτημα του ποντικιού έχω φιλτράρει τα δεδομένα μου και βλέπω ότι ακριβώς θέλω εγώ την οποιαδήποτε στιγμή.

    Άλλο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι το slicer μπορούμε να τα συνδέσουμε με περισσότερα από ένα PivotTable. Με λίγα λόγια όποιο φιλτράρισμα έχουμε κάνει στο slicer μας, μπορεί να εκτελεστεί και σε περισσότερα από ένα PivotTable. Για να συνδέσουμε ένα slicer σε περισσότερα του ενός PivotTable, απλώς κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο slicer και ενεργοποιούμε το παράθυρο διαλόγου σχετικά με τη σύνδεση με PivotTable (PivotTable Connection).
    Τότε απλώς τσεκάρουμε σε ποιο PivotTable θέλουμε να εφαρμόσουμε το φίλτρο (στο παράδειγμα χρησιμοποίησα το slicer σχετικά με τη Χώρα).

    Από αυτό το σημείο και μετά, όποιο φίλτρο χρησιμοποιήσουμε στο slicer, θα εφαρμοστεί και σε όλα τα συνδεδεμένα PivotTable. Το πλεονέκτημα λοιπόν είναι ότι slicers υπερισχύουν το συνηθισμένο φιλτράρισμα, γιατί μπορούν να ελέγχουν το φιλτράρισμα πολλών PivotTables σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, ενώ τα φίλτρα μπορούν να ελέγχουν δεδομένα μόνο μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας.
  14. philippe
    Συνήθως πραγματοποιούμε, βασικές εργασίες στο Outlook σε καθημερινή βάση όπως: έλεγχος νέων μηνυμάτων, να απαντάμε ή να προωθούμε μηνύματα, να κανονίζουμε εργασίες και άλλα πολλά. Για αυτό το λόγο στο Outlook 2010 έχουμε την περιοχή Quick Steps (Γρήγορα Βήματα). Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού μπορούμε να εκτελέσουμε μία πολυσύνθετη εργασία.
    Για παράδειγμα, μπορούμε να προωθήσουμε ένα μήνυμα στον συνεργάτη μας, να απαντήσουμε σε ένα ραντεβού, ή να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία Λίστα Διανομής. Όλα αυτά και πολλά άλλα με ένα κλικ του ποντικιού εντελώς αυτοματοποιημένα.
    Το Outlook 2010 περιλαμβάνει κάποια Γρήγορα Βήματα έτοιμα για χρήση. Μπορούμε όμως και εμείς εύκολα να δημιουργήσουμε τα δικά μας Quick Steps για κινήσεις που κάνουμε σε καθημερινή βάση και συνήθως αποτελούνταν από πολλά βήματα.
    Ο παρακάτω πίνακας μας ενημερώνει για το τι κάνει η κάθε εντολή που βρίσκεται έτοιμη στην περιοχή των Quick Steps:
    Quick Step (Γρήγορο Βήμα)
    Περιγραφή
    Move to:?
    Να μετακινήσουμε ένα μήνυμα σε φάκελο, τον οποίο καθορίζουμε εμείς.
    Forward: FYI (For Your Information)
    Προωθεί τα επιλεγμένα μηνύματα, και προσθέτει “FYI”στην αρχή της γραμμής θέματος.
    Team E-Mail
    Δημιουργούμε ένα μήνυμα με πολλούς αποδέκτες (π.χ. των συνεργατών μας)
    Reply & Delete
    Εμφανίζει το παράθυρο της Απάντησης, και διαγράφει το υπάρχον μήνυμα μόλις πατήσουμε το κουμπί Αποστολή
    Create New
    Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε καινούργιο Quick Step
    Meeting Reply
    Στέλνει απάντηση συνάντησης στον αποστολέα
    To Manager
    Στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα στον Manager
    Done
    Μετακινεί το τρέχον μήνυμα σε φάκελο που καθορίζουμε εμείς, και εμφανίζει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο
    Team Meeting
    Δημιουργεί μία καινούργια αίτηση συνάντησης για τους συνεργάτες μας
    Για να δημιουργήσουμε ένα Quick Step ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:
    1. Στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Quick Steps, πατάμε στο βελάκι και εμφανίζεται το παράθυρο Manage Quick Steps, πατάμε στο κουμπί New και επιλέγουμε Custom.
    2. Πληκτρολογούμε ένα όνομα για το Γρήγορο Βήμα
    3. Στην περιοχή Actions, κάνουμε κλικ στο βέλος στη δεξιά περιοχή για να διαλέξουμε ένα Action, και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα:
    4. Διαλέγουμε το Action που θέλουμε απλώς επιλέγοντάς το.
    5. Εάν θέλουμε μπορούμε να διαλέξουμε μία συντόμευση πληκτρολογίου για το Action.
    6. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή του Action στο κουτί Tooltip Text box.
    7. Πατάμε Finish.
    Αμέσως έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Στο παράδειγμα, το όνομα του Quick Step είναι Chris, το Action είναι Forward message as an attachment (Προώθηση μηνύματος ως συνημμένο), Importance High (Σπουδαιότητα Υψηλή) στην περιοχή Text (Κείμενο) πληκτρολόγησα Check this out, και αφού τελειώσω πατάω Finish και έχει δημιουργηθεί το Quick Step.
    Μετά στα μηνύματά μου διαλέγω ένα μήνυμα, επιλέγω Chris από την περιοχή Quick Steps και αμέσως δημιουργείτε ένα μήνυμα με όλες τις ρυθμίσεις που ανέφερα παραπάνω και το μήνυμα που είχα επιλέξει έχει μπει σαν συνημμένο στο καινούργιο μήνυμα και το μόνο που μένει είναι αποστολή.
     
