Jump to content

philippe

Members
  • Posts

    160
  • Joined

  • Last visited

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    Ωραία, έχουμε δημιουργήσει το έγγραφό μας ή μία παρουσίαση και είμαστε έτοιμοι να το στείλουμε στους αποδέκτες μας. Τι γίνεται όμως όταν κάποιος από τους αποδέκτες μας είναι άτομο με ειδικές ανάγκες; Εδώ, επεμβαίνει το Office 2010 και ο Accessibility Checker.
    Όπως ο ορθογραφικός έλεγχος που μας προειδοποιεί για τυχόν ορθογραφικά λάθη, έτσι και ο Accessibility Checker, μας προειδοποιεί για συγκεκριμένα θέματα προσβασιμότητας ή για θέματα ανάγνωσης στα αρχεία μας. Κάνοντας έναν Έλεγχο Προσβασιμότητας έχουμε τη δυνατότητα να επιδιορθώσουμε πιθανά προβλήματα που μπορεί να αποτρέπουν άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πρόσβαση στα περιεχόμενα.
    Επιδιορθώνοντας κάποια θέματα, πιθανόν να χρειαστεί να αλλάξουμε, να μορφοποιήσουμε ή να ενημερώσουμε τα περιεχόμενα των αρχείων μας. Ο Accessibility Checker, μας ενημερώνει για τα θέματα που εντοπίζει, και μας οδηγεί βήμα-βήμα για το πώς θα μπορέσουμε να κάνουμε τα περιεχόμενά μας πιο κατανοητά και αναγνώσιμα από τα άτομα με ειδικές ανάγκες. Μπορεί να υπάρξουν και θέματα τα οποία δεν θέλουμε να επιδιορθώσουμε, γιατί τα έχουμε εκεί για κάποιον συγκεκριμένο λόγο. Απλώς θα παραβλέψουμε τις οδηγίες του Accessibility Checker.
    O Accessibility Checker, ελέγχει το έγγραφο μας με μία σειρά από πιθανά θέματα όπου οι χρήστες με ειδικές ανάγκες μπορεί να αντιμετωπίσουν. Κάθε θέμα ταξινομείται σαν Errors, Warnings ή Tips.
    Errors: Ένα μήνυμα Error (Λάθος) παρουσιάζεται όταν το περιεχόμενο από ένα αρχείο το κάνει πολύ δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

    Warnings: Ένα μήνυμα Warnings (Προειδοποίηση) παρουσιάζεται για περιεχόμενο που στις περισσότερες περιπτώσεις αν όχι για όλες, κάνει το αρχείο δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

    Tips: Ένα μήνυμα Tips (Συμβουλή) παρουσιάζεται για περιεχόμενο, όπου ένα άτομο με ειδικές ανάγκες κατανοεί, αλλά θα μπορούσε να παρουσιαστεί ή να οργανωθεί κάπως διαφορετικά για την βελτιστοποιηθεί.

    Όταν ο Accessibility Checker εντοπίζει ένα θέμα, το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας, παρέχει πληροφορίες γιατί το περιεχόμενο μπορεί να είναι μη κατανοητό. Επιλέγοντας το θέμα, εμφανίζονται οδηγίες για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε ή να το αναθεωρήσουμε.
    Για να ενεργοποιήσουμε τον Accessibility Checker, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab File (Αρχείο). Επιλέγουμε Info και στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για Διανομή), βλέπουμε στο κάτω μέρος, την προειδοποίηση “Content that people with disabilities find difficult to read”, (Περιεχόμενο όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν).

    Πατώντας στο βέλος στο κάτω μέρος της εντολής Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα), εμφανίζεται, το πτυσσόμενο μενού όπου επιλέγουμε την εντολή Check Accessibility (Έλεγχος Προσβασιμότητας).

    Από τη στιγμή που έχουμε κάποια θέματα στο έγγραφο μας, όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν θα εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών με τα θέματα.
    Για να δούμε λοιπόν και τα τρία μηνύματα προσβασιμότητας που μπορεί να μας προκύψουν:
    Errors
    Έχω εισάγει μια εικόνα στο έγγραφο και έχω γράψει και κάποιο κείμενο. Τρέχω τον Accessibility Checker και στο παράθυρο εργασιών εμφανίζονται δύο θέματα. Ας δούμε πρώτα το μήνυμα Error. Εμφανίζεται το κείμενο Missing Alt Text, και από κάτω ακριβώς μας αναφέρει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

    Στις επιπρόσθετες πληροφορίες μας περιγράφει τι είναι ακριβώς το Alternate Text (Εναλλακτικό Κείμενο), και ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε.
    Αφού ακολουθήσουμε τα βήματα που μας περιγράφει το θέμα Error δεν εμφανίζεται πια.
    Alternate Text: (Εναλλακτικό Κείμενο). Χρησιμοποιείτε για φυλλομετρητές ιστού, έτσι ώστε όταν περιηγούμαστε πάνω από μία εικόνα εμφανίζεται το κείμενο που έχουμε ορίσει εμείς. Μπορούμε να προσθέσουμε Alt Text σε σχήματα, γραφικά, γραφήματα, πίνακες, εξισώσεις και σε άλλα αντικείμενα. Για να προσθέσουμε Alt Text, απλώς επιλέγουμε το αντικείμενο και με το δεξί κλικ του ποντικιού μας, εμφανίζεται το μενού συντόμευσης Format Picture (Μορφοποίηση Εικόνας) και από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή Alt Text, και στην περιοχή Τίτλος πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Θα πρέπει να αποθηκεύσουμε το έγγραφο μας ως HTML, και μετά να ανοίξουμε το έγγραφο μας από τον φυλλομετρητή ιστού για να μπορέσουμε να δούμε το Alt Text, όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Warnings
    Από κάτω από το θέμα Warnings εμφανίζεται η προειδοποίηση Objects not Inline (Αντικείμενα όχι σε ευθεία), και από κάτω ακριβώς εμφανίζει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

    Στις επιπρόσθετες πληροφορίες αναγράφει τον λόγο για τον οποίο θα πρέπει να το διορθώσουμε γιατί άτομα με προβλήματα όρασης θα είναι δύσκολο να περιηγηθούν σε κείμενο που δεν είναι σε ευθεία με το αντικείμενο.
    Ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το διορθώσουμε, δηλαδή να εφαρμόσουμε αναδίπλωση κειμένου στο αντικείμενο σε Ευθεία με το Αντικείμενο.
    Tips
    Τα Tips (Συμβουλή), δεν εμφανίζονται πάντα, αλλά μόνο όταν ο Accessibility Checker, θεωρεί ότι θα μπορούσαμε να αναδιοργανώσουμε κάπως τη δομή ή συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου ώστε να γίνουν πιο κατανοητά σε άτομα με ειδικές ανάγκες.

    Στην πιο πάνω εικόνα βλέπουμε να εμφανίζεται τα Tips, και συγκεκριμένα για δύο πίνακες που έχω εισάγει στο έγγραφό μου. Πατώντας πάνω στην πρώτη περίπτωση του πίνακα, στην κάτω περιοχή με τις επιπρόσθετες πληροφορίες, μου αναφέρει γιατί να τα φτιάξω. “Η διάταξη από έναν πίνακα θα πρέπει να παρουσιάζει πληροφορίες σε μία κατανοητή σειρά από το πρώτο κελί έως το τελευταίο”. Στην περιοχή How to Fix αναφέρει πώς πρέπει να βεβαιωθούμε πώς το κείμενο στον πίνακα μας είναι σε μία σειρά έτσι ώστε να είναι κατανοητό.
    Επίσης υπάρχει και μία σημείωση, που αναφέρει ότι θα μπορούσαμε να εφαρμόσουμε διάφορα Στυλ Πίνακα, για την καλύτερη εμφάνιση των πληροφοριών μας.
    Ο αριθμός των Errors, Warnings, και Tips που εμφανίζει ο Accessibility Checker δεν είναι περιορισμένος.

    Technorati Tags: Accessibility Checker Technorati Tags: Έλεγχος Προσβασιμότητας
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010
  2. philippe
    Εισαγωγή μίας βάσης δεδομένων της Access στο Excel 2010.
    Πίνακας (Table), Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable Report) και Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotChart and PivotTable Report).
    Ακούμε τις ορολογίες πολλές φορές και αναρωτιόμαστε τι είναι και τι κάνει το καθένα από αυτά, ποιά η χρησιμότητά τους; Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από μία βάση δεδομένων της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να τα οργανώσουμε για να δημιουργήσουμε μία αναφορά ή μία παρουσίαση.
    Παρακάτω θα αναφέρω τους τρόπους με τους οποίους θα εισάγουμε μία βάση δεδομένων από την Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.
    Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Access, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την βάση δεδομένων την οποία θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

    Εάν υπάρχουν διάφοροι πίνακες στη βάση δεδομένων μας, θα πρέπει να διαλέξουμε τον επιθυμητό πίνακα τον οποίο θέλουμε να εισάγουμε. Στο δικό μου παράδειγμα διαλέγω τον πίνακα με ονομασία “Δραστηριότητες”.

    Αφού διαλέξουμε τον πίνακα και πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε πώς θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα μας στο βιβλίο εργασίας. Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις που μπορούμε να διαλέξουμε για να εισαχθούν τα δεδομένα μας, όπου θα αναλυθούν και οι τρείς περιπτώσεις ξεχωριστά.
    1η Περίπτωση – Table (Πίνακας):
    Διαλέγουμε Table (Πίνακας) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αμέσως τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έτοιμα για φιλτράρισμα.

    2η Περίπτωση – PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα):

    Διαλέγουμε PivotTable Report ( Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας [εάν θέλουμε να εισαχθούν σε άλλο φύλλο εργασίας θα πρέπει να επιλέξουμε New Worksheet (Νέο Φύλλο Εργασίας)], βεβαιωνόμαστε ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε μία αναφορά PivotTable (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

    Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως η Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας μας και στη στήλη B και C αναφέρει τα αθροίσματα των στηλών. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις τιμές θα πρέπει από το παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα), και στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου που αναγράφει Values (Τιμές), να πατήσουμε στο βέλος από ποιες από τις δύο στήλες θέλουμε να αλλάξουμε του Sum of Κόστος ή του Sum of Διάρκεια. Πατώντας στο βέλος εμφανίζεται το υπομενού όπου διαλέγουμε την εντολή Value Field Settings (Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμών) όπως φαίνεται και παρακάτω.

    Ενεργοποιώντας την εντολή αυτή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλουμε. Δηλαδή να αλλάξουμε τον είδος της συνάρτησης που χρησιμοποιείται, όπως για παράδειγμα Count (Καταμέτρηση), Max (Μέγιστο), κτλ. και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο ΟΚ.

    3η Περίπτωση – PivotChart and PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα):

    Διαλέγουμε PivotChart και PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε ένα PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος) και μία αναφορά PivotTable Report (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

    Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας και θα δημιουργηθεί αυτόματα και το γράφημα όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα μπορούμε να κάνουμε όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε και στο Γράφημα και στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο ευπαρουσίαστα και κατανοητά.

