Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    How can I turn on/off Auto Keyboard switching?
    Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο.
    Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό;
    Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word.
    Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text).

    Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/08/31/how-can-i-turn-onoff-auto-keyboard-switching/
    Ετικέτες Technorati: Keyboard Language Display,Word Options,How To Change Automatically Language Display,Word,Office 2010,SystemPLus,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr Ετικέτες Technorati: Automatically switch keyboard to match language of surrounding text
  2. philippe
    Create Handouts From PowerPoint In Word
    Αρκετοί από εμάς πιστεύω πώς θέλουμε να γνωρίζουμε εάν υπήρχε ο τρόπος να εισάγουμε Διαφάνειες του PowerPoint σε ένα έγγραφο του Word. Η λύση είναι πολύ απλή και περιγράφεται παρακάτω:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να ανοίξουμε την Παρουσίαση του PowerPoint που θέλουμε να μετατρέψουμε σε έγγραφο του Word.
    Για του χρήστες του PowerPoint 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί του Office στην πάνω αριστερή γωνία της οθόνης και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται από αριστερά να επιλέξουμε την κατηγορία Δημοσίευση (Publish) κα έπειτα από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων Ακροατηρίου Στο Microsoft Word (Create Handouts in Microsoft Office Word).
    Για τους χρήστες του PowerPoint 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Δημιουργία Σημειώσεων (Create Handouts).

    Με οποιαδήποτε έκδοση διαθέτουμε το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Στο Microsoft Word (Send To Microsoft Office Word) εμφανίζεται όπου μπορούμε να επιλέξουμε τη διάταξη σελίδας στο Microsoft Office Word. Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:
    Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides) Κενές Γραμμές Δίπλα Σε Διαφάνειες (Blank Lines Next To Slides) Σημειώσεις Κάτω Από Διαφάνειες (Notes Below Slides) Κενές Γραμμές Κάτω Από Διαφάνειες (Blank Lines Below Slides) Μόνο Διάρθρωση (Outline Only)

    Στην περιοχή του παραθύρου διαλόγου Προσθήκη Διαφανειών Σε Έγγραφο Του Microsoft Office Word (Add Slides To Microsoft Word Document) έχουμε τις εξής δύο επιλογές:
    Επικόλληση (Paste):
    Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα, όπου είχα επιλέξει Σημειώσεις Δίπλα Σε Διαφάνειες (Notes Next To Slides). Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στις διαφάνειές μας στο PowerPoint, αυτές δεν ενημερώνονται στο έγγραφο του Word.

    Επικόλληση Σύνδεσης (Past Link):
    Ανάλογα με τη διάταξη που είχαμε επιλέξει, οι διαφάνειες εμφανίζονται στο Microsoft Word όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγοντας όμως Επικόλληση Σύνδεσης (Paste Link), μπορούμε να ενημερώσουμε τις διαφάνειες στο έγγραφο του Word με οποιαδήποτε αλλαγή κάναμε στο PowerPoint, κάνοντας ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας σε μία μικρογραφία διαφάνειας και επιλέγοντας από το μενού συντόμευσης την εντολή Ενημέρωση Σύνδεσης (Update Link) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Κάνοντας επίσης ένα δεξί κλικ σε μία μικρογραφία διαφάνειας στο Word, και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο: Συνδεδεμένο Διαφάνεια ( Linked Slide Object), όπου εμφανίζεται ένα νέο μενού που περιέχει τις εξής εντολές:
    Επεξεργασία Σύνδεσης (Edit Link): Εμφανίζεται το PowerPoint για να επεξεργαστούμε τις διαφάνειες. Άνοιγμα Σύνδεσης (Open Link): Ανοίγει το PowerPoint. Μετατροπή (Convert): Μπορούμε να μετατρέψουμε τη σύνδεση σε αντικείμενο. Συνδέσεις (Links):
    Στην παρακάτω εικόνα έχει επιλεγεί η εντολή Συνδέσεις (Links) από το μενού συντόμευσης, όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις (Links). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που επιθυμούμε επιλέγοντας τις αντίστοιχες εντολές.

    Επίσης εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε μία μικρογραφία διαφάνειας, αμέσως θα ξεκινήσει η εφαρμογή του PowerPoint όπου θα εμφανιστεί και πάλι η παρουσίαση έτοιμη για επεξεργασία.
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video με τα βήματα που περιέγραψα
    : Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/04/02/create-handouts-from-powerpoint-in-word/

    Technorati Tags: Create Handouts,Create Handouts From PowerPoint In Word,Δημιουργία Σημειώσεων,Δημιουργία Σημειώσεων Από Το PowerPoint Στο Word,Microsoft Office PowerPoint,PowerPoint
  3. philippe
    How To Insert An Online Video In Word
    Όλοι πιστεύω θα έχουμε αναρωτηθεί εάν υπάρχει τρόπος για να εισάγουμε ένα video σε ένα έγγραφο του Word. Όχι μόνο στις παρουσιάσεις μας ή παρουσιάζοντάς τα στο διαδίκτυο. Λοιπόν, με το Νέο Office έχουμε τη δυνατότητα!!! Τα βήματα που χρειάζονται περιγράφονται παρακάτω.
    Για να εισάγουμε ένα Online Video θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Insert (Εισαγωγή) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Media (Μέσα) επιλέγουμε την εντολή Online Video όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Video (Εισαγωγή Video) όπου έχουμε τις εξής τρεις (3) επιλογές:
    Bing Video Search (Search the web)-(Μηχανή Αναζήτησης Video Bing) YouTube (The largest worldwide video-sharing community)-(Η μεγαλύτερη παγκόσμια κοινότητα διαμοιρασμού Video) From a Video Embed Code (Paste the embed code to insert a video from a web site)-Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video (Επικόλληση ενσωμάτωσης κώδικα για εισαγωγή video από τοποθεσία ιστού)
    Bing Video Search (Search the Web)- (Μηχανή Αναζήτησης Video Bing): Στην περιοχή αναζήτησης στα δεξιά του παραθύρου πληκτρολογούμε την λέξη κλειδί από το video το οποίο αναζητάμε. Για το παράδειγμά μου έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “The Dark Knight Rises” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter. Σε λίγα δευτερόλεπτα τα αποτελέσματα της λέξεως κλειδί έχουν εμφανιστεί. Η μηχανή αναζήτησης Bing μας ενημερώνει ότι τα αποτελέσματα είναι 39100. Όταν πλοηγούμαστε πάνω από κάθε video έχουμε μία σύντομη περιγραφή του video, και αφού επιλέξουμε τον μεγεθυντικό φακό μπορούμε να προ-επισκόπησουμε το video σε μεγαλύτερες διαστάσεις όπως επίσης να πατήσουμε το κουμπί Play για να το παρακολουθήσουμε. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι από το video μπορούμε να κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω του έτσι ώστε να εισαχθεί στο έγγραφό, ή να πατήσουμε στο πλήκτρο Enter.

    YouTube (The largest worldwide video-sharing community): Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία και με το YouTube για να εισάγουμε ένα video στο έγγραφό μας. Η λέξη κλειδί κλειδί στο παρακάτω παράδειγμα είναι “The Amazing Spiderman” όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    From a Video Embed Code (Paste the embed code to insert a video from a web site)-Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video-(Επικόλληση ενσωμάτωσης κώδικα για εισαγωγή video από τοποθεσία ιστού):
    Με αυτήν την επιλογή, θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο Διαδίκτυο έτσι ώστε να εντοπίσουμε το video που θέλουμε να εισάγουμε. Τότε θα πρέπει να δώσουμε την εντολή να αντιγράψουμε τον Embed Code (Κώδικα Ενσωμάτωσης) και να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Τότε θα πρέπει να επικολλήσουμε τον κώδικα χρησιμοποιώντας την εντολή Paste (Επικόλληση) ή τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Από τη στιγμή που έχει επικολληθεί ο κώδικας στα δεξιά της περιοχής της εντολής From A Video Embed Code (Από Κώδικα Ενσωμάτωσης Video), επιλέγουμε το βέλος στα δεξιά ή πατάμε το πλήκτρο Enter όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Όποιον και από τρεις επιλογές επιλέξουμε για να εισάγουμε ένα video στο έγγραφό μας το video θα εισαχθεί στο έγγραφό μας στο Word όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Το μόνο που απομένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Play (Αναπαραγωγή) και το video θα ξεκινήσει να παίζει.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με την εντολή Insert Online Videos (Εισαγωγή Online Video) στο Word:

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:

    Technorati Tags: Bing Video Search,From A Video Embed Code,Insert Online Video,Insert Video,Εισαγωγή Online Video,Εισαγωγή Video,Κώδικα Ενσωμάτωσης Video,Microsoft Office 13,Office Smart,Smart Office,Word 13,YouTube
  4. philippe
    Office 2010 “Getting Started” Screensaver
    Δεν γνωρίζουμε αρκετά πράγματα για το Office 2010 ακόμα; Προσπαθούμε να το μάθουμε ψάχνοντας για συμβουλές και οδηγίες στο διαδίκτυο;
    Η λύση βρίσκεται ακριβώς μπροστά στην οθόνη μας. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κατεβάσουμε το Office 2010 “Getting Started” Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης). Τι κάνει; Αυτός ο δωρεάν Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης) κατεβάζει σύντομες συμβουλές χρονικής διάρκειας 60 – 90 δευτερολέπτων από το Office.com, και τα εμφανίζει όταν δεν χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας. Με αυτόν τον τρόπο παίρνουμε συμβουλές για τη χρήση του Office 2010 ακόμα και όταν δεν δουλεύουμε στον υπολογιστή μας.
    Επίσης, υποθέτουμε ότι μας αρέσει μία συγκεκριμένη συμβουλή, ένα απλό κλικ μας μεταφέρει στην τοποθεσία ιστού για να ξαναδούμε το video, όπως και παρόμοια video, όπως και να διαβάσουμε ένα άρθρο για να μάθουμε περισσότερα.
    Κάντε ένα κλικ στο παρακάτω κουμπί για να κατεβάσετε το Office 2010 Getting Started Screensaver.

    Αφού το κατεβάσουμε, εκτελούμε το ScreensaverSetup.exe για να ξεκινήσει η εγκατάσταση. Θα μας ζητηθεί να εγκαταστήσουμε το Microsoft .NET Framework 4.0, σε περίπτωση που δεν το έχουμε ήδη εγκατεστημένο. Απλώς πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση) για να συνεχίσουμε.


    Αφού εγκατασταθεί το Microsoft .NET Framework 4.0, μας ζητείτε να συμφωνήσουμε με τους Όρους Χρήσης (License Agreement), και έπειτα πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να εμφανιστεί ο Οδηγός Εγκατάστασης του Office 2010 Screensaver.

    Τελείωσε, ο Office 2010 Screensaver έχει εγκατασταθεί.
    Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει στον Πίνακα Ελέγχου (Control Panel), την επόμενη φορά που δεν θα χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας και ξεκινήσει η Προφύλαξη Οθόνης (Screensaver), θα μας ενημερώνει με χρήσιμες συμβουλές όπως μπορείτε να παρακολουθήσετε στο παρακάτω video.

    Εάν θέλουμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις για το Office Screensaver, θα πρέπει να μεταφερθούμε στον Πίνακα Ελέγχου (Control) και από την κατηγορία Εμφάνιση (Appearance), Οθόνη (Screen) να επιλέξουμε Αλλαγή Προφύλαξης Οθόνης (Change Screensaver).
    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προφύλαξης Οθόνης (Screen Saver Settings) όπου πατάμε στο κουμπί Ρυθμίσεις (Settigns), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Οι επιλογές για το Office 2010 Screensaver εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα, όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τις Ρυθμίσεις Ειδοποιήσεων (Notification Settings) και την Διαφάνεια (Transparency) που θα έχουν οι ειδοποιήσεις της επιφάνειας εργασίας.

