philippe

Αλλαγή Της Προκαθορισμένης Εμφάνισης Προβολής Του PowerPoint Όταν Το Ανοίγουμε Πιστεύω πως ο καθένας μας θα έχει αναρωτηθεί εάν υπάρχει ο τρόπος για να αλλάξει η προβολή του PowerPoint κάθε φορά που ανοίγουμε την εφαρμογή. Δηλαδή εάν έχουμε τη δυνατότητα να ανοίγει η εφαρμογή και να εμφανίζεται η προβολή Ταξινόμηση Διαφανειών, η προβολή Μόνο Διάθρωση και άλλες. Υπάρχει λοιπόν ο τρόπος με το οποίο μπορούμε να ρυθμίσουμε το PowerPoint να το κάνει. Αφού ξεκινήσουμε το PowerPoint θα πρέπει να διαλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να διαλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε κυλάμε μέσα στο παράθυρο για να βρούμε το τμήμα που αναγράφει Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Άνοιγμα Όλων Των Εγγράφων Με Χρήση Αυτής Της Προβολής (Open All Documents Using This View), εμφανίζουμε το πτυσσόμενο μενού με όλες τις διαθέσιμες επιλογές. Αφού επιλέξουμε την προβολή πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να εφαρμοστούν οι αλλαγές. Οι διαθέσιμες προβολές που έχουμε είναι οι εξής: Την Προβολή Που Αποθηκεύτηκε Στο Αρχείο (The View Saved In The File) Κανονική – Διάρθρωση, Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Outline, Notes And Slide) Κανονική – Μικρογραφίες, Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Thumbnails, Notes And Slide) Κανονική – Διάρθρωση Και Διαφάνεια (Normal – Outline And Slide) Κανονική – Μικρογραφίες Και Διαφάνεια (Normal – Thumbnails And Slide) Κανονική – Σημειώσεις Και Διαφάνεια (Normal – Notes And Slide) Κανονική – Μόνο Διαφάνεια (Normal – Slide Only) Μόνο Διάρθρωση (Outline Only) Ταξινόμηση Διαφανειών (Slide Sorter) Σημειώσεις (Notes) Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε το PowerPoint θα εμφανιστεί με την προβολή που είχαμε επιλέξει. Οι ρυθμίσεις αυτές μπορούν να γίνουν και στο PowerPoint 2003 (μενού Εργαλεία (Tools) – Επιλογές (Options) – tab Προβολή (View) – Προκαθορισμένη Προβολή (Default View) και στο PowerPoint 2007 (PowerPoint Επιλογές (Options) – Για Προχωρημένους (Advanced) – Προβολή (Display). Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/12/09/how-to-change-the-way-powerpoint-looks-when-we-open-it/ Technorati Tags: Autoexec.gr,SystemPlus,Office 2010,Smart Office,Office Smart,PowerPoint,Show,For Advanced,Open All Documents Using This View,MVP,Office System,Προβολή,Για Προχωρημένους,Άνοιγμα Όλων Των Εγγράφων Με Χρήση Αυτής Της Προβολής,Κανονική,Διάρθρωση,Σημειώσεις,Ταξινόμηση Διαφανειών

Σύμβουλος Γραφήματος Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας; Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor. Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά. Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση: http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007. Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά. Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007. Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα. Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις. Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας. Whoever wants to read this post in English can do so at the following adddress: http://officesmart.wordpress.com/2011/12/01/chart-advisor/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Chart Advisor,Chart Advisor From Microsoft Office Labs,Charts,Columns,Excel,Filter Data,Insert Chart,Άξονας Υ,Άξονας Χ,Γραφήματα,Διασποράς,Εισαγωγή Γραφήματος,Πίτας,Ράβδος,Στήλη,Σύμβουλος Γραφήματος,Τροποποίηση Γραφήματος,Φιλτράρισμα Δεδομένων,Lines,Microsoft Office,Microsoft Office Labs,Modify Chart,MVP,Office System,Pie,Radar,SystemPlus,Update Chart,X,Y

Outlining Worksheets In Excel 2010 Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας. Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας. Δημιουργία Ομαδοποίησης Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline). Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα. Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων. Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση. Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο. Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά. Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles). Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα. Κατάργηση Ομαδοποίησης Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας. Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας. Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας. Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή - Δύση, και μία για Βορράς - Νότος. Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή - Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω. Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς - Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/11/27/outlining-worksheets-in-excel-2010/ Technorati Tags: Auto Outline,Autoexec.gr,Automatic Styles,Group,Αυτόματα Στυλ,Αυτόματη Διάρθρωση,Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης,Δεδομένα,Κατάργηση Ομαδοποίησης,Ομαδοποίηση,Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Στο Excel 2010,Προσαρμοσμένες Πορβολές,Προσθήκη Προβολής,Προβολή,Περίγραμμα,Ρυθμίσεις,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Outline View,Outlining Worksheets In Excel 2010,Settings,Smart Office,Summary Columns To Right Of Detail,Summary Rows Below Detail,SytemPlus,Ungroup

Hyperlinks in Excel Ένα χαρακτηριστικό του Παγκόσμιου Ιστού είναι οι υπερσύνδεσμοι, δηλαδή οι συνδέσεις από ένα έγγραφο προς άλλα σημεία του ίδιου εγγράφου, ή σε άλλα αρχεία που βρίσκονται σε άλλο σημείο του δικτύου και όπου έχει πρόσβαση ο χρήστης. Στο Excel 2010, έχουμε το δικαίωμα να δημιουργήσουμε υπερσυνδέσμους που να οδηγούν σε άλλα κελιά ή φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας. Ακόμα να δημιουργήσουμε συνδέσεις σε άλλα αρχεία του Office, ακόμα και να δημιουργήσουμε συνδέσεις που να οδηγούν στον Παγκόσμιο Ιστό, ή σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέτοιες υπερσυνδέσεις μπορούν να τοποθετηθούν σε κείμενο, σε γραφικό ή σε κουμπιά. Το πιο σημαντικό στοιχείο των υπερσυνδέσεων είναι ότι φτάνουμε κατευθείαν στον προορισμό, κάνοντας ένα κλικ πάνω στο κείμενο ή στο κουμπί που έχει ανατεθεί. Υπερσύνδεσμοι Για να προσθέσουμε υπερσυνδέσμους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει να ορίσουμε δύο πράγματα: ✦ Το αντικείμενο στο οποίο θέλουμε να αγκυρώσουμε τη σύνδεση και στη συνέχεια κάνοντάς κλικ πάνω του για να το ενεργοποιήσουμε. ✦ Ο προορισμός στον οποίο η σύνδεση θα καταλήγει από την στιγμή που την ενεργοποιήσουμε. Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για συνδέσεις εντός του βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι μία αναφορά κελιού, μία περιοχή κελιών ή ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας. Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για υπερσυνδέσεις που μας οδηγούν εκτός του ίδιο βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι ένα ήδη υπάρχον αρχείο οποιουδήποτε τύπου, μία διεύθυνση URL που θέλουμε να επισκεφτούμε όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία νέου μηνύματος όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Τέλος για τη δημιουργία ενός καινούργιο αρχείου(Excel, Word, PowerPoint, κτλ.) Υπερσύνδεσμοι: Θέση Μέσα Στο Έγγραφο Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο στο κείμενο ενός κελιού ή ενός γραφικού ακολουθούμε τα τρία παρακάτω βήματα: 1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink). 2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink). Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσης (Insert Hyperlink). Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to) διαλέγουμε Θέση μέσα στο έγγραφο (Place in this document). Τότε στην περιοχή Πληκτρολογήστε την αναφορά του κελιού (Type the cell reference), πληκτρολογούμε το κελί προορισμού που θέλουμε να μεταβαίνουμε όταν ενεργοποιούμε τον υπερσύνδεσμο. Ακριβώς από κάτω αναγράφει Επιλέξτε μια θέση σε αυτό το έγγραφο (Select a place in this document), όπου εμφανίζονται τα φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας μας και τα ονόματα περιοχών που έχουμε ορίσει. Έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε μία άλλη θέση προορισμού του υπερσύνδεσμου εκτός του ενεργού φύλλου εργασίας. Πατώντας στο κουμπί Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip), ενεργοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός συμβουλής οθόνης για υπερ-σύνδεση (Set Hyperlink Screen Tip), όπου θα μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή της υπερσύνδεσης. Δηλαδή κάθε φορά που περνάμε με το ποντίκι μας πάνω από την υπερσύνδεση θα εμφανίζεται και η συμβουλή της οθόνης. 3. Αφού ορίσουμε συμβουλή οθόνης πατάμε το πλήκτρο ΟΚ, και αφού έχουμε καθορίσει το σημείο προορισμού της υπερσύνδεσης πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ. Όταν επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας θα δούμε ότι το κείμενο του επιλεγμένου κελιού έχει γίνει μπλε μαζί με μία υπογράμμιση. Καθώς μεταβαίνουμε εκεί με το ποντίκι μας το βέλος μας παίρνει τη μορφή χεριού και εμφανίζεται και η συμβουλή οθόνης που είχαμε πληκτρολογήσει. Αφού έχουμε μεταβεί πάνω στην υπερσύνδεση, ένα αριστερό κλικ του ποντικιού μας φτάνει για να μεταβούμε στον προορισμό της υπερσύνδεσης. Υπερσύνδεσμοι: Υπάρχον Αρχείο Ή Ιστοσελίδα Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα υπάρχον αρχείο η ιστοσελίδα κάνουμε τα εξής: 1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink). 2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink 3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Υπάρχον αρχείο ή ιστοσελίδα (Existing file or web page). 3a. Για υπάρχον αρχείο, μπορούμε να πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διερεύνηση σε: (Look in) για να πλοηγηθούμε σε άλλο μέρος του υπολογιστή μας. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι είναι επιλεγμένη η επιφάνεια εργασίας, και ακριβώς από κάτω βλέπουμε όλα τα αρχεία ανεξαρτήτως τύπου που βρίσκονται εκεί. Δεν έχει παρά να διαλέξουμε σε ποιο αρχείο θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ. 3b. Για ιστοσελίδα, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης (Insert Hyperlink) και στην περιοχή Διεύθυνση (Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση URL, που θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ. Έχουμε τη δυνατότητα και εδώ να χρησιμοποιήσουμε τη Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip) εάν το επιθυμούμε. Για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ακολουθούμε τα ίδια βήματα που περιγράψαμε για την εισαγωγή υπερσύνδεσης σε θέση μέσα στο έγγραφο. Η διαφορά θα είναι ότι εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε υπάρχον αρχείο, όταν το ενεργοποιήσουμε θα ανοίξει εκείνο το αρχείο, και εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε διεύθυνση του παγκόσμιο ιστού θα μεταβούμε στη διεύθυνση που είχαμε καταχωρίσει όταν το ενεργοποιήσουμε. Υπερσύνδεσμοι: Δημιουργία Νέου Εγγράφου Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο έτσι ώστε να δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο κάνουμε τα εξής: 1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink). 2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink). 3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Δημιουργία νέου εγγράφου (Create New Document). 4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Όνομα του νέου εγγράφου (Name of new document), πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το νέο μας έγγραφο. Εάν πατήσουμε στο κουμπί Αλλαγή (Change), έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη θέση που θα έχει το νέο μας έγγραφο (στην παραπάνω εικόνα η θέση του αρχείου θα βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας). Στην περιοχή Χρόνος επεξεργασίας (When to edit), μπορούμε να διαλέξουμε εάν θέλουμε να κάνουμε την επεξεργασία του νέου εγγράφου αργότερα ή τώρα ενεργοποιώντας αντίστοιχα τα κουμπιά ελέγχου τους. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, αμέσως δημιουργείται ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας του Excel. Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως. Υπερσύνδεσμοι: Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο που να μας οδηγεί σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνουμε τα εξής: 1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink). 2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink 3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Address). 4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Θέμα (Subject), πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο θέμα του ηλεκτρονικού μας μηνύματος. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, και ενεργοποιήσουμε την υπερσύνδεση δημιουργείται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο Προς: (To), και το κείμενο που είχαμε αναγράψει στο πεδίο Θέμα (Subject) να εμφανίζεται στο αντίστοιχο πεδίο. Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως. Υπερσύνδεσμοι: Επεξεργασία Για να επεξεργαστούμε έναν υπερσύνδεσμο, σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάτι λάθος, ή θέλουμε να τον αλλάξουμε ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), από το οποίο μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Υπερσύνδεσμοι: Κατάργηση Στην περίπτωση που θέλουμε να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση, ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως η υπερσύνδεση έχει καταργηθεί από το κελί. Άλλος τρόπος για να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση είναι να διαλέξουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), και από το πλαίσιο διαλόγου να διαλέξουμε την εντολή στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου που αναφέρει Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink). Συνάρτηση HYPERLINK Αντί να χρησιμοποιούμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink), που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση Hyperlink για να δημιουργήσουμε έναν υπερσύνδεσμο. Η συνάρτηση Hyperlink βρίσκεται στην κατηγορία Αναζήτηση & Αναφορά (Lookup & Reference) ττης περιοχής της κορδέλας Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library) του Tab Συναρτήσεις (Functions). Δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση αυτή σε γραφικό ή σε αντικείμενο. Η συνάρτηση HYPERLINK χρησιμοποιεί τα ακόλουθα ορίσματα: HYPERLINK(Τοποθεσία_σύνδεσης,[Φιλικό_όνομα]) HYPERLINK(link_location,[friendly_name]) Στην Τοποθεσία_σύνδεσης (link_location), καθορίζουμε το όνομα του εγγράφου για να το ανοίξουμε από τον σκληρό μας δίσκο, σε έναν διακομιστή δικτύου, ή σε μία διεύθυνση URL του Παγκόσμιο Ιστού. Το Φιλικό_όνομα (Friendly_name), είναι το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο κελί όταν εισάγουμε την συνάρτηση Εάν παραβλέψουμε αυτό το όρισμα, το Excel εμφανίζει το κείμενο που καταχωρίσαμε στο όρισμα Τοποθεσία_σύνδεσης (Link_location). Ένα παράδειγμα συνάρτησης Hyperlink που θα μπορούσαμε να καταχωρίσουμε είναι και το ακόλουθο: =HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”) Technorati Tags: Autoexec.gr,Excel 2010,Hyperlink Function,Hyperlink: Create New Document,Hyperlink: E-Mail Address,Hyperlink: Open Existing File Or Webpage,Hyperlinks Edit,Hyperlinks Remove,Hyperlinks: Place In This Document,Δημιουργία Νέου Εγγράφου,Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου,Επεξεργασία,Θέση Μέσα Στο Έγγραφο,Κατάργηση,Συνάρτηση Hyperlink,Υπάρχον Αρχείο Ή Ιστοσελίδα,Υπερσύνδεση,Υπερσύνδεσμοι,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Screen Tip,Smart Office,SystemPlus.

Έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα με πολύ κόπο και χρόνο. Το έχουμε επεξεργαστεί το έχουμε μορφοποιήσει, το έχουμε κάνει σχεδόν τέλειο. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα καινούργιο γράφημα το οποίο να βασίζεται σε αυτό το “Τέλειο” γράφημα. Με το Excel έχουμε τη δυνατότητα να αποθηκεύσουμε τον προσαρμοσμένο τύπο γραφήματος που δημιουργήσαμε έτσι ώστε να μπορέσουμε να τον χρησιμοποιήσουμε πάλι αλλά αυτή τη φορά με διαφορετικά δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε όλα τα βήματα για να φτάσουμε στην τελική του μορφή. Με το Excel η διαδικασία είναι πολύ απλή, γιατί έχουμε το δικαίωμα να αποθηκεύσουμε το γράφημά μας σαν πρότυπο. Για να αποθηκεύσουμε λοιπόν ένα γράφημα ως πρότυπο θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα επόμενα βήματα. 1. Να επιλέξουμε το γράφημα που βρίσκεται στο φύλλο εργασίας μας, ή να κάνουμε κλικ στην καρτέλα του σε περίπτωση που καταλαμβάνει ένα φύλλο εργασίας από μόνο του. 2. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools), όπου πρέπει να επιλέξουμε το δευτερεύον Tab Σχεδίαση (Design). Έπειτα στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τύπος (Type) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως Προτύπου (Save As Template) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Το πρόγραμμα αυτόματα μας προτείνει ως όνομα αρχείου Γράφημα1.crtx, και τύπο αρχείου .crtx, (όπου crtx σημαίνει Chart Template Files-Αρχείο Προτύπου Γραφήματος) και προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης τον φάκελο Charts μέσα στον φάκελο Προτύπων της Microsoft. 3. Πληκτρολογούμε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο γραφήματος χωρίς να διαγράψουμε την επέκταση .crtx. 4. Πατάμε στο κουμπί της Αποθήκευσης (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο γραφήματος με αυτήν την διαδικασία, θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή το θελήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο γράφημα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα: 1. Επιλέγουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα νέο γράφημα που θα βασίζεται στο πρότυπο γραφήματος. 2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Παράθυρο Διαλόγου Εκκίνησης που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Γραφήματα (Charts) που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα: Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart). 3. Από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart) όπου εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες των γραφημάτων, επιλέγουμε την κατηγορία Πρότυπα (Templates). Από την κατηγορία Πρότυπα (Templates) στην περιοχή πλοήγησης στα δεξιά εμφανίζεται η μικρογραφία των προτύπων γραφημάτων που έχουμε δημιουργήσει. Σε περίπτωση που έχουμε δημιουργήσει πολλά πρότυπα γραφημάτων, και ο μόνος τρόπος για να ξέρουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από τις μικρογραφίες των γραφημάτων και αμέσως εμφανίζεται το όνομά του. Καλό θα ήταν λοιπόν να χρησιμοποιούμε κατάλληλα ονόματα για τα πρότυπα γραφημάτων. 4. Επιλέγουμε την μικρογραφία του προτύπου γραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Την στιγμή που θα πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, το Excel εφαρμόζει τη διάταξη και όλες τις μορφοποιήσεις που είχαν αποθηκευτεί στο πρότυπο γραφήματος στο νέο γράφημα που μόλις δημιουργήθηκε με τα νέα δεδομένα που είχαμε επιλέξει. Εάν θελήσουμε να διαγράψουμε ή να μετονομάσουμε κάποια πρότυπα γραφημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήσει στο παρελθόν, θα πρέπει να ξεκινήσουμε την διαδικασία εισαγωγής γραφήματος και από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου βρίσκεται η εντολή Διαχείριση Προτύπων (Manage Templates). Εφόσον διαλέξουμε την εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο όπου είναι αποθηκευμένα όλα τα γραφήματά μας που είχαμε αποθηκεύσει σαν Πρότυπα (Template). Εδώ μπορούμε να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ή οτιδήποτε άλλο θελήσουμε να κάνουμε στα γραφήματά μας. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/11/06/how-to-save-a-chart-as-a-template/ Ετικέτες Technorati: Chart,Save Chart Template,Insert Chart,Create Chart,Design,Excel 2010,Office 2010,SystemPlus,Autoexec.gr,MVP,Smart Office,Office Smart,Γράφημα,Αποθήκευση Γραφήματος Ως Προτύπου,Εισαγωγή Γραφήματος,Σχεδίαση,Διαχείριση Προτύπων,Manage Templates

Mail Merge With The Use Of The Ribbon Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου και μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) της κορδέλας, πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge). Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Επιστολές (Letters) και το τρέχον έγγραφο που έχουμε ήδη δημιουργήσει ορίζεται ως Κύριο Έγγραφο (Main Document). Το επόμενο βήμα είναι να το συνδέσουμε με ένα Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File). Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στο κουμπί Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) από την περιοχή της κορδέλας Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge). Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), διαδικασία που έχω περιγράψει στο προηγούμενό μου post, επιλέγουμε την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Διαλέγοντας την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων (Select Data Source) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε πού βρίσκεται το αρχείο δεδομένων. Αφού το εντοπίσουμε το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Έχουμε συνδέσει λοιπόν το Κύριο Έγγραφο (Main Document) με το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File). Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ή να τροποποιήσουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών (Edit Recipient List). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients) που έχω περιγράψει στο προηγούμενο post, έτσι ώστε να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε ή να προσθέσουμε κάποιον παραλήπτη. Αφού έχουμε επεξεργαστεί ή τροποποιήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), το μόνο που μένει είναι να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης που θέλουμε να εμφανίζονται στο έγγραφό μας. Για αυτό το λόγο μεταβαίνουμε στην περιοχή Εγγραφή και Εισαγωγή Πεδίων (Write & Insert Fields) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Διαλέγοντας την εντολή Εισαγωγή Πεδίων Συγχώνευσης (Insert Merge Field), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα πεδία που είχαμε δημιουργήσει προηγουμένως και απλώς επιλέγουμε αυτό που θέλουμε να εισάγουμε και αμέσως το πεδίο συγχώνευσης εισάγεται στο έγγραφό μας. Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφό μας, δεν μας μένει τίποτα άλλο από το να προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας με τα πεδία συγχώνευσης. Μεταβαίνουμε λοιπόν στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων (Preview Results) όπως εμφανίζεται παρακάτω. Πατώντας στο δεξί μονό βέλος, μεταβαίνουμε ανάμεσα στις εγγραφές μας ένα προς ένα. Πατώντας στο δεξί βέλος με την κάθετη γραμμή, μεταβαίνουμε στην τελευταία εγγραφή μας και αντίστοιχα για το αριστερό. Αφού προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας και είμαστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα δεν μας μένει παρά να ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή απευθείας. Πατάμε απλώς στο κουμπί Ολοκλήρωση και Συγχώνευση (Finish And Merge) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, διαλέγοντας το κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων (Edit Individual Documents), η συγχώνευση θα ολοκληρωθεί σε ένα νέο έγγραφο όπου θα μπορούσαμε να το επεξεργαστούμε περεταίρω. Εάν επιλέγαμε Εκτύπωση Εγγράφων (Print Documents), το συγχωνευμένο έγγραφο θα εκτυπωνόταν από τον εκτυπωτή. Εάν επιλέγαμε την εντολή Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send E-Mail Messages), θα εμφανιζόταν το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (Merge To E-Mail Messages), όπου θα έπρεπε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε για τα μηνύματά μας. Απαραίτητη προϋπόθεση όμως θα ήταν πώς στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) να είχαμε καταχωρίσει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των παραληπτών. Εκτός από τα πεδία συγχώνευσης που εισάγουμε στο έγγραφο μας, πεδία που είχαμε ορίσει εμείς, έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε ένα Μπλοκ Διευθύνσεων (Address Block) είτε μία Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) στο έγγραφό μας. Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block) Το πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block), αντιστοιχεί στις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης της προέλευσης δεδομένων. Πατώντας στο πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων εμφανίζεται το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου με διάφορα διαθέσιμα μπλοκ διευθύνσεων. Απλώς επιλέγουμε το βιβλίο διεύθυνσης της αρεσκείας μας, εμφανίζεται η προεπισκόπηση στα δεξιά και εάν είναι αυτό το επιθυμητό μπλοκ διεύθυνσης που θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) Έχουμε τη δυνατότητα, πατώντας στο κουμπί Εισαγωγή Γραμμής Χαιρετισμού (Insert Greeting Line), να επιλέξουμε ένα στυλ χαιρετισμού από τα διαθέσιμα που υπάρχουν. Διαλέγουμε μία γραμμή χαιρετισμού από τις υπάρχουσες ή πληκτρολογούμε ένα νέο χαιρετισμό της αρεσκείας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Το πεδίο συγχώνευσης Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας. Έλεγχος Της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Auto Check For Errors) Το πρόγραμμα μας επιτρέπει να ελέγξουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας έτσι ώστε να είμαστε ενήμεροι για τυχόν σφάλματα στη διαδικασία της και για να τα αποφύγουμε. Απλώς, πριν ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή, δηλαδή πριν το τελευταίο βήμα πατάμε στο κουμπί Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα (Auto Check For Errors). Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος και Αναφορά Σφαλμάτων (Checking And Reporting Errors) όπου επιλέγουμε το είδος του ελέγχου σφαλμάτων που θέλουμε να εκτελεστεί. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/10/25/mail-merge-with-the-use-of-the-ribbon/ Ετικέτες Technorati: Mail Merge,Letters,Main Document,Data Source File,Select Recipients,Address Block,Greeting Line,Auto Check For Errors,Edit Individual Documents,Print Documents,Preview Results,Send E-Mail Message,Finish & Merge,Type New List,Use Existing List,Select From Outlook Contacts,Mailing Tab,Autoexec.gr,SystemPlus,Smart Office,Office Smart,MVP,Office System,Office 2010,Συγχώνευση Αλληλογραφίας,Κυρίως Έγγραφο,Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων,Επιλογή Παραληπτών,Βιβλίο Διεύθυνσης,Γραμμή Χαιρετισμού,Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα,Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων,Εκτύπωση Εγγράφων,Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου,Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων,Ολοκλήρωση & Συγχώνευση,Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας,Χρήση Υπάρχουσας Λίστας,Επιλογή Από Επαφές Του Outlook,Στοιχεία Αλληλογραφίας

