Jump to content

philippe

Members
 View Profile  See their activity

  • Posts

    160

  • Joined

  • Last visited

 Content Type 

Blog Entries posted by philippe

  1. philippe
    Την πιο συνηθισμένη κίνηση που κάνει ο καθένας μας στο Office είναι η αντιγραφή και η επικόλληση. Συνήθως όταν κάνουμε επικόλληση δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα και αναιρούμε την εντολή. Το πρόβλημα συνήθως εντοπίζεται στην μορφοποίηση, όπου μπορούσαμε να τις αλλάξουμε με τις Επιλογές Επικόλλησης. Πιστεύω όλοι θα θυμόμαστε το εικονίδιο που εμφανιζόταν κάτω από την επικόλλησή μας στις προγενέστερες εκδόσεις του Office και μας έδινε την δυνατότητά να διαλέξουμε τι θα θέλαμε να επικολλήσουμε με λίγες ωστόσο επιλογές;<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />


    <?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" />




    Ας δούμε λοιπόν τις διάφορες επιλογές επικόλλησης που έχουμε στο Office 2010 και συγκριμένα για το Word, το Excel και το PowerPoint.  Στο Office 2010 έχουμε όμως τη δυνατότητα να προεπισκοπούμε “ζωντανά” τις επικολλήσεις μας.  Καθώς θα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τις διαθέσιμες επιλογές αμέσως θα εμφανίζεται και μία προεπισκόπηση των επικολλημένων στοιχείων.


    Στο Word 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:







    Έχω αντιγράψει μία περιοχή κελιών από ένα φύλλο εργασίας του Excel, και θέλω να το επικολλήσω σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας το δεξί κλικ στο σημείο που θέλω και διαλέγοντας την εντολή της επικόλλησης εμφανίζονται οι Επιλογές Επικόλλησης. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις διαθέσιμες επιλογές τις οποίες εξηγώ παρακάτω:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης.





     

    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού.





     

    Το τρίτο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το τέταρτο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.





     

    Το πέμπτο θα το επικολλήσει ως εικόνα





     

    Το έκτο θα επικολλήσει μόνο το κείμενο.


     

    Στο Excel 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






     

    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα πάντα, δηλαδή και μορφοποίηση και τύπους, κτλ.




    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τις τιμές και το κείμενο χωρίς καθόλου μορφοποιήσεις και όχι τους τύπους παρά μόνο το αποτέλεσμα.




    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τις τιμές και το κείμενο χωρίς τις μορφοποιήσεις, αλλά τώρα επικολλάει και τους τύπους.





    Το τέταρτο εικονίδιο είναι της αντιμετάθεσης (Transpose) και θα επικολλήσει τα περιεχόμενα με άλλη διάταξη, δηλαδή οι στήλες γίνονται γραμμές, και οι γραμμές στήλες.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο την μορφοποίηση που έχουμε εφαρμόσει στην περιοχή αυτή που αντιγράψαμε. Δηλαδή περιγράμματα και σκίαση, δεκαδικά ψηφία, νομισματική μονάδα κτλ.





    Το έκτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα περιεχόμενα αλλά με υπερσύνδεση, έτσι ώστε όταν αλλάζουν τα δεδομένα από την προέλευση να ενημερώνονται και τα επικολλημένα στοιχεία.



     
    Εάν διαλέξουμε τις επιπρόσθετες επιλογές επικόλλησης εμφανίζονται περισσότερες επιλογές, όπως το εικονίδιο που θα επικολλήσει και θα διατηρήσει σταθερό το πλάτος των στηλών:







     

     

    Στο PowerPoint 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:


     






    Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους.





    Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα και θα εφαρμόσει μορφοποίηση σύμφωνα με τον προορισμό τους.





    Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους αλλά θα ενσωματώσει και υπερσύνδεση με την προέλευση των δεδομένων.





    Το τέταρτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα σε μορφή εικόνας.





    Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τα δεδομένα χωρίς καμία μορφοποίηση.



     
  2. philippe
    Save As Workspace
    Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.
    Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!
    Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.
    Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.
    Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

    Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

    Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.
    Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

    Whovever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2012/03/07/save-as-workspace/
    Technorati Tags: Arrange All,Excel,Αποθήκευση Χώρου Εργασίας,Τακτοποίηση Όλων,Office Smart,Save Workspace,xlw
  3. philippe
    Mail Merge With The Use Of The Ribbon
    Όπως αναφέραμε, για να ξεκινήσουμε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο. Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου αφήνοντας πέντε κενές γραμμές στην αρχή του εγγράφου και μεταβαίνουμε στο Tab Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge) της κορδέλας, πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge).

    Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Επιστολές (Letters) και το τρέχον έγγραφο που έχουμε ήδη δημιουργήσει ορίζεται ως Κύριο Έγγραφο (Main Document). Το επόμενο βήμα είναι να το συνδέσουμε με ένα Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File). Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στο κουμπί Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients) από την περιοχή της κορδέλας Έναρξη Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Start Mail Merge). Εφόσον έχουμε δημιουργήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), διαδικασία που έχω περιγράψει στο προηγούμενό μου post, επιλέγουμε την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγοντας την εντολή Χρήση Υπάρχουσας Λίστας (Use Existing List), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείου Προέλευσης Δεδομένων (Select Data Source) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε πού βρίσκεται το αρχείο δεδομένων. Αφού το εντοπίσουμε το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Έχουμε συνδέσει λοιπόν το Κύριο Έγγραφο (Main Document) με το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File).

    Εάν θέλουμε να επεξεργαστούμε ή να τροποποιήσουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών (Edit Recipient List). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge Recipients) που έχω περιγράψει στο προηγούμενο post, έτσι ώστε να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε ή να προσθέσουμε κάποιον παραλήπτη.

    Αφού έχουμε επεξεργαστεί ή τροποποιήσει το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File), το μόνο που μένει είναι να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης που θέλουμε να εμφανίζονται στο έγγραφό μας. Για αυτό το λόγο μεταβαίνουμε στην περιοχή Εγγραφή και Εισαγωγή Πεδίων (Write & Insert Fields) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Διαλέγοντας την εντολή Εισαγωγή Πεδίων Συγχώνευσης (Insert Merge Field), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα πεδία που είχαμε δημιουργήσει προηγουμένως και απλώς επιλέγουμε αυτό που θέλουμε να εισάγουμε και αμέσως το πεδίο συγχώνευσης εισάγεται στο έγγραφό μας.

    Αφού έχουμε εισάγει τα πεδία συγχώνευσης στο έγγραφό μας, δεν μας μένει τίποτα άλλο από το να προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας με τα πεδία συγχώνευσης. Μεταβαίνουμε λοιπόν στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων (Preview Results) όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Πατώντας στο δεξί μονό βέλος, μεταβαίνουμε ανάμεσα στις εγγραφές μας ένα προς ένα. Πατώντας στο δεξί βέλος με την κάθετη γραμμή, μεταβαίνουμε στην τελευταία εγγραφή μας και αντίστοιχα για το αριστερό. Αφού προ-επισκοπήσουμε τις επιστολές μας και είμαστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα δεν μας μένει παρά να ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή απευθείας. Πατάμε απλώς στο κουμπί Ολοκλήρωση και Συγχώνευση (Finish And Merge) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες επιλογές. Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, διαλέγοντας το κουμπί Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων (Edit Individual Documents), η συγχώνευση θα ολοκληρωθεί σε ένα νέο έγγραφο όπου θα μπορούσαμε να το επεξεργαστούμε περεταίρω. Εάν επιλέγαμε Εκτύπωση Εγγράφων (Print Documents), το συγχωνευμένο έγγραφο θα εκτυπωνόταν από τον εκτυπωτή.

    Εάν επιλέγαμε την εντολή Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send E-Mail Messages), θα εμφανιζόταν το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Στο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (Merge To E-Mail Messages), όπου θα έπρεπε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε για τα μηνύματά μας. Απαραίτητη προϋπόθεση όμως θα ήταν πώς στο Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) να είχαμε καταχωρίσει τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των παραληπτών.

    Εκτός από τα πεδία συγχώνευσης που εισάγουμε στο έγγραφο μας, πεδία που είχαμε ορίσει εμείς, έχουμε τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε ένα Μπλοκ Διευθύνσεων (Address Block) είτε μία Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) στο έγγραφό μας.
    Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block)
    Το πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Block), αντιστοιχεί στις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης της προέλευσης δεδομένων. Πατώντας στο πεδίο συγχώνευσης Βιβλίο Διευθύνσεων εμφανίζεται το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου με διάφορα διαθέσιμα μπλοκ διευθύνσεων.

    Απλώς επιλέγουμε το βιβλίο διεύθυνσης της αρεσκείας μας, εμφανίζεται η προεπισκόπηση στα δεξιά και εάν είναι αυτό το επιθυμητό μπλοκ διεύθυνσης που θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line)
    Έχουμε τη δυνατότητα, πατώντας στο κουμπί Εισαγωγή Γραμμής Χαιρετισμού (Insert Greeting Line), να επιλέξουμε ένα στυλ χαιρετισμού από τα διαθέσιμα που υπάρχουν. Διαλέγουμε μία γραμμή χαιρετισμού από τις υπάρχουσες ή πληκτρολογούμε ένα νέο χαιρετισμό της αρεσκείας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Το πεδίο συγχώνευσης Γραμμή Χαιρετισμού (Greeting Line) έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας.

    Έλεγχος Της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Auto Check For Errors)
    Το πρόγραμμα μας επιτρέπει να ελέγξουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας έτσι ώστε να είμαστε ενήμεροι για τυχόν σφάλματα στη διαδικασία της και για να τα αποφύγουμε. Απλώς, πριν ολοκληρώσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας είτε σε νέο έγγραφο είτε στον εκτυπωτή, δηλαδή πριν το τελευταίο βήμα πατάμε στο κουμπί Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα (Auto Check For Errors).

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος και Αναφορά Σφαλμάτων (Checking And Reporting Errors) όπου επιλέγουμε το είδος του ελέγχου σφαλμάτων που θέλουμε να εκτελεστεί.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/10/25/mail-merge-with-the-use-of-the-ribbon/
    Ετικέτες Technorati: Mail Merge,Letters,Main Document,Data Source File,Select Recipients,Address Block,Greeting Line,Auto Check For Errors,Edit Individual Documents,Print Documents,Preview Results,Send E-Mail Message,Finish & Merge,Type New List,Use Existing List,Select From Outlook Contacts,Mailing Tab,Autoexec.gr,SystemPlus,Smart Office,Office Smart,MVP,Office System,Office 2010,Συγχώνευση Αλληλογραφίας,Κυρίως Έγγραφο,Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων,Επιλογή Παραληπτών,Βιβλίο Διεύθυνσης,Γραμμή Χαιρετισμού,Αυτόματος Έλεγχος Για Σφάλματα,Επεξεργασία Μεμονωμένων Εγγράφων,Εκτύπωση Εγγράφων,Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου,Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων,Ολοκλήρωση & Συγχώνευση,Πληκτρολόγηση Νέας Λίστας,Χρήση Υπάρχουσας Λίστας,Επιλογή Από Επαφές Του Outlook,Στοιχεία Αλληλογραφίας
  4. philippe
    Έχουμε μία λίστα με Ονοματεπώνυμα σε ένα έγγραφο του Word και θέλουμε να τα εισάγουμε όλα σε μία παρουσίαση που έχει δημιουργηθεί για να είναι πτυχία. Θέλουμε το κάθε ονοματεπώνυμο να μπαίνει και σε μια διαφάνεια και όλοι γνωρίζουμε πώς το PowerPoint δεν διαθέτει τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Τι κάνουμε; Είναι πολύ απλό.
    Ανοίγουμε το έγγραφο που έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμά που θέλουμε. Επιλέγουμε όλα τα ονοματεπώνυμα και εφαρμόζουμε ένα στυλ επικεφαλίδας (στο δικό μου παράδειγμα έχω εφαρμόσει Στυλ Επικεφαλίδας Heading 1, όπως εμφανίζεται και στην εικόνα).