    Πώς δουλεύει; Έχουν κωδικοποιήσει τη προφύλαξη οθόνης έτσι ώστε να τραβάει video από μία τροφοδοσία RSS. Με αυτόν τον τρόπο οι συμβουλές είναι πάντα φρέσκιες.
    Όταν επιστρέψουμε στον υπολογιστή μας και παρακάμψουμε την προφύλαξη οθόνης, μία μικρή αναδυόμενη συμβουλή εμφανίζεται στην οθόνη μας, ενημερώνοντάς μας ότι μπορούμε να κάνουμε κλικ πάνω της για να μάθουμε περισσότερα, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Technorati Tags: Προφύλαξη Οθόνης,Microsoft Office 2010,Office 2010 “Getting Started” Screensaver,Office Smart,Smart Office
  5. philippe

    Chart Advisor

    By philippe,

    Σύμβουλος Γραφήματος
    Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας;
    Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor.
    Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά.
    Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx
    Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007.
    Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά.
    Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007.
    Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας.
    Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

    Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

    Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

    Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

    Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

    Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα.

    Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις.

    Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following adddress:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/12/01/chart-advisor/
    Technorati Tags: Autoexec.gr,Chart Advisor,Chart Advisor From Microsoft Office Labs,Charts,Columns,Excel,Filter Data,Insert Chart,Άξονας Υ,Άξονας Χ,Γραφήματα,Διασποράς,Εισαγωγή Γραφήματος,Πίτας,Ράβδος,Στήλη,Σύμβουλος Γραφήματος,Τροποποίηση Γραφήματος,Φιλτράρισμα Δεδομένων,Lines,Microsoft Office,Microsoft Office Labs,Modify Chart,MVP,Office System,Pie,Radar,SystemPlus,Update Chart,X,Y
  6. philippe

    Excel 2010: Slicer

    By philippe,

    Καινούργιο χαρακτηριστικό στο Excel 2010 είναι το slicer, όπου έχεις τον έλεγχο στα χέρια σου για να φιλτράρεις τα δεδομένα σου γρήγορα και εύκολα. Όταν δημιουργηθεί το slicer εμφανίζονται μικρά παραθυράκια που επιπλέουν στο φύλλο εργασίας.
    Παρακάτω βλέπετε το ίδιο slicer με διαφορετικές εταιρίες. Μπορούμε να επιλέξουμε μία εταιρία, όλες τις εταιρίες ή μερικές εταιρίες. Το slicer λειτουργεί σαν ένα φίλτρο αναφοράς, όπου μπορούμε να το προσθέσουμε σε ένα PivotTable ή Γράφημα Pivot για να δημιουργήσουμε μία επαγγελματική αναφορά.
    1ο Παράδειγμα: Δείχνει πληροφορίες για όλες τις εταιρίες.

    2ο Παράδειγμα: Επιλέγοντας την εταιρία Gemini Productions στο slicer μας αναφέρει τα δεδομένα μόνο για τη συγκεκριμένη εταιρία.

    3ο Παράδειγμα: Έχω επιλέξει τρεις διαφορετικές εταιρίες, τη Gemini Productions, την Icon Plus και την Lion’s Ark Productions από το slicer και απευθείας βλέπουμε τις πληροφορίες που έχουμε στο φύλλο εργασίας μας για αυτές τις εταιρίες.

    Για να δημιουργήσουμε slicer, προϋπόθεση είναι να έχουμε δημιουργήσει ένα PivotTable με τα δεδομένα μας. Μετά μεταβαίνουμε στην καρτέλα Εισαγωγή (Insert) και διαλέγουμε slicer, όπου διαλέγουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται. Στην προκειμένη περίπτωση διάλεξα: Χώρα, Εταιρεία Παραγωγής, Ποσό, ΦΠΑ και Σύνολο.
    Από τη στιγμή που έχει δημιουργηθεί το slicer, μπορούμε απλώς να τσεκάρουμε τις επικεφαλίδες από το slicer που επιθυμούμε, για να φιλτράρουμε το PivotTable.
     
     
     
     
     
     
     
    Όπως βλέπουμε, απλώς και μόνο κάνοντας κλικ στην χώρα Ελλάδα, επισημαίνονται στο slicer Εταιρία Παραγωγής οι Εταιρίες που ανήκουν σε αυτή τη χώρα, για παράδειγμα η Audiovisual και η Village Films και αντίστοιχα επισημαίνονται και τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολο που αντιστοιχούν σε αυτές τις δύο εταιρίες.

    Πλεονεκτήματα των Slicer:
    Το γεγονός ότι μπορούμε να δούμε τη δεδομένη στιγμή το φιλτράρισμα των δεδομένων μας. Για, παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, διάλεξα τις χώρες Αμερική, Γαλλία, Ηνωμένο Βασίλειο και Ισπανία. Κατευθείαν επισημαίνονται οι αντίστοιχες εταιρίες που ανήκουν στις χώρες αυτές καθώς επίσης και όλα τα Ποσά, ΦΠΑ και Σύνολα που ανήκουν σε αυτές. Απλώς με ένα πάτημα του ποντικιού έχω φιλτράρει τα δεδομένα μου και βλέπω ότι ακριβώς θέλω εγώ την οποιαδήποτε στιγμή.

    Άλλο μεγάλο πλεονέκτημα είναι ότι το slicer μπορούμε να τα συνδέσουμε με περισσότερα από ένα PivotTable. Με λίγα λόγια όποιο φιλτράρισμα έχουμε κάνει στο slicer μας, μπορεί να εκτελεστεί και σε περισσότερα από ένα PivotTable. Για να συνδέσουμε ένα slicer σε περισσότερα του ενός PivotTable, απλώς κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο slicer και ενεργοποιούμε το παράθυρο διαλόγου σχετικά με τη σύνδεση με PivotTable (PivotTable Connection).
    Τότε απλώς τσεκάρουμε σε ποιο PivotTable θέλουμε να εφαρμόσουμε το φίλτρο (στο παράδειγμα χρησιμοποίησα το slicer σχετικά με τη Χώρα).

    Από αυτό το σημείο και μετά, όποιο φίλτρο χρησιμοποιήσουμε στο slicer, θα εφαρμοστεί και σε όλα τα συνδεδεμένα PivotTable. Το πλεονέκτημα λοιπόν είναι ότι slicers υπερισχύουν το συνηθισμένο φιλτράρισμα, γιατί μπορούν να ελέγχουν το φιλτράρισμα πολλών PivotTables σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, ενώ τα φίλτρα μπορούν να ελέγχουν δεδομένα μόνο μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας.
  7. philippe
    How To Empty Outlooks Deleted Items with One Click
    Έχετε βαρεθεί κάθε φορά να αδειάζετε το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνετε το Outlook;
    Αυτή η συμβουλή θα σας δείξει πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να αδειάζει το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε την εφαρμογή. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε τότε είναι να συμφωνήσουμε ή όχι με το πλαίσιο διαλόγου της επιβεβαίωσης.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εντολή που αναγράφει Άδειασμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από Το Outlook (Empty Deleted Items Folder When Exiting Outlook) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.
    Κάθε φορά που θα κλείνουμε την εφαρμογή το παρακάτω προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίζεται, όπου θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να διαγράψουμε οριστικά όλα τα στοιχεία και όλους τους υποφακέλους του φακέλου Διαγραμμένα (Deleted) για όλους τους λογαριασμούς. Απλώς διαλέγουμε Ναι ή Όχι.
     
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει τα βήματα στο πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να διαγράφει όλα τα αντικείμενα στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items) αυτόματα.
     
     
     

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below.

     
    Technorati Tags: Advanced,Empty Deleted Items Folders When Exiting Outlook,File,Info,Άδεισμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από το Outlook,Για Προχωρημένους,Επιλογές του Outlook,Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook,Office Smart,Outlook 2010,Smart Office
  8. philippe
    How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint
    Στο PowerPoint όταν καταχωρούμε κείμενο σε θέσεις αντικειμένου, το κείμενο αυτόματα συρρικνώνεται έτσι ώστε να χωράει στο πλαίσιο ελέγχου αντικειμένου. Η Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit) συρρικνώνει το κείμενο καθώς το πληκτρολογούμε, όπου έχει ως αποτέλεσμα η γραμματοσειρά να είναι πολύ μικρή για να μπορεί να τη δει το κοινό. Αρκετοί άνθρωποι βρίσκουν αυτό το χαρακτηριστικό ενοχλητικό και εκνευριστικό. Το πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτή τη λειτουργία θα περιγραφεί παρακάτω:
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το Κουμπί του Office για τους χρήστες του PowerPoint 2007 και για τους χρήστες του PowerPoint 2010 θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File).
    Χρήστες του 2007: Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από το κάτω αριστερό μέρος.
    Χρήστες του 2010: Αφού περάσουμε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού.

    Όποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) εμφανίζεται όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) και έπειτα από τα δεξιά του παραθύρου επιλέγουμε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options),

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση ( AutoCorrect), όπου επιλέγουμε την καρτέλα Αυτόματη Μορφοποίηση Κατά Την Πληκτρολόγηση (AutoFormat As You Type), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εφαρμογή Κατά Την Πληκτρολόγηση (Apply As You Type), απενεργοποιούμε τα σημάδια ελέγχου αριστερά των εντολών Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Title Text To Placeholder) και Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Body Text To Placeholder) εάν θέλουμε να τα απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) και για τον τίτλο και για το σώμα κειμένου.
    Αφού το απενεργοποιήσουμε, πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε σε μία θέση αντικειμένου το κείμενό μας, το κείμενο δεν θα συρρικνώνεται αυτόματα για να χωρέσει στο πλαίσιο, αλλά θα πρέπει εμείς να μειώνουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς εάν αυτό είναι απαραίτητο.
    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) στο PowerPoint.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/05/03/how-to-disable-auto-resize-of-fonts-in-powerpoint/
    Technorati Tags: AutoCorrect,AutoFit Body Text To Placeholder,AutoFit Title Text To Placeholder,AutoFormat As You Type,Disable Auto Resize Text,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου,Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου,Office 2010,Office Smart,Smart Office
  9. philippe
    Η προβολή Conversations στο Outlook 2010 δεν είναι καινούργιο χαρακτηριστικό, αλλά σε αυτήν την έκδοση του Office είναι πιο πολύ αποτελεσματική. Συμπυκνώνει πολλαπλά μηνύματα σε μόνο ένα, ανοίγει το thread μόλις κάνουμε κλικ πάνω του. Αυτό σημαίνει, ότι εάν ο φάκελος των εισερχομένων μας είναι γεμάτος από threads από μία συζήτηση, γίνεται πιο εύκολο να τα διαχειριστούμε. Όταν μία συζήτηση σταματάει να έχει ενδιαφέρον, μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ και να αγνοήσουμε τα threads ή ακόμα και ολόκληρο τον διάλογο. Η προβολή Conversation, συμπυκνώνει και μηνύματα πού έχουν το ίδιο θέμα, ακόμα και όταν δεν είναι μέρος της ίδιας συζήτησης.

     
    Υπάρχουν πέντε επιλογές για να προσαρμόσουμε τα Conversations.
    Εάν θέλουμε να φαίνονται τα μηνύματα μας με Conversations απλώς το ενεργοποιούμε. Εάν μας φαίνεται ενοχλητικό απλώς το απενεργοποιούμε. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented. Για να δούμε αυτά τα χαρακτηριστικά, μεταβαίνουμε στο tab View και στην περιοχή Arrangement κάνουμε κλικ στο Conversations.

    2. Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους
    Εξ’ ορισμού η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, είναι ενεργοποιημένο. Φανταστείτε ότι παρακολουθούμε ένα Conversation μέσα στο φάκελο των Εισερχομένων. Για να δούμε λοιπόν πότε απαντήσαμε σε αυτό το μήνυμα, έπρεπε να μεταφερθούμε στα Απεσταλμένα και να το εντοπίσουμε. Τώρα λοιπόν αφού είναι ενεργοποιημένο η Εμφάνιση Μηνυμάτων από Άλλους Φακέλους, απλώς επιλέγουμε το Conversation και το αναπτύσσουμε για να δούμε όλα τα μηνύματα από τους άλλους φακέλους.