How To Use The Mail Merge Step By Step Wizard Πολλές επιχειρήσεις και άλλοι οργανισμοί επικοινωνούν με τους πελάτες τους μέσω επιστολών, δελτίων τύπων, διαφημιστικών επιστολών τα οποία αποστέλλονται σε όλα τα άτομα μέσω μιας λίστας διανομής. Για παράδειγμα, η SystemPlus θα μπορούσε να στείλει μια επιστολή σε όλα τα μέλη μας λίστας διανομής για να διαφημίσει τις καινούργιες εκπαιδευτικές της υπηρεσίες. Το Word μας παρέχει τη δυνατότητα να δημιουργούμε ομαδικές επιστολές που περιέχουν ένα σταθερό κείμενο και διαφορετικά προσωπικά στοιχεία για κάθε παραλήπτη ή ετικέτες. Η λειτουργία αυτή ονομάζεται Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Η λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα εξής δύο στοιχεία: Το Κύριο Έγγραφο, το οποίο περιέχει το κείμενο και όλα τα άλλα αντικείμενα που θέλουμε να επαναλαμβάνονται σε κάθε επιστολή ή το έγγραφό στο οποίο θα δημιουργηθούν οι ετικέτες. Το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, το οποίο περιέχει τα στοιχεία των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία εκείνα που αλλάζουν σε κάθε επιστολή ή ετικέτα. Όπως για παράδειγμα, το όνομα, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας και άλλα πολλά. Όλες οι πληροφορίες που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη στο αρχείο προέλευσης δεδομένων αποτελούν μία εγγραφή δεδομένων. Σε κάθε εγγραφή, μια μεμονωμένη πληροφορία στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, όπως για παράδειγμα το όνομα, ή το επώνυμο ονομάζεται πεδίο. Τα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να δημιουργήσουμε ομαδικές επιστολές με τη λειτουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα παρακάτω: Να δημιουργήσουμε ή να ανοίξουμε το κύριο έγγραφο. Να δημιουργήσουμε ή να ανοίξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Να επιλέξουμε τα πεδία τα οποία θα περιέχουν οι επιστολές. Να συγχωνεύσουμε τα δεδομένα του αρχείου προέλευσης με τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου, για να δημιουργηθεί η μοναδική επιστολή για τον κάθε παραλήπτη. Δημιουργία του κύριου εγγράφου (Creating the Main Document) Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κύριο εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου. Τρίτη, 29 Ιουνίου 2011 IT Consulting Η εταιρία SystemPlus είναι Χρυσός Πιστοποιημένος Συνεργάτης της Microsoft (Gold Certified Partner) και αναλαμβάνει την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και συντήρηση του μηχανογραφικού εξοπλισμού και των δικτύων καθώς και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών με χρήση της τεχνολογίας. Αφού πληκτρολογήσουμε το κείμενο μας, μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings), και στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) επιλέγουμε την εντολή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές. Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Οδηγός Συγχώνευσης Αλληλογραφίας Βήμα Προς Βήμα (Step by Step Mail Merge Wizard) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος. Διαλέγοντας την εντολή ενεργοποιείται στα δεξιά της οθόνης μας το παράθυρο εργασιών που ονομάζεται Οδηγός Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge). Επιλέγουμε το είδος του κύριου εγγράφου που θα χρησιμοποιήσουμε, όπου στην δική μας περίπτωση είναι Επιστολές (Letters). Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών, παρατηρούμε ότι βρισκόμαστε στο Πρώτο Βήμα του οδηγού που ονομάζεται Επιλογή Τύπου Εγγράφου (Select Document Type), και από την στιγμή που ορίσαμε τι είδος εγγράφου θα χρησιμοποιήσουμε πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Έγγραφο Εκκίνησης (Next: Starting Document). Αμέσως βρισκόμαστε στο δεύτερο βήμα του οδηγού, όπου εδώ θα πρέπει να ορίσουμε ποιο έγγραφο θα χρησιμοποιηθεί ως Κύριο Έγγραφο. Από τη στιγμή που το έγγραφό μας το έχουμε ήδη ανοιχτό, βεβαιωνόμαστε ότι η επιλογή Χρήση Τρέχοντος Εγγράφου (Use the current document) είναι ενεργοποιημένη. Εάν δεν το είχαμε ήδη ανοιχτό το κυρίως έγγραφο αλλά το είχαμε δημιουργήσει πιο παλιά και το είχαμε αποθηκεύσει σε κάποιο σημείο του υπολογιστή μας θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Έναρξη Από Υπάρχον Έγγραφο (Start From Existing Document) και να το αναζητούσαμε. Αφού έχουμε βρει ή έχουμε ήδη ανοιχτό το έγγραφο στην περιοχή Επιλογή Εγγράφου Έναρξης (Select Starting Document). πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Επιλογή Παραληπτών (Next: Select Recipients) που βρίσκεται στο κάτω μέρος του οδηγού για να βρεθούμε στο Τρίτο Βήμα του οδηγού. Δημιουργία Αρχείου Προέλευσης (Typing A New List) Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το κύριο έγγραφο, επόμενο βήμα είναι να δημιουργήσουμε το αρχείο προέλευσης. Δηλαδή το αρχείο με όλα τα δεδομένα που θα εμφανίζονται στην επιστολή μας. Τα δεδομένα του αρχείου προέλευσης μπορούν να αποθηκευτούν σε μορφή βάσης δεδομένων, ή σε μορφή πίνακα σε ένα έγγραφο του Word ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Τα στοιχεία που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη ενός αρχείου δεδομένων αποτελούν μία εγγραφή δεδομένων. Η πρώτη γραμμή ονομάζεται γραμμή επικεφαλίδων, ενώ ξεχωριστές πληροφορίες για κάθε παραλήπτη ονομάζεται πεδίο. Παράδειγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων με τρεις εγγραφές. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι τα εξής: Στο τρίτο βήμα του οδηγού Συγχώνευσης Αλληλογραφίας, στην περιοχή Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας (Type A New List). Αμέσως ο οδηγός αλλάζει μορφή και εμφανίζει την εντολή Δημιουργία (Create) στην περιοχή Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας (Type A New List). Πατώντας πάνω στο κουμπί Δημιουργία (Create) εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέα Λίστα Διευθύνσεων (New Address List), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να τροποποιήσουμε τα πεδία της γραμμής επικεφαλίδων που θέλουμε να περιλαμβάνονται στη λίστα μας. Για παράδειγμα, θα μπορούσαμε να ορίσουμε ότι δεν θέλουμε να εμφανίζεται το πεδίο Τίτλος (Title). Για να το κάνουμε αυτό πατάμε στο κουμπί Προσαρμογή Στηλών (Customize Columns) για να ανοίξουμε το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμογή Λίστας Διευθύνσεων (Customize Address List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε το όνομα του κάθε πεδίου που θέλουμε να αφαιρέσουμε και πατάμε στο κουμπί Διαγραφή (Delete). Μπορούμε επίσης να μετονομάσουμε ένα πεδίο. Ότι αλλαγές κάνουμε σε αυτό το αρχείο προέλευσης δεδομένων τίθεται σε εφαρμογή μόνο για το συγκεκριμένο αρχείο. Δηλαδή, την επόμενη φορά που θα δημιουργήσουμε ένα νέο αρχείο προέλευσης δεδομένων όλα τα πεδία θα είναι διαθέσιμα. Στο δικό μας παράδειγμα, διαγράφουμε τα πεδία Τίτλος, Εταιρία, Διεύθυνση2, Ταχυδρομικός Κώδικας, Τηλέφωνο Σπιτιού. Επιλέγουμε τα πεδία ένα ένα και πατάμε στο κουμπί της Διαγραφής. Αφού τελειώσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να καταχωρίσουμε τις πληροφορίες του αρχείου προέλευσης δεδομένων στα κατάλληλα πεδία. Πληκτρολογούμε τα παρακάτω στοιχεία: Για να μετακινηθούμε μεταξύ των διαφόρων πεδίων, απλώς πληκτρολογούμε το επώνυμο Ρουβάς στο πρώτο πεδίο και μετά πατάμε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθούμε στο επόμενο πεδίο Όνομα και να πληκτρολογήσουμε Σάκης. Ακολουθούμε αυτή τη διαδικασία μέχρι να έχουμε πληκτρολογήσει όλα τα στοιχεία που θέλουμε. Όταν ολοκληρώσουμε την καταχώριση των εγγραφών, πατώντας στο κουμπί ΟΚ εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευσης Λίστας Διευθύνσεων (Save Address List), όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το όνομα αρχείου (στο δικό μας παράδειγμα Διευθύνσεις Πελατών) και μετά το αποθηκεύουμε στον προτεινόμενο φάκελο Προσωπικά Αρχεία Προέλευσης Δεδομένων (My Data Sources) εάν το επιθυμούμε. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων σε οποιαδήποτε θέση θέλουμε. Αφού έχουμε αποθηκεύσει το αρχείο προέλευσης δεδομένων, ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Στο πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients), εμφανίζονται τα στοιχεία που περιέχονται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά μας ενημερώνει ότι αυτή η εγγραφή θα συμπεριληφθεί στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για να εξαιρέσουμε μία εγγραφή, απλώς απενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου. Με τους υπερσυνδέσμους στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Ταξινομήσουμε (Sort), να Φιλτράρουμε (Filter), να βρούμε Διπλότυπες Εγγραφές (Find Duplicates), να βρούμε παραλήπτη, και να ελέγξουμε την ορθότητα της διεύθυνσης. Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, ή να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή, στα αριστερά του πλαισίου διαλόγου στην περιοχή Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων, θα πρέπει να επιλέξουμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων που θέλουμε να επεξεργαστούμε και αμέσως στο κάτω μέρος θα ενεργοποιηθεί το κουμπί Επεξεργασία (Edit). Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων (Using An Existing List) Εάν είχαμε ήδη κάποιο αρχείο το οποίο περιείχε δεδομένα, θα μπορούσαμε να το χρησιμοποιήσουμε ως αρχείο προέλευσης για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Το αρχείο προέλευσης δεδομένων θα μπορούσε να ήταν εκτός του Word,να ήταν μία λίστα επαφών του Outlook, ένα φύλλο εργασίας του Excel και όπως στο δικό μας παράδειγμα μία βάση δεδομένων της Access. Τα βήματα που θα έπρεπε να ακολουθήσουμε είναι τα ίδια που ακολουθήσαμε πιο πάνω. Δηλαδή, δημιουργούμε το Κύριο Έγγραφο, αλλά όταν φτάνουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού, ενεργοποιούμε το κουμπί που αναγράφει Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use An Existing List) και στη συνέχεια πατάμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse), για να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο προέλευσης δεδομένων και να το ανοίξουμε. Εισαγωγή Πεδίων συγχώνευσης (Adding Recipient Information) Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το κύριο έγγραφο, έχουμε δημιουργήσει και το αρχείο προέλευσης δεδομένων, θα πρέπει να ενημερώσουμε το Word σε ποια σημεία του κύριο εγγράφου μας θέλουμε να τοποθετήσουμε τα πεδία συγχώνευσης. Δηλαδή τα πεδία εκείνα που περιέχουν τις προσωπικές πληροφορίες για κάθε παραλήπτη. Αυτό μπορούμε να το κάνουμε με τον εξής τρόπο: Όταν δημιουργούσαμε το αρχείο προέλευσης δεδομένων βρισκόμασταν στο τρίτο βήμα του οδηγού, πατάμε λοιπόν στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Σύνταξη της Επιστολής (Next: Write Your Letter) στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου για να μεταφερθούμε στο τέταρτο βήμα του οδηγού, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε να εισαχθεί το πρώτο πεδίο συγχώνευσης, στο αριστερό μέρος του εγγράφου. Από τον οδηγό Συγχώνευσης αλληλογραφίας πατάμε στον υπερσύνδεσμο Άλλα Στοιχεία (More Items), όπου εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Πεδίου Συγχώνευσης (Insert Merge Field). Επιλέγουμε το πεδίο που θέλουμε, για το παράδειγμά μας Όνομα και πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert). Το όνομα του πεδίου Συγχώνευσης εμφανίζεται στο έγγραφο με εισαγωγικά. Με τον ίδιο τρόπο εισάγουμε και τα άλλα πεδία και αφού ολοκληρώσουμε την εισαγωγή των πεδίων πατάμε στο κουμπί κλείσιμο. Για να προσθέσουμε κενό χώρο ή κενές παραγράφους ανάμεσα στα εισαγόμενα πεδία, πρέπει κάθε φορά να κλείνουμε το πλαίσιο διαλόγου και να μεταφερόμαστε στο έγγραφο. Τοποθετούμε και όλα τα υπόλοιπα πεδία συγχώνευσης έτσι ώστε να έχει την παρακάτω μορφή: Τρίτη, 29 Ιουνίου 2010 «Όνομα» «Επώνυμο» «Διεύθυνση1» «Πόλη», «Νομός» IT Consulting Η εταιρία SystemPlus είναι Χρυσός Πιστοποιημένος Συνεργάτης της Microsoft (Gold Certified Partner) και αναλαμβάνει την εγκατάσταση, παραμετροποίηση και συντήρηση του μηχανογραφικού εξοπλισμού και των δικτύων καθώς και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών με χρήση της τεχνολογίας Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφο, από τον οδηγό Συγχώνευση Αλληλογραφίας, πατάμε στον υπερσύνδεσμο Προεπισκόπηση των Επιστολών (Preview Your Letters) για να περάσουμε στο πέμπτο βήμα του οδηγού. Σε αυτό το βήμα του οδηγού μπορούμε να πατήσουμε στα κουμπιά του διπλού αριστερού και διπλού δεξιού βέλους στην περιοχή Προεπισκόπηση Των Επιστολών (Preview Your Letters), για να εμφανίσουμε στο κύριο έγγραφο τους παραλήπτες που είχαμε ορίσει. Μπορούμε αντίστοιχα να Εξαιρέσουμε Έναν Παραλήπτη (Exclude This Recipient), πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί. Αφού επισκοπήσουμε το έγγραφό μας με τους παραλήπτες μας, πατάμε στον υπερσύνδεσμο Επόμενο: Ολοκλήρωση της Συγχώνευσης (Next: Complete the Merge) για να μεταβούμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού. Αφού έχουμε κάνει όλα τα απαραίτητα βήματα για την συγχώνευση αλληλογραφίας, έχουμε επεξεργαστεί τους παραλήπτες μας, είμαστε έτοιμοι να εκτελέσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Δηλαδή να συγχωνεύσουμε το κύριο έγγραφο με το αρχείο προέλευσης δεδομένων και να δημιουργήσουμε από μία επιστολή για κάθε παραλήπτη. Αυτό που θα προκύψει από την όλη διαδικασία μπορούμε να το εμφανίσουμε σε νέο έγγραφο ή να το στείλουμε κατευθείαν στον εκτυπωτή. Για να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας σε ένα νέο έγγραφο, θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Επιστολών (Edit Individual Letters). Πατώντας το κουμπί εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση Σε Νέο Έγγραφο (Merge To New Document). Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να διαλέξουμε εάν θα συγχωνεύσουμε όλες τις εγγραφές από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μόνο την τρέχουσα εγγραφή ή να καθορίσουμε κάποιες συγκεκριμένες εγγραφές. Πατώντας στο κουμπί ΟΚ, το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο με όνομα Επιστολές1. Στο δικό μας παράδειγμα το έγγραφό μας θα αποτελείται από 10 σελίδες, μία για κάθε παραλήπτη. Η κάθε σελίδα που έχει δημιουργηθεί έχει διαφορετικά στοιχεία στα πεδία συγχώνευσης αλλά όλο το υπόλοιπο κυρίως κείμενο είναι το ίδιο για όλους. Εάν θέλουμε μπορούμε να επεξεργαστούμε και να τροποποιήσουμε κάποια σημεία του νέου εγγράφου σε κάποιους παραλήπτες και στη συνέχεια να το εκτυπώσουμε και να το αποθηκεύσουμε. Εάν θέλαμε να στείλουμε το αποτέλεσμα της αλληλογραφίας στον εκτυπωτή θα πατούσαμε στο κουμπί Εκτύπωση (Print). Με τον τρόπο αυτόν, τυπώνουμε απευθείας το αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας στον εκτυπωτή. Σε αυτήν την περίπτωση εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση Στον Εκτυπωτή (Merge To Printer). Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, έχουμε τη δυνατότητα εάν θα εκτυπώσουμε όλες τις εγγραφές από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, μόνο την τρέχουσα εγγραφή ή να καθορίσουμε κάποιες συγκεκριμένες εγγραφές. Στο επόμενο post θα περιγράψω πώς μπορούμε να κάνουμε Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) με τη χρήση της κορδέλας. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/10/22/how-to-use-the-mail-merge-step-by-step-wizard/ Ετικέτες Technorati: Address Block,Auto Check For Errors,Autoexec.gr,Data Source File,Edit Individual Documents,Finish & Merge,Greeting Line,Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου,Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων,Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα,Βιβλίο Διεύθυνσης,Γραμμή Χαιρετισμού,Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων,Επιλογή Από Επαφές Του Outlook,Επιλογή Παραληπτών,Εκτύπωση Εγγράφων,Κυρίως Έγγραφο,Ολοκλήρωση & Συγχώνευση,Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων,Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας,Στοιχεία Αλληλογραφίας,Συγχώνευση Αλληλογραφίας,Χρήση Υπάρχουσας Λίστας,Letters,Mail Merge,Mailing Tab,Main Document,MVP,Office 2010,Office Smart,Office System,Preview Results,Print Documents,Select From Outlook Contacts,Select Recipients,Send E-Mail Message,Smart Office,SystemPlus,Type New List,Use Existing List