    Technorati Tags: Insert an Access Database in Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  3. philippe
    Σε προηγούμενο post μου, είχα αναφερθεί για τις δυνατότητες που μας δίνει το Word 2010 σχετικά με τις επιλογές Μετάφρασης. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να εκφωνήσουμε αυτά που μεταφράσαμε και δεν διαθέτουμε και την πιο κατάλληλη προφορά; Don’t worry be happy!!! Το Office 2010 είναι εδώ.
    Η Microsoft έχει ενσωματώσει το εργαλείο Speak που χρησιμοποιεί το Microsoft’s Text-to-Speech (TTS) engine. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας, να πληκτρολογήσουμε την πρόταση μας και αφού την επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Speak και ακούμε την εκφώνηση. Η φωνή είναι γυναικεία, οπότε οι πιθανότητες να προσελκύσουμε την προσοχή των αναγνωστών είναι περισσότερες από μία αντρική φωνή.
    Θα περιγράψω τα βήματα για να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak και πώς θα ακούσουμε την μετάφραση.
    Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο) και επιλέγουμε Options (Επιλογές) για να ενεργοποιήσουμε τις επιλογές του Word.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Word Options (Επιλογές του Word), όπου μεταβαίνουμε στην κατηγορία Customize Ribbon (Προσαρμογής της Κορδέλας), διαδικασία την οποία έχω περιγράψει σε προηγούμενο Post.
    Από το την περιοχή Choose commands from: (Επιλογή εντολών από, αναπτύσσουμε το πτυσσόμενο μενού και επιλέγουμε να εμφανιστούν όλες οι εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα (Commands Not in the Ribbon). Με τη λαβή κύλισης, προχωράμε προς τα κάτω για να βρούμε την εντολή Speak (οι εντολές είναι σε αλφαβητική σειρά, οπότε κυλάμε αρκετά προς τα κάτω) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.
    Για να προσθέσουμε την εντολή θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα Custom Group (Προσαρμοσμένο Γκρουπ) σε ένα ήδη υπάρχον Tab της Κορδέλας ή να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Tab, ειδάλλως εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου μας προειδοποιεί πως οι Εντολές μπορούν να προστεθούν μόνο σε προσαρμοσμένα γκρουπ.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω προσθέσει την εντολή Speak στο Tab Review (Αναθεώρηση).
    Αφού πατήσω ΟΚ στα πλαίσια διαλόγου και επιστρέψω στο έγγραφό μου μεταβαίνω στο Tab Review για να εντοπίσω την εντολή Speak.



    Τα δύσκολα περάσανε, οπότε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πληκτρολογήσουμε το κείμενο μας εάν δεν το έχουμε ήδη κάνει, να επιλέξουμε την λέξη, πρόταση ή παραγράφους που θέλουμε να εκφωνηθούν και να πατήσουμε στην εντολή Speak και να απολαύσουμε την αφήγησή μας.
    Άλλος τρόπος για να ακούσουμε την εκφώνηση της αφήγησης, είναι να έχουμε ενεργοποιήσει τον Mini Translator και απλώς επιλέγοντας την πρόταση περιμένουμε να ενεργοποιηθεί ο Mini Translator με την μετάφραση του επιλεγμένου κειμένου και να πατήσουμε στο κουμπί Play, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Μπορούμε επίσης να ενεργοποιήσουμε την εντολή Speak με τη χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου.
    Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + R (ενεργοποιείται το Tab Review) και μετά πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων αριστερό Alt + Y και ακούμε την εκφώνηση. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε επιλέξει το κείμενο.
    Η εντολή Speak υπάρχει και στο Excel 2010, και στο PowerPoint 2010. Για να το εμφανίσουμε στην κορδέλα μας ακολουθούμε τα ίδια βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Παρακάτω εμφανίζεται η εντολή Speak στο Excel 2010.


    Ενεργοποιώντας την εντολή By Columns (Με Στήλες) ξεκινάει η εκφώνηση με βάση τα περιεχόμενα της πρώτης στήλης και ακολούθως μεταφέρεται στην επόμενη στήλη κτλ.
    Ενεργοποιώντας την εντολή By Rows (Με Γραμμές), ξεκινάει η εκφώνηση από το πρώτο κελί της πρώτης γραμμής που υπάρχουν δεδομένα, ακολουθεί το επόμενο κελί κτλ. Όταν φτάσει στο τελευταίο κελί της γραμμής ξεκινάει από την αμέσως επόμενη γραμμή και συνεχίζει.
    Ενεργοποιώντας την εντολή On Enter, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε κάτι, πατώντας το πλήκτρο Enter θα ακούγεται και η εκφώνηση.
    Στο παρακάτω video μπορείτε να το διαπιστώσετε και εσείς οι ίδιοι.
    Υποστηριζόμενα λειτουργικά συστήματα είναι τα εξής: Windows 7; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Vista
    Μπορείτε να το κατεβάσετε από την παρακάτω διεύθυνση σε περίπτωση που δεν έχετε το Office 2010:
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=674356c4-e742-4855-b3cc-fc4d5522c449&displaylang=en
    Για να εγκαταστήσετε και άλλες γλώσσες αφήγησης μεταβείτε στην ακόλουθη διεύθυνση και διαλέξτε αυτή που θεωρείται κατάλληλη. Προς το παρόν δεν υπάρχει στα ελληνικά.
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=F704CD64-1DBF-47A7-BA49-27C5843A12D5&displaylang=en

    Technorati Tags: Text to Speech Technorati Tags: Microsoft Office 2010  
    Technorati Tags: Εκφώνηση Κειμένου Technorati Tags: SystemPlus
  4. philippe
    Το πρόγραμμα της εβδομάδας όλων μας είναι αρκετά επιβαρημένο και δεν μπορούμε να έρθουμε σε συνεννόηση με τους συνεργάτες μας ή τους φίλους μας. Έχουμε κλείσει ραντεβού, συσκέψεις, μαθήματα και ένα σωρό άλλα ζητήματα τα οποία απαιτούν την παρουσία μας. Τι ωραία που θα ήταν να γνωρίζανε και οι συνεργάτες μας ή οι φίλοι μας το εβδομαδιαίο μας πρόγραμμα, έτσι ώστε και αυτοί να το έχουν υπόψη και να γνωρίζουνε ποιες είναι οι ελεύθερες ώρες ή ημέρες που μπορούνε να μας ενοχλήσουν.
    Από την στιγμή που τα έχουμε καταχωρίσει όλα στο ημερολόγιο του Outlook, δεν έχουμε κανένα πρόβλημα. Μπορούμε να τους στείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ημερολόγιο μας, καθορίζοντας ακριβώς τι και πώς θέλουμε να εμφανίζονται όλες οι πληροφορίες του εβδομαδιαίου μας προγράμματος.
    Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:
    Ξεκινάμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συμπερίληψη (Include) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Ημερολόγιο (Calendar) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail), όπου μπορούμε να καθορίσουμε τις πληροφορίες του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar), θα μπορούσαμε να επιλέξουμε ανάμεσα στα διαθέσιμα ημερολόγια που έχουμε, όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Περιοχή Ημερομηνιών (Date Range) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Σήμερα (Today), μπορούμε να ρυθμίσουμε ποιες ημέρες του ημερολογίου μας θέλουμε να εισαχθούν στο μήνυμά μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε, όπως επίσης πώς μπορούμε να καθορίσουμε εμείς κάποιες συγκεκριμένες ημερομηνίες πατώντας στην εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates).

    Επιλέγοντας την εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates), εμφανίζονται και τα στοιχεία ελέγχου όπου καθορίζουμε την έναρξη και τη λήξη των ημερομηνιών του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε όπως και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Λεπτομέρεια (Detail), εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only), θα εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές που έχουμε για το πώς θέλουμε να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του ημερολογίου μας. Εντολές τις οποίες θα επιλέξω και τις τρείς για να δούμε πώς θα εμφανίζονται στο μήνυμά μας.

    Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν τα δεδομένα στο μήνυμά μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    1η Λεπτομέρεια: Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only).
    Στην παρακάτω εικόνα έχουν εισαχθεί τα δεδομένα του ημερολογίου και βλέπουμε να αναγράφονται μόνο οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και οι ώρες που είμαστε Απασχολημένοι (Busy), χωρίς να εμφανίζονται περισσότερες λεπτομέρειες. Όπως επίσης βλέπουμε και το ημερολόγιο μας να έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο.

    2η Λεπτομέρεια: Περιορισμένες Λεπτομέρειες (Limited Details).
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), αλλά τώρα βλέπουμε ότι για τις ώρες που είμαστε απασχολημένοι να εμφανίζεται και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν.

    3η Λεπτομέρεια: Πλήρεις Λεπτομέρειες (Full Details).
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), όπως επίσης και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. Τώρα όμως στις επικεφαλίδες των Θεμάτων, υπάρχει και ένας υπερσύνδεσμος όπου εάν τον ενεργοποιήσουμε θα μεταβούμε στις λεπτομέρειες του συγκεκριμένου συμβάν όπου υπάρχουν και όλες οι λεπτομέρειες αναλυτικά.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail) εμφανίζεται και η περιοχή Για Προχωρημένους (Advanced), όπου εάν πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) εμφανίζονται και οι επιπρόσθετες επιλογές που έχουμε στη διάθεσή μας οι οποίες είναι οι εξής:
    Να συμπεριλαμβάνονται λεπτομέρειες στοιχείων που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά (Include details of items marked private). Να συμπεριλαμβάνονται συνημμένα στα στοιχεία ημερολογίου (Include attachments within calendar items). Όπως επίσης να ορίσουμε την διάταξη των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Ημερήσιο Πρόγραμμα (Daily Schedule) ή Λίστα Συμβάντων (List of Events).

    Technorati Tags: Insert and Send a Calendar using Outlook 2010 Technorati Tags: Εισαγωγή και Αποστολή Ημερολογίου με τη χρήση του Outlook 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  5. philippe
    Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt
    Πολλοί από εμάς όταν θελήσουμε να εισάγουμε ένα γραφικό SmartArt σε μία Παρουσίαση, πρώτα εισάγουμε το γραφικό SmartArt και μετά πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να μετατρέψουμε το κείμενο που ήδη υπάρχει στην παρουσίασή μας σε Γραφικό SmartArt με ένα μόνο κλικ. Για παράδειγμα, εάν έχουμε μία αριθμημένη λίστα στην Παρουσίασή μας όπου για λόγους έμφασης θελήσουμε να την μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται η επιλεγμένη διαφάνεια με την αριθμημένη λίστα κειμένου, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο κειμένου που θέλουμε να μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt.

    Αφού έχουμε επιλέξει το πλαίσιο κειμένου, επιλέγουμε το Tab Κεντρικό (Home) και στην περιοχή Παράγραφος (Paragraph) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt (Convert Text to SmartArt), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής εμφανίζονται τα πιο δημοφιλή Γραφικά SmartArt στο πτυσσόμενο μενού, ενώ εάν θελήσουμε κάποια άλλα γραφικά, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Περισσότερα Γραφικά SmartArt (More SmartArt Graphics), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Γραφικού SmartArt (Choose A SmartArt Graphic), όπου όλα τα γραφικά είναι χωρισμένα σε κατηγορίες και η κάθε κατηγορία έχει και τις δικές της υποκατηγορίες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Στο παρακάτω παράδειγμα έχω διαλέξει την κατηγορία Διεργασία (Process) και από τις υποκατηγορίες έχω διαλέξει Κατακόρυφη Λίστα Διάσημων (Vertical Chevron List).

    Αφού έχω επιλέξει το είδος του γραφικού SmartArt πατάω στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενο του επιλεγμένου πλαισίου κειμένου έχει μετατραπεί στο αντίστοιχο Γραφικό όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Αμέσως μόλις το κείμενο μας μετατραπεί σε Γραφικό SmartArt, εμφανίζεται και το ενσωματωμένο Tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools), που χωρίζεται σε δύο κατηγορίες οι οποίες είναι το Tab Σχεδίαση (Design) και το Tab Μορφή (Format), όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε και να μορφοποιήσουμε το γραφικό ώστε να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες μας.
    Εάν παρόλο αυτά δεν έχουμε μείνει ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορούμε απλά και γρήγορα να μετατρέψουμε το γραφικό SmartArt κατευθείαν σε κείμενο. Επιλέγουμε το γραφικό SmartArt και επιλέγουμε το Tab Σχεδίαση (Design) και από την περιοχή Επαναφορά (Reset) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή (Convert), όπου από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text) και αμέσως εμφανίζεται μόνο το κείμενό μας.

