Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    Social Network Accounts In Outlook 13
    Είσαι τύπος κοινωνικός και έχεις λογαριασμούς σε διάφορα Κοινωνικά Δίκτυα όπως Facebook, LinkedIn, Windows Live Messenger και κάθε φορά πρέπει να συνδέεσαι στα διάφορα δίκτυα για να δεις τις διάφορες ενημερώσεις; Θέλεις να δεις τις ενημερώσεις από κάποιο συγκεκριμένο άτομο και βαριέσαι τη σύνδεση και την αποσύνδεση κάθε φορά;
    Όλα τώρα γίνονται με ένα κλικ μέσα από το Outlook 13. Δεν χρειάζεται να κατεβάσουμε και να εγκαταστήσουμε κανένα Social Connector!!!
    Με το Outlook 13, ο τρόπος για να ρυθμίσουμε τις παραμέτρους ώστε να συνδεθούμε σε Κοινωνικά Δίκτυα είναι πολύ απλός.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab File (Αρχείο) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Info (Πληροφορίες) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα από το μέσο του παραθύρου και κάτω από την περιοχή Account Information (Πληροφορίες Λογαριασμού) επιλέγουμε το κουμπί Account Settings (Ρυθμίσεις Λογαριασμού) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Social Network Accounts (Λογαριασμοί Κοινωνικών Δικτύων) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή Social Network Accounts (Λογαριασμοί Κοινωνικών Δικτύων) ένα νέο παράθυρο εμφανίζεται πληροφορώντας μας να Connect Office To Your Social Networks (Σύνδεση του Office Με Τα Κοινωνικά Μας Δίκτυα) μαζί με κάποιες άλλες πληροφορίες. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κουμπί Next (Επόμενο) στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Στο δεύτερο βήμα του οδηγού, βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα κοινωνικά δίκτυα στα οποία μπορούμε να συνδεθούμε. Οι Social Network Accounts (Λογαριασμοί Κοινωνικών Δικτύων) στα οποία μπορούμε να συνδεθούμε είναι τα παρακάτω:
    Facebook LinkedIn My Site Windows Live Messenger More (Περισσότερα): Connect to another social network (Συνδεθείτε σε άλλα Κοινωνικά Δίκτυα). Όταν επιλέξουμε αυτήν την επιλογή εμφανίζεται Internet Explorer και μας μεταφέρει στην παρακάτω τοποθεσία ιστού: https://office.microsoft.com/en-us/outlook/outlook-social-connector-partner-listing-FX102921430.aspx
    Όπου μας πληροφορεί να συνδέσουμε τους λογαριασμούς των κοινωνικών δικτύων χρησιμοποιώντας παρόχους που περιλαμβάνονται στο Office ή να εγκαταστήσουμε επιπρόσθετους παρόχους όταν θα είναι διαθέσιμοι.

    Τότε επιλέγουμε το Social Network (Κοινωνικό Δίκτυο) που θέλουμε να συνδέσουμε ενεργοποιώντας το κουμπί ελέγχου στα αριστερά του Κοινωνικού Δικτύου. Αφού το επιλέξουμε θα μας ζητηθεί να συμπληρώσουμε το Όνομα Χρήστη (User Name) και τον Κωδικό Πρόσβασης (Password) στα αντίστοιχα πεδία. Αφού συμπληρώσουμε τα απαιτούμενα πεδία, επιλέγουμε το κουμπί Next (Επόμενο) που έχει ενεργοποιηθεί στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου όπως εμφανίζεται και παρακάτω για να μπορέσουμε να συνδεθούμε στο Κοινωνικό Δίκτυο.

    Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία για να συνδεθούμε και με άλλα Κοινωνικά Δίκτυα που επιθυμούμε. Παρακάτω μπορείτε να δείτε που έχω συνδέσει το Outlook 13 με το LinkedIn, Facebook και Windows Live Messenger.

    Εάν επιλέξουμε το κουμπί Settings (Ρυθμίσεις) που εμφανίζεται στα δεξιά κάθε συνδεδεμένου Κοινωνικού Δικτύου, το παράθυρο Settings (Ρυθμίσεις) εμφανίζεται για το εκάστοτε επιλεγμένο Κοινωνικό Δίκτυο, με διάφορες ρυθμίσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουμε ολοκληρώσει με τις ρυθμίσεις απλώς επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ.

    Εάν επιλέξουμε το εικονίδιο X που εμφανίζεται δεξιά του συνδεδεμένου Κοινωνικού Δικτύου, ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου εμφανίζεται, πληροφορώντας μας πώς οι πληροφορίες που μοιράζεται το Office με το Κοινωνικό Δίκτυο δεν θα είναι πια διαθέσιμες. Εξαρτάται από εμάς εάν θα επιλέξουμε Ναι ή Όχι, ωστόσο αυτό δεν σημαίνει πώς δεν μπορούμε να ξανασυνδεθούμε κάποια άλλη στιγμή.

    Τέλος, αφού έχουμε ολοκληρώσει τη σύνδεση του Office με τα Κοινωνικά Δίκτυα που επιθυμούμε πατάμε απλώς στο κουμπί Finish (Τέλος). Ένα νέο παράθυρο εμφανίζεται συγχαίροντας μας για την επιτυχή σύνδεση του Office με το Κοινωνικό Δίκτυο.

    Άλλος τρόπος για να συνδεθούμε σε ένα Κοινωνικό Δίκτυο είναι να επιλέξουμε την κατηγορία People (Άτομα) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου του Outlook όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Αφού επιλέξουμε την κατηγορία People (Άτομα), στα αριστερά του παραθύρου και κάτω από My Contacts (Οι Επαφές Μου), παρατηρούμε την εντολή Connect To A Social Network (Σύνδεση Σε Κοινωνικό Δίκτυο). Η διαδικασία που ακολουθούμε έπειτα είναι ίδια με αυτή που περιγράφηκε πιο πάνω.

    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε όλες τις ειδοποιήσεις από τα Κοινωνικά Δίκτυα που έχω συνδέσει με το Outlook 13.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την σύνδεση του Outlook 13 με τα διαθέσιμα Κοινωνικά Δίκτυα (Social Networks).

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Account Information,Connect Office To Your Social Networks,Κοινωνικά Δίκτυα,Πληροφορίες Λογαριασμού,Σύνδεση του Outlook 13 Με Κοινωνικά Δίκτυα,Microsoft Outlook 13,Office Smart,Outlook 13,Smart Office,Social Connector,Social Network Accounts
  2. philippe
    New Chart Formatting Tools In Excel 13
    Έχετε ποτέ μπερδευτεί και χαθεί κάθε φορά που προσπαθείτε να μορφοποιήσετε το Γράφημά σας στο Excel με τη χρήση του tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools);
    Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πια, γιατί με τη νέα έκδοση του Excel μπορούμε να τελειοποιήσουμε τα γραφήματά μας γρήγορα και εύκολα. Μερικά μόνο κλικ χρειάζονται για να αλλάξουμε τον Τίτλο (Title), Διάταξη (Layout) και άλλα στοιχεία του γραφήματος.
    Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα στο Excel 13, και από τη στιγμή που είναι επιλεγμένο, το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε ένα από τα τρία εικονίδια που εμφανίζονται στο πάνω δεξιό μέρος του γραφήματος όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Ας δούμε αναλυτικά τι μπορούν να μας προσφέρουν αυτά τα εργαλεία μορφοποίησης γραφήματος:
    1. Chart Elements – (Στοιχεία Γραφήματος)
    Όταν επιλέξουμε το πρώτο εικονίδιο (σύμβολο πρόσθεσης), έχουμε τον έλεγχο σε Chart Elements (Στοιχεία Γραφήματος), όπως Chart Title (Τίτλο Γραφήματος), Data Labels (Ετικέτες Δεδομένων) και το Legend (Υπόμνημα).
    a. Chart Title – (Τίτλος Γραφήματος)
    Μπορούμε να καθορίσουμε που θέλουμε να εμφανίζεται ο Chart Title (Τίτλο Γραφήματος), όπως Above Chart (Πάνω από το Γράφημα), Centered Overlay (Επικαλυμμένο στο Κέντρο) και More Options (Περισσότερες Επιλογές). Εάν δεν θέλουμε να εμφανίζεται κάνουμε κλικ στο κουμπί ελέγχου στα αριστερά για να το από-επιλέξουμε.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή More Options (Περισσότερες Επιλογές) εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας, προσφέροντάς μας περισσότερες επιλογές που έχουν να κάνουμε με την μορφοποίηση του τίτλου του γραφήματος. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε οποιαδήποτε από τις δύο καρτέλες θέλουμε για να μορφοποιήσουμε τον τίτλο του γραφήματος.
    *Title Options – Επιλογές Τίτλου

    *Text Options – (Επιλογές Κειμένου)



    b. Data Labels – (Ετικέτες Δεδομένων)
    Μπορούμε να καθορίσουμε που θέλουμε τις ετικέτες δεδομένων να εμφανίζονται στο γράφημα μας, όπως Center (Κέντρο), Inside End (Εσωτερικά), Outside End (Εξωτερικά), Best Fit (Βέλτιστη Προσαρμογή), Data Callout (Επεξήγηση Με Δεδομένα) και More Options (Περισσότερες Επιλογές). Εάν δεν θέλουμε να εμφανίζεται κάνουμε κλικ στο κουμπί ελέγχου στα αριστερά για να το από-επιλέξουμε.

    Πάλι, εάν διαλέξουμε την επιλογή More Options (Περισσότερες Επιλογές), εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά προσφέροντάς μας περισσότερες επιλογές για την μορφοποίηση των Data Labels (Ετικέτες Δεδομένων). Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε είτε την επιλογή Label Options (Επιλογές Ετικετών) είτε την επιλογή Text Options (Επιλογές Κειμένου) για την μορφοποίηση των ετικετών.

    c. Legend – (Υπόμνημα)
    Μπορούμε να καθορίσουμε που θέλουμε να εμφανίζεται το Legend (Υπόμνημα) στο γράφημά μας, όπως Right (Δεξιά), Top (Επάνω), Left (Αριστερά), Bottom (Κάτω) και More Options (Περισσότερες Επιλογές). Εάν δεν θέλουμε να εμφανίζεται κάνουμε κλικ στο κουμπί ελέγχου στα αριστερά για να το από-επιλέξουμε.