    Βλέπουμε στο παράδειγμα, πότε λάβαμε το μήνυμα, το μέγεθός του και ότι το ίδιο το μήνυμα το προωθήσαμε και βρίσκεται στο φάκελο των απεσταλμένων.
    3. Εμφάνιση Αποστολέων πάνω από το Θέμα
    Εάν επικεντρώνουμε την προσοχή μας στο Ποιός μας στέλνει το μήνυμα και όχι στο Θέμα του μηνύματος, μπορούμε να επιλέξουμε αυτήν την προβολή για τα Conversations. Αυτή η προβολή κάνει πιο εύκολο να βρούμε μηνύματα που βασίζονται στον Αποστολέα και όχι στο Θέμα τους.

    4. Πάντα Ανάπτυξη όλων των Conversations
    Μπορούμε να επιλέξουμε ώστε να Εμφανίζονται όλα τα Conversations, έτσι ώστε όταν πατάμε πάνω σε κάποιο μήνυμα να εμφανίζονται και όλες οι σχετικές πληροφορίες που έχουμε σχετικά με αυτό το μήνυμα.

    5. Χρησιμοποίηση Κλασσικής Προβολής Indented.
    Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει προγενέστερες εκδόσεις του Outlook, αυτή η προβολή θα μας φαίνεται γνωστή. Ενεργοποιούμε την Προβολή Κλασική Indented, και βλέπουμε ότι όπου έχουμε απαντήσει σε κάποιο μήνυμα εμφανίζονται με μία εσοχή.

  10. philippe

    Θέματα

    By philippe,

    Themes
    Μορφοποιώντας το κείμενό μας, τις επικεφαλίδες, τις λίστες και άλλα στοιχεία του εγγράφου μας μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρο και κουραστικό. Με τόσες επιλογές που έχουμε να κάνουμε όπως τύπο τον γραμματοσειράς, χρώματα και διάφορα γραφικά στοιχεία ώστε να παρουσιάσουμε το έγγραφό μας με την καλύτερη δυνατή μορφή μπορεί να μας φαίνεται εξουθενωτικό.
    Για αυτό και πολλοί χρήστες αρκούνται σε γραμματοσειρά τύπου Times New Roman και επικεφαλίδες με γραμματοσειρά τύπου Arial, για να είναι σίγουροι τι κάνουν. Ευτυχώς που το Word μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη συνολική εικόνα ενός εγγράφου εφαρμόζοντας ένα από τα Θέματα (Themes) που διαθέτει.
    Θέμα (Themes) ονομάζεται μια ενιαία εμφάνιση στην οποία περιέχονται στυλ επικεφαλίδων, στυλ κειμένου μορφοποιημένα με εφέ γραμματοσειρών, λίστες με ειδικά σχεδιασμένους χαρακτήρες κουκκίδων, χρώματα φόντου, εφέ γεμίσματος και εικόνες.
    Διαφορά Θέμα και Προτύπων
    Difference Between Themes And Templates
    Το Θέμα (Themes) αφορά την εμφάνιση και το στυλ του εγγράφου, ενώ τα Πρότυπα (Templates) αφορά τα περιεχόμενα του εγγράφου. Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχει αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Στο επόμενο post μου θα περιγράψω πώς μπορούμε να κατεβάσουμε και να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο (Template).
    Για να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) στο έγγραφό μας, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Θέματα (Themes) να επιλέξουμε το βέλος κάτω από την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από κάθε θέμα χωρίς να κάνουμε κλικ στο ποντίκι μας. Έτσι έχουμε μία προεπισκόπηση στο έγγραφο το πώς θα εμφανίζεται ανάλογα με το κάθε θέμα που επιλέγουμε. Όταν αποφασίσουμε για το θέμα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε απλώς κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

    Όταν διαλέγουμε ένα θέμα, εφαρμόζουμε χρώμα, γραμματοσειρά, και εφέ στα στοιχεία του εγγράφου μας.
    Τα Θέματα (Themes) αποτελούνται από τρία τμήματα:
    Χρώμα (Color): Το κάθε Θέμα (Theme) εφαρμόζει ένα σετ από χρώματα σε συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου. Διάφορα χρώματα εφαρμόζονται για τα Στυλ Επικεφαλίδων και άλλα για υπερσυνδέσμους. Γραμματοσειρές (Fonts): Κάθε θέμα χρησιμοποιεί μία ή δύο γραμματοσειρές για το κυρίως κείμενο και για τις επικεφαλίδες. Εφέ (Graphical Effects): Διάφορα εφέ εφαρμόζονται στα διάφορα γραφικά και στα στοιχεία σχεδίασης του εγγράφου μας. Θέματα (Themes) μπορούμε να εφαρμόσουμε και στα προγράμματα των Υπολογιστικών Φύλλων (Excel) ενεργοποιώντας το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και στο PowerPoint ενεργοποιώντας το tab Σχεδίαση (Design).
    Παρακάτω αναφέρονται μερικά παραδείγματα που μορφοποιούνται όταν διαλέγουμε ένα θέμα:
    Κυρίως κείμενο: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα Επικεφαλίδες: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα Πίνακες: Γραμματοσειρά , περιγράμματα και στυλ γραμμών, και χρώμα. Γραφήματα: Γραμματοσειρά, περίγραμμα, γραμμές, στυλ γραφικών του γραφήματος, και χρώμα. Εικόνα: Χρώμα περιγράμματος Smart Art: Γραμματοσειρά, χρώμα γραφικού Clip Art: Περίγραμμα και χρώμα περιγράμματος. WordArt: Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς, αλλά το στυλ παραμένει το ίδιο. Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού των Θεμάτων (Themes) βρίσκονται οι ακόλουθες εντολές:
    Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο (Reset To Theme From Template):
    Επιλέγοντας την εντολή αυτή το έγγραφό μας επανέρχεται στην μορφή την οποία είχαμε μορφοποιήσει αρχικώς.
    Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes):
    Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Επιλέγοντάς την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Θέματος ή Εγγράφου Με Θέμα (Choose Theme Or Themed Document) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε το Θέμα που έχουμε αποθηκεύσει ή δημιουργήσει και αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας. Το επιλέγουμε και απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme):
    Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme). Εάν έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε σαν Θέμα (Theme) μπορούμε επιλέγοντάς την αντίστοιχη εντολή να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση.
    Επιλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme) με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο των θεμάτων. Πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το Θέμα (Theme) μας και πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save).

    Παρατηρούμε ότι η επέκταση του αρχείου είναι .thmx που αντιστοιχεί σε Θέμα του Office (Office Theme).
    Για να εφαρμόσουμε το Θέμα (Theme) που μόλις έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Θέματα (Themes) και να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Προσαρμοσμένες (Custom) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που περιγράφει πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) σε ένα έγγραφο του Word.

    Whoever wants to read this post in English can do so by selecting the icon below.

    Technorati Tags: Browse For Themes,Choose Theme,Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος. Θέματα,Αναζήτηση Για Θέματα,Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο,Office 2010,Office Smart,Reset To Theme From Template,Save Current Theme,Smart Office,Themes
  11. philippe
    Define Clean Up Conversation Folder in Outlook
    Όλοι έχουμε ακούσει για το χαρακτηριστικό της Συνομιλίας (Conversation) στο Outlook 2010 (ο τρόπος με τον οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε και να συνδέσουμε τα μηνύματά μας σε συνομιλίες). Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να Εκκαθαρίσουμε μία Συνομιλία (Clean Up a Conversation) και να καθορίσουμε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να μετακινούνται οι συγκεκριμένες συνομιλίες;
    Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε μία Συνομιλία (Conversation) και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου αυτό μας προειδοποιεί ότι όλα τα πλεονάζοντα μηνύματα αυτής της συνομιλίας θα μετακινηθούν στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted).

    Από την παραπάνω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Ρυθμίσεις (Settings), ή ο δεύτερος τρόπος είναι να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και έπειτα να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα.



    Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) εμφανίζεται. Από τα αριστερά του παραθύρου θα πρέπει η κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) να είναι επιλεγμένη. Τότε από το μέσο του παραθύρου θα πρέπει να πλοηγηθούμε για να εντοπίσουμε την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.
    Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder) εμφανίζεται όπου πρέπει να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε τον φάκελο τον οποίο θέλουμε να καθορίσουμε έτσι ώστε όλες οι Συνομιλίες (Conversations) να μετακινηθούν.

    Αφού έχουμε καθορίσει τον φάκελο πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να κλείσουμε όλα τα ανοιχτά παράθυρα. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα χρησιμοποιούμε την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation), τα μηνύματα θα τοποθετούνται στον φάκελο τον οποίο είχαμε καθορίσει.
    Από κάτω από την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up) έχουμε και τις εξής επιλογές:
    Κατά την εκκαθάριση των υποφακ  
     
     
    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking the icon below.

    Technorati Tags: Clean Up Conversation,Conversation Clean Up,Αρχείο,Αλληλογραφία,Επιλογές,Εκκαθάριση Συνομιλίας,Ρυθμίσεις,Συνομιλία,Mail Options,Office Smart,Outlook 2010,Smart Office
  12. philippe
    Το Outlook Hotmail Connector, επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση και διαχείριση του λογαριασμού τους στο Windows Live Hotmail ή στο Microsoft Office Live Mail. Πρόσβαση και διαχείριση όχι μόνο της αλληλογραφίας τους αλλά και των επαφών τους και του ημερολογίου τους. Όλα αυτά, χωρίς να φεύγουμε καθόλου από το Outlook.
    Είναι συμβατό με το Outlook 2003, 2007 και το 2010.
    Τι ακριβώς μας προσφέρει;
    Εύκολη διαχείριση του λογαριασμού μας στο Windows Live Hotmail. Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα και μόνο μέρος. Διαχείριση των επαφών μας από το Windows Live Account. Διαχείριση και συγχρονισμός των ημερολογίων μας μέσα από το Outlook. Επιπρόσθετες επιλογές για να μην λαμβάνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα. Όταν είχαμε μηνύματα στο Windows Live, έπρεπε να συνδεθούμε εκεί για να τα δούμε, όπως επίσης και τις επαφές μας και το ημερολόγιό μας. Μετά ξαναπηγαίναμε στο Outlook για να δούμε και εκεί τα ίδια πράγματα. Όλες αυτές οι κινήσεις είναι πια παρελθόν..
    Παρακολούθηση των μηνυμάτων μας μέσα στο Outlook μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε. Με τη σύνδεση και την οργάνωση των μηνυμάτων μας, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητες που μας παρέχει, όπως Απευθείας Αναζήτηση και επίσης να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας ακόμα και όταν είμαστε offline.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το τοπικό μου γραμματοκιβώτιο και πιο κάτω τον λογαριασμό μου στο Windows Live.
    Βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε το Hotmail Connector.
    1. Μεταβαίνουμε στην τοποθεσία ιστού για να το κατεβάσουμε: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en
    Ανάλογα με έκδοση του λειτουργικού πού έχουμε διαλέγουμε 32bit ή 64bit.
    2. Αφού το εγκαταστήσουμε και ανοίξουμε το Outlook ξανά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα λογαριασμό Hotmail.
    3. Στο επόμενο βήμα προσθέτουμε τα στοιχεία του λογαριασμού μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για την ολοκλήρωση.