    Μπορούμε επίσης να διαλέξουμε την εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes), όπου αμέσως απενεργοποιείται το Tab της Σχεδίασης (Design) και το γραφικό SmartArt θα αντιμετωπίζεται σαν ένα απλό αντικείμενο.
    Η εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes) υπάρχει και στο Excel 2010, όπου δεν υπάρχει η εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text).
    Technorati Tags: SystemPlus
  6. philippe
    Πρόσφατα βρέθηκα αντιμέτωπος με μία πολύ δύσκολη εξίσωση η οποία φαινόταν άλυτη. Αφιέρωσα αρκετό χρόνο και κόπο για την επίλυσή της. Έλα όμως που η λύση της ήταν πολύ απλή. Στην επόμενη εικόνα παραθέτω την εξίσωση με την λύση της.

    Η λύση:
    Microsoft Office 365
    Έτοιμοι για εργασία, οπουδήποτε κι αν βρισκόμαστε.
    Με λίγα λόγια το Microsoft Office 365 μας επιτρέπει να εργαζόμαστε από οπουδήποτε και με όλες τις συσκευές, είτε είμαστε επαγγελματίας είτε έχουμε μια μικρή επιχείρηση.
    Τι είναι όμως το Office 365;
    Το Microsoft Office 365 παραδίδει τη δύναμη της παραγωγικότητας στο σύννεφο, σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, βοηθώντας μας να εξοικονομήσουμε χρόνο και χρήματα. Το Office 365 είναι μία συνδρομητική υπηρεσία που συνδυάζει τις εφαρμογές Microsoft Web Apps με εργαλεία που έχουν δυνατότητες Web. Συνεργάζεται με το υπάρχον υλικό μας και υποστηρίζεται από ισχυρή ασφάλεια, αξιοπιστία και τον έλεγχο που θέλουμε να έχουμε εμείς οι ίδιοι για να διευθύνουμε την επιχείρησή μας. Είναι απλό στη χρήση και εύκολο στη διαχείριση - όλα υποστηρίζονται από την ισχυρή ασφάλεια και εγγυημένη αξιοπιστία
    Γιατί χρειάζομαι το Office 365;
    Στη σημερινή ανταγωνιστική παγκόσμια αγορά, οι επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους χρειάζονται τεχνολογίες που διευκολύνουν την ευελιξία και προσθέτουν αξία στην επιχείρηση με οικονομικά αποτελεσματικό τρόπο. Οι υπηρεσίες που βασίζονται στο νέφος παρέχουν τον τρόπο για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι. Παρέχουν στους χρήστες εργαλεία παραγωγικότητας με πολλές δυνατότητες ενώ βοηθούν στην ελάφρυνση των βαρών για τη διαχείριση και συντήρηση επαγγελματικών συστημάτων — απελευθερώνοντας τα τμήματα πληροφορικής και τις επιχειρήσεις ώστε να συγκεντρωθούν σε πρωτοβουλίες που μπορούν να φέρουν πραγματικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.
    Ποιες υπηρεσίες και ποια εργαλεία περιλαμβάνονται στο Office 365;
    Συνδυάζει τη γνωστή σουίτα γραφείου Office με τις cloud-based εκδόσεις των επικοινωνιών επόμενης γενιάς: Exchange Online, SharePoint Online και Lync Online.
    Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του Office 365;
    Πρόσβαση στο email από οπουδήποτε Business-class χαρακτηριστικά, όπως τηλεφωνική υποστήριξη, με την εγγύηση uptime 99,9% Pay-as-you-go επιλογές τιμολόγησης που σας δίνουν την ευελιξία για το σύνολο ή μέρος του οργανισμού σας Τελευταία έκδοση του Business Productivity Suite Online (BPOs), η οποία έχει σήμερα εκατομμύρια επιχειρηματικούς χρήστες Γίνετε ένας από τους πρώτους που θα διερευνήσει τις cloud-based δυνατότητες και τα οφέλη του Office 365! Κατεβάστε την έκδοση Beta τώρα!

    Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/el-gr/office365/online-software.aspx
    Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με το Office 365.
    Microsoft Office 365
    Technorati Tags: Office 365,Autoexec.gr,SystemPlus,Κέντρο Πληροφορικής,Smart Office
  7. philippe
    Θέλουμε να απεικονίσουμε όλα τα ραντεβού και meetings που έχουμε στο Ημερολόγιο του Outlook σε μορφή Γραφημάτων και Αναλυτών (Slicers) σε ένα Υπολογιστικό Φύλλο του Excel 2010;
    Θέλουμε να δούμε πληροφορίες για ραντεβού που έχουν παρέλθει ή που πρόκειται να συμβούν στο μέλλον σε όσο γίνεται λεπτομερή μορφή;
    Θέλουμε να δούμε Ποιός, Πότε, Γιατί, Τι, και άλλες πληροφορίες διαθέσιμες που βρίσκονται στο ημερολόγιό μας στο Outlook στο Excel;
    Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Calendar Analytics, όπου μας επιτρέπει να συνδεθούμε στο Ημερολόγιο του Microsoft Exchange με αποτέλεσμα να έχουμε διάφορες απόψεις και προβολές από στατιστικά συνεδριάσεων, συσκέψεων μέσα στο Microsoft Office Excel 2010.
    Με αυτό το δωρεάν εργαλείο μπορούμε να:
    Να ανακτήσουμε αυτόματα τον χρόνο που έχουμε δαπανήσει στο ημερολόγιο. Να επισκοπήσουμε και να αναλύσουμε τον χρόνο των συσκέψεων, είτε κατά ημέρα, ώρα, κατηγορία και επαγγελματική προτεραιότητα. Να επισκοπήσουμε πληροφορίες για περασμένες συσκέψεις και για μελλοντικές προγραμματισμένες συσκέψεις. Να προσαρμόσουμε τις προβολές με τη χρήση του Αναλυτή (Slicers), με τη χρήση συναρτήσεων DAX (Data Analysis Expressions) ή με Αναφορές Πίνακα (Table References).. Να έχουμε πρόσβαση στην ανάλυση εμείς οι ίδιοι και όποιος άλλος/η μοιράζεται το ημερολόγιο του/της με όλες τις λεπτομέρειες. Το Calendar Analytics είναι ένα εκτελέσιμο αρχείο το οποίο αφού το εγκαταστήσομε αμέσως δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας του Excel με το όνομα “Calendar Analytics.xlsx” στην επιφάνεια εργασίας. Το εκτελέσιμο αρχείο μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6
    Πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Calendar Analytics δουλεύει μόνο με την τελευταία έκδοση του Microsoft Excel 2010 και του Microsoft PowerPivot για το Excel 2010. Για να κατεβάσετε το PowerPivot για το Excel 2010 μπορείτε να το κάνετε από την παρακάτω διεύθυνση και ανάλογα με την έκδοση του Office 2010 που χρησιμοποιείται κατεβάζετε και το ανάλογο αρχείο.
    http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el
    Το Calendar Analytics αξιοποιεί τις υπηρεσίες Exchange Web (EWS-Exchange Web Services), όπου το Exchange Web Services δουλεύει με τον Exchange Server
    Για να το δούμε λοιπόν στην πράξη:
    Εντοπίζουμε το αρχείο Calendar Analytics.xlsx και το ανοίγουμε. Η οθόνη του Excel θα πρέπει να εμφανίζεται ίδια με την παρακάτω εικόνα και να αποτελείται από τα ίδια φύλλα εργασίας:

    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) ή Who (Ποιός) πατάμε στο κουμπί Refresh Calendar (Ενημέρωση Ημερολογίου) όπου αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός του Calendar Analytics. Στο πλαίσιο κειμένου E-mail Address πληκτρολογούμε την δικιά μας ηλεκτρονική διεύθυνση και πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο).

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού που ονομάζεται Date Selector (Επιλογή Ημερομηνιών) επιλέγουμε το εύρος των ημερομηνιών τις οποίες θέλουμε να επισκοπήσουμε. Δηλαδή έχουμε την Ημερομηνία Έναρξης (Start Date) 1 Μαρτίου, 2011 και Ημερομηνία Λήξης (End Date) 31 Μαΐου, 2011 για το δικό μου παράδειγμα.

    Στο επόμενο βήμα του οδηγού ονομαζόμενο Alias List μπορούμε να προσθέσουμε και έναν συνεργάτη μας (Alias) σε περίπτωση που έχουμε το δικαίωμα να έχουμε πρόσβαση στο ημερολόγιό του. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, βλέπουμε να αναγράφεται το δικό μου όνομα. Εάν ήθελα να προσθέσω κάποιον Alias θα πατούσα στο κουμπί Add (Προσθήκη) και εάν ήθελα να αφαιρέσω κάποιον από τη λίστα θα πατούσα στο κουμπί Remove (Αφαίρεση). Αφού ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να μεταφερθούμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Status (Κατάσταση) όπου ενημερωνόμαστε για τη διαδικασία σύνδεσης στον διακομιστή και επεξεργασίας των δεδομένων, όπου θα πρέπει να περιμένουμε κάποια λεπτά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

    Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Information (Πληροφοριών) όπου μας ενημερώνει για τα επόμενα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε και τα οποία είναι τα εξής:

    1. Επιλέγουμε το Tab που ονομάζεται PowerPivot, και στην περιοχή Δεδομένα του Excel (Excel Data) επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Όλων (Update All).

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο του PowerPivot όπου ενημερωνόμαστε για την προετοιμασία του παραθύρου του PowerPivot.

    2. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία και δούμε τα δεδομένα εντός του φύλλου εργασίας, κλείνουμε το παράθυρο του PowerPivot όπου επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας του Calendar Analytics.xlsx. Στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data) και στην περιοχή Συνδέσεις (Connections) επιλέγουμε την εντολή Ανανέωση Όλων (Refresh All) από το πτυσσόμενο μενού.

    Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ημερολογίου μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας Calendar Analytics όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.
    Στο φύλλο εργασίας What (Τι) βλέπουμε τον συνολικό αριθμό των συναντήσεων μου, όπως και σε απεικονίσεις γραφημάτων οι συναντήσεις που έχουν παρέλθει όπως και οι μελλοντικές συναντήσεις.

    Τα Γραφήματα και οι Αναλυτές (Slicers) είναι αρκετά μέσα στο φύλλο εργασίας What (Τι) και αφορούν είτε τις Ημέρες, Μήνες, Ώρες με τις περισσότερες συναντήσεις.

    Στο φύλλο εργασίας Who (Ποιος) έχουμε κάποια στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις συναντήσεις μας, όπως με τους Πρώτους 10 Συμμετέχοντες (Top 10 Participants) και τους Πρώτους 10 Οργανωτές (Top 10 Organizers). Επιλέγοντας δεδομένα από τους Αναλυτές (Slicers) δεξιά του φύλλου εργασίας, απευθείας ενημερώνονται και τα γραφήματα ανάλογα με τον αναλυτή που επιλέξαμε.

    Στο φύλλο εργασίας Details (Λεπτομέρειες) εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των συναντήσεων όπως και ποιος είναι ο οργανωτής καθώς και η Ώρα Έναρξης (Start Time) και η Ώρα Λήξης (End Time).