How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook Πολλές φορές θα βρεθούμε στην ανάγκη να εισάγουμε μία εικόνα, φωτογραφία σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας του Outlook, έτσι ώστε η εικόνα να βρίσκεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος και όχι ως συνημμένο. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα: Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα με HTML μορφή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Τότε τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε η εικόνα να εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert). Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) επιλέγουμε την εντολή Εικόνα (Picture) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε. Καθώς την έχουμε επιλέξει, επιλέγουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert) για να εισαχθεί η εικόνα. Για να μπορέσουμε να εισάγουμε πολλές εικόνες ταυτόχρονα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο Ctrl. Η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματός μας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Όπως βλέπουμε από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) του tab Εισαγωγή (Insert), μπορούμε εκτός από Εικόνα (Picture) να εισάγουμε επίσης και Έτοιμες Εικόνες Clip Art, Σχήματα (Shapes), SmartArt και Γραφήματα (Charts). Η παρακάτω εικόνα που έχω χρησιμοποιήσει είναι από το Ελληνικό Oultook 2007. Στην έκδοση του Outlook 2010 υπάρχει στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) και η εντολή Στοιχείο Οθόνης (Screenshot). Clip Art: Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμες εικόνες Clip Art στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων, ταινιών, ήχων ή φωτογραφιών για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης έννοιας. Σχήματα (Shapes): Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμα σχήματα, όπως ορθογώνια, κύκλους, βέλη, γραμμές, σύμβολα διαγραμμάτων ροής και επεξηγήσεις. SmartArt: Μπορούμε να εισάγουμε γραφικά SmartArt για την οπτική κοινοποίηση πληροφοριών. Τα γραφικά SmartArt κυμαίνονται από λίστες γραφικών και διαγράμματα διαδικασιών μέχρι πιο σύνθετα γραφικά όπως τα διαγράμματα Βεν και τα οργανογράμματα. Γράφημα (Chart): Μπορούμε να εισάγουμε γραφήματα για την απεικόνιση και τη σύγκριση δεδομένων. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων που μπορούμε να εισάγουμε είναι Ράβδος (Bar), Πίτα (Pie), Γραμμή (Line), Περιοχή (Area) και Επιφάνεια (Surface). Στοιχείο Οθόνης (Screenshot): Μπορούμε να εισάγουμε οποιοδήποτε στοιχείο της οθόνης μας που δεν είναι ελαχιστοποιημένο στη γραμμή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να δείτε ένα προγενέστερο μου post σχετικά με την εντολή αυτή. Πώς μπορούμε να εισάγουμε μία εικόνα πού έχουμε βρει σε μια τοποθεσία ιστού; Δημιουργούμε ένα μήνυμα με μορφή HTML και τότε ανοίγουμε την ιστοσελίδα που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε. Τότε με την μέθοδο της Μεταφοράς και Απόθεσης (Drag and Drop) μεταφέρουμε την εικόνα από την τοποθεσία ιστού στο σημείο του σώματος του μηνύματος που θέλουμε. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης μπορούμε να δούμε την εικόνα να μετακινείται στο κυρίως σώμα του μηνύματος. Όταν όμως χρησιμοποιούμε την μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης, αντί να εμφανίζεται η εικόνα στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται η διεύθυνση της εικόνας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εναλλακτικός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στην εικόνα της ιστοσελίδας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy). Τότε τοποθετούμε το εισαγωγέα στο κυρίως σώμα του μηνύματος που θέλουμε να εισάγουμε την εικόνα και κάνουμε ένα δεξί κλικ και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή Επικόλληση (Paste) και αμέσως εμφανίζεται η εικόνα στο κυρίως σώμα του μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Whover wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/10/08/how-to-insert-an-image-inline-in-an-email-with-outlook/ Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,How can we insert an image that we have found on a web page?,How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook,Illustrations,Insert Chart,Insert Picture,Insert Screenshot,Insert Shapes,Insert SmartArt,Έτοιμες Εικόνες ClipArt,Απεικονίσεις,Γράφημα,Μεταφορά και Απόθεση,Πώς Να Εισάγουμε Μία Εικόνα Στο Σώμα Μηνύματος του Outook,Στοιχείο Οθόνης,Σχήματα,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Outlook,Smart Office,SystemPlus

How to Set Up a Contact Group or Distribution List in Outlook Πολλές φορές θα τύχει σε εμάς να θελήσουμε να στείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα αλληλογραφίας σε πολλά άτομα. Με λίγα λόγια θέλουμε να στείλουμε το μήνυμα σε μία λίστα από ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Αυτή η λίστα στο Outlook ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group). Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group στο Outlook. Ξεκινάμε το Outlook σε περίπτωση που δεν το έχουμε κάνει. Έπειτα από την αρχική οθόνη του Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία (Create) όπου εμφανίζεται το υπομενού όπου και επιλέγουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εναλλακτικός τρόπος είναι να πατήσουμε στο κουμπί Επαφές (Contacts) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης μας και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και από το πτυσσόμενο μενού να διαλέξουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Όποιον τρόπο και να ακολουθήσουμε θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Μελών (Select Members) για να μπορέσουμε να προσθέσουμε τις επαφές τις οποίες θέλουμε ως μέλη της λίστας διανομής. Πατώντας στο κουμπί Επιλογή Μελών (Select Members) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Μελών : Επαφές (Select Members: Contacts). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξουμε την επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί Μέλη (Members) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου για να προστεθεί στη λίστα. Αφού έχουμε προσθέσει τα μέλη που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Αφού πατήσουμε το κουμπί ΟΚ επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) όπου στην περιοχή Όνομα (Name) πληκτρολογούμε ένα όνομα για τη Λίστα Διανομής (Distribution List). Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα μέλος το οποίο δεν έχουμε ήδη στις επαφές μας θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Προσθήκη Νέου (Add New) από την περιοχή Μέλη (Members) και να πληκτρολογήσουμε όλα τα απαραίτητα πεδία. Εάν έχουμε τελειώσει με τα μέλη της Λίστας Διανομής (Distribution List) και την έχουμε ονομάσει πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα Αφού έχουμε δημιουργήσει τη Λίστα Διανομής (Distribution List), θέλουμε τώρα να τη προσθέσουμε σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε ένα από τα πεδία Προς (To), Κοιν. (Bc) ή Ιδιαίτ. Κοιν. (Bcc) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Ονομάτων: Επαφές (Select Names: Contacts) όπου εμφανίζονται οι επαφές μας μαζί με τη Λίστα Διανομής (Distribution List) που μόλις δημιουργήσαμε. Την επιλέγουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα και έπειτα διαλέγουμε σε ποιο πεδίο θέλουμε να την εισάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα την έχω εισάγει στο πεδίο Προς (To) και εφόσον δεν θέλω να προσθέσω άλλες επαφές για το μήνυμά μου πατάω στο κουμπί ΟΚ. Η Λίστα Διανομής (Distribution List) έχει εμφανιστεί τώρα στο αντίστοιχο πεδίο που την είχα εισαγάγει και το μήνυμά μου είναι έτοιμο για αποστολή. Το εικονίδιο της Λίστας Διανομής (Distribution List) διαφέρει από ότι το εικονίδιο των επαφών μας, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. ΟΙ εντολές και οι εικόνες είναι από το Outlook 2007. Επειδή οι επιλογές διαφέρουν στο Outlook 2010, όποιος θέλει να διαβάσει το post στα Αγγλικά μαζί με τις εικόνες από το Outlook 2010 μπορεί να το κάνει στην παρακάτω διεύθυνση: The commands and screenshots are taken from Outlook 2007. Because the options differ in Outlook 2010, whoever wants to read this post in English and with screenshots from Outlook 2010 can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/10/02/how-to-set-up-a-contact-group-in-outlook/ Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Bc,Bcc,Cc,Contact Group,Contacts,Distribution List,How To Setup a Contact Group In Outlook,Δημιουργία Λίστας Διανομής στο Outlook,Επιλογές Επαφών,Επιλογή Μελών,Ιδιαίτερη Κοινοποίηση,Κοινοποίηση,Λίστα Διανομής,Προς,MVP,New E-Mail Message,Office 2010,Office Smart,Office System,Select Members,Smart Office,SystemPlus

