Το Microsoft Word μας παρέχει την δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) απλά και γρήγορα για τα έγγραφά μας. Δυνατότητα αρκετή χρήσιμη ειδικά για έγγραφα που αποτελούνται από πολλές σελίδες.
Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα που απαιτούνται για να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents).
Βήμα 1:
Ετοιμάζουμε ή ανοίγουμε το έγγραφο για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για το δικό μου παράδειγμα έχω ένα έγγραφο το οποίο αποτελείται από 155 Σελίδες το οποίο έχω χωρίσει σε οκτώ κεφάλαια, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.
Βήμα 2:
Έπειτα θα πρέπει να επιλέξω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) για το κάθε κεφάλαιο του εγγράφου. Στο δικό μου παράδειγμα εφόσον έχω οκτώ διαφορετικά κεφάλαια θα πρέπει να ακολουθήσω την ίδια διαδικασία οκτώ φορές για τα άλλα κεφάλαια ή να εφαρμόσω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) στο πρώτο κεφάλαιο και μετά με το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) να αντιγράψω τη μορφή και να το εφαρμόσω στα εναπομείναντα κεφάλαια.
Επιλέγω το κείμενο του κεφαλαίου 1 και από το Tab Κεντρικό (Home) μεταβαίνω στην περιοχή Στυλ (Style) και επιλέγω το βέλος δεξιά της περιοχής Στυλ για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Στυλ.
Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 1 (Heading Style 1) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.
Ακολουθούμε τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω για τις επικεφαλίδες των άλλων κεφαλαίων.
Βήμα 2Α:
Εάν επιθυμούμε στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) να περιλαμβάνονται και οι διάφορες ενότητες του κάθε κεφαλαίου, θα πρέπει να επιλέξουμε την αντίστοιχη επικεφαλίδα της ενότητας και να εφαρμόσουμε ένα άλλο Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style), όπου για το παράδειγμα μου επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 2 (Heading Style 2).
Ακολουθούμε τα ίδια βήματα και για τις ενότητες των άλλων κεφαλαίων που θέλουμε να προσθέσουμε στον Πίνακα Περιεχομένων.
Η Επικεφαλίδα 1 (Heading 1) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα των κεφαλαίων. Η Επικεφαλίδα 2 (Heading 2) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα της κάθε ενότητας, και ούτω καθεξής. Στην παρακάτω εικόνα φαίνεται ένα παράδειγμα με τον διαφόρων ειδών επικεφαλίδων που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε ένα έγγραφο. Βλέπουμε επίσης ότι υπάρχουν διαθέσιμα αρκετά στυλ επικεφαλίδων. Για να εμφανίσουμε το παράθυρο εργασιών στην οθόνης μας αρκεί να επιλέξουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω δεξιά της περιοχής Στυλ (Style).
Βήμα 3:
Αφού έχουμε εφαρμόσει τα διάφορα στυλ επικεφαλίδων στο έγγραφό μας, είναι η ώρα να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Μεταβαίνουμε στο τέλος του εγγράφου μας (σε μία κενή σελίδα κατά προτίμηση) και έπειτα επιλέγουμε το Tab Αναφορές (References). Στην αριστερή πλευρά της κορδέλας και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) πατάμε στο βέλος δεξιά της ομώνυμης εντολής και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να διαλέξουμε ένα έτοιμο διαθέσιμο στυλ Πίνακα Περιεχομένων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.
Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα που βλέπουμε στην προεπισκόπηση, στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Πίνακα Περιεχομένων (Insert Table of Contents) όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να τροποποιήσουμε έναν από τους διαθέσιμους πίνακες περιεχομένων ή να διαλέξουμε μία άλλη μορφή για τον πίνακα περιεχομένων.
Βήμα 4.
Αφού έχουμε καταλήξει ποιόν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας, εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας πάνω στην προεπισκόπηση του πίνακα περιεχομένων εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης όπου έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε σε ποια θέση θέλουμε να τοποθετηθεί ο πίνακας σε περίπτωση που δεν θυμόμαστε που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας.
Μετά από λίγο και ανάλογα με το μέγεθος του εγγράφου ο Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) εισάγεται στο έγγραφό μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω.
Εφόσον έχουμε εισάγει αρίθμηση σελίδων στο έγγραφό μας, εμφανίζονται και στον πίνακα περιεχομένων. Όλες οι επικεφαλίδες του Πίνακα Περιεχομένων περιέχουν υπερσυνδέσμοι οι οποίοι μας μεταφέρουν στο συγκεκριμένο κεφάλαιο ή ενότητα (πατώντας τον συνδυασμό πλήκτρων ctrl + κλικ).
Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων
Εάν έχουμε κάνει κάποιες αλλαγές στο έγγραφό μας, σε ότι αφορά τους τίτλους των κεφαλαίων, τις ενότητες (για παράδειγμα έχουμε μετονομάσει μία επικεφαλίδα ή έχουμε αλλάξει την δομή των κεφαλαίων), θα πρέπει να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για να το κάνουμε αυτό ακολουθούμε την απλή εξής διαδικασία.
Τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table)
Επιλέγοντας την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων (Update Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου έχουμε τις εξής δύο επιλογές:
α) Να ενημερώσουμε μόνο την αρίθμηση των σελίδων (Update Page Numbers Only).
β) Ενημέρωση όλου του πίνακα (Update Entire Table).
Ανάλογα με το τι αλλαγή έχουμε κάνει ενεργοποιούμε την αντίστοιχη εντολή και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ενημερωθούν τα δεδομένα μας.
Άλλος τρόπος για να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) είναι να επιλέξουμε το Tab Αναφορές (Review) και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) δεξιά της κορδέλας να επιλέξουμε την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table) όπου εμφανίζεται το ίδιο παράθυρο διαλόγου που περιέγραψα πιο πάνω.
Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων
Για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων, απλώς τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table). Ακριβώς στα αριστερά πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού και στο κάτω μέρος επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents).
Ένας άλλος τρόπος για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων είναι να μεταφερθούμε στο Tab Αναφορές (References) και στα αριστερά της κορδέλας στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή που βρίσκεται στο κάτω μέρος του μενού και επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents).
Από εδώ και στο εξής θα μεταφράζω τα post μου και στα Αγγλικά. Όποιος θέλει να τα διαβάσει και με το Αγγλικό Office, μπορεί να το κάνει στην παρακάτω διεύθυνση:
From now on I will be translating my post in English also. Whoever wants to read them in the English language and in the English Environment of Office they can do so at the following URL:
http://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/word-english/
Technorati Tags: How to Insert a Table of Contents in a Word Document Technorati Tags: Πώς να Εισάγουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων σε ένα έγγραφο του Word Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: officesmart
- Read more...
- 0 comments
- 570 views