    Στο φύλλο εργασίας Categories (Λεπτομέρεις) βλέπουμε τα ονόματα των κατηγοριών που έχουμε αναθέσει στις συναντήσεις του Ημερολογίου μας.
    Whoever wants to read this post, can do so at the following url:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/05/18/calendar-analytics-for-excel-2010/
    Technorati Tags: Calendar Statistics.xlsx,Calendar Statistics For Excel 2010,Στατιστικά Ημερολογίου στο Excel 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010
  8. philippe
    How to View Multiple Documents in Microsoft Office Word 2010
    Πολλές φορές καθώς δουλεύουμε σε πολλαπλά έγγραφα του Word μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά όταν τα επεξεργαζόμαστε σε μία οθόνη, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Με το Microsoft Office όμως έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε τη δουλειά μας πιο εύκολα και ευχάριστα καθώς δουλεύουμε με πολλαπλά έγγραφα, με διάφορες προβολές εγγραφών και κυριότερα όλα ταυτοχρόνως. Για παράδειγμα, μπορούμε να συγκρίνουμε έγγραφα το ένα δίπλα από το άλλο, αντί να ελαχιστοποιούμε και να μεγιστοποιούμε τα έγγραφα ξανά και ξανά, ή ακόμα να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα στην οθόνης μας, ή ακόμα να χωρίσουμε ένα μεγάλο έγγραφο σε δύο κυλιόμενα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορούμε να δούμε δύο διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα.
    Για να μπορέσουμε να δούμε όλες τις λειτουργίες θα πρέπει να ανοίξουμε τουλάχιστο δύο ή περισσότερα έγγραφα του Word, και τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας Παράθυρο (Window) θα μπορούμε να κάνουμε τα εξής:
    1. Τακτοποίηση Όλων (Arrange All): Όλα τα έγγραφα θα τακτοποιηθούν σε παράθεση το ένα κάτω από το άλλο για να αναθεωρήσουμε το περιεχόμενό τους. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει και στο Excel 2010, μόνο που όταν το επιλέγουμε μας ρωτάει πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα.

    Αυτό το παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί όταν επιλέξουμε την ίδια εντολή στο Excel.

    2. Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side): Μας επιτρέπει να συγκρίνουμε δύο έγγραφα ταυτοχρόνως. Εάν έχουμε ανοίξει περισσότερα από δύο έγγραφα, θα μας ζητηθεί να επιλέξουμε το έγγραφο με το οποίο θέλουμε να το συγκρίνουμε.
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το παράθυρο Σύγκριση Με Παράθεση (Compare Side by Side), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να συγκρίνουμε απλώς επιλέγοντάς το και πατώντας το κουμπί ΟΚ.

    2a. Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling): Ενεργοποιείται αυτόματα έτσι ώστε να μπορούμε να κυλίσουμε μέσα στα ανοιχτά έγγραφα την ίδια χρονική στιγμή ώστε να μπορέσουμε να δούμε και να αναλύσουμε τα περιεχόμενα του εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τις εντολές Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side) και την Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling), που βρίσκονται στην περιοχή Παράθυρο (Window) της κορδέλας, του Tab Προβολή (View).

    2b. Επαναφορά Θέσης Παραθύρου (Reset Window Position): θα αλλάξει τη θέση του παραθύρου των εγγράφων, των οποίων γίνεται σύγκριση έτσι ώστε να καταλαμβάνουν τον ίδιο χώρο στην οθόνη μας. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει η εντολή Προβολή με Παράθεση (View Side by Side) να είναι ενεργοποιημένη.

    3. Διαίρεση (Split): Θα μας επιτρέψει να διαιρέσουμε ένα τρέχον παράθυρο σε δύο μέρη, ώστε να μπορούμε να προβάλλουμε ταυτόχρονα διαφορετικές ενότητες του εγγράφου.

    Όταν έχουμε διαλέξει την εντολή Διαίρεση (Split), η εντολή αλλάζει και γίνεται Κατάργηση Διαίρεσης (Remove Split).
    4. Δημιουργία Παραθύρου (New Window): Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που περιέχει μια προβολή του τρέχοντος εγγράφου.

    5. Εναλλαγή Παραθύρων (Switch Windows): Μας επιτρέπει να εναλλαχθούμε σε άλλο ανοιχτό παράθυρο απλώς επιλέγοντάς το με το ποντίκι μας. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά ενός παραθύρου υποδηλώνει ότι είναι το ενεργό έγγραφο.
    Whoever wants to read this post in english can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-view-multiple-documents/.

    Technorati Tags: Autoexec.gr,Δημιουργία Παραθύρου,Διαίρεση,Επαναφορά Θέσης Παραθύρων,Προβολές Πολλαπλών Εγγράφων Στο Office 2010,Προβολή Με Παράθεση,Σύγχρονη Κύλιση,Τακτοποίηση Όλων,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Word 2010
  9. philippe
    Πρώτα από όλα θα ήθελα να ευχηθώ ολόψυχα Χρόνια Πολλά και Ευτυχισμένο το 2012. Μακάρι το νέο έτος να φέρει σε όλους αυτό που επιθυμούνε, μα πάνω απ’ όλα υγεία. Όλα τα υπόλοιπα θα έρθουν.
    Φέτος λοιπόν μου απονεμήθηκε ξανά ο τίτλος του Microsoft® MVP Award για το Office System για το έτος 2012. Ευχαριστώ λοιπόν όλα τα μέλη της κοινότητας ανεξαιρέτως, που μου έδωσαν αυτή την ευκαιρία για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά να μου απονεμηθεί ο τίτλος αυτός. Τίτλος ο οποίος είναι μία πρόκληση, όπως η ζωή όπου παρόλο τα προβλήματα που μας παρουσιάζονται δεν πρέπει να το βάζουμε κάτω, πρέπει να ελπίζουμε, να προσπαθούμε.
    Keep On Walking.
    Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2012.
    Technorati Tags: Microsoft MVP Award Renewed For 2012,MVP,MVP Office System
  10. philippe
    Συνέχιση Ανάγνωσης Στο Word 13


     
    Επεξεργαζόμαστε ένα έγγραφο στο Word αλλά για κάποιο λόγο πρέπει να κλείσουμε το έγγραφο για να συνεχίσουμε την επεξεργασία του αργότερα. Ωραία, Κανένα Πρόβλημα. Αλλά ποιο σημείο του εγγράφου επεξεργαζόμασταν την τελευταία φορά; Δεν θυμόμαστε!!!
    Το Word 13 το έχει προνοήσει!!!
    Όταν κλείσουμε το έγγραφό μας στο Microsoft Word 13, την επόμενη φορά που θα το ανοίξουμε εμφανίζεται το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) στο δεξιό μέρος της οθόνης όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.
    Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας καλωσορίζει πίσω και μας συμβουλεύει να συνεχίσουμε από εκεί που το αφήσαμε την τελευταία φορά.
    Αναφέρει τον αριθμό της σελίδας στην οποία δουλεύαμε την τελευταία φορά και το ακριβές σημείο. Επίσης μας αναφέρει και το χρονικό διάστημα που προηγήθηκε πριν την τελευταία επεξεργασία του συγκεκριμένου εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα μας ειδοποιεί ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν μερικά δευτερόλεπτα.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω κλείσει το έγγραφο και το έχω ξανά ανοίξει αργότερα. Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας ειδοποιεί και πάλι ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100, πριν απόΈξι (6) λεπτά.
     

    Για μία ακόμα φορά στην παρακάτω εικόνα έχω κλείσει και ξανά ανοίξει το έγγραφο αργότερα. Το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας ειδοποιεί και πάλι ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν από Μία (1) ώρα.

    Ξανά συνεχίζουμε από εκεί που το είχαμε αφήσει απλά και γρήγορα. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να κάνουμε ένα κλικ πάνω στο Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) και θα μεταφερθούμε στο ακριβές σημείο του εγγράφου.
    Στην παρακάτω εικόνα το Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης) μας πληροφορεί ότι δουλεύαμε στη Σελίδα 100 πριν Τέσσερις (4) ώρες.

    Εάν ανοίξουμε το έγγραφο και δεν κάνουμε χρήση του Resume Reading (Συνέχιση Ανάγνωσης), αυτό συρρικνώνεται στην μορφή που βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα και εάν πλοηγηθούμε από πάνω του ξαναεμφανίζει όλες τις πληροφορίες που έχω περιγράψει παραπάνω.

    Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video σχετικά με το Resume Reading(Συνέχιση Ανάγνωσης) στο Word 13.
     




     
     
     

    Whoever wants to read this post in English can do so by clicking on the icon below:


     




  11. philippe
    Δεν σας αρέσει η Κορδέλα (Ribbon) έτσι όπως εμφανίζεται; Ψάχνετε αρκετή ώρα για να βρείτε τις εντολές που χρησιμοποιείται συνχνότερα. Τώρα μπορείτε να αναδιοργανώσετε ολόκληρη την κορδέλα, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε εντολές, να δημιουργήσετε ένα δικό σας γκρουπ εντολών σε κάποιο Tab.  Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ολόκληρο Tab εάν θέλετε με τις εντολές που χρησιμοποιείτε συχνότερα. Αυτό ισχύει σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010.

     



    <?XML:NAMESPACE PREFIX = O />

     
    Το μόνο που χρειάζεται είναι να κάνεις δεξί κλικ πάνω στην κορδέλα, ή πατώντας στο κουμπί του Office επιλέγοντας Επιλογές (Options), και να επιλέξεις Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize the Ribbon) και να επιλέξετε Νέο Tab (new tab) και μένει μόνο να προσθέσετε τις αγαπημένες σας εντολές ή αντίστοιχα να αναδιοργανώσετε κάποιο ήδη υπάρχον Tab.



     

    1ο Παράδειγμα: Ένα ολόκληρο group εντολών με αγαπημένες εντολές στο Tab Home με ονομασία Philippe Group



     

    2ο Παράδειγμα: Καινούργιο Tab στο Outlook με το όνομα Philippe και με τις εντολές που χρησιμοποιώ συνχότερα


  12. philippe
    Το Excel δεν είναι μία βάση δεδομένων, αλλά χρησιμοποιείται σαν τέτοια. Το χρησιμοποιούμε για λίστες εξόδων, λίστες βιβλίων και για οτιδήποτε άλλο είναι χρήσιμο ώστε να έχουμε τα δεδομένα μας σε έναν μεγάλο πίνακα που επίσης μπορεί και να προσθέτει ή οποιαδήποτε άλλη πράξη θέλουμε. Τι γίνεται όμως όταν έχουμε μία μεγάλη λίστα με διαφορετικά δεδομένα που θέλουμε να τα διαλέξουμε και να τα φιλτράρουμε; Για παράδειγμα θέλουμε να δούμε όλα τα βιβλία από έναν συγκεκριμένο συγγραφέα; Το φίλτρο μας αφήνει να το κάνουμε αυτό αλλά θα πρέπει να κυλήσουμε ανάμεσα σε εκατοντάδες συγγραφείς ώστε να βρούμε το επιθυμητό. Το νέο φίλτρο στο Excel 2010 μας επιτρέπει να πληκτρολογήσουμε το συγκεκριμένο όνομα ώστε να βρούμε τις εγγραφές που επιθυμούμε. Απλώς πατάμε πάνω στο κουμπί του φίλτρου και αντί να ψάξουμε σε όλες τις εγγραφές, πληκτρολογούμε το όνομα και αμέσως θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε μία πιο σύνθετη αναζήτηση για τις διάφορες εγγραφές στις οποίες έχουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το φίλτρο αυτό υπήρχε και στο Excel 2007, αλλά ήταν κρυμμένο με αποτέλεσμα οι περισσότεροι χρήστες να μην το γνωρίζουν. Τώρα είναι ακριβώς εκεί που πρέπει να είναι.
    Έχω ένα φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει δεδομένα σε 2114 γραμμές, οπότε για να βγάλω άκρη εκεί, μάλλον χλωμό. Τι κάνω λοιπόν ώστε να βρω μόνο τις εγγραφές που αφορούν μόνο το Pack Type και μόνο στη γλώσσα English;
    Πρώτο βήμα: Έχουμε ανοίξει το επιθυμητό βιβλίο εργασίας μας, και μετά στο Αρχικό Tab (Home) στη δεξιά πλευρά υπάρχει το κουμπί του Φίλτρου.

    Δεύτερο βήμα: Ενεργοποιούμε το φίλτρο και μεταβαίνουμε στη στήλη με την οποία θέλουμε να φιλτράρουμε τις εγγραφές μας, στην προκειμένη περίπτωση τη στήλη C (με βάση το Pack Type). Εκεί πληκτρολογούμε τη λέξη κλειδί με την οποία θέλουμε να φιλτράρουμε (στο παράδειγμα με βάση το Class Pack) και αμέσως εμφανίζονται οι εγγραφές μόνο για το συγκεκριμένο.