    Εάν επιλέξουμε και πάλι την επιλογή More Options (Περισσότερες Επιλογές) το παράθυρο εργασιών εμφανίζεται στα δεξιά του παραθύρου με περισσότερες επιλογές σχετικά με την μορφοποίηση του υπομνήματος. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε είτε την επιλογή Legend Options (Επιλογές Υπομνήματος) είτε την επιλογή Text Options (Επιλογές Κειμένου) για να μορφοποιήσουμε το υπόμνημά μας.

    2. Style – Color (Στυλ – Χρώμα)
    Όταν επιλέξουμε το δεύτερο εικονίδιο (πινέλο), έχουμε τον έλεγχο για το Style (Στυλ) και Color (Χρώμα) του γραφήματος. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την γραμμή κύλισης για να πλοηγηθούμε μέχρι να επιλέξουμε το πιο κατάλληλο Style (Στυλ) και Color (Χρώμα) του γραφήματος.
    a. Style (Στυλ)

    b. Color (Χρώμα)

    3. Values-Names (Τιμές – Ονόματα)
    Όταν επιλέξουμε το τρίτο εικονίδιο (φίλτρο), έχουμε τον έλεγχο στις Values (Τιμές) και Names (Ονόματα) του γραφήματός μας.
    a. Values (Τιμές)
    Μπορούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα του γραφήματος μας είτε επιλέγοντας ή από-επιλέγοντας τις Series (Σειρές) ή Categories (Κατηγορίες) που χρειαζόμαστε. Αφού τελειώσουμε επιλέγουμε το κουμπί Apply (Εφαρμογή) που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος για να εφαρμοστούν οι αλλαγές. Μπορούμε να επιλέξουμε και την εντολή Select Data (Επιλογή Δεδομένων) για να επιλέξουμε τα δεδομένα που μας είναι απαραίτητα για να ξαναδημιουργήσουμε το γράφημά μας.

    b. Names (Ονόματα)
    Μπορούμε να καθορίσουμε εάν θέλουμε να εμφανίζονται οι ονομασίες των Series (Σειρών) ή Categories (Κατηγοριών) στο γράφημά μας με την επιλογή των αντίστοιχων κουμπιών.

    Όλες αυτές τις εντολές μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε βεβαίως και από το tab Chart Tools (Εργαλεία Γραφήματος), και συγκεκριμένα από τα tab Design (Σχεδίαση) και Format (Μορφοποίηση) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Εγώ προσωπικά προτιμώ τα κουμπιά μορφοποίησης που εμφανίζονται κάθε φορά που επιλέγουμε το γράφημα.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορείτε να μορφοποιήσετε ένα γράφημα στο Excel 13 χρησιμοποιώντας τα νέα Στοιχεία Ελέγχου Μορφοποίηση Γραφήματος.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Chart Elements,Chart Formatting Tools,Chart Title,Charts In Excel,Color,Data Labels,Excel 13,Format Chart,Γράφημα,Διάταξη Γραφήματος,Εργαλεία Γραφήματος,Ετικέτες Δεδομένων,Στοιχεία Γραφήματος,Τίτλο Γραφήματος,Υπόμνημα,Legend,Office 13,Office Smart,Series,Smart Office,Style,Values.
  3. philippe
    Weather in Outlook 13
    Τι καιρό θα κάνει σήμερα?
    Πιστεύω πώς όλοι ελέγχουν το ημερολόγιό τους στο Outlook για να δούνε τι ραντεβού έχουν κανονίσει για την τρέχουσα ημέρα και για τις επόμενες μέρες πριν κάνουν οτιδήποτε άλλο.
    Ωραία, αλλά με τον παράγοντα Καιρό τι συμβαίνει; Θα είναι βροχερός ή ηλιόλουστος, συννεφιασμένος ή ομιχλώδες, ζεστός ή κρύος;
    Επηρεάζει τα ραντεβού μας ή όχι?
    Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Outlook 13. Ούτε μικροεφαρμογές, widgets, ή οτιδήποτε άλλο ονομάζονται. Το Outlook 13 είναι η απάντηση. Θέλετε να μάθετε τι καιρό θα κάνει αύριο ή μεθαύριο; Απλώς ανοίξτε το Ημερολόγιο (Calendar) στο Outlook 13.
    Για να ενεργοποιήσουμε τον Καιρό (Weather) στο Outlook 13, θα πρέπει να επιλέξουμε το tab File (Αρχείο) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Options (Επιλογές) από τα δεξιά όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Outlook Options (Επιλογές του Outlook) εμφανίζεται, όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Calendar (Ημερολόγιο). Αφού επιλέξουμε την κατηγορία Calendar (Ημερολόγιο), πλοηγούμαστε στο παράθυρο στα δεξιά μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Weather (Καιρός). Αφού την εντοπίσουμε ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Show Weather On The Calendar (Εμφάνιση Καιρού Στο Ημερολόγιο). Επίσης μπορούμε να επιλέξουμε εάν θέλουμε να εμφανίζεται η θερμοκρασία σε βαθμούς Κελσίου (Celsius) ή Φαρενάιτ (Fahrenheit). Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

    Από εδώ και στο εξής, όταν θα βλέπουμε το Ημερολόγιό (Calendar) μας στο Outlook 13, στο πάνω μέρος θα βλέπουμε την Πρόβλεψη Καιρού (Weather Forecast) για τις επόμενες τρεις ημέρες όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την ενεργοποίηση του Καιρού (Weather) στο Outlook 13.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Calendar,Calendar in Outlook,File,Αρχείο,Επιλογές του Outlook,Ημερολόγιο Στο Outlook 13,Πρόβλεψη Καιρού,Microsoft Office 13,Office Smart,Options,Outlook 13,Smart Office,Weather Forecast
  4. philippe
    Outlining Worksheets In Excel 2010
    Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας.
    Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας.
    Δημιουργία Ομαδοποίησης
    Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline).

    Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων.
    Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση.
    Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας.

    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου.

    Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών

    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο.

    Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης
    Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά.

    Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles).

    Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα.

    Κατάργηση Ομαδοποίησης
    Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας.
    Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης
    Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας.
    Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views).

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας.
    Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή - Δύση, και μία για Βορράς - Νότος.

    Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή - Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς - Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/11/27/outlining-worksheets-in-excel-2010/
    Technorati Tags: Auto Outline,Autoexec.gr,Automatic Styles,Group,Αυτόματα Στυλ,Αυτόματη Διάρθρωση,Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης,Δεδομένα,Κατάργηση Ομαδοποίησης,Ομαδοποίηση,Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Στο Excel 2010,Προσαρμοσμένες Πορβολές,Προσθήκη Προβολής,Προβολή,Περίγραμμα,Ρυθμίσεις,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Outline View,Outlining Worksheets In Excel 2010,Settings,Smart Office,Summary Columns To Right Of Detail,Summary Rows Below Detail,SytemPlus,Ungroup
  5. philippe
    Define Clean Up Conversation Folder in Outlook
    Όλοι έχουμε ακούσει για το χαρακτηριστικό της Συνομιλίας (Conversation) στο Outlook 2010 (ο τρόπος με τον οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε και να συνδέσουμε τα μηνύματά μας σε συνομιλίες). Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να Εκκαθαρίσουμε μία Συνομιλία (Clean Up a Conversation) και να καθορίσουμε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να μετακινούνται οι συγκεκριμένες συνομιλίες;
    Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε μία Συνομιλία (Conversation) και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου αυτό μας προειδοποιεί ότι όλα τα πλεονάζοντα μηνύματα αυτής της συνομιλίας θα μετακινηθούν στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted).

    Από την παραπάνω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Ρυθμίσεις (Settings), ή ο δεύτερος τρόπος είναι να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και έπειτα να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα.



    Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) εμφανίζεται. Από τα αριστερά του παραθύρου θα πρέπει η κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) να είναι επιλεγμένη. Τότε από το μέσο του παραθύρου θα πρέπει να πλοηγηθούμε για να εντοπίσουμε την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.
    Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder) εμφανίζεται όπου πρέπει να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε τον φάκελο τον οποίο θέλουμε να καθορίσουμε έτσι ώστε όλες οι Συνομιλίες (Conversations) να μετακινηθούν.

    Αφού έχουμε καθορίσει τον φάκελο πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να κλείσουμε όλα τα ανοιχτά παράθυρα. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα χρησιμοποιούμε την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation), τα μηνύματα θα τοποθετούνται στον φάκελο τον οποίο είχαμε καθορίσει.
    Από κάτω από την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up) έχουμε και τις εξής επιλογές:
    Κατά την εκκαθάριση των υποφακ  
     
     
    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking the icon below.

    Technorati Tags: Clean Up Conversation,Conversation Clean Up,Αρχείο,Αλληλογραφία,Επιλογές,Εκκαθάριση Συνομιλίας,Ρυθμίσεις,Συνομιλία,Mail Options,Office Smart,Outlook 2010,Smart Office
  6. philippe
    Selection And Visibility Pane
    Στο PowerPoint υπάρχει το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), που ελέγχει όλα τα περιεχόμενα (σχήματα, αντικείμενα, πλαίσια κειμένου) σε μία διαφάνεια. Μερικές φορές όταν αυτά τα περιεχόμενα επικαλύπτουν το ένα το άλλο, είναι πολύ δύσκολη η επιλογή του καθενός από αυτά.
    Για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), να επιλέξουμε το βέλος δεξιά της εντολής Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Άλλος τρόπος για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), είναι να διαλέξουμε ένα αντικείμενο μέσα στην διαφάνεια. Αμέσως ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), όπου στο tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Οποιονδήποτε τρόπο και να διαλέξουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης. Στην περιοχή του παραθύρου Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection and Visibility), βρίσκεται η περιοχή που αναγράφει Σχήματα Σε Αυτήν Τη Διαφάνεια (Shapes On This Slide), εμφανίζονται όλα τα περιεχόμενα της τρέχουσας διαφάνειας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Με την επιλογή ενός στοιχείου από το παράθυρο εργασιών, το αντίστοιχο στοιχείο επιλέγεται και μέσα στη διαφάνεια. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει 6 – Γελαστό Πρόσωπο από το παράθυρο εργασιών και αμέσως έχει επιλεγεί το αντίστοιχο στοιχείο μέσα στη διαφάνεια όπως μπορούμε να δούμε.