     

  15. philippe
    Άλλα δύο καινούργια χαρακτηριστικά διαθέσιμα στο Outlook 2010 είναι το κουμπί Ignore (Αγνόηση) και οι Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές).
    Πρώτο: Ignore – Αγνόηση

    Τι κάνει αυτό το κουμπί; Καταρχήν μας επιτρέπει να διαλέξουμε κάποια μηνύματα που είναι ανεπιθύμητα και αυτομάτως τα μεταφέρνει στο φάκελο των Διαγραμμένων, οπότε δεν ασχολούμαστε με αυτά. Το καλό όμως είναι ότι όσα μηνύματα λάβουμε στο μέλλον από την ίδια διεύθυνση αυτόματα θα μεταφέρονται και αυτά στο φάκελο των Διαγραμμένων. Γι’ αυτό προσοχή ποιά μηνύματα θα επιλέξουμε για να κάνουμε Ignore.
    Όταν πατήσουμε στο κουμπί Αγνόηση (ignore) εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου.

    Αγνόηση Συζήτησης Ο επιλεγμένος διάλογος και όλα τα μελλοντικά μηνύματα θα μεταφέρονται στο φάκελο των Διαγραμμένων.
    Δεύτερο: Suggested Contacts – Προτεινόμενες Επαφές
    Εάν κοιτάξουμε στις επαφές μας στο Outlook 2010, θα παρατηρήσουμε έναν νέο φάκελο ονομαζόμενο Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές). Είναι μία λίστα με όλους όσους έχουμε ανταλλάξει αλληλογραφία στο παρελθόν, τους οποίους όμως δεν τους έχουμε προσθέσει στις επαφές μας.
    Όταν λοιπόν, πληκτρολογούμε ένα όνομα σε ένα νέο μήνυμα, το Outlook ψάχνει εδώ για να δει εάν μπορεί να βρει τη διεύθυνση για μας. Μπορούμε επίσης με μεταφορά και απόθεση να σύρουμε από εδώ μία επαφή στον βασικό κατάλογο των επαφών μας. Είναι λιγότερο ενοχλητικό από το να μας ρωτάει το Outlook κάθε φορά εάν θέλουμε να αποθηκεύουμε κάθε αποστολέα ηλεκτρονικού μηνύματος ως επαφή. Θα ήταν και πολύ χρονοβόρο όταν έφτανε η στιγμή να βάλουμε μία διεύθυνση στον παραλήπτη του μηνύματος να ψάχνουμε τις επαφές μας για αρκετή ώρα, ώστε να βρούμε την σωστή επαφή.
    Προσοχή όμως στα κεφαλαία! Το Outlook θεωρεί διαφορετικές επαφές τις διευθύνσεις Chris@ και chris@.
  16. philippe
    Η προβολή Conversations στο Outlook 2010 δεν είναι καινούργιο χαρακτηριστικό, αλλά σε αυτήν την έκδοση του Office είναι πιο πολύ αποτελεσματική. Συμπυκνώνει πολλαπλά μηνύματα σε μόνο ένα, ανοίγει το thread μόλις κάνουμε κλικ πάνω του. Αυτό σημαίνει, ότι εάν ο φάκελος των εισερχομένων μας είναι γεμάτος από threads από μία συζήτηση, γίνεται πιο εύκολο να τα διαχειριστούμε. Όταν μία συζήτηση σταματάει να έχει ενδιαφέρον, μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ και να αγνοήσουμε τα threads ή ακόμα και ολόκληρο τον διάλογο. Η προβολή Conversation, συμπυκνώνει και μηνύματα πού έχουν το ίδιο θέμα, ακόμα και όταν δεν είναι μέρος της ίδιας συζήτησης.

     
    Υπάρχουν πέντε επιλογές για να προσαρμόσουμε τα Conversations.
    Εάν θέλουμε να φαίνονται τα μηνύματα μας με Conversations απλώς το ενεργοποιούμε. Εάν μας φαίνεται ενοχλητικό απλώς το απενεργοποιούμε. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented. Για να δούμε αυτά τα χαρακτηριστικά, μεταβαίνουμε στο tab View και στην περιοχή Arrangement κάνουμε κλικ στο Conversations.

    2. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους
    Εξ’ ορισμού η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, είναι ενεργοποιημένο. Φανταστείτε ότι παρακολουθούμε ένα Conversation μέσα στο φάκελο των Εισερχομένων. Για να δούμε λοιπόν πότε απαντήσαμε σε αυτό το μήνυμα, έπρεπε να μεταφερθούμε στα Απεσταλμένα και να το εντοπίσουμε. Τώρα λοιπόν αφού είναι ενεργοποιημένο η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, απλώς επιλέγουμε το Conversation και το αναπτύσσουμε για να δούμε όλα τα μηνύματα από τους άλλους φακέλους.

    Βλέπουμε στο παράδειγμα, πότε λάβαμε το μήνυμα, το μέγεθός του και ότι το ίδιο το μήνυμα το προωθήσαμε και βρίσκεται στο φάκελο των απεσταλμένων.
    3. Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα
    Εάν επικεντρώνουμε την προσοχή μας στο Ποιός μας στέλνει το μήνυμα και όχι στο Θέμα του μηνύματος, μπορούμε να επιλέξουμε αυτήν την προβολή για τα Conversations. Αυτή η προβολή κάνει πιο εύκολο να βρούμε μηνύματα που βασίζονται στον Αποστολέα και όχι στο Θέμα τους.

    4. Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations
    Μπορούμε να επιλέξουμε ώστε να Εμφανίζονται όλα τα Conversations, έτσι ώστε όταν πατάμε πάνω σε κάποιο μήνυμα να εμφανίζονται και όλες οι σχετικές πληροφορίες που έχουμε σχετικά με αυτό το μήνυμα.

    5. Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented.
    Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει προγενέστερες εκδόσεις του Outlook, αυτή η προβολή θα μας φαίνεται γνωστή. Ενεργοποιούμε την Προβολή Κλασική Indented, και βλέπουμε ότι όπου έχουμε απαντήσει σε κάποιο μήνυμα εμφανίζονται με μία εσοχή.