    Τρίτο βήμα: Εάν θέλω να ξανα-φιλτράρω τα δεδομένα μου, μεταβαίνω στην επόμενη στήλη D (με βάση τη γλώσσα (language) και ξαναπληκτρολογώ τη λέξη κλειδί (στο παράδειγμα Γλώσσα En).

    Απευθείας εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές που αφορούν το Class Pack και γλώσσα En.
    Στο κάτω μέρος της οθόνης μας ενημερώνει και πόσες εγγραφές έχουν βρεθεί με βάση τα κριτήριά μας από το σύνολο των εγγραφών πού έχουμε στο φύλλο εργασίας μας (480 από 2113 εγγραφές).
     
     
     

  13. philippe
    Μία νέα ευχάριστη δυνατότητα στο Office 2010 είναι το Screen Clipping. Όλοι έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να εισάγουμε στην παρουσίαση μας  ή σε κάποιο έγγραφο ένα στοιχείο της οθόνης μας, Έπρεπε να πατήσουμε λοιπόν τα πλήκτρα Prtsc ή Alt + Prtsc ή χρησιμοποιούσαμε κάποιο άλλο πρόγραμμα (για να αντιγράψουμε ένα στοιχείο της οθόνης ή το ενεργό παράθυρο) και μετά το επικολλούσαμε ή το εισαγάγαμε. 



    Το Office 2010 όμως, μας παρέχει τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε την επιφάνεια εργασία μας ή μία οποιαδήποτε εφαρμογή που τρέχει ή κάποιο συγκεκριμένο στοιχείο της οθόνης μας χρησιμοποιώντας το Screenshot Clipping button. Αρκεί να μεταφερθούμε στο tab Insert (Εισαγωγή) και να διαλέξουμε την εντολή Screenshot, όπου έχουμε τη δυνατότητα να δούμε  ποια είναι τα διαθέσιμα παράθυρα εκείνη την στιγμή και αναλόγως διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Με την εντολή Screen Clipping μπορούμε να διαλέξουμε εμείς το τμήμα οθόνης που επιθυμούμε.



    Philippe Panagiotidis
    Microsoft Office Specialist Master
  14. philippe
    Το PowerPoint 2010, προσφέρει απλά αλλά χρήσιμα εργαλεία επεξεργασίας video.  Μπορείτε να “κόψετε” την αρχή και το τέλος ενός video (να μικρύνετε το μέγεθος του αρχείου κόβοντας όλα όσα δεν χρειάζεστε), μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα, την φωτεινότητα και την αντίθεση  Μπορούμε επίσης να βάλουμε το βίντεο σε κορνίζα, και να προσθέσουμε σκίαση, να το περικόψουμε να δημιουργήοσυμε  απαλές άκρες, ή ακόμα και ωα αυξομειώσουμε την φωτεινότητα και να το κάνουμε να εμφανίζεται τρισδιάστατο.  Το PowerPoint, σου δίνει τη δυνατότητα να δουλέψετε με περισσότερη ποικιλία  video format, από ότι με τις προηγούμενες εκδόσεις, περιλαμβάνοντας επίσης και Flash και MPEG-4, γιατί τα codecs είναι ενσωματωμένα δίνοντας σου το δικαίωμα να τα αναπαράγεις και μέσα στην παρουσίαση.




    Όταν επιλέγουμε το video εμφανίζεται το μενού επεξεργασίας Video, με όλες τις διαθέσιμες εντολές, όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.




    Εδώ βλέπουμε το παράθυρο όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε το video και να αλλάξουμε τους χρόνους αρχής και τέλους.




    Άλλη μία δυνατότητα είναι ότι  υποστηρίζει επίσης και ενσωματωμένα video από τοποθεσίες όπως το YouTube.  Το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να μεταφερθούμε στην τοποθεσία ιστού και να αντιγράψουμε τον ενσωματωμένο κωδικό που αναγράφεται εκεί.  <?XML:NAMESPACE PREFIX = O />




    Μεταφερόμαστε στην παρουσίασή μας και διαλέγουμε την εντολή Insert (Εισαγωγή) μετά Video και την εντολή Video από Τοποθεσία Ιστού.



    Στο καινόυργιο παράθυρο που εμφανίζεται επικολλούμε τον κωδικό και πατάμε OK. 



    Περιμένουμε λίγο και το Video είναι στην Παρουσίαση μας. Απλώς όταν θα δείχνουμε το video από την παρουσίαση μας θα πρέπει να είμαστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο.


  15. philippe
    Η Microsoft έχει προσθέσει ένα καινούργιο χαρακτηριστικό στο Office 2010, σχετικά με την ασφάλεια. Αρκετοί από εμάς θα το αντιμετωπίσουμε όταν θα κατεβάσουμε κάποιο έγγραφο από το διαδίκτυο ή θα λάβουμε κάποιο συνημμένο αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν θα ανοίξουμε το αρχείο για πρώτη φορά η κορδέλα δεν θα είναι ενεργοποιημένη και η επεξεργασία του εγγράφου θα είναι αδύνατη. Μία κόκκινη κορδέλα Προστασία Προβολής (Protected View) εμφανίζεται, που μας ενημερώνει ότι το έγγραφο προήλθε από το Διαδίκτυο και ότι μπορεί να μην είναι ασφαλές να το ανοίξουμε. Έχουμε την επιλογή ωστόσο να επιτρέψουμε την επεξεργασία πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί Ενεργοποίηση Επεξεργασίας (Enable Editing).

    Εδώ βλέπουμε πληροφορίες που μας εξηγεί ότι το αρχείο προήλθε ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Επίσης μας ενημερώνει ότι δεν έχουμε βεβαιώσει ότι εμπιστευόμαστε τα περιεχόμενα αυτού του αρχείου. Για να το εμπιστευτούμε πρέπει να επιλέξουμε Enable Editing (Ενεργοποίηση Επεξεργασίας).
    Μπορούμε να επεξεργαστούμε ποιοί τύποι αρχείων επιθυμούμε να ανοίγουν σε προστασία προβολής χρησιμοποιώντας το Trust Center Panel που βρίσκεται στις επιλογές του Word.
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε διαθέσιμες:

    Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για αρχεία που αποτυγχάνουν στην επικύρωση. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από το διαδίκτυο. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από επικίνδυνες τοποθεσίες. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα συνημμένα αρχεία του Outlook.
  16. philippe
    Πολλές φορές όταν έχουμε ένα μεγάλο έγγραφο, δυσκολευόμαστε στο να μετακινηθούμε μέσα σε αυτό. Ψάχνουμε για κάτι το συγκεκριμένο και δυσκολευόμαστε να το εντοπίσουμε. Επιθυμούμε να κάνουμε μία ανακατάταξη στις επικεφαλίδες μας ή στη δομή του εγγράφου αλλά σκεφτόμαστε ότι είναι μία διαδικασία χρονοβόρα. Θέλουμε να αναζητήσουμε ή να αντικαταστήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη. Με τις προγενέστερες εκδόσεις του Word μπορούσαμε να τα κάνουμε αυτά είτε με τη λειτουργία της Εύρεσης είτε με το Χάρτη Εγγράφου ή με άλλες διαθέσιμες λειτουργίες. Το καινούργιο Navigation Pane συγκεντρώνει όλα αυτά τα εργαλεία σε ένα μόνο μέρος.
    Για να ενεργοποιήσουμε το Navigation Pane, πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab View (Προβολή) και στην περιοχή Show (Εμφάνιση) να ενεργοποιήσουμε την αντίστοιχη εντολή, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Όταν το ενεργοποιήσουμε τοποθετείτε στα αριστερά της οθόνης μας, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να το μεταφέρουμε δεξιά ή να το έχουμε να επιπλέει στο έγγραφό μας απλώς επιλέγοντας το και μετακινώντας το με τη χρήση του ποντικιού.
    Τα κυρίως μέρη του Navigation pane έχουν ως εξής:

    Περιήγηση Επικεφαλίδων
    Η προβολή Επικεφαλίδων στο Navigation Pane, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, αντικαθιστά τον Χάρτη Εγγράφου. Όλες οι επικεφαλίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται εδώ. Εάν επεξεργαστούμε την επικεφαλίδα μας στο έγγραφο, εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο και στο Navigation Pane. Δεν μπορούμε όμως να επεξεργαστούμε τις επικεφαλίδες μας μέσα από το Navigation Pane. Μπορούμε όμως με μεταφορά και απόθεση από την περιοχή του Navigation Pane να μεταφέρουμε την Επικεφαλίδα με την παράγραφό του σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε. Οπότε δεν χρειάζεται να κάνουμε αποκοπή ή αντιγραφή.

    Tip: Για να δημιουργήσουμε Επικεφαλίδες θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται ως επικεφαλίδα και να διαλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν στο Tab Home (Αρχική) και στην περιοχή Styles (Στυλ) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Περιήγηση Σελίδων (Μικρογραφίες)
    Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περιήγηση Σελίδων, όλες οι σελίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται σε μικρογραφίες στο Navigation Pane, και απλώς κάνοντας ένα κλικ σε οποιαδήποτε σελίδα μεταφερόμαστε απευθείας στη σελίδα αυτή και ο εισαγωγέας μας αναβοσβήνει στην αρχή της σελίδας έτοιμος για επεξεργασία. Μπορούμε επίσης να αυξομειώσουμε το μέγεθος του Navigation Pane, έτσι ώστε να εμφανίζονται περισσότερες σελίδες.

    Πληκτρολόγηση Αναζήτησης
    Όταν θέλουμε να αναζητήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη στο έγγραφο μας, μεταβαίνουμε στην εύρεση του Navigation Pane και πληκτρολογούμε την λέξη μας.

    Μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε μία λέξη χρησιμοποιώντας την εντολή Εύρεση που βρίσκεται στο Tab Home (Αρχική) και στην δεξιά γωνία της κορδέλας στην περιοχή Editing (Επεξεργασία). Πατάμε πάνω στην εντολή και απευθείας ενεργοποιείται το Navigation Pane και εμφανίζει την περιοχή της Εύρεσης όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τη λέξη που αναζητάμε.
    Αποτελέσματα Εύρεσης
    Αφού έχουμε πληκτρολογήσει την λέξη την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε, αμέσως στο Navigation Pane εμφανίζεται με έντονη γραφή η συγκεκριμένη λέξη και στο σημείο που βρίσκεται, και παρατηρούμε ότι στο έγγραφό μας έχει επισημανθεί η συγκεκριμένη λέξη σε όλα τα σημεία που βρίσκεται και αναγράφεται ο αριθμός των περιπτώσεων όπου αναφέρεται η συγκεκριμένη λέξη. Εάν πατήσουμε πάνω σε μια περίπτωση της λέξης που αναζητούμε στο Navigation Pane, αμέσως μεταφερόμαστε εκεί.

    Επιλογές Αναζήτησης
    Πατώντας στο βελάκι στην περιοχή Search Document, εμφανίζονται οι επιλογές που έχουμε στη διάθεση μας. Όπως Εύρεση, Αντικατάσταση, Μετάβαση. Εάν αναζητούμε Γραφικά, Πίνακες, Τύπους, Υποσημειώσεις, Σχόλια κτλ, απλώς επιλέγουμε αυτό και αμέσως επιλέγεται η πρώτη περίπτωση από αυτό που αναζητούσαμε.

    Για παράδειγμα εάν είχα δύο πίνακες στο έγγραφό μου, χρησιμοποιώντας τις επιλογές Εύρεσης και διαλέγοντας Πίνακας, ο πρώτος πίνακας που θα εντοπιζόταν θα επιλέγονταν και για να μεταφερόμουν στο επόμενο πίνακα θα έπρεπε να χρησιμοποιήσω το πάνω και κάτω βελάκι του Navigation Pane για να μεταφερθώ στην αμέσως επόμενη περίπτωση.

