Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe

    To Save or not to Save?

    By philippe,

    Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

    Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;
    Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).
    Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:
    Microsoft Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2010 Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

    Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).
    Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.
    1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

    3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

    Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

    Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:
    Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

    Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.
    Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy
    Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.
    Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

    Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο. Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

    Technorati Tags: AutoRecover Feature Technorati Tags: Create Backup Copy Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  2. philippe
    Παρακολούθηση Αλλαγών Ενός Εγγράφου
    Έχουμε στείλει ένα έγγραφο για αναθεώρηση και θέλουμε να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας, και εάν συμφωνούμε ή διαφωνούμε με τις αλλαγές αυτές. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), όπου μας επιτρέπει να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο. Η χρησιμότητά του είναι εξαιρετική όταν δύο ή περισσότερα άτομα επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση θα θέλουμε να γνωρίζουμε ποιες αλλαγές έχουν γίνει στο έγγραφο ή και ποια περιεχόμενα του έχουν διαγραφεί, εισαχθεί ή μορφοποιηθεί. Με το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) μπορούμε να παρακολουθήσουμε σχεδόν όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο.
    Παρακάτω θα περιγράψω πώς λειτουργεί το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes).
    Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο το οποίο θα θελήσουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές. Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), και από το υπομενού που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Αλλαγή Επιλογών Παρακολούθησης (Change Tracking Options) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε εμείς τις επιλογές επισήμανσης αλλαγών με τον δικό μας επιθυμητό τρόπο.
    Στην περιοχή Σήμανση (Markup), μπορούμε να καθορίσουμε τις επισημάνσεις που θα εμφανίζονται για Εισαγωγές (Insertions), Διαγραφές (Deletions), Γραμμές Επισήμανσης Αλλαγών (Changed Lines) και για Σχόλια (Comments). Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε διαφορετικά χρώματα για το καθένα από αυτά.

    Στην περιοχή Κινήσεις (Moves), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Κινήσεων (Track Changes), για να ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση κίνησης του περιεχομένου. Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε τον τρόπο με τον οποίο το Word θα εμφανίζει τις πρόσφατες κινήσεις, όπως εάν Μετακινήθηκε Από: (Moved From:) και Μετακινήθηκε Προς: (Moved To:) κάποιο σημείο του εγγράφου, μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετικά χρώματα. Από την περιοχή Επισήμανση Κελιού Πίνακα (Table Cell Highlighting), μπορούμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές, εάν έχουν εισαχθεί κελιά και εάν έχουν διαγραφεί κελιά σε έναν πίνακα με την ανάθεση διαφορετικών χρωμάτων για τις αντίστοιχες κινήσεις.

    Εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές για τις Μορφοποιήσεις (Formatting), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Μορφοποίησης (Track Formatting), έπειτα διαλέγουμε το είδος της μορφοποίησης που θέλουμε να παρακολουθήσουμε και έπειτα διαλέγουμε ένα χρώμα για να διαφέρει η αλλαγή μορφοποίησης από άλλες αλλαγές που έχουν εντοπιστεί.

    Στην περιοχή Πλαίσια (Balloons) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικές επιλογές για να εντοπίσουμε τις αλλαγές για σχετικά με τη Χρήση Πλαισίων στη Διάταξη Εκτύπωσης και Web (Print & Web Layout).
    Όπως επίσης εάν θέλουμε να ορίσουμε Προσανατολισμό Χαρτιού (Page Orientation), μπορούμε να επιλέξουμε είτε Αυτόματα (Auto), Διατήρηση (Preserve) ή Οριζόντιος (Force Landscape) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις μας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options) πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.
    Έπειτα πάλι από το Tab της Αναθεώρησης (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας εάν εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εμφάνιση Σημειώσεων (Show Markup) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές επιλογές για να διατηρήσουμε την παρακολούθηση αλλαγών εναντίον τους. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε αλλαγές που έχουν σχέση με Εισαγωγές και Διαγραφές περιεχομένου, τότε απενεργοποιούμε όλα τα πλαίσια ελέγχου εκτός από το Εισαγωγές και Διαγραφές (Insertions and Deletions).

    Αφού έχουμε ρυθμίσει ποιες αλλαγές θέλουμε να παρακολουθήσουμε θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) για να ξεκινήσει η παρακολούθηση, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τώρα υποτίθεται ότι έχουμε διανείμει το έγγραφό μας για αναθεώρηση και επεξεργασία και το έχουμε στη διάθεσή μας για να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας. Όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στο έγγραφό μας αυτές επισημαίνονται σύμφωνα με τα κριτήρια που είχαμε ορίσει και στα δεξιά του εγγράφου μας εμφανίζει περιγράφεται η αλλαγή που έχει γίνει.

    Εάν επιθυμούμε να δούμε την παλιά έκδοση του εγγράφου, ή να επαναφέρουμε το αρχικό μας έγγραφο, από την περιοχή της παρακολούθησης αναπτύσσουμε το μενού που αναγράφει Τελική Έκδοση: Εμφάνιση Σημειώσεων (Final: Show Markup) και έπειτα επιλέγουμε Αρχικό (Original) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το αρχικό μας έγγραφο πριν από οποιεσδήποτε αλλαγές.

    Εάν συμφωνούμε με μερικές αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας ή με όλες τις αλλαγές στο έγγραφό μας στην περιοχή Αλλαγές (Changes) που βρίσκεται στο Tab Αναθεώρηση (Review), πατάμε στο βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Αποδοχή (Accept) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν δεν μας αρέσουν κάποιες αλλαγές ή όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Απόρριψη (Reject) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν θέλουμε να συγκρίνουμε τις δύο εκδόσεις ενός εγγράφου επιλέγουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) από το Tab της κορδέλας Αναθεώρηση (Review), όπου από το πτυσσόμενο μενού μπορούμε να επιλέξουμε είτε να τα Συγκρίνουμε (Compare) τα έγγραφα είτε να τα Συνδυάσουμε (Combine) σε ένα ενιαίο έγγραφο, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγοντάς μία από τις δύο εντολές θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Σύγκριση Εγγράφων (Compare Documents), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και έπειτα το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αμέσως εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου στο αριστερό μέρος της οθόνης μας βρίσκονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. Στο κεντρικό τμήμα βρίσκεται το Συγκρινόμενο Έγγραφο (Compared Document), στο πάνω δεξιό μέρος βρίσκεται το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και στο κάτω δεξιό το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) όπου και πάλι κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Track Changes of your Document
  3. philippe
    Δημιουργία Άλμπουμ Φωτογραφιών στο PowerPoint
    Πολλές φορές θα έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να δημιουργήσουμε μία Προβολή Παρουσίασης από τις ψηφιακές φωτογραφίες μας. Αντί λοιπόν να εισάγουμε κάθε ψηφιακή εικόνα μία, μία σε διαφορετική διαφάνεια κάθε φορά χρησιμοποιώντας την εντολή Εισαγωγή Εικόνας και έπειτα να τις αλλάζουμε μέγεθος, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) απλά και γρήγορα. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτήν την εντολή:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το PowerPoint (η ίδια διαδικασία ισχύει για το PowerPoint 2010 και για το PowerPoint 2007). Θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και έπειτα από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) για το PowerPoint 2007 ή περιοχή Εικόνες (Images) για το PowerPoint 2010 επιλέγουμε την εντολή Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Νέο Άλμπουμ Φωτογραφιών (New Photo Album).

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου από την περιοχή Εισαγωγή Εικόνας Από (Insert Picture From) το κουμπί Αρχείο/Δίσκος (File/Disk).

    Το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Νέων Εικόνων (Insert New Pictures) εμφανίζεται, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε τις εικόνες που θέλουμε να εισάγουμε και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert).

    Από τη στιγμή που οι εικόνες έχουν εισαχθεί επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album), όπου μπορούμε να δούμε όλες τις εικόνες να έχουν εισαχθεί στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μαζί με την ονομασία τους όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Επιλέγοντας την εντολή Δημιουργία Πλαισίου Κειμένου (New Text Box) από την περιοχή Εισαγωγή Κειμένου (Insert Text), μία νέα διαφάνεια πλασίου κειμένου θα εισαχθεί για να μπορούμε να προσθέσουμε κείμενο σε αυτή εάν το θελήσουμε.
    Από την περιοχή Επιλογές Εικόνας (Picture Options) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Λεζάντες Κάτω Από Όλες Τις Εικόνες (Captions Below All Pictures ) όπως επίσης να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Όλες Οι Εικόνες Ασπρόμαυρες (All Pictures Black And White).

    Στο μέσο του παραθύρου, από τη στιγμή που μία εικόνα είναι επιλεγμένη στην περιοχή Εικόνες Στο Άλμπουμ (Pictures In Album) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα κουμπιά Πάνω (Up) Κάτω (Down) για να αναδιοργανώσουμε τη σειρά των εικόνων. Μπορούμε επίσης να καταργήσουμε μία εικόνα επιλέγοντας το κουμπί Κατάργηση (Remove) και στα δεξιά του παραθύρου μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Περιστροφής (Rotate), Κοντράστ (Contrast) και τη Φωτεινότητα (Brightness) όπως μπορούμε αν δούμε και πιο κάτω.

    Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Διάταξη Εικόνας (Picture Layout) έτσι ώστε να έχουμε μία, δύο, τέσσερις εικόνες σε μία διαφάνεια ή πάλι το ίδιο μαζί με τίτλο στις διαφάνειες.

    Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Σχήμα Πλαισίου (Frame Shape) έτσι ώστε να μορφοποιήσουμε το πλαίσιο του σχήματος.

    Στην περιοχή του παραθύρου Διάταξη Άλμπουμ (Album Layout) μπορούμε να επιλέξουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse) δεξιά της εντολής Θέμα (Theme) για να εφαρμόσουμε ένα θέμα στην παρουσίαση μας.

    Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις απλώς πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και όλες οι εικόνες έχουν εισαχθεί στην παρουσίασή μας μαζί με όλες τις ρυθμίσεις μας.

    Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα Άλμπουμ Φωτογραφιών (Photo Album) μπορούμε να το επεξεργαστούμε χρησιμοποιώντας την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album), εντολή που βρίσκεται στο tab Εισαγωγή (Insert), στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) ή Εικόνες (Images) ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint όπου επιλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album).

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών (Edit Photo Album) όπου κάνουμε τις αλλαγές που θέλουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση (Update) για να εφαρμοστούν οι αλλαγές.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/12/26/turning-photos-into-powerpoint-slide-shows/
    Technorati Tags: Photo Album,Insert,Illustrations,PowerPoint,File/Disk,Insert Pictures From,Edit Photo Album,Theme,Album Layout,Images In Album,Insert New Images,All Images Black And White,Rotate,Contrast,Brightness,Layout,Office 2010. Smart,Office,Office Smart,Autoexec.gr,SystemPlus,Άλμπουμ Φωτογραφιών,Εισαγωγή,Απεικονίσεις,Εισαγωγή Εικόνας Από,Επεξεργασία Άλμπουμ Φωτογραφιών,Περιεχόμενο Άλμπουμ,Όλες Οι Εικόνες Ασπρόμαυρες,Περιστροφή,Φωτεινότητα,Αντίθεση,Διάταξη
  4. philippe

    Welcome To Office

    By philippe,

    We Think You’ll Love It!!!
    Σε αυτό το post θα αναφερθώ περιληπτικά για τις νέες δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στο Νέο Office. Όπως όλοι θα γνωρίζετε η τελευταία έκδοση του Microsoft’s Office 2013 είναι διαθέσιμη για αξιολόγηση και είναι διαθέσιμη και για τα Windows 7 και για τα Windows 8.
    Top of the Top
    Κοινή Χρήση και Επεξεργασία Εγγράφων Σε Πραγματικό Χρόνο Cloud Power: Επιτρέπει στους χρήστες να εργαστούν, να μοιραστούν και να συνεργαστούν μεταξύ τους οπουδήποτε και αν βρίσκονται και σε οποιαδήποτε συσκευή. Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις έχουν γίνει στις εφαρμογές που έχουν εγκατασταθεί θα είναι διαθέσιμες όπου και εάν βρισκόμαστε μαζί με όλες τις προσωπικές ρυθμίσεις, κάνοντας την εργασία μας πιο γρήγορη και πιο αποτελεσματική.