  17. philippe

    It is coming…

    By philippe,

    Επιτέλους κυκλοφορεί…

    Όλοι αναμένουν την επίσημη κυκλοφορία του Microsoft Office 2010 και το promotion καλά κρατεί. Ανακάλυψα αυτό το βίντεο στο Youtube, όπου είναι πράγματι απολαυστικό Ούτε το Matrix να ήταν, μιλάμε για υπερπαραγωγή.
    Απλώς απολαύστε το trailer πατώντας στο παρακάτω link ή δείτε το trailer απευθείας από εδώ εάν δουλεύει.

     
    Office 2010 Trailer  
     
     
    Επίσης μπορείτε να γίνετε και fan στο Facebook, στο παρακάτω link για να κάνετε help spread office 2010:
    http://www.facebook.com/pages/Office-2010/210058800384?ref=ts&v=wall#!/notes/office-2010/help-spread-office-2010-the-movie/108686100457
    Ετικέτες Technorati: The Movie Ετικέτες Technorati: Office 2010 Ετικέτες Technorati: SystemPlus
  18. philippe
    Είχα αναφερθεί σε προηγούμενο Post σχετικά με το Outlook Social Connector που μας συνδέει με διάφορα κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn και το MySpace. Τώρα όμως ήρθε και η ώρα του Facebook και του Windows Live. Έτσι δεν θα χρειάζεται να μπαίνουμε συνέχεια στο λογαριασμό μας στο Facebook για να βλέπουμε τις ενημερώσεις που υπάρχουν αλλά όλα θα είναι διαθέσιμα μέσα από το Outlook.
    Η εμπειρία είναι σαφώς καλύτερη από ότι ήταν με το Outlook και LinkedIn. Όχι μόνο παίρνει φωτογραφίες από το προφίλ της επαφής μας από το Facebook ώστε να μπορούμε να το συσχετίσουμε με την επαφή μας, αλλά παίρνει και τις τελευταίες ενημερώσεις της επαφής μας στο γραμματοκιβώτιο μας. Όταν κοιτάμε σε κάποιο μήνυμα από μία επαφή μας, κατευθείαν βλέπουμε και τις ενημερώσεις του, φωτογραφίες, αναρτήσεις τοίχου και όλες τις δραστηριότητες του.
    Χάρη σε μία καινούργια ενημέρωση για το Social Connector, οι ενημερώσεις για τις επαφές μας θα γίνονται αυτομάτως χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε εμείς τίποτα. Το Facebook integration έχει όμως και περιορισμούς. Εκτός από τις αιτήσεις φιλίας, το Outlook μπορεί μόνο να τραβάει δεδομένα από το Facebook, δεν μπορούμε να ενημερώνουμε το προφίλ μας μέσα από το Outlook. Αυτά μόνο προς το παρόν γιατί από ότι υπόσχονται οι άνθρωποι της Microsoft το επόμενο βήμα είναι να μας παρέχουν μία πιο πλούσια εμπειρία με το να τροφοδοτούμε δεδομένα και σε άλλα κοινωνικά δίκτυα.
    Για να δούμε λοιπόν τα βήματα τα οποία πρέπει να ακολουθήσουμε ώστε να συνδέσουμε το Outlook με το Facebook.
    Ανοίγουμε το μήνυμα μιας επαφής μας που γνωρίζουμε ότι έχει λογαριασμό στο Facebook. Στο κάτω μέρος του μηνύματος στην περιοχή του Social Connector υπάρχει ένα κουμπί Προσθήκης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας την εντολή Add, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να προσθέσουμε κοινωνικά δίκτυα στο Outlook. Για να εντοπίσουμε τα άλλα διαθέσιμα που υπάρχουν πατάμε στον υπερσύνδεσμο “View social network providers available online”.

    Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού, όπου μπορούμε να διαλέξουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε. Στην περίπτωση μας διαλέγουμε Facebook.

    Αφού διαλέξουμε το δίκτυο που θέλουμε αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού όπου κατεβάζουμε το αντίστοιχο εκτελέσιμο αρχείο το οποίο είναι κατάλληλο για εμάς και το εκτελούμε.

    Αφού εγκατασταθεί επιτυχώς, ανοίγουμε ξανά το Outlook και ανοίγουμε ένα μήνυμα από την επαφή που θέλουμε να συνδέσουμε και αφού πατήσουμε πάλι στην εντολή Add, όπου εμφανίζεται ο οδηγός όπως στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγουμε το κοινωνικό δίκτυο του Facebook, όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το όνομα χρήση και τον κωδικό πρόσβασής μας.

    Αυτό ήταν, δεν μένει παρά μόνο να ανοίξουμε ένα μήνυμα από την επαφή μας, και στην κάτω περιοχή του Social Connector, βλέπουμε όλη την δραστηριότητα της συγκεκριμένης επαφής μας στο Facebook όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.


    Technorati Tags: Facebook Social Connector Technorati Tags: Outlook 2010
    Technorati Tags: SystemPlus
    ”You don’t get to 500 million friends without making a few enemies”
  19. philippe
    Με το Excel 2010, έχουμε ένα πολύ εύκολο τρόπο για να εισάγουμε δεδομένα από το διαδίκτυο μέσα ένα φύλλο εργασίας. Μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας για να τα αναλύσουμε, για να τα αξιολογήσουμε ή ακόμα και για να τα φιλτράρουμε.
    Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:
    1. Ανοίγουμε την επιθυμητή ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε τα δεδομένα μας. Στην δικιά μου περίπτωση έχω ανοίξει την εξής σελίδα:
    http://www.systemplus.gr/windowsserver2008/ ,όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    2. Ανοίγουμε την εφαρμογή Excel 2010, ώστε να δημιουργηθεί ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας.
    3. Εφόσον έχουμε ανοίξει το βιβλίο εργασίας μας, μεταφερόμαστε στο Tab Data (Δεδομένα) της κορδέλας και διαλέγουμε από την περιοχή Get external data (Λήψη εξωτερικών δεδομένων) επιλέγουμε την εντολή From Web (Από Διαδίκτυο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    4. Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου New Web Query (Νέο Ερώτημα Διαδικτύου), όπου στο πεδίο της διεύθυνσης μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το URL, ή να ανοίξουμε το πτυσσόμενο μενού και να διαλέξουμε την διεύθυνση που υπάρχει ήδη στο μενού. Στη δικιά μου περίπτωση θα διαλέξω τη διεύθυνση που αναγράφει systemplus.