Invisible Linking in PowerPoint. Know How‼! Συνήθως όταν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε μία συγκεκριμένη διαφάνειας, σε διεύθυνση ιστού, ή σε μία προσαρμοσμένη παρουσίαση συνήθως εισάγουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα κουμπί ενεργειών. Τότε επιλέγουμε το κουμπί ενεργειών και αυτόματα μεταφερόμαστε στην τοποθεσία που έχουμε καθορίσει. Τι συμβαίνει όμως όταν αυτό θέλουμε να το κάνει αυτόματα και χωρίς να έχουμε γεμίσει την παρουσίασή μας με κουμπιά ενεργειών. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το πετύχουμε. Πρώτο Βήμα: Εάν έχουμε εισάγει κουμπιά ενεργειών στην παρουσίασή μας, θα πρέπει να τα αφαιρέσουμε γιατί δεν είναι απαραίτητα. Δεύτερο Βήμα: Θα πρέπει να εισάγουμε ένα ορθογώνιο σχήμα που θα καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Σχήματα (Shapes) και από το πτυσσόμενο μενού και από την κατηγορία Ορθογώνιο (Rectangle) να διαλέξουμε ένα σχήμα Ορθογωνίου (Rectangle). Τότε με το ποντίκι μας το σχεδιάζουμε για να καλύπτει ολόκληρη τη διαφάνεια όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Τρίτο Βήμα: Βεβαιωνόμαστε ότι το ορθογώνιο που έχουμε σχεδιάσει είναι επιλεγμένο. Θα παρατηρήσουμε ότι είναι επιλεγμένο από τις λαβές αλλαγής μεγέθους που εμφανίζονται, όπως επίσης θα δούμε να ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) καθώς και το Tab Μορφοποίησης (Format) που ενεργοποιούνται αυτόματα με την επιλογή του ορθογωνίου. Τέταρτο Βήμα: Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Στυλ Σχήματος (Shape Styles) επιλέγουμε την εντολή Γέμισμα Σχήματος (Shape Fill) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Περισσότερα Χρώματα Γεμίσματος (More Fill Colors). Μόλις το παράθυρο διαλόγου Χρώματα (Colors) εμφανιστεί στο κάτω μέρος του παραθύρου καθορίζουμε την Διαφάνεια (Transparency) του χρώματος στο 99% και πατάμε στο κουμπί ΟΚ όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Περίγραμμα Σχήματος (Shape Outline) και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Χωρίς Περίγραμμα (No Outline) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Πέμπτο Βήμα: Τώρα το ορθογώνιο σχήμα μας είναι διαφανές, και καθώς είναι επιλεγμένο επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Συνδέσεις (Links) θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Ενέργεια (Actions). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Ενέργειας (Actions Settings) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διέλευση Ποντικιού (Mouse Over) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Έκτο Βήμα: Επιλέγουμε την εντολή Υπερ-σύνδεση Με (Hyperlink To) και το ρυθμίζουμε είτε σε Διαφάνεια/Url/ Προσαρμοσμένη Παρουσίαση/Άλλη Παρουσίαση ή οτιδήποτε άλλο θέλουμε εμείς. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορούμε εάν θέλουμε να ενεργοποιήσουμε την εντολή Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού (Highlight When Mouse Over), έτσι ώστε να ενημερωθούμε όταν ο δείκτης του ποντικιού μας μετακινηθεί πάνω στον υπερσύνδεσμο. Έβδομο Βήμα: Εάν θέλουμε να δοκιμάσουμε τον αόρατο υπερσύνδεσμό μας, θα πρέπει να κάνουμε έναρξη της παρουσίασής μας. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή Παρουσίασης (Slide Show) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έναρξη Προβολής Παρουσίασης (Start Slide Show), μπορούμε να επιλέξουμε είτε την εντολή Από την Αρχή (From the Beginning) είτε την εντολή Από Τρέχουσα Διαφάνεια (From Current Slide Show) ανάλογα με το πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμός μας. Από την στιγμή που έχει ξεκινήσει η παρουσίασή μας, θα παρατηρήσουμε ότι καθώς πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας ότι δεν μπορούμε να δούμε πού βρίσκεται ο υπερσύνδεσμος αλλά καθώς το μετακινούμε βλέπουμε ένα μικρό παράθυρο να εμφανίζεται με την διαδρομή που θα ακολουθήσει ο υπερσύνδεσμος . Κάνοντας ένα κλικ με το ποντίκι μας ενεργοποιείται ο υπερσύνδεσμος και εμφανίζεται η άλλη παρουσίαση που είχαμε επιλέξει. Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τους αόρατους υπερσύνδεσμους. Για παράδειγμα με αυτήν την τεχνική που περιέγραψα πιο πάνω, μας επιτρέπει να εμφανίζουμε αυτόματα την Παρουσίαση Α με την Παρουσίαση Β, είτε με ένα κλικ είτε αυτόματα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/09/16/invisible-linking-in-powerpoint-know-how%e2%80%bc/ Technorati Tags: Invisible Linking in PowerPoint,Rectangle,Drawing Tools,Shape Styles,Colors,Actions button,Mouse Over,Αόρατοι Σύνδεσμοι Στο PowerPoint,Ορθογώνιο,Σχήματα,Actions,Ενέργεια,Hyperlink To,Υπερ-σύνδεση με,Ρυθμίσεις Ενέργειας,Action Settings,PowerPoint 2010,Autoexec.gr,Smart Office,Office Smart,Office 2010,MVP,SystemPlus,Διέλευση Ποντικιού,Κίνηση Με Τη Διέλευση Του Ποντικιού,Highlight When Mouse Over,Προβολή Παρουσίασης,Start Slide Show

Reuse Slides in PowerPoint 2010 Πρόκειται να δημιουργήσουμε μία παρουσίαση και χαζεύουμε στο PowerPoint μέχρι να μας έρθει η φαεινή ιδέα το τι μορφή θα έχει. Συνειδητοποιούμε τότε ότι οι διαφάνειες που θέλουμε να δημιουργήσουμε μπορεί να υπάρχουν σε κάποια άλλη παρουσίαση κάπου. Τι κάνουμε τότε; “Δανειζόμαστε” τις διαφάνειες από την άλλη παρουσίαση φυσικά. Θα περιγράψω λοιπόν στα παρακάτω βήματα την διαδικασία για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφάνειες από μία άλλη παρουσίαση. Δεν θα χρησιμοποιήσω την εντολή Αντιγραφή (Copy) διαφάνειας και Επικόλληση (Paste), αλλά μία πολύ χρήσιμη εντολή που ονομάζεται Εκ νέου χρήση διαφανειών (Reuse). Η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών είναι πολύ χρήσιμη: Πρώτα δεν χρειάζεται να ξανά δημιουργήσουμε διαφάνειες που έχουμε ήδη και δεύτερον ότι εξοικονομούμε πολύ χρόνο. Πώς Να Χρησιμοποιήσουμε Την Εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών Το PowerPoint μας παρέχει μία εντολή που εντοπίζει συγκεκριμένες διαφάνειες, και μας επιτρέπει να τις εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του PowerPoint, με την διαφορά ότι υπάρχουν κάποιες διαφορετικές λεπτομέρειες στο PowerPoint 2010. Πρώτον: Ανοίγουμε την παρουσίαση στην οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις διαφάνειες μέσα, (όχι αυτήν την οποία θέλουμε να δανειστούμε). Στο Tab Κεντρική (Home) , και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαφάνειες (Slides), επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Νέα Διαφάνεια (New Slide) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν διάφορες διαφάνειες με τις δικές τους διατάξεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Αφού πατήσουμε στην εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας σχετικά με την εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides). Από το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) και να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) ή να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Αρχείου (Browse File) ώστε να εντοπίσουμε τις διαφάνειες που θέλουμε να εισάγουμε. Όπως επίσης να επιλέξουμε τους υπερσύνδεσμους που αναγράφουν τις εντολές Άνοιγμα Μιας Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Open A Slide Library) ή Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File). Η εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση σε διαφάνειες από Microsoft Office SharePoint Library. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμε μόνο εάν υπάρχει μία Βιβλιοθήκη Διαφανειών διαθέσιμη για εμάς. Η εντολή Αναζήτηση Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File) εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση (Browse), όπου πρέπει να εντοπίσουμε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή μας και να την εισάγουμε. Σε αυτό το άρθρο θα επιλέξω την εντολή Άνοιγμα Αρχείου PowerPoint (Open a PowerPoint File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου έχω εντοπίσει την παρουσίαση που θέλω να εισάγω τις διαφάνειες και είμαι έτοιμος να πατήσω στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Οι διαφάνειες από την παρουσίαση που έχουμε επιλέξει αμέσως εμφανίζονται στην περιοχή του παραθύρου Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) σε μικρογραφίες καθώς επίσης και ο τίτλος της κάθε διαφάνειας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Όταν μεταβαίνουμε πάνω από κάποια διαφάνεια με το ποντίκι μας, η διαφάνεια διπλασιάζει το μέγεθός της κάνοντας την πιο ευκρινέστερη ώστε να μπορούμε να δούμε τα περιεχόμενά της. Για να διατηρήσουμε την μορφοποίηση της αρχικής διαφάνειας, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου δεξιά της εντολής Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης (Keep source formatting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Για να εισάγουμε μία διαφάνεια κάνουμε απλώς ένα κλικ πάνω της και αμέσως εισάγεται στην παρουσίασή μας. Οι διαφάνειες που εισάγουμε μπαίνουν ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη διαφάνεια. Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω από μία διαφάνεια από την περιοχή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών θα έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής επιλογές: Εισαγωγή Διαφάνειας (Insert Slides): Εισάγει την διαφάνεια στην παρουσίαση και η διαφάνεια θα χρησιμοποιήσει το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εισαγωγή Όλων Των Διαφανειών (Insert All Slides): Εισάγει όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση και όλες οι διαφάνειες χρησιμοποιούν το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης. Εφαρμογή Θέματος Σε Όλες Τις Διαφάνειες (Apply Theme To All Slides): Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας σε όλες τις διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται. Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες (Apply Theme To Selected Slides: Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας στις επιλεγμένες διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται. Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των διαφανειών, πατάμε στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να κλείσουμε το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides). Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/09/15/reuse-slides-in-powerpoint-2010/ Ετικέτες Technorati: Reuse Slides in PowerPoint 2010,PowerPoint 2010,Insert Slide,Insert All Slides,Apply Theme to All Slides,Apply Theme to Selected Slides,Keep Source Formatting,Browse File,Browse Slide Library,Autoexec.gr,Office Smart,SystemPlus,Smart Office,MVP,Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών,Εφαρμογή Θέματος,Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες,Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης,Εισαγωγή Διαφάνειας,Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint,Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών

How to Show The Style Area Pane in Word 2010 Ακόμα και εάν δεν το γνωρίζουμε όλα τα Έγγραφα του Word περιέχουν Στυλ, ακόμα και εάν δεν το έχουμε εφαρμόσει εμείς οι ίδιοι. Όταν δημιουργούμε ένα Νέο Κενό Έγγραφο (Blank New Document), αυτό είναι βασισμένο στο Πρότυπο Normal.dot και το κείμενο που πληκτρολογούμε είναι βασισμένο στο Βασικό Στυλ (Normal Style). Ένας τρόπος για να δούμε τι στυλ έχουν εφαρμοστεί στο έγγραφό μας είναι να εμφανίσουμε το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ στις Προβολές Διάρθρωση (Outline) και Πρόχειρη (Draft). Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Documents Views) να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft). Στο Word 2010, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Αφού το έχουμε επιλέξει πλοηγούμαστε στα δεξιά του παραθύρου μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Εμφάνιση (Display) και τότε στα δεξιά της εντολής που αναγράφει Πλάτος Τμήματος Παραθύρου Περιοχής Στυλ Στις Προβολές Πρόχειρο και Διάρθρωση (Style Area Pane Width in Draft and Outline View) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το πλάτος των εκατοστών που θέλουμε για το Παράθυρο Περιοχής Στυλ. Μόλις πληκτρολογήσουμε το πλάτος που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας. Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε είτε την προβολή Διάρθρωση (Outline) είτε την προβολή Πρόχειρη (Draft) όπως αναφέρθηκε και πιο πάνω και θα παρατηρήσουμε στα αριστερά της οθόνης μας το στυλ που έχει εφαρμοστεί στο κείμενο του εγγράφου μας. Για να αφαιρέσουμε ή να μικρύνουμε το πλάτος της γραμμής, μπορούμε να επιλέξουμε την κατακόρυφη μαύρη γραμμή με το ποντίκι μας και να το σύρουμε προς τα αριστερά λίγο για να το μικρύνουμε είτε να το σύρουμε εντελώς στα αριστερά για να φύγει. Για να κλείσουμε την προβολή Διάρθρωσης (Outline View) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάρθρωση (Outline) και να επιλέξουμε το κουμπί Κλείσιμο Προβολής Διάρθρωσης (Close Outline View) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν είχαμε επιλέξει προβολή Πρόχειρη (Draft) θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προβολές Εγγράφου (Document Views) να επιλέξουμε την προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) για να εμφανιστεί και πάλι το έγγραφό μας όπως ακριβώς θα εκτυπωθεί. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/09/15/how-to-show-the-style-area-pane-in-word-2010/ Ετικέτες Technorati: How to Show The Style Area Pane in Word 2010,Style Pane,Width,Draft View,Outline View,Styles,Normal.dot,Autoexec.gr,Sytemplus,Smart Office,Office Smart,Word 2010,Office 2010,Advanced,Display,Πώς Να Εμφανίσουμε Το Τμήμα Παραθύρου Περιοχής Στυλ,Στυλ Παραθύρου,Πλάτος,Προβολή Διάρθρωσης,Προβολή Πρόχειρη,Στυλ,Για Προχωρημένους,Εμφάνιση

How To Insert Your Digital Signature Automatically In Word Document Όλοι πιστεύω πώς έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να εισάγουμε την χειρόγραφη υπογραφή μας(την οποία έχουμε σε ψηφιακή μορφή στον υπολογιστή μας) σε κάποιο έγγραφο, να πρέπει να μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από εκεί να διαλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), να αναζητούμε πού έχουμε αποθηκεύσει την υπογραφή μας και μετά να την εισάγουμε στο έγγραφό μας. Ταλαιπωρία σκέτη!!! Υπάρχει τρόπος όμως για να κάνουμε την ζωή μας πιο εύκολη. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχουμε κάνει σάρωση της υπογραφής μας και να την έχουμε αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα που χρειάζονται για να εισάγουμε αυτόματα την χειρόγραφη υπογραφή μας αυτόματα σε κάποιο έγγραφο. Βήμα 1: Θα πρέπει να ακολουθήσουμε την γνωστή διαδικασία για να εισάγουμε την υπογραφή μας μόνο για μία φορά στο έγγραφό μας. Δηλαδή να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και έπειτα στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) της κορδέλας να επιλέξουμε την εντολή Εικόνα (Picture). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την υπογραφή μας και να την εισάγουμε στο έγγραφο. Βήμα 2: Εφόσον έχουμε εισάγει την υπογραφή μας στο έγγραφο την επιλέγουμε κάνοντας ένα κλικ πάνω του με το ποντίκι όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Βήμα 3: Καθώς έχουμε την εικόνα επιλεγμένη, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το τις διαθέσιμες κατηγορίες να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) που εμφανίζεται στα αριστερά του παραθύρου. Όταν έχουμε επιλέξει την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing), στα δεξιά του παραθύρου και στην περιοχή Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options) να επιλέξουμε το αντίστοιχο κουμπί. Βήμα 4: Στο καινούργιο παράθυρο που εμφανίζεται και ονομάζεται Αυτόματη Διόρθωση (AutoCorrect), θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι επιλεγμένη η καρτέλα Αυτόματη Διόρθωση (AutoCorrect). Έπειτα θα πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι επιλεγμένο το κουμπί ελέγχου Μορφοποιημένο Κείμενο (Formatted Text) και τέλος στην περιοχή κειμένου κάτω από την εντολή που αναγράφει Αντικατάσταση (Replace) να πληκτρολογήσουμε τη λέξη κλειδί που θέλουμε να χρησιμοποιούμε ως συντόμευση για την εισαγωγή της υπογραφής μας. Στην δικιά μου περίπτωση έχω καταχωρίσει την συντομογραφία ppan όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αφού έχουμε καταχωρίσει την συντομογραφία της υπογραφής μας πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στο έγγραφο του Word. Όποτε λοιπόν πληκτρολογήσουμε τη συντομογραφία της υπογραφής μας σε κάποιο σημείο του εγγράφου μας, αμέσως αυτόματα θα εμφανίζεται και η υπογραφή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και στις προγενέστερες εκδόσεις του Office. Whover wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/09/07/how-to-insert-your-digital-signature-automatically-in-a-word-document/ Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Formatted Text,How To Insert Your Digital Signature Automatically In A Word Document,Αυτόματη Διόρθωση,Επιλογές,Επιλογές Του Word,Εργαλεία Ελέγχου,Μορφοποιημένο Κείμενο,Πώς Να Εισάγουμε Αυτόματα Την Υπογραφή Μας Σε Έγγραφα Του Word,MVP Office System,Office 2010,Office Smart,Signature,Smart Office,SystemPlus,Word 2010,Word Options

Δεν νομίζω να υπάρχει τέτοιο θέμα. Όταν τοποθετείς τον εισαγωγέα σου σε ελληνικό κείμενο η γλώσσα πληκτρολογίου αλλάζει στα ελληνικά. Όταν πάλι τοποθετήσεις τον εισαγωγέα σου σε αγγλικό κείμενο και πάλι αλλάζει αυτόματα η γλώσσα πληκτρολογίου.