    SkyDrive: Οι οικιακοί χρήστες μπορούν να αποθηκεύσουνε αρχεία κατευθείαν στο SkyDrive, εννοώντας ότι έχουμε πρόσβαση στα έγγραφά μας από οποιονδήποτε υπολογιστή και οποιαδήποτε στιγμή. Δηλαδή τα αρχεία μας είναι ενημερωμένα πάντα με τη χρήση του SkyDrive.
    Έχουμε πρόσβαση στα αρχεία μας οπουδήποτε και εάν βρισκόμαστε και σχεδόν σε οποιαδήποτε συσκευή. Μπορούμε να μοιραστούμε και να συνεργαστούμε με άλλους χρήστες. Τα αρχεία μας αποθηκεύονται στον φάκελο SkyDrive στον υπολογιστή μας και συγχρονίζονται στη διεύθυνση SkyDrive.com. Εάν δεν είμαστε συνδεδεμένοι, τα έγγραφά μας θα συγχρονιστούν την επόμενη φορά που θα συνδεθούμε ώστε να ενημερωθούν.

    Social: Μπορούμε εύκολα να δούμε μηνύματα, συνομιλίες, καταστάσεις, ενημερώσεις, φωτογραφίες με την σύνδεσή μας στα διάφορα κοινωνικά δίκτυα όπως Facebook, LinkedIn και άλλα. Sign in Option: Στην επάνω δεξιά γωνία κάθε εφαρμογής του Office 13, έχουμε την δυνατότητα σύνδεσης στον λογαριασμό μας στη Microsoft, στις προσωπικές μας ρυθμίσεις, στα προγράμματα του Office, και στα έγγραφά μας. Όλα βρίσκονται εκεί ανά πάσα στιγμή.
    Νέο Περιβάλλον Εργασίας: Η αισθητική του νέου Office παραπέμπει στα Windows 8. Όλες οι εφαρμογές παρόλο που είναι σχεδόν ίδιες με την κορδέλα του Office 2010, μας κάνει να νοιώθουμε ότι θα πρέπει να είναι εγκατεστημένα τα Windows 8 για να νοιώσουμε άνετα.

    Μερικά Από Τα Νέα Χαρακτηριστικά Στις Παρακάτω Εφαρμογές:

    Read And Edit pdf files Resume Reading (Pick Up From Where You Left) Insert Online Pictures Insert Apps For Office Insert Online Video


    Flash Fill Quick Trend Quick Analysis Recommend PowerPivot Tables Quick Explore (Office Professional Plus) Power View (Office Professional Plus) Timeline


    Improved Presenter View Insert Images from Online Service without saving them first More Video Formats Support


    Peeks Inline replies Improved MailTips Weather Apps in Calendar Chat
    Σε μελλοντικά post θα περιγράψω αναλυτικά καινούργιες λειτουργίες του νέου Office στις διάφορες εφαρμογές.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με το Νέο Office.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below.

    Technorati Tags: Cloud Power,Excel 13,Microsoft Office 13,Office 13,Office Smart,Outlook 13,PowerPoint 13,SkyDrive,Smart Office,Social,Word 13
  5. philippe
    Πολλές φορές όταν έχουμε ένα μεγάλο έγγραφο, δυσκολευόμαστε στο να μετακινηθούμε μέσα σε αυτό. Ψάχνουμε για κάτι το συγκεκριμένο και δυσκολευόμαστε να το εντοπίσουμε. Επιθυμούμε να κάνουμε μία ανακατάταξη στις επικεφαλίδες μας ή στη δομή του εγγράφου αλλά σκεφτόμαστε ότι είναι μία διαδικασία χρονοβόρα. Θέλουμε να αναζητήσουμε ή να αντικαταστήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη. Με τις προγενέστερες εκδόσεις του Word μπορούσαμε να τα κάνουμε αυτά είτε με τη λειτουργία της Εύρεσης είτε με το Χάρτη Εγγράφου ή με άλλες διαθέσιμες λειτουργίες. Το καινούργιο Navigation Pane συγκεντρώνει όλα αυτά τα εργαλεία σε ένα μόνο μέρος.
    Για να ενεργοποιήσουμε το Navigation Pane, πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab View (Προβολή) και στην περιοχή Show (Εμφάνιση) να ενεργοποιήσουμε την αντίστοιχη εντολή, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν το ενεργοποιήσουμε τοποθετείτε στα αριστερά της οθόνης μας, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να το μεταφέρουμε δεξιά ή να το έχουμε να επιπλέει στο έγγραφό μας απλώς επιλέγοντας το και μετακινώντας το με τη χρήση του ποντικιού.
    Τα κυρίως μέρη του Navigation pane έχουν ως εξής:

    Περιήγηση Επικεφαλίδων
    Η προβολή Επικεφαλίδων στο Navigation Pane, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, αντικαθιστά τον Χάρτη Εγγράφου. Όλες οι επικεφαλίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται εδώ. Εάν επεξεργαστούμε την επικεφαλίδα μας στο έγγραφο, εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο και στο Navigation Pane. Δεν μπορούμε όμως να επεξεργαστούμε τις επικεφαλίδες μας μέσα από το Navigation Pane. Μπορούμε όμως με μεταφορά και απόθεση από την περιοχή του Navigation Pane να μεταφέρουμε την Επικεφαλίδα με την παράγραφό του σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε. Οπότε δεν χρειάζεται να κάνουμε αποκοπή ή αντιγραφή.

    Tip: Για να δημιουργήσουμε Επικεφαλίδες θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται ως επικεφαλίδα και να διαλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν στο Tab Home (Αρχική) και στην περιοχή Styles (Στυλ) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Περιήγηση Σελίδων (Μικρογραφίες)
    Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περιήγηση Σελίδων, όλες οι σελίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται σε μικρογραφίες στο Navigation Pane, και απλώς κάνοντας ένα κλικ σε οποιαδήποτε σελίδα μεταφερόμαστε απευθείας στη σελίδα αυτή και ο εισαγωγέας μας αναβοσβήνει στην αρχή της σελίδας έτοιμος για επεξεργασία. Μπορούμε επίσης να αυξομειώσουμε το μέγεθος του Navigation Pane, έτσι ώστε να εμφανίζονται περισσότερες σελίδες.

    Πληκτρολόγηση Αναζήτησης
    Όταν θέλουμε να αναζητήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη στο έγγραφο μας, μεταβαίνουμε στην εύρεση του Navigation Pane και πληκτρολογούμε την λέξη μας.

    Μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε μία λέξη χρησιμοποιώντας την εντολή Εύρεση που βρίσκεται στο Tab Home (Αρχική) και στην δεξιά γωνία της κορδέλας στην περιοχή Editing (Επεξεργασία). Πατάμε πάνω στην εντολή και απευθείας ενεργοποιείται το Navigation Pane και εμφανίζει την περιοχή της Εύρεσης όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τη λέξη που αναζητάμε.
    Αποτελέσματα Εύρεσης
    Αφού έχουμε πληκτρολογήσει την λέξη την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε, αμέσως στο Navigation Pane εμφανίζεται με έντονη γραφή η συγκεκριμένη λέξη και στο σημείο που βρίσκεται, και παρατηρούμε ότι στο έγγραφό μας έχει επισημανθεί η συγκεκριμένη λέξη σε όλα τα σημεία που βρίσκεται και αναγράφεται ο αριθμός των περιπτώσεων όπου αναφέρεται η συγκεκριμένη λέξη. Εάν πατήσουμε πάνω σε μια περίπτωση της λέξης που αναζητούμε στο Navigation Pane, αμέσως μεταφερόμαστε εκεί.

    Επιλογές Αναζήτησης
    Πατώντας στο βελάκι στην περιοχή Search Document, εμφανίζονται οι επιλογές που έχουμε στη διάθεση μας. Όπως Εύρεση, Αντικατάσταση, Μετάβαση. Εάν αναζητούμε Γραφικά, Πίνακες, Τύπους, Υποσημειώσεις, Σχόλια κτλ, απλώς επιλέγουμε αυτό και αμέσως επιλέγεται η πρώτη περίπτωση από αυτό που αναζητούσαμε.

    Για παράδειγμα εάν είχα δύο πίνακες στο έγγραφό μου, χρησιμοποιώντας τις επιλογές Εύρεσης και διαλέγοντας Πίνακας, ο πρώτος πίνακας που θα εντοπιζόταν θα επιλέγονταν και για να μεταφερόμουν στο επόμενο πίνακα θα έπρεπε να χρησιμοποιήσω το πάνω και κάτω βελάκι του Navigation Pane για να μεταφερθώ στην αμέσως επόμενη περίπτωση.

    Επικεφαλίδες
    Στην περιοχή αυτή αναγράφονται όλες οι επικεφαλίδες που έχουμε στο έγγραφό μας. Πατώντας πάνω σε μία επικεφαλίδα αμέσως μεταφερόμαστε στην σελίδα αυτή. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε μία επικεφαλίδα, εμφανίζεται το υπομενού όπου βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα τι επιλογές έχουμε. Όπως για παράδειγμα: Προαγωγή, Υποβάθμιση, Εκτύπωση Κεφαλίδας και Περιεχομένου και άλλες πολλές λειτουργίες.

    Επόμενο/Προηγούμενο/Αποτελέσματα
    Αναλόγως με το τι χρησιμοποιούμε στην περιοχή του Navigation Pane μπορούμε να μετακινηθούμε στο έγγραφο μας χρησιμοποιώντας τα βελάκια στη δεξιά γωνία της περιοχής του. Με το επάνω βελάκι μεταφερόμαστε μία σελίδα πιο πάνω, με το κάτω μία σελίδα πιο κάτω όταν έχουμε τη λειτουργία Μικρογραφίες Εγγράφου ενεργοποιημένο. Εάν έχουμε βρει περιπτώσεις λέξεις μέσα στο έγγραφό μας, μεταφερόμαστε στις περιπτώσεις αυτές.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Navigation Pane
  6. philippe
    How To Setup Outlook To Change The Default Folder That Outlook Starts.
    Χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο (Calendar) πιο συχνά και θέλετε να εμφανίζεται αυτό πρώτα κάθε φορά που ξεκινάτε το Outlook αντί για τα Εισερχόμενα (Inbox); Ή θέλετε να εμφανίζονται πρώτα οι Επαφές (Contacts);
    Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:
    Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και στην περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit) εντοπίζουμε την εντολή που αναγράφει Έναρξη Του Outlook Σε Αυτόν Τον Φάκελο (Start Outlook In This Folder).
    Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder), όπου επιλέγουμε τον φάκελο που επιθυμούμε.

    Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε το Outlook ο προκαθορισμένος φάκελος που θα εμφανίζεται θα είναι αυτός που είχαμε επιλέξει.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να εμφανίζει διαφορετικό φάκελο κάθε φορά που ξεκινάει.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Έναρξη του Outlook Σε Αυτόν Τον Φάκελο,Αναζήτηση,Για Προχωρημένους,Επιλογές του Outlook,Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook,Office Smart,Office System,Outlook 2010,Outlook Options,Outlook Start And Exit,Select Folder,Smart Office,Start Outlook In This Folder
  7. philippe
    Trace Precedents and Dependents in Excel
    Το Excel μας παρέχει μερικά χρήσιμα εργαλεία για τον έλεγχο ενός τύπου, έτσι ώστε να μπορέσουμε να καταλάβουμε τι έχουμε κάνει λάθος σε έναν τύπο, με το να ανιχνεύουμε τις σχέσεις μεταξύ το κελιών στον τύπο σε ένα φύλλο εργασίας.
    Με την ανίχνευση των κελιών μπορούμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) και τα Εξαρτημένα (Dependents).
    Τι είναι όμως Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents);
    Προηγούμενα (Precedents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζουν την τιμή του ενεργού κελιού.
    Εξαρτημένα (Dependents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζονται από την τιμή του ενεργού κελιού.
    Σε συναρτήσεις που δημιουργούμε στο Excel, αυτά μπορεί να περιέχουν Προηγούμενα (Precedents), και μπορεί να είναι Εξαρτημένα (Dependents) σε άλλες συναρτήσεις.
    Για να εντοπίσουμε Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents) στο Excel θα πρέπει να κάνουμε το εξής:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που θέλουμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) ή Εξαρτημένα (Dependents). Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Τύποι (Formula) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing), να επιλέξουμε είτε Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) ή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το κελί K11 (που περιέχει μία συνάρτηση) και έπειτα έχω επιλέξει την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) μία φορά. Αμέσως εμφανίζεται ένα γαλάζιο βέλος που δείχνει ποια κελιά επηρεάζουν την αξία του επιλεγμένου κελιού.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει πάλι την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents), όπου εμφανίζονται περισσότερα γαλάζια βέλη που μας υποδηλώνουν ποια κελιά επηρεάζουν την τιμή του πρωτεύον προηγουμένων κελιών.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει ένα, ένα τα κελιά C9, D9, E9, F9, G9 και κάθε φορά που επέλεγα ένα κελί επέλεγα και την εντολή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents). Αφού έκανα το ίδιο για όλα τα κελιά τα γαλάζια βέλη μας υποδηλώνουν ποια επηρεάζονται από την τιμή του τρέχοντος επιλεγμένου κελιού.

    Εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε ένα γαλάζιο βέλος, αυτή η κίνηση θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο ένα άκρο της γραμμής, και εάν θα κάνουμε πάλι ένα διπλό κλικ πάνω στη γραμμή πάλι αυτό θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο άλλο άκρο.
    Αφού τελειώσουμε με τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Βελών (Remove Arrows) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε είτε τις εντολές:
    Κατάργηση Βελών (Remove Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη. Κατάργηση Βελών Των Προηγουμένων (Remove Precedents Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των προηγουμένων. Κατάργηση Βελών Των Εξαρτημένων (Remove Dependent Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των εξαρτημένων.
    Χρησιμοποιώντας τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) θα μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τον τύπο και να διορθώσουμε τυχόν λάθη που τυχόν έχουμε εντοπίσει.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents).


    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Excel 2010,Formula Auditing,Formulas,Έλεγχος Τύπου,Ανίχνευση Εξαρτημένων,Ανίχνευση Προηγουμένων,Κατάργηση Βελών,Office Smart,Remove Arrows,Smart Office,Trace Dependents,Trace Precedents.
  8. philippe
    Invisible Linking in PowerPoint. Know How‼!
    Συνήθως όταν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε μία συγκεκριμένη διαφάνειας, σε διεύθυνση ιστού, ή σε μία προσαρμοσμένη παρουσίαση συνήθως εισάγουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα κουμπί ενεργειών. Τότε επιλέγουμε το κουμπί ενεργειών και αυτόματα μεταφερόμαστε στην τοποθεσία που έχουμε καθορίσει. Τι συμβαίνει όμως όταν αυτό θέλουμε να το κάνει αυτόματα και χωρίς να έχουμε γεμίσει την παρουσίασή μας με κουμπιά ενεργειών. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το πετύχουμε.
    Πρώτο Βήμα: Εάν έχουμε εισάγει κουμπιά ενεργειών στην παρουσίασή μας, θα πρέπει να τα αφαιρέσουμε γιατί δεν είναι απαραίτητα.
    Δεύτερο Βήμα: Θα πρέπει να εισάγουμε ένα ορθογώνιο σχήμα που θα καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Σχήματα (Shapes) και από το πτυσσόμενο μενού και από την κατηγορία Ορθογώνιο (Rectangle) να διαλέξουμε ένα σχήμα Ορθογωνίου (Rectangle). Τότε με το ποντίκι μας το σχεδιάζουμε για να καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Τρίτο Βήμα: Βεβαιωνόμαστε ότι το ορθογώνιο που έχουμε σχεδιάσει είναι επιλεγμένο. Θα παρατηρήσουμε ότι είναι επιλεγμένο από τις λαβές αλλαγής μεγέθους που εμφανίζονται, όπως επίσης θα δούμε να ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) καθώς και το Tab Μορφοποίησης (Format) που ενεργοποιούνται αυτόματα με την επιλογή του ορθογωνίου.

    Τέταρτο Βήμα: Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Στυλ Σχήματος (Shape Styles) επιλέγουμε την εντολή Γέμισμα Σχήματος (Shape Fill) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Περισσότερα Χρώματα Γεμίσματος (More Fill Colors).

    Μόλις το παράθυρο διαλόγου Χρώματα (Colors) εμφανιστεί στο κάτω μέρος του παραθύρου καθορίζουμε την Διαφάνεια (Transparency) του χρώματος στο 99% και πατάμε στο κουμπί ΟΚ όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Περίγραμμα Σχήματος (Shape Outline) και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Χωρίς Περίγραμμα (No Outline) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πέμπτο Βήμα: Τώρα το ορθογώνιο σχήμα μας είναι διαφανές, και καθώς είναι επιλεγμένο επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Συνδέσεις (Links) θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Ενέργεια (Actions). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Ενέργειας (Actions Settings) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διέλευση Ποντικιού (Mouse Over) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Έκτο Βήμα: Επιλέγουμε την εντολή Υπερ-σύνδεση Με (Hyperlink To) και το ρυθμίζουμε είτε σε Διαφάνεια/Url/ Προσαρμοσμένη Παρουσίαση/Άλλη Παρουσίαση ή οτιδήποτε άλλο θέλουμε εμείς. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορούμε εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού (Highlight When Mouse Over), έτσι ώστε να ενημερωθούμε όταν ο δείκτης του ποντικιού μας μετακινηθεί πάνω στον υπερσύνδεσμο.
    Έβδομο Βήμα: Εάν θέλουμε να δοκιμάσουμε τον αόρατο υπερσύνδεσμό μας, θα πρέπει να κάνουμε έναρξη της παρουσίασής μας. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή Παρουσίασης (Slide Show) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έναρξη Προβολής Παρουσίασης (Start Slide Show), μπορούμε να επιλέξουμε είτε την εντολή Από την Αρχή (From the Beginning) είτε την εντολή Από Τρέχουσα Διαφάνεια (From Current Slide Show) ανάλογα με το πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμός μας.

    Από την στιγμή που έχει ξεκινήσει η παρουσίασή μας, θα παρατηρήσουμε ότι καθώς πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας ότι δεν μπορούμε να δούμε πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμος αλλά καθώς το μετακινούμε βλέπουμε ένα μικρό παράθυρο να εμφανίζεται με την διαδρομή που θα ακολουθήσει ο υπερσύνδεσμος . Κάνοντας ένα κλικ με το ποντίκι μας ενεργοποιείται ο υπερσύνδεσμος και εμφανίζεται η άλλη παρουσίαση που είχαμε επιλέξει.

    Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους αόρατους υπερσύνδεσμους. Για παράδειγμα με αυτήν την τεχνική που περιέγραψα πιο πάνω, μας επιτρέπει να εμφανίζουμε αυτόματα την Παρουσίαση Α με την Παρουσίαση Β, είτε με ένα κλικ είτε αυτόματα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/16/invisible-linking-in-powerpoint-know-how%e2%80%bc/
    Technorati Tags: Invisible Linking in PowerPoint,Rectangle,Drawing Tools,Shape Styles,Colors,Actions button,Mouse Over,Αόρατοι Σύνδεσμοι Στο PowerPoint,Ορθογώνιο,Σχήματα,Actions,Ενέργεια,Hyperlink To,Υπερ-σύνδεση με,Ρυθμίσεις Ενέργειας,Action Settings,PowerPoint 2010,Autoexec.gr,Smart Office,Office Smart,Office 2010,MVP,SystemPlus,Διέλευση Ποντικιού,Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού,Highlight When Mouse Over,Προβολή Παρουσίασης,Start Slide Show
  9. philippe
    Έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα με πολύ κόπο και χρόνο. Το έχουμε επεξεργαστεί το έχουμε μορφοποιήσει, το έχουμε κάνει σχεδόν τέλειο. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα καινούργιο γράφημα το οποίο να βασίζεται σε αυτό το “Τέλειο” γράφημα. Με το Excel έχουμε τη δυνατότητα να αποθηκεύσουμε τον προσαρμοσμένο τύπο γραφήματος που δημιουργήσαμε έτσι ώστε να μπορέσουμε να τον χρησιμοποιήσουμε πάλι αλλά αυτή τη φορά με διαφορετικά δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε όλα τα βήματα για να φτάσουμε στην τελική του μορφή. Με το Excel η διαδικασία είναι πολύ απλή, γιατί έχουμε το δικαίωμα να αποθηκεύσουμε το γράφημά μας σαν πρότυπο.
    Για να αποθηκεύσουμε λοιπόν ένα γράφημα ως πρότυπο θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα επόμενα βήματα.
    1. Να επιλέξουμε το γράφημα που βρίσκεται στο φύλλο εργασίας μας, ή να κάνουμε κλικ στην καρτέλα του σε περίπτωση που καταλαμβάνει ένα φύλλο εργασίας από μόνο του.
    2. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools), όπου πρέπει να επιλέξουμε το δευτερεύον Tab Σχεδίαση (Design). Έπειτα στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τύπος (Type) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως Προτύπου (Save As Template) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Το πρόγραμμα αυτόματα μας προτείνει ως όνομα αρχείου Γράφημα1.crtx, και τύπο αρχείου .crtx, (όπου crtx σημαίνει Chart Template Files-Αρχείο Προτύπου Γραφήματος) και προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης τον φάκελο Charts μέσα στον φάκελο Προτύπων της Microsoft.

    3. Πληκτρολογούμε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο γραφήματος χωρίς να διαγράψουμε την επέκταση .crtx.
    4. Πατάμε στο κουμπί της Αποθήκευσης (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template).
    Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο γραφήματος με αυτήν την διαδικασία, θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή το θελήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο γράφημα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
    1. Επιλέγουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα νέο γράφημα που θα βασίζεται στο πρότυπο γραφήματος.
    2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Παράθυρο Διαλόγου Εκκίνησης που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Γραφήματα (Charts) που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart).
    3. Από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart) όπου εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες των γραφημάτων, επιλέγουμε την κατηγορία Πρότυπα (Templates).

    Από την κατηγορία Πρότυπα (Templates) στην περιοχή πλοήγησης στα δεξιά εμφανίζεται η μικρογραφία των προτύπων γραφημάτων που έχουμε δημιουργήσει. Σε περίπτωση που έχουμε δημιουργήσει πολλά πρότυπα γραφημάτων, και ο μόνος τρόπος για να ξέρουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από τις μικρογραφίες των γραφημάτων και αμέσως εμφανίζεται το όνομά του. Καλό θα ήταν λοιπόν να χρησιμοποιούμε κατάλληλα ονόματα για τα πρότυπα γραφημάτων.

    4. Επιλέγουμε την μικρογραφία του προτύπου γραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Την στιγμή που θα πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, το Excel εφαρμόζει τη διάταξη και όλες τις μορφοποιήσεις που είχαν αποθηκευτεί στο πρότυπο γραφήματος στο νέο γράφημα που μόλις δημιουργήθηκε με τα νέα δεδομένα που είχαμε επιλέξει.
    Εάν θελήσουμε να διαγράψουμε ή να μετονομάσουμε κάποια πρότυπα γραφημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήσει στο παρελθόν, θα πρέπει να ξεκινήσουμε την διαδικασία εισαγωγής γραφήματος και από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου βρίσκεται η εντολή Διαχείριση Προτύπων (Manage Templates).