    Τόσο απλή διαδικασία. Μετά από λίγο θα εμφανιστεί και ο άλλος μας λογαριασμός κάτω από το τοπικό γραμματοκιβώτιο.
    Γιατί να μπούμε σε όλη αυτή τη διαδικασία;
    Πρώτον: Ο λογαριασμός μας στο Hotmail, εμφανίζεται και μέσα στο Outlook, οπότε μπορούμε να μεταφερόμαστε ανά πάσα στιγμή από τον έναν λογαριασμό στον άλλο γρήγορα και απλά για έλεγχο νέων μηνυμάτων.
    Δεύτερον: Οι επαφές μας από το Windows Live Hotmail είναι διαθέσιμες και στο Outlook.
    Μπορούμε να δούμε όλες τις επαφές που έχουμε στο λογαριασμό Windows Live Hotmail και μέσα στο Outlook. Με την οργάνωση των επαφών μας στο Outlook, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα τις διαχείρισης των επαφών μας. Όπως την καινούργια Business Card View, Άμεση Αναζήτηση και τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τις επαφές μας με διαφορετικά κριτήρια, όπως για παράδειγμα τοποθεσία ή χρώμα κατηγορίας. Επιπρόσθετα ότι αλλαγές εφαρμόσουμε σε μία επαφή, θα συγχρονιστεί αυτόματα με το λογαριασμό μας στο Windows Live Hotmail.

    Τρίτον: Συγχρονισμός του ημερολογίου μας από το Windows Live Calendar στο Outlook
    Με το Outlook Hotmail Connector, μπορούμε να δούμε τα ημερολόγια μας από το Windows Live Calendar μέσα στο Microsoft Office Outlook, συμπεριλαμβανομένου και ημερολόγια ατόμων που το έχουν μοιραστεί μαζί μας. Με την διαχείριση του ημερολογίου μας στο Outlook μπορούμε να:
    Εκμεταλλευτούμε το πλεονέκτημα που μας προσφέρει η Διαχείριση Χρόνου (time management) χαρακτηριστικό που μας προσφέρει το Outlook, όπου μπορούμε να δούμε πολλαπλά ημερολόγια στο Outlook ταυτόχρονα. Μπορούμε να δούμε εργασίες με σημαίες από κάτω από τις συναντήσεις μας στις ημέρες που πρόκειται να λήξουν. Να κατηγοριοποιήσουμε ραντεβού με διαφορετικές κατηγορίες χρωμάτων. Επιπρόσθετα, ότι αλλαγές κάνουμε στο ημερολόγιο μας στο Windows Live μέσα από το Outlook, αυτές αυτόματα θα συγχρονιστούν με την έκδοση του ημερολογίου που διαθέτουμε λογαριασμό στο Windows Live. Μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε το ημερολόγιο Windows Live στο Outlook, ωστόσο το ημερολόγιο μας στο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Windows Live.
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει δύο ημερολόγια. Το πρώτο είναι το ημερολόγιο του Outlook, και το δεύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο που διαθέτω στο Windows Live.

    Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτω ένα συμβάν στο ημερολόγιο του Windows Live. Καταχωρώ όλα τα στοιχεία που θέλω και μετά πατάω στο κουμπί Αποθήκευση, όπου βλέπω το συμβάν να προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live.
    Μετά μεταβαίνω στο γραμματοκιβώτιο μου στο Outlook, όπου μετά από λίγα δευτερόλεπτα ενημερώνεται και αμέσως το συμβάν προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live μέσα στο Outlook και εμφανίζεται η προεπισκόπηση του μηνύματος από το Windows Live Alerts.
     

    Όταν θα πλησιάσει η χρονική διάρκεια που έχω καθορίσει, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου της υπενθύμισης κανονικά όπως θα έκανε και στο Outlook.
    Άλλα πλεονεκτήματα:
    Όσους έχουμε σε Ασφαλή Λίστα Αποστολέων και σε Αποκλεισμένους Αποστολείς είναι συγχρονισμένοι και με το Outlook και με το Hotmail. Αποστολή / Παραλαβή εργασιών όπως κάνουμε κανονικά στο Outlook. Ο λογαριασμός του Hotmail, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Outlook.
    Οι κανόνες που έχουμε εφαρμόσει στο Hotmail, εφαρμόζονται και στο Outlook, ακόμα και εάν δεν είναι ο πρωτεύον λογαριασμός μας. Technorati Tags: Outlook Hotmail Connector Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010  
     
     
    Technorati Tags: Mail
  13. philippe
    Θέλουμε να απεικονίσουμε όλα τα ραντεβού και meetings που έχουμε στο Ημερολόγιο του Outlook σε μορφή Γραφημάτων και Αναλυτών (Slicers) σε ένα Υπολογιστικό Φύλλο του Excel 2010;
    Θέλουμε να δούμε πληροφορίες για ραντεβού που έχουν παρέλθει ή που πρόκειται να συμβούν στο μέλλον σε όσο γίνεται λεπτομερή μορφή;
    Θέλουμε να δούμε Ποιός, Πότε, Γιατί, Τι, και άλλες πληροφορίες διαθέσιμες που βρίσκονται στο ημερολόγιό μας στο Outlook στο Excel;
    Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Calendar Analytics, όπου μας επιτρέπει να συνδεθούμε στο Ημερολόγιο του Microsoft Exchange με αποτέλεσμα να έχουμε διάφορες απόψεις και προβολές από στατιστικά συνεδριάσεων, συσκέψεων μέσα στο Microsoft Office Excel 2010.
    Με αυτό το δωρεάν εργαλείο μπορούμε να:
    Να ανακτήσουμε αυτόματα τον χρόνο που έχουμε δαπανήσει στο ημερολόγιο. Να επισκοπήσουμε και να αναλύσουμε τον χρόνο των συσκέψεων, είτε κατά ημέρα, ώρα, κατηγορία και επαγγελματική προτεραιότητα. Να επισκοπήσουμε πληροφορίες για περασμένες συσκέψεις και για μελλοντικές προγραμματισμένες συσκέψεις. Να προσαρμόσουμε τις προβολές με τη χρήση του Αναλυτή (Slicers), με τη χρήση συναρτήσεων DAX (Data Analysis Expressions) ή με Αναφορές Πίνακα (Table References).. Να έχουμε πρόσβαση στην ανάλυση εμείς οι ίδιοι και όποιος άλλος/η μοιράζεται το ημερολόγιο του/της με όλες τις λεπτομέρειες. Το Calendar Analytics είναι ένα εκτελέσιμο αρχείο το οποίο αφού το εγκαταστήσομε αμέσως δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας του Excel με το όνομα “Calendar Analytics.xlsx” στην επιφάνεια εργασίας. Το εκτελέσιμο αρχείο μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6
    Πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Calendar Analytics δουλεύει μόνο με την τελευταία έκδοση του Microsoft Excel 2010 και του Microsoft PowerPivot για το Excel 2010. Για να κατεβάσετε το PowerPivot για το Excel 2010 μπορείτε να το κάνετε από την παρακάτω διεύθυνση και ανάλογα με την έκδοση του Office 2010 που χρησιμοποιείται κατεβάζετε και το ανάλογο αρχείο.
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el
    Το Calendar Analytics αξιοποιεί τις υπηρεσίες Exchange Web (EWS-Exchange Web Services), όπου το Exchange Web Services δουλεύει με τον Exchange Server
    Για να το δούμε λοιπόν στην πράξη:
    Εντοπίζουμε το αρχείο Calendar Analytics.xlsx και το ανοίγουμε. Η οθόνη του Excel θα πρέπει να εμφανίζεται ίδια με την παρακάτω εικόνα και να αποτελείται από τα ίδια φύλλα εργασίας:

    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) ή Who (Ποιός) πατάμε στο κουμπί Refresh Calendar (Ενημέρωση Ημερολογίου) όπου αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός του Calendar Analytics. Στο πλαίσιο κειμένου E-mail Address πληκτρολογούμε την δικιά μας ηλεκτρονική διεύθυνση και πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο).

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού που ονομάζεται Date Selector (Επιλογή Ημερομηνιών) επιλέγουμε το εύρος των ημερομηνιών τις οποίες θέλουμε να επισκοπήσουμε. Δηλαδή έχουμε την Ημερομηνία Έναρξης (Start Date) 1 Μαρτίου, 2011 και Ημερομηνία Λήξης (End Date) 31 Μαΐου, 2011 για το δικό μου παράδειγμα.

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού ονομαζόμενο Alias List μπορούμε να προσθέσουμε και έναν συνεργάτη μας (Alias) σε περίπτωση που έχουμε το δικαίωμα να έχουμε πρόσβαση στο ημερολόγιό του. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, βλέπουμε να αναγράφεται το δικό μου όνομα. Εάν ήθελα να προσθέσω κάποιον Alias θα πατούσα στο κουμπί Add (Προσθήκη) και εάν ήθελα να αφαιρέσω κάποιον από τη λίστα θα πατούσα στο κουμπί Remove (Αφαίρεση). Αφού ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να μεταφερθούμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Status (Κατάσταση) όπου ενημερωνόμαστε για τη διαδικασία σύνδεσης στον διακομιστή και επεξεργασίας των δεδομένων, όπου θα πρέπει να περιμένουμε κάποια λεπτά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

    Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Information (Πληροφοριών) όπου μας ενημερώνει για τα επόμενα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε και τα οποία είναι τα εξής:

    1. Επιλέγουμε το Tab που ονομάζεται PowerPivot, και στην περιοχή Δεδομένα του Excel (Excel Data) επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Όλων (Update All).

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο του PowerPivot όπου ενημερωνόμαστε για την προετοιμασία του παραθύρου του PowerPivot.

    2. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία και δούμε τα δεδομένα εντός του φύλλου εργασίας, κλείνουμε το παράθυρο του PowerPivot όπου επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας του Calendar Analytics.xlsx. Στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data) και στην περιοχή Συνδέσεις (Connections) επιλέγουμε την εντολή Ανανέωση Όλων (Refresh All) από το πτυσσόμενο μενού.

    Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ημερολογίου μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας Calendar Analytics όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) βλέπουμε τον συνολικό αριθμό των συναντήσεων μου, όπως και σε απεικονίσεις γραφημάτων οι συναντήσεις που έχουν παρέλθει όπως και οι μελλοντικές συναντήσεις.

    Τα Γραφήματα και οι Αναλυτές (Slicers) είναι αρκετά μέσα στο φύλλο εργασίας What (Τι) και αφορούν είτε τις Ημέρες, Μήνες, Ώρες με τις περισσότερες συναντήσεις.

    Στο φύλλο εργασίας Who (Ποιος) έχουμε κάποια στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις συναντήσεις μας, όπως με τους Πρώτους 10 Συμμετέχοντες (Top 10 Participants) και τους Πρώτους 10 Οργανωτές (Top 10 Organizers). Επιλέγοντας δεδομένα από τους Αναλυτές (Slicers) δεξιά του φύλλου εργασίας, απευθείας ενημερώνονται και τα γραφήματα ανάλογα με τον αναλυτή που επιλέξαμε.

    Στο φύλλο εργασίας Details (Λεπτομέρειες) εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των συναντήσεων όπως και ποιος είναι ο οργανωτής καθώς και η Ώρα Έναρξης (Start Time) και η Ώρα Λήξης (End Time).