    Εφόσον έχουμε εφαρμόσει ένα Στυλ Επικεφαλίδας μεταβαίνουμε σε Προβολή Outline όπως εμφανίζεται παρακάτω και αποθηκεύουμε το έγγραφό μας. Αυτά είναι βήματα που χρειάζεται να κάνουμε στο Word.

    Μετά ανοίγουμε την παρουσίαση που έχουμε φτιάξει και μορφοποιήσει για τα πτυχία μας και στο Tab Home και στην περιοχή Slides (Διαφάνειες), αναπτύσσουμε το βέλος στο κάτω μέρος της εντολής διαφάνειες και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Slides from Outline.

    Μετά εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Outline, όπου απλώς εντοπίζουμε το έγγραφο που θέλουμε να εισάγουμε στην παρουσίασή μας.

    Αφού το επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Insert (Εισαγωγή), και αμέσως όλα τα ονοματεπώνυμα που υπήρχαν στο έγγραφο του Word, έχουν εισαχθεί στη παρουσίαση μας. Κάθε ονοματεπώνυμο καταλαμβάνει μία διαφάνεια.

    Technorati Tags: Insert Outline in PowerPoint Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office
  5. philippe
    Εάν χρησιμοποιούμε συναρτήσεις στο Excel αρκετά συχνά, θα πρέπει να έχουμε υπόψη ότι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κάποιες πιο προχωρημένες λειτουργίες. Εδώ κάνει την εμφάνισή της ο τύπος Array (Σειράς).
    Η συντομία του τύπου Array (Σειράς) είναι CSE, γιατί θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να καταχωρηθεί στο βιβλίο εργασίας μας..
    Τι κάνει ο τύπος Array;
    Είναι ένας τύπος που μπορεί να εκτελέσει πολλαπλούς υπολογισμούς σε ένα ή περισσότερα κελιά από τα στοιχεία ενός πίνακα. Για παράδειγμα, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array σε μία περιοχή κελιών και να υπολογίσουμε το μερικό άθροισμα μιας στήλης ή μίας γραμμής. Με λίγα λόγια αντί να δημιουργούμε έναν τύπο σε ένα υπολογιστικό φύλλο και έπειτα με την λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (Auto Fill) να τον συμπληρώνουμε στα άλλα γειτονικά κελιά με την χρήση σχετικών αναφορών κελίων για να αντιγραφεί ο τύπος χρησιμοποιούμε τον τύπο Array. Με τη χρήση του τύπου Αrray μπορούμε να δημιουργήσουμε τον αρχικό τύπο, έτσι ώστε το Excel να εκτελέσει τον επιθυμητό υπολογισμό όχι μόνο στο ενεργό κελί, αλλά επίσης και σε όλα τα άλλα κελιά στα οποία θα αντιγράφαμε κανονικά τον τύπο. Αυτό μπορούμε να το πετύχουμε με τη δημιουργία ενός τύπου Array (Σειράς). Ένας τύπος Array (Σειράς) είναι ένας ειδικός τύπος, ο οποίος λειτουργεί σε ένα εύρος κελιών.
    Εάν μια περιοχή κελιών τροφοδοτεί αυτό το εύρος, αναφέρεται ως περιοχή σειράς. Εάν αυτή η περιοχή παρέχεται από μία λίστα με αριθμητικές τιμές, είναι γνωστές ως σταθερά σειράς.
    Παρόλο που ο τύπος Array (Σειράς) φαίνεται πολύπλοκος είναι πολύ εύκολος στη δημιουργία του και θα μας φανεί πολύ χρήσιμο στο μέλλον. Γλιτώνουμε αρκετό χρόνο με τη δημιουργία του, αντίθετα με τη διαδικασία να αντιγράφουμε τον τύπο που δημιουργήσαμε στην επιθυμητή περιοχή κελιών.
    Δημιουργία Τύπου Σειράς
    Για να καταλάβουμε πώς θα δημιουργήσουμε ένα τύπο σειράς σε ένα φύλλο εργασίας, θα δούμε την παρακάτω εικόνα. Αυτό το φύλλο εργασίας έχει σχεδιαστεί για να υπολογίζει τους μισθούς ανά δεκαπενθήμερου για κάθε υπάλληλο. Θα το κάνει αυτό με το να πολλαπλασιάσει τις τιμές ώρας κάθε υπαλλήλου με το σύνολο των ωρών που έχουν δουλέψει σε κάθε περίοδο πληρωμής.

    Για να δημιουργήσουμε τον τύπο Array σε μία περιοχή κελιών, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:
    1. Στην παραπάνω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί C11, και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών C11:C14 και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς.
    Πάντα ξεκινάμε ένα τύπο σειράς με την επιλογή του κελιού ή την περιοχή κελιών που θέλουμε να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Επίσης οι τύποι σειράς ξεκινάνε με το σύμβολο ίσον όπως και όλοι οι υπόλοιποι τύποι.
    2. Ανοίγουμε παρένθεση και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή κελιών Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα και κλείνουμε την παρένθεση. Έπειτα πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*), όπου πάλι ανοίγουμε παρένθεση και επιλέγουμε την περιοχή C4:C7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Πρώτη Περίοδο και κλείνουμε την παρένθεση.
    3. Αφού έχουμε επιλέξει τις περιοχές κελίων και έχουμε ορίσει την πράξη που θα εκτελέσουμε πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς. Όταν πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να ολοκληρώσουμε τον τύπο αμέσως το αποτέλεσμα εμφανίζεται στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και , το Excel βάζει αγκύλες γύρω από τον τύπο σειράς {(=A4:A7)*(C4:C7)} στη γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Θα πρέπει να θυμόμαστε να πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter αντί του πλήκτρου Enter, γιατί αυτός ο ειδικός συνδυασμός πλήκτρων λέει στο Excel ότι δημιουργούμε έναν τύπο σειράς, έτσι ώστε το πρόγραμμα να κλείσει τον τύπο σε αγκύλες και για να το αντιγράψει σε κάθε κελί της περιοχής σειράς. Ο μόνος τρόπος για να δημιουργήσουμε έναν τύπο σειράς λοιπόν είναι ο συνδυασμός πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter.
    Στην παρακάτω εικόνα κάνουμε ενεργό το κελί D10 και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή σειράς D10:D13, και πληκτρολογούμε το ίσον (=) για να ξεκινήσει ο τύπος σειράς.
    Επιλέγουμε την περιοχή Α4:Α7 που περιέχουν τις τιμές ώρας για κάθε υπάλληλο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, πληκτρολογούμε το σύμβολο του πολλαπλασιασμού (*) και έπειτα επιλέγουμε την περιοχή D4:D7 που περιέχουν τις συνολικές ώρες που έχουν δουλέψει οι υπάλληλοι για την Δεύτερη Περίοδος.
    Πατάμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter για να εισάγουμε τον τύπο στην περιοχή σειράς, όπου εμφανίζεται και το αποτέλεσμα στην επιλεγμένη περιοχή κελιών και στη γραμμή τύπων ο τύπος περικλείεται από τις αγκύλες {=(A4:A7)*(D4:D7)}.

    Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει πάλι έναν Τύπο Σειράς (Array), ώστε να υπολογίσουμε τις συνολικές τιμές που θα πρέπει να πληρωθούν οι υπάλληλοι με βάση την τιμή ώρας του κάθε υπαλλήλου και τις συνολικές ώρες για όλον τον μήνα επιλέγοντας απλώς διαφορετική περιοχή σειράς.

    Όποιο κελί και να επιλέξουμε από την περιοχή που έχουμε χρησιμοποιήσει τον τύπο Array, στη γραμμή τύπων θα εμφανίζεται πάντα ο ίδιος τύπος.
    Κανόνες Δημιουργίας Τύπου Array
    Έχουμε ήδη αναφέρει τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + Shift + Enter, για να δημιουργήσουμε έναν τύπο Array, αλλά και με τον ίδιο συνδυασμό πλήκτρων θα μπορέσουμε να τον επεξεργαστούμε τον τύπο. Πρέπει να επιλέξουμε πρώτα την περιοχή κελιών στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα αποτελέσματα. Δεν μπορούμε να αλλάξομε τα περιεχόμενα ενός μεμονωμένου κελιού σε μία περιοχή κελιών τύπου Array. Δηλαδή εάν επιλέξουμε ένα μεμονωμένο κελί που εμφανίζεται το αποτέλεσμα και πατήσουμε το πλήκτρο Delete εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου:
    Μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε έναν ολόκληρο τύπο σειράς, αλλά δεν μπορούμε να μετακινήσουμε ή να διαγράψουμε ένα μέρος του. Θα πρέπει δηλαδή να διαγράψουμε ολόκληρο τον τύπο και να ξεκινήσουμε την δημιουργία του από την αρχή. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και κενά κελιά σε έναν τύπο Array. Όταν χρησιμοποιούμε τύπους Array σε ένα βιβλίο εργασίας αντί να χρησιμοποιούμε ξεχωριστούς τύπους για τα δεδομένα μας, γλιτώνουμε και χρόνο, κόπο αλλά μειώνεται και το μέγεθος του αρχείου.
    Τύπους Array (Σειράς) μπορούμε να τους χρησιμοποιήσουμε και για άλλες συναρτήσεις που γνωρίζουμε όπως τις SUM, COUNT κτλ.
    Technorati Tags: Array Formula in Excel Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office
  6. philippe
    Δημιουργώντας συναρτήσεις στο Excel είναι σχετικά μία εύκολη διαδικασία. Μερικές φορές όμως όταν διαχειριζόμαστε μεγάλα βιβλία εργασίας με πολύπλοκες συναρτήσεις συνήθως μπερδευόμαστε, ειδικά όταν θέλουμε να έχουμε πρόσβαση σε δεδομένα καθορίζοντας ονόματα περιοχών. Με το Excel 2010 έχουμε τη βοήθεια της λειτουργίας Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείριση Ονομάτων (Name Range), μπορούμε να καθορίσουμε όνομα σε ένα κελί ή μία περιοχή κελιών μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας και μετά να το χρησιμοποιήσουμε στη συνάρτηση, χωρίς να χρειάζεται να θυμόμαστε το συγκεκριμένο κελί ή την συγκεκριμένη περιοχή κελιών.
    Παρακάτω θα περιγράψω την λειτουργία της Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager). Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο υπάρχουν τα δεδομένα μας και στο οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Στην παρακάτω εικόνα έχουμε ένα φύλλο εργασίας το οποίο περιέχει διάφορες πληροφορίες για μαθητές. Στη στήλη B έχουμε το Σεμινάριο που παρακολούθησαν, στη στήλη C τους πόντους τους, στη στήλη D τον Βαθμό τους και στη στήλη E έχουμε το Αποτέλεσμα για το αν περνάει ή όχι με τη χρήση της συνάρτησης IF.

    Στο κελί D11, θέλω να δημιουργήσω έναν τύπο ο οποίος θα προσθέτει την περιοχή κελιών C2:C9. Αντί λοιπόν να χρησιμοποιήσω την συνάρτηση =SUM(C2:C9) για να εμφανίσω το αποτέλεσμα, θα ονομάσω την περιοχή κελιών C2:C9 με τη χρήση της εντολής Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).
    Για να εντοπίσω την εντολή θα πρέπει να μεταβώ στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Καθορισμένα Ονόματα (Defined Names) να επιλέξω την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager), όπου θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Δημιουργία (New) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (New) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα (New Name). Στο πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Όνομα (Name) πληκτρολογούμε την ονομασία για την περιοχή κελιών που θα επιλέξουμε που στο δικό μας παράδειγμα είναι Συνολικοί_Πόντοι. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δεξιά της εντολής Εύρος (Scope) καθορίζουμε που θέλουμε να εφαρμοστεί το όνομα, όπου στο δικό μου παράδειγμα θέλουμε να ισχύει για όλο το Βιβλίο Εργασίας. Μπορούμε να προσθέσουμε και σχόλια στην αντίστοιχη περιοχή για να βοηθήσουμε τους υπόλοιπους να καταλάβουν το σκεπτικό μας για την επιλογή του ονόματος.
    Τέλος στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου ενεργοποιούμε το πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Αναφορά Σε: (Refers To:), όπου έπειτα με το ποντίκι μας επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε και που στο παράδειγμα είναι η περιοχή κελιών C2:C9. Αφού έχουμε επιλέξει και την περιοχή κελιών πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αφού έχουμε πληκτρολογήσει τα απαραίτητα πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπου βλέπουμε το όνομα που έχουμε ορίσει, τις τιμές που περιέχονται σε αυτή την περιοχή κελιών, το όνομα του φύλλου εργασίας σας με την περιοχή κελιών, το εύρος και σχόλιο εάν είχαμε πληκτρολογήσει. Ότι ονόματα έχουμε αναθέσει σε κελιά ή σε περιοχές κελιών όλα εμφανίζονται μέσα στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να ορίσουμε καινούργιο όνομα περιοχής, να επεξεργαστούμε τα ήδη υπάρχον ή και να διαγράψουμε κάποια. Τέλος πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close) για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας.