    Εφόσον διαλέξουμε την εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο όπου είναι αποθηκευμένα όλα τα γραφήματά μας που είχαμε αποθηκεύσει σαν Πρότυπα (Template). Εδώ μπορούμε να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ή οτιδήποτε άλλο θελήσουμε να κάνουμε στα γραφήματά μας.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/11/06/how-to-save-a-chart-as-a-template/
    Ετικέτες Technorati: Chart,Save Chart Template,Insert Chart,Create Chart,Design,Excel 2010,Office 2010,SystemPlus,Autoexec.gr,MVP,Smart Office,Office Smart,Γράφημα,Αποθήκευση Γραφήματος Ως Προτύπου,Εισαγωγή Γραφήματος,Σχεδίαση,Διαχείριση Προτύπων,Manage Templates
  10. philippe
    Save As Workspace
    Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.
    Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!
    Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.
    Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.
    Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

    Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

    Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

    Whovever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/03/07/save-as-workspace/
    Technorati Tags: Arrange All,Excel,Αποθήκευση Χώρου Εργασίας,Τακτοποίηση Όλων,Office Smart,Save Workspace,xlw
  11. philippe
    Counting Lines in Our Document
    Έχουμε γράψει ένα μακροσκελές έγγραφο, και θέλουμε να αναφερθούμε σε μία συγκεκριμένη γραμμή του εγγράφου μας, για παράδειγμα ένα νομικό έγγραφο. Τι κάνουμε; Οπωσδήποτε δεν αρχίζουμε να μετράμε γραμμές με τα δάχτυλά μας!!!
    Ευτυχώς με το Microsoft Word έχουμε τη δυνατότητα να καταμετρήσουμε γραμμές του εγγράφου και να εμφανιστεί η αρίθμηση στα αριστερά της κάθε γραμμής.
    Για να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) να επιλέξουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όπως μπορούμε να δούμε και στην παραπάνω εικόνα, η επιλογή Καμία (None) είναι η προεπιλεγμένη. Έχουμε ωστόσο και τις εξής εντολές διαθέσιμες:
    Συνεχόμενη (Continuous): Με τη χρήση αυτής της εντολής η αρίθμηση των γραμμών θα συνεχίζεται καθώς πληκτρολογούμε το έγγραφό μας.

    Επανέναρξη Ανά Σελίδα (Restart Each Page): Με τη χρήση αυτής της εντολής η αρίθμηση των γραμμών θα συνεχίζεται μέχρι να φτάσουμε στο τέλος της σελίδας και θα ξεκινάει πάλι η αρίθμηση των γραμμών από την αρχή στην επόμενη σελίδα.

    Επανέναρξη Ανά Ενότητα (Restart Each Section): Εάν έχουμε χωρίσει το έγγραφό μας ανά ενότητα, η αρίθμηση των γραμμών θα σταματήσει στο τέλος της μίας ενότητας και θα αρχίζει πάλι την αρίθμηση των γραμμών από την αρχή της επόμενης ενότητας.

    Απόκρυψη Για Την Τρέχουσα Παράγραφο (Suppress for Current Paragraph): Με τη χρήση αυτής της εντολής η αρίθμηση των γραμμών δεν καταμετράει την τρέχουσα παράγραφο και συνεχίζει την αρίθμηση από την αμέσως επόμενη παράγραφο.

    Από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers), εάν επιλέξουμε την εντολή Επιλογές Αρίθμησης Γραμμών (Line Numbering Options) θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) με την καρτέλα Διάταξη (Layout) ενεργοποιημένη, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο κάτω μέρος του παραθύρου θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers) όπως εμφανίζεται και στα παρακάτω εικόνα έτσι ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers).

    Από το παράθυρο διαλόγου Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbers) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Προσθήκη Αρίθμησης Γραμμών (Add Line Numbering) για να ενεργοποιηθούν οι υπόλοιπες εντολές.
    Από τη στιγμή που έχει ενεργοποιηθεί, μπορούμε να καθορίσουμε το νούμερο έναρξης της καταμέτρησης των γραμμών, μπορούμε να καθορίσουμε την απόσταση που θα έχει η αρίθμηση των γραμμών από το κείμενό μας. Επίσης μπορούμε να καθορίσουμε ανά πόσο θα καταμετρούνται οι γραμμές, για παράδειγμα ανά πέντε (5). Τέλος υπάρχουν και οι εντολές Επανέναρξη Ανά Σελίδα (Restart Each Page), Επανέναρξη Ανά Ενότητα (Restart Each Section), Συνεχής (Continuous), ίδιες εντολές που εντοπίσαμε στο πτυσσόμενο μενού της εντολής Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbering).

    Θα πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Word καταμετράει κάθε γραμμή στο έγγραφο εκτός από αυτές στους πίνακες (tables), υποσημειώσεις (footnotes), σημειώσεις τέλους (endnotes), πλαίσια κειμένου (text boxes), και κεφαλίδες (headers) και υποσέλιδα (footers).
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την εντολή Αρίθμηση Γραμμών (Line Numbering) στο Word:

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Add Line Numbering,Continuous,Απόκρυψη Για Την Τρέχουσα Παράγραφο,Αρίθμηση Γραμμών,Διάταξη Σελίδας,Διαμόρφωση Σελίδας,Επανέναρξη Ανά Ενότητα,Επανέναρξη Ανά Σελίδα,Επιλογές Αρίθμησης Γραμμών,Προσθήκη Αρίθμησης Γραμμών,Συνεχόμενη,Line Numbering Options,Line Numbers,Office 2010,Office Smart,Restart Each Page,Restart Each Section,Smart Office,Suppress For Current Paragraph
  12. philippe
    How to Set Up a Contact Group or Distribution List in Outlook
    Πολλές φορές θα τύχει σε εμάς να θελήσουμε να στείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα αλληλογραφίας σε πολλά άτομα. Με λίγα λόγια θέλουμε να στείλουμε το μήνυμα σε μία λίστα από ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Αυτή η λίστα στο Outlook ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group). Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group στο Outlook.
    Ξεκινάμε το Outlook σε περίπτωση που δεν το έχουμε κάνει. Έπειτα από την αρχική οθόνη του Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία (Create) όπου εμφανίζεται το υπομενού όπου και επιλέγουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εναλλακτικός τρόπος είναι να πατήσουμε στο κουμπί Επαφές (Contacts) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης μας και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και από το πτυσσόμενο μενού να διαλέξουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όποιον τρόπο και να ακολουθήσουμε θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Μελών (Select Members) για να μπορέσουμε να προσθέσουμε τις επαφές τις οποίες θέλουμε ως μέλη της λίστας διανομής.

    Πατώντας στο κουμπί Επιλογή Μελών (Select Members) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Μελών : Επαφές (Select Members: Contacts).

    Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξουμε την επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί Μέλη (Members) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου για να προστεθεί στη λίστα. Αφού έχουμε προσθέσει τα μέλη που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αφού πατήσουμε το κουμπί ΟΚ επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) όπου στην περιοχή Όνομα (Name) πληκτρολογούμε ένα όνομα για τη Λίστα Διανομής (Distribution List). Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα μέλος το οποίο δεν έχουμε ήδη στις επαφές μας θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Προσθήκη Νέου (Add New) από την περιοχή Μέλη (Members) και να πληκτρολογήσουμε όλα τα απαραίτητα πεδία. Εάν έχουμε τελειώσει με τα μέλη της Λίστας Διανομής (Distribution List) και την έχουμε ονομάσει πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα

    Αφού έχουμε δημιουργήσει τη Λίστα Διανομής (Distribution List), θέλουμε τώρα να τη προσθέσουμε σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε ένα από τα πεδία Προς (To), Κοιν. (Bc) ή Ιδιαίτ. Κοιν. (Bcc) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Ονομάτων: Επαφές (Select Names: Contacts) όπου εμφανίζονται οι επαφές μας μαζί με τη Λίστα Διανομής (Distribution List) που μόλις δημιουργήσαμε. Την επιλέγουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα και έπειτα διαλέγουμε σε ποιο πεδίο θέλουμε να την εισάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα την έχω εισάγει στο πεδίο Προς (To) και εφόσον δεν θέλω να προσθέσω άλλες επαφές για το μήνυμά μου πατάω στο κουμπί ΟΚ.

    Η Λίστα Διανομής (Distribution List) έχει εμφανιστεί τώρα στο αντίστοιχο πεδίο που την είχα εισαγάγει και το μήνυμά μου είναι έτοιμο για αποστολή.

    Το εικονίδιο της Λίστας Διανομής (Distribution List) διαφέρει από ότι το εικονίδιο των επαφών μας, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    ΟΙ εντολές και οι εικόνες είναι από το Outlook 2007. Επειδή οι επιλογές διαφέρουν στο Outlook 2010, όποιος θέλει να διαβάσει το post στα Αγγλικά μαζί με τις εικόνες από το Outlook 2010 μπορεί να το κάνει στην παρακάτω διεύθυνση:
    The commands and screenshots are taken from Outlook 2007. Because the options differ in Outlook 2010, whoever wants to read this post in English and with screenshots from Outlook 2010 can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/10/02/how-to-set-up-a-contact-group-in-outlook/
    Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Bc,Bcc,Cc,Contact Group,Contacts,Distribution List,How To Setup a Contact Group In Outlook,Δημιουργία Λίστας Διανομής στο Outlook,Επιλογές Επαφών,Επιλογή Μελών,Ιδιαίτερη Κοινοποίηση,Κοινοποίηση,Λίστα Διανομής,Προς,MVP,New E-Mail Message,Office 2010,Office Smart,Office System,Select Members,Smart Office,SystemPlus
  13. philippe
    Create Handouts From PowerPoint In Word
    Αρκετοί από εμάς πιστεύω πώς θέλουμε να γνωρίζουμε εάν υπήρχε ο τρόπος να εισάγουμε Διαφάνειες του PowerPoint σε ένα έγγραφο του Word. Η λύση είναι πολύ απλή και περιγράφεται παρακάτω:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να ανοίξουμε την Παρουσίαση του PowerPoint που θέλουμε να μετατρέψουμε σε έγγραφο του Word.
    Για του χρήστες του PowerPoint 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί του Office στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται από αριστερά να επιλέξουμε την κατηγορία Δημοσίευση (Publish) κα έπειτα από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων Ακροατηρίου Στο Microsoft Word (Create Handouts in Microsoft Office Word).
    Για τους χρήστες του PowerPoint 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων (Create Handouts).

    Με οποιαδήποτε έκδοση διαθέτουμε το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Στο Microsoft Word (Send To Microsoft Office Word) εμφανίζεται όπου μπορούμε να επιλέξουμε τη διάταξη σελίδας στο Microsoft Office Word. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:
    Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides) Κενές Γραμμές Δίπλα Σε Διαφάνειες (Blank Lines Next To Slides) Σημειώσεις Κάτω Από Διαφάνειες (Notes Below Slides) Κενές Γραμμές Κάτω Από Διαφάνειες (Blank Lines Below Slides) Μόνο Διάρθρωση (Outline Only)

    Στην περιοχή του παραθύρου διαλόγου Προσθήκη Διαφανειών Σε Έγγραφο Του Microsoft Office Word (Add Slides To Microsoft Word Document) έχουμε τις εξής δύο επιλογές:
    Επικόλληση (Paste):
    Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα, όπου είχα επιλέξει Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides). Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στις διαφάνειές μας στο PowerPoint, αυτές δεν ενημερώνονται στο έγγραφο του Word.

    Επικόλληση Σύνδεσης (Past Link):
    Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγοντας όμως Επικόλληση Σύνδεσης (Paste Link), μπορούμε να ενημερώσουμε τις διαφάνειες στο έγγραφο του Word με οποιαδήποτε αλλαγή κάναμε στο PowerPoint, κάνοντας ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας σε μία μικρογραφία διαφάνειας και επιλέγοντας από το μενού συντόμευσης την εντολή Ενημέρωση Σύνδεσης (Update Link) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Κάνοντας επίσης ένα δεξί κλικ σε μία μικρογραφία διαφάνειας στο Word, και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο: Συνδεδεμένο Διαφάνεια ( Linked Slide Object), όπου εμφανίζεται ένα νέο μενού που περιέχει τις εξής εντολές:
    Επεξεργασία Σύνδεσης (Edit Link): Εμφανίζεται το PowerPoint για να επεξεργαστούμε τις διαφάνειες. Άνοιγμα Σύνδεσης (Open Link): Ανοίγει το PowerPoint. Μετατροπή (Convert): Μπορούμε να μετατρέψουμε τη σύνδεση σε αντικείμενο. Συνδέσεις (Links):
    Στην παρακάτω εικόνα έχει επιλεγεί η εντολή Συνδέσεις (Links) από το μενού συντόμευσης, όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις (Links). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που επιθυμούμε επιλέγοντας τις αντίστοιχες εντολές.