    Στο φύλλο εργασίας Categories (Λεπτομέρεις) βλέπουμε τα ονόματα των κατηγοριών που έχουμε αναθέσει στις συναντήσεις του Ημερολογίου μας.
    Whoever wants to read this post, can do so at the following url:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/05/18/calendar-analytics-for-excel-2010/
    Technorati Tags: Calendar Statistics.xlsx,Calendar Statistics For Excel 2010,Στατιστικά Ημερολογίου στο Excel 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010
  14. philippe
    Συνήθως διατηρούμε τα δεδομένα μας σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, και κάθε φορά που επιθυμούμε να τα ελέγξουμε πρέπει να μεταφερόμαστε από φύλλο σε φύλλο, πράγμα κουραστικό, χρονοβόρο και στο τέλος δεν βγάζουμε και πολύ άκρη. Δεν θα ήταν καλό να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να τα αναλύσουμε;
    Εδώ έρχεται η εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Η εντολή μας επιτρέπει να “τραβήξουμε” κάθε εγγραφή από τα φύλλα εργασίας στο φύλλο που ορίζουμε εμείς ως συγκεντρωτικό. Χρησιμοποιώντας την εντολή, μπορούμε να συνοψίσουμε όλα τα δεδομένα μας από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε αυτό που έχουμε ορίσει εμείς ως συγκεντρωτικό. Με το να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να τα αναλύσουμε απλά και γρήγορα.
    Δημιουργούμε ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 για να δούμε πώς θα εφαρμόσουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Στο δικό μου παράδειγμα έχω δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας. Τα τρία φύλλα εργασίας είναι Τετραμήνου και το κάθε φύλλο περιέχει τα ίδια Σεμινάρια που διεξάγουμε, στη στήλη Β αναγράφονται οι ενδιαφερόμενοι και στη στήλη C αναγράφονται οι εγγραφές που παρακολούθησαν το συγκεκριμένο σεμινάριο για το Τετράμηνο.
    Α’ Τετράμηνο:

    Β’ Τετράμηνο:

    Γ’ Τετράμηνο:

    Τώρα θέλουμε να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, γι’ αυτό το λόγο θα πρέπει να δώσουμε στην περιοχή κελιών κάθε τετραμήνου ένα name range (όνομα περιοχής). Πηγαίνουμε λοιπόν στο πρώτο φύλλο εργασίας, δηλαδή Α’ Τετράμηνο και επιλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας ξεκινώντας από το κελί Α1 έως C17. Αφού επιλέξουμε την περιοχή μας στην περιοχή Πλαίσιο Ονόματος όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα πληκτρολογούμε το Name Range (Όνομα Περιοχής) που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα πληκτρολόγησα ως όνομα περιοχής Semester1. (Ο πιο εύκολος τρόπος για να δώσεις Όνομα Περιοχής).
    Προσοχή: Στο Πλαίσιο Ονόματος δεν επιτρέπονται κενά διαστήματα και πατάμε το πλήκτρο Enter στο τέλος.

    Κάνουμε το ίδιο και για τα άλλα φύλλα εργασίας, δίνοντας σε κάθε περιοχή κελιών και διαφορετικό όνομα.
    Αφού τελειώσουμε με τις ονομασίες περιοχών μεταβαίνουμε στο τελευταίο φύλλο εργασίας το οποίο έχω μετονομάσει σε Total.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Data (Δεδομένα) και διαλέγουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας την εντολή Consolidate, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, όπου κάτω από την εντολή Functions (Συναρτήσεις), διαλέγουμε την εντολή Sum (Άθροισμα) καθώς θέλουμε να δείξουμε το άθροισμα από τα δεδομένα μας που πρόκειται να συγκεντρωθούν.

    Τώρα κάνουμε κλικ στην περιοχή References (Αναφορές), για να διαλέξουμε τις αναφορές. Πατώντας το πλήκτρο F3, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου με τα Ονόματα Περιοχών που ορίσαμε πιο μπροστά και απλώς επιλέγουμε, αντί να μεταφερόμαστε σε κάθε φύλλο εργασίας και να τα διαλέγουμε.
    Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι το εξής όπου επιλέγουμε Semester1 και πατάμε ΟΚ, για να μπει η αναφορά στην περιοχή Reference (Αναφορές) και μετά πατάμε στο κουμπί Add (Προσθήκη) για να μπει το όνομα περιοχής στην περιοχή All References (Όλες οι αναφορές).

    Με το κλικ, θα παρατηρήσουμε ότι το όνομα περιοχής έχει εισαχθεί στην περιοχή Reference (Αναφορά), και στο κάτω αριστερό μέρος του πλαίσιο διαλόγου Consolidate στην περιοχή Use labels in (Χρήση Ετικετών σε) ενεργοποιούμε τις εντολές Top Row (Πρώτη Γραμμή) και Left Column (Αριστερή Στήλη) για να εμφανίζονται οι ετικέτες των στηλών και των γραμμών.
    Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και την εντολή Create links to source data (Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων).

    Τώρα θα πρέπει να κάνουμε την ίδια διαδικασία που περιέγραψα πιο πάνω και για τα υπόλοιπα ονόματα περιοχών που είχαμε ορίσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού τελειώσουμε την διαδικασία πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ για να συνεχίσουμε.
    Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας Total, όλα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί (ονομασίες στηλών και γραμμών) και εμφανίζονται όλα τα συνολικά μας νούμερα στις στήλες Ενδιαφερόμενοι και Εγγραφές που αντιστοιχούν στα τρία τετράμηνα.

    Η εντολή Consolidate υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του Excel.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Consolidate Function Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  15. philippe
    Συνήθως πραγματοποιούμε, βασικές εργασίες στο Outlook σε καθημερινή βάση όπως: έλεγχος νέων μηνυμάτων, να απαντάμε ή να προωθούμε μηνύματα, να κανονίζουμε εργασίες και άλλα πολλά. Για αυτό το λόγο στο Outlook 2010 έχουμε την περιοχή Quick Steps (Γρήγορα Βήματα). Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού μπορούμε να εκτελέσουμε μία πολυσύνθετη εργασία.
    Για παράδειγμα, μπορούμε να προωθήσουμε ένα μήνυμα στον συνεργάτη μας, να απαντήσουμε σε ένα ραντεβού, ή να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία Λίστα Διανομής. Όλα αυτά και πολλά άλλα με ένα κλικ του ποντικιού εντελώς αυτοματοποιημένα.
    Το Outlook 2010 περιλαμβάνει κάποια Γρήγορα Βήματα έτοιμα για χρήση. Μπορούμε όμως και εμείς εύκολα να δημιουργήσουμε τα δικά μας Quick Steps για κινήσεις που κάνουμε σε καθημερινή βάση και συνήθως αποτελούνταν από πολλά βήματα.
    Ο παρακάτω πίνακας μας ενημερώνει για το τι κάνει η κάθε εντολή που βρίσκεται έτοιμη στην περιοχή των Quick Steps:
    Quick Step (Γρήγορο Βήμα)
    Περιγραφή
    Move to:?
    Να μετακινήσουμε ένα μήνυμα σε φάκελο, τον οποίο καθορίζουμε εμείς.
    Forward: FYI (For Your Information)
    Προωθεί τα επιλεγμένα μηνύματα, και προσθέτει “FYI”στην αρχή της γραμμής θέματος.
    Team E-Mail
    Δημιουργούμε ένα μήνυμα με πολλούς αποδέκτες (π.χ. των συνεργατών μας)
    Reply & Delete
    Εμφανίζει το παράθυρο της Απάντησης, και διαγράφει το υπάρχον μήνυμα μόλις πατήσουμε το κουμπί Αποστολή
    Create New
    Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε καινούργιο Quick Step
    Meeting Reply
    Στέλνει απάντηση συνάντησης στον αποστολέα
    To Manager
    Στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα στον Manager
    Done
    Μετακινεί το τρέχον μήνυμα σε φάκελο που καθορίζουμε εμείς, και εμφανίζει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο
    Team Meeting
    Δημιουργεί μία καινούργια αίτηση συνάντησης για τους συνεργάτες μας
    Για να δημιουργήσουμε ένα Quick Step ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:
    1. Στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Quick Steps, πατάμε στο βελάκι και εμφανίζεται το παράθυρο Manage Quick Steps, πατάμε στο κουμπί New και επιλέγουμε Custom.
    2. Πληκτρολογούμε ένα όνομα για το Γρήγορο Βήμα
    3. Στην περιοχή Actions, κάνουμε κλικ στο βέλος στη δεξιά περιοχή για να διαλέξουμε ένα Action, και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα:
    4. Διαλέγουμε το Action που θέλουμε απλώς επιλέγοντάς το.
    5. Εάν θέλουμε μπορούμε να διαλέξουμε μία συντόμευση πληκτρολογίου για το Action.
    6. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή του Action στο κουτί Tooltip Text box.
    7. Πατάμε Finish.
    Αμέσως έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Στο παράδειγμα, το όνομα του Quick Step είναι Chris, το Action είναι Forward message as an attachment (Προώθηση μηνύματος ως συνημμένο), Importance High (Σπουδαιότητα Υψηλή) στην περιοχή Text (Κείμενο) πληκτρολόγησα Check this out, και αφού τελειώσω πατάω Finish και έχει δημιουργηθεί το Quick Step.
    Μετά στα μηνύματά μου διαλέγω ένα μήνυμα, επιλέγω Chris από την περιοχή Quick Steps και αμέσως δημιουργείτε ένα μήνυμα με όλες τις ρυθμίσεις που ανέφερα παραπάνω και το μήνυμα που είχα επιλέξει έχει μπει σαν συνημμένο στο καινούργιο μήνυμα και το μόνο που μένει είναι αποστολή.
     
     

  16. philippe
    Invisible Linking in PowerPoint. Know How‼!
    Συνήθως όταν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε μία συγκεκριμένη διαφάνειας, σε διεύθυνση ιστού, ή σε μία προσαρμοσμένη παρουσίαση συνήθως εισάγουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα κουμπί ενεργειών. Τότε επιλέγουμε το κουμπί ενεργειών και αυτόματα μεταφερόμαστε στην τοποθεσία που έχουμε καθορίσει. Τι συμβαίνει όμως όταν αυτό θέλουμε να το κάνει αυτόματα και χωρίς να έχουμε γεμίσει την παρουσίασή μας με κουμπιά ενεργειών. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το πετύχουμε.
    Πρώτο Βήμα: Εάν έχουμε εισάγει κουμπιά ενεργειών στην παρουσίασή μας, θα πρέπει να τα αφαιρέσουμε γιατί δεν είναι απαραίτητα.
    Δεύτερο Βήμα: Θα πρέπει να εισάγουμε ένα ορθογώνιο σχήμα που θα καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Σχήματα (Shapes) και από το πτυσσόμενο μενού και από την κατηγορία Ορθογώνιο (Rectangle) να διαλέξουμε ένα σχήμα Ορθογωνίου (Rectangle). Τότε με το ποντίκι μας το σχεδιάζουμε για να καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Τρίτο Βήμα: Βεβαιωνόμαστε ότι το ορθογώνιο που έχουμε σχεδιάσει είναι επιλεγμένο. Θα παρατηρήσουμε ότι είναι επιλεγμένο από τις λαβές αλλαγής μεγέθους που εμφανίζονται, όπως επίσης θα δούμε να ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) καθώς και το Tab Μορφοποίησης (Format) που ενεργοποιούνται αυτόματα με την επιλογή του ορθογωνίου.

    Τέταρτο Βήμα: Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Στυλ Σχήματος (Shape Styles) επιλέγουμε την εντολή Γέμισμα Σχήματος (Shape Fill) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Περισσότερα Χρώματα Γεμίσματος (More Fill Colors).

    Μόλις το παράθυρο διαλόγου Χρώματα (Colors) εμφανιστεί στο κάτω μέρος του παραθύρου καθορίζουμε την Διαφάνεια (Transparency) του χρώματος στο 99% και πατάμε στο κουμπί ΟΚ όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Περίγραμμα Σχήματος (Shape Outline) και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Χωρίς Περίγραμμα (No Outline) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πέμπτο Βήμα: Τώρα το ορθογώνιο σχήμα μας είναι διαφανές, και καθώς είναι επιλεγμένο επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Συνδέσεις (Links) θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Ενέργεια (Actions). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Ενέργειας (Actions Settings) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διέλευση Ποντικιού (Mouse Over) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Έκτο Βήμα: Επιλέγουμε την εντολή Υπερ-σύνδεση Με (Hyperlink To) και το ρυθμίζουμε είτε σε Διαφάνεια/Url/ Προσαρμοσμένη Παρουσίαση/Άλλη Παρουσίαση ή οτιδήποτε άλλο θέλουμε εμείς. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορούμε εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού (Highlight When Mouse Over), έτσι ώστε να ενημερωθούμε όταν ο δείκτης του ποντικιού μας μετακινηθεί πάνω στον υπερσύνδεσμο.
    Έβδομο Βήμα: Εάν θέλουμε να δοκιμάσουμε τον αόρατο υπερσύνδεσμό μας, θα πρέπει να κάνουμε έναρξη της παρουσίασής μας. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή Παρουσίασης (Slide Show) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έναρξη Προβολής Παρουσίασης (Start Slide Show), μπορούμε να επιλέξουμε είτε την εντολή Από την Αρχή (From the Beginning) είτε την εντολή Από Τρέχουσα Διαφάνεια (From Current Slide Show) ανάλογα με το πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμός μας.