    Αφού έχουμε επιστρέψει στο φύλλο εργασίας μας, επιλέγω το κελί D11, όπου απλώς πληκτρολογούμε μία απλή συνάρτηση για να προσθέσουμε τους Συνολικούς Πόντους. Αφού ξεκινήσουμε να πληκτρολογήσουμε τον τύπο, αμέσως από κάτω από τα ορίσματα της συνάρτησης εμφανίζεται και η ονομασία της περιοχής όπου μπορούμε να την επιλέξουμε εάν θέλουμε και ακριβώς από δίπλα εμφανίζεται και το σχόλιο που είχαμε πληκτρολογήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως επιλέγεται αυτόματα και η περιοχή που είχαμε ορίσει όνομα.

    Τέλος πατώντας το πλήκτρο Enter, κατευθείαν το αποτέλεσμα της άθροισης της συγκεκριμένης περιοχής εμφανίζεται στο κελί που είχαμε επιλέξει, και στην γραμμή τύπων βλέπουμε τον τύπο όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Μπορούμε να δημιουργήσουμε αρκετές Ονομασίες Περιοχών ανάλογα με τις ανάγκες μας, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager).
    Εναλλακτικός τρόπος για να δημιουργήσουμε μία ονομασία για ένα κελί ή μία περιοχή κελιών είναι ο εξής τρόπος:
    Επιλέγουμε πρώτα την περιοχή κελιών που θέλουμε να ονομάσουμε, και έπειτα ενεργοποιούμε την περιοχή Πλαίσιο Ονόματος (Name Box), που βρίσκεται αριστερά από την γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πληκτρολογούμε το όνομα που επιθυμούμε και προσοχή χωρίς κενά διαστήματα γιατί δεν τα δέχεται και πατάμε το πλήκτρο Enter. Αμέσως το επιλεγμένο κελί ή επιλεγμένα κελιά έχουν την ονομασία που είχαμε πληκτρολογήσει όπου και με αυτόν τον τρόπο το όνομα της περιοχής θα εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).
    Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε τύπους ανάμεσα σε διαφορετικές ονομασίες κελιών όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Name Manager Technorati Tags: Autoexec.gr
  7. philippe
    Η προστασία ενός σημαντικού εγγράφου από οποιαδήποτε επεξεργασία και μετατροπή από κάποιον άλλο χρήστη είναι πάρα πολύ σημαντική. Με το Word 2010 έχουμε τη δυνατότητα να προστατεύσουμε το έγγραφό μας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να διασφαλίσουμε το περιεχόμενο του εγγράφου μας, τρόποι τους οποίους θα περιγράψω σε άλλα post. Σε αυτό το post θα περιγράψω πώς να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία και στην μορφοποίηση του εγγράφου μας.
    1. Ανοίγουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία του και μεταβαίνουμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και στην περιοχή Προστασία (Protect) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing).

    2. Αμέσως στα δεξιά της οθόνης μας εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών με το όνομα Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing). Το παράθυρο εργασιών χωρίζεται σε τρία μέρη τα οποία είναι τα εξής: a. Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), b. Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), c. Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement).

    Στο παράθυρο εργασιών και εκεί που αναγράφει Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) επιλέγω την εντολή Ρυθμίσεις (Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), όπου έχουμε τη δυνατότητα να περιορίσουμε τη μορφοποίηση στα επιθυμητά στυλ και να αποτρέψουμε άλλους χρήστες να τα τροποποιήσουν και να αλλάξουν την μορφοποίησή τους. Θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε τα κουτιά ελέγχου από τη λίστα με τα επιλεγμένα στυλ ώστε να εφαρμοστεί ο περιορισμός της μορφοποίησης. Μπορούμε να επιλέξουμε και το κουμπί Συνιστώμενος Ελάχιστος Αριθμός (Recommended Minimum), όπου το Word θα απενεργοποιήσει κάποια από τα επιλεγμένα στυλ της λίστας αυτόματα.

    Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) υπάρχουν τρία κουμπιά ελέγχου που έχουμε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε και είναι τα εξής:
    Παράβλεψη περιορισμών μορφοποίησης από την Αυτόματη Μορφοποίηση (Allow AutoFormat to override Formatting Restrictions) Αποκλεισμός εναλλαγής θέματος ή συνδυασμού (Block Theme or Scheme) Αποκλεισμός εναλλαγής συνόλου γρήγορων στυλ (Block Quick Style Set) Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.
    3. Αφού έχουμε επιλέξει τους Περιορισμούς Μορφοποίησης, ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που βρίσκεται στην εντολή Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), όπου αμέσως ενεργοποιείται και το πτυσσόμενο μενού που βρίσκεται ακριβώς από κάτω και περιέχει τις εξής εντολές όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές από το πτυσσόμενο μενού.

    Με την επιλογή μιας από τους διαθέσιμους περιορισμούς επεξεργασίας, στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται και η περιοχή Εξαιρέσεις (Exceptions), όπου έχουμε το δικαίωμα να επιλέξουμε μέρη του εγγράφου και να επιτρέψουμε την επεξεργασία από συγκεκριμένους χρήστες όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα , όπου έχω επιλέξει δύο χρήστες απλώς πατώντας την εντολή Περισσότεροι χρήστες (More users) και πληκτρολογώντας τα ονόματά τους.

    4. Τώρα έχουμε φτάσει στο τελικό βήμα όπου θα πρέπει να ξεκινήσουμε την ενεργοποίηση της προστασίας πατώντας στο κουμπί Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη Εφαρμογής Προστασίας (Start Enforcing Protection. Τώρα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε κωδικό πρόσβασης για να προστατέψουμε το έγγραφό μας. Εάν θέλουμε να κρυπτογραφήσουμε το έγγραφό μας και να επιτρέπουμε τους εξουσιοδοτημένους χρήστες να αφαιρούν την προστασία όταν θέλουνε, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Έλεγχος Ταυτότητας Χρήστη (User Authentication). Ανάλογα με το είδος προστασίας που επιλέγουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Όταν κάποιος χρήστης ανοίξει το έγγραφο οι εντολές στην κορδέλα είναι απενεργοποιημένες και όταν προσπαθήσει να τροποποιήσει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται το κείμενο Αυτή η τροποποίηση δεν επιτρέπεται, επειδή η περιοχή είναι κλειδωμένη όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Ενεργοποιείται και το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing), όπου μας ενημερώνει σχετικά με τα δικαιώματα που έχουμε για το έγγραφο. Εάν κάποιες περιοχές του εγγράφου δεν είναι προστατευμένες, μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εύρεση της επόμενης περιοχής όπου είναι δυνατή η επεξεργασία (Find Next Region That I Can Edit) για να το εντοπίσει το Word.

    Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχει το κουμπί Διακοπή Προστασίας (Stop Protection), όπου εάν το πατήσουμε θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό που είχαμε βάλει πιο μπροστά.

    Technorati Tags: Restrict Formatting and Editing in Word 2010 Technorati Tags: Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας στο Word 2010 Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office
  8. philippe
    Εισαγωγή Σελιδοδεικτών για Γρήγορη Πλοήγηση σε Έγγραφα του Word
    Πολλές φορές θα μας τύχει να έχουμε μεγάλα έγγραφα του Word, όπου θα βρεθούμε στην ανάγκη να μεταφερθούμε σε ένα συγκεκριμένο σημείο του εγγράφου απλά και γρήγορα. Εδώ κάνουν την εμφάνιση τους οι Σελιδοδείκτες (Bookmarks). Η λειτουργία αυτή είναι διαθέσιμη και στις προγενέστερες εκδόσεις του Word.
    Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να προσθέσουμε Σελιδοδείκτες (Bookmarks) σε ένα έγγραφο του Word.
    Ανοίγουμε το έγγραφο στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τους Σελιδοδείκτες (Bookmarks) και απλώς τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο το οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον Σελιδοδείκτη (Bookmark) ή επιλέγουμε το κείμενο.
    Έπειτα επιλέγουμε το Tab της κορδέλας Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Συνδέσεις (Links) επιλέγουμε την εντολή Σελιδοδείκτης (Bookmark).

    Αφού διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Σελιδοδείκτης (Bookmark), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από την εντολή Όνομα σελιδοδείκτη (Bookmark Name), πληκτρολογούμε το όνομα του Σελιδοδείκτη που επιθυμούμε. Προσοχή όμως: Πρέπει να χρησιμοποιούμε γράμματα ή αριθμοί χωρίς κενά διαστήματα ή ειδικούς χαρακτήρες. Στην πιο πάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα Σελιδοδείκτη (Bookmark) το κείμενο Κεφάλαιο_1. Αφού έχουμε πληκτρολογήσει το όνομα πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να μπει στη λίστα.
    Με τον ίδιο τρόπο μεταβαίνω στο επόμενο τμήμα κειμένου που θέλω να εισάγω Σελιδοδείκτη (Bookmark) και ακολουθώ τα ίδια βήματα που περιγράφηκαν πιο πάνω. Στην παρακάτω εικόνα για το δεύτερο τμήμα κειμένου έχω πληκτρολογήσει το κείμενο Κεφάλαιο_2 και το έχω προσθέσει στη λίστα κειμένου πατώντας στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπου τώρα αναγράφονται οι δύο σελιδοδείκτες.

    Με την ίδια διαδικασία για το παράδειγμά μου όπου έχω οκτώ διαφορετικά κεφάλαια ακολουθώ τα ίδια βήματα έτσι ώστε στο τέλος της διαδικασίας να έχω οκτώ διαφορετικούς σελιδοδείκτες όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα.

    Ωραία, έχουμε δημιουργήσει τους σελιδοδείκτες, πώς όμως μεταφερόμαστε σε αυτούς; Για να μεταβούμε λοιπόν σε έναν συγκεκριμένο Σελιδοδείκτη (Bookmark) μπορούμε να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής τρόπους:
    Πρώτος Τρόπος:
    Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συνδέσεις (Links) διαλέγουμε την εντολή Σελιδοδείκτες (Bookmarks). Από το παράθυρο διαλόγου Σελιδοδείκτες (Bookmarks) επιλέγουμε την ονομασία του σελιδοδείκτη που θέλουμε να μεταφερθούμε και πατάμε στο κουμπί Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως έχουμε μεταφερθεί στο συγκεκριμένο σημείο του εγγράφου μας.