How can I turn on/off Auto Keyboard switching? Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο. Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό; Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word. Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text). Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/08/31/how-can-i-turn-onoff-auto-keyboard-switching/ Ετικέτες Technorati: Keyboard Language Display,Word Options,How To Change Automatically Language Display,Word,Office 2010,SystemPLus,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr Ετικέτες Technorati: Automatically switch keyboard to match language of surrounding text

Δημιουργία Γραφήματος από Δεδομένα Ενός Πίνακα Του Word Μερικές φορές σε ένα έγγραφό μας θα έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα με τις τιμές που θα θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Συνήθως αυτό που κάνουμε είναι να καταχωρίσουμε τα δεδομένα μας και σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel και αφού δημιουργήσουμε το γράφημα εκεί, να κάνουμε αντιγραφή και επικόλληση στο έγγραφο του Word. Χρονοβόρα διαδικασία και κουραστική. Με το Word η διαδικασία να μετατρέψουμε έναν πίνακα σε ένα έγγραφο σε γράφημα είναι πολύ απλή. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: 1. Δημιουργούμε τον πίνακα και καταχωρούμε τα δεδομένα μας τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Για να δημιουργήσουμε έναν πίνακα απλώς επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) όπως απεικονίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 2. Αφού έχουμε δημιουργήσει τον πίνακα και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας επιλέγουμε τον πίνακα όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 3. Από την στιγμή που τον έχουμε επιλέξει τον πίνακα επιλέγουμε πάλι το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Αντικειμένου (Object) και από το μενού επιλέγουμε την εντολή Αντικείμενο (Object) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. 4. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Αντικείμενο (Object) όπου θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η καρτέλα Δημιουργία Νέου (Create New) και από τη λίστα της περιοχής που αναγράφει Τύπος Αντικειμένου (Object Type) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Γράφημα του Microsoft Graph (Microsoft Graph Chart) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. a. Αμέσως το Word δημιουργεί μία γραφική αναπαράσταση από τα δεδομένα του πίνακά μας, όπου επίσης εμφανίζεται και το φύλλο δεδομένων το οποίο περιέχει τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακά μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω. b. Επίσης παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει όψη η κορδέλα και έχει εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων μορφοποίησης του γραφήματος, όπου μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο του γραφήματος, να το μορφοποιήσουμε όπως επιθυμούμε μαζί με άλλες χρήσιμες εντολές. 5. Όταν επεξεργαζόμαστε το γράφημα ή το φύλλο δεδομένων του γραφήματος θα πρέπει να προσέξουμε να μην κάνουμε κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας οπουδήποτε στον κενό χώρο του εγγράφου μας γιατί θα απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος και θα πάρει την τελική του μορφή. Εάν κατά λάθος απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος αρκεί να κάνουμε ένα διπλό κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού μας για να μπορέσουμε και πάλι να το επεξεργαστούμε. Άλλος τρόπος είναι να επιλέξουμε το γράφημα κάνοντας ένα κλικ πάνω του και έπειτα να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο Γράφημα (Object) και στα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Επεξεργασία (Edit), όπως εμφανίζεται και παρακάτω. 6. Όταν έχουμε τελειώσει την επεξεργασία του Γραφήματος (Chart) απλώς κάνουμε ένα κλικ στον κενό χώρο και συνεχίζουμε την επεξεργασία του εγγράφου μας. Σίγουρα όλοι μας θα έχουμε παρατηρήσει ότι στην κορδέλα και στο Tab Εισαγωγή (Insert) υπάρχει η εντολή Γράφημα (Chart) στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations). Ο λόγος που δεν χρησιμοποιούμε αυτήν την εντολή για να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα του πίνακα είναι ο εξής: Θα δημιουργηθεί ένα γράφημα με τη χρήση του Excel και θα τοποθετηθεί απευθείας στο έγγραφό μας, ωστόσο το Word δεν δημιουργεί το γράφημα με βάση τα επιλεγμένα δεδομένα του πίνακά μας, αλλά τοποθετεί το γράφημα στο πρώτο κελί του επιλεγμένου πίνακα με αποτέλεσμα να διαγράφει οτιδήποτε βρισκόταν σε αυτό το κελί. Σε άλλα άρθρα θα περιγράψω άλλους τρόπους δημιουργίας γραφήματος σε έγγραφα του Word έτσι ώστε τα δεδομένα μας να ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που θα αλλάζουν και τα αριθμητικά δεδομένα. Whoever wants to read this post in English can do so at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/08/27/how-to-create-a-chart-in-word-from-your-data-that-is-in-a-table/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Create A Chart from a Table in Word,How To Create A Chart In Word From Your Data That Is In A Table,Insert Object,Microsoft Graph Chart,Office Smart,Smart Office,Spreadsheet,SystemPlus,Table,Δημιουργία Γραφήματος από Δεδομένα Ενός Πίνακα Του Word,Εισαγωγή Γραφήματος,Εισαγωγή Αντικειμένου

Πώς να Ενεργοποιήσουμε ή να Απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Καταχώριση Ονομάτων στο Outlook 2010. Πολλές φορές όταν πάμε να πληκτρολογήσουμε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς:, Κοινοποίηση, Ιδιαίτερη Κοινοποίηση, βλέπουμε το Outlook να προτείνει ονόματα διευθύνσεων ανάλογα με το γράμμα που έχουμε πληκτρολογήσει. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη για κάποιους και ενοχλητική για άλλους. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το γράμμα c και αμέσως εμφανίζεται η λίστα με τα προτεινόμενα ονόματα διευθύνσεων όπου απλώς επιλέγω με το ποντίκι μου το όνομα που θέλω να καταχωρίσω και αμέσως έχει εισαχθεί στο πεδίο Προς: (To). Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το ενεργοποιήσουμε ή να το απενεργοποιήσουμε την λειτουργία αυτή αντίστοιχα. 1. Εφόσον έχω ξεκινήσει το Outlook 2010, επιλέγω το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το μενού με τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγω την εντολή Επιλογές (Options). 2. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) του Outlook όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τα αριστερά του παραθύρου διαλόγου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 3. Εφόσον έχουμε επιλέξει την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τις Επιλογές (Options) του Outlook πλοηγούμαστε προς τα κάτω μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Αποστολή Μηνυμάτων (Send Messages), όπου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την εντολή Χρήση Λίστας αυτόματης καταχώρησης για πρόταση ονομάτων κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές “Προς”, “Κοιν.”, “Ιδιαίτ. κοιν.”. (Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines) Έχουμε επίσης τη δυνατότητα να καθαρίσουμε την Λίστα Αυτόματης Καταχώρησης απλώς επιλέγοντας το κουμπί Άδειασμα Λίστας Αυτόματης Καταχώρησης (Empty Auto-Complete List). Εφόσον το πατήσουμε θα εμφανιστεί ένα Προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου για το εάν είμαστε σίγουροι να το καθαρίσουμε όπου επιλέγουμε Ναι (Yes) ή Όχι (No). Technorati Tags: Enable or Disable Names Autocomplete in Outlook 2010,Ενεργοποίηση ή Απενεργοποίηση της Αυτόματης Καταχώρισης Ονόματος στο Outlook 2010,Autocomplete List,Λίστα Καταχώρισης,Outlook 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010

How to Add a Cover Page in a Word Document Μόλις έχουμε τελειώσει ένα έγγραφο του Word και συνειδητοποιούμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε ένα Εξώφυλλο (Cover Page) σε αυτό. Πολύ απλή διαδικασία ειδικά τώρα με το Word 2010. Ποια βήματα χρειάζονται για να δημιουργήσουμε ένα Εξώφυλλο(Cover Page); Επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα: Μόλις επιλέξουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εξωφύλλων που έχουμε στη διάθεσή μας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το επιθυμητό Πρότυπο Εξωφύλλου (Cover Page Template) και αυτόματα θα τοποθετηθεί μέσα στο έγγραφό μας. Το Εξώφυλλο (Cove Page) είναι πλήρης μορφοποιημένο, και το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε εμείς είναι να συμπληρώσουμε τα πεδία του Τίτλου, του Συντάκτη, της Ημερομηνίας και άλλα πεδία Πληροφοριών. Δεν έχει καμιά σημασία που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, ούτε εάν το έγγραφό μας αποτελείται από πολλές σελίδες και ο εισαγωγέας βρίσκεται στην τελευταία σελίδα του εγγράφου, το Εξώφυλλο (Cover Page) θα εισαχθεί ως την πρώτη σελίδα του εγγράφου μας εκτός και εάν διαλέξουμε αλλιώς. Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας πάνω σε ένα εξώφυλλο θα εμφανιστεί το μενού συντόμευσης με όλες τις διαθέσιμες επιλογές που έχουμε για το που θέλουμε να εισαχθεί το Εξώφυλλο (Cover Page), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα Εξώφυλλα, μπορούμε επίσης να επιλέξουμε και την εντολή Περισσότερες Συνοδευτικές Σελίδες από το Office.com (More Cover Pages from Office.com), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με το Εξώφυλλο (Cover Page), η διαδικασία κατάργησης είναι πολύ απλή. Απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Τρέχουσας Συνοδευτικής Σελίδας (Remove Current Cover Page). Εάν έχουμε δημιουργήσει ένα δικό μας Εξώφυλλο (Cover Page), και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση καθώς ταλαιπωρηθήκαμε αρκετά με την δημιουργία του έχουμε τη δυνατότητα να το κάνουμε. Πρώτα από όλα θα πρέπει να δημιουργήσουμε το Εξώφυλλο (Cover Page) και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, θα πρέπει να εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εξώφυλλο (Cover Page), , και από το κάτω μέρος να διαλέξουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Συνοδευτικών Σελίδων (Save Selection to Cover Page Gallery). Μόλις επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ. Στην εικόνα παρακάτω βλέπουμε ότι το Εξώφυλλο (Cover Page), θα αποθηκευτεί στη Συλλογή Εξώφυλλα (Cover Pages Gallery), που σημαίνει ότι θα είναι διαθέσιμο προς χρήση με τον ίδιο τρόπο που αναφέραμε πιο πάνω στο πώς να εισάγουμε Εξώφυλλο στο έγγραφό μας. Το προσαρμοσμένο Εξώφυλλο (Cover Page) θα είναι διαθέσιμο στην κατηγορία Γενικά (General) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Whoever wants to read this post in English can do at the following address: http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-add-a-cover-page-in-word-2010/ Ετικέτες Technorati: Autoexec.gr,Cover Page,How To Add A Cover Page in Word 2010,Εισαγωγή Εξωφύλλου,Εξώφυλλο,Προσθήκη ξωφύλλου Σε Έγγραφο του Word,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus

How to View Multiple Documents in Microsoft Office Word 2010 Πολλές φορές καθώς δουλεύουμε σε πολλαπλά έγγραφα του Word μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά όταν τα επεξεργαζόμαστε σε μία οθόνη, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Με το Microsoft Office όμως έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε τη δουλειά μας πιο εύκολα και ευχάριστα καθώς δουλεύουμε με πολλαπλά έγγραφα, με διάφορες προβολές εγγραφών και κυριότερα όλα ταυτοχρόνως. Για παράδειγμα, μπορούμε να συγκρίνουμε έγγραφα το ένα δίπλα από το άλλο, αντί να ελαχιστοποιούμε και να μεγιστοποιούμε τα έγγραφα ξανά και ξανά, ή ακόμα να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα στην οθόνης μας, ή ακόμα να χωρίσουμε ένα μεγάλο έγγραφο σε δύο κυλιόμενα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορούμε να δούμε δύο διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα. Για να μπορέσουμε να δούμε όλες τις λειτουργίες θα πρέπει να ανοίξουμε τουλάχιστο δύο ή περισσότερα έγγραφα του Word, και τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας Παράθυρο (Window) θα μπορούμε να κάνουμε τα εξής: 1. Τακτοποίηση Όλων (Arrange All): Όλα τα έγγραφα θα τακτοποιηθούν σε παράθεση το ένα κάτω από το άλλο για να αναθεωρήσουμε το περιεχόμενό τους. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει και στο Excel 2010, μόνο που όταν το επιλέγουμε μας ρωτάει πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα. Αυτό το παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί όταν επιλέξουμε την ίδια εντολή στο Excel. 2. Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side): Μας επιτρέπει να συγκρίνουμε δύο έγγραφα ταυτοχρόνως. Εάν έχουμε ανοίξει περισσότερα από δύο έγγραφα, θα μας ζητηθεί να επιλέξουμε το έγγραφο με το οποίο θέλουμε να το συγκρίνουμε. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το παράθυρο Σύγκριση Με Παράθεση (Compare Side by Side), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να συγκρίνουμε απλώς επιλέγοντάς το και πατώντας το κουμπί ΟΚ. 2a. Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling): Ενεργοποιείται αυτόματα έτσι ώστε να μπορούμε να κυλίσουμε μέσα στα ανοιχτά έγγραφα την ίδια χρονική στιγμή ώστε να μπορέσουμε να δούμε και να αναλύσουμε τα περιεχόμενα του εγγράφου. Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τις εντολές Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side) και την Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling), που βρίσκονται στην περιοχή Παράθυρο (Window) της κορδέλας, του Tab Προβολή (View). 2b. Επαναφορά Θέσης Παραθύρου (Reset Window Position): θα αλλάξει τη θέση του παραθύρου των εγγράφων, των οποίων γίνεται σύγκριση έτσι ώστε να καταλαμβάνουν τον ίδιο χώρο στην οθόνη μας. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει η εντολή Προβολή με Παράθεση (View Side by Side) να είναι ενεργοποιημένη. 3. Διαίρεση (Split): Θα μας επιτρέψει να διαιρέσουμε ένα τρέχον παράθυρο σε δύο μέρη, ώστε να μπορούμε να προβάλλουμε ταυτόχρονα διαφορετικές ενότητες του εγγράφου. Όταν έχουμε διαλέξει την εντολή Διαίρεση (Split), η εντολή αλλάζει και γίνεται Κατάργηση Διαίρεσης (Remove Split). 4. Δημιουργία Παραθύρου (New Window): Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που περιέχει μια προβολή του τρέχοντος εγγράφου. 5. Εναλλαγή Παραθύρων (Switch Windows): Μας επιτρέπει να εναλλαχθούμε σε άλλο ανοιχτό παράθυρο απλώς επιλέγοντάς το με το ποντίκι μας. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά ενός παραθύρου υποδηλώνει ότι είναι το ενεργό έγγραφο. Whoever wants to read this post in english can do so at the following link: http://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-view-multiple-documents/. Technorati Tags: Autoexec.gr,Δημιουργία Παραθύρου,Διαίρεση,Επαναφορά Θέσης Παραθύρων,Προβολές Πολλαπλών Εγγράφων Στο Office 2010,Προβολή Με Παράθεση,Σύγχρονη Κύλιση,Τακτοποίηση Όλων,Office 2010,Office Smart,Smart Office,SystemPlus,Word 2010

Πώς να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων στο PowerPoint Η 2010 έκδοση του PowerPoint, περιλαμβάνει και ένα νέο χαρακτηριστικό για να οργανώνουμε τις διαφάνειές μας: τις Ενότητες (Sections). Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό για να χωρίζουμε τις διαφάνειές μας σε γκρουπ (ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλες παρουσιάσεις και για παρουσιάσεις με πολλούς παρουσιαστές). Με το χαρακτηριστικό αυτό μπορούμε να χωρίσουμε τις διαφάνειές μας ανάλογα και με το Θέμα (Themes). Οι Ενότητες που χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις διαφάνειες σε μία Παρουσίαση, είναι παρόμοιες με τη χρήση φακέλων που χρησιμοποιούμε για την οργάνωση των αρχείων. Όταν έχουμε μία μεγάλη παρουσίαση, οι τίτλοι των διαφανειών και η αρίθμησή τους δεν μας βοηθάει καθώς προχωράμε ανάμεσα στις διαφάνειές με αποτέλεσμα να χάνουμε την παρακολούθηση της παρουσίασής μας. Ο σκοπός των ενοτήτων λοιπόν είναι η καλύτερη λύση για να διατηρήσουμε ανέπαφη την παρουσίασή μας και για να μην χάνουμε τον έλεγχό της. Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό: 1. Ξεκινάμε το PowerPoint 2010, και ανοίγουμε την παρουσίασή μας. 2. Κάνουμε ένα κλικ στο κενό διάστημα μεταξύ των δύο διαφανειών που θέλουμε να ξεκινήσει η αλλαγή ενότητας. Εναλλακτικά θα μπορούσαμε να επιλέξουμε την διαφάνεια από την οποία θα ξεκινάει η αλλαγή ενότητας. Η αλλαγή ενότητας θα συμβεί ακριβώς πριν από αυτήν την διαφάνεια. 3. Στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας, επιλέγουμε την εντολή Ενότητα (Section) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Ενότητας (Add Section) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. 4. Από τη στιγμή που έχουμε εισάγει μία αλλαγή ενότητας, έχουμε τη δυνατότητα να την μετονομάσουμε, ώστε να μπορούμε να ξεχωρίζουμε την μία ενότητα από την άλλη. Για να το κάνουμε αυτό λοιπόν, θα πρέπει να επιλέξουμε την ενότητα και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας, και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Μετονομασία Ενότητας (Rename Section), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στην παρακάτω εικόνα, έχει εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετονομασίας Ενότητας (Rename Section), όπου πληκτρολογούμε την ονομασία που θέλουμε και πατάμε στο κουμπί Μετονομασία (Rename). 5. Κάθε διαφάνεια που θα εισάγουμε κάτω από το σημείο της Ενότητας, οι διαφάνειες θα τοποθετούνται αυτόματα σε αυτήν την ενότητα. Όταν θα έχουμε δημιουργήσει όλες τις διαφάνειες και θα τις έχουμε ξεχωρίσει σε ενότητες, θα μπορούμε να συμπτύξουμε τις διάφορες ενότητες ώστε να μπορέσουμε να τις δούμε τη μία κάτω από την άλλη. Θα πρέπει να επιλέξουμε μία ενότητα τουλάχιστον και κάνοντας ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας εμφανίζεται το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Σύμπτυξη Όλων (Collapse All), όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Από το μενού συντόμευσης βλέπουμε ότι μπορούμε να κάνουμε τα εξής: Μετονομασία Ενότητας (Rename Section) Κατάργηση Ενότητας (Remove Section) Κατάργηση Ενοτήτων & Διαφανειών (Remove Section & Slides) Κατάργηση Όλων των Ενοτήτων (Remove All Sections) Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Επάνω (Move Section Up) Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Κάτω (Move Section Down) Σύμπτυξη Όλων (Collapse All) Ανάπτυξη Όλων (Expand All) Όλες τις εντολές που εντοπίζουμε σχετικά με τις Ενότητες (Sections) κάνοντας δεξί κλικ του ποντικιού μας, μπορούμε να τις εντοπίσουμε και από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας του Tab Κεντρική (Home), όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Whoever wants to read this post in English can do so at the following link: http://officesmart.wordpress.com/2011/07/01/insert-section-breaks-in-powerpoint/ Technorati Tags: Autoexec.gr,Insert Sections Breaks in PowerPoint 2010,Office 2010,Office Smart,PowerPoint 2010,Section Breaks,Smart Office,SystemPlus,Εισαγωή Αλλαγών Ενοτήτων Στο PowerPoint,Αλλαγές Ενοτήτων

Αντιγραφή Εφέ Κίνησης στο PowerPoint 2010 Όλοι θα γνωρίζουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) στα προγράμματα του Office, εργαλείο που αντιγράφει την μορφή από ένα μέρος και το εφαρμόζει σε άλλα μέρη. Τώρα στο PowerPoint 2010, έχουμε ένα νέο εργαλείο που ονομάζεται στα Ελληνικά Πινέλο Μορφοποίησης στα Αγγλικά όμως ονομάζεται Animation Painter. Το εργαλείο αυτό δουλεύει σαν το Πινέλο Μορφοποίησης που όλοι γνωρίζουμε, αλλά αυτό αντιγράφει όλες τις κινήσεις ενός αντικειμένου και τις εφαρμόζει σε άλλο αντικείμενο, σε άλλη διαφάνεια, σε πολλαπλές διαφάνειες ή ακόμα και σε άλλη παρουσίαση. Με αυτό το εργαλείο γλιτώνουμε αρκετό χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να εφαρμόσουμε όλες τις κινήσεις ξεχωριστά για κάθε αντικείμενο. Για να εφαρμόσουμε μία κίνηση σε ένα αντικείμενο, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που θέλουμε και έπειτα να επιλέξουμε το Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εφέ Κίνησης (Animations) να επιλέξουμε μία κίνηση. Στην παρακάτω εικόνα, έχει επιλεγεί το αντικείμενο και έχω επιλέξει το εφέ κίνησης Διαίρεση (Split), εφέ το οποίο υποδηλώνεται από το νούμερο 1 στα αριστερά του αντικειμένου. Από τη στιγμή που έχουμε εφαρμόσει μία κίνηση στο αντικείμενο, θέλουμε την ίδια κίνηση να την εφαρμόσουμε και σε άλλα αντικείμενα της παρουσίασης. Για να το κάνουμε απλά και γρήγορα, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που έχουμε ήδη εφαρμόσει την κίνηση. Αφού το έχουμε επιλέξει (υποδηλώνεται από τις λαβές αλλαγής μεγέθους), μεταβαίνουμε στο Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύνθετη Κίνηση (Advanced Animation) επιλέγουμε την εντολή Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Με ένα μονό κλικ μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλο αντικείμενο μόνο μία φορά. Εάν θα κάνουμε διπλό κλικ στο Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλα αντικείμενα πολλές φορές, μέχρι να πατήσουμε το πλήκτρο Esc ή να επιλέξουμε πάλι το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter). Όταν επιλέξουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) ο κέρσορας του ποντικιού εμφανίζει και ένα πινέλο στα αριστερά του και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το άλλο αντικείμενο ή άλλα αντικείμενα και αμέσως έχει εφαρμοστεί η κίνηση εκεί. Το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) που γνωρίζουμε, μας επιτρέπει να μεταφέρουμε ρυθμίσεις όπως γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος και βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Πρόχειρο (Clipboard) της κορδέλας. Whoever wants to read this post in English can do so at the following link: http://officesmart.wordpress.com/2011/06/21/animation-painter-in-powerpoint-2010/ Technorati Tags: Animation Painter,Animation Painter in PowerPoint 2010,Αντιγραφή Κίνησης στο PowerPoint 2010,Πινέλο Μορφοποίησης,Office Smart,Smart Office,Autoexec.gr,SystemPlus,Office 2010

Αναζήτηση Εντολών στο Office Όλοι γνωρίζουμε ότι υπάρχει μία Εντολή για κάτι που θέλουμε να κάνουμε σε ένα έγγραφο του Word, σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ή σε μία διαφάνεια μιας Παρουσίασης αλλά δεν θυμόμαστε που βρίσκεται αυτό η Εντολή. Αποτέλεσμα έχει να χάνουμε αρκετό χρόνο ψάχνοντας τη συγκεκριμένη εντολή, εντολή την οποία δεν θυμόμαστε ούτε καν σε ποιο Tab βρίσκεται. Δεν χρειάζεται να αγχωνόμαστε πλέον και να χάνουμε πολύτιμο χρόνο, γιατί η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει δημιουργήσει το Search Commands. Τι κάνουμε με το Search Commands; Πληκτρολογούμε απλώς την εντολή που ψάχνουμε με τα δικά μας λόγια και αμέσως η εντολή εμφανίζεται μπροστά μας. Τόσο απλά‼! Τι απαιτείται για να δουλέψει; Windows XP ή μεταγενέστερες εκδόσεις. Office 2007 ή Office 2010, 32 ή 64 bit. Υποστηρίζει μόνο την Αγγλική γλώσσα. Το Search Commands δουλεύει με το Word, Excel και PowerPoint μόνο. Το Search Commands μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση: http://www.officelabs.com/searchcommands# Για να δούμε λοιπόν τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το πολύ χρήσιμο εργαλείο. Καταρχήν επισκεπτόμαστε την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω για να το κατεβάσουμε. Αφού το κατεβάσουμε, ξεκινάμε την εγκατάσταση και αποδεχόμαστε τους όρους χρήσης για να προχωρήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το τελευταίο βήμα του οδηγού εγκατάστασης, όπου μας ενημερώνει για την επιτυχημένη εγκατάσταση και για το πού μπορούμε να εντοπίσουμε το Search Commands, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση πατάμε στο κουμπί Finish. Εάν ξεκινήσουμε μία από τις τρείς εφαρμογές που ανέφερα πιο πάνω, δηλαδή Word, Excel και PowerPoint θα δούμε να έχει εμφανιστεί και ένα καινούργιο Tab στην κορδέλα το οποίο ονομάζεται Search Commands όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Για να αναζητήσουμε κάποια εντολή μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου Search και πληκτρολογούμε την εντολή που αναζητάμε. Παρακάτω θα περιγράψω από δύο παραδείγματα για την κάθε εφαρμογή: Word Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη κλειδί “Mail”, και καθώς πληκτρολογώ εμφανίζονται στα δεξιά οι εντολές που έχουν σχέση με το πρόθεμα “Mai”. Παρατηρώ ότι έχουν βρεθεί 66 εντολές τις οποίες για να εμφανίσω και τις υπόλοιπες θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Next. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “Print” και αμέσως όλες οι εντολές που έχουν σχέση με τη λέξη “Print” έχουν εμφανιστεί. Πάλι εδώ βλέπουμε ότι έχουμε 21 αποτελέσματα, οπότε θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Next για να δούμε και τις υπόλοιπες εντολές. Εφόσον έχουμε εντοπίσει την εντολή που θέλουμε, απλώς την επιλέγουμε και κάνουμε αυτό που θέλαμε. Excel Στο Excel θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλη τη λέξη της εντολής που αναζητάμε και στο τέλος να πατήσουμε το πλήκτρο Enter για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Στο πλαίσιο κειμένου έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της συνάρτησης “Concatenate” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter, όπου αμέσως στα δεξιά εμφανίζεται η συγκεκριμένη συνάρτηση. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της εντολής “Consolidate” , έχω πατήσει το πλήκτρο Enter και αμέσως στα δεξιά έχουν εμφανιστεί το σχετικά αποτελέσματα. PowerPoint Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Animation” και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη κλειδί έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε. Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Insp” (Inspect) και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε. Παρακάτω μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Search Commands: Music by: Peter John Ross - Dreams of Sand Whoever wants to read this post in English can do so at the following link: http://officesmart.wordpress.com/2011/06/08/search-commands/ Technorati Tags: Search Commands,Εργαλείο Αναζήτησης Εντολών,Office,Microsoft Office Labs,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr,SystemPlus,Word,Excel,PowerPoint