    Επίσης εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε μία μικρογραφία διαφάνειας, αμέσως θα ξεκινήσει η εφαρμογή του PowerPoint όπου θα εμφανιστεί και πάλι η παρουσίαση έτοιμη για επεξεργασία.
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video με τα βήματα που περιέγραψα
    : Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/04/02/create-handouts-from-powerpoint-in-word/

    Technorati Tags: Create Handouts,Create Handouts From PowerPoint In Word,Δημιουργία Σημειώσεων,Δημιουργία Σημειώσεων Από Το PowerPoint Στο Word,Microsoft Office PowerPoint,PowerPoint
  14. philippe
    Working With Templates in Office 2010
    Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχουν αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Πρότυπα (Templates) υπάρχουν και στις εφαρμογές του Excel, Access και PowerPoint.
    Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο σε κάποιο πρότυπο στο Word 2010. Την ίδια ακριβώς διαδικασία ακολουθούμε και στις άλλες εφαρμογές.
    Μεταβαίνουμε στο tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Δημιουργία (Create) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στα δεξιά και στο πάνω μέρος του πτυσσόμενο μενού κάτω από την περιοχή που αναγράφει Διαθέσιμα Πρότυπα (Available Templates) έχουμε τις εξής επιλογές:
    Κενό Έγγραφο (Blank Document): Επιλέγοντάς αυτήν την εντολή δημιουργείται ένα Νέο Κενό Έγγραφο (New Blank Document) βασισμένο στο πρότυπο Normat.dotx. Δηλαδή δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο το οποίο έχει προκαθορισμένο τύπο γραμματοσειράς, προκαθορισμένα περιθώρια κτλ.

    Δημοσίευση Ιστολογίου (Blog Post): Επιλέγοντας αυτήν την εντολή, δημιουργείται ένα έγγραφο στο οποίο μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το κείμενό μας το οποίο θα μπορέσουμε να δημοσιεύσουμε σε κάποιο ιστολόγιο.

    Την πρώτη φορά που θα επιλέξουμε την εντολή αυτή εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου Δήλωση Λογαριασμού Ιστολόγι (Register A Blog Account) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Εφόσον επιλέξουμε την εντολή Δήλωση Τώρα (Register Now) θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέος Λογαριασμός Ημερολογίου Web (New Blog Account) στο οποίο θα πρέπει να ρυθμίσουμε όλες τις παραμέτρους, ώστε να μπορούμε να δημοσιεύουμε με επιτυχία τα posts μας στο Ιστολόγιο. Όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα, η κορδέλα έχει αλλάξει έτσι ώστε να μπορέσουμε να δημοσιεύσουμε με επιτυχία το post μας.

    Πρόσφατα Πρότυπα (Recent Templates):
    Επιλέγοντας την εντολή Πρόσφατα Πρότυπα (Recent Templates) εμφανίζονται όλα τα πρόσφατα πρότυπα τα οποία έχουμε χρησιμοποιήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Δείγματα Προτύπων (Sample Templates):
    Επιλέγοντάς την εντολή Δείγματα Προτύπων (Sample Templates) εμφανίζονται κάποια αντιπροσωπευτικά δείγματα προτύπων τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τα Πρότυπά Μου (My Templates):
    Επιλέγοντας την εντολή Τα Πρότυπά Μου (My Templates) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία (New) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο βασισμένο σε κάποιο από τα διαθέσιμα πρότυπα που εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα.

    Δημιουργία Από Υπάρχον (New From Existing):
    Επιλέγοντας την εντολή Δημιουργία Από Υπάρχον (New From Existing) εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα πρέπει να αναζητήσουμε το έγγραφο στο οποίο θέλουμε να βασιστούμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο.

    Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού Δημιουργία (New) και στην περιοχή Πρότυπα του Office.com (Office.com Templates) βλέπουμε όλες τις κατηγορίες προτύπων που είναι διαθέσιμα στην τοποθεσία Ιστού της Microsoft

    Η κάθε κατηγορία προτύπων στην τοποθεσία ιστού της Microsoft, περιλαμβάνει διάφορες υποκατηγορίες. Απλώς εμείς θα πρέπει να διαλέξουμε αυτό που είναι κατάλληλο για τη δική μας ανάγκη. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την κατηγορία Επιστολόχαρτα (Stationery) και έπειτα έχω επιλέξει το Επιστολόχαρτο Διακοπών (Holiday Stationery). Με την επιλογή του προτύπου βλέπουμε και την αντίστοιχη προεπισκόπηση στο δεξιό μέρος.

    Η προεπισκόπηση θα μας δείξει πώς θα εμφανιστεί στο έγγραφό μας. Μας ενημερώνει επίσης τον Πάροχο, το μέγεθος του αρχείου και μάλιστα την αξιολόγηση που έχει το συγκεκριμένο πρότυπο. Αφού έχουμε αποφασίσει ποιο πρότυπο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, στο δεξιό μέρος της περιοχής προεπισκόπησης του προτύπου υπάρχει η εντολή Λήψη (Download) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.


    Επιλέγοντας την εντολή Λήψη (Download) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη Προτύπου (Downloading Template), όπου μας ενημερώνει για την πορεία της λήψης του προτύπου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού ολοκληρωθεί η λήψη του προτύπου εμφανίζεται στην οθόνη μας έτοιμο για επεξεργασία όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν χρησιμοποιούμε ένα πρότυπο, δεν ανοίγουμε το αρχείο προτύπου, αλλά ένα αντίγραφο του. Το αρχικό πρότυπο μένει ανέπαφο ότι αλλαγή και αν κάνουμε στο έγγραφο.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video, για το πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο βασισμένο σε ένα Πρότυπο (Template).

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking the icon below:

    Technorati Tags: Blank Document,Blogpost Template,Δείγματα Προτύπων,Δημιουργία Από Υπάρχον,Δημοσίευση Ιστολογίου,Κενό Έγγραφο,Πρόσφατα Πρότυπα,Πρότυπα,Τα Πρότυπά Μου,Microsoft Web Site,My Templates,New From Existing,Office 2010,Office Smart,Recent Templates,Sample Templates,Smart Office,Templates
  15. philippe
    How To Insert An Online Video In Word
    Όλοι πιστεύω θα έχουμε αναρωτηθεί εάν υπάρχει τρόπος για να εισάγουμε ένα video σε ένα έγγραφο του Word. Όχι μόνο στις παρουσιάσεις μας ή παρουσιάζοντάς τα στο διαδίκτυο. Λοιπόν, με το Νέο Office έχουμε τη δυνατότητα!!! Τα βήματα που χρειάζονται περιγράφονται παρακάτω.
    Για να εισάγουμε ένα Online Video θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Insert (Εισαγωγή) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Media (Μέσα) επιλέγουμε την εντολή Online Video όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Video (Εισαγωγή Video) όπου έχουμε τις εξής τρεις (3) επιλογές:
    Bing Video Search (Search the web)-(Μηχανή Αναζήτησης Video Bing) YouTube (The largest worldwide video-sharing community)-(Η μεγαλύτερη παγκόσμια κοινότητα διαμοιρασμού Video) From a Video Embed Code (Paste the embed code to insert a video from a web site)-Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video (Επικόλληση ενσωμάτωσης κώδικα για εισαγωγή video από τοποθεσία ιστού)
    Bing Video Search (Search the Web)- (Μηχανή Αναζήτησης Video Bing): Στην περιοχή αναζήτησης στα δεξιά του παραθύρου πληκτρολογούμε την λέξη κλειδί από το video το οποίο αναζητάμε. Για το παράδειγμά μου έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “The Dark Knight Rises” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter. Σε λίγα δευτερόλεπτα τα αποτελέσματα της λέξεως κλειδί έχουν εμφανιστεί. Η μηχανή αναζήτησης Bing μας ενημερώνει ότι τα αποτελέσματα είναι 39100. Όταν πλοηγούμαστε πάνω από κάθε video έχουμε μία σύντομη περιγραφή του video, και αφού επιλέξουμε τον μεγεθυντικό φακό μπορούμε να προ-επισκόπησουμε το video σε μεγαλύτερες διαστάσεις όπως επίσης να πατήσουμε το κουμπί Play για να το παρακολουθήσουμε. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι από το video μπορούμε να κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω του έτσι ώστε να εισαχθεί στο έγγραφό, ή να πατήσουμε στο πλήκτρο Enter.

    YouTube (The largest worldwide video-sharing community): Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία και με το YouTube για να εισάγουμε ένα video στο έγγραφό μας. Η λέξη κλειδί κλειδί στο παρακάτω παράδειγμα είναι “The Amazing Spiderman” όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    From a Video Embed Code (Paste the embed code to insert a video from a web site)-Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video-(Επικόλληση ενσωμάτωσης κώδικα για εισαγωγή video από τοποθεσία ιστού):
    Με αυτήν την επιλογή, θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο Διαδίκτυο έτσι ώστε να εντοπίσουμε το video που θέλουμε να εισάγουμε. Τότε θα πρέπει να δώσουμε την εντολή να αντιγράψουμε τον Embed Code (Κώδικα Ενσωμάτωσης) και να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Τότε θα πρέπει να επικολλήσουμε τον κώδικα χρησιμοποιώντας την εντολή Paste (Επικόλληση) ή τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Από τη στιγμή που έχει επικολληθεί ο κώδικας στα δεξιά της περιοχής της εντολής From A Video Embed Code (Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video), επιλέγουμε το βέλος στα δεξιά ή πατάμε το πλήκτρο Enter όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Όποιον και από τρεις επιλογές επιλέξουμε για να εισάγουμε ένα video στο έγγραφό μας το video θα εισαχθεί στο έγγραφό μας στο Word όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Το μόνο που απομένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Play (Αναπαραγωγή) και το video θα ξεκινήσει να παίζει.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την εντολή Insert Online Videos (Εισαγωγή Online Video) στο Word:

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Bing Video Search,From A Video Embed Code,Insert Online Video,Insert Video,Εισαγωγή Online Video,Εισαγωγή Video,Κώδικα Ενσωμάτωσης Video,Microsoft Office 13,Office Smart,Smart Office,Word 13,YouTube
  16. philippe
    How To Insert Online Pictures in Word 2013
    Δεν υπάρχουν τόσες εικόνες στη Συλλογή Clip Art, ή δεν έχουμε τις κατάλληλες εικόνες αποθηκευμένες στον υπολογιστή μας να χρησιμοποιήσουμε;
    Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πια, γιατί με την Νέα Έκδοση του Office μπορούμε να Εισάγουμε Online Εικόνες (Insert Online Pictures) στα έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και ακόμα σε μηνύματα.

    Όπως όλοι θα γνωρίζουμε, για να εισάγουμε μία εικόνα σε ένα έγγραφο του Word θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert)και έπειτα να εντοπίσουμε την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations). Στην καινούργια έκδοση του Word, στην περιοχή αυτή υπάρχει η εντολή Insert Online Pictures (Εισαγωγή Online Εικόνων).
    Όταν επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παραπάνω παράθυρο διαλόγου με τις εξής τέσσερις επιλογές από τις οποίες μπορούμε να επιλέξουμε για να εισάγουμε εικόνα στο έγγραφό μας:
    Office.com Clip Art (Royalty-free photos and Illustrations): Στην περιοχή αναζήτησης του παραθύρου στα δεξιά, πληκτρολογούμε την λέξη κλειδί για την εικόνα την οποία αναζητάμε. Στο παρακάτω παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει την λέξη “Snow” (Χιόνι), και αφού την έχουμε πληκτρολογήσει πατάμε το πλήκτρο Enter και αμέσως ξεκινάει η αναζήτηση. Σε λίγα δευτερόλεπτα τα αποτελέσματα από την λέξη κλειδί την οποία πληκτρολογήσαμε εμφανίζονται. Όταν πλοηγούμαστε πάνω από κάθε εικόνα έχουμε και μία περιγραφή της εικόνας στα δεξιά της και στο κάτω αριστερό άκρο του παραθύρου.