    Από την στιγμή που έχει ξεκινήσει η παρουσίασή μας, θα παρατηρήσουμε ότι καθώς πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας ότι δεν μπορούμε να δούμε πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμος αλλά καθώς το μετακινούμε βλέπουμε ένα μικρό παράθυρο να εμφανίζεται με την διαδρομή που θα ακολουθήσει ο υπερσύνδεσμος . Κάνοντας ένα κλικ με το ποντίκι μας ενεργοποιείται ο υπερσύνδεσμος και εμφανίζεται η άλλη παρουσίαση που είχαμε επιλέξει.

    Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους αόρατους υπερσύνδεσμους. Για παράδειγμα με αυτήν την τεχνική που περιέγραψα πιο πάνω, μας επιτρέπει να εμφανίζουμε αυτόματα την Παρουσίαση Α με την Παρουσίαση Β, είτε με ένα κλικ είτε αυτόματα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/16/invisible-linking-in-powerpoint-know-how%e2%80%bc/
    Technorati Tags: Invisible Linking in PowerPoint,Rectangle,Drawing Tools,Shape Styles,Colors,Actions button,Mouse Over,Αόρατοι Σύνδεσμοι Στο PowerPoint,Ορθογώνιο,Σχήματα,Actions,Ενέργεια,Hyperlink To,Υπερ-σύνδεση με,Ρυθμίσεις Ενέργειας,Action Settings,PowerPoint 2010,Autoexec.gr,Smart Office,Office Smart,Office 2010,MVP,SystemPlus,Διέλευση Ποντικιού,Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού,Highlight When Mouse Over,Προβολή Παρουσίασης,Start Slide Show
  17. philippe
    How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook
    Πολλές φορές θα βρεθούμε στην ανάγκη να εισάγουμε μία εικόνα, φωτογραφία σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας του Outlook, έτσι ώστε η εικόνα να βρίσκεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος και όχι ως συνημμένο. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα με HTML μορφή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Τότε τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε η εικόνα να εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert). Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) επιλέγουμε την εντολή Εικόνα (Picture) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

    Καθώς την έχουμε επιλέξει, επιλέγουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert) για να εισαχθεί η εικόνα. Για να μπορέσουμε να εισάγουμε πολλές εικόνες ταυτόχρονα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο Ctrl. Η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματός μας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Όπως βλέπουμε από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) του tab Εισαγωγή (Insert), μπορούμε εκτός από Εικόνα (Picture) να εισάγουμε επίσης και Έτοιμες Εικόνες Clip Art, Σχήματα (Shapes), SmartArt και Γραφήματα (Charts). Η παρακάτω εικόνα που έχω χρησιμοποιήσει είναι από το Ελληνικό Oultook 2007.

    Στην έκδοση του Outlook 2010 υπάρχει στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) και η εντολή Στοιχείο Οθόνης (Screenshot).

    Clip Art: Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμες εικόνες Clip Art στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων, ταινιών, ήχων ή φωτογραφιών για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης έννοιας. Σχήματα (Shapes): Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμα σχήματα, όπως ορθογώνια, κύκλους, βέλη, γραμμές, σύμβολα διαγραμμάτων ροής και επεξηγήσεις. SmartArt: Μπορούμε να εισάγουμε γραφικά SmartArt για την οπτική κοινοποίηση πληροφοριών. Τα γραφικά SmartArt κυμαίνονται από λίστες γραφικών και διαγράμματα διαδικασιών μέχρι πιο σύνθετα γραφικά όπως τα διαγράμματα Βεν και τα οργανογράμματα. Γράφημα (Chart): Μπορούμε να εισάγουμε γραφήματα για την απεικόνιση και τη σύγκριση δεδομένων. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων που μπορούμε να εισάγουμε είναι Ράβδος (Bar), Πίτα (Pie), Γραμμή (Line), Περιοχή (Area) και Επιφάνεια (Surface). Στοιχείο Οθόνης (Screenshot): Μπορούμε να εισάγουμε οποιοδήποτε στοιχείο της οθόνης μας που δεν είναι ελαχιστοποιημένο στη γραμμή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να δείτε ένα προγενέστερο μου post σχετικά με την εντολή αυτή. Πώς μπορούμε να εισάγουμε μία εικόνα πού έχουμε βρει σε μια τοποθεσία ιστού;
    Δημιουργούμε ένα μήνυμα με μορφή HTML και τότε ανοίγουμε την ιστοσελίδα που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.
    Τότε με την μέθοδο της Μεταφοράς και Απόθεσης (Drag and Drop) μεταφέρουμε την εικόνα από την τοποθεσία ιστού στο σημείο του σώματος του μηνύματος που θέλουμε. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης μπορούμε να δούμε την εικόνα να μετακινείται στο κυρίως σώμα του μηνύματος.


    Όταν όμως χρησιμοποιούμε την μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης, αντί να εμφανίζεται η εικόνα στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται η διεύθυνση της εικόνας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εναλλακτικός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στην εικόνα της ιστοσελίδας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

    Τότε τοποθετούμε το εισαγωγέα στο κυρίως σώμα του μηνύματος που θέλουμε να εισάγουμε την εικόνα και κάνουμε ένα δεξί κλικ και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή Επικόλληση (Paste) και αμέσως εμφανίζεται η εικόνα στο κυρίως σώμα του μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Whover wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/10/08/how-to-insert-an-image-inline-in-an-email-with-outlook/
    Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,How can we insert an image that we have found on a web page?,How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook,Illustrations,Insert Chart,Insert Picture,Insert Screenshot,Insert Shapes,Insert SmartArt,Έτοιμες Εικόνες ClipArt,Απεικονίσεις,Γράφημα,Μεταφορά και Απόθεση,Πώς Να Εισάγουμε Μία Εικόνα Στο Σώμα Μηνύματος του Outook,Στοιχείο Οθόνης,Σχήματα,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Outlook,Smart Office,SystemPlus
  18. philippe
    Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου στο Outlook 2010
    Τι συμβαίνει όταν είμαστε σε μία σημαντική σύσκεψη και δεν θέλουμε να απασχοληθούμε καθόλου με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα;
    Τι γίνεται όταν δεν διαθέτουμε την πολυτέλεια του χρόνου για να τους απαντήσουμε απευθείας, και ευχόμασταν να υπήρχε κάποιος τρόπος ώστε να ειδοποιηθούν οι αποστολείς ότι βρισκόμαστε σε μία συνεδρίαση, και ότι με την πρώτη ευκαιρία που θα βρούμε θα τους απαντήσουμε;
    Ακόμα και στις διακοπές μας, δεν θέλουμε να αποσπάτε η προσοχή μας με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Ευχόμαστε να υπήρχε κάποιος τρόπος, έτσι ώστε όλα τα μηνύματα να αρχειοθετούνταν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο κατά τη διάρκεια της απουσίας μας, ώστε να μπορέσουμε να τα αναγνώσουμε και να τα απαντήσουμε όταν επιστρέψουμε στο γραφείο μας.
    Εδώ κάνει την εμφάνισής της η επιλογή Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου (Automatic Replies - Out of Office) στο Outlook. Το χαρακτηριστικό αυτό λειτουργεί στο Outlook 2010 μαζί με τον Exchange Server. Παρακάτω θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό προς όφελος δικό μας πρωτίστως και έπειτα για όλους τους άλλους.
    Αφού έχουμε ξεκινήσει το Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) στα αριστερά της οθόνης μας. Στην περιοχή κάτω από τις Πληροφορίες Λογαριασμού (Account Information) επιλέγουμε την εντολή Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) - Automatic Replies (Out of Office), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπου βλέπουμε ότι έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε αυτόματες απαντήσεις για άτομα που βρίσκονται Μέσα στην Εταιρεία Μου (Inside My Organization) και για άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization).

    Στην παραπάνω εικόνα έχω ενεργοποιήσει την εντολή Να Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις (Send Automatic Replies) και ενεργοποίησα την εντολή Να Αποστέλλονται Μόνο Σε Αυτή Τη Χρονική Στιγμή ( Only Send During This Time Range). Εφόσον γνωρίζω την ημερομηνία και τις ώρες που θα είμαι απασχολημένος το καθορίζω στις αντίστοιχες περιοχές Ώρα Έναρξης (Start Time) και Ώρα Λήξης (End Time), πληκτρολογώ το κείμενο που θέλω να εμφανίζεται σαν αυτοματοποιημένη απάντηση και τέλος επιλέγω το κουμπί ΟΚ για να κλείσω το παράθυρο διαλόγου.
    Όταν θα πλησιάζει η ώρα που θα είμαι απασχολημένος στο φάκελο του Outlook βλέπω μία λωρίδα πληροφοριών που με ενημερώνει ότι Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις Για Αυτόν Τον Λογαριασμό (Automatic Replies Are Being Sent For This Account) . Εάν για κάποιο λόγο επιστρέψω πιο νωρίτερα στο γραφείο μου από τις ώρες που είχα καθορίσει απλώς επιλέγω την εντολή Απενεργοποίηση (Turn Off).

    Στην παρακάτω εικόνα στα εισερχόμενά μου έχω λάβει μία αυτοματοποιημένη απάντηση σύμφωνα με τα κριτήρια και το κείμενο που είχα καθορίσει.

    Όταν θελήσουμε να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την καρτέλα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization) και έπειτα ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Αυτόματη Απάντηση Σε Άτομα Εκτός Της Εταιρείας Μου (Auto-reply to people outside my organization). Έχουμε την επιλογή να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις Μόνο στις Επαφές Μου (My Contacts Only) και Σε Οποιονδήποτε Εκτός Της Εταιρείας Μου (Anyone outside my organization), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.





    Δημιουργία Κανόνα Σε Αυτοματοποιημένες Απαντήσεις
    (Creating a Rule for Automatic Replies)
    Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για τα μηνύματα που θα λαμβάνουμε στο διάστημα απουσίας μας από το γραφείο, θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κανόνες (Rules), που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) όπου επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Κανόνα (Add Rule). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κανόνα με πολλά κριτήρια.