Σε ένα προηγούμενο post είχα αναφερθεί στο χαρακτηριστικό Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) – Automatic Replies (Out of Office) που υπάρχει στο Outlook 2010. Σε αυτό το post θα περιγράψω την διαδικασία για το πώς θα χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο μηνύματος για να αποσταλεί ως μία Αυτόματη Απάντηση. Εάν φεύγουμε για διακοπές ή για ένα επαγγελματικό ταξίδι, θα δούμε ότι θα παρουσιαστεί η ανάγκη να στέλνουμε μηνύματα αλληλογραφίας αυτοματοποιημένα που να υποδηλώνουν εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί μας. Με το Outlook 2010, μπορούμε να χειριστούμε εισερχόμενη αλληλογραφία με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, δημιουργώντας ένα πρότυπο που να περιέχει σημαντικά τηλέφωνα επικοινωνίας, διευθύνσεις κτλ, για άμεση επικοινωνία. Όταν θα επικοινωνήσουν μαζί μας, το συγκεκριμένο πρότυπο μηνύματος θα αποσταλεί ως απάντηση. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα δημιουργία ενός απλού κανόνα που θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε μία αυτόματη απάντηση. Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον κανόνα θα χρειαστούμε να έχουμε τον Microsoft Exchange Server καθώς και το Outlook 2010. Πρώτα θα χρειαστούμε να δημιουργήσουμε το πρότυπο το οποίο θα αποστέλλεται αυτόματα στη διεύθυνση του αποστολέα. Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook 2010 και έπειτα από το Tab Αρχείο (Home) να επιλέξουμε την εντολή Νέο Μήνυμα (New Mail). Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου του Δημιουργία Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (New Mail) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία και κείμενο που θέλουμε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω: Αφού έχουμε καταχωρίσει ότι θέλουμε να εμφανίζεται, από το μενού Αρχείο (File) του μηνύματος επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως (Save As) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Ως (Save As), θα πρέπει από την περιοχή που αναγράφει τον τύπο του αρχείου και να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού τον τύπο Πρότυπα του Outlook (*.oft) - (Outlook Template - *.oft). Έπειτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα κατάλληλο όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Αφού έχουμε αποθηκεύσει το μήνυμα ως Πρότυπο Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, το κλείνουμε (δεν αποθηκεύουμε τίποτα πάλι) και επιλέγουμε το Tab Αρχείο (Home) της κορδέλας. Εντοπίζουμε την περιοχή Μετακίνηση (Move) και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Κανόνες (Rules) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Διαχείριση Κανόνων & Προειδοποιήσεων (Manage Rules & Alerts). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία Κανόνα (New Rule), και εμφανίζεται ο Οδηγός Κανόνων (New Rule Wizard). Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα (Start from a blank rule) επιλέγουμε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω (Apply rule on messages I receive) και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next). Σε αυτό το βήμα του οδηγού ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δεξιά της εντολής Που Στάλθηκε Μόνο Σε Εμένα (Sent Only To Me) και επιλέγουμε έπειτα το κουμπί Επόμενο (Next). Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Απάντηση με χρήση καθορισμένο πρότυπο (Reply using a specific template) και στο κάτω μέρος του οδηγού επιλέγουμε την εντολή Καθορισμένα Πρότυπα (A Specific Template). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων (Select a reply Template). Στην περιοχή Διερεύνηση Σε (Look-in) θα πρέπει να επιλέξουμε Πρότυπα Χρήστη στο Σύστημα Αρχείων (User Templates in File System). Αμέσως εμφανίζονται τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε αποθηκεύσει, επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε και πατάμε το κουμπί Άνοιγμα (Open). Αφού πατήσουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open) για το πρότυπό μας, επιστρέφουμε στον Οδηγό Κανόνων (Rule Wizard) όπου στο κάτω μέρος του παραθύρου και δεξιά της περιοχή που αναγράφει Απάντηση με Χρήση (Reply Using) βλέπουμε να αναγράφεται η διαδρομή και η θέση του αρχείου που χρησιμοποιήσαμε. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να κλείσουμε τον Οδηγό Κανόνων. Πατώντας στο κουμπί Τέλος (Finish) επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου μπορούμε να δούμε τον κανόνα που μόλις έχουμε δημιουργήσει με όνομα Που στάλθηκε μόνο σε εμένα (Sent Only to me). Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Όταν κάποιος μας στείλει ένα μήνυμα, μία αυτοματοποιημένη απάντηση θα σταλθεί στη διεύθυνση του αποστολέα με βάση το πρότυπο που είχαμε ορίσει. Πρέπει να προσέχουμε τι αναγράφουμε σε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα απάντησης, γιατί ενδέχεται να παραδοθεί στον οποιονδήποτε, ακόμα και spammers. Καλό θα ήταν να αποφεύγουμε να δίνουμε ακριβείς πληροφορίες για το διάστημα της απουσίας μας, έτσι ώστε κάποιοι να μην γνωρίζουν τον ακριβή χρόνο της απουσίας μας από το γραφείο ή του σπιτιού μας. Whoever wants to read this post in English can do at the link below: http://officesmart.wordpress.com/2011/06/06/how-to-use-a-template-as-an-automatic-reply-in-outlook/ Technorati Tags: Create A Template To Use As An Automatic Reply In Outlook 2010,Δημιουργία Προτύπου Μηνύματος Για Να Το Χρησιμοποιήσουμε Ως Αυτόματη Απάντηση Στο Outlook 2010,Outlook 2010,Smart Office,Office Smart,Autoexe.gr,SystemPlus.gr,Office

Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου στο Outlook 2010 Τι συμβαίνει όταν είμαστε σε μία σημαντική σύσκεψη και δεν θέλουμε να απασχοληθούμε καθόλου με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα; Τι γίνεται όταν δεν διαθέτουμε την πολυτέλεια του χρόνου για να τους απαντήσουμε απευθείας, και ευχόμασταν να υπήρχε κάποιος τρόπος ώστε να ειδοποιηθούν οι αποστολείς ότι βρισκόμαστε σε μία συνεδρίαση, και ότι με την πρώτη ευκαιρία που θα βρούμε θα τους απαντήσουμε; Ακόμα και στις διακοπές μας, δεν θέλουμε να αποσπάτε η προσοχή μας με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Ευχόμαστε να υπήρχε κάποιος τρόπος, έτσι ώστε όλα τα μηνύματα να αρχειοθετούνταν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο κατά τη διάρκεια της απουσίας μας, ώστε να μπορέσουμε να τα αναγνώσουμε και να τα απαντήσουμε όταν επιστρέψουμε στο γραφείο μας. Εδώ κάνει την εμφάνισής της η επιλογή Αυτόματες Απαντήσεις - Εκτός Γραφείου (Automatic Replies - Out of Office) στο Outlook. Το χαρακτηριστικό αυτό λειτουργεί στο Outlook 2010 μαζί με τον Exchange Server. Παρακάτω θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό προς όφελος δικό μας πρωτίστως και έπειτα για όλους τους άλλους. Αφού έχουμε ξεκινήσει το Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) στα αριστερά της οθόνης μας. Στην περιοχή κάτω από τις Πληροφορίες Λογαριασμού (Account Information) επιλέγουμε την εντολή Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) - Automatic Replies (Out of Office), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπου βλέπουμε ότι έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε αυτόματες απαντήσεις για άτομα που βρίσκονται Μέσα στην Εταιρεία Μου (Inside My Organization) και για άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization). Στην παραπάνω εικόνα έχω ενεργοποιήσει την εντολή Να Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις (Send Automatic Replies) και ενεργοποίησα την εντολή Να Αποστέλλονται Μόνο Σε Αυτή Τη Χρονική Στιγμή ( Only Send During This Time Range). Εφόσον γνωρίζω την ημερομηνία και τις ώρες που θα είμαι απασχολημένος το καθορίζω στις αντίστοιχες περιοχές Ώρα Έναρξης (Start Time) και Ώρα Λήξης (End Time), πληκτρολογώ το κείμενο που θέλω να εμφανίζεται σαν αυτοματοποιημένη απάντηση και τέλος επιλέγω το κουμπί ΟΚ για να κλείσω το παράθυρο διαλόγου. Όταν θα πλησιάζει η ώρα που θα είμαι απασχολημένος στο φάκελο του Outlook βλέπω μία λωρίδα πληροφοριών που με ενημερώνει ότι Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις Για Αυτόν Τον Λογαριασμό (Automatic Replies Are Being Sent For This Account) . Εάν για κάποιο λόγο επιστρέψω πιο νωρίτερα στο γραφείο μου από τις ώρες που είχα καθορίσει απλώς επιλέγω την εντολή Απενεργοποίηση (Turn Off). Στην παρακάτω εικόνα στα εισερχόμενά μου έχω λάβει μία αυτοματοποιημένη απάντηση σύμφωνα με τα κριτήρια και το κείμενο που είχα καθορίσει. Όταν θελήσουμε να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την καρτέλα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization) και έπειτα ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Αυτόματη Απάντηση Σε Άτομα Εκτός Της Εταιρείας Μου (Auto-reply to people outside my organization). Έχουμε την επιλογή να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις Μόνο στις Επαφές Μου (My Contacts Only) και Σε Οποιονδήποτε Εκτός Της Εταιρείας Μου (Anyone outside my organization), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Δημιουργία Κανόνα Σε Αυτοματοποιημένες Απαντήσεις (Creating a Rule for Automatic Replies) Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για τα μηνύματα που θα λαμβάνουμε στο διάστημα απουσίας μας από το γραφείο, θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κανόνες (Rules), που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) όπου επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Κανόνα (Add Rule). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κανόνα με πολλά κριτήρια. Στην παραπάνω εικόνα έχω επιλέξει Όσα Στάλθηκαν Απευθείας στον Χρήστη (Sent Directly To Me) και έχω επιλέξει το ονοματεπώνυμό μου επιλέγοντας το κουμπί Έλεγχος Ονομάτων (Check Names). Έπειτα επιλέγω την εντολή Μετακίνηση Σε (Move To) και πατάω το κουμπί Φάκελος (Folder) και από το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση Μηνύματος (Move Message To) επιλέγω το φάκελο Διακοπές και πατάω το κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου επιλέγω και πάλι ΟΚ για να κλείσει. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) με τον κανόνα που μόλις δημιουργήσαμε να αναγράφεται με τις Συνθήκες (Condition) του κανόνα και τις Ενέργειες (Actions) που θα γίνουν στα μηνύματα. Επιλέγουμε και πάλι ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook. Αυτό είναι όλο. Όσα μηνύματα λάβουμε στις συγκεκριμένες ημέρες και ώρες που θα απουσιάζουμε, θα μεταφερθούν αυτόματα στο φάκελο Διακοπές και μία Αυτοματοποιημένη Απάντηση θα αποσταλεί στους αποστολείς που θα τους ειδοποιεί για την απουσία μας. Θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί στο τι θα πληκτρολογούμε στο κείμενου του αυτόματου μηνύματος, γιατί πιθανόν το μήνυμα θα αποσταλεί σε οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένου και spammers. Θα ήταν καλό για εμάς, να μην περιλαμβάνουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες της απουσίας μας, έτσι ώστε κανένας να μην μπορεί να γνωρίζει τις καθορισμένες ώρες και ημερομηνίες της απουσίας μας από το γραφείο ή το σπίτι. Whoever wants to read this post in English, can do so at the following url: http://officesmart.wordpress.com/2011/06/01/automatic-replies-out-of-office-in-outlook-2010/ Technorati Tags: Automatic Replies,Out of Office,Αυτόματες Απαντήσεις,Εκτός Γραφείου,Outlook 2010,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr,SytemPlus,Office 2010