    Για να μετονομάσουμε ένα στοιχείο από το παράθυρο εργασιών, απλώς επιλέγουμε το όνομα του στοιχείου και με ένα διπλό κλικ πάνω στο πλαίσιο ονόματος με το ποντίκι μας μπορούμε να το επεξεργαστούμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Εάν θέλουμε να κρύψουμε ένα στοιχείο από τη διαφάνεια και όχι να το διαγράψουμε, στα δεξιά του ονόματος του στοιχείου στο παράθυρο εργασιών, μπορούμε να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο εικονίδιο του ματιού που εμφανίζεται. Αμέσως το συγκεκριμένο στοιχείο κρύβεται από την διαφάνεια, και το μάτι στο παράθυρο εργασιών δεν εμφανίζεται. Με την ίδια διαδικασία ενεργοποιούμε την εμφάνιση του στοιχείου.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχουν τα εξής κουμπιά:

    Εμφάνιση Όλων (Show All): Με την επιλογή αυτής της εντολής όλα τα στοιχεία που ήταν κρυμμένα στην διαφάνεια ξανά-εμφανίζονται.
    Απόκρυψη Όλων (Hide All): Με την επιλογή αυτής της εντολής κρύβουμε όλα τα στοιχεία στη διαφάνεια.
    Κουμπιά Αναδιάταξης (Re-order Buttons): Επιλέγοντας το πάνω ή κάτω βέλος, όταν έχουμε επιλέξει ένα στοιχείο στη διαφάνεια, αναδιοργανώνουμε τη σειρά εμφάνισης του στοιχείου σε σχέση με κάποιο άλλο στοιχείο. Η σειρά εμφάνισης ενός στοιχείου έχει νόημα όταν κάποιο στοιχείο υπερκαλύπτει κάποιο άλλο, όπου σε αυτήν την περίπτωση αποφασίζουμε ποιό στοιχείο θα είναι μπροστά και ποιό πίσω. Τα κουμπιά της αναδιάταξης είναι χρήσιμα στο PowerPoint όταν θέλουμε να αναδιοργανώσουμε την σειρά εμφάνισης στοιχείων σε μία παρουσίαση.
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει το παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane) δίπλα στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility). Εδώ μπορούμε να δούμε τις ίδιες ονομασίες στα στοιχεία που είχαμε μετονομάσει στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) να ισχύουν και στο παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane).

    Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Word, εμφανίζεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).
    Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Excel, εμφανίζεται στο tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility).

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/04/27/selection-and-visibility-pane-2/
    Technorati Tags: Hide All,Απόκρυψη Όλων,Αναδιάταξη,Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα,Εμφάνιση Όλων,Παράθυρο Επιλογής,Office 2010,Office Smart,Selection And Visibility Pane,Selection Pane,Shapes On This Slide,Show All,Smart Office
  7. philippe
    Variant Themes In PowerPoint 13
    Μόλις έχουμε βρει το πιο κατάλληλο Πρότυπο (Template) για να χρησιμοποιήσουμε στην Παρουσίασή μας και αναρωτιόμαστε εάν υπάρχει κάποιο άλλο χρώμα διαθέσιμο για το συγκεκριμένο Πρότυπο (Template). Δηλαδή, θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε το συγκεκριμένο Πρότυπο (Template) αλλά να χρησιμοποιηθεί διαφορετικός συνδυασμός Χρώμα Θεμάτων (Color Theme).
    Τι μπορούμε να κάνουμε; Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί στο PowerPoint 13 το έχουν ήδη προβλέψει.
    Για να δούμε πώς μπορούμε να το επιτύχουμε παρακάτω:
    Πρώτα θα πρέπει να διαλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και τότε από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Δημιουργία (New) από τα αριστερά του μενού.
    Από εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Κενή Παρουσίαση ή να πλοηγηθούμε ανάμεσα στις διαθέσιμες κατηγορίες Προτύπων. Για χάρη του post πλοηγούμαστε ανάμεσα στις διαθέσιμες κατηγορίες και αφού εντοπίσουμε αυτό που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

    Αφού έχουμε κάνει ένα κλικ πάνω στο πρότυπο που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, έχουμε μία μεγαλύτερη προεπισκόπηση του προτύπου όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα, που μας εμφανίζει τη Διάταξη (Layout) της Διαφάνειας Τίτλου (Title Slide).

    Στην κάτω περιοχή του παραθύρου προεπισκόπησης μπορούμε να επιλέξουμε το αριστερό και δεξιό βέλος που βρίσκονται δίπλα της εντολή More Images (Περισσότερες Εικόνες) για να μπορέσουμε να ελέγξουμε και τις διατάξεις των υπολοίπων διαφανειών. Στην πάνω δεξιά γωνία του παραθύρου και κάτω από το όνομα του τρέχοντος Προτύπου (Template), μπορούμε να ελέγξουμε τις διαθέσιμες Variants In This Theme (Παραλλαγές Σε Αυτό Το Θέμα) για χρήση όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κάνουμε ένα κλικ σε μία μικρογραφία στα δεξιά του παραθύρου και η συγκεκριμένη Variant (Παραλλαγή) του θέματος θα εμφανιστεί σε μεγαλύτερη προεπισκόπηση. Όταν αποφασίσουμε ποια Variant (Παραλλαγή) θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε επιλέγουμε το κουμπί Create (Δημιουργία) και το πρότυπο είναι διαθέσιμο για χρήση στην παρουσίασή μας.

    Εάν ωστόσο αποφασίσουμε να αλλάξουμε την Variant (Παραλλαγή) παρόλο που την έχουμε κατεβάσει, το μόνο που θα πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το tab Design (Σχεδίαση) και να πλοηγηθούμε στα δεξιά της κορδέλας και στην περιοχή που αναγράφει Variants (Παραλλαγές) και να επιλέξουμε την Variant (Παραλλαγή) που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα κάνοντας ένα κλικ πάνω του.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Variant (Παραλλαγή) στο PowerPoint 13.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Design,Πρότυπο,Παραλλαγή Θεμάτων,Παρουσίαση,Microsoft Office 13,Office Smart,PowerPoint 13,Smart Office,Templates,Variant Themes. Θέματα,Σχεδίαση
  8. philippe
    Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης.  Ενώ προορίζεται για να παρουσιάζει τα έγγραφα  να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί  πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους.<?XML:NAMESPACE PREFIX = O />


    Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. 


    Πατήστε στο Κουμπί του Office και μετά Επιλογές του Word και στη κατηγορία Δημοφιλείς.





     Απενεργοποιήστε το σημείο που λέει: “Άνοιγμα συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε προβολή Ανάγνωσης Πλήρης Οθόνης”. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να κλείσετε το παράθυρο Διαλόγου.









    ΠαρεμποδίζονταΣ την Διάταξη ΑνάγνωσηΣ στο Word 2003


    Όταν ανοίγετε έγγραφα του Word, από συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από άλλες πηγές, το Word τα παρουσιάζει σε προβολή Πλήρης Οθόνης.  Ενώ προορίζεται να παρουσιάζει τα έγγραφα για να διαβάζονται καλύτερα, πολλές φορές επαναμορφοποιεί  πίνακες περιεχομένων, λίστες, πίνακες και μεγάλες παραγράφους.


    Εάν δεν θέλετε να είναι διαθέσιμη αυτό το χαρακτηριστικό, και να ανοίγουν τα έγγραφά σας σε Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. 


    Από το μενού Εργαλεία επιλέξτε Επιλογές και μεταφερθείτε στην καρτέλα Γενικά.


    Εδώ απενεργοποιήστε την εντολή Έναρξη σε διάταξη ανάγνωσης.






  9. philippe
    Slide Show In A Window For PowerPoint
    Έχετε βρεθεί στην ανάγκη να ξεκινήσετε μία προβολή παρουσίασης του PowerPoint σε ένα ξεχωριστό παράθυρο;
    Αυτό μπορεί εύκολα να γίνει με την προσθήκη ενός μικρού κουμπιού στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης που ονομάζεται Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window).
    Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε στη backstage προβολή και να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το πτυσσόμενο μενού. Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή (Adjust). Έπειτα από την περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Επιλογή Εντολών Από (Select Commands From) επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού και διαλέγουμε είτε την εντολή Χωρίς Εντολές Στην Κορδέλα (Commands Not In The Ribbon) είτε Όλες Οι Εντολές (All Commands). 

    Από τη στιγμή που έχουμε διαλέξει κάνουμε κύλιση μέσα στις διαθέσιμες εντολές μέχρι να βρούμε την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window), όπου το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.


    Αφού το προσθέσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Παρατηρούμε τότε στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar)την εντολή Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο (Slide Show In A Window) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν έχουμε ήδη ανοιχτή την παρουσίασή μας, απλώς πατάμε στην εντολή και αμέσως η παρουσίασή μας εμφανίζεται σε ένα νέο ξεχωριστό παράθυρο όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω

    Εάν θελήσουμε να επιστρέψουμε στις διαφάνειες μας απλώς πατάμε στο κουμπί Escape.
    Τα screenshots είναι από το Ελληνικό Office 2007 γι’ αυτό και οι Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) διαφέρουν με τις επιλογές που έχουμε στο PowerPoint 2010, όπου έχουμε και την κατηγορία Προσαρμογή Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar).
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/12/16/slide-show-in-a-window-for-powerpoint/

    Technorati Tags: Add,Adjust,Adjust Quick Access Toolbar,Autoexec.gr,backstage view,Commands Not In The Ribbon,Customize,Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης,Δημοφιλείς Εντολές,Επιλογές,Προσθήκη,Προβολή Παρουσίασης,Προβολή Παρουσίασης Σε Παράθυρο,Χωρίς Εντολές Στην Κορδέλα,Office Smart,Options,Popular Commands,PowerPoint,Quick Access Toolbar,Slide Show,Slide Show In A Window,Smart Office,SystemPlus
  10. philippe
    How to View Multiple Documents in Microsoft Office Word 2010
    Πολλές φορές καθώς δουλεύουμε σε πολλαπλά έγγραφα του Word μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά όταν τα επεξεργαζόμαστε σε μία οθόνη, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Με το Microsoft Office όμως έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε τη δουλειά μας πιο εύκολα και ευχάριστα καθώς δουλεύουμε με πολλαπλά έγγραφα, με διάφορες προβολές εγγραφών και κυριότερα όλα ταυτοχρόνως. Για παράδειγμα, μπορούμε να συγκρίνουμε έγγραφα το ένα δίπλα από το άλλο, αντί να ελαχιστοποιούμε και να μεγιστοποιούμε τα έγγραφα ξανά και ξανά, ή ακόμα να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα στην οθόνης μας, ή ακόμα να χωρίσουμε ένα μεγάλο έγγραφο σε δύο κυλιόμενα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορούμε να δούμε δύο διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα.
    Για να μπορέσουμε να δούμε όλες τις λειτουργίες θα πρέπει να ανοίξουμε τουλάχιστο δύο ή περισσότερα έγγραφα του Word, και τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας Παράθυρο (Window) θα μπορούμε να κάνουμε τα εξής:
    1. Τακτοποίηση Όλων (Arrange All): Όλα τα έγγραφα θα τακτοποιηθούν σε παράθεση το ένα κάτω από το άλλο για να αναθεωρήσουμε το περιεχόμενό τους. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει και στο Excel 2010, μόνο που όταν το επιλέγουμε μας ρωτάει πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα.