    Δεύτερος Τρόπος:
    Μεταβαίνουμε στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Επεξεργασία (Edit) που βρίσκεται δεξιά της κορδέλας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Εύρεση (Find) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και Αντικατάσταση (Find and Replace) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μετάβαση (Go To), όπου στην περιοχή Μετάβαση σε: (Go To:) στο κάτω μέρος της λίστας διαλέγουμε Σελιδοδείκτη (Bookmark) και δεξιά στην περιοχή Όνομα Σελιδοδείκτη (Enter Bookmark Name) αναπτύσσουμε το βέλος δεξιά της εντολής και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε το όνομα του Σελιδοδείκτη (Bookmark) και πατάμε στο κουμπί Μετάβαση (Go To) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Τρίτος Τρόπος:
    Στην κάτω δεξιά γωνία της εφαρμογής του Word (δίπλα στη λαβή αυξομείωσης μεγέθους ζουμ), υπάρχει ένα στρογγυλό κουμπί που ονομάζεται Επιλογή Αντικειμένου Αναζήτησης (Select Browse Object) όπου εάν το επιλέξουμε εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου υπάρχει η δυνατότητα να πλοηγηθούμε απλά και γρήγορα στο έγγραφό μας επιλέγοντας το κατάλληλο εικονίδιο. Για να μεταβούμε σε σελιδοδείκτη (bookmark) επιλέγουμε το πρώτο εικονίδιο που ονομάζεται Μετάβαση Σε (Go Το), όπου και πάλι εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και Αντικατάσταση (Find and Replace) όπου ακολουθούμε τα βήματα που περιγράφηκαν στον Δεύτερο Τρόπο.

    Οι σελιδοδείκτες που εισάγουμε σε ένα έγγραφο του Word 2010 είναι διαθέσιμοι όταν θα ανοίξουμε το έγγραφο στο Word 2007 και 2003. Θα μπορούσαμε επίσης για ένα μεγάλο έγγραφο να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents), για να έχουμε γρήγορη πρόσβαση σε διάφορα σημεία του εγγράφου. Την διαδικασία δημιουργίας Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) θα το περιγράψω σε επόμενο post.
    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Word 2010
  9. philippe
    Έχετε σκεφτεί έναν εναλλακτικό τρόπο παρουσίασης των διαφανειών σας; Εάν όχι, εδώ μπορεί να σας φανεί χρήσιμο το πρόσθετο pptPlex. Ξέρω ακούγεται σαν όνομα δεινόσαυρου. Δεν είναι όμως, είναι ένα addin (πρόσθετο) που έχει δημιουργηθεί από την ομάδας της Microsoft Office Labs, το οποίο έχει δημιουργηθεί ως ένας άλλος εναλλακτικός τρόπος για την παρουσίαση των διαφανειών μας.
    Τι σημαίνει όμως η ονομασία pptPlex;
    Η επέκταση ppt υποδηλώνει την εφαρμογή του PowerPoint. Το όνομα Plex (plasma exchange) είναι η ονομασία του λογισμικού για το Microsoft Touchwall.
    Τι διαφορετικό κάνει;
    Το pptPlex χρησιμοποιεί τεχνολογία Plex για να μπορούμε να κάνουμε ζουμ μέσα και έξω από ενότητες της παρουσίασής μας και να μετακινούμαστε μεταξύ διαφανειών απλά και γρήγορα χωρίς να βρίσκονται απαραίτητα συνεχόμενες.
    Με μια σύντομη περιγραφή, η παρουσίασή μας απλώνεται σε έναν μεγάλο καμβά σχεδίασης, μαζί με άλλες συμπληρωματικές εικόνες, και ο παρουσιαστής μπορεί να μετακινείτε και να ζουμάρει σε διαφορετικές διαφάνειες, ανεξάρτητα από την σειρά τους.
    Για να κατεβάσουμε το πρόσθετο θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω τοποθεσία:
    http://www.officelabs.com/pptplex
    1ο. Εντοπίζουμε που βρίσκεται το εκτελέσιμο αρχείο και το τρέχουμε.

    2οΕμφανίζεται το παράθυρο Καλωσορίσματος, όπου ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου ότι συμφωνούμε για τη συμμετοχή μας.

    3ο. Ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου όπου αποδεχόμαστε τους όρους της συμφωνίας και πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση).

    4ο. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με την πορεία εγκατάστασης του πρόσθετου pptPlex.

    5ο. Μετά από σύντομο χρονικό διάστημα εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου ότι το πρόσθετο pptPlex έχει εγκατασταθεί επιτυχώς, όπου απλώς πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος).

    6ο. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του πρόσθετου ξεκινάμε την εφαρμογή του PowerPoint. Καθώς ξεκινάει η εφαρμογή εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορούμε να δούμε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση του πρόσθετου.

    Αφού ξεκινήσει η εφαρμογή εντοπίζουμε στην κορδέλα της εφαρμογής το Tab pptPlex, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Για το δικό μου παράδειγμα έχω ανοίξει μία δική μου παρουσίαση.. Για να δούμε λοιπόν πώς θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρόσθετο pptPlex για γρήγορη πλοήγηση και εύκολο ζουμ.
    Το πρώτο που θα πρέπει να κάνουμε είναι να χωρίσουμε την παρουσίασή μας σε διαφορετικές ενότητες χρησιμοποιώντας την εντολή Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) της κορδέλας και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Αφού έχουμε χωρίσει την παρουσίαση μας σε ενότητες το δεύτερο που θα θελήσουμε να κάνουμε είναι να δούμε τι είδους μοτίβου καμβά θέλουμε να έχουμε. Θα πρέπει λοιπόν να μεταφερθούμε στο Tab pptPlex και να επιλέξουμε την εντολή Canvas Background (Φόντο Καμβά), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Βλέπουμε ότι έχουμε αρκετά φόντα στη διάθεσή μας , από τα οποία απλώς επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς.

    Αφού διαλέξουμε ένα μοτίβο για τον καμβά μας, αμέσως εμφανίζεται μία νέα διαφάνεια ως πρώτη που το μοτίβο της είναι αυτό που είχαμε επιλέξει.

    Αφού έχουμε διαλέξει το φόντο καμβά που επιθυμούμε είμαστε έτοιμοι για την παρουσίασή μας.
    Έχουμε το δικαίωμα να διαλέξουμε μεταξύ τριών προβολών από το Tab pptPlex, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Πρώτα θα περιγράψω τις προβολές και έπειτα θα περιγράψω πώς μπορούμε να πλοηγηθούμε από μία διαφάνεια σε μία άλλη, και πώς να αυξομειώσουμε το ζουμ απλά και γρήγορα.
    From Overview (Από Ταξινόμηση Διαφανειών): Η οθόνη μας θα εμφανίζεται όπως παρακάτω. Δηλαδή θα έχουμε μία μικρογραφία των διαφανειών μας στην οθόνη και γύρω, γύρω θα έχουμε το μοτίβο το οποίο είχαμε επιλέξει.

    From First Slide (Από την Πρώτη Διαφάνεια): Η προβολή θα ξεκινήσει από την πρώτη διαφάνεια και θα εμφανίζεται όπως παρακάτω (έχω μικρύνει το ζουμ για να καταλάβουμε πώς εμφανίζεται η διαφάνεια σε σύγκριση με το φόντο σχεδίασης. Κανονικά η διαφάνεια θα καταλάμβανε ολόκληρη την οθόνη μας.):

    From Current Slide (Από την Τρέχουσα Διαφάνεια): Ξεκινάει την προβολή από την ενεργή διαφάνεια ( όπου πάλι έχω ελαχιστοποιήσει το ζουμ στην παρακάτω εικόνα).

    Για να πλοηγηθούμε και για να αυξομειώσουμε το ζουμ μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή View Navigation Help (Προβολή Βοήθειας Πλοήγησης), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου, όπου αναγράφονται όλοι οι τρόποι να πλοηγηθούμε και για να αυξομειώσουμε το ζουμ.

    Για μένα προσωπικά ο καλύτερος τρόπος είναι για την αυξομείωση του ζουμ είναι ο τροχός του ποντικιού και για να μετακινούμαστε από μία διαφάνεια σε μία άλλη είναι το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Για να εμφανιστεί ολόκληρος ο καμβάς αρκεί να κάνουμε δεξί κλικ το ποντίκι.
    Το πρόσθετο αυτό είναι συμβατό για τις εκδόσεις PowerPoint 2007 και 2010. Επίσης εάν έχουμε συσκευή με δυνατότητα multi-touch θα μπορούμε με τα δάκτυλά μας να πλοηγηθούμε μεταξύ των διαφανειών. Για όσους θέλουν να δούνε ένα βίντεο και να κατεβάσουμε την έκδοση που υπάρχει αυτή η δυνατότητα επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/Lists/Posts/Post.aspx?ID=78
    Για συνήθεις ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με τη λειτουργία του πρόσθετου μπορείτε να επισκεφτείτε την παρακάτω διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/projects/pptPlex/Pages/FAQ.aspx
    Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορείτε να δείτε ένα βίντεο στο οποίο βασίστηκε η ιδέα για τη δημιουργία του πρόσθετου pptPlex:
    http://techcrunch.com/2008/05/14/microsoft-touchwall-can-inexpensively-turn-any-flat-surface-into-a-multi-touch-display/
    Technorati Tags: pptPlex Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Microsoft Office 2010 Technorati Tags: PowerPoint 2010
  10. philippe
    Έχουμε αφιερώσει αρκετό χρόνο για να δημιουργήσουμε μία ωραία παρουσίαση με τη χρήση του PowerPoint 2010. Έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ εναλλαγής διαφανειών, έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ κίνησης, έχουμε εισάγει ήχο και τώρα θέλουμε την παρουσίασή μας να την μετατρέψουμε σε βίντεο; Η δυνατότητα αυτή υπάρχει στο PowerPoint 2010, ώστε μία παρουσίαση να μετατραπεί σε αρχείο βίντεο .wmv (Windows Media Video).
    Τα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:
    Πρώτο: Να έχουμε ετοιμάσει την παρουσίαση μας και να την έχουμε ανοιχτή ώστε να μπορέσουμε να την μετατρέψουμε σε βίντεο. Εάν θέλουμε να καθορίσουμε χρονισμό εναλλαγής των διαφανειών που θα εμφανίζονται στο βίντεο, θα πρέπει να τους καθορίσουμε κάνοντας χρήση της κατάλληλης εντολής.
    Δεύτερο: Αφού είμαστε έτοιμοι για την μετατροπή της παρουσίασής μας σε βίντεο, επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) για να μεταβούμε σε προβολή Backstage, όπου διαλέγουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά του μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία Βίντεο (Create Video), όπως εμφανίζεται παρακάτω.

    Εφόσον διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή αμέσως στα δεξιά του μενού εμφανίζονται οι επιλογές που μπορούμε να καθορίσουμε σχετικά με την ποιότητα ανάλυσης του βίντεο όπου οι επιλογές είναι οι εξής:
    Υπολογιστής & Οθόνες HD (Computer & HD Display) - Μεγάλη Ανάλυση Internet & DVD - Μεσαία Ανάλυση Φορητές Συσκευές (Portable Devices) - Μικρή Ανάλυση
    Σε περίπτωση που έχουμε χρησιμοποιήσει χρονισμοί εναλλαγής διαφανειών και αφηγήσεις που τυχόν έχουμε κάνει έχουμε την επιλογή να συμπεριληφθούν και αυτά στο βίντεο ή όχι επιλέγοντας την κατάλληλη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις που θέλουμε για το βίντεό μας πατάμε στο κουμπί Δημιουργία Βίντεο (Create Video) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα για να ξεκινήσει η δημιουργία του.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει να ορίσουμε την τοποθεσία που θα αποθηκευτεί το αρχείο μας, και όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα θα αποθηκευτεί ως τύπου Βίντεο Windows Media (*.wmv). Από την στιγμή που έχουμε αποθηκεύσει την παρουσίασή μας δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε Όνομα Αρχείου (File Name) γιατί παίρνει το όνομα της παρουσίασής μας, εκτός εάν θέλουμε να του δώσουμε άλλη ονομασία.

    Ανάλογα με το μέγεθος της παρουσίασής μας απαιτείται και κάποιο χρονικό διάστημα ώστε να ολοκληρωθεί η μετατροπή σε βίντεο. Για την πορεία μετατροπής της παρουσίασής μας σε αρχείο βίντεο ενημερωνόμαστε από την γραμμή κατάστασής της εφαρμογής όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου και μπορούμε να διακόψουμε την μετατροπή του πατώντας στο εικονίδιο δεξιά.

    Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία μετατροπής της παρουσίασής μας σε βίντεο, το αρχείο μας είναι έτοιμο για αναπαραγωγή.