    Μπορούμε να πατήσουμε πάνω στον μεγεθυντικό φακό για να προεπισκοπήσουμε την εικόνα μεγαλύτερα όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Αφού αποφασίσουμε για το ποια εικόνα θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε μπορούμε να κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω της ή να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί Insert (Εισαγωγή) στο κάτω δεξιό άκρο του παραθύρου. Η εικόνα εισάγεται κατευθείαν στο έγγραφό μας.
    Εάν δεν έχουμε μείνει ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα των εικόνων από τον πάροχο του Office.com. Clip Art, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Back To Site (Πίσω Σε Τοποθεσίες Ιστού) που βρίσκεται στο πάνω αριστερό του παραθύρου για να αναζητήσουμε εικόνες αλλού.

    Bing Image Search (Search the web) – (Μηχανή Αναζήτησης Εικόνων του Bing): Χρησιμοποιούμε την ίδια διαδικασία που περιγράφηκε πιο πάνω και με τη Μηχανή Αναζήτησης Εικόνων του Bing όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    My SkyDrive Account (Ο Λογαριασμός Μου Στο SkyDrive): Στην παρακάτω εικόνα έχω συνδεθεί στο λογαριασμό μου στο SkyDrive, χρησιμοποιώντας την αντίστοιχη επιλογή, όπου πλοηγούμαστε στον επιθυμητό φάκελο για να εντοπίσουμε την εικόνα που επιθυμούμε χρησιμοποιώντας την ίδια διαδικασία. Εάν δεν έχουμε συνδεθεί στο λογαριασμό μας στο SkyDrive θα μας ζητηθεί να συνδεθούμε.
    Also Insert From (Εισαγωγή Επίσης Από): Με την επιλογή των δύο πολύχρωμων κουκκίδων στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου Insert Pictures (Εισαγωγή Εικόνων) μπορούμε να συνδέσουμε τον λογαριασμό μας στη Microsoft με τον λογαριασμό μας στο Flickr ακολουθώντας τις οδηγίες. Έτσι θα έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε εικόνες και από το Flickr.

    Η εντολή Insert Pictures Online (Εισαγωγή Online Εικόνων) είναι διαθέσιμο και στο Excel, PowerPoint, OneNote και Outlook.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την εντολή Insert Online Pictures:

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:
    Technorati Tags: Also Insert From,Autoexec.gr,Bing Image Search,Flickr,Illustrations,Insert Online Pictures,Απεικονίσεις,Εισαγωγή Εικόνων,Εισαγωγή Εικόνων Online,Office 13,Office Smart,Office.com Clip Art,Online Pictures,SkyDrive,Smart Office,SystemPlus
  17. philippe
    Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να αναλύσουμε τα δεδομένα μας.
    Παρακάτω θα αναφέρω τον τρόπο με τον οποίο θα εισάγω ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.
    Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Text (Από Κείμενο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε το αρχείο απλού κειμένου το οποίο θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

    Διαλέγοντας την εντολή Import Text (Εισαγωγή Αρχείου) τα αρχεία που μπορούμε να εισάγουμε έχουνε τις εξής επεκτάσεις:
    *. prn – Αρχεία που έχουν δημιουργεί με την εντολή Εκτύπωση σε Αρχείο από το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης (περιέχει κείμενο και περιεχόμενο για εκτύπωση όσο και οδηγίες για τον εκτυπωτή, όπως αριθμός σελίδων κτλ.).
    *.txt – Αρχείο απλού κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, προσπελάσιμο από οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου)
    *.csv – Αρχείο οριοθετημένου κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, συνήθως οριοθετημένο με κόμματα)

    Στο δικό μου παράδειγμα θα διαλέξω να εισάγω ένα αρχείο .txt, και συγκεκριμένα το αρχείο 6292.txt, όπως εμφανίζεται πιο πάνω. Αφού το επιλέξω, διαλέγω την εντολή Import (Εισαγωγή) και εμφανίζεται ο Text Import Wizard (Οδηγός Εισαγωγής Κειμένου) στο πρώτο βήμα από τα συνολικά τρία όπως εμφανίζεται παρακάτω:

    Στο δικό μου παράδειγμα έχω διαλέξει να εισάγω ένα αρχείο οριοθετημένο (οι χαρακτήρες χωρίζονται με κόμματα ή με tabs μεταξύ του κάθε πεδίου και έχω ορίσει ως αρχείο προέλευσης να είναι Windows (ANSI). Προχωράμε στο επόμενο βήμα πατώντας στο κουμπί Next (Επόμενο), όπου εμφανίζεται το δεύτερο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Το δεύτερο βήμα του οδηγού μας επιτρέπει να καθορίσουμε τι είδους οριοθέτες θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα καθορίζω Tab ως οριοθέτες, όπου στο κάτω μέρος έχουμε την προεπισκόπηση όπου βλέπουμε πώς επηρεάζονται τα δεδομένα μας. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις πατάμε στο πλήκτρο Next (Επόμενο) για να προχωρήσουμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Στο τρίτο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε και να μορφοποιήσουμε τις στήλες ανάλογα με το τι μορφή θέλουμε να έχουν. Μπορούμε επίσης να παραβλέψουμε μία στήλη η οποία θεωρούμε ότι είναι περιττή. Στο δικό μου παράδειγμα επέλεξα την στήλη ProductType και επέλεξα την εντολή Do not import column - Skip (Μην εισάγεις την στήλη – παράβλεψη).

    Μπορούμε επίσης να πατήσουμε το κουμπί Advanced (Για προχωρημένους) στο τρίτο βήμα του οδηγού εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε τα διαχωριστικά των ψηφίων και των χιλιάδων να εμφανίζονται με διαφορετική μορφή όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Όποια αλλαγή κάνουμε στο παράθυρο διαλόγου εφαρμόζεται σε όλες τις στήλες στο φύλλο εργασίας..
    Αφού κάνουμε όποιες ρυθμίσεις θέλουμε στις στήλες μας, πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου εκεί πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε σε ποιο κελί θα ξεκινάει η εισαγωγή δεδομένων και σε ποιο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται παρακάτω:

    Πριν όμως πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας ας πατήσουμε στο κουμπί Properties (Ιδιότητες). Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου External Data Range Properties (Ιδιότητες Περιοχής Εξωτερικών Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε κάποιες ρυθμίσεις:

    Save Query Definition – Αποθήκευση Ορισμού Ερωτήματος
    Εάν δεν θέλουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις κάθε φορά, αφήνουμε το κουτί ελέγχου ενεργοποιημένο.
    Prompt for the file name on refresh – Προτροπή για όνομα αρχείου κατά την ανανέωση
    Ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου, αναγκάζει το Excel να μας ζητάει να εντοπίσουμε το αρχείο κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της ανανέωσης. Μπορούμε να αφήσουμε το κουτί ελέγχου απενεργοποιημένο εάν εισάγουμε το ίδιο αρχείο ξανά και ξανά.
    Overwrite existing cells with new data, clear unused cells – Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα τα νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται
    Εδώ η επιλογή είναι σύμφωνα με το τι θέλουμε εμείς να κάνουμε. Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιούμε ένα κενό φύλλο εργασίας όταν θέλουμε να εισάγουμε δεδομένα.
    Fill down formulas in columns adjacent to data – Συμπλήρωση των τύπων στις στήλες που βρίσκονται δίπλα από τα δεδομένα
    Εάν πρόκειται να κάνουμε πράξεις σε κάθε γραμμή, αυτή η επιλογή εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή δεδομένων θα περιέχει τους τύπους.
    Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε ΟΚ για να επιστρέψουμε στο παράθυρο Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) και πατάμε πάλι ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Technorati Tags: Import Text File to Excel Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Autoexec.gr
  18. philippe
    Ιnsert Apps in Office 13
    Εφαρμογή Ορολογία: Πρόγραμμα ηλεκτρονικού υπολογιστή για συγκεκριμένη εργασία. Μπορεί να “τρέξει” στο Διαδίκτυο, στον υπολογιστή μας, στην κινητή μας συσκευή ή και σε οποιαδήποτε άλλη ηλεκτρονική συσκευή.
    Πόσες φορές ευχηθήκαμε να υπήρχε μία εφαρμογή που θα επέκτεινε τις δυνατότητες του υπολογιστικού μας φύλλου ή του εγγράφου μας; Αρκετές φορές πιστεύω!!!
    Εφαρμογές είναι τώρα διαθέσιμες και στις τελευταίες εκδόσεις του Excel, Word και Project. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να εγκαταστήσουμε μία εφαρμογή στο Excel.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Insert (Εισαγωγή) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Apps (Εφαρμογές) να επιλέξουμε την εντολή Apps For Office (Εφαρμογές Για Το Office). Αφού εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή See All (Προβολή Όλων) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.


    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert App (Εισαγωγή Εφαρμογών). Οι διαθέσιμες εφαρμογές εμφανίζονται κάτω από την περιοχή Featured (Προτεινόμενα) όπως μπορούμε να δούμε παρακάτω. Για την περιγραφή του post έχω επιλέξει την εφαρμογή με την ονομασία ModelSheet Excel Model. Μπορούμε να δούμε και την αξιολόγηση της εφαρμογής όπως επίσης και να δούμε ποιές είναι διαθέσιμες για Δωρεάν Λήψη.

    Αφού έχουμε επιλέξει την εφαρμογή κάνοντάς ένα κλικ πάνω του, εμφανίζεται μία ιστοσελίδα που μας μεταφέρει στην τοποθεσία ιστού της office.microsoft.com, που αναφέρεται στην εφαρμογή που είχαμε επιλέξει. Για το δικό μας παράδειγμα έχουμε μεταφερθεί στην ιστοσελίδα που έχει σχέση με το ModelSheet Excel Model Creator, όπου μπορούμε να δούμε όλες τις Details (Πληροφορίες), Ratings (Αξιολογήσεις) και System Requirements (Απαιτήσεις Συστήματος). Για να συνεχίσουμε με την εγκατάσταση θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Add (Προσθήκη) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού πατήσουμε το κουμπί Add (Προσθήκη) θα πρέπει να συνδεθούμε στο Microsoft Account (Λογαριασμό μας στη Microsoft) για να προχωρήσουμε.

    Αφού συνδεθούμε στο Λογαριασμός μας στη Microsoft μία νέα σελίδα εμφανίζεται με τα επόμενα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε την εφαρμογή.
    Όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω:
    Να ανοίξουμε το Word, Excel ή Project. Για το παράδειγμα έχουμε χρησιμοποιήσει το Excel. Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Insert (Εισαγωγή) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Apps (Εφαρμογές) να επιλέξουμε την εντολή που ονομάζεται Apps For Office (Εφαρμογές Για Το Office) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή See All (Προβολή Όλων). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο Insert App (Εισαγωγή Εφαρμογών) θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Office Store και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί Refresh (Ανανέωση) για να δούμε όλες τις εφαρμογές τις οποίες έχουμε κατεβάσει και είναι έτοιμες για χρήση.
    Αφού έχουμε ακολουθήσει τα βήματα που έχουν περιγραφεί πιο πάνω, επιλέγουμε την εφαρμογή που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και πατάμε το κουμπί Insert (Εισαγωγή) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το Παράθυρο Εργασιών (Task Pane) εμφανίζεται στα δεξιά του βιβλίου εργασίας του Excel, όπου απλώς ακολουθούμε τα βήματα για να χρησιμοποιήσουμε την εφαρμογή. Για το δικό μας παράδειγμα μπορούμε να εισάγουμε το ModelSheet ή στο τρέχον φύλλο εργασίας ή να δημιουργήσουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας κάνοντας ένα κλικ πάνω στο αντίστοιχο κουμπί.

    Αφού έχουμε επιλέξει την εντολή που θέλουμε μπορούμε να δούμε το ModelSheet στο Βιβλίο Εργασίας μας έτοιμο για επεξεργασία.