    Διαλέγοντας την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω, μεταφέρομαι στην αρχική σελίδα της τοποθεσίας οπότε πλοηγούμαι κανονικά στην ιστοσελίδα ώστε να μεταφερθώ στην επιθυμητή τοποθεσία. Στο δικό μου παράδειγμα μεταφέρομαι στην σελίδα Σεμινάρια και από εκεί θα επιλέξω τον υπερσύνδεσμο που αναφέρει τα σεμινάρια σχετικά με τον Windows Server 2008 / R2.

    Εφόσον έχουμε ανοίξει την ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε δεδομένα, παρατηρούμε ότι κάτω από το πεδίο της διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου υπάρχει η εντολή Click next to the tables you want to select, then click import ( Κλικ δίπλα στους πίνακες που θέλουμε να επιλέξουμε, και τότε κλικ στην εντολή Εισαγωγή).

    5. Πατώντας την εντολή Import (Εισαγωγή) εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου μας ρωτάει σε ποιο φύλλο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας και από ποιο κελί να ξεκινήσει. Εάν θέλουμε να αλλάξουμε κελί απλώς πατάμε σε ένα οποιοδήποτε κελί μέσα στο φύλλο εργασίας μας και πατάμε ΟΚ.







    Περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα για να “κατέβουν” τα δεδομένα (εξαρτάται από το μέγεθος τους), όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού έχουν “κατέβει'” όλα τα δεδομένα μας, εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας όπως παρακάτω:

    Μπορεί να φαίνονται λίγο ακατάστατα, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας και να τα μορφοποιήσουμε ώστε να γίνουν πιο κατανοητά.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Import Data
  20. philippe
    Την πιο συνηθισμένη κίνηση που κάνει ο καθένας μας στο Office είναι η αντιγραφή και η επικόλληση. Συνήθως όταν κάνουμε επικόλληση δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα και αναιρούμε την εντολή. Το πρόβλημα συνήθως εντοπίζεται στην μορφοποίηση, όπου μπορούσαμε να τις αλλάξουμε με τις Επιλογές Επικόλλησης. Πιστεύω όλοι θα θυμόμαστε το εικονίδιο που εμφανιζόταν κάτω από την επικόλλησή μας στις προγενέστερες εκδόσεις του Office και μας έδινε την δυνατότητά να διαλέξουμε τι θα θέλαμε να επικολλήσουμε με λίγες ωστόσο επιλογές;<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />


    <?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" />




    Ας δούμε λοιπόν τις διάφορες επιλογές επικόλλησης που έχουμε στο Office 2010 και συγκριμένα για το Word, το Excel και το PowerPoint.  Στο Office 2010 έχουμε όμως τη δυνατότητα να προεπισκοπούμε “ζωντανά” τις επικολλήσεις μας.  Καθώς θα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τις διαθέσιμες επιλογές αμέσως θα εμφανίζεται και μία προεπισκόπηση των επικολλημένων στοιχείων.


    Στο Word 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:







    Έχω αντιγράψει μία περιοχή κελιών από ένα φύλλο εργασίας του Excel, και θέλω να το επικολλήσω σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας το δεξί κλικ στο σημείο που θέλω και διαλέγοντας την εντολή της επικόλλησης εμφανίζονται οι Επιλογές Επικόλλησης. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις διαθέσιμες επιλογές τις οποίες εξηγώ παρακάτω:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης.





     

    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού.





     

    Το τρίτο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το τέταρτο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το πέμπτο θα το επικολλήσει ως εικόνα





     

    Το έκτο θα επικολλήσει μόνο το κείμενο.


     

    Στο Excel 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα πάντα, δηλαδή και μορφοποίηση και τύπους, κτλ.




    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τις τιμές και το κείμενο χωρίς καθόλου μορφοποιήσεις και όχι τους τύπους παρά μόνο το αποτέλεσμα.




    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τις τιμές και το κείμενο χωρίς τις μορφοποιήσεις, αλλά τώρα επικολλάει και τους τύπους.





    Το τέταρτο εικονίδιο είναι της αντιμετάθεσης (Transpose) και θα επικολλήσει τα περιεχόμενα με άλλη διάταξη, δηλαδή οι στήλες γίνονται γραμμές, και οι γραμμές στήλες.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο την μορφοποίηση που έχουμε εφαρμόσει στην περιοχή αυτή που αντιγράψαμε. Δηλαδή περιγράμματα και σκίαση, δεκαδικά ψηφία, νομισματική μονάδα κτλ.





    Το έκτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα περιεχόμενα αλλά με υπερσύνδεση, έτσι ώστε όταν αλλάζουν τα δεδομένα από την προέλευση να ενημερώνονται και τα επικολλημένα στοιχεία.



     
    Εάν διαλέξουμε τις επιπρόσθετες επιλογές επικόλλησης εμφανίζονται περισσότερες επιλογές, όπως το εικονίδιο που θα επικολλήσει και θα διατηρήσει σταθερό το πλάτος των στηλών:







     

     

    Στο PowerPoint 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους.





    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα και θα εφαρμόσει μορφοποίηση σύμφωνα με τον προορισμό τους.





    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους αλλά θα ενσωματώσει και υπερσύνδεση με την προέλευση των δεδομένων.





    Το τέταρτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα σε μορφή εικόνας.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τα δεδομένα χωρίς καμία μορφοποίηση.



     
  21. philippe
    Ένα πολύ καλό χαρακτηριστικό στο Outlook 2010 έχει σχέση με τις επαφές μας. Εάν πλοηγηθούμε πάνω στο όνομα μιας επαφής μας στο πεδίο Από: μέσα σε ένα μήνυμα, παρατηρούμε ότι εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο με κάποιες ενέργειες τις οποίες μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για αυτήν την επαφή.