    Στην παραπάνω εικόνα έχω επιλέξει Όσα Στάλθηκαν Απευθείας στον Χρήστη (Sent Directly To Me) και έχω επιλέξει το ονοματεπώνυμό μου επιλέγοντας το κουμπί Έλεγχος Ονομάτων (Check Names).
    Έπειτα επιλέγω την εντολή Μετακίνηση Σε (Move To) και πατάω το κουμπί Φάκελος (Folder) και από το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση Μηνύματος (Move Message To) επιλέγω το φάκελο Διακοπές και πατάω το κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου επιλέγω και πάλι ΟΚ για να κλείσει.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) με τον κανόνα που μόλις δημιουργήσαμε να αναγράφεται με τις Συνθήκες (Condition) του κανόνα και τις Ενέργειες (Actions) που θα γίνουν στα μηνύματα. Επιλέγουμε και πάλι ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

    Αυτό είναι όλο. Όσα μηνύματα λάβουμε στις συγκεκριμένες ημέρες και ώρες που θα απουσιάζουμε, θα μεταφερθούν αυτόματα στο φάκελο Διακοπές και μία Αυτοματοποιημένη Απάντηση θα αποσταλεί στους αποστολείς που θα τους ειδοποιεί για την απουσία μας.
    Θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί στο τι θα πληκτρολογούμε στο κείμενου του αυτόματου μηνύματος, γιατί πιθανόν το μήνυμα θα αποσταλεί σε οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένου και spammers. Θα ήταν καλό για εμάς, να μην περιλαμβάνουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες της απουσίας μας, έτσι ώστε κανένας να μην μπορεί να γνωρίζει τις καθορισμένες ώρες και ημερομηνίες της απουσίας μας από το γραφείο ή το σπίτι.
    Whoever wants to read this post in English, can do so at the following url:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/06/01/automatic-replies-out-of-office-in-outlook-2010/
    Technorati Tags: Automatic Replies,Out of Office,Αυτόματες Απαντήσεις,Εκτός Γραφείου,Outlook 2010,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr,SytemPlus,Office 2010
  19. philippe
    Check And Evaluate Formulas in Excel 2010
    Μόλις έχουμε τελειώσει τη δημιουργία ενός τύπου στο Excel (για το οποίο είμαστε υπερήφανοι) αλλά θέλουμε να ελέγξουμε την εγκυρότητά του. Τι κάνουμε;
    Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) που μας παρέχει το Excel.
    Πολύ χρήσιμη λειτουργία ειδικά για μεγάλες συναρτήσεις και για συναρτήσεις που έχουν εξαρτημένες τιμές, γιατί μπορούμε να δούμε πολύ εύκολα πώς το Excel υπολογίζει τη συνάρτηση.
    Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που περιέχει τον τύπο και έπειτα να επιλέξουμε το tab Τύποι (Functions) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing) επιλέγουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Το παράθυρο διαλόγου Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και κάτω από εκεί που αναγράφει Αναφορά (Reference), βλέπουμε την αναφορά του κελιού το οποίο είναι IF!$I$4 (το όνομα του φύλλου εργασίας και του κελιού). Κάτω από την περιοχή Υπολογισμός (Evaluate) βλέπουμε τον τύπο μας. Στο παράδειγμα ο τύπος είναι: =IF(Criteria!A2>=10000;”Πλατινένιος”;”Χρυσός”).

    Παρατηρούμε ότι ένα μέρος του τύπου είναι υπογραμμισμένο (Criteria!A2), έτσι εάν πατήσουμε στο κουμπί Υπολογισμός (Evaluate), θα δούμε την πραγματική τιμή που το συγκεκριμένο κελί περιέχει όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Τώρα το μέρος του τύπου 6300>=10000 είναι υπογραμμισμένο. Εάν πατήσουμε το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) θα δούμε το αποτέλεσμα από το πρώτο μέρος του τύπου. Αφού χρησιμοποιήσαμε τη λογική συνάρτηση If και το κριτήριο ήταν 6300>=10000 το οποίο δεν είναι Αληθής (True), το αποτέλεσμα που μας εμφανίζει είναι Ψευδής (False) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

    Πατώντας το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) ακόμα μία φορά, εμφανίζεται και το αποτέλεσμα του τύπου. Το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) αλλάζει σε Επανεκκίνηση (Restart) για να ξανά-ελέγξουμε τον τύπο από την αρχή.

    Όταν ελέγχουμε έναν τύπο, παρατηρούμε τα κουμπιά Βηματική Εκτέλεση (Step In) και Εκτέλεση Έως Το Τέλος (Step Out) που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Υπολογισμού Τύπου (Evaluate Formula). Αυτά τα κουμπιά ενεργοποιούνται κατά την διάρκεια των βημάτων και έχουν να κάνουν με εξαρτημένες τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παραπάνω εικόνα μπορούμε να δούμε την αναφορά του φύλλου εργασίας και την αναφορά του κελιού στο οποίο έχουμε παρέμβει, και στα δεξιά βλέπουμε τον τύπο που εμφανίζεται στο συγκεκριμένο κελί.
    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) στο Excel 2010.

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking the below icon:

    Technorati Tags: Evaluate,Evaluate Formula,Excel 2010,Formula Auditing,Formulas,Έλεγχος Τύπου,Βηματική Εκτέλεση,Επανεκκίνηση,Εκτέλεση Έως Το Τέλος,Υπολογισμός,Υπολογισμός Τύπου,Microsoft Office 2010,Office Smart,Reference,Smart Office,Step In,Step Out
  20. philippe
    Άλλα δύο καινούργια χαρακτηριστικά διαθέσιμα στο Outlook 2010 είναι το κουμπί Ignore (Αγνόηση) και οι Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές).
    Πρώτο: Ignore – Αγνόηση

    Τι κάνει αυτό το κουμπί; Καταρχήν μας επιτρέπει να διαλέξουμε κάποια μηνύματα που είναι ανεπιθύμητα και αυτομάτως τα μεταφέρνει στο φάκελο των Διαγραμμένων, οπότε δεν ασχολούμαστε με αυτά. Το καλό όμως είναι ότι όσα μηνύματα λάβουμε στο μέλλον από την ίδια διεύθυνση αυτόματα θα μεταφέρονται και αυτά στο φάκελο των Διαγραμμένων. Γι’ αυτό προσοχή ποιά μηνύματα θα επιλέξουμε για να κάνουμε Ignore.
    Όταν πατήσουμε στο κουμπί Αγνόηση (ignore) εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου.

    Αγνόηση Συζήτησης Ο επιλεγμένος διάλογος και όλα τα μελλοντικά μηνύματα θα μεταφέρονται στο φάκελο των Διαγραμμένων.
    Δεύτερο: Suggested Contacts – Προτεινόμενες Επαφές
    Εάν κοιτάξουμε στις επαφές μας στο Outlook 2010, θα παρατηρήσουμε έναν νέο φάκελο ονομαζόμενο Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές). Είναι μία λίστα με όλους όσους έχουμε ανταλλάξει αλληλογραφία στο παρελθόν, τους οποίους όμως δεν τους έχουμε προσθέσει στις επαφές μας.
    Όταν λοιπόν, πληκτρολογούμε ένα όνομα σε ένα νέο μήνυμα, το Outlook ψάχνει εδώ για να δει εάν μπορεί να βρει τη διεύθυνση για μας. Μπορούμε επίσης με μεταφορά και απόθεση να σύρουμε από εδώ μία επαφή στον βασικό κατάλογο των επαφών μας. Είναι λιγότερο ενοχλητικό από το να μας ρωτάει το Outlook κάθε φορά εάν θέλουμε να αποθηκεύουμε κάθε αποστολέα ηλεκτρονικού μηνύματος ως επαφή. Θα ήταν και πολύ χρονοβόρο όταν έφτανε η στιγμή να βάλουμε μία διεύθυνση στον παραλήπτη του μηνύματος να ψάχνουμε τις επαφές μας για αρκετή ώρα, ώστε να βρούμε την σωστή επαφή.
    Προσοχή όμως στα κεφαλαία! Το Outlook θεωρεί διαφορετικές επαφές τις διευθύνσεις Chris@ και chris@.
  21. philippe
    Έχουμε τη δυνατότητα να ανταλλάξουμε δεδομένα μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel με οποιονδήποτε φάκελο του Outlook. Για παράδειγμα έχουμε ένα φύλλο εργασίας όπου έχουμε καταχωρίσει διάφορες επαφές (με αρκετές λεπτομέρειες για την κάθε επαφή όπως: Τηλέφωνο, E-mail, Διεύθυνση κτλ.), και θέλουμε να τις εισάγουμε ως Επαφές στο Outlook χωρίς να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.
    Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Άνοιγμα (Οpen), και από δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν διαλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) από το Outlook, ξεκινάει ο Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.
    Από το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard) θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια που θέλουμε να πραγματοποιήσουμε όπου είναι η εντολή Εισαγωγή Από Άλλο Πρόγραμμα ή Αρχείο (Import from Another Program or File) και να πατήσουμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

    Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο του αρχείου από το οποίο θα γίνει η εισαγωγή, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε Microsoft Excel 97-2003 και έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

    Στο τρίτο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να εντοπίσουμε το αρχείο του Excel που θέλουμε να εισάγουμε στο Outlook όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και τις Επιλογές (Options) που έχουμε σχετικά με τα Διπλότυπα (Duplicates), όπου επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.
    Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε το φάκελο προορισμού του Outlook όπου θα εισαχθούν τα δεδομένα από το υπολογιστικό μας φύλλο. Πλοηγούμαστε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μέχρι να εντοπίσουμε το φάκελο Επαφές (Contacts), όπου το επιλέγουμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

    Φτάνουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου στην περίπτωση που στο υπολογιστικό μας φύλλο έχουμε καταχωρίσει επικεφαλίδες στηλών όπως: Όνομα, Επώνυμο, Εταιρία κτλ., καλό θα ήταν να αντιστοιχίσουμε τα πεδία από το Excel με τα αντίστοιχα πεδία του Outlook. Επιλέγουμε λοιπόν την εντολή Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) για να εμφανιστεί το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.

    Από το παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) θα πρέπει να επιλέξουμε το πεδίο από την περιοχή που αναγράφει Από: (From:) Microsoft Excel 97-2003 και να το σύρουμε δεξιά στην περιοχή Προς: (To:) Microsoft Office Outlook στο αντίστοιχο πεδίο που ταιριάζει. Όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα έχω σύρει το πεδίο Όνομα δίπλα στο πεδίο First Name, το πεδίο Επώνυμο δίπλα στο πεδίο Last και το πεδίο Εταιρία δίπλα στο Company.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει την Αντιστοίχιση των Πεδίων (Map Fields), πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να μεταβούμε και πάλι στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).
    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εξέλιξη Εισαγωγής ή Εξαγωγής όπου περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

    Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία μπορούμε να μεταβούμε στις Επαφές (Contacts) του Outlook, όπου θα δούμε όλες τις επαφές που είχαμε καταχωρίσει στο Excel να έχουν εισαχθεί επιτυχώς και στις Επαφές (Contacts) του Outlook.

    Technorati Tags: Import Contacts From Excel To Outlook Technorati Tags: Εισαγωγή Επαφών Από Excel Στο Outlook Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  22. philippe
    Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word
    Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.
    Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);
    Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.
    Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

    Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.
    Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

    Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.



    Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.
    Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;
    Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.
    Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:
    Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

    Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.
    Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/01/19/functions-in-a-word-table/
    Technorati Tags: Functions in Table of Word,Table Tools,Layout,Data,Formula,Update Field,Office 2010,MVP Office System,Word 2010,Autoexec.gr,SystemPlus,Edit Field,SUM(ABOVE),Paste Function,Number Format,Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word,Εργαλεία Πίνακα,Διάταξη Πίνακα,Δεδομένα,Τύπος,Ενημέρωση Πεδίου,Μορφή Αριθμών,Επικόλληση Συνάρτησης
  23. philippe
    Selection And Visibility Pane
    Στο PowerPoint υπάρχει το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), που ελέγχει όλα τα περιεχόμενα (σχήματα, αντικείμενα, πλαίσια κειμένου) σε μία διαφάνεια. Μερικές φορές όταν αυτά τα περιεχόμενα επικαλύπτουν το ένα το άλλο, είναι πολύ δύσκολη η επιλογή του καθενός από αυτά.
    Για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), να επιλέξουμε το βέλος δεξιά της εντολής Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Άλλος τρόπος για να ενεργοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility), είναι να διαλέξουμε ένα αντικείμενο μέσα στην διαφάνεια. Αμέσως ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), όπου στο tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Οποιονδήποτε τρόπο και να διαλέξουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης. Στην περιοχή του παραθύρου Επιλογή και Αναγνωσιμότητα (Selection and Visibility), βρίσκεται η περιοχή που αναγράφει Σχήματα Σε Αυτήν Τη Διαφάνεια (Shapes On This Slide), εμφανίζονται όλα τα περιεχόμενα της τρέχουσας διαφάνειας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Με την επιλογή ενός στοιχείου από το παράθυρο εργασιών, το αντίστοιχο στοιχείο επιλέγεται και μέσα στη διαφάνεια. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει 6 – Γελαστό Πρόσωπο από το παράθυρο εργασιών και αμέσως έχει επιλεγεί το αντίστοιχο στοιχείο μέσα στη διαφάνεια όπως μπορούμε να δούμε.