    Αυτό το παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί όταν επιλέξουμε την ίδια εντολή στο Excel.

    2. Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side): Μας επιτρέπει να συγκρίνουμε δύο έγγραφα ταυτοχρόνως. Εάν έχουμε ανοίξει περισσότερα από δύο έγγραφα, θα μας ζητηθεί να επιλέξουμε το έγγραφο με το οποίο θέλουμε να το συγκρίνουμε.
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το παράθυρο Σύγκριση Με Παράθεση (Compare Side by Side), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να συγκρίνουμε απλώς επιλέγοντάς το και πατώντας το κουμπί ΟΚ.

    2a. Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling): Ενεργοποιείται αυτόματα έτσι ώστε να μπορούμε να κυλίσουμε μέσα στα ανοιχτά έγγραφα την ίδια χρονική στιγμή ώστε να μπορέσουμε να δούμε και να αναλύσουμε τα περιεχόμενα του εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τις εντολές Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side) και την Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling), που βρίσκονται στην περιοχή Παράθυρο (Window) της κορδέλας, του Tab Προβολή (View).

    2b. Επαναφορά Θέσης Παραθύρου (Reset Window Position): θα αλλάξει τη θέση του παραθύρου των εγγράφων, των οποίων γίνεται σύγκριση έτσι ώστε να καταλαμβάνουν τον ίδιο χώρο στην οθόνη μας. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει η εντολή Προβολή με Παράθεση (View Side by Side) να είναι ενεργοποιημένη.

    3. Διαίρεση (Split): Θα μας επιτρέψει να διαιρέσουμε ένα τρέχον παράθυρο σε δύο μέρη, ώστε να μπορούμε να προβάλλουμε ταυτόχρονα διαφορετικές ενότητες του εγγράφου.

    Όταν έχουμε διαλέξει την εντολή Διαίρεση (Split), η εντολή αλλάζει και γίνεται Κατάργηση Διαίρεσης (Remove Split).
    4. Δημιουργία Παραθύρου (New Window): Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που περιέχει μια προβολή του τρέχοντος εγγράφου.

    5. Εναλλαγή Παραθύρων (Switch Windows): Μας επιτρέπει να εναλλαχθούμε σε άλλο ανοιχτό παράθυρο απλώς επιλέγοντάς το με το ποντίκι μας. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά ενός παραθύρου υποδηλώνει ότι είναι το ενεργό έγγραφο.
    Whoever wants to read this post in english can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-view-multiple-documents/.

    Technorati Tags: Autoexec.gr,Δημιουργία Παραθύρου,Διαίρεση,Επαναφορά Θέσης Παραθύρων,Προβολές Πολλαπλών Εγγράφων Στο Office 2010,Προβολή Με Παράθεση,Σύγχρονη Κύλιση,Τακτοποίηση Όλων,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Word 2010
  11. philippe
    Δεν σας αρέσει η Κορδέλα (Ribbon) έτσι όπως εμφανίζεται; Ψάχνετε αρκετή ώρα για να βρείτε τις εντολές που χρησιμοποιείται συνχνότερα. Τώρα μπορείτε να αναδιοργανώσετε ολόκληρη την κορδέλα, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε εντολές, να δημιουργήσετε ένα δικό σας γκρουπ εντολών σε κάποιο Tab.  Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ολόκληρο Tab εάν θέλετε με τις εντολές που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Αυτό ισχύει σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010.

     



    <?XML:NAMESPACE PREFIX = O />

     
    Το μόνο που χρειάζεται είναι να κάνεις δεξί κλικ πάνω στην κορδέλα, ή πατώντας στο κουμπί του Office επιλέγοντας Επιλογές (Options), και να επιλέξεις Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize the Ribbon) και να επιλέξετε Νέο Tab (new tab) και μένει μόνο να προσθέσετε τις αγαπημένες σας εντολές ή αντίστοιχα να αναδιοργανώσετε κάποιο ήδη υπάρχον Tab.



     

    1ο Παράδειγμα: Ένα ολόκληρο group εντολών με αγαπημένες εντολές στο Tab Home με ονομασία Philippe Group



     

    2ο Παράδειγμα: Καινούργιο Tab στο Outlook με το όνομα Philippe και με τις εντολές που χρησιμοποιώ συνχότερα


  12. philippe
    Recommended Charts in Excel 13
    Θυμάστε τον Σύμβουλο Γραφήματος (Chart Advisor), μία δημοσίευση που είχα κάνει παλιότερα για ένα πρόσθετο που μπορούσαμε να εγκαταστήσουμε στο Excel, έτσι ώστε να μας βοηθήσει να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα, ώστε να απεικονίσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας τα προτεινόμενα γραφήματα;
    Τώρα με το Excel 13, αυτό το χαρακτηριστικό είναι ήδη διαθέσιμο, έτσι ώστε να μην μπαίνουμε στον κόπο να το κατεβάζουμε και να το εγκαθιστούμε. Οι άνθρωποι από τα γραφεία του Microsoft Office Labs είχαν κάνει μάλλον πολύ καλή δουλειά με αυτό το πρόσθετο, έτσι ώστε να τους εμπνεύσει να το συμπεριλάβουν στην νέα έκδοση του Excel.
    Τι χρειάζεται για να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό; Ασφαλώς δεδομένα.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε τα δεδομένα που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα επαγγελματικό γράφημα. Τότε εάν δεν είμαστε σίγουροι ποιο γράφημα θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα). Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξουμε το tab Insert (Εισαγωγή) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Charts (Γραφήματα) να επιλέξουμε την εντολή Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού έχουμε επιλέξει την εντολή Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα), το παράθυρο διαλόγου Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) εμφανίζεται. Το tab Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα) είναι ενεργοποιημένο στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Ανάλογα με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας μας, τα πιο σχετικά γραφήματα με τα δεδομένα μας εμφανίζονται ακριβώς από κάτω, και στην δεξιά πλευρά του παραθύρου έχουμε μία μεγαλύτερη προεπισκόπηση του επιλεγμένου γραφήματος με μία αναλυτική περιγραφή ακριβώς από κάτω.

    Μπορούμε να επιλέξουμε μία μικρή προεπισκόπηση γραφήματος από τα αριστερά του παραθύρου, όπου όλα εμφανίζουν και την περιγραφή τους έτσι ώστε να μπορέσουμε να αποφασίσουμε ποιό γράφημα θα χρησιμοποιήσουμε. Αφού επιλέξουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου και το γράφημα έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας μας, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν τα δεδομένα μας δεν μπορούν να απεικονιστούν σε γράφημα, όταν θα χρησιμοποιήσουμε την εντολή Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα) θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) εμφανίζοντας το εξής μήνυμα:
    “Recommendations are not available for the data you selected. To choose a chart type, click All Charts”
    “Δεν υπάρχουν προτάσεις για τα δεδομένα που έχουμε επιλέξει. Για να διαλέξουμε ένα τύπο γραφήματος να κάνουμε κλικ στην καρτέλα Όλα Τα Γραφήματα”
    Έπειτα ακολουθούν όλοι οι πιθανοί λόγοι για τους οποίους δεν μπορεί να δημιουργηθεί το γράφημα.

    Στην επόμενη δημοσίευση θα συνεχίσω την περιγραφή νέων χαρακτηριστικών στα γραφήματα, όπως τα μικρά εικονίδια που εμφανίζονται δίπλα από το επιλεγμένο γράφημα.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με το χαρακτηριστικό Recommended Charts (Προτεινόμενα Γραφήματα) στο Excel 13.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: All Charts,Chart Advisor,Charts,Excel 13,Insert Chart,Γραφήματα,Εισαγωγή Γραφήματος. Όλα Τα Γραφήματα,Προτεινόμενα Γραφήματα,Σύμβουλος Γραφήματος,Microsoft Office 13,Office Smart,Recommended Charts,Smart Office
  13. philippe
    How To Find Office 2003 Commands In Office 2007 And 2010
    Ακόμα ψάχνετε για εντολές στο Office 2007 και 2010; Είστε καινούργιοι στην κορδέλα του Office 2007 και 2010; Νοσταλγείτε τα μενού στο Office2003, και δεν γνωρίζετε τα κατατόπια με τις καινούργιες εκδόσεις;
    Μην ανησυχείτε!!! Η Microsoft έχει δημιουργήσει έναν οδηγό για το Office 2007 και 2010. Αυτός ο οδηγός βοηθάει τους χρήστες να εξοικειωθούν με την κορδέλα. Είναι πολύ απλό στη χρήση του. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ξεκινήσουμε την εφαρμογή που θέλουμε να εξασκηθούμε, και τότε να επιλέξουμε μία εντολή από το παλιό Office. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, δείχνοντάς μας πού μπορούμε να βρούμε την συγκεκριμένη εντολή στην νέα έκδοση του Office.
    Για να ξεκινήσουμε την εξάσκηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τον παρακάτω σύνδεσμο:
    http://office2010.microsoft.com/en-us/word-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-HA101794130.aspx?CTT=5&origin=HA010370239#_Toc256784678
    Αφού έχει ενεργοποιηθεί ο σύνδεσμος μεταφερόμαστε στην ιστοσελίδα της Microsoft Office 2010. Πλοηγούμαστε μέσα στην σελίδα μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή που αναφέρει Use An Interactive Guide To Find My Commands. Κάτω από την περιοχή αυτή μπορούμε να ξεκινήσουμε τον οδηγό κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τα παρακάτω εικονίδια, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:
    Word-Excel-Outlook-PowerPoint-Project-Access-InfoPath-OneNote-Publisher-Visio