    Όταν έχουμε όμως πολλά αρχεία ήχου ή βίντεο στην παρουσίαση μας, η μετατροπή σε βίντεο ενδέχεται να διαρκέσει αρκετά λεπτά και το μέγεθος της παρουσίασής μας να καταλαμβάνει αρκετό χώρο στον σκληρό μας δίσκο. Εδώ κάνει την εμφάνισή της η εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media). Η εντολή αυτή συμπιέζει τα αρχεία ήχου και εικόνας που υπάρχουν στην παρουσίαση μας για εξοικονόμηση χώρου στον δίσκο μας και για βελτιστοποιήσουμε την αναπαραγωγή τους.
    Για να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), θα πρέπει να μεταβούμε σε προβολή Backstage και να επιλέξουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info), όπου στα δεξιά του μενού επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι για την προηγούμενη παρουσίαση που μετέτρεψα σε βίντεο τα αρχεία πολυμέσων που βρίσκονται σε αυτή καταλαμβάνουν μέγεθος 13MB.
    Πατώντας στην εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές Συμπίεσης που έχουμε στη διάθεσή μας όπου είναι οι εξής:
    Ποιότητα για Παρουσίαση (Presentation Quality) Ποιότητα για το Διαδίκτυο (Internet Quality) Χαμηλή Ποιότητα (Low Quality)
    Διαλέγουμε μία ποιότητα συμπίεσης που ανταποκρίνεται τις απαιτήσεις μας και αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) όπου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις ονομασίες των πολυμέσων, σε ποιες διαφάνειες βρίσκονται και το αρχικό μέγεθος του κάθε πολυμέσου. Επίσης βλέπουμε και την πορεία εξέλιξης συμπίεσης του κάθε πολυμέσου.

    Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπίεσης των πολυμέσων της παρουσίασης μας, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) εμφανίζεται και το συνολικό μέγεθος που εξοικονομήσαμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Create a Video from your Presentation Technorati Tags: Compress Media in your Presentation Technorati Tags: PowerPoint 2010
  11. philippe

    Sparklines–Excel 2010

    By philippe,

    Συνήθως τα δεδομένα μας τα απεικονίζουμε με γραφήματα, ώστε να είναι πιο κατανοητά και ευπαρουσίαστα. Τώρα στο Excel 2010, έχουμε τα sparklines που είναι μικρά γραφήματα που χωράνε σε ένα κελί έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να έχουμε μία ιδέα για τα δεδομένα μας και για να μην “χανόμαστε” με τα νούμερα. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να τα δημιουργήσουμε είναι τα εξής:
    Πρώτον: Έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε sparklines.
    Δεύτερο: Μεταβαίνουμε στο μενού Insert (Εισαγωγή) και μεταβαίνουμε στην περιοχή Sparklines όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Τρίτο: Μεταβαίνουμε στο κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το γράφημα και διαλέγουμε ποιό είδος Sparkline θέλουμε. Στη διάθεση μας υπάρχουν τριών ειδών Sparklines όπως η Γραμμής (Line), Στήλης (Column) και Κέρδος/Απώλεια (Win/Loss). Αφού διαλέξουμε ένα είδος εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Create Sparkline (Δημιουργία Sparkline), όπου στην περιοχή Data Range (Περιοχή Δεδομένων), διαλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας.
    Στην περιοχή Location Range (Εύρος Θέσης) μπορούμε να διαλέξουμε την περιοχή στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα γραφήματα (εάν δεν το έχουμε κάνει ήδη). Τέλος πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

    Αμέσως τα sparklines έχουν εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας στην περιοχή που είχαμε καθορίσει και το είδος που είχαμε καθορίσει.
    Όταν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τα sparklines, απλώς επιλέγουμε το κελί που τα περιέχει και αμέσως ενεργοποιείται το Tab της Design (Μορφοποίησης ) σχετικά με τα sparklines. Για παράδειγμα τις αρνητικές τιμές μπορούμε να τις κάνουμε να εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα και άλλες πολλές ρυθμίσεις.

    Όταν για κάποιο λόγο θέλουμε να διαγράψουμε ένα Sparkline ή μία περιοχή με Sparklines, εάν πατήσουμε το πλήκτρο Delete θα δούμε ότι δεν συμβαίνει τίποτα. Για να τα απαλείψουμε λοιπόν από το φύλλο εργασίας μας, θα πρέπει να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής δύο τρόπους:
    Α. Δεξί κλικ του ποντικιού μας στο κελί ή στην περιοχή κελιών που βρίσκονται, και από του υπομενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε Clear Selected Sparklines (Απαλοιφή Επιλεγμένου Sparkline).

    B. Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά, όπου αμέσως ενεργοποιείται το Tab Design (Σχεδίασης), και στην περιοχή Group (Ομάδα) αναπτύσσουμε το βελάκι δίπλα στην εντολή Απαλοιφή (Clear) και διαλέγουμε μία από τις δύο εντολές που βρίσκονται εκεί ανάλογα με το τι θέλουμε να απαλείψουμε.

    Technorati Tags: Sparklines Technorati Tags: Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  12. philippe
    Πώς να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων στο PowerPoint
    Η 2010 έκδοση του PowerPoint, περιλαμβάνει και ένα νέο χαρακτηριστικό για να οργανώνουμε τις διαφάνειές μας: τις Ενότητες (Sections). Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό για να χωρίζουμε τις διαφάνειές μας σε γκρουπ (ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλες παρουσιάσεις και για παρουσιάσεις με πολλούς παρουσιαστές). Με το χαρακτηριστικό αυτό μπορούμε να χωρίσουμε τις διαφάνειές μας ανάλογα και με το Θέμα (Themes).
    Οι Ενότητες που χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις διαφάνειες σε μία Παρουσίαση, είναι παρόμοιες με τη χρήση φακέλων που χρησιμοποιούμε για την οργάνωση των αρχείων. Όταν έχουμε μία μεγάλη παρουσίαση, οι τίτλοι των διαφανειών και η αρίθμησή τους δεν μας βοηθάει καθώς προχωράμε ανάμεσα στις διαφάνειές με αποτέλεσμα να χάνουμε την παρακολούθηση της παρουσίασής μας.
    Ο σκοπός των ενοτήτων λοιπόν είναι η καλύτερη λύση για να διατηρήσουμε ανέπαφη την παρουσίασή μας και για να μην χάνουμε τον έλεγχό της.
    Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό:
    1. Ξεκινάμε το PowerPoint 2010, και ανοίγουμε την παρουσίασή μας.
    2. Κάνουμε ένα κλικ στο κενό διάστημα μεταξύ των δύο διαφανειών που θέλουμε να ξεκινήσει η αλλαγή ενότητας. Εναλλακτικά θα μπορούσαμε να επιλέξουμε την διαφάνεια από την οποία θα ξεκινάει η αλλαγή ενότητας. Η αλλαγή ενότητας θα συμβεί ακριβώς πριν από αυτήν την διαφάνεια.
    3. Στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας, επιλέγουμε την εντολή Ενότητα (Section) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Ενότητας (Add Section) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    4. Από τη στιγμή που έχουμε εισάγει μία αλλαγή ενότητας, έχουμε τη δυνατότητα να την μετονομάσουμε, ώστε να μπορούμε να ξεχωρίζουμε την μία ενότητα από την άλλη. Για να το κάνουμε αυτό λοιπόν, θα πρέπει να επιλέξουμε την ενότητα και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας, και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Μετονομασία Ενότητας (Rename Section), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Στην παρακάτω εικόνα, έχει εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετονομασίας Ενότητας (Rename Section), όπου πληκτρολογούμε την ονομασία που θέλουμε και πατάμε στο κουμπί Μετονομασία (Rename).

    5. Κάθε διαφάνεια που θα εισάγουμε κάτω από το σημείο της Ενότητας, οι διαφάνειες θα τοποθετούνται αυτόματα σε αυτήν την ενότητα. Όταν θα έχουμε δημιουργήσει όλες τις διαφάνειες και θα τις έχουμε ξεχωρίσει σε ενότητες, θα μπορούμε να συμπτύξουμε τις διάφορες ενότητες ώστε να μπορέσουμε να τις δούμε τη μία κάτω από την άλλη. Θα πρέπει να επιλέξουμε μία ενότητα τουλάχιστον και κάνοντας ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας εμφανίζεται το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Σύμπτυξη Όλων (Collapse All), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.


    Από το μενού συντόμευσης βλέπουμε ότι μπορούμε να κάνουμε τα εξής:
    Μετονομασία Ενότητας (Rename Section) Κατάργηση Ενότητας (Remove Section) Κατάργηση Ενοτήτων & Διαφανειών (Remove Section & Slides) Κατάργηση Όλων των Ενοτήτων (Remove All Sections) Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Επάνω (Move Section Up) Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Κάτω (Move Section Down) Σύμπτυξη Όλων (Collapse All) Ανάπτυξη Όλων (Expand All) Όλες τις εντολές που εντοπίζουμε σχετικά με τις Ενότητες (Sections) κάνοντας δεξί κλικ του ποντικιού μας, μπορούμε να τις εντοπίσουμε και από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας του Tab Κεντρική (Home), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Whoever wants to read this post in English can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/07/01/insert-section-breaks-in-powerpoint/
    Technorati Tags: Autoexec.gr,Insert Sections Breaks in PowerPoint 2010,Office 2010,Office Smart,PowerPoint 2010,Section Breaks,Smart Office,SystemPlus,Εισαγωή Αλλαγών Ενοτήτων Στο PowerPoint,Αλλαγές Ενοτήτων
  13. philippe

    To Save or not to Save?

    By philippe,

    Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

    Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;
    Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).
    Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:
    Microsoft Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2010 Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

    Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).
    Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.
    1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

    3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

    Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

    Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:
    Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

    Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.
    Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy
    Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.
    Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

    Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο. Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

    Technorati Tags: AutoRecover Feature Technorati Tags: Create Backup Copy Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Office 2010
  14. philippe
    Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας στο Outlook 2010
    Η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας και η προσθήκη της στα μηνύματά μας προσδίδει μια ελκυστική και επαγγελματική εμφάνιση στο μήνυμα μας. Επίσης εμφανίζει και αρκετές κατατοπιστικές πληροφορίες σχετικά με εμάς στον αποδέκτη του μηνύματος.
    Στα παρακάτω βήματα θα περιγράψω πώς να δημιουργήσουμε μία επαφή και πώς να την επεξεργαστούμε για να την κάνουμε να φαίνεται πιο επαγγελματική.
    Α. Ξεκινάμε το Outlook, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή Επαφές (Contacts) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Β. Αφού έχουμε διαλέξει Επαφές (Contacts), αμέσως η κορδέλα αλλάζει μορφή, όπου θα πρέπει να διαλέξουμε την εντολή Δημιουργία Επαφής (Create Contact).

    Γ. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), από όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής μας κάρτας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Δ. Αφού έχουμε καταχωρίσει όλα τα απαραίτητα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα στα δεξιά του παραθύρου έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα στοιχεία μας. Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και μια φωτογραφία μας στην επαγγελματική μας κάρτα εάν το θέλουμε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.
    Με το ποντίκι μας μεταβαίνουμε πάνω στην προεπισκόπηση της επαγγελματικής μας κάρτας και κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης και από εκεί διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Από το παράθυρο διαλόγου πατώντας στο κουμπί Αλλαγή (Change) δεξιά της εντολής Εικόνα (Image), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Εικόνας Κάρτας (Add Card Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε στην επαγγελματική μας κάρτα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθεί.

    Αμέσως η φωτογραφία μας έχει εισαχθεί στην κάρτα μας, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

    Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής Διάταξη (Layout), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τα διάφορα είδη διατάξεων που μπορούμε να ορίσουμε για τη φωτογραφία μας. Όπως να εμφανίζεται αριστερά, δεξιά, κάτω κτλ.
    Μπορούμε πατώντας στο κουμπί δεξιά της εντολής Φόντο (Background) να ορίσουμε ένα χρώμα φόντου για την κάρτα μας. Με τις λαβές αυξομείωσης δεξιά της εντολής Περιοχή Εικόνας (Image Area), έχουμε τη δυνατότητα να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας μας. Πατώντας το βέλος δεξιά της εντολής Στοίχιση Εικόνας (Image Align), εμφανίζεται το πτυσσόμενου μενού με τις επιλογές που έχουμε για να στοιχίσουμε την εικόνα μας.