    Επικεφαλίδες
    Στην περιοχή αυτή αναγράφονται όλες οι επικεφαλίδες που έχουμε στο έγγραφό μας. Πατώντας πάνω σε μία επικεφαλίδα αμέσως μεταφερόμαστε στην σελίδα αυτή. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε μία επικεφαλίδα, εμφανίζεται το υπομενού όπου βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα τι επιλογές έχουμε. Όπως για παράδειγμα: Προαγωγή, Υποβάθμιση, Εκτύπωση Κεφαλίδας και Περιεχομένου και άλλες πολλές λειτουργίες.

    Επόμενο/Προηγούμενο/Αποτελέσματα
    Αναλόγως με το τι χρησιμοποιούμε στην περιοχή του Navigation Pane μπορούμε να μετακινηθούμε στο έγγραφο μας χρησιμοποιώντας τα βελάκια στη δεξιά γωνία της περιοχής του. Με το επάνω βελάκι μεταφερόμαστε μία σελίδα πιο πάνω, με το κάτω μία σελίδα πιο κάτω όταν έχουμε τη λειτουργία Μικρογραφίες Εγγράφου ενεργοποιημένο. Εάν έχουμε βρει περιπτώσεις λέξεις μέσα στο έγγραφό μας, μεταφερόμαστε στις περιπτώσεις αυτές.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Word 2010 Technorati Tags: Navigation Pane
  17. philippe
    Συνήθως διατηρούμε τα δεδομένα μας σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, και κάθε φορά που επιθυμούμε να τα ελέγξουμε πρέπει να μεταφερόμαστε από φύλλο σε φύλλο, πράγμα κουραστικό, χρονοβόρο και στο τέλος δεν βγάζουμε και πολύ άκρη. Δεν θα ήταν καλό να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να τα αναλύσουμε;
    Εδώ έρχεται η εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Η εντολή μας επιτρέπει να “τραβήξουμε” κάθε εγγραφή από τα φύλλα εργασίας στο φύλλο που ορίζουμε εμείς ως συγκεντρωτικό. Χρησιμοποιώντας την εντολή, μπορούμε να συνοψίσουμε όλα τα δεδομένα μας από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε αυτό που έχουμε ορίσει εμείς ως συγκεντρωτικό. Με το να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να τα αναλύσουμε απλά και γρήγορα.
    Δημιουργούμε ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 για να δούμε πώς θα εφαρμόσουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Στο δικό μου παράδειγμα έχω δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας. Τα τρία φύλλα εργασίας είναι Τετραμήνου και το κάθε φύλλο περιέχει τα ίδια Σεμινάρια που διεξάγουμε, στη στήλη Β αναγράφονται οι ενδιαφερόμενοι και στη στήλη C αναγράφονται οι εγγραφές που παρακολούθησαν το συγκεκριμένο σεμινάριο για το Τετράμηνο.
    Α’ Τετράμηνο:

    Β’ Τετράμηνο:

    Γ’ Τετράμηνο:

    Τώρα θέλουμε να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, γι’ αυτό το λόγο θα πρέπει να δώσουμε στην περιοχή κελιών κάθε τετραμήνου ένα name range (όνομα περιοχής). Πηγαίνουμε λοιπόν στο πρώτο φύλλο εργασίας, δηλαδή Α’ Τετράμηνο και επιλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας ξεκινώντας από το κελί Α1 έως C17. Αφού επιλέξουμε την περιοχή μας στην περιοχή Πλαίσιο Ονόματος όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα πληκτρολογούμε το Name Range (Όνομα Περιοχής) που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα πληκτρολόγησα ως όνομα περιοχής Semester1. (Ο πιο εύκολος τρόπος για να δώσεις Όνομα Περιοχής).
    Προσοχή: Στο Πλαίσιο Ονόματος δεν επιτρέπονται κενά διαστήματα και πατάμε το πλήκτρο Enter στο τέλος.

    Κάνουμε το ίδιο και για τα άλλα φύλλα εργασίας, δίνοντας σε κάθε περιοχή κελιών και διαφορετικό όνομα.
    Αφού τελειώσουμε με τις ονομασίες περιοχών μεταβαίνουμε στο τελευταίο φύλλο εργασίας το οποίο έχω μετονομάσει σε Total.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Data (Δεδομένα) και διαλέγουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας την εντολή Consolidate, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, όπου κάτω από την εντολή Functions (Συναρτήσεις), διαλέγουμε την εντολή Sum (Άθροισμα) καθώς θέλουμε να δείξουμε το άθροισμα από τα δεδομένα μας που πρόκειται να συγκεντρωθούν.

    Τώρα κάνουμε κλικ στην περιοχή References (Αναφορές), για να διαλέξουμε τις αναφορές. Πατώντας το πλήκτρο F3, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου με τα Ονόματα Περιοχών που ορίσαμε πιο μπροστά και απλώς επιλέγουμε, αντί να μεταφερόμαστε σε κάθε φύλλο εργασίας και να τα διαλέγουμε.
    Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι το εξής όπου επιλέγουμε Semester1 και πατάμε ΟΚ, για να μπει η αναφορά στην περιοχή Reference (Αναφορές) και μετά πατάμε στο κουμπί Add (Προσθήκη) για να μπει το όνομα περιοχής στην περιοχή All References (Όλες οι αναφορές).

    Με το κλικ, θα παρατηρήσουμε ότι το όνομα περιοχής έχει εισαχθεί στην περιοχή Reference (Αναφορά), και στο κάτω αριστερό μέρος του πλαίσιο διαλόγου Consolidate στην περιοχή Use labels in (Χρήση Ετικετών σε) ενεργοποιούμε τις εντολές Top Row (Πρώτη Γραμμή) και Left Column (Αριστερή Στήλη) για να εμφανίζονται οι ετικέτες των στηλών και των γραμμών.
    Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και την εντολή Create links to source data (Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων).

    Τώρα θα πρέπει να κάνουμε την ίδια διαδικασία που περιέγραψα πιο πάνω και για τα υπόλοιπα ονόματα περιοχών που είχαμε ορίσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού τελειώσουμε την διαδικασία πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ για να συνεχίσουμε.
    Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας Total, όλα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί (ονομασίες στηλών και γραμμών) και εμφανίζονται όλα τα συνολικά μας νούμερα στις στήλες Ενδιαφερόμενοι και Εγγραφές που αντιστοιχούν στα τρία τετράμηνα.

    Η εντολή Consolidate υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του Excel.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Consolidate Function Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  18. philippe
    Έχουμε μία λίστα με Ονοματεπώνυμα σε ένα έγγραφο του Word και θέλουμε να τα εισάγουμε όλα σε μία παρουσίαση που έχει δημιουργηθεί για να είναι πτυχία. Θέλουμε το κάθε ονοματεπώνυμο να μπαίνει και σε μια διαφάνεια και όλοι γνωρίζουμε πώς το PowerPoint δεν διαθέτει τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Τι κάνουμε; Είναι πολύ απλό.
    Ανοίγουμε το έγγραφο που έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμά που θέλουμε. Επιλέγουμε όλα τα ονοματεπώνυμα και εφαρμόζουμε ένα στυλ επικεφαλίδας (στο δικό μου παράδειγμα έχω εφαρμόσει Στυλ Επικεφαλίδας Heading 1, όπως εμφανίζεται και στην εικόνα).

    Εφόσον έχουμε εφαρμόσει ένα Στυλ Επικεφαλίδας μεταβαίνουμε σε Προβολή Outline όπως εμφανίζεται παρακάτω και αποθηκεύουμε το έγγραφό μας. Αυτά είναι βήματα που χρειάζεται να κάνουμε στο Word.

    Μετά ανοίγουμε την παρουσίαση που έχουμε φτιάξει και μορφοποιήσει για τα πτυχία μας και στο Tab Home και στην περιοχή Slides (Διαφάνειες), αναπτύσσουμε το βέλος στο κάτω μέρος της εντολής διαφάνειες και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Slides from Outline.

    Μετά εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Outline, όπου απλώς εντοπίζουμε το έγγραφο που θέλουμε να εισάγουμε στην παρουσίασή μας.

    Αφού το επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Insert (Εισαγωγή), και αμέσως όλα τα ονοματεπώνυμα που υπήρχαν στο έγγραφο του Word, έχουν εισαχθεί στη παρουσίαση μας. Κάθε ονοματεπώνυμο καταλαμβάνει μία διαφάνεια.

    Technorati Tags: Insert Outline in PowerPoint Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office
  19. philippe
    Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να αναλύσουμε τα δεδομένα μας.
    Παρακάτω θα αναφέρω τον τρόπο με τον οποίο θα εισάγω ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.
    Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Text (Από Κείμενο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε το αρχείο απλού κειμένου το οποίο θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

    Διαλέγοντας την εντολή Import Text (Εισαγωγή Αρχείου) τα αρχεία που μπορούμε να εισάγουμε έχουνε τις εξής επεκτάσεις:
    *. prn – Αρχεία που έχουν δημιουργεί με την εντολή Εκτύπωση σε Αρχείο από το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης (περιέχει κείμενο και περιεχόμενο για εκτύπωση όσο και οδηγίες για τον εκτυπωτή, όπως αριθμός σελίδων κτλ.).
    *.txt – Αρχείο απλού κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, προσπελάσιμο από οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου)
    *.csv – Αρχείο οριοθετημένου κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, συνήθως οριοθετημένο με κόμματα)

    Στο δικό μου παράδειγμα θα διαλέξω να εισάγω ένα αρχείο .txt, και συγκεκριμένα το αρχείο 6292.txt, όπως εμφανίζεται πιο πάνω. Αφού το επιλέξω, διαλέγω την εντολή Import (Εισαγωγή) και εμφανίζεται ο Text Import Wizard (Οδηγός Εισαγωγής Κειμένου) στο πρώτο βήμα από τα συνολικά τρία όπως εμφανίζεται παρακάτω:

    Στο δικό μου παράδειγμα έχω διαλέξει να εισάγω ένα αρχείο οριοθετημένο (οι χαρακτήρες χωρίζονται με κόμματα ή με tabs μεταξύ του κάθε πεδίου και έχω ορίσει ως αρχείο προέλευσης να είναι Windows (ANSI). Προχωράμε στο επόμενο βήμα πατώντας στο κουμπί Next (Επόμενο), όπου εμφανίζεται το δεύτερο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Το δεύτερο βήμα του οδηγού μας επιτρέπει να καθορίσουμε τι είδους οριοθέτες θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα καθορίζω Tab ως οριοθέτες, όπου στο κάτω μέρος έχουμε την προεπισκόπηση όπου βλέπουμε πώς επηρεάζονται τα δεδομένα μας. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις πατάμε στο πλήκτρο Next (Επόμενο) για να προχωρήσουμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Στο τρίτο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε και να μορφοποιήσουμε τις στήλες ανάλογα με το τι μορφή θέλουμε να έχουν. Μπορούμε επίσης να παραβλέψουμε μία στήλη η οποία θεωρούμε ότι είναι περιττή. Στο δικό μου παράδειγμα επέλεξα την στήλη ProductType και επέλεξα την εντολή Do not import column - Skip (Μην εισάγεις την στήλη – παράβλεψη).