    Για να δουλέψει ο οδηγός, θα πρέπει να εγκαταστήσουμε το Silverlight (μας το ζητάει εάν δεν το έχουμε εγκαταστήσει).
    Αφού ξεκινήσει ο οδηγός για την εφαρμογή που είχαμε επιλέξει πατάμε στο κουμπί Start (Έναρξη), όπως εμφανίζεται και παρακάτω:


    Αφού ξεκινήσει ο οδηγός, βλέπουμε το παλιό περιβάλλον του Word. Τότε επιλέγουμε μία εντολή την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε που βρίσκεται στο Word 2010, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, το οποίο αναφέρει που βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή στο Word 2010.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή, το περιβάλλον του Word 2010 εμφανίζεται, δείχνοντάς μας που ακριβώς βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Παρακάτω εμφανίζονται κάποια παραδείγματα από διάφορες εφαρμογές.
    Excel 2003

    Excel 2010

    Outlook 2003

    Outlook 2010

    PowerPoint 2003

    PowerPoint 2010

    Πατώντας το κουμπί Try Another Command (Δοκίμασε Άλλη Εντολή), μπορούμε να επιστρέψουμε και να επιλέξουμε μία άλλη εντολή.
    Έχουμε τη δυνατότητα να εγκαταστήσουμε τους οδηγούς στον υπολογιστή μας, έτσι ώστε να έχουμε πρόσβαση οποιαδήποτε στιγμή. Επιλέγουμε τον οδηγό που θέλουμε να εγκαταστήσουμε και από την πάνω δεξιά γωνία της οθόνης μας πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση).

    Το παράθυρο διαλόγου Install Application (Εγκατάσταση Εφαρμογής)εμφανίζεται, όπου μας ζητάει να διαλέξουμε σε ποιο σημείο να εγκατασταθούν οι συντομεύσεις. Επιλέγουμε μία από τις δύο διαθέσιμες επιλογές και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Μπορούμε επίσης να κατεβάσουμε τα Office Reference Workbooks (Βιβλία Αναφοράς Του Office), όπου μας δείχνουν τον τρόπο πρόσβασης κάθε εντολής από το Office 2003 στο Office 2010.
    Ακολουθήστε τον παρακάτω σύνδεσμο για να κατεβάσετε το Office Reference Workbook (Βιβλία Αναφοράς Του Office) που σας χρειάζεται.
    http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CL101817133.aspx
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τον Βιβλίο Αναφοράς του Outlook, όπου μας δείχνει τις εντολές του Outlook 2003 και που βρίσκονται στο Outlook 2010.

    Η Microsoft επίσης παρέχει και έναν οδηγό για τους χρήστες του Office 2007 στην παρακάτω διεύθυνση.
    http://office.microsoft.com/en-us/training/guides-to-the-ribbon-use-office-2003-menus-to-learn-the-office-2007-user-interface-HA010229584.aspx
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ξεκινήσει τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που σας δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office Interactive Guide.
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το video με όλα τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω
    . Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/04/09/how-to-find-office-2003-commands-in-office-2007-and-2010/
    Technorati Tags: Microsoft Office 2007 Interactive Guides,Microsoft Office 2010,Microsoft Office Intereactive Guide,Microsoft Office Reference Workbooks,Office Smart,Smart Office,Βιβλία Αναφορών για το Microsoft Office 2007 και 2010
  14. philippe
    How can I turn on/off Auto Keyboard switching?
    Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο.
    Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό;
    Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word.
    Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text).

    Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/08/31/how-can-i-turn-onoff-auto-keyboard-switching/
    Ετικέτες Technorati: Keyboard Language Display,Word Options,How To Change Automatically Language Display,Word,Office 2010,SystemPLus,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr Ετικέτες Technorati: Automatically switch keyboard to match language of surrounding text
  15. philippe
    How To Empty Outlooks Deleted Items with One Click
    Έχετε βαρεθεί κάθε φορά να αδειάζετε το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνετε το Outlook;
    Αυτή η συμβουλή θα σας δείξει πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να αδειάζει το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε την εφαρμογή. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε τότε είναι να συμφωνήσουμε ή όχι με το πλαίσιο διαλόγου της επιβεβαίωσης.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εντολή που αναγράφει Άδειασμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από Το Outlook (Empty Deleted Items Folder When Exiting Outlook) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.
    Κάθε φορά που θα κλείνουμε την εφαρμογή το παρακάτω προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίζεται, όπου θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να διαγράψουμε οριστικά όλα τα στοιχεία και όλους τους υποφακέλους του φακέλου Διαγραμμένα (Deleted) για όλους τους λογαριασμούς. Απλώς διαλέγουμε Ναι ή Όχι.
     
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει τα βήματα στο πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να διαγράφει όλα τα αντικείμενα στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items) αυτόματα.
     
     
     

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below.

     
    Technorati Tags: Advanced,Empty Deleted Items Folders When Exiting Outlook,File,Info,Άδεισμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από το Outlook,Για Προχωρημένους,Επιλογές του Outlook,Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook,Office Smart,Outlook 2010,Smart Office
  16. philippe
    How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs
    Όλοι γνωρίζουμε ότι όταν εισάγουμε εικόνες, φωτογραφίες (υψηλής ανάλυσης) στα έγγραφα, στις παρουσιάσεις, έχει σαν αποτέλεσμα το μέγεθος του αρχείου να αυξηθεί σημαντικά. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να αλλάξουμε την ανάλυση των εικόνων έτσι ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους.
    Παρακάτω θα περιγράψω πώς γίνεται αυτή η διαδικασία στο PowerPoint. Η ίδια διαδικασία γίνεται και εάν η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο Word και στο Excel. Το post αυτό έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 2010.
    Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα την οποία θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυσή της κάνοντας ένα κλικ πάνω της όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι λαβές αλλαγή μεγέθους φανερώνουν ότι η εικόνα είναι επιλεγμένη.

    Εφόσον επιλεγεί η εικόνα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), και έπειτα από το tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προσαρμογή (Adjust) επιλέγουμε την εντολή Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.


    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures).
    Κάτω από την περιοχή που αναγράφει Επιλογές Συμπίεσης (Compression Options), εάν θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυση μόνο για την επιλεγμένη εικόνα, η εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture) θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.
    Εάν θέλουμε να συμπιέσουμε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture).

    Κάτω από την περιοχή Προορισμός Εκτύπωσης (Target Output), μπορούμε να επιλέξουμε την ανάλυση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.
    Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:
    Εκτύπωση (Print) - (220ppi): Εξαιρετική ποιότητα στους περισσότερους εκτυπωτές και οθόνες. Οθόνη (Screen) - (150ppi): Καλή για ιστοσελίδες και συσκευές προβολείς. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-mail) - (96ppi): Ελαχιστοποίηση του μεγέθους εγγράφου για κοινή χρήση. Χρήση Ανάλυσης Εγγράφου (Use Document Resolution): Εξορισμού το PowerPoint καθορίζει την ανάλυση των εικόνων στα 220 dpi. Εάν οι εισαγμένες εικόνες μας έχουν μικρότερη ανάλυση, τότε αυτή η ανάλυση θα είναι ότι πρέπει. (ppi): Pixels per inch or pixel density

    Όποιες ρυθμίσεις και να κάνουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Αυτό είναι, οι εικόνες μας έχουν συμπιεστεί. Στο παρακάτω video και στο τέλος του, μπορείτε να δείτε την διαφορά μεγέθους δύο αρχείων (στο ένα δεν έχουν συμπιεστεί οι εικόνες ενώ στο άλλο έχουν συμπιεστεί).
    Πολλές φορές όταν επιλέγουμε μία εικόνα, αντί να εμφανίζεται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools) εμφανίζεται το tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) ή το tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools). Ο λόγος είναι ότι η εικόνα δεν αντιμετωπίζεται ως εικόνα, αλλά ως έναν τύπο σχεδίου, όπως ένα ενσωματωμένο αντικείμενο όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να αλλάξουμε την ανάλυση μιας εικόνας στο PowerPoint.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address.
    http://officesmart.wordpress.com/2012/05/08/how-to-change-the-resolution-of-a-picture-in-office-programs/
    Technorati Tags: Change Resolution Of An Image,Compress Pictures,Compression Options,Format Tab,Επιλογές Συμπίεσης,Εργαλεία Εικόνας,Προορισμός Εκτύπωσης,Συμπίεση Εικόνων,Office Smart,Picture Tools,PowerPoint 2010,Smart Office,Target Output
  17. philippe
    How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint
    Στο PowerPoint όταν καταχωρούμε κείμενο σε θέσεις αντικειμένου, το κείμενο αυτόματα συρρικνώνεται έτσι ώστε να χωράει στο πλαίσιο ελέγχου αντικειμένου. Η Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit) συρρικνώνει το κείμενο καθώς το πληκτρολογούμε, όπου έχει ως αποτέλεσμα η γραμματοσειρά να είναι πολύ μικρή για να μπορεί να τη δει το κοινό. Αρκετοί άνθρωποι βρίσκουν αυτό το χαρακτηριστικό ενοχλητικό και εκνευριστικό. Το πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτή τη λειτουργία θα περιγραφεί παρακάτω:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το Κουμπί του Office για τους χρήστες του PowerPoint 2007 και για τους χρήστες του PowerPoint 2010 θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File).
    Χρήστες του 2007: Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από το κάτω αριστερό μέρος.
    Χρήστες του 2010: Αφού περάσουμε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού.

    Όποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) εμφανίζεται όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) και έπειτα από τα δεξιά του παραθύρου επιλέγουμε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options),

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση ( AutoCorrect), όπου επιλέγουμε την καρτέλα Αυτόματη Μορφοποίηση Κατά Την Πληκτρολόγηση (AutoFormat As You Type), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εφαρμογή Κατά Την Πληκτρολόγηση (Apply As You Type), απενεργοποιούμε τα σημάδια ελέγχου αριστερά των εντολών Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Title Text To Placeholder) και Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Body Text To Placeholder) εάν θέλουμε να τα απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) και για τον τίτλο και για το σώμα κειμένου.
    Αφού το απενεργοποιήσουμε, πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε σε μία θέση αντικειμένου το κείμενό μας, το κείμενο δεν θα συρρικνώνεται αυτόματα για να χωρέσει στο πλαίσιο, αλλά θα πρέπει εμείς να μειώνουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς εάν αυτό είναι απαραίτητο.
    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) στο PowerPoint.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/05/03/how-to-disable-auto-resize-of-fonts-in-powerpoint/
    Technorati Tags: AutoCorrect,AutoFit Body Text To Placeholder,AutoFit Title Text To Placeholder,AutoFormat As You Type,Disable Auto Resize Text,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου,Office 2010,Office Smart,Smart Office
  18. philippe
    How To Delete All Objects At Once In A Spreadsheet
    Υποθέτουμε ότι έχουμε γραφήματα και αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας και δεν είμαστε ικανοποιημένοι με την εμφάνισή τους και θέλουμε να τα διαγράψουμε όλα με μία κίνηση. Τι κάνουμε;
    Αντί να τα επιλέγουμε ένα, ένα (χρονοβόρα διαδικασία) και έπειτα να πατάμε το κουμπί delete κάθε φορά, υπάρχει μία πολύ πιο γρήγορη διαδικασία εάν ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.
    Στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Εύρεση & Επιλογή (Find & Select). Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Μετάβαση Ειδικά Σε… (Go To Special) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση Ειδικά Σε (Go To Special) όπου ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Αντικείμενο (Objects) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και πατάμε το κουμπί ΟΚ.

    Από τη στιγμή που πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, θα παρατηρήσουμε ότι όλα τα αντικείμενα στο φύλλο εργασίας μας είναι επιλεγμένα.
    Τώρα το μόνο που μας μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε το κουμπί Delete (αφού αυτό θέλαμε να κάνουμε από την αρχή) και όλα τα αντικείμενα έχουν διαγραφεί από το φύλλο εργασίας μας.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας ταυτόχρονα.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below.

     
    Technorati Tags: Delete All Objects,Excel 2010,Go To Special,Αντικείμενα,Μετάβαση Ειδικά Σε,Ταυτόχρονη Διαγραφή Αντικειμένων,Objects,Office Smart,Smart Office.
  19. philippe
    How To Insert Your Digital Signature Automatically In Word Document
    Όλοι πιστεύω πώς έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να εισάγουμε την χειρόγραφη υπογραφή μας(την οποία έχουμε σε ψηφιακή μορφή στον υπολογιστή μας) σε κάποιο έγγραφο, να πρέπει να μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από εκεί να διαλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), να αναζητούμε πού έχουμε αποθηκεύσει την υπογραφή μας και μετά να την εισάγουμε στο έγγραφό μας. Ταλαιπωρία σκέτη!!!
    Υπάρχει τρόπος όμως για να κάνουμε την ζωή μας πιο εύκολη. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε κάνει σάρωση της υπογραφής μας και να την έχουμε αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας.
    Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα που χρειάζονται για να εισάγουμε αυτόματα την χειρόγραφη υπογραφή μας αυτόματα σε κάποιο έγγραφο.
    Βήμα 1: Θα πρέπει να ακολουθήσουμε την γνωστή διαδικασία για να εισάγουμε την υπογραφή μας μόνο για μία φορά στο έγγραφό μας. Δηλαδή να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και έπειτα στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) της κορδέλας να επιλέξουμε την εντολή Εικόνα (Picture). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την υπογραφή μας και να την εισάγουμε στο έγγραφο.
    Βήμα 2: Εφόσον έχουμε εισάγει την υπογραφή μας στο έγγραφο την επιλέγουμε κάνοντας ένα κλικ πάνω του με το ποντίκι όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Βήμα 3: Καθώς έχουμε την εικόνα επιλεγμένη, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το τις διαθέσιμες κατηγορίες να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) που εμφανίζεται στα αριστερά του παραθύρου. Όταν έχουμε επιλέξει την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing), στα δεξιά του παραθύρου και στην περιοχή Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options) να επιλέξουμε το αντίστοιχο κουμπί.

    Βήμα 4: Στο καινούργιο παράθυρο που εμφανίζεται και ονομάζεται Αυτόματη Διόρθωση (AutoCorrect), θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι επιλεγμένη η καρτέλα Αυτόματη Διόρθωση (AutoCorrect). Έπειτα θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι επιλεγμένο το κουμπί ελέγχου Μορφοποιημένο Κείμενο (Formatted Text) και τέλος στην περιοχή κειμένου κάτω από την εντολή που αναγράφει Αντικατάσταση (Replace) να πληκτρολογήσουμε τη λέξη κλειδί που θέλουμε να χρησιμοποιούμε ως συντόμευση για την εισαγωγή της υπογραφής μας. Στην δικιά μου περίπτωση έχω καταχωρίσει την συντομογραφία ppan όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Αφού έχουμε καταχωρίσει την συντομογραφία της υπογραφής μας πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στο έγγραφο του Word. Όποτε λοιπόν πληκτρολογήσουμε τη συντομογραφία της υπογραφής μας σε κάποιο σημείο του εγγράφου μας, αμέσως αυτόματα θα εμφανίζεται και η υπογραφή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και στις προγενέστερες εκδόσεις του Office.
    Whover wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/07/how-to-insert-your-digital-signature-automatically-in-a-word-document/
    Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Formatted Text,How To Insert Your Digital Signature Automatically In A Word Document,Αυτόματη Διόρθωση,Επιλογές,Επιλογές Του Word,Εργαλεία Ελέγχου,Μορφοποιημένο Κείμενο,Πώς Να Εισάγουμε Αυτόματα Την Υπογραφή Μας Σε Έγγραφα Του Word,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Signature,Smart Office,SystemPlus,Word 2010,Word Options
  20. philippe
    How to Add a Cover Page in a Word Document
    Μόλις έχουμε τελειώσει ένα έγγραφο του Word και συνειδητοποιούμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε ένα Εξώφυλλο (Cover Page) σε αυτό. Πολύ απλή διαδικασία ειδικά τώρα με το Word 2010.
    Ποια βήματα χρειάζονται για να δημιουργήσουμε ένα Εξώφυλλο(Cover Page);
    Επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

    Μόλις επιλέξουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εξωφύλλων που έχουμε στη διάθεσή μας.

    Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το επιθυμητό Πρότυπο Εξωφύλλου (Cover Page Template) και αυτόματα θα τοποθετηθεί μέσα στο έγγραφό μας. Το Εξώφυλλο (Cove Page) είναι πλήρης μορφοποιημένο, και το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε εμείς είναι να συμπληρώσουμε τα πεδία του Τίτλου, του Συντάκτη, της Ημερομηνίας και άλλα πεδία Πληροφοριών.
    Δεν έχει καμιά σημασία που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, ούτε εάν το έγγραφό μας αποτελείται από πολλές σελίδες και ο εισαγωγέας βρίσκεται στην τελευταία σελίδα του εγγράφου, το Εξώφυλλο (Cover Page) θα εισαχθεί ως την πρώτη σελίδα του εγγράφου μας εκτός και εάν διαλέξουμε αλλιώς. Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας πάνω σε ένα εξώφυλλο θα εμφανιστεί το μενού συντόμευσης με όλες τις διαθέσιμες επιλογές που έχουμε για το που θέλουμε να εισαχθεί το Εξώφυλλο (Cover Page), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα Εξώφυλλα, μπορούμε επίσης να επιλέξουμε και την εντολή Περισσότερες Συνοδευτικές Σελίδες από το Office.com (More Cover Pages from Office.com), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.


    Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με το Εξώφυλλο (Cover Page), η διαδικασία κατάργησης είναι πολύ απλή. Απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Τρέχουσας Συνοδευτικής Σελίδας (Remove Current Cover Page).

    Εάν έχουμε δημιουργήσει ένα δικό μας Εξώφυλλο (Cover Page), και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση καθώς ταλαιπωρηθήκαμε αρκετά με την δημιουργία του έχουμε τη δυνατότητα να το κάνουμε. Πρώτα από όλα θα πρέπει να δημιουργήσουμε το Εξώφυλλο (Cover Page) και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, θα πρέπει να εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εξώφυλλο (Cover Page), , και από το κάτω μέρος να διαλέξουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Συνοδευτικών Σελίδων (Save Selection to Cover Page Gallery).

    Μόλις επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ. Στην εικόνα παρακάτω βλέπουμε ότι το Εξώφυλλο (Cover Page), θα αποθηκευτεί στη Συλλογή Εξώφυλλα (Cover Pages Gallery), που σημαίνει ότι θα είναι διαθέσιμο προς χρήση με τον ίδιο τρόπο που αναφέραμε πιο πάνω στο πώς να εισάγουμε Εξώφυλλο στο έγγραφό μας.

    Το προσαρμοσμένο Εξώφυλλο (Cover Page) θα είναι διαθέσιμο στην κατηγορία Γενικά (General) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Whoever wants to read this post in English can do at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-add-a-cover-page-in-word-2010/
    Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Cover Page,How To Add A Cover Page in Word 2010,Εισαγωγή Εξωφύλλου,Εξώφυλλο,Προσθήκη ξωφύλλου Σε Έγγραφο του Word,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus
  21. philippe
    How To Insert A Watermark In A Word Document
    Τι είναι όμως ένα Υδατογράφημα (Watermark);
    Είναι κείμενο ή μία εικόνα που εμφανίζεται πίσω από το κείμενο του εγγράφου σε αχνή μορφή. Με το Υδατογράφημα (Watermark) μπορούμε να επισημάνουμε ένα έγγραφο ως Εμπιστευτικό, Πρόχειρο και άλλα πολλά. Για να μπορέσουμε να δούμε το Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να είμαστε σε προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).
    Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Φόντο Σελίδας (Page Background) να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα προσχεδιασμένα υδατογραφήματα διαθέσιμα, όπως Εμπιστευτικό (Confidential), Πρόχειρο (Draft). Αφού επιλέξουμε ένα αυτά, θα εμφανιστεί αμέσως στο έγγραφό μας, το οποίο θα μπορούμε να το δούμε στην προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).