    Εάν αναπτύξουμε το βελάκι στη κάτω δεξιά γωνία θα φανούν και κάποιες επιπρόσθετες πληροφορίες όπως τηλέφωνο, κινητό και άλλα πολλά. Μπορείτε να τα δείτε στην παρακάτω εικόνα:

    Έχουμε τη δυνατότητα όμως να χρησιμοποιήσουμε και κάποιες ενέργειες οι οποίες είναι διαθέσιμες.Οι ενέργειες αυτές είναι οι εξής:
    Πρώτον: Πατώντας το πρώτο εικονίδιο έχουμε τη δυνατότητα να στείλουμε ένα καινούργιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείο στην επαφή μας.

    Δεύτερον: Πατώντας το δεύτερο εικονίδιο μπορούμε να ανταλλάξουμε ένα άμεσο μήνυμα με την επαφή μας χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger.

    Τρίτον: Πατώντας το τρίτο εικονίδιο μπορούμε να καλέσουμε την επαφή μας μέσω τηλεφώνου. Για να δουλέψει πρέπει να έχει υποδομή Office Communication Server.
    Τέταρτον: Εάν πατήσουμε στο βέλος από το τέταρτο εικονίδιο θα εμφανιστεί το μενού του οποίου έχουμε τις εξής επιλογές:

    Α. Να κανονίσουμε ένα ραντεβού.
    Β. Να προσθέσουμε την επαφή μας για άμεσα μηνύματα χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger.
    Γ. Να προσθέσουμε την επαφή μας στο Business Contact Manager.
    Δ. Να το προσθέσουμε σαν επαφή στο Outlook σε περίπτωση που δεν τον έχουμε.
    Ε. Να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου με την επαφή μας για περισσότερες πληροφορίες με όλες τις λεπτομέρειες..
    Ζ. Ιδιότητες του Outlook για την συγκεκριμένη επαφή όπου εμφανίζεται εξής παράθυρο διαλόγου:

    Για να μπορέσουμε να ανταλλάξουμε ένα άμεσο μήνυμα με την επαφή μας χρησιμοποιώντας το Windows Live Messenger, θα πρέπει να προσθέσουμε την επαφή μας για Άμεση Ανταλλαγή Μηνυμάτων, πατώντας στην αντίστοιχη εντολή όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:
     

    Πατώντας στην αντίστοιχη εντολή ενεργοποιείται ο Windows Live Messenger όπου μας ζητάει να καταχωρίσουμε τα στοιχεία του ατόμου που θέλουμε να προσθέσουμε στις επαφές μας.
    Αμέσως μετά θα αποσταλεί πρόσκληση στην επαφή μας για το εάν αποδέχεται την πρόσκληση μας.

    Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία θα μπορούμε να ανταλλάσουμε άμεσα μηνύματα με την επαφή μας απλώς πατώντας πάνω στο κατάλληλο εικονίδιο.

    Εάν κάποιες εικόνες δεν είναι διαθέσιμες στο δικό σας Outlook είναι επειδή έχω εγκαταστήσει τον Business Contact Manager, ο οποίος είναι ένα πρόγραμμα σαν τον CRM, δηλαδή ένα πρόγραμμα όπου καταχωρούμε τις επαφές μας, δημιουργούμε λίστες διανομής, προωθητικές ενέργειες κτλ.
    Εάν θέλετε να κατεβάσετε τον Business Contact Manager μπορείτε να το κάνετε από την εξής διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8d1ec5f2-b771-4f88-8023-62f2a0b08967&displaylang=en
     
    Ετικέτες Technorati: Contacts Action Ετικέτες Technorati: SystemPlus
  22. philippe
    Μικρό αλλά θαυματουργό.

    Όλοι πιστεύω ότι γνωρίζετε την περιοχή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), στο πάνω αριστερό μέρος των προγραμμάτων του Office 2007 και 2010. Αυτήν την περιοχή μπορούμε να την αναδιοργανώσουμε και να βάλουμε κάποιες εντολές εκεί που χρησιμοποιούμε συχνά. Για να παράδειγμα όταν είμαστε στο Outlook και θέλουμε να πατήσουμε στο κουμπί Αποστολή και Λήψη όλων των Μηνυμάτων, πρέπει να μεταφερθούμε στο τμήμα της Κορδέλας που αναφέρεται ως Αποστολή/Λήψη ( Send / Receive) και να διαλέξουμε εκεί την κατάλληλη εντολή. Με την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης όμως, έχουμε τη δυνατότητα να προσθαφαιρέσουμε όποια εντολή θέλουμε στη στιγμή.
    Για να το κάνουμε αυτό έχουμε τις εξής δύο επιλογές:
    Πρώτον: Να αναπτύξουμε το βελάκι στα δεξιά της περιοχής και να ενεργοποιήσουμε κάποιες ήδη υπάρχουσες εντολές, όπου αμέσως θα εμφανιστούν στη γραμμή εργαλείων. Μπορούμε εάν το επιθυμούμε να ενεργοποιήσουμε όλες τις εντολές.

    Δεύτερο: Να αναπτύξουμε το βελάκι πάλι στα δεξιά της περιοχής και να διαλέξουμε την εντολή Προσαρμογή της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Customize Quick Access Toolbar) ή να διαλέξουμε την εντολή Περισσότερες Εντολές (More Commands) στο κάτω μέρος του μενού.
     
     
     
    Διαλέγοντας είτε το έναν τρόπο είτε τον άλλον, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου, όπου υπάρχουν μερικές ακόμα διαθέσιμες εντολές. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι έχει επιλεγεί η κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και δίπλα τις διαθέσιμες εντολές.

    Εάν θέλουμε περισσότερες εντολές απλώς ανοίγουμε το πτυσσόμενο μενού όπου εμφανίζονται οι εντολές από όλα τα μενού που έχουμε διαθέσιμα. Στο σημείο αυτό προσθέτουμε ή αφαιρούμε αντίστοιχες εντολές από τη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης πατώντας αντίστοιχα στα κουμπιά Προσθήκη ή Αφαίρεση. Όταν έχουμε ολοκληρώσει τη διαδικασία πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και ότι έχουμε επιλέξει εμφανίζεται στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.
     