    Όποια εφαρμογή έχουμε εγκαταστήσει είναι διαθέσιμη στην κατηγορία Recently Used Apps (Πρόσφατες Χρησιμοποιημένες Εφαρμογές) που βρίσκεται στο πτυσσόμενο μενού Apps For Office (Εφαρμογές Για Το Office). Οπότε όποια θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε απλώς κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

    Οι εφαρμογές που έχουμε χρησιμοποιήσει θα είναι διαθέσιμες και στο Word, Excel και Project, εκτός εάν είναι σχεδιασμένες για την συγκεκριμένη εφαρμογή που χρησιμοποιούμε. Μια πολύ καλή εφαρμογή που έχω χρησιμοποιήσει είναι η Bing Dictionary English.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την εντολή Insert App (Εισαγωγή Εφαρμογών) στο Office 13.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Apps For Office,Excel 13,Featured,Insert App,Εφαρμογές,Εφαρμογές για το Office 13,Πρόσφατα Χρησιμποιημένες Εφαρμογές,Προτεινόμενα,Office 13,Office Smart,Official Store,Recently Used Apps,Smart Office,Word 13.
  19. philippe
    Έχουμε μία λίστα με Ονοματεπώνυμα σε ένα έγγραφο του Word και θέλουμε να τα εισάγουμε όλα σε μία παρουσίαση που έχει δημιουργηθεί για να είναι πτυχία. Θέλουμε το κάθε ονοματεπώνυμο να μπαίνει και σε μια διαφάνεια και όλοι γνωρίζουμε πώς το PowerPoint δεν διαθέτει τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Τι κάνουμε; Είναι πολύ απλό.
    Ανοίγουμε το έγγραφο που έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμά που θέλουμε. Επιλέγουμε όλα τα ονοματεπώνυμα και εφαρμόζουμε ένα στυλ επικεφαλίδας (στο δικό μου παράδειγμα έχω εφαρμόσει Στυλ Επικεφαλίδας Heading 1, όπως εμφανίζεται και στην εικόνα).

    Εφόσον έχουμε εφαρμόσει ένα Στυλ Επικεφαλίδας μεταβαίνουμε σε Προβολή Outline όπως εμφανίζεται παρακάτω και αποθηκεύουμε το έγγραφό μας. Αυτά είναι βήματα που χρειάζεται να κάνουμε στο Word.

    Μετά ανοίγουμε την παρουσίαση που έχουμε φτιάξει και μορφοποιήσει για τα πτυχία μας και στο Tab Home και στην περιοχή Slides (Διαφάνειες), αναπτύσσουμε το βέλος στο κάτω μέρος της εντολής διαφάνειες και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Slides from Outline.

    Μετά εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Outline, όπου απλώς εντοπίζουμε το έγγραφο που θέλουμε να εισάγουμε στην παρουσίασή μας.

    Αφού το επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Insert (Εισαγωγή), και αμέσως όλα τα ονοματεπώνυμα που υπήρχαν στο έγγραφο του Word, έχουν εισαχθεί στη παρουσίαση μας. Κάθε ονοματεπώνυμο καταλαμβάνει μία διαφάνεια.

    Technorati Tags: Insert Outline in PowerPoint Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office
  20. philippe
    Reuse Slides in PowerPoint 2010
    Πρόκειται να δημιουργήσουμε μία παρουσίαση και χαζεύουμε στο PowerPoint μέχρι να μας έρθει η φαεινή ιδέα το τι μορφή θα έχει. Συνειδητοποιούμε τότε ότι οι διαφάνειες που θέλουμε να δημιουργήσουμε μπορεί να υπάρχουν σε κάποια άλλη παρουσίαση κάπου. Τι κάνουμε τότε; “Δανειζόμαστε” τις διαφάνειες από την άλλη παρουσίαση φυσικά.
    Θα περιγράψω λοιπόν στα παρακάτω βήματα την διαδικασία για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφάνειες από μία άλλη παρουσίαση. Δεν θα χρησιμοποιήσω την εντολή Αντιγραφή (Copy) διαφάνειας και Επικόλληση (Paste), αλλά μία πολύ χρήσιμη εντολή που ονομάζεται Εκ νέου χρήση διαφανειών (Reuse).
    Η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών είναι πολύ χρήσιμη: Πρώτα δεν χρειάζεται να ξανά δημιουργήσουμε διαφάνειες που έχουμε ήδη και δεύτερον ότι εξοικονομούμε πολύ χρόνο.
    Πώς Να Χρησιμοποιήσουμε Την Εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών
    Το PowerPoint μας παρέχει μία εντολή που εντοπίζει συγκεκριμένες διαφάνειες, και μας επιτρέπει να τις εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του PowerPoint, με την διαφορά ότι υπάρχουν κάποιες διαφορετικές λεπτομέρειες στο PowerPoint 2010.
    Πρώτον: Ανοίγουμε την παρουσίαση στην οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις διαφάνειες μέσα, (όχι αυτήν την οποία θέλουμε να δανειστούμε). Στο Tab Κεντρική (Home) , και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαφάνειες (Slides), επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Νέα Διαφάνεια (New Slide) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν διάφορες διαφάνειες με τις δικές τους διατάξεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού πατήσουμε στην εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας σχετικά με την εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

    Από το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) και να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) ή να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Αρχείου (Browse File) ώστε να εντοπίσουμε τις διαφάνειες που θέλουμε να εισάγουμε. Όπως επίσης να επιλέξουμε τους υπερσύνδεσμους που αναγράφουν τις εντολές Άνοιγμα Μιας Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Open A Slide Library) ή Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File).

    Η εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση σε διαφάνειες από Microsoft Office SharePoint Library. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμε μόνο εάν υπάρχει μία Βιβλιοθήκη Διαφανειών διαθέσιμη για εμάς. Η εντολή Αναζήτηση Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File) εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση (Browse), όπου πρέπει να εντοπίσουμε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή μας και να την εισάγουμε. Σε αυτό το άρθρο θα επιλέξω την εντολή Άνοιγμα Αρχείου PowerPoint (Open a PowerPoint File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου έχω εντοπίσει την παρουσίαση που θέλω να εισάγω τις διαφάνειες και είμαι έτοιμος να πατήσω στο κουμπί Άνοιγμα (Open).

    Οι διαφάνειες από την παρουσίαση που έχουμε επιλέξει αμέσως εμφανίζονται στην περιοχή του παραθύρου Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) σε μικρογραφίες καθώς επίσης και ο τίτλος της κάθε διαφάνειας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν μεταβαίνουμε πάνω από κάποια διαφάνεια με το ποντίκι μας, η διαφάνεια διπλασιάζει το μέγεθός της κάνοντας την πιο ευκρινέστερη ώστε να μπορούμε να δούμε τα περιεχόμενά της.

    Για να διατηρήσουμε την μορφοποίηση της αρχικής διαφάνειας, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου δεξιά της εντολής Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης (Keep source formatting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Για να εισάγουμε μία διαφάνεια κάνουμε απλώς ένα κλικ πάνω της και αμέσως εισάγεται στην παρουσίασή μας. Οι διαφάνειες που εισάγουμε μπαίνουν ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη διαφάνεια.
    Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω από μία διαφάνεια από την περιοχή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών θα έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής επιλογές:
    Εισαγωγή Διαφάνειας (Insert Slides): Εισάγει την διαφάνεια στην παρουσίαση και η διαφάνεια θα χρησιμοποιήσει το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εισαγωγή Όλων Των Διαφανειών (Insert All Slides): Εισάγει όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση και όλες οι διαφάνειες χρησιμοποιούν το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εφαρμογή Θέματος Σε Όλες Τις Διαφάνειες (Apply Theme To All Slides): Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας σε όλες τις διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται. Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες (Apply Theme To Selected Slides: Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας στις επιλεγμένες διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.
    Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των διαφανειών, πατάμε στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να κλείσουμε το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/15/reuse-slides-in-powerpoint-2010/
    Ετικέτες Technorati: Reuse Slides in PowerPoint 2010,PowerPoint 2010,Insert Slide,Insert All Slides,Apply Theme to All Slides,Apply Theme to Selected Slides,Keep Source Formatting,Browse File,Browse Slide Library,Autoexec.gr,Office Smart,SystemPlus,Smart Office,MVP,Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών,Εφαρμογή Θέματος,Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες,Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης,Εισαγωγή Διαφάνειας,Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint,Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών
  21. philippe
    Check And Evaluate Formulas in Excel 2010
    Μόλις έχουμε τελειώσει τη δημιουργία ενός τύπου στο Excel (για το οποίο είμαστε υπερήφανοι) αλλά θέλουμε να ελέγξουμε την εγκυρότητά του. Τι κάνουμε;
    Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) που μας παρέχει το Excel.
    Πολύ χρήσιμη λειτουργία ειδικά για μεγάλες συναρτήσεις και για συναρτήσεις που έχουν εξαρτημένες τιμές, γιατί μπορούμε να δούμε πολύ εύκολα πώς το Excel υπολογίζει τη συνάρτηση.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που περιέχει τον τύπο και έπειτα να επιλέξουμε το tab Τύποι (Functions) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing) επιλέγουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και κάτω από εκεί που αναγράφει Αναφορά (Reference), βλέπουμε την αναφορά του κελιού το οποίο είναι IF!$I$4 (το όνομα του φύλλου εργασίας και του κελιού). Κάτω από την περιοχή Υπολογισμός (Evaluate) βλέπουμε τον τύπο μας. Στο παράδειγμα ο τύπος είναι: =IF(Criteria!A2>=10000;”Πλατινένιος”;”Χρυσός”).

    Παρατηρούμε ότι ένα μέρος του τύπου είναι υπογραμμισμένο (Criteria!A2), έτσι εάν πατήσουμε στο κουμπί Υπολογισμός (Evaluate), θα δούμε την πραγματική τιμή που το συγκεκριμένο κελί περιέχει όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Τώρα το μέρος του τύπου 6300>=10000 είναι υπογραμμισμένο. Εάν πατήσουμε το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) θα δούμε το αποτέλεσμα από το πρώτο μέρος του τύπου. Αφού χρησιμοποιήσαμε τη λογική συνάρτηση If και το κριτήριο ήταν 6300>=10000 το οποίο δεν είναι Αληθής (True), το αποτέλεσμα που μας εμφανίζει είναι Ψευδής (False) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Πατώντας το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) ακόμα μία φορά, εμφανίζεται και το αποτέλεσμα του τύπου. Το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) αλλάζει σε Επανεκκίνηση (Restart) για να ξανά-ελέγξουμε τον τύπο από την αρχή.

    Όταν ελέγχουμε έναν τύπο, παρατηρούμε τα κουμπιά Βηματική Εκτέλεση (Step In) και Εκτέλεση Έως Το Τέλος (Step Out) που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Υπολογισμού Τύπου (Evaluate Formula). Αυτά τα κουμπιά ενεργοποιούνται κατά την διάρκεια των βημάτων και έχουν να κάνουν με εξαρτημένες τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παραπάνω εικόνα μπορούμε να δούμε την αναφορά του φύλλου εργασίας και την αναφορά του κελιού στο οποίο έχουμε παρέμβει, και στα δεξιά βλέπουμε τον τύπο που εμφανίζεται στο συγκεκριμένο κελί.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) στο Excel 2010.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking the below icon:

    Technorati Tags: Evaluate,Evaluate Formula,Excel 2010,Formula Auditing,Formulas,Έλεγχος Τύπου,Βηματική Εκτέλεση,Επανεκκίνηση,Εκτέλεση Έως Το Τέλος,Υπολογισμός,Υπολογισμός Τύπου,Microsoft Office 2010,Office Smart,Reference,Smart Office,Step In,Step Out
  22. philippe
    How To Use Paste Transpose
    Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel.
    Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο.
    Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω:
    Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

    Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.
    Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.


    Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special).


    Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Οποιονδήποτε τρόπο και να ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών.

    Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα.
    Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω
    : Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/03/19/how-to-use-paste-transpose/
    Technorati Tags: Excel,Αντιμετάθεση,Επικόλληση Αντιμετάθεσης,Μετατροπή Στηλών Σε Γραμμές και Αντίστροφα,MVP Office System. Columns To Rows,Office System,Paste Tranpose
  23. philippe
    Την πιο συνηθισμένη κίνηση που κάνει ο καθένας μας στο Office είναι η αντιγραφή και η επικόλληση. Συνήθως όταν κάνουμε επικόλληση δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα και αναιρούμε την εντολή. Το πρόβλημα συνήθως εντοπίζεται στην μορφοποίηση, όπου μπορούσαμε να τις αλλάξουμε με τις Επιλογές Επικόλλησης. Πιστεύω όλοι θα θυμόμαστε το εικονίδιο που εμφανιζόταν κάτω από την επικόλλησή μας στις προγενέστερες εκδόσεις του Office και μας έδινε την δυνατότητά να διαλέξουμε τι θα θέλαμε να επικολλήσουμε με λίγες ωστόσο επιλογές;<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />


    <?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" />




    Ας δούμε λοιπόν τις διάφορες επιλογές επικόλλησης που έχουμε στο Office 2010 και συγκριμένα για το Word, το Excel και το PowerPoint.  Στο Office 2010 έχουμε όμως τη δυνατότητα να προεπισκοπούμε “ζωντανά” τις επικολλήσεις μας.  Καθώς θα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τις διαθέσιμες επιλογές αμέσως θα εμφανίζεται και μία προεπισκόπηση των επικολλημένων στοιχείων.