    Στο κάτω μέρος του μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Υδατογράφημα (Watermark).

    Αφού επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark). Εφόσον δεν έχουμε ορίσει κάποιο Υδατογράφημα (Watermark) στο έγγραφό μας η επιλογή Χωρίς Υδατογράφημα (No Watermark) είναι ενεργοποιημένη.

    Εάν θέλουμε να ορίσουμε μία εικόνα ως Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Εικόνας (Picture Watermark). Αμέσως ενεργοποιείτε το κουμπί Επιλογή Εικόνας (Select Picture) το οποίο επιλέγουμε για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου επιλέγουμε την εικόνα που θέλουμε. Ακριβώς από κάτω υπάρχει η επιλογή Κλίμακα (Scale) όπου μπορούμε να ορίσουμε την κλίμακα της εικόνας που θα εισάγουμε ως Υδατογράφημα (Watermark). Στα δεξιά υπάρχει η εντολή Ξεθώριασμα (Washout) όπου επιλέγουμε εάν η εικόνα θα εμφανίζεται ως αχνή ή όχι.

    Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

    Για να ορίσουμε κείμενο ως Υδατογράφημα (Watermark) από το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Κειμένου (Text Watermark).


    Αφού το ενεργοποιήσουμε έχουμε τις εξής επιλογές:
    Κείμενο (Text): Μπορούμε ενεργοποιώντας το πτυσσόμενο μενού στα δεξιά να επιλέξουμε κάποιο κείμενο ήδη καταχωρημένο ή να καταχωρίσουμε δικό μας κείμενο. Γραμματοσειρά (Font): Επιλέγουμε τον τύπο της γραμματοσειράς για το υδατογράφημά μας. Μέγεθος (Size): Ορίζουμε το μέγεθος του κειμένου για το υδατογράφημά μας. Χρώμα (Color): Ορίζουμε το χρώμα του κειμένου για το υδατογράφημά μας Διάταξη (Layout): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Διαγώνια (Diagonal) ή Οριζοντίως (Horizontal). Ημιδιαφανές (Semitransparent): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Ημιδιαφανές (Semitransparent) ή όχι. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και αφού είμαστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

    Από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Υδατογράφημα (Watermark) έχουμε επίσης τις εξής επιλογές:
    Περισσότερα Υδατογραφήματα από το Office.com (More Watermarks from Office.com): Για τους χρήστες του Office 2010 υπάρχει αυτή η επιλογή, όπου επιλέγοντας την εντολή αυτή μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού Office.com, όπου μπορούμε να επιλέξουμε διαθέσιμα υδατογραφήματα για να χρησιμοποιήσουμε.


    Κατάργηση Υδατογραφήματος (Remove Watermark): Επιλέγοντας την εντολή αυτή αφαιρούμε το Υδατογράφημα (Watermark) από το έγγραφό μας.

    Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Υδατογραφημάτων (Save Selection To Watermark Gallery): Εάν επιλέξουμε κείμενο ή εικόνα στο έγγραφό μας, χρησιμοποιώντας την εντολή αυτή μπορούμε να αποθηκεύσουμε την επιλογή μας ως Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου πληκτρολογούμε το όνομα του υδατογραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.


    Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) το οποίο έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) και από το πτυσσόμενο μενού να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Γενικά (General) και να το επιλέξουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με την εισαγωγή Υδατογραφήματος (Watermark) σε ένα έγγραφο του Word.

    Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below:

    Technorati Tags: Custom Watermark,Εκτύπωση Υδατογραφήματος,Κατάργηση Υδατογραφήματος,Υδατογράφημα Εικόνας,Υδατογράφημα Κειμένου,Office Smart,Picture Watermark,Printed Watermark,Remove Watermark,Smart Office,Text Watermark,Watermark,Word 2010
  22. philippe
    How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook
    Πολλές φορές θα βρεθούμε στην ανάγκη να εισάγουμε μία εικόνα, φωτογραφία σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας του Outlook, έτσι ώστε η εικόνα να βρίσκεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος και όχι ως συνημμένο. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα με HTML μορφή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Τότε τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε η εικόνα να εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert). Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) επιλέγουμε την εντολή Εικόνα (Picture) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

    Καθώς την έχουμε επιλέξει, επιλέγουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert) για να εισαχθεί η εικόνα. Για να μπορέσουμε να εισάγουμε πολλές εικόνες ταυτόχρονα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο Ctrl. Η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματός μας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Όπως βλέπουμε από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) του tab Εισαγωγή (Insert), μπορούμε εκτός από Εικόνα (Picture) να εισάγουμε επίσης και Έτοιμες Εικόνες Clip Art, Σχήματα (Shapes), SmartArt και Γραφήματα (Charts). Η παρακάτω εικόνα που έχω χρησιμοποιήσει είναι από το Ελληνικό Oultook 2007.

    Στην έκδοση του Outlook 2010 υπάρχει στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) και η εντολή Στοιχείο Οθόνης (Screenshot).

    Clip Art: Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμες εικόνες Clip Art στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων, ταινιών, ήχων ή φωτογραφιών για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης έννοιας. Σχήματα (Shapes): Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμα σχήματα, όπως ορθογώνια, κύκλους, βέλη, γραμμές, σύμβολα διαγραμμάτων ροής και επεξηγήσεις. SmartArt: Μπορούμε να εισάγουμε γραφικά SmartArt για την οπτική κοινοποίηση πληροφοριών. Τα γραφικά SmartArt κυμαίνονται από λίστες γραφικών και διαγράμματα διαδικασιών μέχρι πιο σύνθετα γραφικά όπως τα διαγράμματα Βεν και τα οργανογράμματα. Γράφημα (Chart): Μπορούμε να εισάγουμε γραφήματα για την απεικόνιση και τη σύγκριση δεδομένων. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων που μπορούμε να εισάγουμε είναι Ράβδος (Bar), Πίτα (Pie), Γραμμή (Line), Περιοχή (Area) και Επιφάνεια (Surface). Στοιχείο Οθόνης (Screenshot): Μπορούμε να εισάγουμε οποιοδήποτε στοιχείο της οθόνης μας που δεν είναι ελαχιστοποιημένο στη γραμμή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να δείτε ένα προγενέστερο μου post σχετικά με την εντολή αυτή. Πώς μπορούμε να εισάγουμε μία εικόνα πού έχουμε βρει σε μια τοποθεσία ιστού;
    Δημιουργούμε ένα μήνυμα με μορφή HTML και τότε ανοίγουμε την ιστοσελίδα που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.
    Τότε με την μέθοδο της Μεταφοράς και Απόθεσης (Drag and Drop) μεταφέρουμε την εικόνα από την τοποθεσία ιστού στο σημείο του σώματος του μηνύματος που θέλουμε. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης μπορούμε να δούμε την εικόνα να μετακινείται στο κυρίως σώμα του μηνύματος.


    Όταν όμως χρησιμοποιούμε την μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης, αντί να εμφανίζεται η εικόνα στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται η διεύθυνση της εικόνας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εναλλακτικός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στην εικόνα της ιστοσελίδας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

    Τότε τοποθετούμε το εισαγωγέα στο κυρίως σώμα του μηνύματος που θέλουμε να εισάγουμε την εικόνα και κάνουμε ένα δεξί κλικ και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή Επικόλληση (Paste) και αμέσως εμφανίζεται η εικόνα στο κυρίως σώμα του μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Whover wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/10/08/how-to-insert-an-image-inline-in-an-email-with-outlook/
    Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,How can we insert an image that we have found on a web page?,How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook,Illustrations,Insert Chart,Insert Picture,Insert Screenshot,Insert Shapes,Insert SmartArt,Έτοιμες Εικόνες ClipArt,Απεικονίσεις,Γράφημα,Μεταφορά και Απόθεση,Πώς Να Εισάγουμε Μία Εικόνα Στο Σώμα Μηνύματος του Outook,Στοιχείο Οθόνης,Σχήματα,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Outlook,Smart Office,SystemPlus
  23. philippe
    How to Show The Style Area Pane in Word 2010
    Ακόμα και εάν δεν το γνωρίζουμε όλα τα Έγγραφα του Word περιέχουν Στυλ, ακόμα και εάν δεν το έχουμε εφαρμόσει εμείς οι ίδιοι. Όταν δημιουργούμε ένα Νέο Κενό Έγγραφο (Blank New Document), αυτό είναι βασισμένο στο Πρότυπο Normal.dot και το κείμενο που πληκτρολογούμε είναι βασισμένο στο Βασικό Στυλ (Normal Style).
    Ένας τρόπος για να δούμε τι στυλ έχουν εφαρμοστεί στο έγγραφό μας είναι να εμφανίσουμε το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ στις Προβολές Διάρθρωση (Outline) και Πρόχειρη (Draft). Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Documents Views) να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft).

    Στο Word 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Αφού το έχουμε επιλέξει πλοηγούμαστε στα δεξιά του παραθύρου μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Εμφάνιση (Display) και τότε στα δεξιά της εντολής που αναγράφει Πλάτος Τμήματος Παραθύρου Περιοχής Στυλ Στις Προβολές Πρόχειρο και Διάρθρωση (Style Area Pane Width in Draft and Outline View) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το πλάτος των εκατοστών που θέλουμε για το Παράθυρο Περιοχής Στυλ.

    Μόλις πληκτρολογήσουμε το πλάτος που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft) όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω και θα παρατηρήσουμε στα αριστερά της οθόνης μας το στυλ που έχει εφαρμοστεί στο κείμενο του εγγράφου μας.