    Μία ακόμα δυνατότητα της περιοχής αυτής είναι να εμφανίζεται η περιοχή αυτή κάτω από την κορδέλα και όχι στο πάνω αριστερό μέρος όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πολύ καλή εντολή της περιοχής αυτής για το Outlook είναι η εντολή Εύρεση Επαφής (Find a Contact), όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μία διεύθυνση ή το όνομα μιας επαφής απλά και γρήγορα και αμέσως εμφανίζεται μπροστά σας.
    Εάν έχετε παραπάνω από μία επαφή ή διεύθυνση με τα ίδια στοιχεία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου απλώς επιλέγετε την κατάλληλη επαφή και αμέσως εμφανίζεται η επαφή με όλες τις λεπτομέρειες στην οθόνη.
     

    Technorati Tags: SystemPlus  
    Technorati Tags: Quick Access Toolbar Technorati Tags: Γρήγορη Πρόσβαση Technorati Tags: Microsoft Office
  23. philippe
    Το Outlook Hotmail Connector, επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση και διαχείριση του λογαριασμού τους στο Windows Live Hotmail ή στο Microsoft Office Live Mail. Πρόσβαση και διαχείριση όχι μόνο της αλληλογραφίας τους αλλά και των επαφών τους και του ημερολογίου τους. Όλα αυτά, χωρίς να φεύγουμε καθόλου από το Outlook.
    Είναι συμβατό με το Outlook 2003, 2007 και το 2010.
    Τι ακριβώς μας προσφέρει;
    Εύκολη διαχείριση του λογαριασμού μας στο Windows Live Hotmail. Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα και μόνο μέρος. Διαχείριση των επαφών μας από το Windows Live Account. Διαχείριση και συγχρονισμός των ημερολογίων μας μέσα από το Outlook. Επιπρόσθετες επιλογές για να μην λαμβάνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα. Όταν είχαμε μηνύματα στο Windows Live, έπρεπε να συνδεθούμε εκεί για να τα δούμε, όπως επίσης και τις επαφές μας και το ημερολόγιό μας. Μετά ξαναπηγαίναμε στο Outlook για να δούμε και εκεί τα ίδια πράγματα. Όλες αυτές οι κινήσεις είναι πια παρελθόν..
    Παρακολούθηση των μηνυμάτων μας μέσα στο Outlook μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε. Με τη σύνδεση και την οργάνωση των μηνυμάτων μας, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητες που μας παρέχει, όπως Απευθείας Αναζήτηση και επίσης να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας ακόμα και όταν είμαστε offline.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το τοπικό μου γραμματοκιβώτιο και πιο κάτω τον λογαριασμό μου στο Windows Live.
    Βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε το Hotmail Connector.
    1. Μεταβαίνουμε στην τοποθεσία ιστού για να το κατεβάσουμε: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en
    Ανάλογα με έκδοση του λειτουργικού πού έχουμε διαλέγουμε 32bit ή 64bit.
    2. Αφού το εγκαταστήσουμε και ανοίξουμε το Outlook ξανά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα λογαριασμό Hotmail.
    3. Στο επόμενο βήμα προσθέτουμε τα στοιχεία του λογαριασμού μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για την ολοκλήρωση.

    Τόσο απλή διαδικασία. Μετά από λίγο θα εμφανιστεί και ο άλλος μας λογαριασμός κάτω από το τοπικό γραμματοκιβώτιο.
    Γιατί να μπούμε σε όλη αυτή τη διαδικασία;
    Πρώτον: Ο λογαριασμός μας στο Hotmail, εμφανίζεται και μέσα στο Outlook, οπότε μπορούμε να μεταφερόμαστε ανά πάσα στιγμή από τον έναν λογαριασμό στον άλλο γρήγορα και απλά για έλεγχο νέων μηνυμάτων.
    Δεύτερον: Οι επαφές μας από το Windows Live Hotmail είναι διαθέσιμες και στο Outlook.
    Μπορούμε να δούμε όλες τις επαφές που έχουμε στο λογαριασμό Windows Live Hotmail και μέσα στο Outlook. Με την οργάνωση των επαφών μας στο Outlook, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα τις διαχείρισης των επαφών μας. Όπως την καινούργια Business Card View, Άμεση Αναζήτηση και τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τις επαφές μας με διαφορετικά κριτήρια, όπως για παράδειγμα τοποθεσία ή χρώμα κατηγορίας. Επιπρόσθετα ότι αλλαγές εφαρμόσουμε σε μία επαφή, θα συγχρονιστεί αυτόματα με το λογαριασμό μας στο Windows Live Hotmail.

    Τρίτον: Συγχρονισμός του ημερολογίου μας από το Windows Live Calendar στο Outlook
    Με το Outlook Hotmail Connector, μπορούμε να δούμε τα ημερολόγια μας από το Windows Live Calendar μέσα στο Microsoft Office Outlook, συμπεριλαμβανομένου και ημερολόγια ατόμων που το έχουν μοιραστεί μαζί μας. Με την διαχείριση του ημερολογίου μας στο Outlook μπορούμε να:
    Εκμεταλλευτούμε το πλεονέκτημα που μας προσφέρει η Διαχείριση Χρόνου (time management) χαρακτηριστικό που μας προσφέρει το Outlook, όπου μπορούμε να δούμε πολλαπλά ημερολόγια στο Outlook ταυτόχρονα. Μπορούμε να δούμε εργασίες με σημαίες από κάτω από τις συναντήσεις μας στις ημέρες που πρόκειται να λήξουν. Να κατηγοριοποιήσουμε ραντεβού με διαφορετικές κατηγορίες χρωμάτων. Επιπρόσθετα, ότι αλλαγές κάνουμε στο ημερολόγιο μας στο Windows Live μέσα από το Outlook, αυτές αυτόματα θα συγχρονιστούν με την έκδοση του ημερολογίου που διαθέτουμε λογαριασμό στο Windows Live. Μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε το ημερολόγιο Windows Live στο Outlook, ωστόσο το ημερολόγιο μας στο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Windows Live.
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει δύο ημερολόγια. Το πρώτο είναι το ημερολόγιο του Outlook, και το δεύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο που διαθέτω στο Windows Live.

    Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτω ένα συμβάν στο ημερολόγιο του Windows Live. Καταχωρώ όλα τα στοιχεία που θέλω και μετά πατάω στο κουμπί Αποθήκευση, όπου βλέπω το συμβάν να προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live.
    Μετά μεταβαίνω στο γραμματοκιβώτιο μου στο Outlook, όπου μετά από λίγα δευτερόλεπτα ενημερώνεται και αμέσως το συμβάν προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live μέσα στο Outlook και εμφανίζεται η προεπισκόπηση του μηνύματος από το Windows Live Alerts.
     

    Όταν θα πλησιάσει η χρονική διάρκεια που έχω καθορίσει, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου της υπενθύμισης κανονικά όπως θα έκανε και στο Outlook.
    Άλλα πλεονεκτήματα:
    Όσους έχουμε σε Ασφαλή Λίστα Αποστολέων και σε Αποκλεισμένους Αποστολείς είναι συγχρονισμένοι και με το Outlook και με το Hotmail. Αποστολή / Παραλαβή εργασιών όπως κάνουμε κανονικά στο Outlook. Ο λογαριασμός του Hotmail, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Outlook.
    Οι κανόνες που έχουμε εφαρμόσει στο Hotmail, εφαρμόζονται και στο Outlook, ακόμα και εάν δεν είναι ο πρωτεύον λογαριασμός μας. Technorati Tags: Outlook Hotmail Connector Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010  
     
     
    Technorati Tags: Mail
  24. philippe
    Δεν πρόκειται για το έργο Lost in Translation που πρωταγωνιστούσε ο Bill Murray, αλλά για τις δυνατότητες μετάφρασης που μας παρέχει το Word 2010.
    Το αναβαθμισμένο εργαλείο μετάφρασης του Office είναι το καταλληλότερο για να παίρνετε την ουσία ενός εγγράφου και για να ελέγχεται φράσεις σε ξένες γλώσσες. Μπορείτε να στείλετε ένα ολόκληρο έγγραφο για μετάφραση στον φυλλομετρητή σας, να μεταφράσετε μία περιοχή και να εμφανιστεί η μετάφραση στο research pane, ή να χρησιμοποιήσετε τον καινούργιο Mini-Translator για κείμενο που βρίσκεται μέσα στο έγγραφο. Τα εργαλεία βρίσκονται στο Tab Review (Αναθεώρηση) στο Word, Excel και PowerPoint. Στο Outlook βρίσκεται στο Tab Μηνύματος (Message). Μόνο όμως στο Word υπάρχουν και τα τρία εργαλεία.
    Μετάφραση Εγγράφου, Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου, Mini Μεταφραστής. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τις τρεις αυτές επιλογές. Θα πρέπει όμως να καθορίσουμε από ποιά σε ποιά γλώσσα θα μεταφραστεί το κείμενο (όπου εξηγώ στο τέλος) και θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί. Το Office μπορεί να διαχειριστεί μία μεγάλη γκάμα από γλώσσες, περιλαμβάνοντας και γλώσσες που γράφονται από δεξιά στα αριστερά.
    Πρώτη Επιλογή:

    Επιλέγουμε το κείμενο που θέλουμε να μεταφραστεί και από το Tab Review (Αναθεώρησης), επιλέγουμε από ποια σε ποια γλώσσα θα μεταφραστεί και μετά διαλέγουμε Μετάφραση Γλώσσας, όπου εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα που μας ενημερώνει ότι το Word θα στείλει το έγγραφο για μετάφραση στο Διαδίκτυο και εάν επιθυμούμε να σταλεί ή όχι.

    Έπειτα ανοίγει ο Explorer και το κείμενό μας εμφανίζεται μεταφρασμένο στο Wordlingo.

    Δεύτερη Επιλογή:

    Διαλέγουμε μία λέξη ή ένα μέρος κειμένου και διαλέγουμε Translate Selected Text (Μετάφραση Επιλεγμένου Κειμένου) και δεξιά ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών όπου εμφανίζεται η μετάφραση.
    Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την παρακάτω πρόταση, έχω διαλέξει την εντολή μετάφραση επιλεγμένης πρότασης και αμέσως στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται η μετάφραση.

    Τρίτη Επιλογή:

    Πολύ απλό και πολύ χρήσιμο εργαλείο. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να διαλέξουμε την εντολή Mini translator και πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τη λέξη ή την πρόταση και αμέσως εμφανίζεται η μετάφραση, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όπως βλέπουμε στην πιο πάνω εικόνα, εάν διαλέξω Expand, αμέσως ενεργοποιείται το παράθυρο εργασιών με την μετάφραση του κειμένου εκεί.
    Έχω επίσης τη δυνατότητα να αντιγράψω το μεταφρασμένο κείμενο απλώς πατώντας πάνω στο κουμπί της αντιγραφής και μετά να το επικολλήσω στο σημείο που θέλω.


     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις γλώσσες από και προς μετάφραση για τις επιλογές μετάφρασης του Εγγράφου και για τον Mini Translator, απλώς διαλέγουμε Translate (Μετάφραση) και διαλέγουμε Choose Translation Language (Επιλογές Μετάφρασης Γλώσσας) και κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010  
     
     
     
    Technorati Tags: Mini Translator Technorati Tags: Μετάφραση στο Word
  25. philippe
    Τα Data bars (Γραμμές Δεδομένων) μας προσφέρουν ένα είδος προσαρμοσμένης μορφοποίησης ή μορφοποίησης υπό όρους, όπου έχουμε τη δυνατότητα να αναλύσουμε τις τιμές των δεδομένων σε μία περιοχή κελιών στο Excel 2010. Οι βελτιώσεις στα data bars μας επιτρέπουν να συμπεριλάβουμε και αρνητικές τιμές, όπου εφαρμόζοντας μία μορφοποίηση με τη χρήση τους, έχουμε τη δυνατότητα να κατανοήσουμε και να αναλύσουμε τα δεδομένα μας πιο εύκολα.
    Με ποιές από τις παρακάτω δύο εικόνες μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τις τιμές των δεδομένων;
    Α περίπτωση.