    Στο Word 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:







    Έχω αντιγράψει μία περιοχή κελιών από ένα φύλλο εργασίας του Excel, και θέλω να το επικολλήσω σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας το δεξί κλικ στο σημείο που θέλω και διαλέγοντας την εντολή της επικόλλησης εμφανίζονται οι Επιλογές Επικόλλησης. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις διαθέσιμες επιλογές τις οποίες εξηγώ παρακάτω:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης.





     

    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού.





     

    Το τρίτο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το τέταρτο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το πέμπτο θα το επικολλήσει ως εικόνα





     

    Το έκτο θα επικολλήσει μόνο το κείμενο.


     

    Στο Excel 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα πάντα, δηλαδή και μορφοποίηση και τύπους, κτλ.




    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τις τιμές και το κείμενο χωρίς καθόλου μορφοποιήσεις και όχι τους τύπους παρά μόνο το αποτέλεσμα.




    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τις τιμές και το κείμενο χωρίς τις μορφοποιήσεις, αλλά τώρα επικολλάει και τους τύπους.





    Το τέταρτο εικονίδιο είναι της αντιμετάθεσης (Transpose) και θα επικολλήσει τα περιεχόμενα με άλλη διάταξη, δηλαδή οι στήλες γίνονται γραμμές, και οι γραμμές στήλες.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο την μορφοποίηση που έχουμε εφαρμόσει στην περιοχή αυτή που αντιγράψαμε. Δηλαδή περιγράμματα και σκίαση, δεκαδικά ψηφία, νομισματική μονάδα κτλ.





    Το έκτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα περιεχόμενα αλλά με υπερσύνδεση, έτσι ώστε όταν αλλάζουν τα δεδομένα από την προέλευση να ενημερώνονται και τα επικολλημένα στοιχεία.



     
    Εάν διαλέξουμε τις επιπρόσθετες επιλογές επικόλλησης εμφανίζονται περισσότερες επιλογές, όπως το εικονίδιο που θα επικολλήσει και θα διατηρήσει σταθερό το πλάτος των στηλών:







     

     

    Στο PowerPoint 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους.





    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα και θα εφαρμόσει μορφοποίηση σύμφωνα με τον προορισμό τους.





    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους αλλά θα ενσωματώσει και υπερσύνδεση με την προέλευση των δεδομένων.





    Το τέταρτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα σε μορφή εικόνας.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τα δεδομένα χωρίς καμία μορφοποίηση.



     
  24. philippe

    Θέματα

    By philippe,

    Themes
    Μορφοποιώντας το κείμενό μας, τις επικεφαλίδες, τις λίστες και άλλα στοιχεία του εγγράφου μας μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρο και κουραστικό. Με τόσες επιλογές που έχουμε να κάνουμε όπως τύπο τον γραμματοσειράς, χρώματα και διάφορα γραφικά στοιχεία ώστε να παρουσιάσουμε το έγγραφό μας με την καλύτερη δυνατή μορφή μπορεί να μας φαίνεται εξουθενωτικό.
    Για αυτό και πολλοί χρήστες αρκούνται σε γραμματοσειρά τύπου Times New Roman και επικεφαλίδες με γραμματοσειρά τύπου Arial, για να είναι σίγουροι τι κάνουν. Ευτυχώς που το Word μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη συνολική εικόνα ενός εγγράφου εφαρμόζοντας ένα από τα Θέματα (Themes) που διαθέτει.
    Θέμα (Themes) ονομάζεται μια ενιαία εμφάνιση στην οποία περιέχονται στυλ επικεφαλίδων, στυλ κειμένου μορφοποιημένα με εφέ γραμματοσειρών, λίστες με ειδικά σχεδιασμένους χαρακτήρες κουκκίδων, χρώματα φόντου, εφέ γεμίσματος και εικόνες.
    Διαφορά Θέμα και Προτύπων
    Difference Between Themes And Templates
    Το Θέμα (Themes) αφορά την εμφάνιση και το στυλ του εγγράφου, ενώ τα Πρότυπα (Templates) αφορά τα περιεχόμενα του εγγράφου. Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχει αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Στο επόμενο post μου θα περιγράψω πώς μπορούμε να κατεβάσουμε και να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο (Template).
    Για να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) στο έγγραφό μας, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Θέματα (Themes) να επιλέξουμε το βέλος κάτω από την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από κάθε θέμα χωρίς να κάνουμε κλικ στο ποντίκι μας. Έτσι έχουμε μία προεπισκόπηση στο έγγραφο το πώς θα εμφανίζεται ανάλογα με το κάθε θέμα που επιλέγουμε. Όταν αποφασίσουμε για το θέμα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε απλώς κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

    Όταν διαλέγουμε ένα θέμα, εφαρμόζουμε χρώμα, γραμματοσειρά, και εφέ στα στοιχεία του εγγράφου μας.
    Τα Θέματα (Themes) αποτελούνται από τρία τμήματα:
    Χρώμα (Color): Το κάθε Θέμα (Theme) εφαρμόζει ένα σετ από χρώματα σε συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου. Διάφορα χρώματα εφαρμόζονται για τα Στυλ Επικεφαλίδων και άλλα για υπερσυνδέσμους. Γραμματοσειρές (Fonts): Κάθε θέμα χρησιμοποιεί μία ή δύο γραμματοσειρές για το κυρίως κείμενο και για τις επικεφαλίδες. Εφέ (Graphical Effects): Διάφορα εφέ εφαρμόζονται στα διάφορα γραφικά και στα στοιχεία σχεδίασης του εγγράφου μας. Θέματα (Themes) μπορούμε να εφαρμόσουμε και στα προγράμματα των Υπολογιστικών Φύλλων (Excel) ενεργοποιώντας το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και στο PowerPoint ενεργοποιώντας το tab Σχεδίαση (Design).
    Παρακάτω αναφέρονται μερικά παραδείγματα που μορφοποιούνται όταν διαλέγουμε ένα θέμα:
    Κυρίως κείμενο: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα Επικεφαλίδες: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα Πίνακες: Γραμματοσειρά , περιγράμματα και στυλ γραμμών, και χρώμα. Γραφήματα: Γραμματοσειρά, περίγραμμα, γραμμές, στυλ γραφικών του γραφήματος, και χρώμα. Εικόνα: Χρώμα περιγράμματος Smart Art: Γραμματοσειρά, χρώμα γραφικού Clip Art: Περίγραμμα και χρώμα περιγράμματος. WordArt: Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς, αλλά το στυλ παραμένει το ίδιο. Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού των Θεμάτων (Themes) βρίσκονται οι ακόλουθες εντολές:
    Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο (Reset To Theme From Template):
    Επιλέγοντας την εντολή αυτή το έγγραφό μας επανέρχεται στην μορφή την οποία είχαμε μορφοποιήσει αρχικώς.
    Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes):
    Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Επιλέγοντάς την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Θέματος ή Εγγράφου Με Θέμα (Choose Theme Or Themed Document) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε το Θέμα που έχουμε αποθηκεύσει ή δημιουργήσει και αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας. Το επιλέγουμε και απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme):
    Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme). Εάν έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε σαν Θέμα (Theme) μπορούμε επιλέγοντάς την αντίστοιχη εντολή να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση.
    Επιλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme) με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο των θεμάτων. Πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το Θέμα (Theme) μας και πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save).

    Παρατηρούμε ότι η επέκταση του αρχείου είναι .thmx που αντιστοιχεί σε Θέμα του Office (Office Theme).
    Για να εφαρμόσουμε το Θέμα (Theme) που μόλις έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Θέματα (Themes) και να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Προσαρμοσμένες (Custom) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που περιγράφει πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) σε ένα έγγραφο του Word.

    Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below.

    Technorati Tags: Browse For Themes,Choose Theme,Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος. Θέματα,Αναζήτηση Για Θέματα,Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο,Office 2010,Office Smart,Reset To Theme From Template,Save Current Theme,Smart Office,Themes
  25. philippe
    Remove Duplicates in Excel 2010
    Αρκετές φορές όταν το Excel χρησιμοποιείται για να διαχειριστεί λίστες δεδομένων, διπλότυπες εγγραφές μπορεί να υπάρχουν στη λίστα δεδομένων, που πρέπει να εντοπιστούν και να διαγραφούν. Πώς μπορούμε να εντοπίσουμε και να διαγράψουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο Excel;
    Στο φύλλο εργασίας παρακάτω θέλουμε να βρούμε τις διπλότυπες εγγραφές για τη στήλη Προϊόν, (φανταστείτε να υπάρχουν δεδομένα πολύ πιο περισσότερα από ότι το παράδειγμα). Αντί να περνάμε τα δεδομένα ένα προς ένα για να εντοπίσουμε τα διπλότυπα μπορούμε να κάνουμε το εξής:

    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε ένα κελί μέσα στην περιοχή των δεδομένων και έπειτα να μεταβούμε στο tab Δεδομένα (Data), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) επιλέγουμε την εντολή Κατάργηση Διπλότυπων (Remove Duplicates) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Εξορισμού είναι επιλεγμένη η εντολή Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers), και όλες οι κεφαλίδες των στηλών του φύλλου εργασίας είναι επιλεγμένα.

    Εάν δεν έχουμε κεφαλίδες στο φύλλο εργασίας θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers) και το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Εάν θέλουμε να από-επιλέξουμε όλες τις κεφαλίδες απλώς πατάμε στο κουμπί Κατάργηση Επιλογής Όλων (Unselect All). Τότε επιλέγουμε τα κουτιά ελέγχου στα αριστερά της ονομασίας της στήλης που θέλουμε να ελέγξουμε για διπλότυπες εγγραφές. Τότε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ξεκινήσει το Excel την αναζήτηση και διαγραφή των διπλότυπων εγγραφών.

    Το πλαίσιο διαλόγου πληροφορίας εμφανίζεται, όπου μας αναφέρει ότι μία διπλότυπη τιμή βρέθηκε και καταργήθηκε και ότι απομένουν άλλες 7 μοναδικές τιμές.

    Εάν είχαμε επιλέξει ένα κελί εκτός της περιοχής δεδομένων και προσπαθούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) θα εμφανίζονταν το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου όπου θα μας ενημέρωνε ότι δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της εντολής με την περιοχή που είχαμε επιλέξει.

    Εάν δεν θέλουμε να καταργήσουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο φύλλο εργασίας, αλλά απλώς να της επισημάνουμε για να μπορέσουμε να τις εξετάσουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting). Για να τη χρησιμοποιήσουμε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή Στυλ (Styles) να επιλέξουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Αφού εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, επιλέγουμε την εντολή Επισήμανση Κανόνων Κελιών (Highlight Cells Rules) και από τα δεξιά του υπομενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values).
    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values) όπου μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχουν οι Διπλότυπες (Duplicate) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Κατευθείαν οι Διπλότυπες (Duplicates) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές έχουν επισημανθεί σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε επιλέξει.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) στο Excel 2010.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below.

     
    Technorati Tags: Conditional Formatting In Excel,Data Tools,Duplicate Values,Excel 2010,Highlight Cells Rules,Διπλότυπες Εγγραφές,Διπλότυπες Τιμές,Επιιλογή Όλων,Κατάργηση Διπλοτύπων,Κατάργηση Επιλογής Όλων,Μορφοποίηση Υπό Όρους,Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες,My Data Has Headers,Office Smart,Remove Duplicates,Select All,Smart Office,Unselect All
×
×
  • Create New...