    Για να αφαιρέσουμε ή να μικρύνουμε το πλάτος της γραμμής, μπορούμε να επιλέξουμε την κατακόρυφη μαύρη γραμμή με το ποντίκι μας και να το σύρουμε προς τα αριστερά λίγο για να το μικρύνουμε είτε να το σύρουμε εντελώς στα αριστερά για να φύγει. Για να κλείσουμε την προβολή Διάρθρωσης (Outline View) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάρθρωση (Outline) και να επιλέξουμε το κουμπί Κλείσιμο Προβολής Διάρθρωσης (Close Outline View) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν είχαμε επιλέξει προβολή Πρόχειρη (Draft) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Document Views) να επιλέξουμε την προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) για να εμφανιστεί και πάλι το έγγραφό μας όπως ακριβώς θα εκτυπωθεί.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/15/how-to-show-the-style-area-pane-in-word-2010/
    Ετικέτες Technorati: How to Show The Style Area Pane in Word 2010,Style Pane,Width,Draft View,Outline View,Styles,Normal.dot,Autoexec.gr,Sytemplus,Smart Office,Office Smart,Word 2010,Office 2010,Advanced,Display,Πώς Να Εμφανίσουμε Το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ,Στυλ Παραθύρου,Πλάτος,Προβολή Διάρθρωσης,Προβολή Πρόχειρη,Στυλ,Για Προχωρημένους,Εμφάνιση
  24. philippe
    Backup and Restore Your Office 2010 Ribbon And Quick Access Toolbar
    Όπως όλοι γνωρίζουμε στο Microsoft Office 2010, μπορούμε να προσαρμόσουμε την Κορδέλα και την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Μπορούμε να δημιουργήσουμε το δικό μας tab με όλες τις εντολές που χρησιμοποιούμε συχνά, και μπορούμε να προσθέσουμε εντολές που χρησιμοποιούμε πιο συχνά στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Δεν είναι κρίμα που θα πρέπει να τις προσαρμόσουμε ξανά και ξανά, εάν χρησιμοποιούμε κάποιον καινούργιο υπολογιστή ή φορητό.
    Ευτυχώς, ότι προσαρμογές έχουμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, μπορούμε να τις αποθηκεύσουμε σε ένα αρχείο, και να τις εισάγουμε στο Office 2010 σε άλλον υπολογιστή.

    Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το κάνουμε. Να γνωρίζετε ότι μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για μόνο ένα πρόγραμμα του Office. Για παράδειγμα, παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για το πρόγραμμα του Excel. Τα ίδια ακριβώς βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουμε και για τα άλλα προγράμματα του Office.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), για να περάσουμε σε προβολή backstage. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το κάτω αριστερό μέρος όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize Ribbon), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Όποια κατηγορία και εάν διαλέξουμε οι προσαρμογές που έχουμε κάνει και για την Κορδέλα και για την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης θα εξαχθούν.

    Στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου Προσαρμογή Κορδέλας (Customize Ribbon), βρίσκεται η περιοχή Προσαρμογές (Customizations). Επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών (Export All Customizations) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Αρχείου (File Save), όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο μέρος που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο, και τότε να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα. Τέλος, πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα την επέκταση του αρχείου που είναι .exportedUI (user interface).

    Αυτό ήταν, έχουμε εξάγει επιτυχώς τις προσαρμόσεις που είχαμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Τώρα μπορούμε να την εισάγουμε σε κάποιον άλλο υπολογιστή.
    Για να εισάγουμε την προσαρμογή της Κορδέλας και της Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα με πιο πάνω.
    Να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), από την προβολή backstage να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) να επιλέξουμε την κατηγορία Προσαρμογή Κορδέλας ή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και στο κάτω μέρος να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών (Import Customization File) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Αρχείου (File Open) εμφανίζεται όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε και να εντοπίσουμε το αρχείο, και τότε να επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

    Αφού επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open), εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου, όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να αντικαταστήσουμε τις ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης - Αντικατάσταση Όλων Των Υπάρχοντων Προσαρμογών Της Κορδέλας Και Της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Για Αυτό Το Πρόγραμμα; (Replace All Existing Ribbon And Quick Access Toolbar Customizations For This Program). Επιλέγουμε Ναι (Yes) για να ολοκληρωθεί η εισαγωγή.

    Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options).

    Να έχουμε υπόψη, όταν εισάγουμε ένα προσαρμοσμένο αρχείο για την Κορδέλα και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, όλες οι ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις θα χαθούν.
    Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και για τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, που δείχνει τα βήματα για το πώς μπορούμε να Εισάγουμε/Εξάγουμε όλες τις προσαρμογές της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

    Technorati Tags: Backup And Restore Ribbon And Quick Access Toolbar,Customize Ribbon,Export All Customizations,Import All Customizations,Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών,Εισαγωγή/Εξαγωγή Προσαρμογών Κορδέλας,Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών,Office 2010,Office Smart,Smart Office
  25. philippe
    Mail Merge With The Use Of The Ribbon
    Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου και μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) της κορδέλας, πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge).

    Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Επιστολές (Letters) και το τρέχον έγγραφο που έχουμε ήδη δημιουργήσει ορίζεται ως Κύριο Έγγραφο (Main Document). Το επόμενο βήμα είναι να το συνδέσουμε με ένα Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File). Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στο κουμπί Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) από την περιοχή της κορδέλας Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge). Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), διαδικασία που έχω περιγράψει στο προηγούμενό μου post, επιλέγουμε την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγοντας την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων (Select Data Source) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε πού βρίσκεται το αρχείο δεδομένων. Αφού το εντοπίσουμε το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Έχουμε συνδέσει λοιπόν το Κύριο Έγγραφο (Main Document) με το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File).

    Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ή να τροποποιήσουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών (Edit Recipient List). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients) που έχω περιγράψει στο προηγούμενο post, έτσι ώστε να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε ή να προσθέσουμε κάποιον παραλήπτη.

    Αφού έχουμε επεξεργαστεί ή τροποποιήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), το μόνο που μένει είναι να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης που θέλουμε να εμφανίζονται στο έγγραφό μας. Για αυτό το λόγο μεταβαίνουμε στην περιοχή Εγγραφή και Εισαγωγή Πεδίων (Write & Insert Fields) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγοντας την εντολή Εισαγωγή Πεδίων Συγχώνευσης (Insert Merge Field), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα πεδία που είχαμε δημιουργήσει προηγουμένως και απλώς επιλέγουμε αυτό που θέλουμε να εισάγουμε και αμέσως το πεδίο συγχώνευσης εισάγεται στο έγγραφό μας.

    Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφό μας, δεν μας μένει τίποτα άλλο από το να προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας με τα πεδία συγχώνευσης. Μεταβαίνουμε λοιπόν στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων (Preview Results) όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Πατώντας στο δεξί μονό βέλος, μεταβαίνουμε ανάμεσα στις εγγραφές μας ένα προς ένα. Πατώντας στο δεξί βέλος με την κάθετη γραμμή, μεταβαίνουμε στην τελευταία εγγραφή μας και αντίστοιχα για το αριστερό. Αφού προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας και είμαστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα δεν μας μένει παρά να ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή απευθείας. Πατάμε απλώς στο κουμπί Ολοκλήρωση και Συγχώνευση (Finish And Merge) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, διαλέγοντας το κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων (Edit Individual Documents), η συγχώνευση θα ολοκληρωθεί σε ένα νέο έγγραφο όπου θα μπορούσαμε να το επεξεργαστούμε περεταίρω. Εάν επιλέγαμε Εκτύπωση Εγγράφων (Print Documents), το συγχωνευμένο έγγραφο θα εκτυπωνόταν από τον εκτυπωτή.

    Εάν επιλέγαμε την εντολή Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send E-Mail Messages), θα εμφανιζόταν το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (Merge To E-Mail Messages), όπου θα έπρεπε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε για τα μηνύματά μας. Απαραίτητη προϋπόθεση όμως θα ήταν πώς στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) να είχαμε καταχωρίσει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των παραληπτών.

    Εκτός από τα πεδία συγχώνευσης που εισάγουμε στο έγγραφο μας, πεδία που είχαμε ορίσει εμείς, έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε ένα Μπλοκ Διευθύνσεων (Address Block) είτε μία Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) στο έγγραφό μας.
    Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block)
    Το πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block), αντιστοιχεί στις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης της προέλευσης δεδομένων. Πατώντας στο πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων εμφανίζεται το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου με διάφορα διαθέσιμα μπλοκ διευθύνσεων.

    Απλώς επιλέγουμε το βιβλίο διεύθυνσης της αρεσκείας μας, εμφανίζεται η προεπισκόπηση στα δεξιά και εάν είναι αυτό το επιθυμητό μπλοκ διεύθυνσης που θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line)
    Έχουμε τη δυνατότητα, πατώντας στο κουμπί Εισαγωγή Γραμμής Χαιρετισμού (Insert Greeting Line), να επιλέξουμε ένα στυλ χαιρετισμού από τα διαθέσιμα που υπάρχουν. Διαλέγουμε μία γραμμή χαιρετισμού από τις υπάρχουσες ή πληκτρολογούμε ένα νέο χαιρετισμό της αρεσκείας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Το πεδίο συγχώνευσης Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας.

    Έλεγχος Της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Auto Check For Errors)
    Το πρόγραμμα μας επιτρέπει να ελέγξουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας έτσι ώστε να είμαστε ενήμεροι για τυχόν σφάλματα στη διαδικασία της και για να τα αποφύγουμε. Απλώς, πριν ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή, δηλαδή πριν το τελευταίο βήμα πατάμε στο κουμπί Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα (Auto Check For Errors).

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος και Αναφορά Σφαλμάτων (Checking And Reporting Errors) όπου επιλέγουμε το είδος του ελέγχου σφαλμάτων που θέλουμε να εκτελεστεί.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/10/25/mail-merge-with-the-use-of-the-ribbon/
    Ετικέτες Technorati: Mail Merge,Letters,Main Document,Data Source File,Select Recipients,Address Block,Greeting Line,Auto Check For Errors,Edit Individual Documents,Print Documents,Preview Results,Send E-Mail Message,Finish & Merge,Type New List,Use Existing List,Select From Outlook Contacts,Mailing Tab,Autoexec.gr,SystemPlus,Smart Office,Office Smart,MVP,Office System,Office 2010,Συγχώνευση Αλληλογραφίας,Κυρίως Έγγραφο,Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων,Επιλογή Παραληπτών,Βιβλίο Διεύθυνσης,Γραμμή Χαιρετισμού,Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα,Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων,Εκτύπωση Εγγράφων,Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου,Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων,Ολοκλήρωση & Συγχώνευση,Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας,Χρήση Υπάρχουσας Λίστας,Επιλογή Από Επαφές Του Outlook,Στοιχεία Αλληλογραφίας
×
×
  • Create New...