    Β περίπτωση.

    Κάπως καλύτερα τα πράγματα στη δεύτερη περίπτωση. Μπορούμε να παρατηρήσουμε τα εικονίδια στη στήλη Συνόλου και με μία ματιά καταλαβαίνουμε ότι με το πράσινο σημάδι ελέγχου οι πωλήσεις πάνε καλά, ενώ με το κόκκινο Χ καταλαβαίνουμε ότι οι πωλήσεις πήραν την κάτω βόλτα. Τα εικονίδια αυτά δεν είναι σύμβολα που έχω εισάγει σε κάθε κελί, αλλά όλη η στήλη έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με κάποια κριτήρια που έχω ορίσει εγώ, φυσικά με την βοήθεια των Data Bars.
    Παρακάτω περιγραφώ τα βήματα για να δημιουργήσουμε τα data bars που εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα.
    Επιλέγουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε να μορφοποιήσουμε με data bars. Αφού έχει επιλεγεί η περιοχή, από το Tab Home (Αρχικό) μεταβαίνουμε στην περιοχή Styles (Στυλ) και πατάμε στο βελάκι δεξιά της εντολής Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) για να αναπτύξουμε το διαθέσιμο μενού. Από το μενού διαλέγουμε Data Bars (Γραμμές Δεδομένων) και από το υπομενού επιλέγουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν εκεί. Καθώς πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από κάποιο στυλ βλέπουμε και την προεπισκόπηση στην περιοχή κελιών που έχουμε επιλέξει.
    Κάνουμε κλικ στο στυλ που θέλουμε. Αφού έχουμε εφαρμόσει ένα στυλ Data Bars στην περιοχή που θέλαμε, όπως είναι η περιοχή επιλεγμένη μεταβαίνουμε πάλι στην εντολή Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) και διαλέγουμε την εντολή Manage Rules (Διαχείριση Κανόνων), όπου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου του Conditional Formatting Rules Manager.

    Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε το κουμπί Edit Rule (Επεξεργασία Κανόνα), όπου εμφανίζεται το επόμενο πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.
    Στην περιοχή Select a Rule Type “Επιλογή τύπου κανόνα” επιλέγω Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους”.
    Στην περιοχή Format all cells based on their values “Μορφοποίηση όλων των κελιών με βάση την τιμή τους” αναπτύσσω το βέλος δεξιά της εντολής Format Style “Στυλ Μορφοποίησης” και διαλέγω από τις κατηγορίες τα Icon Sets (Σύνολα Εικονιδίων).
    Ακριβώς από κάτω αναπτύσσω το βέλος στα δεξιά της εντολής Icon Style “Στυλ Εικονιδίων” και επιλέγω το στυλ που επιθυμούμε.
    Αφού έχω κάνει τις ρυθμίσεις με τα στυλ εικονιδίων που θέλουμε μένει μόνο να ορίσουμε τα κριτήρια μας, περιοχή που βρίσκεται στο δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου.

    Αφού ορίσω τα κριτήρια μου όπως εμφανίζονται και στην πιο πάνω εικόνα, πατάω το πλήκτρο ΟΚ και στα δύο παράθυρα και επιστρέφω στο φύλλο εργασίας για να δω τα αποτελέσματα. Τι συμβαίνει όμως όταν έχουμε και αρνητικές τιμές στο φύλλο εργασίας μου;
    Ακολουθούμε τα τρία πρώτα βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Δηλαδή επιλέγω την περιοχή μου, διαλέγω την εντολή Conditional Formatting, και επιλέγουμε από την περιοχή Data Bars ένα από τα διαθέσιμα Στυλ και αμέσως στην περιοχή με τα δεδομένα μας βλέπουμε την πιο κάτω εικόνα.
    Στα κελιά που υπάρχουν οι τιμές βλέπουμε ότι έχει χωριστεί από μία διακεκομμένη γραμμή, και οι τιμές που έχουν το αρνητικό πρόσημο εμφανίζουν μία κόκκινη μπάρα προς τα αριστερά, οπότε καταλαβαίνουμε ότι πρόκειται για αρνητικές τιμές.
    Εάν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τις στήλες με διαφορετικά χρώματα επιλέγουμε την περιοχή μας και διαλέγουμε πάλι την εντολή Manage Rules. Εμφανίζεται το γνωστό παράθυρο Conditional Formatting Rules Manager όπου επιλέγουμε την εντολή Edit Rule. Διαλέγοντας την εντολή Edit Rule εμφανίζεται το παράθυρο Edit Formatting Rule “Επιλογή Τύπου Κανόνα”.
    Στο κάτω μέρος πατάμε στο κουμπί Negative Value and Axis για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε πώς θα θέλαμε να εμφανίζονται οι αρνητικές τιμές μας.
    Ολοκληρώνουμε τι ρυθμίσεις μας και πατάμε ΟΚ σε όλα τα πλαίσια διαλόγου για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας για να δούμε τα αποτελέσματα.

    Η Μορφοποίηση Υπό Όρους με τα περισσότερα χαρακτηριστικά υπήρχε και στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel, απλώς στο Excel 2010 υπάρχει η δυνατότητα της προχωρημένης μορφοποίησης για τους αρνητικούς αριθμούς.
    Όταν θελήσουμε να απαλείψουμε τις Μορφοποιήσεις απλώς μεταβαίνουμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους και στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού υπάρχει η εντολή Clear Rules (Απαλοιφή Κανόνων) και διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Όπως απαλοιφή από επιλεγμένα κελιά ή απαλοιφή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

    Technorati Tags: Data Bars
    Technorati Tags: Conditional Formatting Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
×
×
  • Create New...