    Για να μετονομάσουμε ένα στοιχείο από το παράθυρο εργασιών, απλώς επιλέγουμε το όνομα του στοιχείου και με ένα διπλό κλικ πάνω στο πλαίσιο ονόματος με το ποντίκι μας μπορούμε να το επεξεργαστούμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Εάν θέλουμε να κρύψουμε ένα στοιχείο από τη διαφάνεια και όχι να το διαγράψουμε, στα δεξιά του ονόματος του στοιχείου στο παράθυρο εργασιών, μπορούμε να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο εικονίδιο του ματιού που εμφανίζεται. Αμέσως το συγκεκριμένο στοιχείο κρύβεται από την διαφάνεια, και το μάτι στο παράθυρο εργασιών δεν εμφανίζεται. Με την ίδια διαδικασία ενεργοποιούμε την εμφάνιση του στοιχείου.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχουν τα εξής κουμπιά:

    Εμφάνιση Όλων (Show All): Με την επιλογή αυτής της εντολής όλα τα στοιχεία που ήταν κρυμμένα στην διαφάνεια ξανά-εμφανίζονται.
    Απόκρυψη Όλων (Hide All): Με την επιλογή αυτής της εντολής κρύβουμε όλα τα στοιχεία στη διαφάνεια.
    Κουμπιά Αναδιάταξης (Re-order Buttons): Επιλέγοντας το πάνω ή κάτω βέλος, όταν έχουμε επιλέξει ένα στοιχείο στη διαφάνεια, αναδιοργανώνουμε τη σειρά εμφάνισης του στοιχείου σε σχέση με κάποιο άλλο στοιχείο. Η σειρά εμφάνισης ενός στοιχείου έχει νόημα όταν κάποιο στοιχείο υπερκαλύπτει κάποιο άλλο, όπου σε αυτήν την περίπτωση αποφασίζουμε ποιό στοιχείο θα είναι μπροστά και ποιό πίσω. Τα κουμπιά της αναδιάταξης είναι χρήσιμα στο PowerPoint όταν θέλουμε να αναδιοργανώσουμε την σειρά εμφάνισης στοιχείων σε μία παρουσίαση.
    Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει το παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane) δίπλα στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility). Εδώ μπορούμε να δούμε τις ίδιες ονομασίες στα στοιχεία που είχαμε μετονομάσει στο παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) να ισχύουν και στο παράθυρο εργασιών Προσαρμογή Κίνησης (Animation Pane).

    Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Word, εμφανίζεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Επιλογή (Select) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).
    Το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility) στο Excel, εμφανίζεται στο tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τακτοποίηση (Arrange) επιλέγουμε την εντολή Παράθυρο Επιλογής (Selection Pane).
    Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα (Selection And Visibility).

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/04/27/selection-and-visibility-pane-2/
    Technorati Tags: Hide All,Απόκρυψη Όλων,Αναδιάταξη,Επιλογή Και Αναγνωσιμότητα,Εμφάνιση Όλων,Παράθυρο Επιλογής,Office 2010,Office Smart,Selection And Visibility Pane,Selection Pane,Shapes On This Slide,Show All,Smart Office
  24. philippe
    Πώς να Δημιουργήσουμε Φόρμες Επιστολών στο Outlook
    Τι είναι όμως μία Φόρμα Επιστολών (Form Letter); Είναι ένα γράμμα με τυποποιημένο κείμενο που έχει εκτυπωθεί ξανά και ξανά, αλλά με ένα διαφορετικό όνομα και διεύθυνση εκτυπωμένο σε κάθε αντίγραφο.
    Για να δημιουργήσουμε μία Φόρμα Επιστολής (Form Letter) στο Outlook θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:
    Πρώτα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και από το κάτω αριστερό μέρος της οθόνης μας να επιλέξουμε το εικονίδιο που αναγράφει Επαφές (Contacts), για να εμφανιστούν οι επαφές μας. Τότε από την περιοχή της κορδέλας που αναγράφει Ενέργειες (Actions) επιλέγουμε το κουμπί Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για τους χρήστες του Outlook 2010. Για τους χρήστες του Outlook 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το μενού Εργαλεία (Tools) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge). Οποιαδήποτε έκδοση χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts) εμφανίζεται.

    Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts), από την περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Επιλογές Συγχώνευσης (Merge Options) και που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Φόρμα Επιστολών (Form Letters) από το πτυσσόμενο μενού. Αφού το επιλέξουμε θα δούμε να αναγράφεται Φόρμα Επιστολών (Form Letters) στην περιοχή αυτή.

    Τώρα η επιλογή Συγχώνευση Σε (Merge To) βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά της επιλογής Τύπος Εγγράφου (Document Type), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία Εγγράφου (New Document) από το πτυσσόμενο μενού. Συνήθως εμφανίζεται αυτόματα εκεί, αλλά καλό είναι να το τσεκάρουμε.

    Αφού έχουμε τελειώσει με όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου όπου μας ενημερώνει ότι υπάρχουν Λίστες Διανομής (Contact Groups) στις επαφές μας και οι οποίες δεν θα συμπεριληφθούν στη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Για να προχωρήσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Το Outlook εξάγει τις επαφές μας και μετά από λίγο ξεκινάει η εφαρμογή του Microsoft Word, εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. Εδώ θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο για την Φόρμα Επιστολής (Form Letter). Αφού τελειώσουμε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε τα Πεδία Συγχώνευσης (Insert Merge Fields) οπουδήποτε θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα από το Βιβλίο Διευθύνσεων του Outlook (Outlook Address Book) στη Φόρμα Επιστολές (Form Letter) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Οποιοσδήποτε θελήσει να διαβάσει για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) που έχω περιγράψει σε προηγούμενα Post, μπορεί να το κάνει στις ακόλουθες συνδέσεις:
    Σύνδεση 1: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση της Κορδέλας
    Σύνδεση 2: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/outlook-english/
    Technorati Tags: Autoexec.gr,Contacts,Form Letters,How to Create Form Letters in Outlook,Συγχώνευση Αλληλογραφίας Στο Outlook,Φόρμα Επιστολής Στο Outlook,Mail Merge,MVP Office System,Outlook,SystemPlus
  25. philippe
    Reuse Slides in PowerPoint 2010
    Πρόκειται να δημιουργήσουμε μία παρουσίαση και χαζεύουμε στο PowerPoint μέχρι να μας έρθει η φαεινή ιδέα το τι μορφή θα έχει. Συνειδητοποιούμε τότε ότι οι διαφάνειες που θέλουμε να δημιουργήσουμε μπορεί να υπάρχουν σε κάποια άλλη παρουσίαση κάπου. Τι κάνουμε τότε; “Δανειζόμαστε” τις διαφάνειες από την άλλη παρουσίαση φυσικά.
    Θα περιγράψω λοιπόν στα παρακάτω βήματα την διαδικασία για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφάνειες από μία άλλη παρουσίαση. Δεν θα χρησιμοποιήσω την εντολή Αντιγραφή (Copy) διαφάνειας και Επικόλληση (Paste), αλλά μία πολύ χρήσιμη εντολή που ονομάζεται Εκ νέου χρήση διαφανειών (Reuse).
    Η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών είναι πολύ χρήσιμη: Πρώτα δεν χρειάζεται να ξανά δημιουργήσουμε διαφάνειες που έχουμε ήδη και δεύτερον ότι εξοικονομούμε πολύ χρόνο.
    Πώς Να Χρησιμοποιήσουμε Την Εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών
    Το PowerPoint μας παρέχει μία εντολή που εντοπίζει συγκεκριμένες διαφάνειες, και μας επιτρέπει να τις εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του PowerPoint, με την διαφορά ότι υπάρχουν κάποιες διαφορετικές λεπτομέρειες στο PowerPoint 2010.
    Πρώτον: Ανοίγουμε την παρουσίαση στην οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις διαφάνειες μέσα, (όχι αυτήν την οποία θέλουμε να δανειστούμε). Στο Tab Κεντρική (Home) , και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαφάνειες (Slides), επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Νέα Διαφάνεια (New Slide) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν διάφορες διαφάνειες με τις δικές τους διατάξεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού πατήσουμε στην εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας σχετικά με την εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

    Από το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) και να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) ή να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Αρχείου (Browse File) ώστε να εντοπίσουμε τις διαφάνειες που θέλουμε να εισάγουμε. Όπως επίσης να επιλέξουμε τους υπερσύνδεσμους που αναγράφουν τις εντολές Άνοιγμα Μιας Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Open A Slide Library) ή Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File).

    Η εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση σε διαφάνειες από Microsoft Office SharePoint Library. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμε μόνο εάν υπάρχει μία Βιβλιοθήκη Διαφανειών διαθέσιμη για εμάς. Η εντολή Αναζήτηση Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File) εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση (Browse), όπου πρέπει να εντοπίσουμε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή μας και να την εισάγουμε. Σε αυτό το άρθρο θα επιλέξω την εντολή Άνοιγμα Αρχείου PowerPoint (Open a PowerPoint File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου έχω εντοπίσει την παρουσίαση που θέλω να εισάγω τις διαφάνειες και είμαι έτοιμος να πατήσω στο κουμπί Άνοιγμα (Open).

    Οι διαφάνειες από την παρουσίαση που έχουμε επιλέξει αμέσως εμφανίζονται στην περιοχή του παραθύρου Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) σε μικρογραφίες καθώς επίσης και ο τίτλος της κάθε διαφάνειας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν μεταβαίνουμε πάνω από κάποια διαφάνεια με το ποντίκι μας, η διαφάνεια διπλασιάζει το μέγεθός της κάνοντας την πιο ευκρινέστερη ώστε να μπορούμε να δούμε τα περιεχόμενά της.

    Για να διατηρήσουμε την μορφοποίηση της αρχικής διαφάνειας, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου δεξιά της εντολής Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης (Keep source formatting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Για να εισάγουμε μία διαφάνεια κάνουμε απλώς ένα κλικ πάνω της και αμέσως εισάγεται στην παρουσίασή μας. Οι διαφάνειες που εισάγουμε μπαίνουν ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη διαφάνεια.
    Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω από μία διαφάνεια από την περιοχή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών θα έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής επιλογές:
    Εισαγωγή Διαφάνειας (Insert Slides): Εισάγει την διαφάνεια στην παρουσίαση και η διαφάνεια θα χρησιμοποιήσει το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εισαγωγή Όλων Των Διαφανειών (Insert All Slides): Εισάγει όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση και όλες οι διαφάνειες χρησιμοποιούν το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εφαρμογή Θέματος Σε Όλες Τις Διαφάνειες (Apply Theme To All Slides): Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας σε όλες τις διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται. Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες (Apply Theme To Selected Slides: Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας στις επιλεγμένες διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.
    Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των διαφανειών, πατάμε στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να κλείσουμε το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/09/15/reuse-slides-in-powerpoint-2010/
    Ετικέτες Technorati: Reuse Slides in PowerPoint 2010,PowerPoint 2010,Insert Slide,Insert All Slides,Apply Theme to All Slides,Apply Theme to Selected Slides,Keep Source Formatting,Browse File,Browse Slide Library,Autoexec.gr,Office Smart,SystemPlus,Smart Office,MVP,Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών,Εφαρμογή Θέματος,Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες,Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης,Εισαγωγή Διαφάνειας,Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint,Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών
×
×
  • Create New...