    Στην περιοχή Πεδία (Fields) του παραθύρου διαλόγου βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία που έχουμε στη διάθεση μας καθώς και κενές γραμμές. Πατώντας σε κάποιο από τα πεδία αμέσως στα δεξιά του παραθύρου στο πλαίσιο κειμένου εμφανίζεται και το κείμενο που έχουμε πληκτρολογήσει για το συγκεκριμένο πεδίο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Ονοματεπώνυμο και αμέσως έχει εμφανιστεί το κείμενο Homer Simpson. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές της περιοχή Επεξεργασίας (Edit) που βρίσκεται ακριβώς από πάνω από το όνομα που αναγράφεται στο πλαίσιο κειμένου, μπορούμε να επεξεργαστούμε το κείμενο του ονοματεπωνύμου. Μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Μπορούμε να εφαρμόσουμε έντονη, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσουμε. Μπορούμε να στοιχίσουμε το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή και δεξιά, όπως μπορούμε και να αλλάξουμε και το χρώμα της γραμματοσειράς, όπως έχω κάνει και στην παρακάτω εικόνα που έχει γίνει σκούρο μπλε.

    Έχουμε φτάσει στο σημείο που η επαγγελματική μας κάρτα έχει πάρα πολλές λεπτομέρειες να αναγράφονται και θέλουμε να διαγράψουμε κάποια από αυτά. Επιλέγουμε το Πεδίο (Field) που θέλουμε να διαγραφεί και πατάμε στο κουμπί Κατάργηση (Remove) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Εταιρική Σελίδα για να καταργηθεί.

    Όταν καταργούμε κάποια πεδία αυτά δεν καταργούνται από τις λεπτομέρειες της επαφής μας, απλώς δεν θα εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα.
    Όταν θέλουμε να προσθέσουμε μία κενή γραμμή ενδιάμεσα από κάποια πεδία για να μην είναι και τόσο στριμωγμένο το κείμενο, θα πρέπει να διαλέξουμε το πεδίο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε κενή γραμμή ακριβώς από κάτω και να πατήσουμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) και να διαλέξουμε την εντολή Κενή Γραμμή (Blank Line). Στην παρακάτω εικόνα είχα επιλέξει Ηλεκτρονική Διεύθυνση (E-Mail) και μετά επέλεξα Κενή Γραμμή (Blank Line) και όλα τα υπόλοιπα πεδία που βρίσκονταν από κάτω μεταφερθήκανε κατά μία κενή γραμμή.

    Η επαγγελματική μας κάρτα είναι έτοιμη τώρα, και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχουμε εφαρμόσει.

    Αμέσως επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), όπου θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close), για να αποθηκεύσουμε όλα τα στοιχεία της επαφής μας μαζί με την επαγγελματική μας κάρτα.
    Για να εισάγουμε την επαγγελματική μας κάρτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα και να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και να επιλέξουμε την εντολή Επαγγελματική Κάρτα (Business Card), όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις επαγγελματικές κάρτες που έχουμε δημιουργήσει, την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματός μας και έχει εισαχθεί και ως συνημμένο.

    Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε το Outlook να συμπεριλαμβάνει την επαγγελματική μας κάρτα αυτόματα στο μήνυμά μας όταν δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές επαγγελματικές κάρτες ανάλογα με το πού θέλουμε να την χρησιμοποιήσουμε.

    Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα templates Επαγγελματικών Καρτών τα οποία μπορούμε να κατεβάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε στην εξής διεύθυνση:
    http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010253053.aspx
    Technorati Tags: Create an Electronic Business Card Technorati Tags: Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας Technorati Tags: Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Autoexec.gr
  15. philippe

    Document Location

    By philippe,

    Θέλουμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε τη θέση του αρχείου που έχουμε ανοιχτό και επεξεργαζόμαστε; Θέλουμε να αποστείλουμε το ανοιχτό έγγραφό μας απευθείας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνουμε σε προβολή Backstage και έπειτα να επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send), όπου θα πρέπει μετά να επιλέξουμε Αποστολή ως Συνημμένο (Send as Attachment). Δεν θέλουμε επίσης να ακολουθήσουμε τη γνωστή διαδικασία όταν δημιουργούμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα και θέλουμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο ψάχνουμε για αρκετό χρονικό διάστημα μέχρι να εντοπίσουμε το επιθυμητό.
    Υπάρχει μία εντολή πού μπορεί να μας βοηθήσει ώστε να μην κουραζόμαστε και να μην σπαταλάμε χρόνο άσκοπα. Η εντολή αυτή ονομάζεται Θέση Εγγράφου (Document Location), όπου θα πρέπει να την ενεργοποιήσουμε πρώτα, βήματα τα οποία θα περιγράψω παρακάτω. Δηλαδή πώς θα την τοποθετήσουμε στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) και θα την χρησιμοποιήσουμε για να στείλουμε το έγγραφό μας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
    Πρώτο:
    Θα πρέπει να μεταβούμε στις Επιλογές του Word πηγαίνοντας στο Tab Αρχείο (File) και από την προβολή Backstage να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Έπειτα από την περιοχή Επιλογή Εντολών Από: ( Choose Commands From) πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές και επιλέγουμε Όλες οι εντολές (All Commands).
    Αφού εμφανιστούν όλες οι διαθέσιμες εντολές στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου εντοπίζουμε την εντολή Θέση Εγγράφου (Document Location), την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options) για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

    Αφού επιστρέψουμε στο έγγραφο μας, ακριβώς δίπλα στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), εμφανίζεται η θέση και το όνομα του ανοιχτού εγγράφου μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

    Στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση και το όνομα του αρχείου μπορούμε να την επιλέξουμε, να την αντιγράψουμε και να την επικολλήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε.
    Δεύτερο:
    Μπορούμε επίσης να επικολλήσουμε τη θέση του αρχείου ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν κάνουμε ένα κλικ με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση του αρχείου, αμέσως επιλέγεται όλη η διαδρομή οπότε κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης διαλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

    Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει αντιγραφή, δημιουργούμε ένα νέο ηλεκτρονικό μήνυμα και πατάμε στο εικονίδιο της επισύναψης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου, όπου αντί να πλοηγούμαστε για να αναζητήσουμε και να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε, μεταβαίνουμε στο πλαίσιο κειμένου Όνομα Αρχείου (File Location), και κάνουμε ένα δεξί κλικ το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Επικόλληση (Paste).

    Αμέσως εμφανίζεται η θέση και το όνομα του αρχείου μας στην περιοχή Θέση Αρχείου (File Location), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

    Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το αρχείο μας έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι έτοιμο για αποστολή.

    Technorati Tags: Document Location Technorati Tags: Θέση Εγγράφου Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  16. philippe
    Στο Excel 2010 υπάρχει η εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) όπου μας επιτρέπει να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών. Αυτή η εντολή είναι πολύ χρήσιμη όταν θα βρεθούμε στην ανάγκη να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών, όπως είναι τα ονόματα και τα επώνυμα σε διαφορετικές στήλες χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.
    Τι κάνουμε; Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να χωρίσουμε. Έπειτα θα πρέπει να επιλέξουμε την στήλη με τα δεδομένα κειμένου που θέλουμε να διαχωρίσουμε όπου στο παράδειγμά μου είναι η στήλη Β όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

    Αφού έχουμε επιλέξει την στήλη μας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data), και στην περιοχή Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Κείμενο σε Στήλες (Text to Columns) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το πρώτο βήμα του Οδηγού Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns Wizard). Σε αυτό το βήμα του οδηγού επιλέγουμε ως αρχικό τύπο δεδομένων Οριοθετημένο (Delimited), και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

    Στο δεύτερο βήμα του οδηγού στην περιοχή Οριοθέτες (Delimeted) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Διάστημα (Space) και ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Χειρισμός Διαδοχικών Οριοθετών ως Ενός (Treat Consecutive Delimeters as One). Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου του οδηγού έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα μας. Έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού.

    Στο τελευταίο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε μία στήλη και να επιλέξουμε τι είδους μορφοποίηση θα έχουν τα δεδομένα μας, όπου στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει Γενική (General), και στην περιοχή Προορισμός (Destination) δεν έχω επιλέξει τίποτα γιατί είχα επιλέξει την στήλη από την αρχή. Εάν θέλαμε να αλλάξουμε τον προορισμό για τα δεδομένα μας θα έπρεπε να πατήσουμε στο κουμπί δεξιά της εντολής Προορισμός (Destination) όπου μετά θα έπρεπε να επιλέξουμε την νέα θέση. Στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να προεπισκοπήσουμε τα δεδομένα μας για το πώς θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει όλες τις ρυθμίσεις μας πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να ολοκληρώσουμε την διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αμέσως στο φύλλο εργασίας μας βλέπουμε και το κείμενο μας να έχει χωριστεί σε δύο στήλες.

    Στην περίπτωση που δίπλα στην στήλη Β είχαμε καταχωρίσει δεδομένα,, όταν θα φτάναμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού και πατούσαμε στο κουμπί Τέλος (Finish) θα εμφανίζονταν ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου που θα μας ενημέρωνε ότι εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, τα περιεχόμενα των κελιών προορισμού θα αντικατασταθούν.

    Καλό θα ήταν λοιπόν πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) να εισάγουμε μία στήλη στα δεξιά της επιλεγμένης στήλης ή στο τρίτο βήμα του οδηγού να έχουμε επιλέξει μία άλλη θέση Προορισμού (Destination).
    Μπορούμε επίσης να εξάγουμε συγκεκριμένα μέρη κειμένου από ένα κελί με τη χρήση των συναρτήσεων Left και Right, το οποίο θα περιγράψω στο επόμενο post.

    Technorati Tags: Convert Text To Columns in Excel 2010 Technorati Tags: Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες στο Excel 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: officesmart
  17. philippe
    At TechEd that was held in Atlanta, they announced that Service Pack 1 will be available for both Office client suites and SharePoint Server products at the end of June. At the same time the language versions of Service Pack 1 will be also available. Service Pack 1, at first will be accessible as a manual download from Microsoft Update and Download Center, and later on will be available as an Automatic Update. With Service Pack 1, each Office Product and each Server capability area will have changes.
    There will be a lot interesting changes and in the list below you can read the most significant ones. In the list there are things that couldn’t be done previously, and things that have been improved from the original release.
    The Use Presenter View option in PowerPoint behavior is going to be changed to display the slide show on the secondary monitor. (Use Presenter View option is a way to view our presentation with speaker notes on one computer and at the same time the audience views the notes-free presentation on a different monitor) The issue in Outlook where Snooze Time wouldn’t reset between appointments, it is now fixed. The Word Web Application extends printing support to Edit Mode. We would be able to insert Charts in Excel Workbooks with the use of Excel Web Application. Support will be available in Search Server for PPSX (Microsoft Office Open XML Format Presentation Slide Show) files. We would be able to Preview an Attachment in Outlook Web Application (only with Exchange Online). For the languages: Canadian English, French, Swedish and European Portuguese the Proofing Tools will be improved with suggestions. Synchronizing scheduled tasks from Project Professional with SharePoint task lists. There will be Office Web Applications support for Chrome. SharePoint’s’ Server Backup and Restore functions will be improve. Visio fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export. Integrated community content in the Access Application Part Gallery. Better alignment between Project Server and SharePoint Server browser support. Internet Explorer 9 “Native” support for Office Web Applications and SharePoint. Visio Fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export Office client suites using “Add Remove Programs” Control Panel, building on our work from Office 2007 SP2.
    Technorati Tags: Service Pack 1,Service Pack 1 for Office 2010 and SharePoint 2010,Office Smart,Smart Office,Office 2010,SystemPlus,Autoexec.gr
  18. philippe

    PowerPoint Video Tools

    By philippe,

    Το PowerPoint 2010, προσφέρει απλά αλλά χρήσιμα εργαλεία επεξεργασίας video.  Μπορείτε να “κόψετε” την αρχή και το τέλος ενός video (να μικρύνετε το μέγεθος του αρχείου κόβοντας όλα όσα δεν χρειάζεστε), μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα, την φωτεινότητα και την αντίθεση  Μπορούμε επίσης να βάλουμε το βίντεο σε κορνίζα, και να προσθέσουμε σκίαση, να το περικόψουμε να δημιουργήοσυμε  απαλές άκρες, ή ακόμα και ωα αυξομειώσουμε την φωτεινότητα και να το κάνουμε να εμφανίζεται τρισδιάστατο.  Το PowerPoint, σου δίνει τη δυνατότητα να δουλέψετε με περισσότερη ποικιλία  video format, από ότι με τις προηγούμενες εκδόσεις, περιλαμβάνοντας επίσης και Flash και MPEG-4, γιατί τα codecs είναι ενσωματωμένα δίνοντας σου το δικαίωμα να τα αναπαράγεις και μέσα στην παρουσίαση.