    Μπορούμε επίσης να πατήσουμε το κουμπί Advanced (Για προχωρημένους) στο τρίτο βήμα του οδηγού εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε τα διαχωριστικά των ψηφίων και των χιλιάδων να εμφανίζονται με διαφορετική μορφή όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Όποια αλλαγή κάνουμε στο παράθυρο διαλόγου εφαρμόζεται σε όλες τις στήλες στο φύλλο εργασίας..
    Αφού κάνουμε όποιες ρυθμίσεις θέλουμε στις στήλες μας, πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου εκεί πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε σε ποιο κελί θα ξεκινάει η εισαγωγή δεδομένων και σε ποιο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται παρακάτω:

    Πριν όμως πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας ας πατήσουμε στο κουμπί Properties (Ιδιότητες). Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου External Data Range Properties (Ιδιότητες Περιοχής Εξωτερικών Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε κάποιες ρυθμίσεις:

    Save Query Definition – Αποθήκευση Ορισμού Ερωτήματος
    Εάν δεν θέλουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις κάθε φορά, αφήνουμε το κουτί ελέγχου ενεργοποιημένο.
    Prompt for the file name on refresh – Προτροπή για όνομα αρχείου κατά την ανανέωση
    Ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου, αναγκάζει το Excel να μας ζητάει να εντοπίσουμε το αρχείο κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της ανανέωσης. Μπορούμε να αφήσουμε το κουτί ελέγχου απενεργοποιημένο εάν εισάγουμε το ίδιο αρχείο ξανά και ξανά.
    Overwrite existing cells with new data, clear unused cells – Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα τα νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται
    Εδώ η επιλογή είναι σύμφωνα με το τι θέλουμε εμείς να κάνουμε. Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιούμε ένα κενό φύλλο εργασίας όταν θέλουμε να εισάγουμε δεδομένα.
    Fill down formulas in columns adjacent to data – Συμπλήρωση των τύπων στις στήλες που βρίσκονται δίπλα από τα δεδομένα
    Εάν πρόκειται να κάνουμε πράξεις σε κάθε γραμμή, αυτή η επιλογή εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή δεδομένων θα περιέχει τους τύπους.
    Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε ΟΚ για να επιστρέψουμε στο παράθυρο Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) και πατάμε πάλι ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Technorati Tags: Import Text File to Excel Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: Autoexec.gr
  20. philippe
    Συνήθως τα δεδομένα μας τα απεικονίζουμε με γραφήματα, ώστε να είναι πιο κατανοητά και ευπαρουσίαστα. Τώρα στο Excel 2010, έχουμε τα sparklines που είναι μικρά γραφήματα που χωράνε σε ένα κελί έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να έχουμε μία ιδέα για τα δεδομένα μας και για να μην “χανόμαστε” με τα νούμερα. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να τα δημιουργήσουμε είναι τα εξής:
    Πρώτον: Έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε sparklines.
    Δεύτερο: Μεταβαίνουμε στο μενού Insert (Εισαγωγή) και μεταβαίνουμε στην περιοχή Sparklines όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τρίτο: Μεταβαίνουμε στο κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το γράφημα και διαλέγουμε ποιό είδος Sparkline θέλουμε. Στη διάθεση μας υπάρχουν τριών ειδών Sparklines όπως η Γραμμής (Line), Στήλης (Column) και Κέρδος/Απώλεια (Win/Loss). Αφού διαλέξουμε ένα είδος εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Create Sparkline (Δημιουργία Sparkline), όπου στην περιοχή Data Range (Περιοχή Δεδομένων), διαλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας.
    Στην περιοχή Location Range (Εύρος Θέσης) μπορούμε να διαλέξουμε την περιοχή στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα γραφήματα (εάν δεν το έχουμε κάνει ήδη). Τέλος πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αμέσως τα sparklines έχουν εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας στην περιοχή που είχαμε καθορίσει και το είδος που είχαμε καθορίσει.
    Όταν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τα sparklines, απλώς επιλέγουμε το κελί που τα περιέχει και αμέσως ενεργοποιείται το Tab της Design (Μορφοποίησης ) σχετικά με τα sparklines. Για παράδειγμα τις αρνητικές τιμές μπορούμε να τις κάνουμε να εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα και άλλες πολλές ρυθμίσεις.

    Όταν για κάποιο λόγο θέλουμε να διαγράψουμε ένα Sparkline ή μία περιοχή με Sparklines, εάν πατήσουμε το πλήκτρο Delete θα δούμε ότι δεν συμβαίνει τίποτα. Για να τα απαλείψουμε λοιπόν από το φύλλο εργασίας μας, θα πρέπει να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής δύο τρόπους:
    Α. Δεξί κλικ του ποντικιού μας στο κελί ή στην περιοχή κελιών που βρίσκονται, και από του υπομενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε Clear Selected Sparklines (Απαλοιφή Επιλεγμένου Sparkline).

    B. Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά, όπου αμέσως ενεργοποιείται το Tab Design (Σχεδίασης), και στην περιοχή Group (Ομάδα) αναπτύσσουμε το βελάκι δίπλα στην εντολή Απαλοιφή (Clear) και διαλέγουμε μία από τις δύο εντολές που βρίσκονται εκεί ανάλογα με το τι θέλουμε να απαλείψουμε.

    Technorati Tags: Sparklines Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  21. philippe
    Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

    Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;
    Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).
    Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:
    Microsoft Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2010 Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

    Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).
    Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.
    1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

    3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

    Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

    Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:
    Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

    Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.
    Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy
    Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.
    Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

    Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο. Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

    Technorati Tags: AutoRecover Feature Technorati Tags: Create Backup Copy Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  22. philippe
    Δουλεύουμε συχνά με ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή με έναν συγκεκριμένο φάκελο που περιέχει όλα τα σημαντικά μας έγγραφα. Ξοδεύουμε άσκοπο χρόνο μέχρι να αναζητήσουμε το συγκεκριμένο έγγραφο ή τον συγκεκριμένο φάκελο που τα περιέχει; Δεν χρειάζεται πια!!!
    Έχουμε το δικαίωμα να καρφιτσώσουμε ένα έγγραφο ή πολλά έγγραφα ή έναν φάκελο ή πολλούς φακέλους για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση. Όσοι έχουν δώσεις εξετάσεις για να πάρουν πιστοποιητικό για γνώσεις δεξιοτήτων πληροφορικής τότε θα θυμούνται σίγουρα την εξής ερώτηση:
    Καρφιτσώστε την εφαρμογή Αριθμομηχανή (ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή) στο μενού Έναρξη.
    Απάντηση: Εντοπίζουμε την εφαρμογή και κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο όνομα του προγράμματος και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζονταν διαλέγαμε “Καρφίτσωμα στο Μενού Έναρξη”.
    Εδώ θα πρέπει να το καρφιτσώσουμε στην προβολή Backstage του Office Word 2010;
    Τί κάνουμε; Απλή διαδικασία η οποία θα περιγραφεί στα επόμενα βήματα.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το μενού διαλέγουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στα δεξιά εμφανίζονται όλα το Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) και ακριβώς από δίπλα όλες οι Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) βλέπουμε όλα τα πρόσφατα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει στο πρόσφατο παρελθόν. Στην περιοχή Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), βλέπουμε όλες τις πρόσφατες θέσεις (φακέλους) που περιέχουν τα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα.
    Στα δεξιά από κάθε πρόσφατο έγγραφο και από κάθε πρόσφατη θέση υπάρχει μία Πινέζα όπου εάν πατήσουμε πάνω της μία φορά αμέσως το έγγραφο ή τη θέση του φακέλου που είχαμε επιλέξει θα έχει καρφιτσωθεί και η πινέζα θα πάρει την εξής μορφή .
    Τι σημαίνει αυτό; Ότι το έγγραφο και η θέση (φάκελος) θα βρίσκεται πάντα στην περιοχή των Πρόσφατων Εγγράφων (Recent Documents) και Πρόσφατων Θέσεων (Recent Places), μέχρι που να το ξεκαρφιτσώσουμε κάνοντας ακριβώς την ίδια κίνηση που ακολουθήσαμε για να το καρφιτσώσουμε.

    Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Έγγραφο θα ανοίξει κατευθείαν το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τη διαδικασία Αρχείο (File) + Άνοιγμα (Open), και να πλοηγηθούμε μέχρι να το αναζητήσουμε. Απλώς επιλέγουμε Πρόσφατα (Recent) από την προβολή Backstage.
    Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Φάκελο θα άνοιγε κατευθείαν το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Εγγράφου (Open Document) και ο φάκελος θα ήταν αυτός που είχαμε καρφιτσώσει εμείς.
    Για να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα για γρήγορη πρόσβαση θέλουμε να εμφανίζονται κάθε φορά που πατάμε στο Tab Αρχείο (File) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα θα πρέπει να κάνουμε τα εξής:

    Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) και να επιλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Γρήγορη Πρόσβαση για αυτόν τον αριθμό Πρόσφατων Εγγράφων (Quickly Access this number of Recent Documents) όπου ενεργοποιούμε το αντίστοιχο κουμπί ελέγχου, και μετά με τα βέλη αύξηση και μείωσης καθορίζουμε τον επιθυμητό αριθμό.

    Εάν θέλουμε να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται στην περιοχή Πρόσφατα (Recent) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και διαλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου των Επιλογών. Από τις Επιλογές του Word διαλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced), και στη δεξιά περιοχή πλοηγούμαστε μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της εντολής (Show this number of Recent Documents) καθορίζουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να καθορίσουμε αριθμό μεταξύ 0 έως 50.

    Η λειτουργία αυτή υποστηρίζεται και σε όλες τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.
    Technorati Tags: Pin a Document for Quick Access Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  23. philippe
    Το γραμματοκιβώτιο μας είναι γεμάτο από μηνύματα που προέρχονται από διαφορετικούς αποστολείς. Ψάχνουμε να βρούμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα από κάποιον παραλήπτη και δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε απλά και γρήγορα. Χάνει η μάνα το παιδί και το παιδί τη μάνα. Τι ωραία που θα ήταν κάθε φορά που έρχονταν ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη να εμφανιζόταν με μία διαφορετική μορφή έτσι ώστε να μας τραβάει την προσοχή και να μπορούμε να το ξεχωρίσουμε γρήγορα.
    Μην στεναχωριέστε μπορούμε να παίξουμε με τις ρυθμίσεις στο Outlook για να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των μηνυμάτων μας και το ποιό μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι.
    Εδώ εμφανίζεται το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) του Outlook 2010 όπου μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποιήσεις που βασίζονται σε κανόνες που έχουμε καθορίσει εμείς. Έχουμε τη δυνατότητα να επισημάνουμε μηνύματα που αξιολογούμε ως σημαντικά ή με βάση τον αποστολέα τους. Υπάρχουν αρκετοί κανόνες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός μας.
    Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) για να επισημάνουμε κάποια μηνύματα ως υψηλής προτεραιότητας για ανάγνωση. Στο παράδειγμα μου θα επισημάνω τα μηνύματα που προέρχονται από τον συνεργάτη μου.
    Ξεκινάμε λοιπόν το Outlook και ενεργοποιούμε το Tab Προβολή (View), και από την περιοχή Τρέχουσα Προβολή (Current View) στο αριστερό μέρος της κορδέλας ενεργοποιούμε την εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας στην εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προβολής για Προχωρημένους (Advanced View Settings), όπου πατάμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting ) για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να ορίσουμε το όνομα του κανόνα στην περιοχή Όνομα (Name), και μετά μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Γραμματοσειρά (Font) για να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και το χρώμα της. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα κανόνα Chris Spanougakis και έχω εφαρμόσει την εξής μορφοποίηση: Γραμματοσειρά: Tahoma Small Cap, Χρώμα: Μπλε, Μέγεθος: 9 Στιγμών.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει την μορφοποίηση πατάμε στην εντολή Όρος (Condition) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Φίλτρου (Filter) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μηνύματα (Messages), όπου θα ρυθμίσουμε τους κανόνες που επιθυμούμε.

    Όπως εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το όνομα του συνεργάτη στο πεδίο Από: (From:) και έχω εφαρμόσει στην περιοχή Χρόνος: (Time:), μηνύματα που έχω λάβει οποιαδήποτε στιγμή. Μετά ενεργοποιώ την καρτέλα Περισσότερες Επιλογές (More Choices), για να κάνω κάποιες ρυθμίσεις παραπάνω. Στο δικό μου παράδειγμα ενεργοποιώ την εντολή Μόνο στοιχεία που είναι: (Only Items that are:) και διαλέγω Μη αναγνωσμένα (Unread).

    Παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα ότι οι ρυθμίσεις που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι αρκετές.
    Τι έχουμε κάνει μέχρι τώρα; Κάθε φορά που θα μου στέλνει μήνυμα ο συνεργάτης μου και που δεν θα το έχω διαβάσει ακόμα, η κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με τον τύπο, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς που έχουμε καθορίσει.
    Αφού έχω ολοκληρώσει όλες τις διαδικασίες πατάω στα κουμπιά ΟΚ, μέχρι να επιστρέψω στο γραμματοκιβώτιό μου για να δω τις ρυθμίσεις μου να έχουν εφαρμοστεί ανάλογα με τα κριτήρια που είχα ορίσει.

    Να έχουμε υπόψη ότι όποια μηνύματα πληρούν τις συνθήκες που έχουμε καθορίσει, ανεξαρτήτως σε ποιόν φάκελο του γραμματοκιβωτίου μας βρίσκονται θα επισημαίνονται επίσης σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε καθορίσει.
    Technorati Tags: Conditional Formattin in Outlook 2010 Technorati Tags: Μορφοποίηση Υπό Όρους στο Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office
  24. philippe
    Η προστασία ενός σημαντικού εγγράφου από οποιαδήποτε επεξεργασία και μετατροπή από κάποιον άλλο χρήστη είναι πάρα πολύ σημαντική. Με το Word 2010 έχουμε τη δυνατότητα να προστατεύσουμε το έγγραφό μας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να διασφαλίσουμε το περιεχόμενο του εγγράφου μας, τρόποι τους οποίους θα περιγράψω σε άλλα post. Σε αυτό το post θα περιγράψω πώς να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία και στην μορφοποίηση του εγγράφου μας.
    1. Ανοίγουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία του και μεταβαίνουμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και στην περιοχή Προστασία (Protect) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing).

    2. Αμέσως στα δεξιά της οθόνης μας εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών με το όνομα Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing). Το παράθυρο εργασιών χωρίζεται σε τρία μέρη τα οποία είναι τα εξής: a. Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), b. Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), c. Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement).

    Στο παράθυρο εργασιών και εκεί που αναγράφει Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) επιλέγω την εντολή Ρυθμίσεις (Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), όπου έχουμε τη δυνατότητα να περιορίσουμε τη μορφοποίηση στα επιθυμητά στυλ και να αποτρέψουμε άλλους χρήστες να τα τροποποιήσουν και να αλλάξουν την μορφοποίησή τους. Θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε τα κουτιά ελέγχου από τη λίστα με τα επιλεγμένα στυλ ώστε να εφαρμοστεί ο περιορισμός της μορφοποίησης. Μπορούμε να επιλέξουμε και το κουμπί Συνιστώμενος Ελάχιστος Αριθμός (Recommended Minimum), όπου το Word θα απενεργοποιήσει κάποια από τα επιλεγμένα στυλ της λίστας αυτόματα.

    Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) υπάρχουν τρία κουμπιά ελέγχου που έχουμε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε και είναι τα εξής:
    Παράβλεψη περιορισμών μορφοποίησης από την Αυτόματη Μορφοποίηση (Allow AutoFormat to override Formatting Restrictions) Αποκλεισμός εναλλαγής θέματος ή συνδυασμού (Block Theme or Scheme) Αποκλεισμός εναλλαγής συνόλου γρήγορων στυλ (Block Quick Style Set) Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    3. Αφού έχουμε επιλέξει τους Περιορισμούς Μορφοποίησης, ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που βρίσκεται στην εντολή Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), όπου αμέσως ενεργοποιείται και το πτυσσόμενο μενού που βρίσκεται ακριβώς από κάτω και περιέχει τις εξής εντολές όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές από το πτυσσόμενο μενού.

    Με την επιλογή μιας από τους διαθέσιμους περιορισμούς επεξεργασίας, στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται και η περιοχή Εξαιρέσεις (Exceptions), όπου έχουμε το δικαίωμα να επιλέξουμε μέρη του εγγράφου και να επιτρέψουμε την επεξεργασία από συγκεκριμένους χρήστες όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα , όπου έχω επιλέξει δύο χρήστες απλώς πατώντας την εντολή Περισσότεροι χρήστες (More users) και πληκτρολογώντας τα ονόματά τους.

    4. Τώρα έχουμε φτάσει στο τελικό βήμα όπου θα πρέπει να ξεκινήσουμε την ενεργοποίηση της προστασίας πατώντας στο κουμπί Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη Εφαρμογής Προστασίας (Start Enforcing Protection. Τώρα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε κωδικό πρόσβασης για να προστατέψουμε το έγγραφό μας. Εάν θέλουμε να κρυπτογραφήσουμε το έγγραφό μας και να επιτρέπουμε τους εξουσιοδοτημένους χρήστες να αφαιρούν την προστασία όταν θέλουνε, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Έλεγχος Ταυτότητας Χρήστη (User Authentication). Ανάλογα με το είδος προστασίας που επιλέγουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Όταν κάποιος χρήστης ανοίξει το έγγραφο οι εντολές στην κορδέλα είναι απενεργοποιημένες και όταν προσπαθήσει να τροποποιήσει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται το κείμενο Αυτή η τροποποίηση δεν επιτρέπεται, επειδή η περιοχή είναι κλειδωμένη όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Ενεργοποιείται και το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing), όπου μας ενημερώνει σχετικά με τα δικαιώματα που έχουμε για το έγγραφο. Εάν κάποιες περιοχές του εγγράφου δεν είναι προστατευμένες, μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εύρεση της επόμενης περιοχής όπου είναι δυνατή η επεξεργασία (Find Next Region That I Can Edit) για να το εντοπίσει το Word.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχει το κουμπί Διακοπή Προστασίας (Stop Protection), όπου εάν το πατήσουμε θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό που είχαμε βάλει πιο μπροστά.

    Technorati Tags: Restrict Formatting and Editing in Word 2010 Technorati Tags: Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας στο Word 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office
  25. philippe
    Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας στο Outlook 2010
    Η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας και η προσθήκη της στα μηνύματά μας προσδίδει μια ελκυστική και επαγγελματική εμφάνιση στο μήνυμα μας. Επίσης εμφανίζει και αρκετές κατατοπιστικές πληροφορίες σχετικά με εμάς στον αποδέκτη του μηνύματος.
    Στα παρακάτω βήματα θα περιγράψω πώς να δημιουργήσουμε μία επαφή και πώς να την επεξεργαστούμε για να την κάνουμε να φαίνεται πιο επαγγελματική.
    Α. Ξεκινάμε το Outlook, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή Επαφές (Contacts) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Β. Αφού έχουμε διαλέξει Επαφές (Contacts), αμέσως η κορδέλα αλλάζει μορφή, όπου θα πρέπει να διαλέξουμε την εντολή Δημιουργία Επαφής (Create Contact).

    Γ. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), από όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής μας κάρτας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Δ. Αφού έχουμε καταχωρίσει όλα τα απαραίτητα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα στα δεξιά του παραθύρου έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα στοιχεία μας. Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και μια φωτογραφία μας στην επαγγελματική μας κάρτα εάν το θέλουμε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.
    Με το ποντίκι μας μεταβαίνουμε πάνω στην προεπισκόπηση της επαγγελματικής μας κάρτας και κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης και από εκεί διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το παράθυρο διαλόγου πατώντας στο κουμπί Αλλαγή (Change) δεξιά της εντολής Εικόνα (Image), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Εικόνας Κάρτας (Add Card Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε στην επαγγελματική μας κάρτα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθεί.

    Αμέσως η φωτογραφία μας έχει εισαχθεί στην κάρτα μας, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής Διάταξη (Layout), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τα διάφορα είδη διατάξεων που μπορούμε να ορίσουμε για τη φωτογραφία μας. Όπως να εμφανίζεται αριστερά, δεξιά, κάτω κτλ.
    Μπορούμε πατώντας στο κουμπί δεξιά της εντολής Φόντο (Background) να ορίσουμε ένα χρώμα φόντου για την κάρτα μας. Με τις λαβές αυξομείωσης δεξιά της εντολής Περιοχή Εικόνας (Image Area), έχουμε τη δυνατότητα να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας μας. Πατώντας το βέλος δεξιά της εντολής Στοίχιση Εικόνας (Image Align), εμφανίζεται το πτυσσόμενου μενού με τις επιλογές που έχουμε για να στοιχίσουμε την εικόνα μας.

    Στην περιοχή Πεδία (Fields) του παραθύρου διαλόγου βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία που έχουμε στη διάθεση μας καθώς και κενές γραμμές. Πατώντας σε κάποιο από τα πεδία αμέσως στα δεξιά του παραθύρου στο πλαίσιο κειμένου εμφανίζεται και το κείμενο που έχουμε πληκτρολογήσει για το συγκεκριμένο πεδίο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Ονοματεπώνυμο και αμέσως έχει εμφανιστεί το κείμενο Homer Simpson. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές της περιοχή Επεξεργασίας (Edit) που βρίσκεται ακριβώς από πάνω από το όνομα που αναγράφεται στο πλαίσιο κειμένου, μπορούμε να επεξεργαστούμε το κείμενο του ονοματεπωνύμου. Μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Μπορούμε να εφαρμόσουμε έντονη, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσουμε. Μπορούμε να στοιχίσουμε το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή και δεξιά, όπως μπορούμε και να αλλάξουμε και το χρώμα της γραμματοσειράς, όπως έχω κάνει και στην παρακάτω εικόνα που έχει γίνει σκούρο μπλε.

    Έχουμε φτάσει στο σημείο που η επαγγελματική μας κάρτα έχει πάρα πολλές λεπτομέρειες να αναγράφονται και θέλουμε να διαγράψουμε κάποια από αυτά. Επιλέγουμε το Πεδίο (Field) που θέλουμε να διαγραφεί και πατάμε στο κουμπί Κατάργηση (Remove) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Εταιρική Σελίδα για να καταργηθεί.

    Όταν καταργούμε κάποια πεδία αυτά δεν καταργούνται από τις λεπτομέρειες της επαφής μας, απλώς δεν θα εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα.
    Όταν θέλουμε να προσθέσουμε μία κενή γραμμή ενδιάμεσα από κάποια πεδία για να μην είναι και τόσο στριμωγμένο το κείμενο, θα πρέπει να διαλέξουμε το πεδίο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε κενή γραμμή ακριβώς από κάτω και να πατήσουμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) και να διαλέξουμε την εντολή Κενή Γραμμή (Blank Line). Στην παρακάτω εικόνα είχα επιλέξει Ηλεκτρονική Διεύθυνση (E-Mail) και μετά επέλεξα Κενή Γραμμή (Blank Line) και όλα τα υπόλοιπα πεδία που βρίσκονταν από κάτω μεταφερθήκανε κατά μία κενή γραμμή.

    Η επαγγελματική μας κάρτα είναι έτοιμη τώρα, και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχουμε εφαρμόσει.

    Αμέσως επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), όπου θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close), για να αποθηκεύσουμε όλα τα στοιχεία της επαφής μας μαζί με την επαγγελματική μας κάρτα.
    Για να εισάγουμε την επαγγελματική μας κάρτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα και να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και να επιλέξουμε την εντολή Επαγγελματική Κάρτα (Business Card), όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις επαγγελματικές κάρτες που έχουμε δημιουργήσει, την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματός μας και έχει εισαχθεί και ως συνημμένο.

    Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε το Outlook να συμπεριλαμβάνει την επαγγελματική μας κάρτα αυτόματα στο μήνυμά μας όταν δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές επαγγελματικές κάρτες ανάλογα με το πού θέλουμε να την χρησιμοποιήσουμε.

    Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα templates Επαγγελματικών Καρτών τα οποία μπορούμε να κατεβάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε στην εξής διεύθυνση:
    http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010253053.aspx
    Technorati Tags: Create an Electronic Business Card Technorati Tags: Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας Technorati Tags: Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
×
×
  • Create New...