    Όταν επιλέγουμε το video εμφανίζεται το μενού επεξεργασίας Video, με όλες τις διαθέσιμες εντολές, όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.




    Εδώ βλέπουμε το παράθυρο όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε το video και να αλλάξουμε τους χρόνους αρχής και τέλους.




    Άλλη μία δυνατότητα είναι ότι  υποστηρίζει επίσης και ενσωματωμένα video από τοποθεσίες όπως το YouTube.  Το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να μεταφερθούμε στην τοποθεσία ιστού και να αντιγράψουμε τον ενσωματωμένο κωδικό που αναγράφεται εκεί.  <?XML:NAMESPACE PREFIX = O />




    Μεταφερόμαστε στην παρουσίασή μας και διαλέγουμε την εντολή Insert (Εισαγωγή) μετά Video και την εντολή Video από Τοποθεσία Ιστού.



    Στο καινόυργιο παράθυρο που εμφανίζεται επικολλούμε τον κωδικό και πατάμε OK. 



    Περιμένουμε λίγο και το Video είναι στην Παρουσίαση μας. Απλώς όταν θα δείχνουμε το video από την παρουσίαση μας θα πρέπει να είμαστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο.


  19. philippe
    Αναζήτηση Εντολών στο Office
    Όλοι γνωρίζουμε ότι υπάρχει μία Εντολή για κάτι που θέλουμε να κάνουμε σε ένα έγγραφο του Word, σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ή σε μία διαφάνεια μιας Παρουσίασης αλλά δεν θυμόμαστε που βρίσκεται αυτό η Εντολή. Αποτέλεσμα έχει να χάνουμε αρκετό χρόνο ψάχνοντας τη συγκεκριμένη εντολή, εντολή την οποία δεν θυμόμαστε ούτε καν σε ποιο Tab βρίσκεται.
    Δεν χρειάζεται να αγχωνόμαστε πλέον και να χάνουμε πολύτιμο χρόνο, γιατί η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει δημιουργήσει το Search Commands. Τι κάνουμε με το Search Commands; Πληκτρολογούμε απλώς την εντολή που ψάχνουμε με τα δικά μας λόγια και αμέσως η εντολή εμφανίζεται μπροστά μας. Τόσο απλά‼!
    Τι απαιτείται για να δουλέψει;
    Windows XP ή μεταγενέστερες εκδόσεις. Office 2007 ή Office 2010, 32 ή 64 bit. Υποστηρίζει μόνο την Αγγλική γλώσσα. Το Search Commands δουλεύει με το Word, Excel και PowerPoint μόνο. Το Search Commands μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση:
    http://www.officelabs.com/searchcommands#
    Για να δούμε λοιπόν τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το πολύ χρήσιμο εργαλείο. Καταρχήν επισκεπτόμαστε την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω για να το κατεβάσουμε. Αφού το κατεβάσουμε, ξεκινάμε την εγκατάσταση και αποδεχόμαστε τους όρους χρήσης για να προχωρήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το τελευταίο βήμα του οδηγού εγκατάστασης, όπου μας ενημερώνει για την επιτυχημένη εγκατάσταση και για το πού μπορούμε να εντοπίσουμε το Search Commands, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση πατάμε στο κουμπί Finish.


    Εάν ξεκινήσουμε μία από τις τρείς εφαρμογές που ανέφερα πιο πάνω, δηλαδή Word, Excel και PowerPoint θα δούμε να έχει εμφανιστεί και ένα καινούργιο Tab στην κορδέλα το οποίο ονομάζεται Search Commands όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Για να αναζητήσουμε κάποια εντολή μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου Search και πληκτρολογούμε την εντολή που αναζητάμε.

    Παρακάτω θα περιγράψω από δύο παραδείγματα για την κάθε εφαρμογή:
    Word
    Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη κλειδί “Mail”, και καθώς πληκτρολογώ εμφανίζονται στα δεξιά οι εντολές που έχουν σχέση με το πρόθεμα “Mai”. Παρατηρώ ότι έχουν βρεθεί 66 εντολές τις οποίες για να εμφανίσω και τις υπόλοιπες θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Next.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “Print” και αμέσως όλες οι εντολές που έχουν σχέση με τη λέξη “Print” έχουν εμφανιστεί. Πάλι εδώ βλέπουμε ότι έχουμε 21 αποτελέσματα, οπότε θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Next για να δούμε και τις υπόλοιπες εντολές. Εφόσον έχουμε εντοπίσει την εντολή που θέλουμε, απλώς την επιλέγουμε και κάνουμε αυτό που θέλαμε.

    Excel
    Στο Excel θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλη τη λέξη της εντολής που αναζητάμε και στο τέλος να πατήσουμε το πλήκτρο Enter για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Στο πλαίσιο κειμένου έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της συνάρτησης “Concatenate” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter, όπου αμέσως στα δεξιά εμφανίζεται η συγκεκριμένη συνάρτηση.

    Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της εντολής “Consolidate” , έχω πατήσει το πλήκτρο Enter και αμέσως στα δεξιά έχουν εμφανιστεί το σχετικά αποτελέσματα.

    PowerPoint
    Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Animation” και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη κλειδί έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

    Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Insp” (Inspect) και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

    Παρακάτω μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Search Commands:
    Music by: Peter John Ross - Dreams of Sand Whoever wants to read this post in English can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/06/08/search-commands/

    Technorati Tags: Search Commands,Εργαλείο Αναζήτησης Εντολών,Office,Microsoft Office Labs,Smart Office,Office Smart,Autoexec.gr,SystemPlus,Word,Excel,PowerPoint
  20. philippe
    Do and Don’t in Presentations

    Το marketing τμήμα της Microsoft ακόμα συνεχίζει και δουλεύει πυρετωδώς και ασταμάτητα για την προώθηση του Office 2010. Το συγκεκριμένο site αναφέρεται για το τι δεν πρέπει να κάνουμε όταν δημιουργούμε Παρουσιάσεις.
    Τα tutorial αυτά είναι εκπαιδευτικά βίντεο και είναι πράγματι απολαυστικά και ταυτόχρονα εκπαιδευτικά. Θέλετε να βελτιώσετε την αισθητική και κατανόηση των παρουσιάσεών σας; Επισκεφθείτε την παρακάτω διεύθυνση και παρακολουθήστε τα βίντεο.
    http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/do-and-dont.aspx
    Προς το παρόν υπάρχουν τα εξής βίντεο:
    Βίντεο 1: The Graph Gaffe

    Βίντεο 2: Bullet Pointless

    Βίντεο 3: Animation Aggravation

    Βίντεο 4: Repeating Offender

    Βίντεο 5: Color Clasher

    Τα βίντεο δεν παίζουν εδώ, οπότε θα πρέπει να επισκεφθείτε τον παραπάνω σύνδεσμο. Σας λέω ότι πράγματι αξίζει τον κόπο, γι’ αυτό μην χάνετε χρόνο. Εάν θέλετε να εξασκηθείτε περισσότερο στην δημιουργία και επεξεργασία των παρουσιάσεών σας, μπορείτε να εξασκηθείτε στο Slide School 101:
    http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/slide-school-101.aspx
    Εδώ έχετε την δυνατότητα να κατεβάσετε κάποιες παρουσιάσεις, όπως και να δείτε κάποια άλλα εκπαιδευτικά βίντεο όπως και κάποιες άλλες πηγές όπου θα σας βοηθήσουν πραγματικά να βελτιώσετε τις ικανότητές σας στο PowerPoint.
    Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Autoexec.gr Technorati Tags: Do and Don'ts in Presentations Technorati Tags: Microsoft PowerPoint Slidefest
  21. philippe
    Το γραμματοκιβώτιο μας είναι γεμάτο από μηνύματα που προέρχονται από διαφορετικούς αποστολείς. Ψάχνουμε να βρούμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα από κάποιον παραλήπτη και δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε απλά και γρήγορα. Χάνει η μάνα το παιδί και το παιδί τη μάνα. Τι ωραία που θα ήταν κάθε φορά που έρχονταν ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη να εμφανιζόταν με μία διαφορετική μορφή έτσι ώστε να μας τραβάει την προσοχή και να μπορούμε να το ξεχωρίσουμε γρήγορα.
    Μην στεναχωριέστε μπορούμε να παίξουμε με τις ρυθμίσεις στο Outlook για να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των μηνυμάτων μας και το ποιό μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι.
    Εδώ εμφανίζεται το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) του Outlook 2010 όπου μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποιήσεις που βασίζονται σε κανόνες που έχουμε καθορίσει εμείς. Έχουμε τη δυνατότητα να επισημάνουμε μηνύματα που αξιολογούμε ως σημαντικά ή με βάση τον αποστολέα τους. Υπάρχουν αρκετοί κανόνες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός μας.
    Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) για να επισημάνουμε κάποια μηνύματα ως υψηλής προτεραιότητας για ανάγνωση. Στο παράδειγμα μου θα επισημάνω τα μηνύματα που προέρχονται από τον συνεργάτη μου.
    Ξεκινάμε λοιπόν το Outlook και ενεργοποιούμε το Tab Προβολή (View), και από την περιοχή Τρέχουσα Προβολή (Current View) στο αριστερό μέρος της κορδέλας ενεργοποιούμε την εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Πατώντας στην εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προβολής για Προχωρημένους (Advanced View Settings), όπου πατάμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting ) για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να ορίσουμε το όνομα του κανόνα στην περιοχή Όνομα (Name), και μετά μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Γραμματοσειρά (Font) για να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και το χρώμα της. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα κανόνα Chris Spanougakis και έχω εφαρμόσει την εξής μορφοποίηση: Γραμματοσειρά: Tahoma Small Cap, Χρώμα: Μπλε, Μέγεθος: 9 Στιγμών.

    Αφού έχουμε ολοκληρώσει την μορφοποίηση πατάμε στην εντολή Όρος (Condition) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Φίλτρου (Filter) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μηνύματα (Messages), όπου θα ρυθμίσουμε τους κανόνες που επιθυμούμε.

    Όπως εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το όνομα του συνεργάτη στο πεδίο Από: (From:) και έχω εφαρμόσει στην περιοχή Χρόνος: (Time:), μηνύματα που έχω λάβει οποιαδήποτε στιγμή. Μετά ενεργοποιώ την καρτέλα Περισσότερες Επιλογές (More Choices), για να κάνω κάποιες ρυθμίσεις παραπάνω. Στο δικό μου παράδειγμα ενεργοποιώ την εντολή Μόνο στοιχεία που είναι: (Only Items that are:) και διαλέγω Μη αναγνωσμένα (Unread).

    Παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα ότι οι ρυθμίσεις που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι αρκετές.
    Τι έχουμε κάνει μέχρι τώρα; Κάθε φορά που θα μου στέλνει μήνυμα ο συνεργάτης μου και που δεν θα το έχω διαβάσει ακόμα, η κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με τον τύπο, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς που έχουμε καθορίσει.
    Αφού έχω ολοκληρώσει όλες τις διαδικασίες πατάω στα κουμπιά ΟΚ, μέχρι να επιστρέψω στο γραμματοκιβώτιό μου για να δω τις ρυθμίσεις μου να έχουν εφαρμοστεί ανάλογα με τα κριτήρια που είχα ορίσει.

    Να έχουμε υπόψη ότι όποια μηνύματα πληρούν τις συνθήκες που έχουμε καθορίσει, ανεξαρτήτως σε ποιόν φάκελο του γραμματοκιβωτίου μας βρίσκονται θα επισημαίνονται επίσης σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε καθορίσει.
    Technorati Tags: Conditional Formattin in Outlook 2010 Technorati Tags: Μορφοποίηση Υπό Όρους στο Outlook 2010 Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής Technorati Tags: Smart Office
  22. philippe
    Μία νέα ευχάριστη δυνατότητα στο Office 2010 είναι το Screen Clipping. Όλοι έχουμε βρεθεί στην ανάγκη να εισάγουμε στην παρουσίαση μας  ή σε κάποιο έγγραφο ένα στοιχείο της οθόνης μας, Έπρεπε να πατήσουμε λοιπόν τα πλήκτρα Prtsc ή Alt + Prtsc ή χρησιμοποιούσαμε κάποιο άλλο πρόγραμμα (για να αντιγράψουμε ένα στοιχείο της οθόνης ή το ενεργό παράθυρο) και μετά το επικολλούσαμε ή το εισαγάγαμε. 



    Το Office 2010 όμως, μας παρέχει τη δυνατότητα να εισάγουμε είτε την επιφάνεια εργασία μας ή μία οποιαδήποτε εφαρμογή που τρέχει ή κάποιο συγκεκριμένο στοιχείο της οθόνης μας χρησιμοποιώντας το Screenshot Clipping button. Αρκεί να μεταφερθούμε στο tab Insert (Εισαγωγή) και να διαλέξουμε την εντολή Screenshot, όπου έχουμε τη δυνατότητα να δούμε  ποια είναι τα διαθέσιμα παράθυρα εκείνη την στιγμή και αναλόγως διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Με την εντολή Screen Clipping μπορούμε να διαλέξουμε εμείς το τμήμα οθόνης που επιθυμούμε.



    Philippe Panagiotidis
    Microsoft Office Specialist Master
  23. philippe
    Αντιγραφή Εφέ Κίνησης στο PowerPoint 2010
    Όλοι θα γνωρίζουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) στα προγράμματα του Office, εργαλείο που αντιγράφει την μορφή από ένα μέρος και το εφαρμόζει σε άλλα μέρη. Τώρα στο PowerPoint 2010, έχουμε ένα νέο εργαλείο που ονομάζεται στα Ελληνικά Πινέλο Μορφοποίησης στα Αγγλικά όμως ονομάζεται Animation Painter. Το εργαλείο αυτό δουλεύει σαν το Πινέλο Μορφοποίησης που όλοι γνωρίζουμε, αλλά αυτό αντιγράφει όλες τις κινήσεις ενός αντικειμένου και τις εφαρμόζει σε άλλο αντικείμενο, σε άλλη διαφάνεια, σε πολλαπλές διαφάνειες ή ακόμα και σε άλλη παρουσίαση. Με αυτό το εργαλείο γλιτώνουμε αρκετό χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να εφαρμόσουμε όλες τις κινήσεις ξεχωριστά για κάθε αντικείμενο.
    Για να εφαρμόσουμε μία κίνηση σε ένα αντικείμενο, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που θέλουμε και έπειτα να επιλέξουμε το Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εφέ Κίνησης (Animations) να επιλέξουμε μία κίνηση. Στην παρακάτω εικόνα, έχει επιλεγεί το αντικείμενο και έχω επιλέξει το εφέ κίνησης Διαίρεση (Split), εφέ το οποίο υποδηλώνεται από το νούμερο 1 στα αριστερά του αντικειμένου.

    Από τη στιγμή που έχουμε εφαρμόσει μία κίνηση στο αντικείμενο, θέλουμε την ίδια κίνηση να την εφαρμόσουμε και σε άλλα αντικείμενα της παρουσίασης. Για να το κάνουμε απλά και γρήγορα, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που έχουμε ήδη εφαρμόσει την κίνηση. Αφού το έχουμε επιλέξει (υποδηλώνεται από τις λαβές αλλαγής μεγέθους), μεταβαίνουμε στο Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύνθετη Κίνηση (Advanced Animation) επιλέγουμε την εντολή Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

    Με ένα μονό κλικ μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλο αντικείμενο μόνο μία φορά. Εάν θα κάνουμε διπλό κλικ στο Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλα αντικείμενα πολλές φορές, μέχρι να πατήσουμε το πλήκτρο Esc ή να επιλέξουμε πάλι το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter). Όταν επιλέξουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) ο κέρσορας του ποντικιού εμφανίζει και ένα πινέλο στα αριστερά του και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το άλλο αντικείμενο ή άλλα αντικείμενα και αμέσως έχει εφαρμοστεί η κίνηση εκεί.
    Το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) που γνωρίζουμε, μας επιτρέπει να μεταφέρουμε ρυθμίσεις όπως γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος και βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Πρόχειρο (Clipboard) της κορδέλας.
    Whoever wants to read this post in English can do so at the following link:
    http://officesmart.wordpress.com/2011/06/21/animation-painter-in-powerpoint-2010/
    Technorati Tags: Animation Painter,Animation Painter in PowerPoint 2010,Αντιγραφή Κίνησης στο PowerPoint 2010,Πινέλο Μορφοποίησης,Office Smart,Smart Office,Autoexec.gr,SystemPlus,Office 2010
  24. philippe
    Δουλεύουμε συχνά με ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή με έναν συγκεκριμένο φάκελο που περιέχει όλα τα σημαντικά μας έγγραφα. Ξοδεύουμε άσκοπο χρόνο μέχρι να αναζητήσουμε το συγκεκριμένο έγγραφο ή τον συγκεκριμένο φάκελο που τα περιέχει; Δεν χρειάζεται πια!!!
    Έχουμε το δικαίωμα να καρφιτσώσουμε ένα έγγραφο ή πολλά έγγραφα ή έναν φάκελο ή πολλούς φακέλους για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση. Όσοι έχουν δώσεις εξετάσεις για να πάρουν πιστοποιητικό για γνώσεις δεξιοτήτων πληροφορικής τότε θα θυμούνται σίγουρα την εξής ερώτηση:
    Καρφιτσώστε την εφαρμογή Αριθμομηχανή (ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή) στο μενού Έναρξη.
    Απάντηση: Εντοπίζουμε την εφαρμογή και κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο όνομα του προγράμματος και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζονταν διαλέγαμε “Καρφίτσωμα στο Μενού Έναρξη”.
    Εδώ θα πρέπει να το καρφιτσώσουμε στην προβολή Backstage του Office Word 2010;
    Τί κάνουμε; Απλή διαδικασία η οποία θα περιγραφεί στα επόμενα βήματα.
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το μενού διαλέγουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στα δεξιά εμφανίζονται όλα το Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) και ακριβώς από δίπλα όλες οι Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

    Στην περιοχή Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) βλέπουμε όλα τα πρόσφατα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει στο πρόσφατο παρελθόν. Στην περιοχή Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), βλέπουμε όλες τις πρόσφατες θέσεις (φακέλους) που περιέχουν τα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα.
    Στα δεξιά από κάθε πρόσφατο έγγραφο και από κάθε πρόσφατη θέση υπάρχει μία Πινέζα όπου εάν πατήσουμε πάνω της μία φορά αμέσως το έγγραφο ή τη θέση του φακέλου που είχαμε επιλέξει θα έχει καρφιτσωθεί και η πινέζα θα πάρει την εξής μορφή .
    Τι σημαίνει αυτό; Ότι το έγγραφο και η θέση (φάκελος) θα βρίσκεται πάντα στην περιοχή των Πρόσφατων Εγγράφων (Recent Documents) και Πρόσφατων Θέσεων (Recent Places), μέχρι που να το ξεκαρφιτσώσουμε κάνοντας ακριβώς την ίδια κίνηση που ακολουθήσαμε για να το καρφιτσώσουμε.

    Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Έγγραφο θα ανοίξει κατευθείαν το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τη διαδικασία Αρχείο (File) + Άνοιγμα (Open), και να πλοηγηθούμε μέχρι να το αναζητήσουμε. Απλώς επιλέγουμε Πρόσφατα (Recent) από την προβολή Backstage.
    Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Φάκελο θα άνοιγε κατευθείαν το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Εγγράφου (Open Document) και ο φάκελος θα ήταν αυτός που είχαμε καρφιτσώσει εμείς.
    Για να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα για γρήγορη πρόσβαση θέλουμε να εμφανίζονται κάθε φορά που πατάμε στο Tab Αρχείο (File) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα θα πρέπει να κάνουμε τα εξής:

    Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) και να επιλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Γρήγορη Πρόσβαση για αυτόν τον αριθμό Πρόσφατων Εγγράφων (Quickly Access this number of Recent Documents) όπου ενεργοποιούμε το αντίστοιχο κουμπί ελέγχου, και μετά με τα βέλη αύξηση και μείωσης καθορίζουμε τον επιθυμητό αριθμό.

    Εάν θέλουμε να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται στην περιοχή Πρόσφατα (Recent) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:
    Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και διαλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου των Επιλογών. Από τις Επιλογές του Word διαλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced), και στη δεξιά περιοχή πλοηγούμαστε μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της εντολής (Show this number of Recent Documents) καθορίζουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να καθορίσουμε αριθμό μεταξύ 0 έως 50.

    Η λειτουργία αυτή υποστηρίζεται και σε όλες τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.
    Technorati Tags: Pin a Document for Quick Access Technorati Tags: SystemPlus Technorati Tags: Office 2010 Technorati Tags: Smart Office Technorati Tags: Κέντρο Πληροφορικής
  25. philippe

    Office Protected View

    By philippe,

    Η Microsoft έχει προσθέσει ένα καινούργιο χαρακτηριστικό στο Office 2010, σχετικά με την ασφάλεια. Αρκετοί από εμάς θα το αντιμετωπίσουμε όταν θα κατεβάσουμε κάποιο έγγραφο από το διαδίκτυο ή θα λάβουμε κάποιο συνημμένο αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν θα ανοίξουμε το αρχείο για πρώτη φορά η κορδέλα δεν θα είναι ενεργοποιημένη και η επεξεργασία του εγγράφου θα είναι αδύνατη. Μία κόκκινη κορδέλα Προστασία Προβολής (Protected View) εμφανίζεται, που μας ενημερώνει ότι το έγγραφο προήλθε από το Διαδίκτυο και ότι μπορεί να μην είναι ασφαλές να το ανοίξουμε. Έχουμε την επιλογή ωστόσο να επιτρέψουμε την επεξεργασία πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί Ενεργοποίηση Επεξεργασίας (Enable Editing).

    Εδώ βλέπουμε πληροφορίες που μας εξηγεί ότι το αρχείο προήλθε ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Επίσης μας ενημερώνει ότι δεν έχουμε βεβαιώσει ότι εμπιστευόμαστε τα περιεχόμενα αυτού του αρχείου. Για να το εμπιστευτούμε πρέπει να επιλέξουμε Enable Editing (Ενεργοποίηση Επεξεργασίας).
    Μπορούμε να επεξεργαστούμε ποιοί τύποι αρχείων επιθυμούμε να ανοίγουν σε προστασία προβολής χρησιμοποιώντας το Trust Center Panel που βρίσκεται στις επιλογές του Word.
    Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε διαθέσιμες:

    Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για αρχεία που αποτυγχάνουν στην επικύρωση. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από το διαδίκτυο. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα αρχεία που προέρχονται από επικίνδυνες τοποθεσίες. Να επιτρέπουμε την Προστασία Προβολής για όλα τα συνημμένα αρχεία του Outlook.
×
×
  • Create New...